AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA … · ALTOS ESTUDIOS FISCALES CONTRALORIA MUNICIPAL DE...

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA GERENCIA SECCIONAL V

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOLEDAD

Vigencia 2008 y 2009

Barranquilla D.E.I.P., Noviembre de 2009

IVÁN DARIO GÓMEZ LEE Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia

de la Gestión Fiscal

ÁLVARO AGUILAR BOLAÑO Gerente Seccional V

ADRIANA GIRALDO RAMÌREZ Coordinadora

JORGE ENRIQUE MUÑOZ VILLANUEVA EDGARDO ALONSO SANTIAGO ARRIETA

Auditores

Informe Definitivo de Auditoria Especial –

Contraloría Municipal de Soledad - Vigencia 2008 y 2009 3

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4 1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA................................................................... 5 1.1 FONDO DE BIENESTAR SOCIAL Y ESCUELA DE CAPACITACIÓN DE

ALTOS ESTUDIOS FISCALES CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOLEDAD.. 5 1.2 PLANTA DE PERSONAL................................................................................. 12 1.3 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 2008 – 2009 (Noviembre 19) .................... 12 1.4 PROCESO AUDITOR ....................................................................................... 14 1.5 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS .................................. 15 2. ANALISIS A LAS CONTRADICCIONES AL INFORME PRELIMINAR………..18



INTRODUCCIÓN La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República, en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política, el Decreto Ley 272 de 2000, la Sentencias C-499 de 1998 y 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional y con el fin de atender denuncia pública elevada por Noticiero Telecaribe el 27 de octubre de 2009, relacionada con la constitución del Fondo de Bienestar Social efectuó auditoria especial a la Contraloría Municipal de Soledad, para evaluar la gestión durante la vigencia 2008 y lo corrido del 2009. Adicionalmente se evaluó el comportamiento del pago de viáticos y gastos de viaje durante el 2008 y lo corrido del 2009.

Lo anterior con el fin de emitir un pronunciamiento acerca del control fiscal aplicado por la contraloría Municipal de Soledad frente al Fondo de Bienestar Social y la Escuela de Capacitación de la misma entidad y sobre la constitución y funcionamiento del mismo; así mismo se emitirá un pronunciamiento sobre el comportamiento del pago de viáticos y gastos de viaje en la Contraloría Municipal de Soledad.

La Contraloría Municipal de Soledad presentó su escrito de contradicción dentro del término concedido para ello, solicitando además una prórroga para pronunciarse sobre los temas que no tocó en su escrito de descargos, la cual no fue concedida debido a que no fue fundamentada ni presentada dentro de los términos establecido en el Manual de Proceso Auditor (MPA) de la Auditoría General de la República.



1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.1 FONDO DE BIENESTAR SOCIAL Y ESCUELA DE CAPACITACIÓN DE ALTOS ESTUDIOS FISCALES CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOLEDAD

Es necesario manifestar que la comisión de auditoría no pudo acceder a los archivos, libros y registros del Fondo de Bienestar, debido a que el señor Contralor afirmó que estaban organizando la información y los soportes para presentar un informe al respecto el día 31 de enero de 2010; por lo tanto no fue posible comprobar la ejecución de los gastos del Fondo de Bienestar, tampoco fue posible verificar la realización de las actividades de capacitación que de acuerdo a lo manifestado por el Director y el señor Contralor fueron realizados con recursos que recaudó el Fondo de Bienestar, ni determinar el alcance de los conceptos de gastos relacionados en la ejecución presupuestal puesta a nuestra disposición; no obstante lo anterior, se hizo acopio de varias declaraciones, entrevistas, pruebas documentales, resumen de ingresos y gastos entregado y análisis relacionados con el Fondo de Bienestar y su escuela de capacitación. Creación. El Fondo de Bienestar Social de la Contraloría Municipal de Soledad y su escuela de capacitación fueron creados por el Honorable Concejo Municipal por medio del acuerdo No., 000076 del 8 de abril de 2008. El proyecto de acuerdo fue presentado por el Alcalde Municipal, pero la propuesta fue elaborada por el Contralor Marco Polo González. El acuerdo fue sancionado el 16 de abril de 2008 por José Zapata Guerrero en calidad de alcalde en ejercicio del municipio y su publicación fue realizada por Fabio Amorocho Martínez mediante aviso de fijación en un lugar visible de la Secretaría General de la alcaldía, entre los días 17 y 21 de abril de 2008. El acuerdo consta de siete artículos en los cuales se ocupan de la naturaleza jurídica del fondo, de sus objetivos, del domicilio, de las fuentes de ingresos y su destinación, de la escuela de capacitación y finalmente le confieren facultades al Contralor Municipal de Soledad para que reglamente el funcionamiento y operación del fondo y de su escuela de capacitación. Reglamentación. El Contralor municipal de Soledad expidió la Resolución No. 038 del 1º de agosto de 2008 en uso de las facultades acuerdales concedidas por el Concejo en el Artículo Sexto del acuerdo 000076 del 8 de abril del mismo año, para que reglamentara el funcionamiento y operación del fondo y todo lo relacionado con la escuela de capacitación. Esta resolución consta de quince artículos contenidos en tres capítulos, en los cuales el Contralor crea la estructura orgánica y jerárquica del Fondo de Bienestar, relaciona



