Auditoria Sostenibilidad Financiera Septiembre 2014

8/21/2019 Auditoria Sostenibilidad Financiera Septiembre 2014

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C T D E V L ID C iÓ N D E R ESU LT D OS D E L U DIT OR I

Código: GCI-FO-140-002

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GEST i ÓN PÚ L I C Y UTOCONTROL

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Proceso / Auditoría: Proceso de Gestion de Sostenibilidad Financiera - A dmisiones, Autorización y Facturación

Fechade la Auditoria:

Julio - Septiembre de 2014

Fechadel Acta: 14de abril de 2015

Asistentes a la reunión:

Marcela Sánchez (Líder de Facturación). Ivette López (Líder de Admisiones y Autorización). Yolanda Salgado y Mary Luz Muñoz

Auditor:

Yolanda Salgado

Objetivo:

Elobjetivos de laactividad deauditoria esevaluar si son adecuados los controles que seidentifiquen en el proceso deAdmisiones, Autorización y Facturación, que secumpla con lo correspondiente

del SIGrespecto a ladocumentación que soporta el sistema en el proceso y evaluar si son efectivos los controles respecto a la muestra seleccionada.

Alcance:

1.De la población obtenida correspondiente al primer cuatrimestre de 2014, seseleccionó una muestra de 22 pacientes que ingresaron y salieron en el primer cuatrimestre de 2014 y de 29facturas

de ventas que segeneraron.

2.Alcance de la trazabilidad de la muestra deauditorias de cartera y glosas hasta el día 30de septiembre de2014.

Temas a tratar en la reunión:

1. Losauditores le explican a los asistentes de la reunión que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.

2. Losauditores hacen la presentación de las pruebas de auditorias realizadas entre el mes deJulio y Septiembre de 2014 a los servidores implicados directamente con el área/proceso/actividades

auditadas.

3. Losauditores exponen la recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por laadministración.

4. Losservidores publicos implicados directamente identifican y secomprometen a realizar los planes de acción necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas producto de las

auditorias, estableciendo lasfecha limite de remediación.

1 Observación

1. Seevidencia que no se encuentran publicados en Intranet lossiguientes procedimientos:

1.1. GSF-PR-440-018 Facturación urgencias

1.2. GSF-PR-440-021 Facturación Hospitalizacion

1.3. GSF-FO-440-001 AVISO DEINGRESOA URGENCIASU HOSPITALIZACiÓN.Ensu lugar esta publicado el formato FO-440-001. LaDra. Ivette manifiesta

que: Este esel código del formato Ingreso a urgencias / hospitalizacion y el codigo FO-440-002 esella Hoja de Ingreso, la publicacion no depende del area

sino de laoficina de calidad.

2. No seencuentra actualizado ni publicado en Intranet elformato FO-440-003 Traslado Interno de Pacientes. LaDra. Ivette manifiesta que: Este formato

seencuentra en laversion 5 y las publicaciones en laintranet sehacen desde calidad. .

3. Losformatos FO-440-002 Hoja de ingraso

y

FO-440-003 Traslado Interno de Pacientes no cumplen con lacodificacion de documentos establecida en el

procedimiento GMC-PR-160-001 Elaboracion y Control de Documentos y Registros. LaDra. Ivette manifiesta que: La codificacion esasignada desde la

oficina de calidad. .

4. Delos 21consecutivos de procedimientos utilizados, dos (2) están libres, solo nueve (9) están públicados y actualizados, siete (7) no están actualizados:

PR-440-004, PR-440-005, PR-440-009, PR-440-010, PR-440-011, PR-440-012, PR-440-015

y

seis(6) fueron actualizados en una fecha superior atres años,

por lo que no cumple con lo definido en el procedimiento GMC-PR-160-001 Elaboración y Control de Documentos y Registros en sunumeral 7.1.


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1. NTD-SIG001:2001. Numeral 5.1. Procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión.

Criterio

2.GMC-PR-160-001 Elaboracion y Control de Documentos y Registros. Pág.12. Ej: GMC (Proceso) - PR(Tipo de documento) - 160A (Código de laOficina)-

001 (Consecutivo asignado al documento).

3. GMC-PR-160-001 Elaboracion y Control de Documentos y Registros. Pág. 8.

Tipo de Observación

Hallazgo

1.Serecomienda realizar elcontrol de revisión de laestructura documental del procedimiento, con la respectiva capacitación a los servidores publicas que

intervengan en el proceso, y verificar que ladocumentación del proceso sea publicada completa y adecuadamente. Loanterior asegurando que la

información no sea presentada en formatos obsoletos o no autorizados para suuso.

2.Se recomienda unificar y socializar entodas las áreas/servicios involucrados los formatos y demás documentación del proceso de Admisiones,

Recomendación

Autorizaciones y Facturación.

3. Serecomienda que lasiguiente normatividad sea tenida en cuenta en la actualización documental del proceso: Respuesta al derecho de petición

(consulta) con radicado No. 158416 del 16/10/2012 relacionado con la prescripción de facturas de prestación de servicios de salud radicadas por los

Hospitales de la Red Pública Distrital (Respondió laSecretaria deSalud a laGerente del Hospital Simón Bolívar 11 1 Nivel ESE),Estatuto Tributario, Resolución

5926 de2014, Ley 1438 de 2011, Circular Externa 010 de 2010, Resolución 1895 de 2002, Resolución 951 de 2002, Ley 1231 de 2008, entre otras.

