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MANUAL DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS

Compras

M A N U A L D E P R O C E D I M I E N T O S

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras Código:

SAIU-MO-DG-COM-01 Emisor

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Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Ciudad de

México . Te l (55) 5623 6363 , L ic . San i ta r ia 13 -A M-09-014-0006

Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó

Edgar Eduardo Sánchez Cruz

Jefe de Compras

Ing. Mario Vázquez

Director de Compras

Corporativo

Lic. Erenia Esther Sánchez Medina

Calidad y Mejora Continua

Ing. Roberto Felix Bonilla de la Garza

Director General


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INDICE

1.- Introducción

2.- Filosofia empresarial

2.1. Misión 2.2. Vision 2.3. Valores 2.4. Normas de Seguridad

3.- Propósito 4.- Alcance 5.- Objetivos

5.1.- Objetivo General

5.2.- Objetivos Específicos

6.- Marco Legal (normas y/o leyes que correspondan al servicio) 7.- Glosario

8.- Organigrama

8.1. Organigrama del Hospital

8.2. Organigrama de Compras 9.- Relación con otros Servicios

10.- Políticas Generales

11.- Procedimientos Administrativos

11.1 Integración y Mantenimiento del Catalogo de Artículos 11.2 Negosición a Nivel Corporativo para la Compra de Bienes, Insumos y Servicios 11.3 Mantenimiento al Modulo de Cotizaciones 11.4 Compra de Productos Ordinarios 11.5 Compra de Materiales a Vistas 11.6 Compra de Medicamentos 11.7 Compra de Medicamentos Controlados 11.8 Compra de Materiales Fuera de Línea 11.9 Evaluación de Nuevos Productos


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11.10 Evaluación de Proveedores 11.11 Solicitud de Materiales, Medicamentos, Fuera de Línea y Servicios

12.- Satisfaccion de Usuario 13.- Aseguramiento del Cumplimiento con la Normatividad

14.- Formatos

15.- Bitácora 16.- Registros de Cambio


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1.- Introducción Con el fin de garantizar un ciclo continúo en abasto de insumos se requiere establecer una selección objetiva de proveedores, ajustandose a los factores de selección, como son calidad, precio, servicio, cantidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y experiencia en el mercado, agilizando así el tiempo de respuesta a ususarios y a los recursos del Hospital San Angel Inn Universidad. Por tal motivo se definen los procesos de compras a través del establecimiento de políticas y procedimientos que normen las compras en los almacenes: Compras ordinarias: Son aquellos insumos que integran el catalogo de artículos del Hospital San Angel Inn Universidad. Dentro de esta clasificación se encuentran los artículos propios, que son aquellos artículos que se adquieren directamente con recursos financieros del Hospital y que afectan directamente el costo de venta, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de venta. Materiales de renta o materiales a Vistas, son aquellos artículos propiedad del proveedor que coloca en el Almacén mediante código, por cantidad fija, bajo su control y responsabilidad para su puesta en venta. Se encuentran tambien los insumos que por ser de uso especifico se requiere al Proveedor en el momento en que se utilizarán. La gestión de las adquisiciones es realizada por Compras Hospital en función de la capacidad de los Proveedores para suministrar los productos en condiciones y calidad requeridas estos insumos se solicitan con base a la verificación de stock en los Almacenes del Hospital y una vez que se llega al punto de reorden o día calendario, se emite un Pedido, mediante especificación del código, descripción, cantidad y unidad de medida, a su vez él área de Compras emite la Orden de Compra correspondiente. El proveedor entrega los materiales requeridos en el Almacén, a través de su área de Recepción, el cual verifica que lo entregado en la factura correspondiente a lo pactado en la Orden de Compra.

2.- Filosofia Empresarial

2.1 MISIÓN

Somos una organización que privilegia la vida, a través del compromiso con el desarrollo humano; innovando servicios con excelencia operativa, rentable y reconocida dentro de los más altos estándares del sector.

2.2 VISIÓN

Poner al alcance de la población del Valle de México la mejor alternativa del cuidado de la salud, maximizando la seguridad del paciente, gracias a:


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1. El trato humano 2. La permanente actitud de servicio. 3. El mas alto nivel de talento médico. 4. Y la tecnología más avanzada.

