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CONTADORES & EMPRESAS / N 202 A-1

Nuevas reglas para la deduccin de gastos vinculadosal uso de los vehculos asignados a la direccin,

representacin o administracin de las empresas

Katherinne A. NARRO ROJAS(*)

RESUMEN EJECUTIVO

En las empresas es comn encontrar vehculos asignados al Gerente General y/o al Gerente deFinanzas, y/o otra persona o rea administrativa o de direccin; es decir, vehculos que noson utilizados en el giro propio de la empresa. Sobre este tipo de vehculos existe una limitacin

cuantitativa vinculada a los gastos en que la empresa incurre de acuerdo a lo establecido en el in-

ciso w) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta. Con la entrada en vigencia de las nuevas

reglas para la deduccin tributaria de los gastos originados en este tipo de vehculos, este informe

abordar el desarrollo del cambio normativo de manera didctica.

TRIBUTARIA

S S O R A S E S O R A

INFORME ESPECIAL

(*) Abogada titulada por la Universidad de San Martn de Porres (USMP). Jefe del rea Tributaria de Contadores

& Empresas. Miembro del Centro de Estudios Tributarios (CET) de la USMP. Asesora y consultora tributaria endiversas empresas.

(1) Publicado el 18 de julio de 2012.

(2) Publicado el 18 de diciembre de 2013.

(3) Las limitaciones establecidas en el inciso w) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y en el inciso r) delartculo 21 de su Reglamento, se aplicarn, nicamente, a los vehculos automviles y sus derivados, incluyendolos de traccin en ms de dos (2) ruedas, comprendidos en las Categoras 2, A3 y A4.

INTRODUCCIN

El presente informe est orientado abrindar comentarios al nuevo texto delinciso w) del artculo 37 de la Ley delImpuesto a la Renta y su Reglamento,el cual est referido a la deducibilidadtributaria de los vehculos de direccin,administracin y representacin; enfa-tizando en las nuevas reglas previstaspara este tipo de gastos y vigentes apartir del 1 de enero de 2013.

I. CONSIDERACIONES PREVIAS

Con la dacin del Decreto LegislativoN 1120(1), se modificaron diversas nor-mas tributarias, entre ellas, la norma queregula los gastos incurridos por losvehculos destinados a las reas de direc-cin, representacin y administracin dela empresa dispuesto en el inciso w) delartculo 37 de la Ley del Impuesto a la Ren-ta (en adelante, LIR), la que entr en vigen-cia a partir del 1 de enero de 2013. Pos-teriormente, mediante el Decreto SupremoN 258-2012-EF(2) se precis los alcancesdel inciso w) del artculo 37 LIR.

Como es de conocimiento antes de ladacin del Decreto Legislativo N 1120y el Decreto Supremo N 258-2012-EF,

los lmites establecidos para los gastos deeste tipo de vehculos en el seno de unaempresa estaban regulados expresamentepara los vehculos automotores de las cate-goras A2, A3 y A4 (automviles), quedan-do excluidos los dems tipos de vehculos.

Ahora con el nuevo texto del inciso w) seha incluido a los vehculos automotoresde las categoras B1.3 y B1.4 (camione-tas distintas a la pick up y sus derivados,de traccin 2x4 y 4x4), lo cual limitaconsiderablemente la opcin de las em-presas en contemplar como deducibleslos gastos que provenan de las deno-minadas camionetas 2x4 y 4x4.

Recordemos que mediante Carta N 168-2007-SUNAT/200000(3), la Sunat con-cluy que las limitaciones cuantitativas(nmero de vehculos a que se tena de-recho segn la tabla) establecidas en elinciso w) del artculo 37 LIR solo era deaplicacin a los vehculos automotorescomprendidos en las categoras A2, A3y A4. En el mismo sentido opin en su

Carta N 092-2010-SUNAT/200000 en laque seal que las camionetas tipo pick upde traccin 4x4 no estaban incluidas enlos lmites establecidos del inciso w), ascomo tampoco cualquier vehculo auto-motor de ms de dos ruedas distintas alas categoras A2, A3 y A4.

Por tanto, hasta el 31 de diciembre de2012 los gastos incurridos en vehculosautomotores de las categoras B1.3 y B1.4(camionetas tipo pick up 2x4 y 4x4) erandeducibles tributariamente, siempre quelas empresas demuestren la causalidad delgasto, esto es, demostrar el uso de dichosvehculos en la generacin de la renta gra-vada y mantener la fuente productora deesta, sin ninguna limitacin adicional.

