INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2017 29 de marzo, 2017 ...

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INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2017 29 de marzo, 2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES

DEL PROGRAMA DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL

CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

2017




CONTENIDO

Página N°

RESUMEN EJECUTIVO

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA............................................................................................................................. 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ......................................................................................................................... 1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................................... 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ............................................................................................ 2

METODOLOGÍA APLICADA .............................................................................................................................. 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................ 3

2 RESULTADOS ........................................................................................................... 4

TEMA 1: RAZONABILIDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO DEL PAI Y SU

RESPECTIVA ESTIMACIÓN .............................................................................................................................. 4

HALLAZGO 1.1: EL SALDO DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO DEL

PAI NO ES RAZONABLE ........................................................................................................... 4

TEMA 2: REGISTRO Y CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DEL PAI ........................................................... 9

HALLAZGO 2.1: SITUACIONES QUE AFECTAN LA INTEGRIDAD, EXISTENCIA, EXACTITUD Y VALUACIÓN DEL INVENTARIO DEL PAI ................................................... 9

TEMA 3: REGISTRO Y CONTROL DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEL PAI ............................ 12

HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LAS

CONCILIACIONES BANCARIAS DEL PAI ........................................................................... 12

TEMA 4: CONTROL INTERNO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN ASOCIADOS A LA GESTIÓN DEL PAI14

HALLAZGO 4.1: DEBILIDADES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ASOCIADOS

AL PAI ......................................................................................................................................... 14

3 CONCLUSIONES ..................................................................................................... 16

4 DISPOSICIONES ..................................................................................................... 16

AL ING. EDGAR VARGAS GONZÁLEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO ............................................................................................................................ 17

AL MBA. TOMÁS GUTIÉRREZ AGUILAR EN SU CALIDAD DE DIRECTOR ADMINISTRATIVO

FINANCIERO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ..................................................................... 17

AL BACH. EDGAR MORA ARIAS EN SU CALIDAD DE DIRECTOR DEL PROGRAMA DE

ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ............................... 18




CUADROS

CUADRO N° 1 DIFERENCIAS EN EL REGISTRO DE LA FECHA Y MONTO DE LAS FACTURAS DE LAS

CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO DEL PAI………………………………………………6

CUADRO N° 2 COMPOSICIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL PAI AL 31 DE DICIEMBRE DE

2015……………………………………………………………………………………………….9

CUADRO N° 3 DIFERENCIAS IDENTIFICADAS EN LA TOMA FÍSICA DE EXISTENCIAS……………11 ANEXOS ANEXO N° 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS

IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES DEL PROGRAMA

DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CONSEJO

NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015……………………………………19




INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2017

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? La auditoría financiera realizada tuvo como objetivo examinar las cuentas contables de mayor materialidad del Programa de Abastecimiento Institucional (PAI), contenidas en los Estados Financieros (EEFF) del Consejo Nacional de Producción (CNP) correspondientes al ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

En concordancia con este objetivo, la auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos del PAI correspondientes a las cuentas denominadas Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Provisión de Cobranza Dudosa, Existencias, Cuentas por Pagar y sus respectivos Ingresos y Gastos, reflejados en los Estados Financieros del CNP al 31 de diciembre de 2015.

¿Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto constituye un insumo para informar a la ciudadanía sobre la razonabilidad de la información financiera contable del PAI, cuya actividad económica engloba uno de los programas más importantes del Sector Público Agropecuario, al encargarse de la atención de las necesidades de suministros alimenticios que requieren algunas de las instituciones del Estado; garantizando a su vez que dichos suministros procedan prioritariamente de micro, pequeños y medianos productores agropecuarios y agroindustriales nacionales.

Asimismo, el desarrollo de este tipo de auditorías, contribuye al fortalecimiento de la transparencia y el control ciudadano al brindarle a la población un panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos, máxime si se toma en consideración que para el período 2015 el PAI registró ingresos por ventas de ₡26.312,9 millones.

¿Qué encontramos? Como resultado de la auditoría se identificaron situaciones que afectan la razonabilidad de las Cuentas por Cobrar y su respectiva estimación, en lo concerniente a una diferencia no conciliada de ₡2.917,9 millones de más entre el saldo de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI reflejado en los EEFF del CNP al 31 de diciembre de 2015 y los montos reportados a esa misma fecha, por la Unidad de Gestión de Cobro Administrativo.

Adicionalmente, del análisis del auxiliar contable de Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI, se determinaron inconsistencias, tales como omisión de registros o datos erróneos en los campos referentes al número de factura, monto, fecha, número de paquete, o bien documentación de respaldo que no pudo ser ubicada por la Administración.

En lo concerniente a la cuenta Fondos en Tránsito, se evidenció la existencia de 385 depósitos de clientes del PAI por un monto de ₡880,5 millones que se encuentran pendientes de




identificar al 31 de diciembre de 2015. Aunado a lo anterior, se determinó que el Área de Contabilidad aplica pagos a las Cuentas por Cobrar del PAI; aun y cuando, no se cuenta con la información suficiente sobre la institución y/o facturas a las cuales corresponden.

En lo que respecta a la gestión de cobro, al 31 de diciembre de 2015, existen Cuentas por Cobrar del PAI con antigüedades que alcanzan hasta los 1.095 días de atraso, dentro de las cuales se incluyen cuentas por un monto total de ₡651,4 millones, para las cuales no se ha confeccionado y/o entregado la factura a los clientes.

Con respecto a la cuenta Provisión de Cobranza Dudosa, se determinó que su saldo no fue actualizado al 31 de diciembre de 2015 y además no se obtuvo evidencia de que la metodología de cálculo empleada por el CNP para la estimación de incobrables, se encuentre respaldada en criterios técnicos y legales, ni tampoco de su aprobación por parte de la Junta Directiva del Consejo.

