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Ministerio de Cultura y Juventud

Viceministerio Administrativo Teléfono: 2256-0620 Fax. 2255-4573

Circular DVMA-1367-2016

PARA: Juntas Directivas de Órganos Adscritos;

Directores Ejecutivos;

Jefes de Programas;

Jefes de Departamento;

Personal Operativo.

DE Dennis Portuguez Cascante

Viceministro Administrativo

FECHA: 13 de diciembre de 2016

ASUNTO: Implementación de la Política Interna de los Libros Contables Digitales en el

Sector Cultura

Considerando:

I. Que el Ministerio de Cultura y Juventud mantiene como una de sus prioridades el

cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7° de la norma denominada Adopción e

Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

(NICSP), en el Ámbito Costarricense (Decreto Ejecutivo número 34918-H del 19 de

noviembre de 2008) en lo referente a la implementación de las Normas Internacionales

de Contabilidad para el Sector Público NICSP a partir del 1° de enero de 2017.

II. Que el artículo 7° del citado decreto establece: "Artículo 7°- Vigencia para la adopción

e implementación de las NICSP. Las instituciones incluidas en el alcance del presente

decreto, que cuenten con Manuales de Procedimientos Contables con base en normativa

contable internacional aprobados y que hayan adecuado sus sistemas informáticos a los

requerimientos de dichos manuales, deberán aplicarlos en sus procesos contables para la

generación de información financiera del periodo 2016. Las instituciones que no

cuenten con dichos procedimientos contables con base en normativa contable

internacional deben tomar las medidas que correspondan con la finalidad de que los

elaboren, aprueben y adecuen sus sistemas informáticos a los requerimientos de dichos

manuales para que, estén en condiciones de aplicar las NICSP a partir del 01 de enero

del 2017. Asimismo, deberán presentar informes de avances mensuales sobre este

proceso de implementación a la Dirección de la Contabilidad Nacional.”

III. Que este Ministerio considera imperativo armonizar el registro contable financiero y

presupuestario de las operaciones de todo el Sector Cultura, de manera tal que se

generen flujos de información oportuna, en aras de coadyuvar en la toma de decisiones

estratégicas que impulsen la consecución de los objetivos contenidos propuestos en el

Plan Nacional de Desarrollo para este sector.

IV. Que en tal sentido se hace necesaria la promulgación de políticas para la

implementación de libros contables digitales en el Ministerio de Cultura y Juventud, así



como sus Órganos Adscritos. De igual manera resulta imperativa la utilización de

nuevas tecnologías para el registro de la actividad contable, financiera y presupuestaria

del Sector, mediante la utilización de un Sistema de Información que permita el registro

simultáneo y homogéneo de la información que se genera a nivel de Órganos Adscritos

y Programas Ministeriales que conforman el Sector Cultura.

V. Que en relación con los sistemas de información, se refieren las Normas de Control

Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), publicado en La Gaceta N° 26

del 6 de febrero, 2009, en el Capítulo V: NORMAS SOBRE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN, apartado 5.1 Sistemas de información, “El jerarca y los titulares

subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones

necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten

las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y

económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión

institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. El

conjunto de esos elementos y condiciones con las características y fines indicados, se

denomina sistema de información, los cuales pueden instaurarse en forma manual,

automatizada, o ambas.”

VI. Que el apartado 5.6 sic. indica que: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información

contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que

responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar

basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo.

VII. Que a la fecha se ha culminado con éxito el trámite para la adquisición del Sistema

Informático para el registro financiero contable y presupuestario de las operaciones. Tal

adjudicación fue otorgada a la empresa TecApro y su desarrollo denominado BOS

(Business Operation System).

VIII. Que en los próximos días se publicará la Política de Implementación de Libros

Contables Digitales.

Por tanto, se emite la siguiente circular:

“Sobre la implementación de la Política Interna

de los Libros Contables Digitales en el Sector Cultura”



Capitulo Número 1

Aspectos Generales

1.1 ANTECEDENTE:

La Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos de la República (número 8131

del 18 de setiembre de 2001), concede a la Dirección de Contabilidad Nacional la

responsabilidad de establecer los principios y normas contables básicas y los procedimientos

por los que se regirá el sistema de contabilidad gubernamental de aplicación obligatoria para

todas las entidades a que se refiere el artículo 2° de dicha ley.

Esta regulación constituye un marco de aplicación obligatoria para las entidades del sector

público a que se refiere el artículo 2° de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos

Públicos de la República. Este marco normativo implica la potestad a la Dirección de la

Contabilidad Nacional de la República para resolver definitivamente cuando existan dudas

respecto a la forma en que deben contabilizarse determinados hechos económicos o, en general,

acerca de la aplicación de la normativa, para cuyo efecto puede actuar de oficio o a petición de

los interesados.

En el cumplimiento de dicho cometido, la Dirección General de Contabilidad Nacional

(DGCN), ha venido implementando una serie de políticas y directrices cuyo objetivo es la

implementación de un sistema de contabilidad, integral, único y uniforme a nivel

gubernamental, destinado a sistematizar y racionalizar la contabilización y la información de las

diversas transacciones o hechos económicos, considerando en este nuevo contexto, las Normas

Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), emitidas por la Federación

Internacional de Contadores (IFAC) a través del IPSASB - Consejo de Normas Internacionales

de Contabilidad para el Sector Público - las cuales constituyen recomendaciones de normas

generales de información financiera de alta calidad para su aplicación a entidades del Sector

Público de los distintos países.

Mediante la promulgación de los decretos ejecutivos Principios de Contabilidad Aplicables al

Sector Público Costarricense (D.E. n.°34460-H del 14 de febrero de 2008) y Adopción e

Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en

el Ámbito Costarricense (D.E. n.°34918-H del 19 de noviembre de 2008), en el cual, define las

pautas generales que regirán para la adopción en el tiempo de las NICSP, a fin de adecuar los

registros contables y financieros de la actividad gubernamental a los requerimientos de tales

normas internacionales, lo que permite avanzar en la calidad, comparabilidad y transparencia de

la información contable para los usuarios internos y externos, además promover una mejor

rendición de cuentas.

Ahora bien, a lo interno del MCJ y sus órganos desconcentrados, se ha considerado necesario

formular políticas internas acerca del manejo electrónico de los registros contables. A tal efecto,

el Área de Contabilidad del Área Financiero Contable, se ha dado a la tarea de analizar, sobre la

base de un plan de trabajo iniciado el año 2012, las actividades vinculadas no solamente con los

procesos previos de registro, control y presentación de la información a lo interno de la

Institución, sino también la adaptación de los registros contables existentes a los nuevos

requerimientos de las NICSP.