Plan de Acción

1 y 3. Actualizar procedimientos y socializarlos con el personal de admisiones y autorizaciones.

2. Losformato están unificados, pero a la fecha están en revisión para formalización en calidad.

Fecha de remediación

lS-jun-1S

Responsable de la remediación

Subgerente Financiero, Lideres de Admisiones y Autorizaciones, Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas).

2

1. Dela muestra de 22 usuarios que ingresaron y seregistraron enAdmisiones, seevidencia que cinco (5) de ellos notienen diligenciado en sutotalidad el

formato FO-440-001 viso de Ingreso a Urgencias u Hospitalizado Los formatos corresponden a los pac ientes: A lonso José, García Yur i,

Observación

Ramírez Henry, y Vargas Jhon.

2. En el formato FO-440-001 Aviso de Ingreso a Urgencias u Hospi tal ización, se observa que fal ta di li genc iar los s iguien tes espac ios : fecha

de ingreso al servicio de urgenc ias , so lic itud de autor izac ión pa ra hospi tal izac ión, f irma y cargo de quien t rami ta. La Dra. Ivet te mani fies ta que:

sol ic itud de autorización para hospi ta lización (el espacio esta contemplado para numero de autorizacion ambulatoria si se requiere) .

Manual de Historias ClínicasGCI-MA-340-002.Numeral 6,10,1 Identificación del Usuario o módulo de admisiones. Enel hospital Simón Bolívar 11 1 nivel

Criterio

E.S.E.,los contenidos mínimos de este componente son datos personales de identificación de usuario: Apellidos y nombre completo, Estadocivil,

Documento de identidad, fecha de nacimiento, Edad, sexo, Ocupación, dirección y teléfono de domicilio, Lugar de residencia, Nombre y teléfono del

acompañante, nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, Según el caso, aseguradora y tipo de vinculación.


Hallazgo

Serecomienda identificar, analizar, avaluar

y

valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar por no diligenciar completa y adecuadamente los datos de

Recomendación

los usuarios: nombre completos, firma, hora de ingreso y los responsables del proceso de admisión, induyendo los controles preventivos necesarios para

asegurar que los datos del paciente al momento de suingreso sean debidamente diligenciados, dejando evidencia del control y definiendo los

responsables (cargo) del ingreso de los datos del paciente al sistema Hipócrates.

Plan de Acción

Retroalimentar al personal deadmisiones en cuanto al correcto diligenciamiento del los formatos y la implicacion de no firmar lagestion adelatanta.


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Dela muestra de 22 usuarios que ingresaron y seregistraron enAdmisiones, seobserva en un caso(Paciente: Yuri García) que no seencuentra

diligenciado ensu totalidad el formato FO-440-002 Hoja de Ingreso Admisiones y facturación. Losespacios sin diligenciar son: Documentos recibidos del

paciente hospitalizado y el campo funcionario e urgencias que entrega, nombre del acudiente responsable, teléfono, parentesco. LaDra. Ivette manifiesta

que: Estos campos sediligencian solo si el paciente estrasladado a piso. .

3 Observación


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1. GFS-PR-440-01Admisión y egreso del servicio de Urgencia

2. GSF-PR-440-17 Ingreso y egreso del paciente a cirugía ambulatoria

Criterio

3. Manual de Historias ClínicasGCI-MA-340-002.Numeral 6,10,1 Identificación del Usuario o módulo de admisiones. Enel hospital Simón Bolívar 11 1 nivel

E.S.E.,los contenidos mínimos de este componente son datos personales de identificación de usuario: Apellidos y nombre completo, Estado civil,

Documento de identidad, fecha de nacimiento, Edad, sexo, Ocupación, dirección y teléfono dedomicilio, Lugar de residencia, Nombre y teléfono del

acompañante, nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, Según el caso, aseguradora y tipo devinculación.

Tipo de Observación Hallazgo

Serecomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar por no diligenciar correctamente la información en el

Recomendación

formato FO-440-002 Hoja de Ingreso modulo de admisiones, incluyendo los controles preventivos necesarios para asegurar que los datos del paciente al

momento de su ingreso sean debidamente diligenciados, dejando evidencia del control y definiendo los responsables (cargo) del ingreso de los datos del

paciente al sistema Hipócrates.

Plan de Acción

Actualizar el formato FO-440-002 v6 y socializarlo con el presonal de admisiones y autorizaciones.


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Dela muestra de 22 usuarios que ingresaron y seregistraron en admisiones, seobserva que cuatro (4) de ellos no tiene diligenciado ensu totalidad el

formato FO-440-003 Traslado Interno de pacientes Admisiones y facturación. Losformatos corresponden a los pacientes: 1.Aviles María José, 2. Diaz

Salome, 3. Lugo Bibiana y 4. Roa DíazJuanJosé.

Observación Los espacios sin diligenciar son: Nombre funcionario y s ello de a dmisiones, Hora cama de origen, cama de d estino.

LaDra. Ivette López manifiesta qu el traslado interno de pacientes lo diligencia el área asistencial, despues setraslada a admisiones. Losasistenciales

trasladan pacientes sin diligenciar el formato o sin avisar a admisiones. Lacama de origen debe ser registrada por la parte asistencia, cama de destino

I

debe ser registrada por la parte asistencial .