En lo referente a la cuenta de Existencias, se determinó al 31 de diciembre de 2015, una diferencia de ₡43,2 millones de menos entre el monto de las pérdidas de mercadería del PAI registrado en la cuenta “Otros gastos (ingresos) neto” de los EEFF y el saldo determinado por el PAI a esa fecha; así como que el saldo de la cuenta de Existencias reflejado en los estados financieros mensuales de los años 2015 y 2016, no se ajusta a los criterios de integridad y exactitud. Adicionalmente, como resultado de la toma física realizada por este Órgano Contralor se identificaron 818 productos menos a los registrados por el PAI, y se observó que las instalaciones de las Bodegas no mantenían condiciones idóneas de higiene y orden. Además, el CNP no registra una estimación por pérdidas u obsolescencia de inventario, aun cuando se evidenció que existen pérdidas por deterioro por ₡54,4 millones durante el año 2015.

Por otra parte, de la revisión de la conciliación bancaria de las cuentas corrientes del PAI con corte al 31 de diciembre de 2015, se determinaron debilidades tales como: ajustes manuales, ausencia de justificación sobre partidas conciliatorias antiguas, así como una diferencia de ₡161,0 millones entre esas partidas y el auxiliar correspondiente.

Finalmente, se identificó que los módulos del sistema de información SIFCNP empleados para el control de facturas, el registro y gestión de las existencias del PAI, carece de bitácoras y presenta debilidades en los controles de acceso, validaciones y almacenamiento de la información; así como limitaciones en la calidad de la información almacenada en los sistemas que impide la identificación de los saldos contables del PAI correspondientes a activo fijo y remuneraciones.

¿Qué sigue? Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones al Gerente General, al Director Administrativo Financiero y al Director del PAI para que se establezcan los mecanismos de control y supervisión y se lleven a cabo los ajustes contables necesarios para que las transacciones financieras del Programa de Abastecimiento Institucional se presenten de manera razonable y sean un insumo confiable para el proceso de toma de decisiones.




INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES

DEL PROGRAMA DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL

CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

1 INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2016 de la

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.

1.2. La ejecución de este tipo de auditorías por parte de la Contraloría General de la República, se fundamenta en la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N° 7428.

1.3. Por otra parte, el desarrollo de auditorías financieras, contribuye a incrementar la transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama sobre la razonabilidad de la información que refleja la situación económico-financiera del Programa de Abastecimiento Institucional, plasmada en los Estados Financieros del Consejo Nacional de Producción, así como sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.4. El propósito de esta auditoría es examinar las cuentas contables de mayor materialidad del Programa de Abastecimiento Institucional, contenidas en los Estados Financieros del Consejo Nacional de Producción correspondientes al ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

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ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.5. La auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos del Programa de Abastecimiento Institucional (PAI) correspondientes a las cuentas denominadas Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Provisión de Cobranza Dudosa, Existencias, Cuentas por Pagar y sus respectivos Ingresos y Gastos, reflejados en los Estados Financieros (EEFF) del Consejo Nacional de Producción (CNP) al 31 de diciembre de 2015.

1.6. En el desarrollo de la auditoría se contempló la ejecución de procedimientos relacionados tanto con la revisión de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que las ampara, con el objetivo de obtener evidencia de auditoría suficiente, pertinente y competente sobre la razonabilidad de los saldos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar dichas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del CNP que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría ajustados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.7. El CNP es una Institución Autónoma, con personalidad jurídica propia, autonomía funcional y administrativa de conformidad con los términos dispuestos en el Artículo 188 de la Constitución Política. La finalidad del Consejo se expresa en lo dispuesto en el Artículo 3 de su Ley Orgánica, N° 6050, el cual indica lo siguiente:

Artículo 3º- El Consejo tendrá como finalidad específica el fomento de la producción agrícola, pecuaria y marina, así como la estabilización de los precios de los artículos requeridos para la alimentación de los habitantes del país, y los de las materias primas que requiera la industria nacional, procurando un equilibrio justo en las relaciones entre productores y consumidores, para lo cual podrá intervenir en el mercado interno.

Podrá, asimismo, industrializar los productos agrícolas, pecuarios y marinos, directamente o a través de empresas a las que el Consejo respalde o avale. La industrialización deberá obedecer a las prioridades de nuestro desarrollo económico y, para este fin, el Consejo establecerá las reservas financieras correspondientes que le permitan obtener los recursos técnicos necesarios.

1.8. Mediante el PAI, el CNP realiza su principal actividad económica, la cual se encuentra relacionada con la atención de las necesidades de suministros alimenticios que requieren las instituciones del Estado, que por ley están

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obligadas a adquirirlos mediante contratación directa por medio del CNP; así como garantizar que dichos suministros procedan prioritariamente de micro, pequeños y medianos productores agropecuarios y agroindustriales nacionales.

1.9. Asimismo, con el propósito de regular las compras y el abastecimiento de

productos que realiza el CNP, se emitió el Reglamento del Programa de Abastecimiento Institucional del Consejo Nacional de Producción, N° 23591, con fundamento en el artículo 9 de la Ley N° 6050.

METODOLOGÍA APLICADA

1.10. Para la realización de esta auditoría se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral, los Procedimientos de Auditoría de la Contraloría General de la República, las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores (emitidas por INTOSAI) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

1.11. La metodología utilizada para el desarrollo de la auditoría se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios, conciliaciones, verificaciones, re-cálculos y análisis de los documentos que sustentan las transacciones.