Como parte de las acciones concretas desarrolladas para ese fin, el Área Financiero-Contable,

en conjunto con un grupo de funcionarios del Sector Cultura, elaboraron el documento

denominado “Manual de Procedimientos Contables NICSP del Sector Cultura”, de igual



manera, y con el aval y participación de la Dirección General de Contabilidad Nacional

(DGCN), se han venido desarrollando seminarios taller para todas las entidades del Sector

Cultura, así como otras entidades el Gobierno Central, mediante los cuales periódicamente se

analiza entre otros aspectos, el grado de avance en la implementación de tales normas de cara a

la fecha focal determinada para enero de 2017, así como también, se aprovecha el espacio como

un foro de discusión y análisis de las particularidades del quehacer contable financiero de cada

institución, de conformidad con su características operativas y su mandato legal.

Bajo este contexto, el Ministerio de Cultura y Juventud se mantiene a la vanguardia en los

procesos de implementación de las NICSP, no solamente a nivel del Sector Cultura (el cual

aglutina al Ministerio y a más de 14 instituciones adscritas a éste), sino también en su labor de

coadyuvante de la Contabilidad Nacional, en la divulgación y determinación de acciones

decididas para el cumplimiento del objetivo estatal de implementación a nivel de las demás

instituciones del Gobierno Central.

Objetivo:

Establecer las políticas generales para el adecuado registro y archivo digital de la información

contable del Ministerio de Cultura y Juventud y sus Órganos Adscritos, para que en adelante;

dicha información sea presentada mediante los Libros Contables Digitales (LCD) y bajo los

requerimientos contemplados en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector

Público conocidas como NICSP.

1.2 DEFINICIONES

a. Ente Contable Público:

Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran o custodian fondos

públicos.

Este principio será aplicable a los siguientes Órganos y Entes Contables Públicos:

i. La Administración Central constituida por el Poder Ejecutivo y sus

dependencias.

ii. Los poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus

dependencias y los órganos auxiliares.

iii. La Administración Descentralizada y las empresas públicas del Estado.

iv. Las universidades estatales, las municipalidades y la Caja Costarricense de

Seguro Social,

v. Los entes públicos no estatales.

vi. Sociedades con participación minoritaria del sector público.

vii. Los entes privados en cuanto custodien o administren fondos públicos.

b. Los Estados Financieros (EE.FF) 1:

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o

cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación

económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo

determinado. Esta información resulta útil para la Administración, el gestor, regulador y otros

tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

1 Tomado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Estados_financieros



La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados

de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de

información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos o

privados que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de

control públicos o privados para poder ejercer la profesión.

El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación

financiera, desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea útil a una

amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones económicas. Los estados financieros

deben ser comprensibles, relevantes, fiables y comparables.

1.3 Los principios contables:

I. Ente Contable Público: Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes

que administran o custodian fondos públicos.

II. Gestión Continua: La actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido,

de manera permanente y continua, a menos que disposiciones legales establezcan lo

contrario.

III. El Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el

ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y

patrimoniales de su gestión. El período contable se inicia el 01 de enero y concluye el

31 de diciembre de cada año, al final del cual se hará el proceso de cierre anual,

debiendo tener siempre la misma duración para ser comparables. Se podrán solicitar

informes contables públicos periódicos del sistema contable, de acuerdo con las

necesidades o requerimientos del órgano rector, sin que esto signifique la ejecución de

un cierre.

IV. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno

orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o

saltos en la información registrada.

V. No compensación: Se deben registrar todas las operaciones bajo el criterio de partida

doble, por lo que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo y pasivo

del Balance de Situación, ni las de gastos e ingresos, que integran la cuenta del

resultado económico-patrimonial, ni los gastos e ingresos que componen el estado de

ejecución presupuestaria. Los elementos que integran las partidas del activo y pasivo,

deben valorarse separadamente.

VI. Unidad de Medida: El Colón, moneda de curso legal en el país, es la unidad

monetaria para valorar las operaciones económicas, presupuestales, financieras y

patrimoniales, en una expresión que permita agruparlas.

VII. Realización: La contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las

variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan

con los requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones. Este principio establece

como operaciones propias de un órgano o ente público contable:

a. Cuando ocurran operaciones económicas-financieras entre dos o más órganos

o entes.

b. Cuando se den transformaciones operacionales dentro de un mismo ente.



c. Cuando se deban realizar operaciones por efectos externos por algunas de las

siguientes causas: por fluctuaciones en los tipos de cambio de las monedas,

por inflaciones, por deflaciones o por cambios internos debidos a situaciones

operacionales extraordinarias.

VIII. Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su

devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del

pago por las obligaciones contraídas. Los ingresos se registrarán a partir de la

identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación

jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. Cuando se

presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en

diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente.

En el caso de que el devengamiento de ciertos ingresos y gastos no se logren identificar,

su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y

de la percepción efectiva de los recursos.

IX. Valor Histórico: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica

al considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de efectivo

que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que de ellas se haga.

Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que

las hagan perder su significado. Este principio reconoce como mecanismo contable

válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que

muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la

presentación de la información contable.

X. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la

información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y

de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de

decisiones.

XI. La Importancia Relativa: La información que aparece en los estados financieros debe

mostrar los aspectos importantes del Ente susceptibles de ser cuantificados en términos

monetarios. Este principio establece que la información procesada y presentada por el

sistema contable incluirá aquellos aspectos de significación susceptibles de

cuantificarse o cuya revelación sea importante para la toma de decisiones, para su

respectivo análisis o para evaluar las actividades financieras de los órganos o entes

contables públicos.

XII. La Uniformidad: Los usos de la información contable requieren que se sigan

procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro

y la presentación contable deben ser utilizados en forma consistente en el tiempo y en el

espacio, con el fin de no afectar el análisis, comparación e interpretación de los Estados

Financieros.

XIII. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos,

así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y

aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en

contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan

hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse

precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de



manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los

activos, pasivos y capital contable.

XIV. Hechos Posteriores al Cierre: La información conocida con posterioridad a la fecha de

cierre y antes de la fecha límite para la presentación de los informes contables dadas por

la legislación vigentes o por la establecida por el órgano rector del sistema y que

suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de

cierre, deben reconocerse en el mismo período.