las fuentes de ingresos del mismo y crea las funciones de un órgano de administración y dirección como lo es la Junta Directiva1 y las funciones del Director. Características: De acuerdo con lo anterior, el fondo es un ente público, del nivel descentralizado municipal, con autonomía presupuestal y administrativa y con personería jurídica, adscrito a aquella, goza de presupuesto propio y de una estructura organizacional autónoma, creado con propósitos de interés común a los empleados de la Contraloría Municipal de Soledad, cuyas fuentes de ingresos son públicos: apropiaciones del presupuesto municipal, aportes de la Contraloría Municipal y venta de servicios por capacitación pagadas con recursos públicos, y privados: donaciones, multas que imponga la contraloría municipal, rendimientos financieros del fondo, venta de servicios por capacitación no formal. Observaciones: 1- El Acuerdo Municipal omitió crear la estructura, duración y causales de

liquidación del Fondo. El acuerdo municipal guardó silencio sobre la estructura organizacional del Fondo –Órganos de administración y dirección-, sobre la distribución jerárquica de sus órganos de administración -funciones y deberes- y sobre su duración o causales de disolución o liquidación –término de duración y causales para disolverlo-.

2- El Contralor extralimitó sus facultades. El concejo facultó al Contralor

Municipal para que “mediante Resolución, reglamente el funcionamiento y operación de dicho fondo; así como también todo lo relacionado con el funcionamiento y manejo de la Escuela de Capacitación…; así mismo las operaciones presupuestales que se requieran.”, lo cual parece indicar que el Contralor municipal extralimitó esas facultades al crear la estructura organizacional y administrativa del Fondo, al crear una fuente de ingresos no concebidas en el acuerdo municipal: “…los pagos por …, así como las certificaciones que expida la Contraloría Municipal de Soledad,…”, así como al crear un período o régimen de transición de 6 meses desde el inicio de existencia del Fondo. Por estos hechos el señor Contralor Municipal incurrió en una presunta falta disciplinaria por extralimitar, sin justa causa, las facultades que le fueron concedidas por el concejo municipal.

3- No participación de funcionarios en el reglamento del fondo y la escuela.

Los funcionarios o empleados de la Contraloría Municipal no fueron convocados a participar en la elaboración del reglamento para el funcionamiento del fondo y su

1 Conformada por: el Contralor Municipal de Soledad o su delegado, quién la presidirá, el Director del Fondo de Bienestar Social, por un representante de los empleados de la Contraloría Municipal, escogido democráticamente entre los mismos, en la forma que para ello se establezca,



escuela de capacitación, tampoco fueron invitados a presentar propuestas respecto a la reglamentación adoptada.

4- En el Fondo no existe asamblea ni órgano integrado por los funcionarios.

De acuerdo con lo anterior, el único órgano al interior del fondo es la Junta Directiva, se ha guardado silencio sobre el máximo órgano representativo de este tipo de entidades, como lo es la Asamblea, integrada, de acuerdo con los Objetivos del Fondo –art. 2º del acuerdo 000076/08- por quienes tuvieran la calidad de empleados de la Contraloría Municipal.

5- Empleados de la contraloría sin voz en las decisiones del fondo. De acuerdo con la estructura orgánica creada por el Contralor Municipal, los empleados de la Contraloría Municipal no tienen voz en las decisiones que se tomen en el Fondo, No existe un mecanismo ni procedimiento para que los empleados de la Contraloría, como grupo, presenten propuestas al Fondo de Bienestar,

6- Integración inequitativa de la Junta Directiva del Fondo. Los empleados de la

Contraloría solo tienen derecho a elegir a uno (1) de los tres (3) integrantes de la Junta Directiva, dos (2) de los miembros de la junta directiva son designados por el Contralor: su delegado y el Director del Fondo. El contralor creó, en el artículo sexto del acuerdo 000076/08, un período de transición de 6 meses, “contados a partir de la publicación del presente acuerdo,…”, tiempo durante el cual, podía designar al representante de los empleados de la Contraloría Municipal en la Junta Directiva - último inciso del artículo Octavo de la Resolución 038/08-. Esta condición le permitió al Contralor escoger, desde el inicio de la existencia del Fondo a la totalidad de la Junta Directiva, tal como lo hizo, al designar como representante de los empleados en la Junta Directiva a una funcionaria de esa Contraloría quien también está haciendo uso de una comisión que le otorgó la Contraloría General de la República, Luz Astrid Hernández, quien ejerce el cargo de Directora de Control Interno. Por estos hechos pudieron haber incurrido la Directora de Control Interno y el subdirector Financiero de la Contraloría Municipal de Soledad en falta disciplinaria por existir conflicto de intereses por parte del Contralor Municipal al fungir como representante legal de la Contraloría y al mismo tiempo presidente del máximo órgano de dirección del Fondo como lo es la Junta Directiva. En este caso actúa el Contralor como ordenador del gasto de dos entidades públicas simultáneamente, debiendo la una vigilar el manejo y comportamiento de la otra..

7- El período de transición venció. A pesar de que el período de transición venció

seis (6) meses después de publicado el acuerdo 000076/08 -21 de octubre de 2008- a la fecha de hoy no se ha elegido democráticamente al representante de los empleados de la contraloría, como se convino en el penúltimo inciso del artículo octavo de la resolución 038/08.



