La La CERTIFICACIÓN es un reconocimiento formal de que una persona u organización cumple los REQUISITOS (exigencias) de un reglamento o una norma.Es un testimonio de que hay suficientes evidencias de que la organización tiene la CAPACIDAD para cumplir exigencias establecidas. La certificación es otorgada por organismos certificadores.

La ACREDITACIÓN es un reconocimiento documentado que demuestra la capacidad para cumplir requisitos, pero además que la organización o persona es TÉCNICAMENTE IDÓNEA para ciertas actividades.

La acreditación demuestra la COMPETENCIA de conocimientos.

Ambos reconocimientos requieren de un examen especializado: LA AUDITORÍA.

CONSIDERACIONES BASICAS

NORMA.NORMA. Especificación técnica u otro documento accesible a las personas, establecido con la cooperación y con el consenso o la aprobación general de todas las partes interesadas, basados en los resultados conjuntos de la ciencia, la tecnología y la experiencia, que tiene por objeto el beneficio óptimo de los interesados.

REGLAMENTO. REGLAMENTO. Documento de carácter obligatorio que contiene disposiciones legislativas, reglamentarias o administrativas y que ha sido adoptado y publicado por un organismo sea publico o privado.

Control.Control. Verificación del cumplimiento de normas establecidas; está relacionada con las personas.

Supervisión.Supervisión.Verificación del cumplimiento de Procedimientos; está relacionado con los procesos.

Inspección.Inspección. Conformidad por medio de la observación y dictamen acompañado, si es pertinente con medición, ensayo/prueba o comparación con patrones pre establecidos.

Proceso sistemático, independiente y documentado que se realiza para obtener y evaluar evidencias de manera objetiva, y determinar hasta que punto se cumplen las políticas, objetivos, normas y reglamentos de la Empresa.

DE GESTION.DE GESTION.Examina la situación, fortalezas y debilidades, Políticas, objetivos, estrategias, programas, etc.

TÉCNICA.TÉCNICA.Examina procedimientos, procesos especializados, es la Inspección Técnica de Riesgos de Seguridad.

• Determinar la conformidad o no conformidad

del sistema integral de Seguridad (estrategia,

estructura, cultura y procesos).

• Determinar la efectividad del sistema de

gestión para lograr los objetivos establecidos

(estrategia).

• Evaluar la necesidad de mejoramiento o

corrección de los aspectos técnicos de

Seguridad (estructura).

• Proveer al auditado la oportunidad de

mejorar su sistema de Seguridad.

• Satisfacer requisitos reglamentarios.

• Permitir la incorporación al sistema

integral de Seguridad, de la organización

auditada.

EL AUDITOR. Persona o equipo de personas con la competencia necesaria para llevar a cabo una auditoría.

EL AUDITADO. Persona u organización que es auditada

Normalizándola.

Reglamentándola.

Estrategia

Estructura

Cultura

Procesos

Recursos

AUDITORÍA DE

SEGURIDAD

Uno o más auditores que conforman el equipo auditor.

• Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor líder.

• El equipo auditor puede incluir auditores de formación y cuando sea necesario, expertos técnicos.

• Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo.

Asociado a los

auditores

1. Conducta ética

2. Imparcialidad

3. Independencia

4. Evidencia

“CONDUCTA ÉTICA”

La integridad, confianza, confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoria de Seguridad.

“CONDUCTA ÉTICA”

La integridad, confianza, confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoria de Seguridad.

“ IMPARCIALIDAD”

Los hallazgos, conclusiones y mejoras de la auditoría deben reflejar con exactitud las evidencias de la auditoria de Seguridad.

“ IMPARCIALIDAD”

Los hallazgos, conclusiones y mejoras de la auditoría deben reflejar con exactitud las evidencias de la auditoria de Seguridad.

“INDEPENDENCIA”

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Sus conclusiones y mejoras están basadas solo en evidencias.

“INDEPENDENCIA”

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Sus conclusiones y mejoras están basadas solo en evidencias.