1. GSF-PR-440-017 Ingreso y egreso del paciente Ambulatorio a cirugía programada

2. Manual de Historias Clínicas GCI-MA-340-002.Numeral 6,10,1 Identificación del Usuario o módulo de admisiones. Enel hospital Simón Bolívar 11 1 nivel

Criterio

E.S.E.,los contenidos mínimos de este componente son datos personales de identificación de usuario: Apellidos y nombre completo, Estado civil,

Documento de identidad, fecha de nacimiento, Edad, sexo, Ocupación, dirección y teléfono de domicilio, Lugar de residencia, Nombre y teléfono del

acompañante, nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, Según el caso, aseguradora y tipo devinculación.


Hallazgo

Serecomienda que seidentifiquen, analicen, evaluen y valoren los posibles riesgos que

puedan ocasionar por nodiligenciar correctamente la

información en el formato FO-440-003 y demás formatos del proceso, incluyendo los controles preventivos necesarios para asegurar que los datos del

Recomendación paciente al momento de su ingreso y/o egreso seandebidamente diligenciados, dejando evidencia del control y definiendo los responsables (cargo) del

cargue de los datos del paciente al sistema Hipócrates. Sesugiere que esta actividad serealice entre el dueño y responsables del Proceso GSF-

Admisiones, Autorizaciones y Facturación junto con el Lider de Urgencias, y losdemás lideres de servicio asistenciales que consideren pertinente.

Plan de Acción

1. Retroalimentar al personal de admisiones en cuanto aldiligenciaimento de nombre y firma del auxiliar que reqliza eltraslado en el sistema.

2. Oficiar alSugerente Cientifico sobre la necesidad de definir planes de mejoramiento necesarios para optimizar el proceso deAdmisiones.


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De la muestra seleccionada no se obtuvo evidencia del formato GSF-FO-440-00s Información Administrativa v1 ni del formato GSF-FO-440-006vO Listade

chequeo. Sin embargo, estos formatos están publicados en laIntranet dentro del proceso de Admisiones, Autorizaciones y Facturación. Según el Listado de

Observación

Maestro de Documentos y Registros, la última actualización deestos formatos fue enel año 2012.

LaDra. Ivette López manifiesta que: estos formatos no seutil izan por problemas decarencia de papel, y era para controlar latrazabilidad. Actualmente

estos formatos no sevan a utilizar por falta detiempo y por carencia de personal en facturación y asistencial. Con la historia clínica electrónica sepodría

volver a utilizar el formato .

Criterio

1. Manual de calidad. Código GMC-MA-160-001 Versión 9.Documento especifica el sistema de gestión de calidad de la Información.

2. NTD-SIG001:2011 Numeral 5.1 Procedimientos documentados y registros en el sistema integrado de gestión.


Hallazgo

1.Se recomienda evaluar el contenido de los formatos establecidos y verificar los controles en la lista dechequeo para la recepción de los documentos de

los usuarios al momento del ingreso modulo deadmisiones.

Recomendación

2.Se recomienda identificar, analizar, evaluar y valorar los riesgos que semitiguen mediante laaplicación de los controles contenidos enel GSF-FO-440-

006 vOLista dechequeo y en el formato GSF-FO-440-00s Información Administrativa, detal manera que haya un control alterno que supla el nodiligenciar

los formatos de controles establecidos.

Plan de Acción En la última revisión con C alidad, estos f ormatos fueron eliminados dado que no son necesarios.


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Dela muestra de 22 usuarios que ingresaron y seregistraron en el modulo deAdmisiones, seobserva que para todos ellos seencuentra impreso el

formato Hoja de Inscripción Ingreso generada por el sistema Hipócrates (Modulo Gris), pero noestán diligenciados totalmente los datos del paciente (Ej.

Nombre completo, dirección, teléfono, estado civil, nombre del acudiente,etc ...). Así mismo, falta diligenciar los campos: firma del paciente y admitido por.

Además, falta incluir la firma con nombre legible del responsable de sudiligencia miento.

Observación La Dra. Ivette López manifiesta que: al personal de admisiones se l es h ace f irmar a diario la h oja de ingreso del usuario, por lo que no f irman el f ormato

Hoja de Inscripción Ingreso, esimportante aclarar que la hoja impresa del sistema no esfirmada por el auxiliar de admisiones, dado que en laparte

inferior registra fecha, hora y usuario que realiza dicho movimiento en el sistema. encuanto a lafirma del paciente, noes factible, dado que el paciente no

esel que solicita el traslado interno, sino esunasolcitud del area asitencial, por lo que no sepuede garantizar que el paciente sediriga a la central de

admisiones a firmar documentacion. .

1. GSF-PR-440-001Admisión y egreso servicio de urgencias

2. Manual de Historias Clínicas GCI-MA-340-002.Numeral 6,10,1 Identificación del Usuario o módulo de admisiones. Enel hospital Simón Bolívar 11 1 nivel

Criterio

E.S.E.,los contenidos mínimos de este componente son datos personales de identificación de usuario: Apellidos y nombre completo, Estadocivil,

Documento de identidad, fecha de nacimiento, Edad, sexo, Ocupación, dirección y teléfono de domicilio, Lugar

de

residencia, Nombre y teléfono del

acompañante, nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, Segúnel caso, aseguradora y tipo de vinculación.


Hallazgo

1.Se recomienda evaluar el contenido de la Hoja de Inscripción de Ingresos generada desde el Sistema Hipócrates, de tal manera que lainformación

mínima necesaria este incluida.

Recomendación

2.Se recomienda identificar, analizar, evaluar y valorar los riesgos que semitiguen mediante la aplicación de los controles contenidos en la Hoja de

Inscripción de Ingreso generada por el sistema Hipócrates (Modulo Gris).

