Auditorias de Calidad

Tema 6 - Control de Calidad 1

Auditorias y Registros de Empresa

0 Conceptos previos.

1 ¿Qué es una auditoría de calidad?

2 Tipos de Auditorías

3 Objetivos de la Auditoría

4 Cualificación de los auditores.

5 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores.

6 ¿Cómo auditar?


6.0 - Conceptos Previos Control de la Calidad: Técnicas y

actividades de carácter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad.

Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza óptima de que una entidad cumplirá requisitos para la calidad.

Gestión de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la política de la calidad, responsabilidad de la dirección.

Calidad total: Forma de gestión de una organización, basado en la coordinación y participación de todos sus miembros para la calidad. Calidad: Conjunto de

características de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas.

Evolución de la Calidad

Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la calidad.


6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de Calidad?

¿Quién está implicado?

AUDITOR Una persona calificada para planear y conducir auditorías de acuerdo a un estándar y este estándar puede ser usado como referencia a una o más auditorias.

CLIENTELa organización que requiere la auditoría, para que esta se lleve a cabo y así obtener seguridad en la calidad.

AUDITADOLa organización que es auditada; esta puede ser una organización completa o una parte de la misma.

Definición: Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas para alcanzar los objetivos de calidad.


Externas de Clientes

de Certificación

Internas

6.2 - Tipos de Auditorías

AuditoríasAuditorías

- Realizadas por personal de

la organización pero que

no tiene relación directa

con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organización.- Satisface a clientes y a inversores.- Se realizan generalmente para el control o restauración

de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros

pueden verse afectados.


Auditoria Interna Auditoria de Cliente Auditoria deCertificación

Proporcionan confianza externa

Proporcionan confianza interna

Mejora de los procesos

Mejora del Sistema de Calidad

Las auditorias internas se programan en función de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria externa.

Tipos de Auditorías


6.3 - Objetivos de las Auditorías

Determinar la conformidad o no de los elementos del SC con los requisitos observados.

Determinar la eficacia del SC implantado para alcanzar los objetivos.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SC.

Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

Permitir la inscripción del SC del organismo auditado en un registro.

Objetivos de las Auditorias

Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales.

Verificar en el organismo, que su SC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado.

Verificar que, en una relación contractual, el SC del suministrador es eficiente.

Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su SC con relación a una norma de SC.

Razones para realizar una Auditoria


6.4 - Cualificación de los Auditores

Cualidades Personales

Formación y experiencia

Mantenimiento de la aptitud

Personas abiertas, maduras, con sentido común, tenacidad, realistas y con capacidad

de análisis.Aptitud para ver las situaciones complejasdesde un punto de vista general y con espíritu cooperativo y comunicativo.

Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, técnicas de evaluación de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 años de experiencia practica (aseguramiento de la calidad).

Estar al día en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los métodos y procedimientos de las auditorias.

Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.


Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicación y gestión del equipo.

6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

Responsabilidades Funciones

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o

auditores. Del auditado.

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o

auditores. El auditado es elemento

pasivo y no realiza ninguna función.


Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

AUDITOR JEFE

Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría .

Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SC. Dar instrucciones al equipo auditor.

Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso de la auditoría.

Funciones

Responsabilidades


Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores

AUDITORES

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones.

Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las

responsabilidades asignadas.

Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria. Respetar la deontología profesional.

Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado.

Funciones

Responsabilidades


Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

AUDITADO Informar al personal afectado sobre el objeto

y finalidad de la auditoría; designar a los mandos de su personal para que acompañen al equipo auditor.

Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría.

Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.

Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría.

Responsabilidades


6.6 - ¿Cómo auditar?

Revisión preliminar del SC auditado-Si el SC no es el adecuado conviene no continuar con la auditoría.-Base para preparar la auditoría y juzgar el SC auditado.

Tareas del equipo auditor-Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos del SC. Esta asignación será hecha por el auditor jefe.

Documentos de trabajo

- Listas de verificación para cada elemento del SC. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias.

Plan de la auditoría

- Conocido con antelación.- Flexible para permitir cambios durante la auditoría. -Debe incluir: objetivos, identidadesdel equipo auditor, fecha y lugar dela auditoría, áreas a auditar...

PREPARACIÓNDE LA AUDITORIA


¿Cómo auditar?

Reunión inicial- Presentación del equipo auditor y de un resumen de métodos y procedimientos a utilizar.- Confirmar el horario de reunionesintermedias y final, y la disponibilidad de medios e instalacio-nes que se precisen.

Observaciones de la auditoría- Documentar todas las observa-ciones y determinar las que deben considerarse no conformidades.- Las no conformidades debenreferenciar los requisitos que se Incumplen.

Recogida de evidencias- A través de entrevistas, examen de documentos y observación delas áreas afectadas.- Anotar los indicios de no conformidad para su posterior investigación.. Reunión final con el auditado - Presentar: las observaciones dela auditoría a la dirección del auditado y asegurarse de su comprensión; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC.-Levantar acta de esta reunión.

EJECUCIÓNDE LA AUDITORIA


¿Cómo auditar?

Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los

hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras.

En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla.

Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe...

Informe de la Auditoría


¿Cómo auditar?

Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones.

Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.

Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación.

Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor.

Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación.

Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...

Recomendacionespracticas

Comportamiento del auditor


¿Cómo auditar?

¿NECESITA INSTRUCCIONES

ESCRITAS?

¿CONFORME INSTRUCCIONES?

Conforme

NO CONFORME

¿EXISTEN?

NO CONFORME O

NO ADAPTADA

¿ALCANZA OBJETIVOS?

PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA

Tarea Examinada

CONFORME

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI


Auditorías

Existen procedimientos?Se trabaja de acuerdo a esos procedimientos?Las actividades ayudas a cumplir con los objetivos?

www.youtube.com/watch?v=azWjLrwc7PI

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