8- No existe procedimiento para reformar reglamentos ni manejo del Fondo. No

existe mecanismo ni procedimiento para la reforma de los reglamentos del Fondo ni de la Escuela de capacitación; ni procedimiento para dar a conocer los manejos del Fondo de Bienestar a los empleados de la Contraloría Municipal,

9- La fórmula para escoger al director del Fondo excluyó a la mayoría de los

funcionarios. Sólo podrán ser directores del Fondo de Bienestar quienes tengan formación profesional en “Ciencias Económicas y Administrativas,…” artículo séptimo del acuerdo 038/08. Al momento de la elaboración de esta disposición en la planta ocupada de la Contraloría sólo existían dos (2) funcionarios con formación profesional en ciencias económicas, la Jefe de control posterior –contadora- y el subdirector financiero –economista,

10- Director del Fondo no reúne requisitos. Como director del fondo fue escogido

el subdirector financiero de la Contraloría mediante Resolución 040 del 1º de agosto de 2008, lo cual al parecer, contraviene al artículo Séptimo de la resolución 038/08 que exige que el Director tenga formación profesional acreditada en Ciencias Económicas y Administrativas. Al utilizar el copulativo “y” se indica que debe reunir ambas cualidades y no una sola, pues en este caso se hubiera utilizado el disyuntivo “o”, el cual es excluyente y conduciría a que quienes reunieran cualquiera de las dos formaciones podría ser director del Fondo de Bienestar,

11- Riesgo autonomía de la Junta Directiva. La anterior circunstancia crea el riesgo

de que el Contralor direccione las decisiones que se tomen respecto a las actividades del Fondo de Bienestar y la escuela de capacitación, teniendo en cuenta que los dos representantes de la Junta escogidos por el son funcionarios de libre nombramiento y remoción en la planta de la Contraloría Municipal.

12- La Contraloría no incluyó dentro de la Resolución No.058 de Octubre 17 de

2008, por medio de la cual se establece la sectorización de los sujetos de control de la contraloría municipal de soledad al Fondo de Bienestar Social como organismo vigilado. Lo anterior permite concluir que dicho fondo ni ha sido sometido a vigilancia y control fiscal a la fecha de la visita.

13- Adicionalmente la Contraloría, no incluyó dentro de la Resolución de sujetos de

control al Fondo de Bienestar Social como organismo vigilado.

De acuerdo con lo anterior, existen inconsistencias y vacíos en la creación y reglamentación del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría Municipal de Soledad



que generan incertidumbre sobre la operatividad del mismo y los beneficios percibidos por los empleados de la Contraloría Municipal. Actividades del Fondo.

Ejecución de Ingresos. Desde la existencia del Fondo de Bienestar y su escuela de Capacitación se logró determinar que sus ingresos brutos fueron de $112.000.002, los cuales fueron recaudados en la cuenta de ahorros No. 8932005086 del Banco Colpatria sucursal Carrefour calle 30 a nombre del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría Municipal de Soledad, los cuales fueron manejados por su director, José Miguel Orozco G.

Las fuentes de estos ingresos fueron:

CONCEPTO ENTIDAD VALOR Convenio para capacitación ESE Materno Infantil de Soledad 75.000.000 Convenio para capacitación Instituto de Cultura de Soledad 24.000.000 Servicios de capacitación Clientes Varios 12.000.000 Aportes Contraloría Municipal Soledad 1.000.002 TOTAL 112.000.002

Fuente: Fondo de Bienestar –Ejecución Presupuestal de Ingresos 2008.

Observaciones.

1- De acuerdo con lo anterior, la mayor parte de los ingresos del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría Municipal de Soledad fueron de origen público, habiéndose registrado un aporte del presupuesto de ésta entidad por cuantía de $1.000.002.

2- El hecho de haber recibido aportes o recursos por parte de dos entes vigilados por la Contraloría, conduce a un conflicto ético por parte del Contralor Municipal de Soledad, debido a que como Presidente de la Junta Directiva del Fondo de Bienestar autorizó al director para celebrar los convenios o contratos –página 2 de declaración jurada de José Miguel Orozco Gómez director del Fondo- y los actos administrativos que dieron lugar a la firma de los dos (2) convenios suscritos con entidades sujetas a su vigilancia fiscal.

3- En la vigencia 2008, al parecer, no se aprobó por parte de la Junta Directiva el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones del Fondo de Bienestar Social, tal como se desprende de las declaraciones juradas rendidas por la representante de los empleados en la Junta Directiva: “PREGUNTADO: en cuántas ocasiones se ha reunido la Junta Directiva del Fondo de Bienestar de la Contraloría Municipal. CONTESTÓ: No he asistido, no me han invitado o



convocado para ello. …PREGUNTADO: Ha requerido usted información al Fondo sobre el manejo de los recursos y las actividades programadas y ejecutadas, en….CONTESTÓ. He estado esperando que pasen el informe para preguntar.”