Plan de Acción

Consultar a la oficina de recursos de informacion sies factuble omitir dicho campo en elformato impreso del sistema.


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Dela muestra de 22 usuarios que ingresaron y seregistraron enel modulo deAdmisiones, seobserva que nueve (9) de ellos no tienen el soporte de

consulta de comprobador de derechos. Los pacientes son lossiguientes: 1. Alonso Chiguasugue José, 2. Sierra Gutiérrez Clarisa, 3. Pardo Mateus Rene,4.

Vargas Munevar Jhon, S. Ramirez ReyesHenry, 6. CasallasFernández Oiga, 7. Aviles María José, 8. Fagua Fagua Laura, 9. Lugo Monroy Bibiana.

Observación

LaDra. Ivette López manifiesta que: el hallazgo no aplica porque laevidencia decomprobador dederechos noestá anexa a la historia clinica. Nose

incluye en la historia clinica por el Manual de Historias Clinicas. Pero a partir del 14-Abr-2015 en reunion con laSubgerencia Cientifica encargada y los

auditories medicos seestablecio que el tramite administrativo debera quedar consignado en la historia clinica como anexo de acuerdo con la Resolución

1995 de 1998 Art. 11. LaSubgerencia Financiera no es responsable del archivo .

1.GSF-440-001. Admision y egreso servicios de urgencias. Actividad 3 Verificar derechos. Verificar si el usuario esta en régimen subsidiado o contributivo

Criterio

2. Resolución 4747 de 2008, Artículo 11. Verificación de derechos de los usuarios. Laverificación de derechos de los usuarios esel procedimiento por

mp'rlio del ~t J~1 ,p irlpJ1tifjr~ lapntirl~rl rpspnnqhlp tipl rrien n P In


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9

Enel correo enviado alárea deadmisiones el día 5 de abril de 2014 por la funcionaria Adela Romero Vargas de la Oficina de Planeación se comunica que

al generar los egresos del1 al14 de abril 2014 de Hospitalización y Urgencias seencontraron 75 pacientes mal egresados . Deigual manera, en elcorreo

enviado el día 25 de abril por la misma funcionaria secomunica que genero los egresos del 15al 24de abril y hay 53 Pacientes nuevamente para

modifica . Estainformación procesada con errores afecta lacalidad de la información utilizada y/o generada por las áreas de Facturación,Cartera, Glosas.

Observación

LaDra. Marcela Sánchez manifiesta que: este hallazgo serevisó junto con el Dr. Canopor lo que ya hay plan de mejoramiento. Tenemos como ejemplo

que en el casode ortopedia el hospital cuenta tanto pediatria como para adultos con el mismo especialista (ortopedista general) razon por lacual la

informacion que seconsigna corresponde a lo que seregistra en la evolucion o epicrisis y no sepuede modificar lacondicion de laespecialidad, esdecir si

el paciente pediatrico fue valorado por un ortopedista general no esfactible egresarlo por un ortopedista pediatrico toda vez que esa especialidad noesta

ofertado por el hospital. Esimportante aclarar que laactividad que realiza elfacturador esregistrar lainformación que reposa en lahistoria clinica. El

egreso lo realiza el facturador algenerar lafactura .

1. GSF-PR-440-001Admisión y egreso servicios de urgencias. Actividad 4 Ingresar datos al sistema Hipócrates

Criterio

2. GSF-PR-440-017Ingreso y egreso del paciente ambulatorio a cirugía programada. Actividad 9 Ingresar Datos al sistema Hipócrates

3. GSF-PR-440-008Actividad 4 Verificar la información. Verificar nuevamente los datos ingresados alsistema de información, de tal manera que no existan

inconsistencia en la información.


Hallazgo

1.Serecomienda especificar, documentar y ejecutar los controles preventivos para el ingreso de la información del paciente alsistema Hipócrates, y de la

revisión y aprobación por parte de los servidores publicos responsables del proceso de admisiones.

2.Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que sepuedan ocasionar por ingresar información incorrecta al modulo de

Recomendación

admisiones.

3. Serecomienda revisar y actualizar el procedimiento deAdmisiones y EgresosServicios de Urgencias considerando los controles preventivos que se

definan y estableciendo una adecuada segregación defunciones en cuanto 3.1. Funciones de ingreso de datos del paciente alsistema Hipócrates (Ej:

Nombre completo, dirección, teléfono, datos del acudiente, régimen al cual pertenece, subsidiado, contributivo,etc ..), definiendo el cargo responsable de

[generación e ingreso de esta información y de los controles de revisión y corrección.

Plan de Acción

1. Losplanes de mejoramiento de la revisión realizada con el Dr. Canose les debe hacer seguimiento por quienes corresponda y con Planeación.

2 y 3. Socializar laadecuada manera de digitar lo que seregistra en lahistoria clinica con el presonal de admisiones y facturación.


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Subgerente Cientifico, Lideres de admisiones y facturación, Jefe de Planeación.

10 Observación

Adicionalmente la Dra. Marcela Sánchez manifiesta que: el paquete completo que sustenta cadafactura deventa esenviado por el facturador alárea de

Radicacion directamente para ser radicado ante las entidades de salud, a partir de Mar-2015 sedeja copia origina de lafactura deventa de servicios sin

soportes. Enel momento que serealizó laauditoria el requerimiento era que lafactura original estuviera con los soportes de laatención custodiada por el

hospital .

