Aula 3 aux.de contabilidade-aldeir

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE

Profº ALDEIR LOPESCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes

Aldeir Lopes

[email protected] REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com


ATIVIDADEComente cada afirmativa abaixo, destacando se as

mesmas são verdadeiras ou falsas.(a) A comunicação interpessoal é o processo de

criação de relações sociais onde uma pessoa sozinha é responsável pelo bom andamento dos processos da empresa.

(b) Nos processos de relações interpessoais que acontecem no interior das organizações, a comunicação figura como uma importante estratégia de gestão

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(c) Comunicação interpessoal é a maneira como você se comunica e se relaciona com as pessoas à sua volta.

(d) Não basta uma equipe ser formada de ótimos profissionais, estar motivada se não houver uma boa comunicação interpessoal



O que pode fazer a comunicação não ser eficaz?

Qual o principal objetivos da comunicação?

No processo de comunicação, qual a etapa da mesma que revela que de fato a comunicação aconteceu? É a mensagem, o receptor, o canal ou o feedback?



Qual é o emissor, código, mensagem, canal e receptor ...



Emissor:local privado. Receptor: fumantes de cigarroCanal: método visual Código: linguagem verbalMensagem: advertência contra o uso de cigarro em local privado



ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO•Todos nós já nos pegamos correndo de um

lado pro outro sem conseguir no final do dia ter realizado todas as tarefas que havíamos determinado como importantes, temos tantos afazeres, que acabamos esquecendo algum compromisso ou trabalho.



• Nestas horas nos perguntamos como podemos dar conta de tantas obrigações ou porque o dia não tem mais horas além daquelas vinte quatro normais?



• Esta pergunta tem uma resposta direcionada para a gestão do tempo, uma forma de organização do tempo onde você descreve suas atividades do dia a dia e depois cria prioridades para cada uma.



• Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais importante, definir objetivos e estabelecer prioridades



O QUE PODE ATRAPALHAR UMA BOA ORGANIZAÇÃO DO TEMPO?

•Existem diversos obstáculos e também à gestão do tempo que têm de ser superada.

•Desorganização - Depressão e ansiedade - Dificuldade de delegação – Distração – Cansaço

- Falta de flexibilidade - Falta de objetivos - Perfeccionismo exagerado



• Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificação acima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer as seguintes perguntas:

• 1. Para onde quero ir?• 2. O que quero realizar? O que devo evitar?• 3. Qual é o resultado final que quero alcançar?



• 4. Em que prazo pretendo atingi-lo?• 5. Que condições tenho que respeitar?• 6. De que apoios necessito?



A ORGANIZAÇÃO DAS ATIVIDADES•Um dos grandes vilões da improdutividade

humana é a mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.



• Você precisa ter uma agenda e ciente, seja de papel ou virtual, um programa ou um sistema na Internet, que ajude você a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar suas reuniões, etc.

• Reserve um tempo para escrever tudo que você tem para fazer, em todas as áreas da sua vida e depois anote na ferramenta.



•Tenha a segurança de que suas prioridades atuais e futuras estarão bem guardadas.•Antes de discutir a elaboração da agenda

(semanal e diária), é preciso analisar um pouco mais a questão da priorização. A primeira coisa a manter constantemente em mente é a distinção entre o importante e o urgente



• Importantes serão aquelas coisas que contribuem para que você atinja seus objetivos maiores de vida.

• Urgentes serão aquelas coisas que precisam ser feitas, mesmo que você não veja como elas possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes.



• Ao planejar sua agenda, procure pensar nela em termos de pelo menos uma semana, composta de seqüências de horários diários.

• Agende em primeiro lugar aquelas tarefas importantes e que envolvem um pequeno gasto de tempo. Faça todas elas e você já sentirá um pouco da satisfação que a realização do que é importante traz.



• Quanto às tarefas importantes e que envolvem bastante tempo, procure dividi-las em outras tarefas e agende-as em blocos de uma ou duas horas, dentro de seu horário.



