CONTROL INTERNO Y ORGANIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

CASOS BREVES PARA DISCUSIÓN 2 CASO PERSO S.A. PERSO S.A. es una empresa industrial en la que trabajan 300 empleados, de los cuales 200 son jornaleros y 100 son mensuales; su estructura orgánica está basada en tres grandes áreas: Gerencia de Producción, Gerencia de Comercialización y Gerencia de Administración y Finanzas. El Departamento de Personal, que reporta a la Gerencia de Administración y Finanzas, cuenta con un Jefe y dos auxiliares, que venían llevando a cabo las siguientes funciones: a) control de asistencia b) preparar datos para liquidación de remuneraciones (para CPD) c) controlar las planillas de liquidación preparadas por el CPD d) verificar que el personal cumpla con el contrato de trabajo mediante visitas aleatorias a los distintos lugares de labor. e) autorizar el pago de remuneraciones f) efectuar el pago Recientemente, la función "efectuar el pago" fue derivada al banco a través de cuentas bancarias y tarjetas de cobro por cajero automático. Tanto jornaleros como mensuales registran su asistencia mediante el sistema de tarjetas y relojes de control ubicados en la entrada de personal del establecimiento. El funcionario encargado del control de asistencia registra las faltas o llegadas tarde en una planilla electrónica que cerca de fin de mes remite vía e- mail al CPD para liquidar los descuentos por estos conceptos. Adicionalmente, el personal de fábrica llena diariamente una planilla de distribución de horas trabajadas donde indica el tipo de hora que trabajó (común, extra, nocturna común o nocturna extra) y en qué producto, la que entrega al capataz; estos datos son resumidos luego por el capataz en un parte diario en planilla electrónica que envía por e-mail al CPD (a efectos de la liquidación de horas trabajadas) y a Costos (a efectos de la imputación de la mano de obra a los diferentes productos de la empresa). La liquidación de remuneraciones -excepto egresos por renuncias o despidos- se encuentra computarizada, mediante un sistema que en líneas generales responde a la siguiente descripción: • Todos los procesos se realizan en modalidad "batch" (por lotes); • Los principales archivos que utiliza son:

o maestro de funcionarios, con los datos relativamente estables de los empleados (número de funcionario, datos filiatorios, categoría, retribución mensual o diaria según corresponda a la categoría, etc.).

o movimientos (altas, bajas y modificaciones a los datos del maestro de funcionarios por ingresos, egresos, ascensos, etc.). El ingreso de datos a este archivo se realiza a partir de memos que el CPD recibe de Personal el día 25 o hábil siguiente.

o horas (horas trabajadas día a día por cada jornalero, abiertas en comunes, nocturnas, extras comunes y extras nocturnas). El ingreso de datos a esta tabla se realiza diariamente a partir de las planillas electrónicas diarias que el CPD recibe de cada capataz de los distintos sectores de la fábrica.

o descuentos variables (compras del personal, cooperativas, vales, etc.). El ingreso de datos a esta tabla se realiza a partir de un listado que el CPD recibe de Personal el día 25 o hábil siguiente.

o datos para descuentos a calcular automáticamente (faltas, llegadas tarde). El ingreso de datos a esta tabla se realiza a partir de la planilla electrónica que el CPD recibe del encargado del control de asistencia el día 25 o hábil siguiente.

o tabla de parámetros generales (porcentajes de aportes a la seguridad social, salario mínimo nacional, cuota mutual para Disse, porcentajes para provisiones). El ingreso de datos a esta

tabla se realiza en forma aperiódica (cuando es necesario por cambios en alguno de estos datos) en base a memos que el CPD recibe de Personal.

• Un operador ingresa los datos correspondientes a partir de los distintos memos, planillas electrónicas

y listados que recibe el CPD; luego de ello ejecuta el proceso que efectúa la liquidación, el cual emite la planilla de liquidación en dos vías, los recibos de sueldo en tres vías y una planilla que se envía a Tesorería para que ordene al banco el depósito de los sueldos en las respectivas cuentas.