Dela muestra de 29facturas deventa seleccionadas, no seevidencia la tactura deventa original generada por el sistema Hipocrates donde sedeje

evidencia de la aceptación de la factura por parte del paciente y/o deudor. Estopresenta un incumplimineto de la Ley 1438 de 2011, Art. 50 Paragrafo 10

Lafacturación de las Entidades Promotoras de Salud

y

lasInstituciones Prestadoras de Saluddeberá ajustarse en todos losaspectos a los requisitos fijados

por el Estatuto Tributario y la Ley 1231 de 2008.


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1. Ley 1438 de 2011, Art. 50 Paragrafo 1· Lafacturación de las Entidades Promotoras deSaludy las Instituciones Prestadoras deSaluddeberá ajustarse en

todos los aspectos a los requisitos fijados por el Estatuto Tributario y la Ley 1231 de 2008.

2. Ley 1231 de 2008, Art. l

u•••

EIemisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de lafactura. Paratodos los efectos legales

derivados del carácter detí tu lo valor de la factura, e lorig inal f irmado por e lemisor y e lobl igado, serátí tu lo valor negociable por endoso por e lemisor y lo

deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias sele entregará alobligado y la otra quedará en poder del emisor, para

susregistros contables ...

3. Respuesta alderecho de petición (consulta) con radicado No. 158416 del 16/10/2012 relacionado con laprescripción de facturas de prestación de

servicios desalud radicadas por los Hospitales de la Red Pública Distrital. Respondió laSecretaria deSalud a laGerente del Hospital Simón Bolívar 11 1 Nivel

ESE.

Criterio

4. Régimen decontabilidad publica. Numeral 9 Norma técnica decontabilidad. Literal 9.2.5 Exhibición de soportes, comprobantes y libros de contabilidad.

Numeral 354.Toda la documentación contable que constituya evidencia de lastransacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad contable

pública debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las entidades

que lo requieran.

5. Régimen de contabilidad publica. Numeral 9 Norma técnica de contabilidad. Literal 9.2.4 Tenencia, conservación y custodia de los soportes

comprobante y libros de contabilidad. Numeral 350. latenencia, lacustodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad esde la

responsabilidad del representante legal o quien haga susveces, el cual podrá designar mediante acto administrativo, esta responsabilidad.

6. Resolución 357 de 2008. Numeral 3,7 Soportes documentales. Latotalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable publica deben estar

respaldadas

endocumentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.


Hallazgo

1.Se recomienda definir y documentar controles preventivos de manejo documental, dejando evidencia que soporte cada fasey control del proceso.

2.Se recomienda ldentlficar, analizar, valorar y evaluar los posibles riesgos que se puedan generar por tener insuficntc registro documental que soporte

cadavalor facturado y por incumplimiento normativo (Ley1438 de 2011, Estatuto Tributario y Ley 1231 de 2008).

3. Serecomienda revisar y actualizar los procedimientos de Facturación considerando los controles preventivos que sedefinan y estableciendo una

Recomendación

adecuada segregación de funciones en cuanto al manejo de la documentación que soporte las transacciones que se presenten en los estados financieros.

4. Serecomienda seguir los parámetros establecidos en la Resolución interna 0071 de 2014 Art. 2: Realizar seguimiento semanal a las facturas generadas.

Al iniciar laradicación sedebe solicitar a los facturadores la entrega de las facturas causadasen el mes, no obstante las facturas del mes vencido debe

estar entregada a lacentral de cuentas ensu totalidad, espreciso anotar que cada área deberá realizar todas las actividades tendientes al mejoramiento al

fin acatar el presente acto administrativo.

1. Respecto a la primera recomendación, laSubgerencia Financiera no sesupedita al trabajo o cronograma del Grupo Funcional de Gestión Documental

respecto a TRD.

Plan de Acción 2. Revisión de Mapa de R iesgos con l a Oficina Asesora de P laneación.

3. Los procedimientos están en proceso de actualización con GFCalidad.

4.Socialización y dar cumplimiento a la resolución 0071.


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Responsable de laremediación Subgerente Financiero, L ideres deAdmisiones y Autorizaciones, Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas).

11 Observación

Seobserva acta de conciliación entre el grupo funcional de contabilidad y facturacion con corte a 31de marzo, donde seevidencia que seencuentra

firmada por elgrupo funcional de contabilidad, por los servidores públicos Nelson Pérez y Ginna Paola Aguilera, sin incuir firma de los servidores públicos

responsables de Facturacion.

LaDra. Marcela Sánchez manifiesta que: no seobliga a firmar actas a los contratistas. A partir de este hallazgo seestán firmando las conciliaciones .


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1. Plande salvamento vigencia 2013. Enel desarrollo del acta reunión/comité del 14/11/2013, el Dr. Sopo informa que el propósito del plan desalvamento

esdepurar, conciliar y ajustar las cifras registradas en los estados financieros de la entidad detal manera que los saldos reflejen la realidad económica,

cuya fecha limite de cumplimiento del Plande Salvamento esdel 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabilidad, en laque deberán

intervenir todas las áreas administrativas y financieras que interactúan en el proceso financiero, dejando como salvedad que aquellos responsables de la

Criterio

información financiera que no cumplan con el plan de salvamento se enviarán para disciplinarios.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN:...Deben documentarse laspolíticas y demás prácticas contables que sehan

implementado en elente público y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.

