Business BluePrint FII. Informacin GeneralElaborado por:Marco ObandoNo. deversin:V1Fecha de la versin:12.02.2014Cdigo del ProcesoBBP_FICO_TR_P2Nombre del Proceso:Gestin de Caja CicaII. Desarrollo del DocumentoPaso Fecha deRealiacinResponsable del Paso ComentarioV1 12.02.2014 Marco Obando Creacin de! doc"#entoIII. Historia de los cambiosFecha demodi!cacinResponsable dela modi!cacinBreve descripcin del "los# cambio"s#IV. Aprobacin del ProcesoProceso de Revisin Responsable"s# Firma"s# Fechaa# $erente Pro%ecto ClienteI$nacio More%raP&$ina 1 de Business BluePrint FIb# $erente de Pro%ecto Cr%stalis'na (arabiac# &'der de Proceso'na Maria Pereda'driana 'r$"e!!od# (suario"s# Clave Caro!ina Bar)a!!o*"cero Ma$ret+a,ier Gon)a!es-d$ar Ver$arae# ConsultorMarco ObandoV. Descripcin de la Solucin PropuestaIntroduccinDada las necesidades del cliente y haciendo uso de las mejores prcticas identificadas por SAP, as como tambincumpliendoconlasnormasdecontrol interno, seproponenlossiguientesprocesosquelograrnunaperfectaadaptacin al mdulo de !estin de "uentas por Pagar #FI-AP$%Cuentas por Pagar AP!-s e! s"b.#d"!o encar$ado de! #anejo de! #aestro de /ro,eedores % de !as c"entas /or/a$ar #ediante"nacontabi!idada"0i!iar 1"ebrinda"nain2or#acin%"n#anejo#&so/ti#o de !as #is#as.FI.'P/osee"n3"job&sico4 Generacindedoc"#entosde/a$o5 *iberacin6o/ciona!758oc"#entos de co#/ensacin de! doc"#ento de /a$o 6o/ciona!es7 % doc"#entos de /a$o.P&$ina & de Business BluePrint FI'ntesde! re$istroesnecesarioacercontro!es2or#a!essobree! doc"#ento/arae,itarcontabi!i)aciones errneas 6,a!ide) de!R9C5 ti/o de ca#bio en 2act"ras en d!ares5 datos$enera!esco#o4 2ecasdee#isin6doc"#ento75 conce/tos%otros5 etc.7. (i sedetectaa!$:n error 2or#a!5 e! doc"#ento debe reca)arse.Comprobantes por cuenta dela compa)'a:(e in$resar&n en FI.'P 6C"entas a Pa$ar7 todos !os co#/robantes c"%o ti/o de o/eracinest; re!acionado con co#/ras o $astos.Procesos:*. Ca+a Chica-! #anejo de !a caja se ar& de !a si$"iente #anera4a7 (e a/ert"ra !a caja #ediante "n antici/o a! /ro,eedor Bancos 1000b7 -! res/onsab!e de !a ad#inistracin de !as cajas cicas5 recibir& !os doc"#entos detodas !as cajas con !os res/ecti,os co#/robantes de s"stento. 8ico res/onsab!ere$istrar& !os doc"#entos con !a c!ase de doc"#ento corres/ondienteP&$ina ' de Business BluePrint FIde/endiendo de s" nat"ra!e)a 601 . 2act"ras5 02 ? Rec. @onorarios5 etc.7 a2ectandoa!as c"entasde $astoscontra!as c"entas/or /a$ar 6/ro,eedore,ent"a!7.'!acer esto5 e! "s"ario debe indicar !a ,Aa de /a$o desi$nada /ara Caja Cica. -n e! caso de -c"ador no a% necesidad de re$istrar !os co#/robantes de /a$o de2or#aindi,id"a!. -nesecasoe2ect"ar&n"nre$istrode"ndoc"#entoa"n/ro,eedor $en;ricoa2ectando!asc"entas contab!es se$:n!os $astos 1"esea%an e2ect"ado. Ta#bi;n en este caso se debe indicar !a ,Aa de /a$o destinada/ara Caja Cica.,EBE -.BER421> Ctas 0 Pa$ar B00CD> Gastos B00c7 (e$"ida#ente5 e! res/onsab!ede!aad#inistracinde!ascajascicas5 deber&rea!i)ar e! /rocesodetras!acindetodas!asc"entas/or /a$ar a"nan"e,ac"enta/or/a$ar#ediante"nn"e,odoc"#entocon"naes/ecAEca Caja Cica B00104> Bancos B00Fota4 *os doc"#entos s"jetos a retencin no deben re$istrarse /or Caja Cica.-s i#/ortante resa!tar 1"e estas contabi!i)aciones est&n en #anos de "n res/onsab!eo ad#inistrador de todas !as cajas cicas res/onsab!e de! 2ondo. /. Reportes(e tienen co#o eje#/!o !os si$"ientes re/ortes est&ndar /ara c"entas /or /a$ar4) Maestro de /ro,eedores 68atos b&sicos e i#/ositi,os7) Cartera de /ro,eedores 6C"enta corriente de! /ro,eedor5 /artidas abiertas6/endientes75 /artidas co#/ensadas 6/a$adas7G so!icit"des % antici/os $enerados5etc.7) 'n&!isis de ,enci#iento de 2act"ras.) Re/orte de ce1"es e#itidos5 entre$ados % en cartera.Consideraciones generales:) *os gastos de mo+ilidad no tendrn un documento S,-A.%) *as di+ersas cajas y fondos operati+os presentan su /liquidacin0, que es el reporte con el detalle de todos los gastos reali1ados, donde se adjunta los comprobantes de pago #2acturas, boletas, .ic3ets, etc%$, recibos por honorarios, mo+ilidad, peajes, etc%P&$ina 4 de Business BluePrint FI) *os gastos incurridos por cada caja chica sern ingresados por el responsable de las cajas chicasy de forma centrali1ada% ) "omo las cajas chicas y entregas a rendir se manejan bajo elmdulo de AP no ser necesario tener una cuenta contable por cada caja chica%) "omo liquidacin se imprime el asiento sobre la liquidacin entre los gastos y el anticipo emitido%) ,na clase de documento especial #-o S,-A.$ que identifique los gastos, los cuales ser+irn paraidentificar los gastos sin comprobantes de pago legales% Adems esta clase de documento no ser impresa en el registro de compra%VI. Flu"o del Proceso SAP Solucin PropuestaP&$ina 5 de Business BluePrint FIP&$ina 6 de Business BluePrint FIP&$ina 7 de Business BluePrint FIVII. #e$uerimientos de Configuracin CM- de 'ntici/o /or caja cica. Creacin de #edio de /a$o /ara caja cica.VIII. #e$uerimientos de Ampliacin % DesarrolloFo a/!ica.I&. #e$uerimientos de FormularioFo '/!ica&. #e$uerimientos de #eporteFo '/!ica&I. #e$uerimientos de InterfaceFo '/!icaP&$ina 8 de Business BluePrint FI&II. 'e"oras FuturasFo '/!ica&III. Impacto (rgani)acional-o aplica&IV. Documentos #elacionadosFo '/!ica&V. (bser*acionesFo '/!icaP&$ina 19 de Business BluePrint FIP&$ina 11 de