Ejecución de Gastos. Según la ejecución presupuestal de gastos a diciembre 31 de 2008 suscrita por el Director del Fondo de Bienestar y el Señor Contralor Municipal como Presidente de la Junta Directiva, anexa al presente informe, se ejecutaron gastos por valor de $112.000.002, de los cuales pagaron $109.296.000. Observaciones. 1- El 54,9% de los recursos que ingresaron al Fondo de Bienestar -$61.500.002-

se gastaron en gastos generales, 2- El 45% de los ingresos del fondo -$50.500.000- se destinaron para servicios

personales, 3- Sólo el 11,6%; es decir, un poco más de la décima parte de los ingresos, se

destinó para actividades de capacitación, recreación, deportes y eventos culturales cuyos beneficiarios fueron los empleados de la Contraloría. Este hecho contraviene lo dispuesto en el parágrafo del Artículo Cuarto en el Acuerdo 000076 de 2008, el cual ad litteram reza:

“Todos los recursos que ingresen al Fondo de Bienestar social, por concepto de capacitación, serán reinvertidos en los programas que este Fondo ofrece a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Soledad, especialmente la capacitación.”. La situación descrita constituye una presunta falta disciplinaria por desconocimiento del acuerdo.

4- De conformidad con la Ejecución presupuestal de Gastos a corte del 31 de

diciembre de 2008 y al testimonio jurado del Director del Fondo -página 2 de la declaración;

- Cerca del 30% de los recursos del Fondo de Bienestar -$33.000.000- fueron

destinados para contratar auxiliares y asesores externos para el Fondo de Bienestar.

Esta circunstancia desatiende los objetivos específicos y medulares del Fondo de Bienestar, pues, en contratación de personal para el funcionamiento del Fondo se gastaron más recursos que para las actividades intrínsecas del mismo, como lo son capacitaciones, recreación y deporte para los empleados del ente de control fiscal municipal.



Debe anotarse que no se permitió conocer ni evaluar los soportes de los pagos a los asesores y auxiliares, ni los libros donde se hayan registrado estas sumas. - $27.000.000 de pesos que representan más del 24% de los ingresos del Fondo

fueron destinados a la compra de bienes muebles, lo cual no fue posible verificar por parte de la comisión de auditoría,

- $4.558.000 fueron gastados en gastos de mantenimiento. La comisión de

auditoría no encontró bienes del patrimonio del Fondo de Bienestar que requirieran mantenimiento. No fue posible comprobar los soportes de estos gastos,

- $4.550.000 de pesos fueron gastados en combustibles y lubricantes; sin

embargo, se comprobó que no existe vehículo alguno en el patrimonio del Fondo de Bienestar.

Por estos hechos incurrieron los miembros de la Junta Directiva del Fondo de Bienestar en una presunta falta de tipo disciplinaria por inobservar lo dispuesto por el artículo 2º y parágrafo del artículo 4º del acuerdo 00076 de 2008 y, presuntamente, en el delito de Peculado por aplicación oficial diferente, tal como lo contempla el artículo 399 del CP. - $3.600.000 por pago de servicios públicos, lo que llama la atención que se

hayan cancelado sumas por este concepto sin existir inmueble al que pudieran imputarse estos gastos.

5- De acuerdo con las declaraciones del director del Fondo de Bienestar se

realizaron 3 capacitaciones a los funcionarios de la ESE Hospital Materno Infantil y del Instituto de Cultura de Soledad, lo cual es confirmado el 21 de noviembre de 2008 por el Interventor del convenio suscrito con el primero, Patrocinio Olivares Chavez, en su informe de interventoría al relacionar como efectuados 4 eventos de capacitación a los funcionarios del ente; sin embargo, en la declaración jurada del señor Orlando Castro González manifiesta que fueron aproximadamente 15 funcionarios de la ESE y no 50 como lo manifiesta el interventor, los que participaron de la capacitación del 28 al 31 de octubre de 2008. Esta situación no pudo ser aclarada debido a que no se tuvo acceso a los archivos y documentos del Fondo de Bienestar.

De acuerdo con lo anterior, se percibieron recursos superiores a los $109.000.000 de pesos, la mayoría de los cuales fueron utilizados para gastos de funcionamiento,



restringiendo el beneficio perseguido con la creación del Fondo de Bienestar hacia los empleados de la Contraloría Municipal..

1.2 PLANTA DE PERSONAL

La planta de personal de la Contraloría Municipal de Soledad, fue creada mediante acuerdo 012 del 14 de abril de 2001, con diez (10) cargos todos del nivel directivo, lo que hace inoperante tendiendo en cuenta su alto nivel de rotación. Esta circunstancia es bien paradójica, por cuanto se trata de una Contraloría pequeña en presupuesto y en número de funcionarios, sin embargo es generosa en cuanto al número de servidores del nivel directivo. Ante una estructura como la indicada no es de extrañar resultados del proceso auditor, como se expone más adelante. En este sentido se puedo constatar que es cierto que el Contralor remitió un oficio al Alcalde Municipal solicitando una reestructuración ante lo cual la Alcaldía requirió un estudio técnico, sin que a la fecha se haya efectuado. 1.3 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE 2008 – 2009 (Noviembre 19) Durante la vigencia 2008 la Contraloría Municipal de Soledad, ejecutó por concepto de viáticos y gastos de viaje la suma de $ 6.979.360.oo, por concepto de desplazamiento a la Cuidad de Bogotá a fin de atender capacitaciones y reuniones concernientes al cargo. Los pagos para tiquetes aéreos ascendieron a $ 4.308.108.oo, en la vigencia 2008 y $ 436.000.oo a noviembre de 2009, así.