Ahora con el cambio normativo, las em-presas tienen la obligacin de no solodemostrar la causalidad del gasto,sino que adems debern incluir a di-chos vehculos en el lmite cuantitativoexpresado en las tablas que recoge elnuevo texto de las normas modificadas.

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ASESORA TRIBUTARIA

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CUADRO N 2

A-2

Por lo expuesto, resulta relevante quelas empresas analicen econmicamen-te el uso y destino de los vehculos enpropiedad o en posesin que destinana las reas de direccin, representaciny direccin, y puedan a partir del 1 deenero de 2013 cumplir con las nuevas

reglas impartidas por el legislador.

Finalmente, una novedad importantea resaltar es el hecho que a partir del1 de enero de este ao, la adquisicinde vehculos destinados a las reas dedireccin, administracin y representa-cin de la empresa tiene un lmite en laadquisicin de estos, siendo este hastade 30 UIT, lo cual comentaremos msadelante.

II. ASPECTOS RELEVANTES DE LAMODIFICACIN

1. mbito de aplicacin (vehculoscomprendidos)

Vehculos comprendidosVehculos comprendidos

La norma tributaria clasifica los ve-hculos de acuerdo al destino que leotorgue la empresa segn sea parafines propios del giro de negocio opara aquellos destinados a las activi-dades de direccin, administraciny representacin; dependiendo deesta clasificacin se limitan o no de

los gastos incurridos por la empresa.(Ver cuadro N 1).

Los vehculos destinados a las activi-dades del giro del negocio vehcu-los operativos son aquellos de lascategoras A2, A3 y A4 que resultanestrictamente indispensables parala generacin de ganancia y/o ren-ta para la empresa y se utilizan demanera permanente al desarrollo desus actividades propias. Como ejem-plo de esta situacin estn las em-presas dedicadas al servicio de taxi,

transporte turstico, entre otras. Los vehculos destinados a las acti-

vidades de direccin, administraciny representacin son aquellos de lascategoras A2, A3, A4, B1.3 y B1.4que no estn incursos en la defini-cin de vehculos operativos o delgiro del negocio, sino aquellos quelas empresas asignan a sus reas ad-ministrativas y/o gerenciales.

As, a partir del 1 de enero de 2013,el nuevo listado de vehculos auto-motores destinados a las reas de

direccin, administracin y repre-sentacin de las empresas que serndeducibles tributariamente segn lodispuesto en el inciso w) del artculo37 LIR, son aquellos que pertenecen

a las siguientes categoras de acuer-do a esta tabla:

Categora A2 De 1,051 a 1,500 cc.

Categora A3 De 1,501 a 2,000 cc.

Categor a A4 Ms de 2,000 cc.

Categora B1.3 Camionetas, distintas a pick upy sus derivados, de traccinsimple (4x2) hasta de 4,000 kgde peso bruto vehicular.

Categora B1.4 Otras camionetas, distintas apick up y sus derivados, contraccin en las cuatro ruedas(4x4) hasta de 4,000 kg de pesobruto vehicular.

Tipos de gastos deduciblesTipos de gastos deducibles

Los gastos a que hace referenciael inciso w) del artculo 37 LIR sonaquellos vinculados a cualquier for-ma de cesin en uso del vehculoautomotor y aquellos derivados desu funcionamiento.

A continuacin, presentamos elsiguiente flujograma sobre los tiposde gastos deducibles tributariamen-te en los que incurre un vehculoautomotor y son considerados comogastos para fines tributarios. (Vercuadro N 2).

2. Lmites de gastos

De los dos tipos de vehculos clasifica-dos por la norma tributaria, no existelmite en la deduccin de gastos parafines tributarios cuando se trata de

vehculos destinados a las actividadespropias de la empresa o de su giro denegocio. Por lo tanto, si se tratase deuna empresa de taxi que cuenta con150 vehculos automotores de catego-ras A3, dicha empresa podr considerargasto deducible tributariamente al total

en que incurran los 150 vehculos querealizan la funcin de taxi.

En cambio, cuando se trata de vehculosautomotores de las categoras A2,A3, A4, B1.3 y B1.4 destinados a lasactividades de direccin, administraciny representacin, la norma limita el n-mero de vehculos sujetos a deduccintributaria segn la siguiente tabla N 1:

TABLA N 1

Ingresos netos anuales Nmero de vehculos

Hasta 3,200 UIT 1

Hasta 16,100 UIT 2

Hasta 24,200 UIT 3

Hasta 32,300 UIT 4

Ms de 32,300 UIT 5

En la tabla que se muestra, la UIT y losingresos netos anuales deben corres-ponder al ejercicio gravable anterior. Enel caso de los ingresos netos no se debeconsiderar aquellos ingresos provenien-tes de la enajenacin de bienes del acti-vo fijo y de la realizacin de operacionesque califiquen como no habituales en elgiro del negocio.