1.12. La determinación de las cuentas a evaluar se realizó considerando la importancia relativa de los recursos del PAI indicados en los EEFF del CNP para el ejercicio económico 2015, así como el nivel de riesgo asociado. La selección de muestras, con el fin de evaluar la razonabilidad de los saldos consignados, se obtuvo a partir de la aplicación de la NIA 530 Muestreo de Auditoría y las notas técnicas sobre muestreo estipuladas por este Órgano Contralor, todos ellos según los procedimientos definidos en la Contraloría General para ese tipo de fiscalizaciones.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.13. En reunión celebrada el 15 de marzo de 2017, se comunicaron verbalmente los resultados de la auditoría a los siguientes miembros de Junta Directiva y/o funcionarios del CNP: Ing. Felipe Arguedas Gamboa, Viceministro del Ministerio de Agricultura y Ganadería; Ing. Carlos Monge Monge, Presidente Ejecutivo CNP; M.Sc. Ricardo Rodríguez Barquero, Presidente Ejecutivo del Instituto de Desarrollo Rural; Sr. Jorge Mario Hidalgo Román, Representante de UPANACIONAL; Sra. Patricia Mendieta Mendieta, Representante del Sector Agrícola Industrial Movimiento Cooperativo; Ing. Geovanny Quirós Herrera, Organización Pequeños Productores Agropecuarios, Ing. Edgar Isaac González Vargas, Gerente General del CNP; Licda. Lidieth Rojas Carballo, Subgerente

1 Publicado en la Gaceta N° 79 del 25 de abril de 2002.

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General; Lic. Tomás Gutiérrez Aguilar, Director Administrativo Financiero; Licda. Silvia Sibaja Villalobos, Asesora Legal y Nora Víquez Alfaro, Auditora de Sistemas.

1.14. El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha a la Secretaria General de Junta Directiva del CNP, con el oficio DFOE-EC-0168 (03137), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento.

1.15. Mediante oficios N° GG-212-2017 y GG-228-2017 del 22 y 24 de marzo de 2017 respectivamente, la institución remitió las observaciones sobre el contenido del borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dichos oficios se considera en el Anexo N° 1 de este documento.

2 RESULTADOS

TEMA 1: RAZONABILIDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO

DEL PAI Y SU RESPECTIVA ESTIMACIÓN

HALLAZGO 1.1: EL SALDO DE LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO DEL PAI NO ES RAZONABLE

2.1. El artículo 4 del Reglamento del Programa de Abastecimiento Institucional del Consejo Nacional de Producción N° 2359, define que al PAI le corresponde, entre otras cosas, establecer y fortalecer los sistemas de control interno para cada una de las actividades críticas que desarrolle y coordinar con la Dirección Administrativa Financiera con el objetivo de efectuar conciliaciones periódicas, tanto de cuentas por cobrar como de cuentas por pagar.

2.2. Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen que el jerarca y los titulares subordinados deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables, con el fin de que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados (4.4.3); asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios (5.6) y que la información posea las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente (5.6.1)

2.3. En relación con el registro de la información contable los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, Decreto N° 34460-H,

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señalan que todas las transacciones deben ser registradas en oportuno orden cronológico, sin que se presenten vacíos en la información registrada, con el fin de garantizar que todas las operaciones queden debidamente justificadas en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.

2.4. En relación con la estimación de cuentas incobrables, en la Directriz denominada Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar, N° CN-02-20132, se establece que las instituciones deberán:

Antes de realizar la previsión hacer un análisis legal y técnico de todas las cuentas por cobra y determinar la incobrabilidad de las mismas.

Seleccionar y aplicar el método que se adecue más al cálculo de la previsión, el cual debe ser consistente con la normativa contable vigente, ajustarse al principio de revelación suficiente y a los criterios de razonabilidad e imagen fiel lo que se espera recuperar.

Aplicar de manera mensual el cálculo de la previsión para que así quede reflejado en los estados financieros.

2.5. Adicionalmente, en las políticas contables reveladas por el CNP en la Nota 2 Principios, políticas y prácticas contables de sus EEFF al 31 de diciembre de 2015, se indica que “La estimación para incobrables se calcula con base en el análisis de antigüedad de saldos; los saldos superiores a 180 días naturales de atraso se estiman en 100%”.

2.6. Como resultado de la evaluación realizada se determinaron situaciones que afectan la razonabilidad del saldo de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI, al 31 de diciembre de 2015, según se detalla a continuación:

Diferencias no conciliadas entre el saldo contable y los registros auxiliares de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI

2.7. Del análisis realizado se determinó una diferencia de ₡2.917.926.216 de más, entre el saldo de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI reflejado en los EEFF del CNP al 31 de diciembre de 2015 y los saldos reportados a esa misma fecha, por la Unidad de Gestión de Cobro Administrativo encargada de la administración de la cuentas por cobrar del PAI.

2.8. La situación descrita se origina debido a facturas canceladas no identificadas (depósitos en tránsito), facturas pagadas y anuladas sin excluir, cobro en resoluciones administrativas no aplicados, registros en el sistema VPR05 que no aparecen en el Sistema de Información Administrativo Financiero (SIFCNP) y ajustes de períodos anteriores; adicionalmente la Administración no ha conciliado las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo en su totalidad.

2 Emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional.

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Debilidades en la calidad de la información contenida en el auxiliar de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI

2.9. Del análisis del auxiliar contable de Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI al 31 de diciembre de 2015, se determinaron las siguientes inconsistencias en la información:

En 32 registros no se encuentran disponibles los datos correspondientes al campo “Débito” o “Crédito”, por lo que no se puede identificar si dichos documentos generaron un aumento o disminución de las cuentas por cobrar.

Existen 1.378 depósitos a favor del CNP por un monto de ₡1.073.142.955, que no poseen un número de factura asociado.

En el 79% (18.089) de los registros no se digitó el campo denominado “Paquete”, el cual se requiere para identificar la numeración asignada a la documentación archivada.

En 47 registros el campo “Fecha” no fue digitado.

