8/4/2019 Como evaluar la integracin ERP

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Como evaluar la integracin ERP-eCommerce

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A menudo me preguntan que software de

gestin (ERP) se debe utilizar para una tienda online, y no hay una respuesta sencilla,

son muchos los factores que interviene en la eleccin de una o otra.

No obstante, hay una serie de requisitos mnimos que debe cumplir la solucin de

gestin que estemos evaluando.

Est preparada para Espaa?

Existen muchas soluciones de gestin en la red, algunas de pago, otras OpenSource y

otras en la nube. Pero la mayora no estn preparadas para Espaa, y con esto me refiero

a Idioma, Impuestos, Legislacin, Provincias, etc.

Si estamos evaluando un ERP, es lo primero que debemos asegurarnos. En algunos

casos, existen mdulos o adaptaciones al mercado Espaol, como en OpenERP,

OpenBravo, etc

Cubre el ciclo completo de compras?

Mucha de las soluciones que hemos evaluado han nacido de empresas de informtica o

servicios, que se han desarrollado un ERP propio y despus han intentadocomercializarlo o liberarlo, pero las empresas de servicio, no suelen llevar un control

exhaustivo sobre el ciclo de compras, algo indispensable en una tienda online.

Para que el ciclo de compras est completo, el software debe soportar pedidos,

albaranes/entradas de almacn, facturas, gestin de proveedores, gestin de tarifas de

compras, etc

Tiene un ciclo de venta gil?

En la venta online, el proceso de venta es diferente que en una tienda o negocio normal,

el volumen de venta suele ser mucho mayor, y la gestin de pedidos debe ser realmentegil, y sobre todo, debe permitir el concepto de envo o transporte.

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Nos permite la gestin financiera de nuestro negocio?

A parte de comprar y vender, es necesario pagar y cobrar, y en este sentido necesitamos

que el software incorpore una gestin de vencimientos de pago, notas de abono, pagos

por adelantado, etc.., en la parte de ventas, tiene que tener las suficientes herramientas

para gestionar correctamente las necesidades de nuestro negocio, la ms compleja es lagestin del cobro del reembolso.

Tiene gestin de stock?

Antes de nada, gestin de stock no significa indicar el nmero de unidades que tenemos

disponible, no tiene nada que ver. La gestin de stock implica trazabilidad, movimiento

entre almacenes, gestin de unidades en stock/unidades disponibles, gestin de stock

bajo demanda, y mucho ms.

La mayora de los emprendedores en eCommerce no son conscientes de estas

diferencias, pero a modo de ejemplo, si tenemos un artculo A podemos:

Tener fisicamente 10 unidades en el almacn (Stock Picking)

El proveedor nos puede tener reservadas 20 para el prximo pedido (Stock

Proveedor)

Hay 8 unidades en pedidos que an no se han preparado

Hay 3 unidades en pedidos que se estn preparando actualmente

Esto nos da un total de 19 productos disponibles para vender

Como se integra con nuestra plataforma online?

La integracin entre distintas plataformas se debe hacer va web services (XML) o

conectores especficos. Pero la realidad es que pocas plataformas consiguen integrarse

correctamente.

Obviando el protocolo de comunicacin, el problema suele radicar en los siguiente

aspectos:

Es la comunicacin bidireccional?

Existen los mismos conceptos en el ERP que en el software eCommerce?

Quien manda sobre quien?

A modo de ejemplo NINGUN software ERP est preparado para gestionar un catlogo

de una tienda online, solemos encontrar muchos problemas en los campos de SEO, en

la gestin de imgenes, en el concepto de atributos, etc

De forma, que para poder tener una integracin optima debemos responder a la

siguiente pregunta.

Como gestiona la contabilidad?

Realmente, que lleve contabilidad no es importante, siempre y cuando permita exportar

la contabilidad a otros sistemas. Muchas empresas llevan la contabilidad en un softwareexterno, especializado en contabilidad, o la llevan desde la propia gestoria.

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Pero en el caso de que queramos llevar la gestin contable desde el propio ERP,

tenemos que estar seguros de que soporta el Plan Contable Espaol.

Se puede adaptar el ERP a nuestras necesidades?

Aunque no es aconsejable modificar el funcionamiento de un ERP, hay ciertafuncionalidad que es necesaria modificar. Si hemos decidido gestionar nuestro catlogo

eCommerce desde el ERP para no tener que dar de alta dos veces los productos, nos

encontraremos que hay ciertos campos que no estn en el ERP. Para ello, necesitaremos

modificar el catlogo del ERP, cosa que sucede en el 99% de los casos.

A parte del catlogo, otro de los puntos complicados es la gestin de pedidos, la

solucin que adoptan la mayora de tiendas, es que la gestin de pedidos se lleve en el

ERP, y una vez enviado el pedido, se actualiza el estado en la tienda online, pero slo se

actualiza el estado, cualquier modificacin sobre el pedido, se pierde en la tienda online.

Esta simplificacin, permite integrar fcilmente la gestin de pedidos, y no suele

afectar en exceso a los usuarios.

Tiene una gestin flexible?

Lo que mata la productividad de una tienda online son las excepciones, el cliente que

te llama diciendo que quiere ampliar el pedido, cuando el pedido ya est preparado y

empaquetado.

Este tipo de situaciones excepcionales, que se salen del procedimiento normal, deben

estar soportadas por el ERP, de una forma natural, o de alguna otra forma manual.

La mayora de los fracasos, y las decisiones de hacerse un ERP propio vienen de estas

excepciones, cuando el trabajador pierde excesivo tiempo para algunas tareas que

deberan ser bsicas.

Nuestro consejo y nuestra experiencia

Hemos visto muchas integraciones y las que ms xito han tenido son las siguientes:

Navision-Magento

Integracin a travs de XML, en la mayora de los casos se opt por transferir losarchivos va ftp. El proceso es lento por ambos sistemas, requiere una plataforma de

hardware avanzada para conseguir un rendimiento razonable.

En futuras versiones de ambos sistema se espera que mejore el rendimiento.

Navision-PrestaShop

PrestaShop no incorpora integracin XML hasta la versin 1.4, con lo cual, es necesario

programar la parte de comunicaciones del PrestaShop aunque no es muy costoso.

OpenERP-Magento

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Ambas plataformas se conectan va web services, la integracin es un poco compleja de

configurar, pero slo es configuracin. Mucho mejor rendimiento que con Navision.

OpenERP-osCommerce/PrestaShop

Es necesario desarrollar el conector en la tienda online, aunque ya existen varios quehan desarrollado la comunidad, es cuestin de adaptarlo a nuestra tienda. El rendimiento

suele ser muy bueno, y parece de las mejores opciones en cuanto a flexibilidad.

OpenBravo-Magento

Aunque no tenemos experiencia en ello, sabemos de muchos casos de xito de la

integracin de ambas plataformas, y estaramos en el mismo caso de

OpenERP/Magento.

Contaplus/FacturaPlus/Factusol/etc

No deberamos confundir un ERP, con un software de Facturacin, suelen tener muy

poca funcionalidad, y tener una integracin con otros sistemas muy limitada.