XV. Desafectación: Con carácter general, los ingresos de índole presupuestaria se destinan a

financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza. (Los ingresos presupuestarios

corrientes podrán financiar gastos presupuestarios corrientes y de capital, pero los

ingresos presupuestarios de capital solamente podrán financiar gastos de capital.)

XVI. Consolidación: El sistema de Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de

cifras económicas financieras de los entes contables públicos, permitiendo la

eliminación de transacciones recíprocas entre los entes consolidados. En la integración

se reúnen los datos y cifras de los entes contables públicos, posibilitando la presentación

de estados financieros únicos sobre la situación del Sector Público. Le corresponde al

Ente Rector del Sistema Contable, determinar el grado de consolidación de las cuentas,

así como los Entes y Órganos sujetos a éste.

1.4 Antecedentes del avance tecnológico: 2

La Revolución Digital, también llamada la Tercera Revolución Industrial, es el cambio de la

tecnología analógica, mecánica, y electrónica, a la tecnología digital, que comenzó entre finales

de la década de 1950 a finales de la década de 1970, con la adopción y la proliferación de las

computadoras digitales y mantenimiento de registros digitales que sigue hasta nuestros días. De

manera implícita, el término también se refiere a los cambios radicales provocados por la

computación y la tecnología de la comunicación durante (y después) de la segunda mitad del

siglo XX. Análoga a la Revolución Agrícola y la Revolución Industrial, la Revolución Digital

marcó el comienzo de la Era de la información.

En el centro de esta revolución esta la producción en masa y el uso generalizado de circuitos

lógicos digitales, y sus tecnologías derivadas, incluidas la computadora digital, el teléfono

celular digital, e Internet.

La privacidad en general se convirtió en una preocupación durante la revolución digital. La

capacidad de almacenar y utilizar esas grandes cantidades de información diversa abrió

posibilidades para el seguimiento de las actividades e intereses individuales. Liberales y

defensores de los derechos de privacidad temían la posibilidad de un futuro donde las

estructuras de poder centralizadas controlan a la población a través de la vigilancia y

seguimiento de la información personal en programas como Information Awareness Office de la

CIA. Defensores de los consumidores se opusieron a la capacidad del mercado de dirigir a los

individuos, discriminar en las decisiones de contratación y de préstamo, monitoreo invasivo del

comportamiento de los empleados y las comunicaciones, y la ganancia general de la

información personal compartida involuntariamente.

El Internet, especialmente la WWW en la década de 1990, abrió nuevas vías generales de

comunicación e intercambio de información. La capacidad de compartir fácil y rápidamente la

2 Tomado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Revoluci%C3%B3n_Digital



información a escala mundial trajo consigo un nuevo nivel de libertad de expresión. A los

individuos y las organizaciones se les dio de pronto la capacidad de publicar sobre cualquier

tema, a una audiencia global, a un costo insignificante, sobre todo en comparación con cualquier

tecnología de la comunicación anterior.

1.5 Ventajas de migrar de un sistema físico de registros contables a utilizar las

herramientas digitales para la emisión de información virtual:

1. El tener libros legales de forma digital es un paso más para tener de forma automatizada

la información generada por el sistema contable.

2. Se minimiza tiempo en el proceso de pasar los libros Contables físicos y el usuario

podrá dedicar el tiempo restante a analizar el registro digital de los mismos.

3. El tener los libros de forma digital, ayuda a eliminar los errores humanos que se puedan

generar al transcribir la información a los libros físicos, además, por ser más rápida su

generación, el usuario que los genera tendrá la posibilidad de dedicar tiempo para

realizar una revisión al respecto de los mismos de forma más minuciosa.

1.6 Características del Sistema de Registro en Libros contables Digitales:

a) Inalterabilidad:

Los registros en los libros contables digitales no son modificables una vez que se han aprobado

los mismos por la Jefatura Contable, estos, debido al estampado de la firma y sellado de tiempo,

que se deben de emitir en el momento de la aprobación.

Al cumplir con este concepto, cualquier error que se haya generado y que el mismo se detecte

posterior a la fecha de grabado final de los libros legales, se ajustará posteriormente y quedará

evidencia de la acción realizada. Debido a su carácter de inalterabilidad, podemos garantizar a la

Auditoría Interna que las operaciones generadas sobre este, no serán modificadas y tendrán

carácter de permanente en los archivos designados a los libros legales.

b) Preservación:

Dentro de las características más importantes está la de la preservación, el acto de proteger,

resguardar anticipadamente de algún daño o peligro, en el caso de documentación de datos

financieros. Los LCD, deben de tener un tratamiento especial en la protección de la

información, debido a que posee información relevante en la toma de decisiones y el rumbo

económico a tomar de cada institución.

La custodia de los datos, estará a cargo de una unidad especializada dentro del Ministerio de

Cultura y Juventud, llamado Archivo Central.

c) Cierre de libros físicos:

Para optar por la implementación de los LCD, en primera instancia se debe de cerrar los libros

físicos actualizados con los últimos movimientos del período en el que se irá a adoptar los LCD,

por tanto, se debe confeccionar un oficio a la Auditoría Interna respectiva, solicitándole la

autorización de cierre de libros físicos por motivo de adopción de LCD, adjuntándole los libros

físicos para su corroboración y acta de cierre.



d) Apertura de libros digitales:

Luego de haber cerrado los LCF, al Área de Auditoría Interna correspondiente, debe realizar un

acta de autorización de apertura de LCD en formato digital, con la fecha específica en el cual se

avala el uso de los mismos.

e) Acceso o consulta:

La plataforma asignada en el servidor del Archivo Central del MCJ, permitirá tener acceso a la

información, como consulta y revisión sin permitir realizar modificaciones a la información

financiera contable, por tanto, se podrá: consultar, analizar, revisar, examinar, comparar y

realizar las pruebas requeridas y autorizadas de forma mensual de la información financiera de

cada entidad del Sector Cultura, debido a que por el manejo digital que facilita al acceso, se

evitará lo engorroso que representaba rellenar de forma manual Libros Contables en formato

físico.

f) El Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.3

El Archivo Central fue creado el 15 de marzo de 1999 como una unidad adscrita a la Oficialía

Mayor del Ministerio. Desde el año 2011, MIDEPLAN lo incorpora a la estructura formal del

ministerio como unidad de la Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva mediante oficio de

MIDEPLAN número DM-466-2011 de 19 de agosto de 2011.