2.10. Además, para la evaluación de la calidad de información de dicho auxiliar contable, se revisó una muestra de 37 facturas pendientes de cobro, identificándose las siguientes situaciones:

En 13 facturas se presentan diferencias, a saber: en el monto (12) y en la fecha (8) con respecto al auxiliar contable. Un detalle de lo indicado, se presenta a continuación:

Cuadro N° 1 Diferencias en el registro de la fecha y monto de facturas de las cuentas

por cobrar a corto plazo del PAI

Factura Fechas Monto en colones costarricenses

Auxiliar Factura Auxiliar Factura Diferencia

469675 05-feb-2012 02-may-2012 58.804 58.804 0

654425 28-sep-2015 S/I -40 1.330.130 -1.330.170

649788 07-sep-2015 S/I 1 70.550 -70.549

610747 19-mar-2015 S/I 10 272.866 -272.856

593155 19-nov-2014 04-nov-2014 35.733.829 6.348.206 29.385.624

580593 11-nov-2014 30-ago-2014 1.456 108.655 -107.199

618674 07-feb-2012 04-may-2015 2.678.368 29.700 2.648.668

621252 07-feb-2012 14-may-2015 2.678.368 1.635.660 1.042.708

594404 06-ene-2015 12-nov-2014 897.500 1.817.066 -919.566

625078 25-jun-2015 28-may-2015 -503.275 513.546 -1.016.822

625079 25-jun-2015 28-may-2015 -454.822 464.104 -918.926

554115 16-dic-2013 S/I 135 6.720 -6.585

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Factura Fechas Monto en colones costarricenses

Auxiliar Factura Auxiliar Factura Diferencia

603556 27-ene-2015 S/I 50 262.986 -262.936

Total ₡41.090.384 ₡12.918.993 ₡28.171.391

Nota: S/I Sin inconsistencia.

Fuente: CGR, con base en la información suministrada por el CNP.

Se identificaron 2 facturas que fueron anuladas por un monto total de ₡1.319.159, que aun forman parte del saldo reflejado en el auxiliar contable.

De la muestra evaluada se identificaron en el auxiliar 2 registros con saldo negativo por un monto de ₡53.713, cuyas facturas no fueron ubicadas físicamente.

Se identificaron 2 transacciones compuestas por varias facturas de diferentes instituciones que fueron registradas como un único movimiento en el auxiliar contable, por un monto total de ₡20.360.555.

2.11. Lo anterior, se presenta debido a que las actividades ejecutadas para el registro de facturas son realizadas manualmente por los funcionarios del Área de Contabilidad en hojas de cálculo de Excel, no se ejecutan conciliaciones de cuentas por cobrar y no se identificaron controles de supervisión sobre dichas actividades.

Debilidades en el registro y control de los fondos en tránsito correspondientes a depósitos a favor del PAI

2.12. Del análisis realizado se determinó que al 31 de diciembre de 2015, en la cuenta denominada Fondos en Tránsito existen 385 depósitos de clientes del PAI con un saldo de ₡880.493.714, a los cuales no se les ha identificado el número de factura y/o el cliente al cual corresponde el pago realizado3. A saber:

Existen 11 depósitos (3%) del período 2013, correspondientes a un monto de ₡45.410.076.



2.13. Por otra parte, se determinó que al 31 de diciembre de 2015, el Área de Contabilidad aplicó pagos por un monto de ₡45.655.984 a las Cuentas por Cobrar del Ministerio de Educación Pública (MEP); aun y cuando, no se dispone

3 Al 31 de diciembre de 2016, existían un total de 30 depósitos de clientes pendientes de identificar por

un monto de ₡75.411.314 correspondientes a los años 2013, 2014 y 2015; así como, 356 depósitos por ₡596.609.591 registrados durante el 2016.

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de la información suficiente, competente y pertinente para identificar la institución y/o facturas a las cuales corresponden.

2.14. Lo anterior, ocurre ante la ausencia de procedimientos documentados y aprobados formalmente que permitan una depuración correcta y oportuna de los depósitos pendientes de identificar. Aunado a que, los depósitos provenientes de Juntas Administrativas de Comedores Escolares en algunos casos no consignan correctamente el Centro Educativo y/o las facturas incluidas en el depósito.

Debilidades en la determinación, registro y control de la denominada “Provisión de Cobranza Dudosa”

2.15. Del análisis de la información financiera con corte al 31 de diciembre de 2015, se determinó que el saldo de la cuenta denominada Provisión de Cobranza Dudosa no fue actualizado, siendo que el monto registrado en los EEFF a esa fecha, corresponde al cálculo de cuentas incobrables del ejercicio económico 2014 y periodos anteriores, debido a que el Área de Contabilidad del CNP no cuenta con un registro auxiliar depurado y actualizado de las cuentas por cobrar. Es importante señalar, que esta situación se mantenía al 31 de diciembre de 2016.

2.16. Adicionalmente, en lo concerniente a la metodología de cálculo empleada por el CNP para la estimación de incobrables, no se obtuvo evidencia de la aprobación de la misma por parte de la Junta Directiva del Consejo, ni de la determinación de los criterios técnicos y legales que respalden el método de estimación de acuerdo con el giro del negocio y la naturaleza transaccional de las cuentas por cobrar del CNP, asimismo se determinó que el procedimiento vigente no ha sido actualizado desde el año 2013.

Debilidades en la gestión de cobro de las Cuentas por Cobrar del PAI

2.17. Del análisis del reporte suministrado por la Unidad de Gestión de Cobro Administrativo, se determinó que al 31 de diciembre de 2015, existen Cuentas por Cobrar del PAI con antigüedades que alcanzan hasta los 1.095 días de atraso, por un monto de ₡2.694.641.785. Además, como parte de dicho saldo se identificaron saldos pendientes de facturación (Estado Pendiente) correspondientes a los períodos 2013, 2014 y 2015 por un monto de ₡651.399.134.

…/

9




2.18. En el siguiente cuadro se desglosa lo antes descrito:

Cuadro N° 2 Composición de las Cuentas por Cobrar del PAI al 31 de diciembre de 2015

En colones costarricenses

Año Cuentas por

cobrar Saldos pendientes

de facturación

2013 202.402.388 16.702.218

2014 660.359.771 198.342.306

2015 1.831.879.626 436.354.610

Total ₡2.694.641.785 ₡651.399.134

Fuente: CGR, con base en la información suministrada por la Unidad de Gestión de Cobro Administrativo.