Una vía de la liquidación se remite a Personal para ser archivada luego de que el encargado de su control verifique los cálculos en una muestra de liquidaciones, en tanto que la otra se remite a Tesorería para que solicite la firma del personal al entregarle el recibo de sueldo . Si Personal no encuentra errores en sus controles, envía una carta firmada a Tesorería indicando que puede ordenarse al banco efectuar el depósito en las cuentas de los empleados. Una vez que se emitieron todas las salidas impresas, los memos y planillas electrónicas usadas para el ingreso de datos se destruyen en el CPD. En el CPD trabajan 4 personas: un Encargado (Analista de Sistemas) que reporta al Gerente de Administración y Finanzas, un Analista Programador y dos Operadores. Las aplicaciones implementadas en el computador son: • Cuentas Corrientes de Clientes (terminado en 2005) • Sueldos y jornales (terminado en 2006) • Contabilidad Central (terminado en 2004) • Activo Fijo (Inventario, Revaluación y Amortización de Bienes de Uso) (terminado en 2007) • Presupuesto Integral (terminado en 2008) Se encuentran en desarrollo las aplicaciones Cuentas Corrientes de Proveedores (incluirá la emisión de cheques por computador) y Compras (apoyo a la gestión de Compras, desde la requisición hasta la recepción). El próximo sistema a encarar será Costos (solicitado por Contaduría a mediados de 2008). Están a la espera de asignación de prioridad Facturación (desde 2005), Producción (desde 2006), Gestión de Inventarios (desde 2006) y Estadísticas de Ventas (desde 2006). El Jefe de Personal ingresó a la empresa hace dos meses, al jubilarse el anterior; entre las inquietudes que planteó a poco de ingresar está la sustitución de la aplicación "Sueldos y Jornales"; aspira contar con un sistema cliente/servidor mediante el cual desde un PC se pueda, desde su sector, tanto ingresar los datos necesarios como disparar los procesos de liquidación por todo concepto (sueldos, jornales, aguinaldos, licencias, vacacionales, egresos). Hecho el planteo ante el Encargado del CPD, éste se mostró sumamente receptivo y le manifestó que comenzará a trabajar en ello de inmediato, aunque tratando de no retrasar demasiado Compras, que es la otra aplicación que él está desarrollando. Al solicitar la documentación de la aplicación actual para interiorizarse de su funcionamiento y poder plantear los aspectos a modificar en el nuevo sistema que pretende, el Encargado del CPD le expresó que sólo tenía listados del código de los programas, estableciéndole que había previsto preparar manuales una vez culminado el desarrollo de todos los proyectos en curso y pendientes, dado que prefería emplear el tiempo en producir aplicaciones nuevas y no en tareas improductivas. Le dijo también que se desentendiera del tema, que él conocía al detalle los pormenores de las liquidaciones, y que cuando tuviera el sistema terminado en base a las pautas ya planteadas se lo demostraría. También quedó preocupado al enterarse que en noviembre de 2007, por error, se borró la información histórica necesaria para liquidar el aguinaldo, lo que dio lugar a que debiera digitarse toda la información a partir de las planillas de sueldos guardadas por Personal, en una tarea que insumió un tiempo considerable y en la que se deslizaron algunos errores.

Al plantearle la preocupación por este episodio de noviembre/04 al Encargado del CPD, éste le respondió que había sido un hecho aislado y que de todos modos se había solucionado, por lo que no debía inquietarse. PLANTEO Con relación al caso PERSO S.A., SE PIDE: 1) ¿Qué opina respecto a la ubicación del CPD en el organigrama de la empresa? Fundamente su respuesta. 2) ¿Qué problemas identifica con relación a los controles generales del ambiente de PED? En cada caso, establezca en base a qué identifica el problema, sus consecuencias posibles y qué sugeriría para solucionarlo. 3) Con relación a la nueva aplicación que pretende el nuevo jefe de Personal, establezca: a) Qué controles podrían instrumentarse para asegurar que todas las altas de empleados ingresadas por los auxiliares del Departamento son controladas y aprobadas por el Jefe de Personal. b) Cómo podría tenerse la seguridad de que todas las bajas de funcionarios se registran oportunamente? c) ¿podrían instrumentarse controles programados para reducir la probabilidad de errores en las horas pagadas a los jornaleros? En caso afirmativo, cite tres ejemplos; en caso negativo, establezca cuáles serían las dificultades para hacerlo. d) Indique dos posibles controles, uno manual y otro programado, que apunten a asegurar que los importes de descuentos variables fueron correctamente ingresados.

GESTIÓN DE RIESGOS Y ERM CASO 1 XX S.A. se dedica a la fabricación de elementos pirotécnicos. Uno de los riesgos a nivel entidad que ha identificado es que se incendie la planta industrial, al que ha asignado una probabilidad de media a alta en función de lo inflamable de los productos que maneja y un impacto alto debido a que la empresa puede quedar no operativa por un lapso prolongado y a la vez ser demandada por terceros que sufran perjuicios ocasionados por el fuego. ¿Cuál o cuáles podrían ser estrategias aptas para gestionar ese riesgo? Ejemplifique, indicando en cada caso si la estrategia planteada estaría orientada a actuar sobre la probabilidad, sobre el impacto o sobre ambos. CASO 2 Toda entidad se ve expuesta a múltiples riesgos y para gestionar cada uno puede seguir diferentes estrategias, que darán lugar a diferentes tipos de medidas. Para las medidas que se indican a continuación, indique con qué estrategia de gestión de riesgos asociaría a cada una. 1) contratar un seguro 2) vender la flota de vehículos y tercerizar la distribución de los productos 3) buscar la integración vertical adquiriendo el control del principal proveedor de materias primas 4) efectuar conciliaciones bancarias con regularidad 5) monitorear el ratio de rendimiento de las materias primas 6) contratar asesoramiento especializado para la liquidación de impuestos dada la complejidad del

