CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOSACTIVIDAD No 3

PRESENTADO POR:KELLY J. CANO SUAREZ

DIANA MARCELA TONUZCO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA TEORIA ARCHIVISTICA

OCTUBRE 2010CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ACTIVIDAD No 3

PRESENTADO POR:KELLY J. CANO SUAREZ

DIANA MARCELA TONUZCO

TUTORA:MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA

DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA- TEORIA ARCHIVISTICA

GRUPO 06OCTUBRE 2010

INTRODUCCION

Al realizar una visita a entidad que cuenta con los procedimientos que se deben aplicar a los documentos, se destaca la importancia de aplicarlo pues esto permite un control sobre los documentos, facilidad de consulta, organización en los documentos los cuales permiten la toma de decisiones para el ente.

Entender la importancia de cumplir el ciclo vital aplicada a los documentos los cuales requieren de un trámite, hasta culminarlo y su conservación para soporte, consulta o como patrimonio histórico del ente.

ACTIVIDAD CONSULTAR CICLO VITAL EN UNA ORGANIZACIÓN

Entidad Visitada: Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA Barrancabermeja.

Dependencia: Archivo y Correspondencia

Funcionario: Ricardo Díaz

Cargo: Responsable de Archivo y Correspondencia

Funciones: Recepción, verificación y Despachos de la información.

Procedimiento Ciclo Vital de los Documentos en la Entidad

Según información dada por el funcionario cuentan con unas disposiciones dadas por el comité de archivo de la ciudad de Bogotá, la cual indica el procedimiento del ciclo vital de los documentos.

En las cuales se aplican los 3 ciclos de los documentos es decir:

Archivo de Gestión: Recepción de los documentos para su respectivo trámite.

Archivo Central o Intermedio: Series y subseries procesadas o en trámite, ejemplo: contratos y órdenes de compra.

Archivo Histórico: Es aplicado a los documentos que su tiempo de conservación, según Tablas de Retención Documental indican conservación total o permanente.

Ejemplo: Contratos

VISITA

En nuestra visita realizada el pasado 27 de septiembre del año en curso, a las 8:30 a.m. se puedo evidenciar que la entidad SENA-BARRANCABERMEJA cuenta con un sistema de gestión de archivos vistos en la unidad 3 de teoría archivística UNIQUINDIO programa CIDBA.

Además también se evidencia que se rigen por unos parámetros archivísticos elaborados y comunicados en el año 2005 a lo que se refieren están en proceso de actualización debido a los avances tecnológicos en Archivo digital que reduce el tiempo de conservación de los documentos.

SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO

Area de Archivo y Correspondencia

1. Transferencia

2. Recepción

3. Verificación

4. Clasificación

5. Formato de Inventario por dependencia

6. Despacho o Distribución

APLICACIÓN TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD

Son aplicadas a través de una guía elaborada por el Comité de Archivo de Bogotá y distribuida a la Regional SENA-Barrancabermeja, la cual especifica:

Dependencia

Concepto

Tiempo de conservación

Elaborado por

Aprobado por

Responsable

Ejemplo de uno de los documentos custodiados por la entidad.

Dependencia: Área de Compras

Serie 46 CONTRATOS

Subseries 01 ORDENES DE COMPRA

TIEMPO DE DISPOSICIÓN

Archivo de Gestión: 1 año

Archivo Central o Intermedio: 19 años

Disposición Final: Uso de microfilm para copia de conservación o soporte, el papel se elimina.

CONCLUSION

Fue de gran ayuda realizar esta investigación para reforzar los conocimientos teóricos adquiridos en el material de estudio dejado en la plataforma por la Tutora; poder estar en un centro de documentación y profundizar en el archivo

en las funciones de este, conocer la metodología e identificar cada concepto en cada labor física es gratificante, contamos con el apoyo de personal encargado en distintas funciones en el archivo para resolver los interrogantes y de manera clara, breve y concisa obtuvimos las respuestas.

BIBLIOGRAFIA

- GUIA INSTRUCCIONAL

-

- Sena Barrancabermeja