2.3 Nuestros Valores

Responsabilidad Asumimos el compromiso de cumplir a cabalidad con nuestras obligaciones con lo mejor de nosotros y dando ese esfuerzo extra que nos distingue como gente de excelencia.

Calidad Profesional Sabemos que es nuestro deber proporcionar servicios de excelencia tanto al cliente interno como al externo, basados en una sólida formación profesional, la capacitación continua de todos los que colaboramos en el grupo y la búsqueda de un desarrollo permanente como personas y como profesionistas.

Calidez Humana Creemos en el respeto a la dignidad de la persona humana y nos esforzamos para brindar el mejor trato a todas las personas con las que interactuamos. Seguridad Ponemos el máximo cuidado y meticulosidad en la atención a los procedimientos médicos y de enfermería, utilizando los mejores recursos tecnológicos y humanos disponibles para el mejor diagnóstico y la mejor calidad médica para asegurar la efectividad del tratamiento. Honestidad Honramos nuestros compromisos y obligaciones con colaboradores, proveedores y autoridades, cumpliendo a cabalidad con las regulaciones aplicables de cualquier índole y tratando con la verdad a aquellos que utilizan nuestros servicios.

Servicio Buscamos afanosamente la satisfacción de las necesidades de nuestros pacientes, nuestro equipo de profesionales médicos y nuestros clientes institucionales, a través de la disposición para escuchar y la flexibilidad y resolución para actuar a su favor.


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2.4 Normas de Servicio

a) Seguridad

Aseguro la integridad del paciente, familia, visitantes y del personal en todo momento.

Aplico las Metas Internacionales de Seguridad del Paciente.

TODOS CUIDAMOS LA SEGURIDAD DEL PACIENTE b) Excelencia en la atención

Me gusta mi trabajo y estoy orgulloso de el.

Escucho y hago sentir a los clientes como “Lo más importante”.

Supero las expectativas del cliente en cada contacto.

Aplico las mejores prácticas y actúo con profesionalismo en toda actividad.

Me capacito continuamente.

TODOS SOMOS RESPONSABLES DE LOGRAR EL OBJETIVO. c) Efectividad

Mido y analizo mi desempeño.

Respondo con prontitud a toda solicitud.

Apoyo a mis compañeros cumpliendo con mi trabajo.

Planeo y organizo mis actividades.

Soy puntual y responsable.

3.- Propósito

Establecer los líneamientos para efctuar las compras en el tiempo y lugar preciso, en catidad y calidad requerida, con el Proveedor que ofrezca el mejor precio, los mejores tiempos de entrega y las mejores condiciones de pago.

Dar una visión integral de cómo opera el servicio del Departamento de Compras del Hospital San Angel Inn Universidad. Esto nos ayuda para no salirnos de la forma de operación de la institución.

Contar con un documento accesible y al alcance de todo el personal del área de Compras del Hospital San Angel Inn Universidad, que le permita identificar sus responsabilidades así, como cumplir con los procedimientos, mediante la aplicación adecuada de cada una de las actividades definidas en los mismos.

Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los procedimientos. De esta forma evitamos que se realicen tareas innecesarias y que tienen un costo para la organización.


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Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos.

Precisar las responsabilidades del personal en cada área de trabajo. Se evita así la duplicidad de tareas y los conflictos del personal.

4.- Alcance

El presente Manual del área de Compras aplica en todas las áreas donde se prestan servicios, incluye a todos los grupos de interés relacionados con la atención del paciente (y de seguridad en las instalaciones) garantizando así una asistencia oportuna ante cualquier situación de emergencia, a efecto de reducir tiempos y mejorar la calidad de la atención médica de los pacientes. También está diseñado para las compras ordinarias del Hospital y que el abasto de los materiales sea el correcto

5.- Objetivo

5.1.- Objetivo General

Desempeñar las actividades propias de los asignados, así como aquellas que encomienden las autoridades superiores, brindando resultados de calidad, en razón de la normatividad, procedimiento y experiencia obtenida.