Su objetivo es coordinar y promover una adecuada gestión documental institucional y ser el

lugar en donde se reúne los documentos transferidos por los archivos de gestión, archivos

especializados o centros de documentación, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta

no es constante, de acuerdo a lo establecido en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Actualmente los únicos documentos digitales que gestionan en el Ministerio son aquellos que se

llevan en el sistema de gestión documental (Orb-e) y corresponde únicamente a cartas enviadas

o recibidas. Esta información se lleva en el hospedaje de la empresa a la cual se le contrató el

sistema. Aun así, el archivo central cuenta con un servidor para custodiar documentación que ha

sido digitalizada. Además, la Comisión Institucional de Procesos y Procedimientos acaba de

aprobar el Proceso de Gestión documental con los procedimientos: Gestión Documental,

Valoración Documental y Selección Documental lo anterior según acuerdos tomados por dicha

comisión en sesión 016-2016 del 20 de setiembre de 2016.

Corresponderá al Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud mantener una relación

archivística con los Órganos Desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud cuando

estas instituciones carezcan de un profesional en archivística, siendo esta relación en materia de

asesoría y capacitación.

g) Seguridad:

1. Firma digital

4Firma Digital: conjunto de datos asociados a un documento electrónico, que permite identificar

al firmante (autoría), verificar la integridad del mensaje y vincular jurídicamente al actor con el

documento.

Certificado digital: documento electrónico que asocia en forma directa con la identidad de una

persona física, mediante su firma digital en un documento electrónico.

3 Fuente: Sr. Esteban Cabezas, Archivo Central, MCJ. 4 Tomado de: http://www.bccr.fi.cr/firma_digital/ca_persona_fisica.html



Dispositivo: permite almacenar el certificado digital. Y es utilizada para generar su firma

digital.

5El desarrollo de las redes telemáticas y de Internet ha facilitado el intercambio de mensajes de

todo tipo, incluidos aquellos de contenido contractual y administrativo, entre personas distantes

geográficamente. La firma digital o electrónica viene a solventar el problema de autentificación

de los mismos, ya que equivale, a todos los efectos, a la firma autógrafa, puesto que identifica

fehacientemente la autoría del mensaje.

Físicamente, la firma digital se basa en la criptografía y puede ser definida como una secuencia

de datos electrónicos (bits) que se obtienen mediante la aplicación de un algoritmo (fórmula

matemática) de cifrado asimétrico o de clave pública.

Estos sistemas cifran los mensajes mediante la utilización de dos claves diferentes, una privada

y otra pública. La privada es conocida únicamente por la persona a quien pertenece el par de

claves. La pública, por su parte, puede ser conocida por cualquiera, pero no sirve para hallar

matemáticamente la clave privada.

La utilización de la firma digital asegura que el emisor y el receptor del mensaje (ya sean dos

empresarios, un empresario y un consumidor o un ciudadano y la Administración) puedan

realizar una transacción fiable. Para ello esos mensajes firmados electrónicamente:

1º.- Atribuyen de forma irrefutable la identidad del signatario.

2º.- Aseguran la integridad absoluta del mensaje, es decir, que el documento recibido

sea exactamente el mismo que el emitido, sin que haya sufrido alteración alguna durante

su transmisión.

3º.- Garantizan su origen de forma que el emisor del mensaje no pueda repudiarlo o

negar en ningún caso que el mensaje ha sido enviado por él.

4º.- Por último, son confidenciales (el mensaje no ha podido ser leído por terceras

personas).

Para obtener las claves que se usan para firmar digitalmente los mensajes es necesario dirigirse,

bien personalmente o por medio de Internet, a una empresa o entidad que tenga el carácter de

"Prestador de Servicios de Certificación", para solicitar el par de claves y su certificado digital

correspondiente.

El prestador de servicios de certificación de firma electrónica comprobará la identidad del

solicitante, bien directamente o por medio de entidades colaboradoras (Autoridades Locales de

Registro), y entregará una tarjeta con una banda magnética en la que están grabados tanto el par

de claves como el certificado digital. Con esa tarjeta magnética y un lector de bandas

magnéticas adecuado conectado a un ordenador personal, se podrá utilizar la información de la

tarjeta para firmar digitalmente los mensajes electrónicos.

2. Estampado de tiempo6:

En la administración pública y privada tiene mucho valor e importancia saber cuándo un

documento fue recibido o despachado, o desde cuándo existe de forma cierta e indudable.

5 Tomado de: http://www.consumer.es/web/es/tecnologia/internet/2004/01/23/94524.php 6 Tomado de http://wvw.elfinancierocr.com/ef_archivo/2010/octubre/10/tecnologia2454779.html



Para garantizar estos hechos, se emplean sellos y firmas que se estampan con fecha y hora. Estas

mismas situaciones se presentan con los documentos electrónicos, cuya fecha de creación o de

actualización –que se muestran en sus atributos– no garantizan de manera indudable los hechos

referidos.

Para garantizarlo, en los documentos electrónicos se utiliza una tecnología criptográfica

conocida como estampado de tiempo, que es digitalmente equivalente a que un documento en

papel sea sellado de recibido, con fecha, hora y firma del receptor, con la ventaja de que la

versión digital del sello incluye un algoritmo matemático que impide que el contenido del

documento pueda ser alterado sin autorización de su autor, y que el tiempo referido sea el

tiempo universalmente determinado.

El estampado de tiempo de documentos electrónicos debe estar respaldado por un certificado

digital emitido por una autoridad certificadora reconocida legalmente.

Esto tiene mucho valor en las transacciones y negocios de comercio electrónico, en los servicios

financieros en línea, en el gobierno digital (trámites, licitaciones, compras, contrataciones, etc.),

como un instrumento de confianza, al servicio de la buena fe, transparencia y seguridad jurídica

de los actos y negocios conducidos por medio de redes electrónicas, en cualquier parte del

mundo.

El sistema nacional de certificación digital con raíz en el MICIT, ha creado el correspondiente

certificado digital de estampado de tiempo, para garantizar documentos electrónicos con fecha y

hora determinada.

1.7 Marco Legal:

Las políticas aquí establecidas encuentran sustento en las siguientes normas:

a. Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos No. 8131.