CUADRO N 1

Destino de los vehculosautomotores

Categoras devehculos

Gastos deducibles tributariamente

Actividades del giro del ne-gocio

A2, A3 y A4 El tot al de gastos incur ri dos en este ti po devehculos. No existen lmites en la deduccin degastos.

Actividades de direccin,administracin y represen-

tacin

A2, A3, A4, B1.3 yB1.4

Existen lmites en la deduccin de gastos en fun-cin de la Tabla aprobada por el Reglamento LIR

y en funcin de i) Dimensin de la empresa;ii) Naturaleza de los activos; y iii) Conformacinde los activos.

Arrendamiento

Arrendamiento Financiero u otros

Combustible

Lubricantes

Mantenimiento

Seguros (SOAT, contra accidentes, etc.)

Reparaciones y similares

Depreciacin y desgaste

a) Cualquier forma de cesin en uso

b) Funcionamiento

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7INFORME ESPECIAL

CONTADORES & EMPRESAS / N 202 A-3

Ejemplo para determinar el n-mero de vehculos destinados a lasactividades de administracin, di-reccin o representacin a que unaempresa tiene derecho para el ejer-cicio fiscal 2013.

La empresa Soluciones EstructuralesSAC cuenta con dos vehculos auto-motores adquiridos en el 2013:

- Vehculo de placa GOP451 de lacategora A2 asignado al GerenteGeneral.

- Camioneta de placa XYT895 dela categora B1.3 asignado a laGerencia Financiera.

En el ejercicio 2012 dicha empresagener S/. 7000,000 de ingresosnetos.

La UIT 2012 = 3,650.00De acuerdo a la tabla N 1, Solucio-nes Estructurales SAC tiene derechoa un (1) vehculo, toda vez que susingresos netos (S/. 7000,000.00) nosuperan el primer tramo de la Tabla:

3,2000 x 3,650 = 11680,000.00.

(monto) (UIT 2012)

Por lo tanto, Soluciones Estructura-les SAC solo podr considerar comogastos deducibles tributariamente losque incurran con uno de los vehcu-

los, y los gastos del segundo vehculodebern ser materia de adicin en laDeclaracin Jurada Anual del ao2013.

Ahora bien, una vez que la empresa hadeterminado el nmero de vehculos alos cuales tiene derecho para deducirtributariamente, deber seguir el pro-cedimiento que a continuacin expo-nemos:

Paso 1: Evaluacin del costo de adquiPaso 1: Evaluacin del costo de adqui-sicin:sicin: Dicho vehculo no deber tenerun costo de adquisicin mayor a 30UIT. Aqu debe considerarse la UIT delao de la adquisicin.

Paso 2: Momento de identificaPaso 2: Momento de identifica-cin:cin: Deber ser identificado enel primer ao que resulte aplica-ble, es decir desde que es asigna-do al rea gerencial o de adminis-tracin.

Paso 3: Determinacin del porPaso 3: Determinacin del por-centaje:centaje: A la totalidad de gastosque generen este tipo de vehcu-los, se le deber aplicar un por-centaje de acuerdo al siguienteprocedimiento:

El porcentaje ser determinado deacuerdo al siguiente esquema:

Gastos de los vehculos A2, A3, A4, B1.3 yB1.4 que otorguen derecho segn la tabla

Total de gastos de los vehculos en propiedado posesin de la empresa

Ejemplo de determinacin de gas-tos deducibles tributariamente.

Recordemos que la empresa Solu-ciones Estructurales SAC contabacon dos vehculos: uno asignado alGerente General (placa GOP451),

y otro, al Gerente Financiero (placaXYT895). De la evaluacin de la Ta-bla N 1, se concluy que Soluciones

Estructurales SAC solo tena derechoa un (1) vehculo para deducir tribu-tariamente los gastos en que incurradurante el ejercicio 2013.

De otro lado, la relacin de Gastos delos Vehculos para el ejercicio 2013 es:

VEHCULOS GOP451 XYT895

Costo de adquisicin 75,000 104,000

Gastos de funcionamiento

Combustible 42,000 77,890

Lubricante 18,230 25,630

Mantenimiento 8,200 10,110

Seguros 3,500 4000

Reparaciones 2,000 3,760

Depreciacin 3,000 2,000

TOTAL (S/.) 76,930 123,390

Como Soluciones Estructurales SACsolo tiene derecho a un vehculo, se-ra recomendable que la empresaconsidere como vehculo para la de-duccin tributaria de sus gastos al dela placa XYT895, toda vez que repre-senta un monto mayor de gastos.