2.19. Cabe señalar, que al mes de diciembre de 2016 el saldo de facturas pendientes de facturación asciende a ₡1.117.870.684, con lo cual se evidencia un incremento del 71,6% con respecto al monto reportado al cierre del año 2015.

2.20. La inadecuada gestión de cobro se genera por debilidades en el proceso de facturación por parte de las Oficinas Regionales y en la migración de la información requerida para la gestión de cobro al SIFCNP que ha estado en operación parcial desde el año 2011. Adicionalmente, el CNP no cuenta con políticas y procedimientos formalmente aprobados para la gestión de cobro.

2.21. Las situaciones descritas anteriormente generan incertidumbre sobre la razonabilidad del saldo de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI, siendo que inciden sobre la integridad, existencia y exactitud de las sumas pendientes de cobro presentadas en los EEFF al 31 de diciembre de 2015. Asimismo, las debilidades de control identificadas representan una exposición al riesgo de apropiación inadecuada de recursos y repercuten en la calidad de la información empleada para la toma de decisiones.

TEMA 2: REGISTRO Y CONTROL DE LAS EXISTENCIAS DEL PAI

HALLAZGO 2.1: SITUACIONES QUE AFECTAN LA INTEGRIDAD, EXISTENCIA, EXACTITUD Y VALUACIÓN DEL INVENTARIO DEL PAI

2.22. Las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen que el jerarca y los titulares subordinados deben instaurar las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional y sus resultados, se registren y documenten en el lapso adecuado, garantizando razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda (4.4.1), además de emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables, con el fin de que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados (4.4.3).

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2.23. Por su parte, en relación con la estimación y pérdida del inventario, el Artículo 9 de la Directriz Inventarios y métodos de valuación, N° CN 002-20074, establece que las contingencias producidas por pérdidas en los inventarios debido a disminuciones físicas o monetarias, tales como deterioro u obsolescencia, se calcularán por medio de un método de reconocimiento técnico que corresponda a la naturaleza del inventario que se trate, asimismo, las estimaciones constituidas deben revelarse por separado rebajando la cuenta de inventarios.

2.24. Como resultado de la evaluación realizada se determinaron situaciones que afectan la razonabilidad del saldo de las Existencias del PAI, al 31 de diciembre de 2015, según se detalla a continuación:

Debilidades identificadas en el registro de las Existencias del PAI y de las pérdidas de mercadería

2.25. Se determinó que al 31 de diciembre de 2015, existe una diferencia de ₡43.207.044 de menos, entre el monto de las pérdidas de mercadería del PAI registrado en la cuenta “Otros gastos (ingresos) neto” de los EEFF y el saldo contenido en la lista de productos no aptos para consumo humano elaborada por el PAI.

2.26. Esta diferencia obedece a que el último reporte de pérdidas de mercadería realizado por el PAI al Área de Contabilidad, fue en el mes de mayo de 2015, por un monto de ₡11.145.901, no obstante, el PAI había identificado a noviembre de ese año pérdidas por la suma de ₡54.352.945, las cuales no fueron reportadas al Área de Contabilidad.

2.27. En relación con lo anterior, a partir del año 2016, el PAI cuenta con el procedimiento denominado “Evaluación de mercadería de Bodega para desecho”, en donde se establece que se debe informar al Área de Contabilidad sobre las pérdidas de mercadería identificadas durante el proceso de toma física del inventario.

2.28. Adicionalmente se determinó que el saldo de la cuenta de Existencias reflejado en los estados financieros mensuales de los años 2015 y 2016 se realiza con base en el monto de inventarios reportado en el SIFCNP, no obstante dicho monto no se ajusta a los criterios de integridad y exactitud, por cuanto no presentan la cantidad de inventario existente en las bodegas.

2.29. Esta situación se presenta debido a que el Área de Contabilidad carece de una política y procedimiento oficializado y aprobado para llevar a cabo el registro mensual y anual de las existencias.

4 Emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional.

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Debilidades identificadas durante la toma física de las Existencias del PAI

2.30. Como parte de la revisión de la cuenta Existencias del PAI, se llevó a cabo una toma física de inventario en el mes de diciembre de 2016, para lo cual se seleccionó una muestra de los productos almacenados en las Bodegas Centrales del CNP, a partir de la cual se determinaron las siguientes situaciones:

Diferencias entre la cantidad de productos registrados en el SIFCNP y el conteo físico realizado por esta Contraloría General, según se detalla en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 3 Diferencias identificadas en la toma física de existencias

Producto

Verificado

Cantidad según

SIFCNP5

Conteo Físico Diferencia

Producto 1 2.501 2.656 155

Producto 2 12.927 11.620 -1.307

Producto 3 10.578 10.473 -105

Producto 4 3.917 3.913 -4

Producto 5 651 794 143

Producto 6 44.488 44.574 86

Producto 7 7.031 7.299 268

Producto 8 191 137 -54

Producto 9 205 213 8

Producto 10 295 287 -8

Totales 82.784 81.966 -818

Fuente: CGR, con base en la información suministrada por la Dirección Administrativa Financiera y la toma física de inventario.

Además, se observó que las instalaciones de las Bodegas no mantenían condiciones idóneas de higiene y orden, así como productos vencidos o en mal estado ubicados junto a los artículos aptos para comercialización.

2.31. Lo antes expuesto se presenta por debilidades en la gestión de calidad del inventario, ya que a pesar de contar con un procedimiento para el Manejo de Inventarios, el mismo es omiso en cuanto a los plazos máximos para el registro de las transacciones de recepción o entrega del inventario en el SIFCNP y la asignación de responsabilidades sobre la gestión del inventario, adicionalmente la versión vigente fue aprobada el 6 de diciembre de 2013.