Relación de Pasajes vigencia 2008 y 2009 Nombre del Proveedor Funcionario Valor No. CDP No. RPC EGRESO

Viaturla Marco Polo G. $640.000 1 118 3696 Wilson Tours Marco Polo G. $775.000 2 150 3713 Jiret Travel Marco Polo G. $806.554 2 154 3716 Wilson Tours Marco Polo G. $570.000 2 157 3719 Jirel Travel Marco Polo G. $806.554 4 270 3960 Viaturla Mario Vergara S. $630.000 4 272 3962

Federico Puello Federico Puello $80.000 4 271 3961 Total 2008 $4.308.108 Jiret Travel Orlando Castro $323.000 32 89 105

Expreso Brasilia S.A Orlando Castro $140.000 32 89 105-125 Total 2009 $ 463.000

Fuente: Ejecución presupuestal 2008.



Los pagos por viáticos, para la vigencia 2008, ascendieron a $ 2.671.252 y a noviembre 2009, sumaron $ 1.611.386.oo, y fueron los siguientes:

Relación de pago de viáticos 2008 - 2009

Fuente: Ejecución presupuestal 2008.

El pago de de viáticos, la entidad lo reglamentó mediante Resolución No. 049 de agosto de 2008, donde establece en el artículo tercero manifiesta que “Cuando por cumplimiento a la comisión asignada el evento cubra gastos de hospedaje, alimentación y transporte se reconocerá el 50% del valor asignado, por día pernoctado y 25% por día no pernoctado” y bajo esta reglamentación la entidad está liquidando gastos de viáticos. En el cuadro anterior se observa que los pagos efectuados en virtud de las resoluciones 27, 28, 18, 24, 31, 46, 34 y 47 de 2008, y 132 de 2009, por tratarse de una invitación, no debieron pagarse; de acuerdo al concepto No OJ-110.059.2009 de la Oficina Jurídica de la Auditoria General de la República que en uno de sus apartes establece que “Es pertinente entonces resaltar que en ningún evento se podrá pagar el valor correspondiente al 100% de los viáticos cuando la comisión de servicios es producto de una invitación de otra entidad y dicha entidad incluye el total de los gastos de manutención y alojamiento o por lo menos uno de estos dos conceptos, en el primer caso no habría lugar al reconocimiento de ningún valor y en el segundo caso el pago se puede autorizar de manera proporcional. Esta debe

Nombre de Funcionario

No. CDP

No. RPC

VALOR EGRESO RES EVENTO INVITACION

Merlys Trocha 2 159 $331.893 3720 27 Plan Nacional de Auditorias SINACOF

SI

Marco Polo G. 4 190 $204.610 3721 29 Diplomado AGR SI Marco Polo G 3 190 $1.023.050 3739 18,24,31 Diplomado AGR.

SINACOF. SI

Orlando Castro 4 260 $165.946 3948 46 Grupo Control Fiscal Ambiental

SI

Marco Polo G. 4 270 $613.860 3960 34 Diplomado AGR SI Federico Puello 4 271 $110.631 3961 47 Agenda ciudadana:

Salud en la región Atlántica.

SI

Mario Vergara S. 4 272 $221.262 3962 48 SIA AGR. NO Total $ 2.671.252

Orlando Castro G. 32 89 $237.958 105 23 Reunión técnica recursos hídrico

NO

Marco Polo G. 54 168 $985.470 140 19 Primer Encuentro nacional de

Contralores AGR NO

Merlys Trocha H. 70 171 $237.958 132 30 Plan Nacional de Auditoria

SI

Luz A. Hernández 134 294 $50.000 214 50 Carlos Páez 134 294 $50.000 214 50 Elías Villar 134 294 $50.000 214 50

Acompañamiento al Control Fiuscal

territorial NO

Total $ 1.611.386 Total con invitación 2008 -2009 $ 2.687.948



ser apenas las consecuencia lógica si la finalidad de los viáticos es justamente que el empelado pueda cubrir los gastos que se le generan por alojamiento y manutención al encontrase fuera de la sede habitual de trabajo y los mismos se encuentran cubiertos como producto de una invitación”. (Negrillas nuestras). En este sentido, pudo la entidad pudo haber incurrido en pagos de más por valor de $2.522.088.oo 1.4 PROCESO AUDITOR

Mediante Resolución No. 004 de enero 23 de 2008, el Contralor Municipal de Soledad establecido el Plan General de Auditorias PGA 2008, donde programó la realización de 15 auditorias, es decir el 40% de sus entes vigilados que ascienden a 37. De los 15 ejercicios de control programados durante la vigencia, como ya se había comentado en el informe anterior, no se comunicó informe alguno, lo cual permite concluir el incumplimiento a la actividad relacionada con la vigilancia de los recursos públicos del Municipio. Por lo tanto, se efectuó seguimiento al cumplimiento del PGA en la vigencia 2009 y se encontró lo siguiente: El informe Auditoría Integral a la ESE Hospital Materno Infantil Mediante memorando de encargo enviado por el Contralor al Director de Control Posterior de la Contraloría, fechado el 4 de marzo de 2008, ordena el inicio de Auditoria Directa especial a la ESE Hospital Materno Infantil de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Audite 3.0. El memorando de Planeación se aprueba el 22 de mayo de 2008, en el establecieron los objetivos, criterios, procedimientos y tiempos de auditoría. Las fechas de ejecución del trabajo de campo se establecieron hasta el 21 de junio de 2008 y la fecha de comunicación del informe preliminar estaba establecida para el 20 de julio de 2008; el informe a la fecha de realizar este ejercicio auditor no se había comunicado. En este sentido, al ser requerido el señor Contralor informa mediante oficio D:C:1280-09 del 18 de noviembre de 2009, que dicho informe se encuentra en la etapa de revisión de la configuración de los hallazgos de tipo fiscal y se tiene programado en el mes de diciembre de 2009 la remisión a la entidad para sus descargos. Es decir, que ha pasado más de año y medio sin que la entidad se pronuncie al respecto y al observar el borrador del informe se encuentran aspectos