régimen fiscal aplicable a la actividad de la empresa CASO 3 Para cada una las medidas que se indican a continuación: a) Indique con qué estrategia de gestión de riesgos la asociaría. b) Enuncie el posible objetivo afectado y el riesgo identificado que podría haber dado lugar a la

necesidad o conveniencia de adoptar la estrategia de que se trata. 1) liquidar los impuestos internamente puesto que el régimen fiscal aplicable no presenta complejidades

especiales 2) realizar un contrato de cambio a futuro 3) hacer ratificar al personal anualmente su conocimiento de las políticas de la empresa sobre

determinado tema y hacerle suscribir una declaración de cumplimiento 4) controlar la asistencia del personal haciéndole registrar la entrada y salida marcando tarjeta 5) contratar un servicio de vigilancia para el salón de exposición y venta al por menor 6) abrir una sucursal en el exterior CASO 4) Para cada una las medidas que se indican a continuación: a) Enuncie el posible objetivo afectado y el riesgo identificado que podría haber dado lugar a la

necesidad o conveniencia de adoptar la estrategia de que se trata. b) Dado el riesgo a que refiere el literal a) ¿qué otro tipo de estrategia podría haberse adoptado si la

evaluación de su probabilidad de ocurrencia y/o de su impacto hubieran sido diferentes? (fundamente en términos de la vinculación de probabilidad y/o impacto del riesgo con el tipo de estrategia a adoptar).

1) discontinuar el service de los equipos de computación e instrumentar una política de creación y

mantenimiento de una “Reserva para renovación del parque de equipos informáticos” 2) separar la función “Autorización del crédito” de las asignadas al departamento comercial 3) disponer que se mantenga actualizado y se monitoree el ratio “tiempo medio de entrega de pedidos” 4) enviar a capacitar y entrenar al personal que tendrá a su cargo la operación de un nuevo y

sofisticado equipo de producción 5) crear un departamento de I & D para buscar el liderazgo en el mercado 6) eliminar el departamento de I & D y adoptar una política de producir bajo licencia

CASO 5) El documento ERM de COSO incluye como uno de los componentes del proceso de Administración de Riesgos al establecimiento de “Respuestas al Riesgo” y agrupa las diferentes respuestas que pueden seleccionarse frente a cada riesgo en cuatro categorías. a) Establezca el concepto de “Respuesta al Riesgo”. b) Indique cuáles son las categorías de “Respuestas al Riesgo” que cita el documento y en qué

consiste cada una. c) Establezca en cuál de las categorías de respuesta que citó precedentemente ubicaría a las medidas

citadas en el CASO 4 d) A continuación se indican algunas situaciones en que la Gerencia ha seleccionado una respuesta

determinada frente a un riesgo identificado. Establezca cuál de las categorías de respuesta que citó precedentemente identifica en la situación respectiva y, en la medida que lo considere viable, proponga respuestas alternativas a la asumida.

Situación 1) La empresa “Interhijo S.A.” cuyo paquete accionario pertenece en un 100% a la empresa Bolso S.A., vende normalmente a crédito en cuenta corriente, excepto a clientes ocasionales, a los que exige la firma de un conforme e 60 días. Antes de autorizar que a un cliente se lo considere “habitual” y se pase a venderle en régimen de cuenta corriente, se analiza su comportamiento previo con la empresa, se le solicita información que acredite fehacientemente su solvencia y se recaban exhaustivas referencias comerciales (Clearing de Informes, Liga de Defensa Comercial y otras que se considere de interés). Una vez que un cliente ha sido aceptado como “habitual”, sus pedidos futuros se autorizan sin más trámite, ejerciéndose únicamente un monitoreo de la evolución del ratio “antigüedad media de cuentas a cobrar”. Situación 2) Una importante empresa aseguradora del mercado local, firmó un contrato de seguros con la Asociación Uruguaya de Ping – Pong. Este contrato asegura, a través del pago de un premio mensual, que si la Selección Uruguaya de Ping-Pong clasifica para el campeonato mundial a realizarse en el año 2010, la empresa aseguradora indemnizará el 70% del premio por la clasificación a otorgarse a los jugadores que la obtengan, equivalente a US$ 1.000.000. La empresa aseguradora efectuó un contrato de reaseguros con dos empresas especializadas del exterior, a través del cual estas asumirían el 75% del posible importe a ser indemnizado. Situación 3) El 100% del paquete accionario de la empresa “Los Confiados S.A.”, que gira en el ramo farmacéutico y cuenta con 105 empleados, se encuentra en poder de tres socios que a su vez conforman el Directorio de la empresa y ocupan cargos en la Gerencia General, Administrativa y Comercial. Estas personas ocupan cargos claves y desempeñan funciones sólo conocidas por los mismos. La empresa fue premiada en Europa por el descubrimiento de un importante medicamento. Para recibir el premio han sido invitados los tres directivos, que han aceptado la invitación. Han decidido viajar en distintos vuelos. Su ausencia se prevé que tendrá una duración de una semana, período por el cual se dejará a cargo de la empresa al Cr. Pedro Elsolo (Jefe de Contaduría).