Omisión del registro de una estimación por obsolescencia de inventario

2.32. Del análisis de los EEFF al 31 de diciembre de 2015, se determinó que el CNP no registra una estimación por pérdidas u obsolescencia de inventario, aun cuando se evidenció que existen pérdidas por deterioro por ₡54.352.945 durante

5 Considera para los casos que corresponda, las justificaciones aportadas por la Administración.

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el año 2015 y que de la toma física realizada por este Órgano Contralor, se identificaron diferencias respecto a la información registrada en el sistema, productos vencidos y en mal estado.

2.33. La omisión del registro de una estimación por obsolescencia de inventarios se presenta debido a que la Administración no ha considerado como parte de sus políticas contables el análisis y registro de una estimación de esta índole.

2.34. Al respecto, es importante señalar que una estimación de esta naturaleza, tiene como fin proteger el inventario contra la obsolescencia, el desuso, daños, deterioro, diferencias contra el inventario físico o cualquier otro factor que influya o conduzca al reconocimiento de contingencias, las cuales deberán ser calculadas por medio de un método de reconocimiento técnico que corresponda a la naturaleza del inventario que se trate.

2.35. Las situaciones descritas anteriormente, afectan la razonabilidad del saldo de existencias al 31 de diciembre de 2015 debido a la omisión de la estimación y las deficiencias de control identificadas, las cuales a su vez generan el riesgo de pérdidas económicas por la probabilidad de una apropiación inadecuada de los inventarios sin que dicha situación sea identificada oportunamente y/o posibles reclamos de los clientes por el estado de los productos vendidos.

TEMA 3: REGISTRO Y CONTROL DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEL

PAI

HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEL PAI

2.36. El Artículo 15 de la Ley N° 8292 establece como deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otras, las siguientes actividades de control:

… b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

… iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.

v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

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2.37. Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el punto 4.1 indica en lo relativo a las actividades de control:

4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.

2.38. De la revisión de las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes del PAI con corte al 31 de diciembre de 2015, generadas por el sistema VPro5 se determinaron las siguientes debilidades:

Ajustes manuales (a lápiz) a las partidas conciliatorias que generan diferencias entre los saldos conciliados finales y los obtenidos automáticamente por el sistema.

Ausencia de justificaciones sobre las partidas conciliatorias antiguas. Omisión del objetivo de uso de la cuenta corriente N° 00007924. Diferencias no conciliadas de ₡161.039.516 de más, entre las partidas

conciliatorias denominadas “Depósitos o créditos no registrados” reflejadas en la conciliación de la cuenta bancaria N° 000079246, respecto del detalle auxiliar de dichas partidas.

2.39. Cabe indicar que de conformidad con la realización de revisiones adicionales se verificó que las situaciones señaladas anteriormente persisten para el periodo 2016.

2.40. Al respecto, se identificó que las debilidades descritas se originan debido a que el CNP no cuenta con políticas y procedimientos formalmente aprobados para la elaboración de conciliaciones bancarias y a debilidades en el sistema de información VPRO5 utilizado para dichas conciliaciones.

2.41. Lo expuesto anteriormente incide negativamente en la confiabilidad de la información que se incorpora en las conciliaciones bancarias, asimismo va en detrimento del objetivo principal de dichas conciliaciones como herramientas de control, el cual pretende una correcta administración y salvaguarda de los recursos económicos institucionales.

6 Cuenta bancaria utilizada para el registro de la compra y venta de mercadería del PAI.

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TEMA 4: CONTROL INTERNO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN ASOCIADOS A LA

GESTIÓN DEL PAI

HALLAZGO 4.1: DEBILIDADES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ASOCIADOS AL PAI

2.42. En relación con la seguridad de la información, control de acceso y administración y operación de la plataforma tecnológica, las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, N° N-2-2007-CO-DFOE, estipulan que el jerarca y los titulares subordinados deben:

Proteger la información contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.

Establecer procedimientos para la definición de perfiles, roles y niveles de privilegio.

Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, para lo cual los propietarios de la información deben definir quiénes tienen acceso y con qué restricciones.

Implementar el uso y control de medios de autenticación (identificación de usuario, contraseñas y otros medios), lo cual debe acompañarse de un procedimiento que contemple la requisición, aprobación, establecimiento, suspensión y desactivación de tales medios, así como para su revisión y actualización periódica y atención de usos irregulares.

Establecer los mecanismos necesarios (pistas de auditoría) que permitan un adecuado y periódico seguimiento al acceso a las TI.

Vigilar de manera constante la disponibilidad, capacidad, desempeño y uso de la plataforma, asegurar su correcta operación y mantener un registro de sus eventuales fallas.

Identificar eventuales requerimientos presentes y futuros, establecer planes para su satisfacción y garantizar la oportuna adquisición de recursos de TI requeridos tomando en cuenta la obsolescencia de la plataforma, contingencias, cargas de trabajo y tendencias tecnológicas.

2.43. Por su parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público, señalan que la información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente (5.6.1), así como que sea útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario (5.6.3); además de oportuna, lo cual conlleva que las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales (5.6.2)

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2.44. En relación con el principio de registro y revelación suficiente de la información contable en el Decreto N° 34460-H, se señala que todas las transacciones deben ser registradas en oportuno orden cronológico, sin que se presenten vacíos en la información registrada, con el fin de garantizar que todas las operaciones queden debidamente justificadas en los sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo la transparencia; así como que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica financiera del Ente y sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente.

Riesgo sobre la seguridad información y continuidad del negocio

2.45. Como resultado de la auditoría ejecutada se identificó que los módulos del sistema SIFCNP, empleados para el control de facturas, así como para el registro y gestión de las existencias de inventario del PAI, presentan debilidades en elementos de control esenciales en todo sistema de información, tales como:

Registros de auditoría (Bitácoras), en donde se pueda identificar la fecha, hora y usuario que realizó alguna transacción en el sistema.