importantes que requieren celeridad por el monto de los hallazgos fiscales que podría superar la suma de $13 mil millones. Igualmente se preguntó a los funcionarios auditores encargados de dicho ejercicio auditor y de lo observado se concluye que:

• Un año y medio después de surtidas las fechas programadas no se ha comunicado el informe preliminar.

• No hay soporte de las líneas auditadas en los papeles de trabajo. • No se efectuaron mesas para discutir y consolidar los hallazgos, por lo tanto

no se convocaron para discusión a los auditores involucrados en el ejercicio. • La línea de contratación no se está incluida en el borrador del informe

preliminar, a pesar de que el Auditor encargado de evaluar este proceso afirmó haber entregado las evaluaciones de este proceso con los hallazgos configurados,

• Precisamente el único proceso auditor adelantado a una de esas dos entidades aportantes del Fondo de Bienestar, la ESE Materno Infantil, no se ha terminado a pesar de haber transcurrido más de 19 meses desde sus inicios. Aún no se ha liberado el informe preliminar de auditoría y en él, se detectaron inconsistencias e irregularidades que se explican en un capítulo subsiguiente de este informe.

Es de anotar que durante el año 2009, se practicó una visita fiscal a dicha entidad cuyo informe preliminar se comunicó el 16 de octubre de 2009 y se está en espera de los descargos respectivos. 1.5 PROCESOS FISCALES. La comisión de auditoría comprobó que la entidad no adelantó ni adelanta indagaciones preliminares, ni procesos de responsabilidad fiscal ni de jurisdicción coactiva en contra de funcionarios de la ESE materno infantil ni del instituto de cultura de Soledad; solo adelantaron 2 procesos sancionatorios. ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS La Contraloría Municipal de Soledad reportó en la cuenta de la vigencia 2008 seis (6) procesos Administrativos Sancionatorios, de los cuales se tomaron como muestra de la presente auditoria especial los radicados Nos 005 y 006 de 2008, los cuales tienen que ver con el Hospital Materno Infantil de Soledad y el Instituto Municipal de Cultura del citado municipio con el fin de verificar el tramite dado a ellos, para lo cual se realizan las siguientes precisiones:



• Radicado No 005 de 2008, se profirió auto de apertura del presente proceso

en contra de la Directora del Instituto Municipal de Cultura, el día 4 de Agosto de 2008, por no rendir la información la cuenta de la vigencia 2007, en la forma, periodo y contenido establecido en la resolución 272 de 2001 en armonía con la resolución 187 de 2004, las cuales establecen la forma como los sujetos vigilados de la Contraloría Municipal le rinden las cuentas, dicho auto fue notificado el día 11 de Agosto de 2008.

Mediante resolución de fecha Diciembre 5 de 2008, se decide la presente actuación administrativa, imponiéndose sanción en contra de la Directora del Instituto Municipal de Cultura en cuantía equivalente a 60 días de salario devengados para la época de los hechos, cuyo valor en pesos fue la suma de $3.882.942. Al respecto la entidad no tuvo en cuenta los parámetros consagrados en el artículo 101 de la ley 42 de 1993 para dosificar la multa. Esta decisión se notificó el día 25 de Febrero a la presunta sancionada, la cual presento los recursos de ley en fecha 4 de Marzo de 2009. Llama la atención que la decisión que resolvió el recurso de reposición se profirió tres meses después de notificada la sanción de que fue objeto la directora del Instituto Municipal de Cultura, lo que no guarda armonía con lo señalado por el artículo 60 del Código Contencioso Administrativo, el cual establece que si transcurrido un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entenderá que la decisión es negativa. La decisión citada, que resolvió el recurso de reposición, emitida el día 26 de Mayo de 2009, y solo hasta el día 6 de Octubre del mismo año se expidió el oficio a la directora del Instituto de Cultura con el fin de que se notifique de esa resolución de acuerdo con lo señalado por el articulo 44 del Código Contencioso Administrativo.

• Radicado No 006 de 2008, se profirió auto de apertura el día 4 de Agosto de 2008, en contra del señor Gerente (E) de la ESE Hospital Materno Infantil de Soledad, en razón a la no rendición de la cuenta de la vigencia 2007, en los términos y formas establecidos por las resoluciones 272 de 2001 y 187 de 2004, dicho auto fue notificado el día 12 de Agosto de 2008, presentándose descargos del mismo en fecha 18 de Agosto de 2008.

Mediante resolución de fecha 12 de Marzo de 2009, se decide la presente actuación administrativa, la cual impone sanción de amonestación.