Luego corresponder analizar paso apaso los gastos que sern deduciblestributariamente:

Paso 1: El vehculo de placaXYT895 cost menos a 30 UIT(S/. 111,000). Si hubiera superadolas 30 UIT, sus gastos tendran quede ser adicionados.

Paso 2: Dicho vehculo deber seridentificado cuando se presente la

Declaracin Jurada Anual 2013.

Paso 3:El porcentaje a aplicar a susgastos:

123,390= 0.62

(76,930 + 123,390)

Los gastos deducibles tributaria-mente del vehculo placa XYT895:123,390 x 0.62 = 76,501.80

Por tanto, la empresa adicionar ensu DJ Anual IR 2013: S/. 123,818.20.

Dicho monto incluye:

Los gastos del vehculo de placaGOP451: S/. 76,930

El exceso de los gastos del vehculo

de placa XYT895: S/. 46,888.20

3. Cundo nace la obligacin de de-terminar e identificar a los vehcu-los de direccin, administracin yrepresentacin?

La obligacin de determinar e identificar alos vehculos destinados a las actividadesde direccin, administracin y representa-cin nace desde el primer ejercicio grava-ble que la empresa destina dicho vehculo,lo cual se materializa en la Declaracin

Jurada Anual del mismo ejercicio.

Dicha determinacin tendr una duracinde cuatro (4) ejercicios gravables, transcu-rrido dicho plazo la empresa tendr quevolver a identificar el vehculo, surtiendoefecto por otros cuatro (4) ejercicios ms.

Ahora bien, para la nueva determina-cin e identificacin del vehculo, setomarn en cuenta los ingresos ne-tos devengados del ejercicio anterior,incluyendo en la identificacin a losvehculos considerados en el anteriorperiodo cuya depreciacin se encon-

trara en curso.

Una disposicin relevante a tener enUna disposicin relevante a tener encuenta:cuenta: Si al 1 de enero de 2013, laempresa no hubiese completado elnmero total de vehculos a que tienederecho, entonces tendr la facultadde incluir a los vehculos automotoresB1.3 y B1.4 y as aprovechar el nme-ro mximo a que tiene derecho.

Ejemplo:

Al respecto, nos preguntamos qu su-cede con aquella empresa que solo

tena derecho a dos vehculos, y enla DJ Anual 2012 identific a unvehculo de la categora A3, y adicio-nalmente haba adquirido en el 2011dos camionetas distintas a la pickup de la categora B1.3 que estndesignadas al abogado y al Gerentede Administracin de la empresa.

Si al 1 de enero de 2013 observa quetiene derecho a dos vehculos segn latabla, entonces podr incluir en su DJ

Anual 2013 a una de las camionetas;y as completar con el nmero de ve-hculos a que tiene derecho.

Por lo que, la empresa deber iden-tificar qu vehculo le genere mayorgasto y considerarlo como vehcu-lo con derecho segn la Tabla, y as

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todos los gastos vinculados con esetercer vehculo no identificado se-ra reparado (adicionado) en la DJ

Anual.

Casos de sustitucin:Casos de sustitucin:

En caso la empresa pretenda sustituir ocambiar alguno de los vehculos identi-ficados en la DJ Anual antes del plazocomentado (4 ejercicios gravables) yasea porque el vehculo deja de ser de-preciable, es vendido o vence el contra-to de alquiler, esta deber comunicarseen la presentacin de la declaracinjurada del ejercic io en que se produjola sustitucin o cambio.

Con ocasin de la modificacintributaria vigente desde el 1 deenero de 2013, aquellas empresas

que antes de dicha fecha hayanadquirido vehculos cuyo costo dede adquisicin o valor de ingresoal patrimonio sea mayor a 30 UITpodrn sustituirlas, siempre que al31 de diciembre de 2012 no hayatranscurrido el plazo de 4 ejerciciosgravables desde su identificacin.

Asimismo, en caso el vehculo ma-teria de sustitucin tenga deprecia-cin en curso, la empresa solo po-dr deducir el saldo no depreciado.

Casos de empresas que inicien operaCasos de empresas que inicien opera-ciones en el ejercicio con una duracinciones en el ejercicio con una duracinmenor a 1 aomenor a 1 ao:

Aquellas empresas que inicien activida-des en el ejercicio teniendo una dura-cin menor a un ao, debern deter-minar sus ingresos netos de acuerdo alsiguiente procedimiento:

Ingresos netos mensuales del ejerciciox 12

Nmero de meses que oper la empresa

Ejemplo para determinar los in-gresos netos.