Controles de acceso, siendo que se identificaron: a 39 exfuncionarios con usuarios activos; además, para los módulos de presupuesto, contabilidad, proveeduría, tesorería, recursos humanos, servicios INS y archivo, PAI, los niveles operativos tienen acceso a las mismas funciones que las jefaturas.

Validaciones: el sistema carece de validaciones para el registro de las transacciones, de manera que en algunos casos se presentan registros sin ningún tipo de información asociada.

Almacenamiento de la información: el sistema no posee un registro histórico de los asientos de diario que respaldan la contabilidad, por lo que dicha información se conserva únicamente en forma impresa.

2.46. Las limitaciones descritas en relación con el SIFCNP, se presentan debido a que el CNP utiliza en forma parcial dicho sistema y a la ausencia de mecanismos formales para la gestión de las tecnologías de información tales como administración de riesgos de TI, control de accesos, continuidad de operaciones y seguridad de la información.

Limitaciones en la identificación de saldos contables del PAI correspondientes a Activo Fijo y Remuneraciones

2.47. Del análisis del registro auxiliar de las cuentas contables de Maquinaria, Equipo y Mobiliario, Depreciación Acumulada, Gastos por Depreciación y Remuneraciones, se determinó que no existe una adecuada clasificación de las

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transacciones correspondiente al PAI, lo cual impide la determinación exacta del saldo para cada una de esas cuentas.

2.48. Lo anterior se genera debido a limitaciones en la calidad de la información almacenada en los sistemas utilizados por el CNP.

2.49. Las debilidades en la revelación de la situación económica financiera del PAI, así como en el sistema SIFCNP, conllevan a riesgos relacionados con la confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la información, así como a limitaciones para la evaluación por parte de los entes de supervisión y fiscalización sobre la gestión y rendimiento de dicho Programa, afectando con ello el proceso de toma de decisiones.

3 CONCLUSIONES

3.1. Los Estados Financieros del Consejo Nacional de Producción presentan incertidumbre sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables del PAI denominadas Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Existencias, Provisión de Cobranza Dudosa, Maquinaria, Equipo y Mobiliario, Depreciación Acumulada, Gastos por Depreciación y Remuneraciones, por cuanto no se tiene evidencia suficiente y pertinente sobre su integridad, existencia, exactitud y valuación. Dicha incertidumbre afecta la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para la toma decisiones.

3.2. Finalmente, en lo que respecta a la evaluación de los saldos de las Cuentas por Pagar del PAI, no se tiene evidencia de que los mismos no sean razonables, esto de conformidad con la normativa técnica aplicable.

4 DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

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4.3. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL ING. EDGAR VARGAS GONZÁLEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL

O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4. Definir e implementar las medidas correctivas que permitan mitigar los riesgos relacionados con el SIFCNP en aspectos tales como control de accesos, continuidad de operaciones, seguridad de la información y gestión de riesgos de TI, considerando lo establecido en las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 29 de junio de 2018, una certificación en donde se acredite el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 4.1 párrafos del 2.45 al 2.46)

AL MBA. TOMÁS GUTIÉRREZ AGUILAR EN SU CALIDAD DE DIRECTOR

ADMINISTRATIVO FINANCIERO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.5. Diseñar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la razonabilidad de los saldos contables de las Cuentas por Cobrar a Corto Plazo del PAI; así como la gestión de cobro más efectiva y oportuna de dichas cuentas por parte de la Unidad de Gestión de Cobro Administrativo y Oficinas Regionales. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de octubre de 2017, una certificación en donde se acredite el diseño de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de marzo de 2018 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.7 al 2.14 y del 2.17 al 2.21).

4.6. Elaborar, someter a aprobación de la Junta Directiva e implementar una metodología actualizada para el cálculo y registro de la estimación por incobrables, fundamentados en criterios técnicos y legales según lo requieren las normas contables. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de agosto de 2017, una certificación en donde se acredite la elaboración y presentación a la Junta Directiva de la metodología indicada. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de octubre de 2017, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 1.1 párrafos del 2.15 al 2.16).

4.7. Diseñar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la razonabilidad del saldo contable de las Existencias del PAI. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de agosto de 2017, una certificación en donde se acredite el diseño de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de octubre de 2017 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 2.1 párrafos del 2.24 al 2.31).

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4.8. Elaborar, someter a aprobación de la Junta Directiva e implementar una metodología para el cálculo y registro de la estimación por pérdidas u obsolescencia de inventario, según lo requieren las normas contables. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de julio de 2017, una certificación en donde se acredite la elaboración y presentación a la Junta Directiva de la metodología indicada. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de octubre de 2017, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 2.1 párrafos del 2.32 al 2.35).

4.9. Diseñar e implementar mecanismos de control para garantizar la calidad y confiabilidad del proceso de conciliación bancaria de las cuentas corrientes del PAI. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de julio de 2017, una certificación en donde se acredite el diseño de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de agosto de 2017 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 3.1 párrafos del 2.38 al 2.41).

4.10. Diseñar e implementar los mecanismos de control y supervisión, con el fin de que la información almacenada en los sistemas permita la identificación de la totalidad de las transacciones contables correspondientes al PAI. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de noviembre de 2017, una certificación en donde se acredite el diseño de los mecanismos de control y supervisión requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 29 de junio de 2018 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 4.1 párrafos del 2.47 al 2.49).

AL BACH. EDGAR MORA ARIAS EN SU CALIDAD DE DIRECTOR DEL

PROGRAMA DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL O A QUIEN EN SU LUGAR

OCUPE EL CARGO

4.11. Diseñar e implementar mecanismos de control que fortalezcan las medidas emprendidas y aseguren una gestión operativa efectiva y eficiente del inventario, en aspectos tales como registro de las transacciones de recepción o entrega del inventario en el SIFCNP, responsabilidades y medidas de higiene y orden requeridas. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 31 de agosto de 2017, una certificación en donde se acredite el diseño de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de octubre de 2017 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 2.1 párrafos del 2.30 al 2.31).