Llama igualmente la atención que la expedición del oficio donde ordena citar a la Gerente de la ESE Hospital Materno Infantil de Soledad, se profirió el día 6 de Octubre de 2009, o sea siete (7) meses después de la sanción de amonestación, y sólo fue notificada personalmente el 18 de Noviembre de 2009. De igual manera se observa en esta actuación administrativa que se sancionó con amonestación al Gerente del Hospital Materno Infantil de Soledad, cuando de conformidad con el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, lo que procede en este caso y por la causal que se invoca para abrir el correspondiente proceso sancionatorio, es la imposición de una sanción de multa por haber incurrido en la causal b de la citada Ley que establece: “No rindan las cuentas que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidas en la Contraloría (Negrillas fuera de texto). Este hecho genera una presunta falta disciplinaria por parte de la Doctora Merly Trocha encargada de sustanciar y decidir la primera instancia de los procesos sancionatorios, al imponer una sanción distinta a la que procede legalmente según el artículo 101 de la ley 42/93: “Los contralores impondrán multas…a quienes no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas…”

También se observa, las actuaciones administrativas analizadas, no se han tramitado e impulsado con celeridad, debido a que transcurrieron hasta 3 meses para la decisión de recursos y mas de 6 para la expedición de los oficios citatorios con el fin de notificar esas providencias de acuerdo a los postulados establecidos en el articulo 44 del Código Contencioso Administrativo, por lo cual incurrió la sustanciadora de la primera instancia en una presunta falta disciplinaria por desatender lo dispuesto en el numeral 62 del artículo 35 de la ley 734 de 2002.



2. ANÁLISIS A LAS CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOLEDAD AL INFORME PRELIMINAR DE

AUDITORIA ESPECIAL.

El señor contralor municipal presentó escrito de contradicción dentro del término concedido para tal efecto, el día miércoles 25 de noviembre de 2009, en los siguientes términos: Resumen de los Descargos: En el escrito de contradicción el contralor municipal manifiesta una objeción a la competencia de la Auditoría General de la República para examinar la información relacionada con el Fondo de Bienestar Social y la Escuela de Capacitación de Altos Estudios Fiscales de la Contraloría Municipal de Soledad, para lo cual menciona que la Auditoría General de la República no puede auditar a estos entes debido a que no están dentro de las entidad sujetas a su vigilancia, que el Fondo de Bienestar no maneja recursos públicos y a que la vigilancia sobre este ente la ejerce la Contraloría Municipal de Soledad, para lo cual, relaciona una serie de normas constitucionales, legales, reglamentarias y unas Sentencias de la Honorable Corte Constitucional, a saber: Constitucional: Artículo 274, Legal: Ley 103 de 1993, ley 1151 de 2007, ley 617 de 2000, ley

489 de 1998, ley 330 de 1996, Reglamentarias: Decreto 272 de 2000, Actos Administrativos: Acuerdo 076 de 2008, Resolución 038 y 039 de 2008. Sentencias: SU- 620/96, C-110/98, C-1339/00, C-110/98. Con fundamento en estas normas y disposiciones el contralor “objeta parcialmente” la Auditoría Especial practicada a la Contraloría Municipal, para lo cual analiza las funciones del Auditor General y las de las contralorías territoriales. Agrega que el acto administrativo que reglamentó el funcionamiento del Fondo de Bienestar no ha sido objetado ni demandado, que se encuentra vigente y que en consecuencia, debe dársele cumplimiento. Afirma igualmente que los recursos del Fondo de Bienestar son destinados al desarrollo de sus objetivos, tales como contribuir a la solución de las necesidades básicas de salud, educación, vivienda, cultura, recreación y deporte de los empleados de la Contraloría Municipal de Soledad, como también desarrollar planes especiales de educación, salud, cultura, vivienda o mejoramiento de la misma,



planes de capacitación no formales al servicio de los funcionarios públicos de otras entidades y la comunidad en general. Análisis del Grupo Auditor: En primer lugar, llama la atención que el señor Contralor Municipal de Soledad no se pronunció sobre las irregularidades ni deficiencias detectadas sobre el control fiscal que ha aplicado y aplica en el municipio de Soledad y los entes que manejan recursos públicos, especialmente, sobre la ESE Hospital Materno Infantil y el Instituto de Cultura Municipal de Soledad y sobre los gastos de viáticos, por lo que no habiéndose presentado objeciones ni descargos respecto de tales deficiencias detectadas, quedan en firme en el Informe Definitivo, tal como lo establece el Manual de Proceso Auditor de la Auditoría General de la República. Ahora, respecto a lo aducido por el señor Contralor, relacionado con la presunta incompetencia de la Auditoría General de la República para auditar al mencionado Fondo de Bienestar y su Escuela de Capacitación de Altos Estudios Fiscales, es necesario aclarar que la comisión de auditoría inicialmente requirió información a Merly Trocha Hurtado, Jefe de Control Posterior durante la vigencia 2008 y parte del 2009, y al señor Contralor Municipal Marco Antonio Polo González, sobre el Control Fiscal aplicado por la Contraloría Municipal a aquel ente, para lo cual se solicitaron las cuentas que debió rendir el Fondo de Bienestar al ente fiscalizador sobre la vigencia 2008 y se solicitó igualmente, los informes de auditorías practicadas sobre dicho Fondo de Bienestar. Debido a que se informó por escrito a la comisión de auditoría que el Fondo de Bienestar no había rendido cuentas a la Contraloría Municipal y que en consecuencia, no se había practicado control fiscal alguno sobre ese ente, la comisión de auditoría requirió información sobre la existencia, reglamentación y actividades ejecutadas por el Fondo mencionado, en procura de atender unas quejas ciudadanas interpuestas ante la Auditoría General de la República y difundidas públicamente por los medios de comunicación escritos y hablados de las ciudades de Barranquilla y Soledad. Además, teniendo en cuenta que tanto el señor Contralor Municipal, la Jefe de Control Posterior actual y el Sub director Financiero de la Contraloría Municipal de Soledad son los únicos integrantes de la Junta Directiva del Fondo de Bienestar, han tenido y tienen acceso y conocimiento de las actividades y pormenores del funcionamiento del referido Fondo de Bienestar, la comisión de auditoría, los invitó a que voluntariamente dieran a conocer información relacionada con el Fondo; en este contexto, el señor Contralor quien además ejerce el cargo de Presidente de la Junta Directiva y el sub director financiero de la Contraloría, quien ejerce el cargo de Director del Fondo de Bienestar, hicieron entrega a la comisión de auditoría de una