3. Plan General de la Contabilidad Publica CGN: Manual de procedimientos libro

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Ingresos 4312. Servicios de salud. Dinámica. Sedebita con: Elvalor de

la cancelación desu saldo al cierre del periodo contable, seacredita

con: el valor de los ingresos causados por los diferentes servicios


Hallazgo

1. Serecomienda definir, documentar y ejecutar loscontroles preventivos de conciliación de la información contable con la respectiva identificación,

análisis y acción correctiva delaspartidas conciliatorias que segeneren, asignando las responsabilidades (cargo) a que haya lugar. Loanterior con la

finalidad de asegurar que lainformación presentada en los estados financieros y en libros oficiales sea confiable, pertinente, comparable, comprensible y

Recomendación

útil.

2.Sesugiere que secontrole el cumplimiento de las directrices emanadas por laGerencia y/o Subgerencias.

3. Serecomienda identificar, analizar, valorar y evaluar los posibles riesgos que sepuedan generar por asignar la responsabilidad completa o parcial de los

procesos a personal contratado por prestación de servicios, considerando que la consecuencia del riesgo puede ser la ruptura en lacadena de mando en

un proceso tan importante como lo esla facturación.

Plan de Acción

1y 2.Se hace laconciliación y sefirma por las partes, y el seguimiento a las partidas conciliatorias serealiza con Contabilirlad.

3. Hay un responsable que esel Subgerente Financiero y Comercial, por lo que no aplica el riesgo por ser esta lacondicion del hospital.

Permanente, rnansucl.

F E C hó d e mediacíón

Responsable dela remediación Subgerente Financiero, l ideres de Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas)y Contabi lidad.


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1. No seobserva evidencia de conciliación entre lainformación generada por el área de Facturación y el área de radicación. LaDra. Marcela Sánchez

manifiesta que: la conciliación no está por procedimiento, sino que hay puntos de control para la entrega de facturas. Radicación entrega un listado por

usuario informando las facturas que no seentregan. Esteseguimiento eshecho por la Lider de Facturación, quien genera un nuevo listado que esfirmado

por Radicación .

2. Enel acta del 14de noviembre de 2013 del Comité Técnico deSostenibilidad Financiera con Tema Plan de Salvamento vigencia 2013 , la Dra. Marcela

Sánchez - Líder defacturación- informa que son varias las actividades que desde allí deben adelantarse para erradicar los factores determinantes en la

consistencia de lafacturación y hechos como el manejo de lafacturación anulada, las obligaciones que se registran en el sistema de información

Hipócrates por concepto de anticipo de pacientes, anulación de facturas, manejo sobre el concepto de ambulancias, conceptos de facturación que no

tienen correlación con los costos de producción y genera inconsistencias al momento de validar estados financieros. Así mismo, manifiesta que algunas de

las inconsistencias son generadas por procedimiento erróneos originados en otra dependencias.

Observación

3. Enel informe rcafacusu generado por el sistema Hipócrates, setomo una muestra de 5 empresas donde seevidencia que hay 583 facturas deventas

anuladas del periodo comprendido entre el

deenero al30 deabril de 2014, seanexa información:

Enero Febrero Marzo Abril

Numero de Numero de

N umero d e

Total

Numero de facturas d e facturas de facturas de

n umero d e

facturas de venta venta venta

factu ras

Entidad venta anuladas Valor anuladas Valor anuladas

Valor

anuladas

Valor anuladas

valor

Convida 26 32.378.922 24

13.571.307

20

20.058.530 2

459.318 72

66.468.077

Saludcapi tal salud 173 171.133.557

6

565.800

130

60.038.356 23

21.604.775 332

253.342.488

Saludvida SAEPS 17

76.810.417

1 14.200

4 6.831.611 7

8.462.075

29

92.118.303

Fondo Financiero Distrital 119

99.420.378

3

121.670 8

2.977.005

16

6.583.223 146

109.102.276

Saludcoop

1 17.160 1 123.640 1 22.163.566 1 22.163.566 4 44.467.932

Totales 336

379.760.434

35

14.396.617 163

112.069.068 49 59.272.957 583

565.499.076

.~

1. Plande salvamento vigencia 2013. Enel desarrollo del acta reunión/comité del 14/11/2013, el Dr. Sopo informa que el propósito del plan desalvamento

esdepurar, conciliar y ajustar las cifras registradas en los estados financieros de laentidad detal manera que los saldos reflejen la realidad económica,

cuya fecha limite de cumplimiento del Plande Salvamento esdel 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabilidad, en laque deberán

intervenir todas las áreas administrativas y financieras que interactúan en el proceso financiero, dejando como salvedad que aquellos responsables dela

Criterio

información financiera que no cumplan con el plan de salvamento seenviarán para disciplinarios.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN:...Deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que sehan

implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.

3. GSF-PR-440-020Actividad 3. Facturar el servicio

4. Manual de procedimientos Libro 11 Ingresos 4312. Servicios desalud. Dinámica. Sedebita con: Elvalor de la cancelación de susaldo alcierre del periodo

contable, seacredita con: el valor de los ingresos causados por los diferentes servicios


1.Se recomienda definir, documentar y ejecutar los controles preventivos de conciliación de la información contable con la respectiva identificación,

analisis y acción correctiva de las partidas conciliatorias que segeneren. Loanterior con lafinalidad deasegurar que la información presentada en los

estados financieros y en libros oficiales sea confiable, pertinente, comparable, comprensible y útil.