Artículo 15.- Criterios. El sistema de contabilidad de los entes y órganos del sector público,

atenderá los siguientes criterios:

a) Estar basado en principios y normas de contabilidad pública generalmente

aceptados.

b) Permitir la integración de la información presupuestaria del tesoro con la

información patrimonial de cada entidad entre sí.

c) Reflejar la ejecución presupuestaria, los movimientos y la situación del tesoro, así

como las variaciones, composición y situación del patrimonio de la entidad.

b. Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos Ley número 8454

“Artículo 3º—Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con

carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o

informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan

o transmitan por medios físicos.”.

“Artículo 4º—Calificación jurídica y fuerza probatoria

Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza

probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos”.

c. Directriz número CN-002-2014 Información Contable Digital



“Artículo 1º- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento facultativo, para

todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 de Ley de la Administración

Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley No. 8131.

Artículo 2º- Sobre el Uso de Información Contable Digital. Todas las instituciones mencionadas

en el artículo anterior, podrán llevar sus registros contables-financieros mediante Sistemas

Informáticos, de los cuales podrán obtener sus informes o documentos Contables-Financieros

(Estados Financieros, Auxiliares de Cuentas, cuadros y otra información necesaria), producidos

por medios electrónicos, por cuanto la mencionada Ley de Certificados, Firmas Digitales y

Documentos Electrónicos, ha establecido una equivalencia funcional, entre lo expresado o

transmitido por un medio electrónico como por uno de soporte físico.

Artículo 4º- Cuando los responsables de las Unidades Contables y Órganos Públicos, quieran

llevar la información contable en forma digital, incluyendo los libros contables digitales, podrán

acudir a sus respectivas Administraciones Activas (El Jerarca y los titulares subordinados),

según lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la

Contraloría General de la República (CGR) y los artículos 8 y 10 de la Ley General de Control

Interno, para obtener los lineamientos, políticas y procedimientos, para asegurar la

confiabilidad, seguridad y controles, para la implementación de estos sistemas informáticos

contables-financieros y la emisión de los documentos digitales emitidos por estos.

d. Ley 9068 Ley para el Cumplimiento del Estándar de Transparencia Fiscal.

Artículo 2 º.- Se reforma el párrafo primero del artículo 105 del Código de Normas y

Procedimientos Tributarios, Ley N.º 4755, de 3 de mayo de 1971, y sus reformas. El texto es el

siguiente:

“Artículo 105.- Información de terceros. Toda persona, física o jurídica, pública o privada,

estará obligada a proporcionar, a la Administración Tributaria, la información previsiblemente

pertinente para efectos tributarios, deducida de sus relaciones económicas, financieras y

profesionales con otras personas. La proporcionará como la Administración lo indique por

medio de reglamento o requerimiento individualizado. Este requerimiento de información

deberá ser justificado debida y expresamente, en cuanto a la relevancia en el ámbito tributario.

[…]”

ARTÍCULO 12 º.- Se reforma el inciso d) del artículo 234 del Código de Comercio, Ley N.º

3284, de 30 de abril de 1964, y sus reformas. El texto es el siguiente:

“Artículo 234 º.-

[…]

d) Conservar los libros de contabilidad desde que se inician hasta cinco años después del cierre

del negocio y conservar igualmente la correspondencia, las facturas y los demás comprobantes,

por un período no menor de cinco años, contado a partir de sus respectivas fechas, salvo que

hubiera juicio pendiente en que esos documentos se hubieran ofrecido como prueba.”

e. Ley 9069 Ley de Fortaleciendo de la Gestión Tributaria.

Artículo 8.- Se reforman los artículos 251, 252, 263 y 662 de la Ley N.º 3284, Código de

Comercio, de 30 de abril de 1964, y sus reformas, para que se lean de la siguiente forma:

"Artículo 251.- Sin perjuicio de los registros que la normativa tributaria exija a toda persona

física o jurídica, los comerciantes están obligados a llevar sus registros contables y financieros

en medios que permitan conocer, de forma fácil, clara y precisa, de sus operaciones comerciales

y su situación económica, y sin que estos deban ser legalizados por entidad alguna. Al hacer este



Código referencia a libros contables, se entenderá igualmente la utilización de sistemas

informáticos de llevanza de la contabilidad.”

f. Ley 7202 Sistema Nacional de Archivos.

“Artículo 10.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las

instituciones a las que se refiere el artículo 2o. de esta ley.

Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado de acceso restringido, perderán esa

condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para

investigaciones de carácter científico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se

irrespeten otros derechos constitucionales.”

“Artículo 11.- La Junta Administrativa del archivo Nacional, creada por ley No. 5574 del 6 de

setiembre de 1974, será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como

órgano rector de dicho sistema, […], lo mismo para mantener una estrecha relación archivística

y técnica entre los archivos del sistema.

[…]:

e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado

desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.

f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.

g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.

h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por

medios automáticos”.

“Artículo 42.-

Los archivos centrales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución,

de acuerdo con los plazos de remisión de documentos”.

g. Resolución CNSED-02-2014—Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos—San José a las nueve horas del 24 de setiembre del dos mil

catorce.

Emitir la siguiente declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en

todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense:

A. Series documentales que se declaran con valor científico cultural en todas las Áreas

Financiero Contable (incluye las áreas o unidades presupuestales) de las instituciones

que conforman el Sector Público Costarricense. Documentos originales, en soporte

papel y electrónico con firma digital avanzada.

1. Estados Financieros. Deben conservarse los estados financieros anuales que

contengan la aprobación del órgano superior de la institución. Cuando existan

estados financieros auditados, estos deberán conservarse con el informe que emita el

Contador Público Autorizado.

2. Informes de ejecución presupuestaria o liquidaciones presupuestarias. Se deben

conservar los informes del IV trimestre en donde se refleje la ejecución

presupuestaria anual de la institución.

3. Libros contables. Se deben conservar los libros de diario y mayores.

4. Modificaciones presupuestarias. También conocidas como modificaciones externas

de presupuesto, modificaciones internas de presupuesto. Deben contener la

aprobación del órgano superior de la institución.



5. Presupuestos de la institución ordinarios y extraordinarios. Deben contener la

aprobación del órgano superior de la institución.

Esta Comisión Nacional entiende como documento en soporte electrónico el documento

producido con firma digital que aplique lo dispuesto en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados,

Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y en la “Política de formatos oficiales de los

documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de

Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el

alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013.

h. Listado NICSP, aceptado y ratificado por el Estado Costarricense:

La adopción de las normas internacionales de contabilidad para el sector público implica la

observancia de lo contenido en cada una de las siguientes normas:

NICSP 1: Presentación de Estados Financieros.