“EVIDENCIA”

La evidencia en la auditoría de seguridad es verificable. Está basada en muestras de la información obtenida.

“EVIDENCIA”

La evidencia en la auditoría de seguridad es verificable. Está basada en muestras de la información obtenida.

METODOLOGÍA PARA AUDITAR

Programa de auditoria. Plan de auditoria. Actividades de auditoria:

* Inicio de la auditoría* Revisión documentaria* Preparación de actividades y visita* Realización de la auditoría in situ.* Preparación, aprobación y distribución del informe.* Termino de la auditoria.* Seguimiento.

Conjunto de una o más auditorias Conjunto de una o más auditorias

planificadas para un período de planificadas para un período de

tiempo específico y dirigidas para tiempo específico y dirigidas para

un propósito específico.un propósito específico.

Conjunto de una o más auditorias Conjunto de una o más auditorias

planificadas para un período de planificadas para un período de

tiempo específico y dirigidas para tiempo específico y dirigidas para

un propósito específico.un propósito específico.

Mediante.

• Objetivos

• Extensión

• Responsabilidades

• Recursos

• Procedimientos

Asegurar que los objetivos se cumplan y

definir

indicadores de desempeño que midan:

Aptitud de auditores para implementar el

PA. Conformidad con los PA y calendarios

establecidos. La retroalimentación de los involucrados. El tiempo tomado para cerrar las acciones

correctivas y de mejoras.

Descripción de preparativos y

actividades que se deben de ejecutar

in situ.

EL PLAN DE AUDITORIA

Preparación del plan de auditoria.

Lo prepara el auditor responsable. Los detalles del plan debe reflejar el

campo de aplicación y la complejidad de la auditoria.

Hacerlo flexible para permitir cambios eventuales y/o no programados.

EL PLAN DE AUDITORIAContenido

• Objetivo y alcance• Criterios y documentos de referencia• Lugares y fechas de auditoria• Tiempo de cada actividad• Cronograma de actividades• Funciones y responsabilidades de los

miembros del equipo.• Identificación de recursos necesarios.• Identificación del representante del auditado• Logística• Requerimientos de confidencialidad.

Actividades de Auditoria

Inicio de la auditoria

Preparación de las actividades de auditoría In Situ

Revisión documentaria

Realización de la auditoria In Situ

Preparación, aprobación y distribución del informe

Termino de la auditoria

Seguimiento

Inicio de la auditoría

• Designación del auditor responsable

• Definición de objetivos

• Definición del alcance

• Definición de criterios de auditoria

• Determinación de la viabilidad de la auditoria

• Establecimiento del equipo auditor

• Establecimiento de los contactos iniciales

con el auditado

Revisión de documentos

• Determinar la conformidad del sistema según documentación. (incluir documentación y registros relevantes e informes de auditorias anteriores si las hubiera).

• Realizar visita preliminar al lugar.

• Informar al cliente cuando sea necesario que la documentación es insuficiente o contiene deficiencias en la información solicitada.

Preparación de las actividades de visita

al emplazamiento Preparación del plan de

auditoria.

Asignación de los trabajos al equipo de auditores.

Preparación de los documentos de trabajo.

Realización de la auditoria Reunión inicial Comunicación durante la auditoria El rol de Guías y Observadores Recopilación y verificación de la

información Verificación de fuentes de

información Generación de hallazgos de auditoria Preparación de conclusiones y

mejoras Reunión final de la auditoria

Reunión inicial

Se realiza con la Dirección del auditado o con los responsables de las funciones a auditar.

Son propósitos de esta reunión los siguientes:

Revisar el plan de auditoría Informar como se realizará la auditoría. Confirmar los canales de comunicación Dar oportunidad al auditado de

preguntar.

Agenda para la reunión inicial

• Presentar al equipo auditor• Revisar el alcance y los objetivos• Explicar método y procedimientos a seguir• Establecer lazos de comunicación oficiales• Confirmar recursos solicitados• Explicar sistema de calificación de hallazgos• Clarificar cualquier detalle del plan de

auditoría• Confirmar la hora y la fecha de la reunión de

cierre.