•Se você precisa sair de seu local de trabalho para fazer uma visita ou alguma outra tarefa, reúna todas as coisas que você tem que fazer fora do local de trabalho e procure realizá-las enquanto você estiver fora.•Organize seu trajeto de modo a permitir a

realização do maior número de tarefas em uma só saída.



• Seja realista, e agende seu dia com uma certa folga.

• Seja flexível, e não considere sua agenda como inalterável.

• Ao final de cada dia, examine o dia seguinte, e faça os ajustes necessários.



ARQUIVOSO porquê das empresas arquivarem seus

documentos•Como visto anteriormente, há uma

necessidade de se organizar muito bem o tempo, atentando para as prioridades e um planejamento e controle.

•(falar sobre o local que se armazena os documentos)



Documentos – instrumento administrativo•Os documentos funcionam como

direcionador da administração e asseguram a memória de um órgão, privado ou público



O QUE É UM ARQUIVO?Arquivo - Conjunto de documentos, que,

independentemente da natureza do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas e conservados em decorrência de seu valor.



Arquivo corrente - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto aos órgãos produtores ou receptores em razão da freqüência com que são consultados.



Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósitos físicos ou informáticos de armazenamento temporário.



Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função do seu valor.



Organização de arquivos administrativos•A função de um arquivo é guardar a

documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura.



• Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.



• Na prática, faz-se uso da combinação de um ou mais métodos;

• Os métodos mais comuns são : • Assunto

• Numérico (simples ou cronológica)• Alfabética• Geográfica.



MÉTODO ALFABÉTICO• É o mais simples, desde que o elemento principal

a ser considerado seja o NOME. • É um método direto, porque a pesquisa é feita

diretamente no documento.• Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas

na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com as respectivas letras.



DESVANTAGENS DESSE MÉTODO• Os erros de arquivamento tendem a

predominar no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.



REGRAS DE ALFABETAÇÃO•Pela 1ª letra do último sobrenome

Exemplo: João Barbosa; Pedro Álvares Cabral; Paulo Santos

a) Barbosa, Joãob) Cabral, Pedro Álvaresc) Santos, Paulo



REGRAS DE ALFABETAÇÃOPara nomes compostos

Exemplo: : Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos.

a) Castelo Branco, Camilob) Monte Verde, Pauloc) Villa Lobos, Heitor



MÉTODO GEOGRÁFICOAs melhores ordenações geográficas são:

• Nome do estado, cidade e correspondente.• Nome da cidade, estado e correspondente.Vantagens do método geográfico: é direto e de

fácil manuseio. Desvantagens: exige duas classificações – local e

nome do correspondente.



MÉTODOS POR ASSUNTO• O método de arquivamento por assunto não é

de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.

• Entretanto, é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.



MÉTODO NUMÉRICO• A ordem principal de entrada é a data;• Muito utilizado em repartições públicas;• Os documentos ou conjunto de documentos

(processos) recebem um número e também a data de entrada do documento;



ACESSÓRIOSPastas suspensas (frontais ou laterais);Pastas Intercaladoras;Pastas A/Z ou outras.



AS PERSPECTIVAS PROS ARQUIVOSA grande expectativa em relação aos arquivos

será o mundo virtual,•Numa pasta suspensa, os documentos ficam

guardados por um único índice: nome, número de matrícula, código ou data, e assim por diante.



• Todo documento guardado na memória do computador tem diversas possibilidades de arquivamento, além de economizar tempo na busca; exemplo, você simplesmente digita o nome do fornecedor e navega pela lista apresentada, em alguns segundos, no resultado da pesquisa.


ATENÇÃO• Para evitar problemas futuros é muito

importante guardar recibos de pagamentos. Os recibos são documentos que servem para provar que as contas realmente foram pagas e para conferir os valores que foram pagos.


• Segundo uma nova lei as prestadores de serviço (água, luz, TV por assinatura, além de outros serviços) devem enviar um comprovante anual de pagamentos, o que significa guardar 1 papel e não 12.

• Tempo para Guardar Recibos de Pagamentos


• 1 ano - Extrato bancário, seguros de vida e automóvel ( até 1 ano enquanto o contrato vigoras).