NICSP 2: Estados de Flujo de Efectivo.

NICSP 3: Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.

NICSP 4: Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera.

NICSP 5: Costos por Préstamos.

NICSP 6: Estados Financieros Consolidados y Separados.

NICSP 7: Inversiones en Asociadas.

NICSP 8: Participaciones en Negocios Conjuntos.

NICSP 9: Ingresos de Transacciones con Contraprestación.

NICSP 10: Información Financiera en Economías Hiperinflacionarias.

NICSP 11: Contratos de Construcción.

NICSP 12: Inventarios.

NICSP 13: Arrendamientos.

NICSP 14: Hechos Ocurridos Después de la Fecha de Presentación.

NICSP 15: Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar.

NICSP 16: Propiedades de Inversión.

NICSP 17: Propiedades, Planta y Equipo.

NICSP 18: Información Financiera por Segmentos.

NICSP 19: Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.

NICSP 20: Información a Revelar por Partes Relacionadas.

NICSP 21: Deterioro del Valor de Activos No Generadores de Efectivo.

NICSP 22: Revelación de Información Financiera sobre el Sector Gobierno en General.

NICSP 23: Ingresos de Transacciones sin Contraprestación.

NICSP 24: Presentación del Presupuesto en los Estados Financieros.

NICSP 25: Beneficios a los Empleados.

NICSP 26: Deterioro del Valor de Activos Generadores de Efectivo.

NICSP 27: Agricultura.

NICSP 28: Instrumentos Financieros: Presentación.

NICSP 29: Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición.

NICSP 30: Instrumentos Financieros: Información a Revelar.

NICSP 31: Activos Intangibles.

NICSP 32: Concesiones.



CAPITULO N°. 2

Políticas

2.1 Sobre la autorización para el cierre de los Libros Contables Físicos y la Adopción de

los Libros Contables Digitales:

Política: Las disposiciones contenidas en este documento serán de acatamiento obligatorio para

el Ministerio de Cultura y Juventud, sus Programas y sus Órganos Desconcentrados que a la

fecha no hayan promulgado políticas para la implementación de Libros Contables Digitales.

Aclaración: EL Sector Cultura contempla además al Sistema Nacional de Radio y Televisión

Cultural (SINART) y a la Editorial Costa Rica.

Política: Es responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero-Contable del

Ministerio de Cultura y Juventud y de los Directores de cada Órgano Desconcentrado,

elevar al superior jerárquico según corresponda, la solicitud formal de cierre de libros

contables físicos al 31 de diciembre de 2016 y la autorización para la adopción y

apertura de los Libros Contables Digitales a partir del 1° de enero de 2017.

Aclaración: Este trámite deberá estar concluido a más tardar el 15 de diciembre de

2016, debiendo remitir en dicha fecha al Área Financiero Contable copia del acuerdo o

autorización para tales fines suscrito por los respectivos jerarcas.

Política:

El responsable de los registros contables en los libros contables físicos, deberá realizar

las acciones de registro que correspondan, para que, en dichos libros se revele los

Estados Financieros de la Institución al 31 de diciembre de 2016.

Aclaración: Al 16 de enero de 2017 deberán remitir a la Auditoria Interna los libros

contables físicos con los respectivos Estados Financieros al 31 de diciembre de 2016

para su debido cierre mediante acta emitida por dicha área. Aquellas Entidades

Adscritas que no posean áreas de Auditoria Interna, deberán remitir dichos libros

Contables al Área de Auditoria Interna del Ministerio de Cultura y Juventud.

Política: Será responsabilidad del Auditor Interno del Ministerio de Cultura y Juventud,

así como del Auditor Interno de los Órganos Desconcentrados que cuenten con

Auditoría Interna, levantar un acta de cierre de Libros Contables Físicos, así como de

generar un acta electrónica de apertura de Libros Contables Digitales, para lo cual se

deberá tomar en consideración las respectivas políticas de Archivo Central de material

digital, así como los aspectos referentes a los controles sobre la seguridad informática

de la información que mantiene el Departamento de Informática del Ministerio de

Cultura y Juventud y de cada Órgano Desconcentrado, según corresponda, instancias

ambas con las que deberá coordinar el traslado definitivo de la información generada

por la Auditoría Interna.

Política: Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Informática del Ministerio

de Cultura y Juventud, así como de los encargados del área de Tecnología de

Información de los Órganos Desconcentrados, establecer las acciones que correspondan



para el establecimiento de una carpeta compartida en el Servidor y/o en la “Nube”, a fin

de almacenar la información concerniente a los Estados Financieros.

La Jefatura del Departamento de Informática tomará las previsiones correspondientes en

materia de seguridad y acceso de la Información, a fin de garantizar la

“incorruptibilidad” de la información suministrada. En todo caso y a solicitud expresa

de la jefatura del Departamento Financiero-Contable del MCJ, deberá asignar a los

funcionarios del Departamento Financiero-Contable del MCJ, acceso de visualización

de toda la información contenida en el servidor y/o “nube” vinculada con el archivo de

la documentación digital remitida por todos los Órganos Desconcentrados al Archivo

Central del MCJ.

2.2 Sobre el adecuado registro contable de las operaciones a partir del periodo 2017:

Política: El Jefe del Departamento Financiero-Contable del Ministerio de Cultura y

Juventud, así como los Directores de los Órganos Desconcentrados, serán los

responsables de coordinar las acciones necesarias para garantizar que toda actividad que

se realice y que genere un registro contable a partir del 1° de enero de 2017, sea

registrada de conformidad con la base del Devengo y en estricto apego a las Normas

Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP. Asimismo y a más tardar

al 16 de enero de 2017, deberán emitir una certificación, mediante la cual se haga

constar que los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2016 presentan

razonablemente la situación financiera de la entidad y que las cifras acumuladas de

balance se han expresado de conformidad con las normas internacionales de

contabilidad para el sector público. De igual forma velarán para que los registros

contables posteriores, se realicen en estricto apego al Plan de Cuentas actualizado en su

versión más reciente emitido por la Contabilidad Nacional en relación con la adopción

de las NICSP.

Política: El Departamento Financiero-Contable del Ministerio de Cultura y Juventud,

así como los Órganos Desconcentrados, podrán hacerse asistir por los Sistemas de

Información que consideren necesarios o bien podrán continuar realizando los asientos

de diario y la Mayorización de sus operaciones mediante el mecanismo digital que han

venido utilizando, siempre y cuando se observen los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados.