Para este clculo supondremos quela empresa Soluciones Estructura-les SAC ha iniciado operaciones el01/03/2012:

MesesIngresos netos

mensuales

Ene-13 0

Feb-13 0

Mar-13 250,000

Abr-13 278,000

May-13 102,000

Jun-13 489,000

Jul-13 580,800

Ago-13 489,000

Set-13 760,000

Oct-13 650,000

Nov-13 850,000

Dic-13 557,000

5,005,800

Ingresos netos mensuales del ejerciciox 12

Nmero de meses que oper la empresa

El procedimiento para determinar los

ingresos netos para el ejemplo:

5,005,800x 12 = 6,006,960

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As pues, S/. 6,006, 960 son los ingresosnetos que la empresa tendr como refe-rente para conocer a cuntos vehculostiene derecho. Es decir, solo a uno.

No obstante, la norma tributaria da laposibilidad de poder modificar la de-terminacin del nmero de vehculostomando en cuenta los ingresos ne-

tos del ejercicio gravable inmediatosiguiente. Ello tambin es aplicableen el caso de los gastos incurridosen etapa preoperativa.

III. CASOS PRCTICOS

1. En la DJ Anual 2011 se identifica un vehculo de la categora A4como vehculo asignado al Gene-rente General.

En junio de 2012 se compr una camio-neta distinta a pick up B1.4 y se asig-n a la Gerencia de Administracin.

Cules seran los efectos del IRen el ejercicio fiscal 2012 y el ejer-cicio fiscal 2013, si en ambos aosde acuerdo a la tabla N 1 tengoderecho a dos vehculos?

Respecto al ejercicio fiscal 2012, losgastos incurridos en la camioneta serandeducibles en su integridad, mientras

que para el ejercicio fiscal 2013 la em-presa deber cumplir con identificarloen la DJ Anual 2013 y sujetarse a las re-glas impuestas en el inciso r) del artculo21 del Reglamento de la LIR.

2. En la DJ Anual 2011 se identifica un vehculo de la categora A4asignado al Gerente General.

En junio de 2012 se compr unacamioneta distinta a pick upB1.4 y se asign a la Gerencia de

Administracin y Finanzas de laempresa.

Cul sera el tratamiento tributa-rio a efectos del IR en el ejercicio

fiscal 2012 y el ejercicio fiscal2013, si en ambos aos de acuerdoa la tabla solo tengo derecho a unvehculo?

Consideramos que los gastos que gene-re la camioneta podrn ser deducibles

en su integridad en el ejercicio fiscal2012, toda vez que hasta el 31 de di-ciembre de 2012 ese tipo de vehculono estaba incluido en los lmites de gas-tos dispuesto en el inciso r) del artculo21 del Reglamento de LIR.

No obstante, para el ejercicio fiscal2013, la empresa no podr deducir tri-butariamente los gastos en que incurradicho vehculo, toda vez que el 1 deenero de ese ao ese tipo de vehculoya est sujeto a los lmites de la tabla.

3. En el ao 2011 se compr un vehculo au-tomotor de la categora A4 cuyo costode adquisicin fue de US$ 56,300 (ensoles S/. 144,128). Dicho vehculofue asignado al Gerente General dela empresa e identificado en la DJAnual 2011.

Asimismo, en enero de 2012 seadquiri una camioneta distinta apick up de la categora B1.3 asig-nndolo al Gerente de Administra-cin y Finanzas de la empresa.

Cul sera el tratamiento tribu-tario para el ejercicio fiscal 2013respecto a los gastos incurridos enlos vehculos del Gerente Generaly del Gerente de Administracin yFinanzas?

Sobre la consulta en mencin, debemosadvertir que el vehculo adquirido en elao 2011 excede las 30 UIT en su cos-to de adquisicin; en tal sentido, en lamedida que el vehculo del Gerente Ge-neral excede al tope mximo del costode adquisicin, los gastos incurridos endicho vehculo no seran deducibles tri-butariamente.

Por lo tanto, la empresa tiene la opcinde sustituirlo con otro vehculo que scumpla con los requisitos exigidos porel inciso r) del Reglamento de la LIR.

Al respecto, recomendamos que la em-presa sustituya en la DJ Anual 2013 elvehculo del Gerente General por elvehculo del Gerente de Administraciny Finanzas, y as pueda deducir tributa-riamente los gastos de dicho vehculo

y no pierda su derecho a poder contarcon un vehculo de administracin, di-reccin y representacin, segn las re-glas establecidas en el inciso r) del Re-glamento de la LIR.