Recomendación

2. Sesugiere que secontrole el cumplimiento de las directrices emanadas por la Gerencia y/o Subgerencias.

3.Se recomienda actualizar el procedimiento de Admisiones considerando los controles preventivos defidos y estableciendo una adecuada segregación de

funciones en cuanto a:

3.1. Facturadores que conozcan las normas y los procedimientos para facturar los servicios prestados, etc...

3.2 Funciones desoportar cada factura y enviarla a radicación dentro del tiempo establecido.

Plan de Acción

Cuando seanulan facturas por causasexternas sesolicita sustentacion del motivo de anulación por escrito al asistencial para tener elsoporte. No aporta

valor hacer analisis de indicadores, se maneja desde glosas. Lasfactura son reemplazadas y se leshace trazabildad desde el sistema de informacion.


N/A.


10/12


IN A

13

2. Mensualmente se presentan múltiples casos de errores o inconsistencias en la información de RIPS- Registro Individual de Prestación de Servicios de

Salud-. Estecontrol de revisión de RIPSy el respectivo reporte esrealizado por Omar Sánchez - Profesional Universitario - RIPS. Sin embargo, no se

presenta mejora continua respecto al registro mensual de los reportes, lo que significa que el control no esefectivo.

3. Enel mapa de riesgos, solamente hay un riesgo de cumplimiento de reporte de los RIPS:HSP-R-6 Incumplimiento en rendición informes internos y

externos, ejecución de auto evaluación programada, reporte y análisis de indicadores: Deacuerdo a requerimiento de instancia superior tanto interna

como externa . Esteriesgo esta identificado en el proceso de Hospitalización, en elque no sedescribe un control especifico de RIP,y como acción de

mitigación está: Hacer seguimiento de registro de datos rips, Realizarcierre defacturación, con retroalimentación en casode errores y Realizar informes

de indicadores de manera oportuna.

LaDra. Marcela Sanches manifiesta que: el sistema esta parametrizado con los codigos CUPSpero: esimportante tener en cuenta que en el proceso de

parametrizacion seremitio a lasubgerencia cientifica la homologacion de los codigos para la revision por cada especialidad de lo cual no seobtuvo

retroalimentacion y se realizo la parametrizacion a criterio dellider del modulo defacturacion de su momento, razon por la cual se han presentado

algunas inconsistencias en la homologacion de codigos CUPS,por otra parte se homologaron codigos CUPSpara aquellos procedimientos que no registran

en el manual tarifario SOATDecreto 2423 de 1996 Tarifas 2015 (institucionales) para locual existe una resolución donde seestablece latarifa.

Observación

1. Dela muestra de 29facturas deventas generadas por el sistema Hipócrates modulo Facturación, seevidencia archivado el Registro Individual de

prestación de servicios de salud RIPSen lahistoria clínica. Sin embargo, no seobserva archivada esta información en el área de Facturación, de acuerdo a

lo establecido enel Manual de Historias Clínicas: deberán ser entregados a los facturadores de cadaservicio quienes lo conservaran en un archivo.

LaDra. Marcela Sánchez manifiesta que: RIPSes responsabilidad de los asistenciales y a partir de 2014 secontrola con copia de RIPSpara realizar su

tramite. No sesocializó Manual de Historia Clínica con administrativos ya que los RIPSno tienen orden, y cuando los facturadores los registran,

posteriormente cambian. Elhallazgo no aplica porque lacustodia de los RIPSesde los asistenciales y esanexo a la historia clinica. A partir del 14-Abr-2015

en reunion con laSubgerencia Cientifica encargada y los auditories medicas seestablecio que el tramite administrativo debera quedar consignado en la

historia clinica como anexo deacuerdo con la Resolución 1995 de 1998 Art. 11. LaSubgerencia Financiera no esresponsable del archiv .


Hallazgo

Criterio

1. GSF-PR-001Registro Individual de prestacion de servicios de salud (RIP5)

2. Manual de Historias ClínicasNumeral 6.10.4.3. Numeración y/o foliación consecutiva del historia Clínica Procedimiento Numeral 14. Los RIPSno hacen

parte de la historia clínica, sedebe retirar siya están digitados y de ninguna manera sefoliaran deberán ser entregados a los facturadores de cadaservicio

quienes lo conservaran en un archivo

3. Resolución 951 de 2012 Presentación Obligatoria de RIP5.Art. 3. LasIP5y EAPBque incumplan con el reporte de los RIPS,deben ser objeto de

investigación por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, a fin de establecer su responsabilidad

y

aplicar las sanciones si a ello hubiere lugar. La

Superintendencia Nacional de Salud controlará el envío de la información RIPSde acuerdo con los reportes enviados por las IPSo entes territoriales a las

EAPBy por estas al Ministerio deSalud en forma mensual.

4. Circular Externa 010 de 2010 SOS.Responsabilidad en la presentación de los reportes RIPS.

5. Resolución 3374 de 2000. Art. 9' Proceso informático en los prestadores de servicios de salud.

Recomendación

1.Serecomienda dejar evidencia de lacapacitación y medición de adherencia a los procedimientos, manuales y demás documentación del Hospital donde

se incluya:

1.1. Controles del Proceso deAdmisiones, Autorizaciones y Facturación,

1.2. Correcto diligencia miento y reporte de RIPStanto de personal asistencial como de laSubgerencia Financiera y Comercial.

Conbase en esta adherencia, se recomienda que segeneren los planes de mejoramiento necesarios para asegurar el entendimiento y correcta

implementación de las directrices dadas a los servidores públicos que intervienen en el proceso.