Aclaración: El registro de los asientos de diario de conformidad con lo dispuesto en las

NICSP, mediante plataformas digitales está permitido, así como la correspondiente

Mayorización de los movimientos mensuales, para lo cual cada entidad podrá definir el

procedimiento de registro digital que mejor se adapte a sus necesidades. No obstante

deberá tomar las previsiones correspondientes para salvaguardar la integridad de tales

registros en el tiempo, así como sus correspondientes respaldos documentales.

Política: Será responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero-Contable del

Ministerio de Cultura y Juventud, así como de los Directores de los Órganos

Desconcentrados, coordinar la elaboración de Estados Financieros Digitales. La

periodicidad de dichos estados será mensual utilizando para ello las plantillas

autorizadas por la Contabilidad Nacional. (Ver Anexo No. 1). De igual manera deberán

coordinar la conversión de tales documentos a archivos “PDF” a fin de que sean



firmados por el Contador y el Jerarca de la Institución, debiendo este último realizar

“Estampado de Tiempo”, técnica en la que se utiliza una tecnología criptográfica, que

es digitalmente equivalente a que un documento en papel sea sellado de recibido, con

fecha, hora y firma del receptor, con la ventaja de que la versión digital del sello incluye

un algoritmo matemático que impide que el contenido del documento pueda ser alterado

sin autorización de su autor, y que el tiempo referido sea el tiempo universalmente

determinado.

Aclaración: Para realizar el Estampado de Tiempo es necesaria la obtención de una

aplicación informática mediante la cual se determina el momento exacto de la firma del

documento impidiendo cualquier modificación posterior. Cada entidad deberá coordinar

la obtención de dicha aplicación.

Política: Será responsabilidad del encargado de Contabilidad del Ministerio de Cultura

y Juventud y de sus similares encargados de Contabilidad en los Órganos

Desconcentrados, definir según corresponda el procedimiento de registro y control

contable de operaciones, así como el diseño, coordinación e implementación de la

Técnica contable con base en el devengo, que sirvan como base para la elaboración

posterior de estados financieros en el formato establecido por la Contabilidad Nacional.

(Ver Anexo No. 1), para lo cual deberán observar el Nivel de detalle correspondiente

exigido por el ente rector para la elaboración de dichos Estados Financieros.

Aclaración: La presentación del Balance de Comprobación se realizará al nivel de

desagregación que a tales fines determine la Contabilidad Nacional.

2.3 Sobre los Estados Financieros que se deberán elaborar mensualmente:

Política: Cada entidad deberá elaborar y remitir mensualmente al Archivo Central del

Ministerio de Cultura y Juventud, los siguientes Estados Financieros debidamente

firmados digitalmente por el Contador y por el máximo Jerarca: a. Estado de situación financiera;

b. Estado de Rendimiento Financiero;

c. Estado de Cambios en los Activos netos/patrimonio;

d. Estado de Flujos de Efectivo;

e. Cuando la entidad ponga a disposición pública su presupuesto aprobado, una

comparación del presupuesto y los importes reales, ya sea como un estado

financiero adicional separado o como una columna del presupuesto en los

estados financieros; y

f. Notas, en las que se incluye un resumen de las políticas contables significativas

y otras notas explicativas.

Aclaración: El plazo para la remisión de dicha información es de quince (15) días

naturales posteriores al cierre del mes inmediato anterior.



2.4 Sobre el archivo definitivo de la información digital referente a los Estados

Financieros:

Política: La custodia y conservación de la Información Digital Contable (LCD) del

Sector Cultura, será responsabilidad del Archivo Central del Ministerio de Cultura y

Juventud, el cual mantendrá dentro de sus servidores destinados para tal fin, con las

medidas de seguridad requerida, y en coordinación con el Área de Informática

Institucional, toda la información mensual, trimestral y anual referente a los archivos

digitales que contienen los Estados Financieros Digitales del Ministerio y de los

Órganos Desconcentrados. El archivo que se genere tendrá la validez y eficacia de un

documento físico original, los archivos transmitidos por medios electrónicos,

informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías,

destinados al archivo definitivo de los Estados Financieros de la Institución o sus

Órganos desconcentrados tendrán la misma validez de la entrega de un documento

físico. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para

garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.

Aclaración: Para el cumplimiento de esta política el Jefe del Departamento Financiero-

Contable del Ministerio de Cultura y Juventud, así como los Directores de cada una de

los Órganos Desconcentrados o quien ellos designen, deberán remitir al Archivo Central

del Ministerio de Cultura y Juventud, a más tardar dentro de los primeros quince (15)

días de cada mes, mediante un medio electrónico los Estados Financieros Digitales en

PDF, elaborados bajo los requerimientos de las NICSP y debidamente firmados

digitalmente por el Contador y el Jerarca respectivo. Asimismo deberán tomar las

previsiones del caso a fin de proceder a archivar y custodiar en cada dependencia copia

de la información remitida. En todo caso cuando así lo permitan los avances

tecnológicos podrá hacerse el trasiego de la información por otros medios, previa

autorización de los mismos por parte del Departamento de Informática del MCJ.



CAPITULO N°3

Modelos

Anexo No. 1 Modelo Libro de Diario

Diario



Modelo Libro Mayor



Modelo Libro Inventarios y Balances



Modelo de Notas a los Estados Financieros



Modelo de Solicitud

Fecha

Señor

(Superior Jerárquico)

Estimado señor:

Me refiero a las acciones que deben desarrollarse en acatamiento a la Directriz N° CN-002-2014

denominada “Información Contable Digital”, emitida por la Contabilidad Nacional el pasado 05

de febrero de 2014 en la cual se dan a conocer algunas disposiciones para la implementación de

libros contables digitales.

Al respecto el articulado de dicha directriz indica:

“Artículo 2º- Sobre el Uso de Información Contable Digital. Todas las

instituciones mencionadas en el artículo anterior, podrán llevar sus registros

contables-financieros mediante Sistemas Informáticos, de los cuales podrán

obtener sus informes o documentos Contables-Financieros (Estados

Financieros, Auxiliares de Cuentas, cuadros y otra información necesaria),

producidos por medios electrónicos, por cuanto la mencionada Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, ha establecido una

equivalencia funcional, entre lo expresado o transmitido por un medio

electrónico como por uno de soporte físico.