• 3 anos – Recibo de aluguel.• 5 anos - Taxas de impostos municipais, IPTU, IPVA,,

faturas de cartões, mensalidades escolares, carnês do INSS.

• 6 anos - Declaração de imposto e renda.• Notas fiscais devem ser guardadas enquanto durar

a validade do produto.



ATIVIDADEPodem ser considerados métodos de

arquivamento, exceto:a) Ordem alfabética b) Ordem cronológicac) Ordem manuscrita d) Ordem geográficaFale sobre:

Arquivo corrente - Arquivo intermediário - Arquivo permanente



Comente as afirmativas abaixoa) ( ) Os documentos funcionam como

direcionador da administração e asseguram a memória de um órgão, privado ou público;

b) ( ) O documento só é importante enquanto tem sua validade no processo de trabalho.



Utilizando o método alfabético coloque em ordem:• Necrotério Pereira da Silva• Benedito Frôscolo Jovino de Almeida • Aimbaré Militão de Souza• Dilke de La Roque Pinho de Souza• Magnésia Bisurada do Patrocínio• Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá• Crisoprasso Compasso• João Cara de José da Silva• Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida• Bende Sande Branquinho Maracajá• Olinda Barba de Jesus



Resposta: método alfabético (1º nome)1.Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida2.Aimbaré Militão de Souza3.Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá 4.Bende Sande Branquinho Maracajá5.Benedito Frôscolo Jovino de Almeida 6.Crisoprasso Compasso7.Dilke de La Roque Pinho de Souza8.João Cara de José da Silva9.Magnésia Bisurada do Patrocínio10.Necrotério Pereira da Silva11.Olinda Barba de Jesus



Resposta: método alfabético (1º nome)1.Almeida, Benedito Frôscolo Jovino de2.Almeida, Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de3.Compasso, Crisoprasso4.Jesus, Olinda Barba de5.Maracajá, Bende Sande Branquinho6.Patrocínio, Magnésia Bisurada do7.Silva, João Cara de José da8.Silva, Necrotério Pereira da9.Souza, Aimbaré Militão de10.Souza, Dilke de La Roque Pinho de11.Tucunduvá , Baruel de Itaparica Boré Fomi de



Veículos utilizados pela comunicação interna dentro de uma empresa.

•Relatórios- são utilizados para o acompanhamento de alguns processos organizacionais, tendo uma certa periodicidade para sua elaboração, sendo necessária a avaliação de seus dados.



• É uma maneira eficaz de manter o público interno bem informado. É um instrumento flexível, que oferece amplas possibilidades de exposição, tanto pelo volume, quanto pela apresentação gráfica, com a possibilidade do uso de imagens, gráficos e tabelas, o que facilita a compreensão.

• Tem a finalidade de “prestar contas”, de maneira simples, das atividades realizadas pela instituição.



• Circulares– Tem um formato e tamanho menor que os relatórios, as circulares são utilizadas para comunicar resultados de pesquisas, relatórios, ações que devem ser acompanhadas por seus respectivos responsáveis.



Boletins– Os boletins podem conter matérias de interesse do público externo, dependendo do objetivo estabelecido para o mesmo.


• Memorando - É uma comunicação escrita, rápida e interna, somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício.


• Atas - É o registro dos assuntos que foram tratados em uma reunião.

• Normalmente após a redação da ata a mesma é copiada em um livro apropriado, só para esse m, porque ela será lida no início da próxima reunião e deverá ser assinada por todos os membros nela citados como presentes.


• Carta - É um documento simples, pois nela podem aparecer a narração, a descrição, a reflexão ou o parecer dissertativo.

• O que determina a abordagem, a linguagem e os aspectos formais de uma carta é o m a que ela se destina: um amigo, um negócio, um interesse pessoal, uma pessoa amada, um familiar, um seção de jornal ou revista.


• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial enviada a alguém, normalmente funcionário ou autoridade pública.

• E-mail – sistema de transmissão de informações que permite a comunicação entre pessoas por meio de serviço de correio eletrônico.


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