información parcial sobre la ejecución de ingresos y gastos del Fondo de Bienestar durante la vigencia 2008, así como de las fuentes de esos ingresos y las actividades realizadas con esos recursos. Así las cosas, la Auditoría General de la República, a través de la Gerencia Seccional V, en cumplimiento estricto a lo dispuesto por el legislador en el numeral 24 del artículo 34 de la ley 734 de 2002 y en el parágrafo segundo del artículo 27 del CPP, considera ineludible el deber de poner en conocimiento de las autoridades competentes las presuntas irregularidades detectadas en el funcionamiento del Fondo de Bienestar de la Contraloría Municipal de Soledad y en la misma entidad, dado que fueron hechos conocidos en ejercicio de funciones públicas asignadas constitucional y legalmente a los servidores de la Auditoría General de la República e implican incumplimiento por parte de los miembros de la Junta Directiva del Fondo de Bienestar, de los principios de la función administrativa consagradas en el artículo 3º de la ley 489/98. Respecto a que la Contraloría Municipal es quien ejerce vigilancia sobre el Fondo de Bienestar y su Escuela de Capacitación, es necesario agregar que aquella no ha cumplido con su deber de ejercer dicho control o vigilancia fiscal como lo establece la constitución política nacional y las leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, debido a que no ha reglamentado la forma y oportunidad para la rendición de las cuentas del Fondo de Bienestar, tampoco ha programado ni ejecutado auditorías a ese ente ni se ha ocupado de atender las denuncias públicas relacionadas con presuntos malos manejos de los recursos que ingresaron al Fondo a través de dos (2) convenios suscritos con la ESE Hospital Materno Infantil y el Instituto de Cultura Municipal de Soledad. Es motivo de preocupación de la Auditoría General de la República el advertir que tanto el Señor Contralor como el sub director Financiero de la Contraloría Municipal de Soledad gestionaron y recibieron $99.000.000 de los convenios mencionados en el párrafo anterior, tal como se corroboró en la información suministrada por aquellos a la comisión de auditoría y a la confrontación que hizo ésta en el Banco Colpatria Sede Carrefour calle 30, sobre el manejo de la cuenta de ahorros No. 8932005086 perteneciente al Fondo de Bienestar del ente fiscalizador. Respecto al acto de creación del Fondo de Bienestar, es necesario aclarar los alcances de la naturaleza y características dadas por el Honorable Concejo Municipal de Soledad al Fondo de Bienestar aludido, en el acuerdo 076 de 2008, pues adscribe al citado Fondo a la Contraloría Municipal de Soledad. Al analizar este tema encontramos que la figura de la adscripción, de que trata el artículo 39 de la ley 489/98, sólo es procedente tratándose de Departamentos Administrativos y Ministerios a nivel nacional, en tanto que a nivel territorial sólo los organismos



principales del nivel central (Gobernaciones, Alcaldías, Secretarías de despacho y Departamentos Administrativos) pueden contar con entidades adscritas; en consecuencia, la Contraloría Municipal de Soledad no puede contar con organismos adscritos ni vinculados. En este mismo sentido, el acto creador (ordenanzas o acuerdos) de las entidades descentralizadas del nivel territorial debe indicar los elementos mínimos de que trata el artículo 50 de la ley 489 de 1998; por lo que, como se dijo en el informe preliminar de auditoría, el acuerdo municipal 076 de 2008 no se ocupó de los órganos superiores de dirección y administración y la forma de integración y de designación de sus titulares. Finalmente, al analizar la información suministrada por el Contralor y el Sub director financiero de la Contraloría Municipal a la comisión de auditoría respecto al funcionamiento del Fondo de Bienestar, con lo expuesto en el escrito de descargos advertimos que no existe evidencia de que los recursos que ingresaron al fondo y las actividades que ejecutó durante las vigencias 2008 y 2009 cumplieron los cometidos establecidos en el artículo segundo y el parágrafo del artículo cuarto del Acuerdo 076 de 2008. De acuerdo con lo anterior, quedan en firme las observaciones consignadas en el informe preliminar de auditoría.

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