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ANEXO N° 1

OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS

CONTABLES DEL PROGRAMA DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL

31 DE DICIEMBRE DE 2015

N° Párrafos 2.7, 2.8, 2.9, 2.11, 2.12, 2.13, 2.15, 2.16 y 2.20.

Observaciones Administración

2.7 Se indica que la diferencia entre los saldos de Cuentas por Cobrar, se origina por los siguientes factores: facturas canceladas no identificadas, facturas pagadas y anuladas sin

excluir, cobro en resoluciones administrativas, registros en el PR05 que no aparecen en el SIF y ajustes a períodos anteriores.

2.8 Adicionalmente desde el año 2014 se inició la conciliación correspondiente y se tiene el objetivo de tener el auxiliar contable totalmente conciliado para la evaluación de la información financiera con corte al 31 de diciembre de 2016.

2.9 Las inconsistencias del auxiliar contable se generan porque el programa PR05 no permitía exportar los datos a una hoja electrónica de cálculo y se debía digitar la información. En la actualidad se pueden exportar los datos.

2.11 Se ha venido desarrollando conciliaciones dentro de los dos programas (PR05 y SIF), no obstante, al no disponer de suficiente personal en el Área de Contabilidad, tal conciliación es aún parcial. En consecuencia, la supervisión se ejecuta una vez que el auxiliar de cuentas por cobrar por cliente haya sido enteramente digitado.

2.12 En relación con los depósitos en tránsito, se tiene que las Juntas Administrativas de los comedores escolares no consignan correctamente el centro educativo, ni las facturas incluidas en el depósito. Se han realizado gestiones en las dependencias Regionales del CNP para la identificación de las facturas. A partir del 2017 se procederá a utilizar en las facturas además del nombre del centro educativo el código asignado, que se convierte en el mecanismo eficaz de identificación particular de cada centro educativo, lo que permitirá superar esta debilidad procedimental.

2.13 La mayoría de los registros de los depósitos en tránsito al menos identifica a los centros educativos, a partir de lo cual se realiza la gestión de identificación del N° de factura. En el proceso de actualizar el saldo de la cuenta por cobrar del Ministerio de Educación Pública es que se procede a este ajuste después del cierre.

2.15 y 2.16 La Contabilidad no ha actualizado el procedimiento de Provisión de Cobranza Dudosa a las condiciones actuales. El procedimiento vigente fue aprobado el 17 de diciembre del 2013 por la Gerencia General.

2.20 La Dirección Financiera ha elaborado políticas y procedimientos para la gestión de cobro, los cuales se encuentran en trámite de revisión, corrección, firma y entrada en vigencia.

¿Se acoge? Sí No Parcial X

Argumentos CGR

Se ajustan los siguientes párrafos: 2.8 en lo concerniente a las causas que originan la diferencia entre los saldos de

Cuentas por Cobrar. 2.14 en lo correspondiente al origen de los depósitos en tránsito. 2.16 se indica que existe un procedimiento; no obstante, el mismo no ha sido

actualizado desde el año 2013.

20




La CGR mantiene su posición respecto a lo indicado en los siguientes párrafos: 2.7, 2.9, 2.11, 2.15 y 2.20 lo indicado por la Administración ratifica lo expuesto en el

borrador del informe. 2.13 ya que las justificaciones documentadas por la Administración fueron

consideradas por esta Contraloría General en la determinación del monto señalado en este párrafo.

N° Párrafo 2.30


La diferencia en la cantidad de existencias según la toma física realizada se justifica en el oficio Pal-1446-2016, del 21 de diciembre de 2016, en el cual se detallan aspectos tales como mercadería dañada o vencida y un ajuste de entrada a las existencias.

¿Se acoge? Sí No X Parcial

Argumentos CGR

La CGR mantiene su posición en virtud del respaldo de información suministrado por la Administración en el oficio citado, el cual fue analizado por esta Contraloría General, según consta en los papeles de trabajo. Cabe indicar, que las diferencias presentadas en el Cuadro N° 3, consideran las justificaciones para las cuales la Administración aportó la evidencia correspondiente.

N° Párrafos 2.45 y 2.46


Es importante considerar que el Sistema de Información Financiera, SIF, no implementó los módulos de Contabilidad, Presupuesto y Planillas, por lo que estas áreas utilizan diferentes programas de cómputo. Contabilidad realiza todos sus registros con el PR05, programa con más de treinta años de aplicación.

Otra consideración de importancia es que la información del SIF data desde agosto del 2013 mientras que en PR05 los registros son históricos.

¿Se acoge? Sí No X Parcial

Argumentos CGR

La CGR mantiene su posición en virtud del respaldo de información suministrado por la Administración, mediante oficios ATSI 135-2016, del 13 de septiembre de 2016 y ATSI 034-2017 del 22 de marzo de 2017.

N° Párrafos Del 4.4 al 4.11


La Administración solicita la ampliación de las fechas de remisión de las certificaciones que acrediten el cumplimiento de las siguientes disposiciones:

4.4 Plazo propuesto 30 de junio de 2018. 4.5 Plazos propuestos 31 de octubre de 2017 y 30 de marzo de 2018. 4.6 Plazos propuestos 30 de agosto y 31 de octubre de 2017. 4.7 Plazos propuestos 30 de agosto y 31 de octubre de 2017. 4.8 Plazos propuestos 31 de julio y 31 de octubre de 2017. 4.9 Plazos propuestos 31 de julio y 30 de agosto de 2017. 4.10 Plazos propuestos 30 de noviembre 2017 y 30 de junio de 2018. 4.11 Plazos propuestos 31 de agosto y 31 de octubre de 2017.

¿Se acoge? Sí X No Parcial

Argumentos CGR

Se ajustan las fechas de conformidad con la solicitud realizada por la Administración.

INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2017 29 de marzo, 2017 ...

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