Artículo 4º- Cuando los responsables de las Unidades Contables y Órganos

Públicos, quieran llevar la información contable en forma digital, incluyendo

los libros contables digitales, podrán acudir a sus respectivas

Administraciones Activas (El Jerarca y los titulares subordinados), según lo

establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido

por la Contraloría General de la República (CGR) y los artículos 8 y 10 de la

Ley General de Control Interno, para obtener los lineamientos, políticas y

procedimientos, para asegurar la confiabilidad, seguridad y controles, para la

implementación de estos sistemas informáticos contables-financieros y la

emisión de los documentos digitales emitidos por estos.”

En tal razón se solicita su autorización para cambiar la modalidad de registro de las operaciones

contables a la base del Devengo y a su vez para que se autorice el cierre de libros contables

físicos a partir del próximo 31/12/2016 y la subsiguiente apertura de libros contables digitales a

partir del 01 de enero de 2017. Asimismo, se solicita informar a la Auditoría Interna, acerca de

lo actuado.

Atentamente,

Jefe Área Financiero Contable

O Director según corresponda.



CAPITULO N°4:

Procedimiento

Debido al avance tecnológico, políticas de eficiencia y eficacia en el manejo de los fondos

públicos y por ende sus controles de los diversos sistemas financieros, se establece la migración

del registro de Libros Contables Físicos a los Libros Contables Digitales (LCD), para poder

automatizar el registro de las transacciones contables y disponer de una manera más ágil de

información financiera certificada, para la efectiva toma de decisiones.

A continuación, se indica el procedimiento a seguir para la adopción de los LCD:

Procedimiento

1. Inicio del proceso.

2. En primera instancia se elabora una solicitud al Jerarca de implementación de los

Libros Contables Digitales, por parte del Área Financiero o Área interesada.

3. Posteriormente, el jerarca de la institución, evalúa si se cumplen los requisitos y las

características requeridas para la implementación de LCD y toma la decisión de

aprobación e informa al Área Financiero Contable, del MCJ, de la implementación

de LCD.

4. Consecutivamente, se realiza la solicitud de Cierre de los LCF y apertura de LCD al

Área de Auditoría Interna de su respectiva competencia.

5. El Área de Auditoría Interna, procede a emitir un acta de cierre de los Libros

Contables Físicos y emite un acta electrónica de apertura de LCD.

6. El contador(a) genera los Estados Financieros, utilizando el Sistema de Información

con el cual cuente la entidad y los traslada a una Plantilla de Word.

7. El contador(a) genera el archivo en formato PDF, de los EE.FF en Excel, no

editable.

8. El contador(a) procede a firmar digitalmente el documento PDF, y lo remite a su Jefe

inmediato para su revisión y aprobación y posterior remisión al Jerarca para su firma

digital.

9. El máximo Jerarca de la institución procede a firmar digitalmente el documento PDF

e inmediatamente después emite el Estampado de Tiempo oficial del BCCR.

10. A continuación, la institución envía los EE.FF. al Archivo Central del Ministerio de

Cultura y Juventud mediante correo electrónico y paralelamente mediante la

remisión de un DVD. Conservando una copia de dichos documentos digitales en sus

propios archivos.

11. Fin del proceso.



CAPITULO N° 5:

Glosario

BCCR: Banco Central de Costa Rica.

CGR: Contraloría General de la República.

CONESUP: Consejo Nacional de Educación Superior.

Criptografía: Arte y técnica de escribir con procedimientos o claves secretas o de un modo

enigmático, de tal forma que lo escrito solamente sea inteligible para quien sepa descifrarlo.

Depuración de cuentas: es analizar los movimientos de estas uno a uno, determinando

procedentes e improcedentes y el origen de estos para llegar a un determinado saldo que se

considera el real o correcto. Se aplica comúnmente en Clientes y Proveedores.

Devengo Contable: es el principio por el cual todo ingreso o gasto nace en la etapa de

compromiso, considerándose en este momento ya como incremento o decremento patrimonial a

efectos contables y económicos. Es un derecho ganado que todavía no ha sido cobrado o una

obligación contraída que todavía no ha sido pagada.

DFC: Departamento Financiero Contable.

AFC: Área Financiero Contable.

Diferido: Diferir puede definirse como la separación temporal de algo que debía cumplirse en

determinado tiempo, hacia otra fecha más distante. Es aplazar (fijar un nuevo plazo para más

tarde).

DGCN: Dirección General de Contabilidad Nacional.

EE.FF: Estados Financieros.

Enajenación: En un sentido jurídico, la enajenación implica la transferencia de un derecho real

de un patrimonio a otro. La voz enajenación puede ser usada en un modo amplio o en un modo

estricto. En un sentido amplio, enajenación implica la transferencia del dominio o cualquier otro

derecho real entre dos patrimonios.

GMT: Greenwich Mean Time, (español, tiempo medio de Greenwich) es un estándar de tiempo

que originalmente se refería al tiempo solar medio en el Real Observatorio de Greenwich, en

Greenwich, cerca de Londres, Inglaterra, que en 1884 fue elegido por la Conferencia

Internacional del Meridiano como el primer meridiano.

IFAC: Federación Internacional de Contadores por sus siglas en Inglés.

IPSASB: Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público por sus

siglas en Inglés.

LCD: Libros Contables Digitales.



NICSP: Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

MCJ: Ministerio de Cultura y Juventud.

MICIT: Ministerio de Ciencia y Tecnología.

MIDEPLAN: Ministerio de Planificación.

Orb-e: Es el Sistema de Gestión Documental del MCJ.

PDF: Portable Document Format, (español: Formato de Documento Portable) Formato para

almacenar documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems, originalmente exclusivo

para su programa Acrobat Reader. Actualmente es un formato abierto.

PIB: Producto Interno Bruto.

PPA: Paridad de Poder Adquisitivo.

Recibido Conforme: Conjunto de requisitos que debe tener cualquier factura para su

compromiso de pago, ejemplo: firma, nombre, fecha y sello de la institución receptora.

Sector Cultura: Conjunto de Instituciones que componen el sector público cultural, Ministerio

de Cultura y Juventud con sus cinco programas presupuestarios y catorce Órganos

Desconcentrados adscritos al Ministerio.

SINPE: Sistema Nacional de Pagos Electrónicos.

C: Sra. Sylvie Durán, Ministra de Cultura

Sr. Max Valverde, Viceministro de Cultura.

Sr. José Ricardo Sánchez, Viceministro de Juventud.

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