Comunicación durante la auditoria.

•Permanente intercambio de información

•Permanente evaluación del proceso de la Auditoria.

•Si es necesario, se reasigna el trabajo.•Comunicar el estado de la auditoría.•Si las evidencias indican que los objetivos no son alcanzables,

comunicar al cliente.

Rol de los Guías y Observadores.

– No influir ni intervenir– Asistir al equipo auditor.– Establecer contactos y tiempos para

entrevistas.– Acordar visitas a las partes específicas.– Asegurar que las reglas de confidencialidad y

procedimientos de seguridad son conocidos por los auditores.

– Pueden ser testigos de la auditoría.– Pueden proporcionar aclaraciones.– Pueden asistir en la recopilación de

información.

Fuentes de información

Recopilación mediante muestreo

Información

verificación

Evidencia de la auditoría

Evaluación frente a criterios

Hallazgos de auditoríaRevisión

Recopilación y verificación de la información

Conclusiones de Auditoria

Fuentes de información

• Entrevistas• Observación de actividades, condiciones y

ambiente de trabajo.• Documentos (política, procedimientos,

planes, contratos, instrucciones, etc.).• Registros• Resumen de datos, indicadores de

desempeño.• Informe de otras fuentes (clientes,

clasificación de proveedores, etc.).

Preguntas durante la entrevista

o Evitar condicionar la respuesta o pregunta que sugiere la respuesta deseada

“Una vez terminado su trabajo, ¿archiva el registro en el lugar correspondiente?

Esta pregunta sólo consigue un si o un no.

Ayuda práctica para entrevistar

Los indicios que sugieren no conformidades y que resulten significativos, deben ser investigados aún cuando no estén previstos en la lista de verificación.

• Reunirse cuantas veces sea necesario para evaluar hallazgos de auditoria.

• Resumir los hallazgos de auditoria.• Clasificar las no conformidades.• Asegurar que la evidencia es precisa y las

no conformidades se han comprendido.• Registrar los puntos en los que no haya

acuerdo.

Generación de hallazgos de auditoria

• Completada la auditoria, efectuar una revisión privada de hallazgos.

• Por cada no conformidad se redacta una Acción Correctiva.

• Esta revisión incluye:- Revisión y conclusión de hojas de verificación.- Estudio de notas y comparación con el equipo.

- Lista de no conformidades.- Tomar acuerdos sobre no conformidades.

Preparación de las Conclusiones

• Presentar hallazgos y conclusiones.• Acordar tiempo para que el auditado presente

plan de acciones correctivas.• Debe participar el auditado.• Puede participar los observadores y otras

partes.• En auditorias externas la reunión final es

formal.• Es dirigida por el auditor responsable.• Toda opinión divergente sobre hallazgos debe

discutirse.• Incluir recomendaciones si está en los objetivos.

Reunión final de la auditoria

Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoria• Lo elabora el auditor responsable• Concreto y preciso. • Debe referenciar lo siguiente:

Objetivos de la auditoria Alcance cubierto Identificación del cliente de la auditoria Identificación de los miembros del equipo auditor. Fechas y lugares de auditoria. Hallazgos de auditoria. Conclusiones de auditoria.

Término de la auditoria

Conservación de los documentos de auditoria.

• Salvo requerimiento legal, el equipo auditor no debe revelar el contenido de sus documentos.

• Si por alguna circunstancia se tiene que revelar su contenido, se debe informar al cliente y/o al auditado.

• La auditoria finaliza cuando el plan de auditoria se ha realizado y el informe se ha distribuido.

Seguimiento

• La adopción de medidas correctivas, preventivas y de mejora por parte del auditado no son parte de la auditoria.

• La efectividad de la acción correctiva, preventiva y de mejora debe verificarse de acuerdo con el procedimiento apropiado.

• La verificación es parte de una auditoria posterior, sea esta auditoria técnica o de gestión.