2. Evaluar la posibilidad de definir como transversal el riesgo HSP-R-6 Incumplimiento en rendición informes internos y externos, ejecución de auto

evaluación programada, reporte y análisis de indicadores: Deacuerdo a requerimiento de instancia superior tanto interna como externa . Así mismo, se

recomienda que este riesgo seaanalizado, gestionado y evaluado definiendo losresponsables de cada control.


11/12

1. Solicitar a Talento Humano capacitación de RIPSAal personal asistencial.

Plan de Acción

2. Ir actualizando las inconsistencias que sedetectan y actualmente seesta trabajando la implementación del nuevo sistema.

3. Revisar Mapa de Riesgo.


15-jun-15


Subgerente Financiero, Lideres deAdmisiones y Autorizaciones, Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas).

15

Del archivo de relación de personal que realiza actividades de Facturación en elperiodo comprendido del1 de enero de 2014 al30 septiembre de 2014,

observamos que surotación esdel 59% aproximadamente lo que puede materializar el riesgo de Falta de conocimiento y aplicación de la Normatividad

por personal que ingresa sin experiencia a la institución e insuficiencia de personal :

~ - - - - - -P-ers-o-nai e ia-ctu-r~éiÓñdé eñ~;o- á l 3 0 d e -sePtié~bre- d é i 1 4 ;

Facturado res Facturadores

r~Ufllero id1..tu dÚor~:..

4U .dl ieron en

que ent raron en '

Meses

el mes

por mes el s

'enero 3E

Observación

'febrero

34 S

l

marao

38

3

7

'abril

36 2

O

.rnavo

38 6

8,

,junio

39 2

3,

:julio 39 1

1

agosto

36

4

1:

'septiembre 39 O

3

'Total facturadores

24

S~

l

Ley 2000 de 2012 ítem 4.Contratacion directa. Lamodalidad de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:(...) h) para a

prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión( ...) .

Criterio

2. Mapa de riesgos Gestión de lasostenibilidad financiera GSF-R-9:Descripción: Falta de conocimiento y aplicación de la Normatividad por personas que

ingresa sin experiencia a la institución e insuficiencia de personal. Causa:Rotación de contratistas en los puestos detrabajo de las áreas de admisiones y

autorizaciones ...


Oportunidad de Mejora

-- ----

1. Del personal que ingresa al Grupo Funcional de Facturación, al momento desu ingreso serecomienda dejar evidencia de lacapacitación y medición de

adherencia a losprocedimientos, manuales y demás documentación del Hospital donde se incluya:

Recomendación

1.1. Controles del Proceso de Admisiones, Autorizaciones y Facturación,

1.2. Correcto diligencia miento y reporte de RIPStanto de personal asistencial como de la Subgerencia Financiera y Comercial.

2.Se recomienda realizar una entrevista de retiro de los servidores públicos con lafinalidad de identificar la causa exacta del retiro, y establecer un plan de

mejoramiento que contemple las acciones preventivas necesarias para disminuir la rotación del personal.

1.Se haceexamen de conocimientos de la normatividad vigente en salud al ingreso del personal y capacitación en el puesto de trabajo. Despues de la

Plan de Acción

actualización de la documentación del proceso serealizará la socialización y medición de adherencia.

2. Lacausade retiro espor mejores oportunidades laborales (contrato prestacion de servios vscontrato laboral), por lo que no esnecesario hacer plan de

accion respecto a recomendación 2.


1) 2015/Jun/15 socializacion y medicion de adherencia 15-Nov-2015.



16 Observación

No seevidencia cronograma decapacitación 2013 - 2014 de actualización normativa por la Contaduría General de la Nación, sobre los cambios de cobro

de servicios, actualizaciones tributarias aplicables a ESEs,actualización de CUPS, entre otros, donde se involucre a todas lasáreas responsables del

proceso. LaDra. Marcela Sánchez manifiesta que: esa capacitación la realizó Costos la de codigos CUPS .


12/12

1. Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 3.13. Actualización permanente y continuada ...Losfuncionarios de lasentidades deben estar

informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarrolla laContaduría General de la Nación, envirtud del plan anual de

Criterio

capacitación, con el objetivo de participar activamente en los eventos que serealizan.

Los responsables directos del procesamiento de lainformación contable en las entidades tienen el deber desolicitar conceptos técnico contables a la

Contaduría General de la Nación cuando no setenga claridad respecto de laaplicación de normas contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

2. Demás normatividad incluida como criterio en esta acta.


Serecomienda establecer uncontrol preventivo de capacitación al personal de las áreas de laSubgerencia Financiera con laContaduría General de Nación,

Recomendación

DIAN, Hacienda, etc. Por lo anterior, sesugiere que sesolicite a Talento Humano que adelante las acciones a que haya lugar para lograr que segeneren

estos espacios de actualización externo, mediante convenios existentes o por solicitud directa con losórganos rectores.

Plan de Acción

Revisar la posibilidad deincluir a personal de por prestacion deservicios en los programas de capacitacion y/o actualización atraves del área deTalento

Humano.


15-jun-15

ReSjl_onsablede la remediación

Subgerente Financiero, Líderes de Admisiones y Autorizaciones, Facturación, Cartera y Cuentas medicas (Glosas).

Lossiguientes firman enseñal de revisión, compromiso y aprobación de lo contenido enel acta:

Firma del Dueño del Proceso

Los siguientes firman en señal deentrega de los r sultados de a auditoria:

Firma de Auditores

Firma deJefe OGPA

Auditoria Sostenibilidad Financiera Septiembre 2014

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