5.2.- Objetivos Específicos

Establecer los pasos a seguir para realizar el proceso de compras de Medicamentos/materiales del Hospital San Angel Inn Universidad, para brindarles un mejor servicio al paciente

6.- Marco Legal

a) La Ley General de Salud,TITULO DECIMO SEGUNDO Control Sanitario de Productos y Servicios de su Importacion y Exportación.

b) Reglamento de la Comisión Federal para la Producción contra Riesgos Sanitarios. c) Reglamento de Insumos para la Salud. d) Ley Aduanera e) Ley de Comercio Exterior f) Reglamento de la Ley de Comercio Exterior. g) Norma Oficial Mexicana NOM-093-SSAI,Bienes y Servicios h) NMX-F-605-NORMEX-2000 Norma Oficial Mexicana: Alimentos –Manejo higiénico en el servicio de

alimentos preparados.


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7.- Glosario Código : Nomenclatura que define , el género, subgénero y número consecutivo verificador del artículo. Descripción: Define el artículo en sus partes y propiedades. Familia: Clave que agrupa los materiales por su uso y naturaleza del producto Género: Nomenclatura formada por dos dígitos que clasifica a los productos en materiales de curación, productos higiénicos, quirúrgicos y otros grupos diversos. No. Consecutivo: Identificación numérica formada por dos dígitos, los cuales corresponden al consecutivo dentro de su clasificación. Convenios y Contratos: Es el documento de las negociaciones obtenidas entre Centro Hospitalario Universidad y el Proveedor, obteniendo el mejor servicio, precio, calidad, tiempo de entrega y mejores condiciones de pago

Módulo de Cotizaciones: Programa contenido el Sistema SAP donde se vierten los precios y condiciones de adquisición de las diferentes fuentes de suministros para atender las necesidades de insumo.

Registro Info: Documento en donde se vierten los precios y descuentos cotizados, así como las condiciones señaladas por los Proveedores para seleccionar la mejor opción.

Máximos, mínimos y puntos de reorden: Cantidad que garantiza el abasto interrumpido de insumos.

Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Documento en donde se vierten los precios y descuentos cotizados, así como las condiciones señaladas por los Proveedores para seleccionar la mejor opción, este puede ser en Sistema SAP o Excel.

Solicitud de Pedido: Pedido que emita el Sistema SAP en donde se solicitan los insumos necesarios para la operación del Hospital.

Insumos: Productos de consumo solicitados por los servicios prestados por el Hospital.

Solicitud de Materiales a Vistas : Documento en donde se solicitan los insumos por ser de uso especifico se requieren al Proveedor en el momento que se utilizan

Solicitud de Fuera de línea: Documento en donde se solicitan los productos necesarios para la operación del Hospital.

Productos no cargables: Son productos utilizados en el Hospital no cargables al paciente y se adquieren al momento.

Materiales a Vistas: Mercancía propiedad del proveedor que coloca en el almacén por cantidad fija, bajo responsabilidad del Proveedor para su venta consigna.

Materiales a Vistas por Evento: Se entiende como los insumos, servicios o equipos que deben ser adquiridos para algún procedimiento en específico, no estarán inventariados, y su consumo es esporádico e


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impredecible.

Estación: Áreas usuarias.

Estupefacientes y psicotrópicos: Medicamentos controlados que sólo pueden comprarse con recetas o permisos especiales expedido por la Secretaria de Salud, cuya receta médica deberá retener el Hospital y deberá ser registradas en los libros de Control.

COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, órgano que tiene como fin integrar el ejercicio de la regularización, control y formato sanitario.

Formato de Evaluación Técnica de nuevos productos:

Pre cotización de compra: Documento que antecede a la orden de compra con el fin de verificar con el Proveedor; precio, descuento, ofertas y existencias.

Orden de Compra: Contrato de compra-venta en donde se establecen las condiciones de adquisición pactada con los Proveedores. Este es emitido por el Sistema SAP.

Productos Ordinarios: Se entiende como compras ordinarias, toda aquella que afecte directamente el costo de venta del Hospital, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de ventas. Se consideran compras ordinarias básicamente materiales de curación y medicamentos, papelería de hospitalización, material de limpieza, insumos de alimentación, etc.

Formato de Evaluación Técnica de nuevos productos: Es el documento donde se evalúan técnicamente los nuevos productos.

Formato de Evaluación de Proveedores: Documento que indica el desempeño de los proveedores en relación a puntualidad de entrega, servicio, calidad y precios en compra.

Plan de Acción: Documento que establece las medidas a tomar para corregir las desviaciones presentadas en el desempeño de los Proveedores.


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8.- Organigrama

8.1.- Organigrama del Hospital


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8.2.- Organigrama de Compras

,

DIRECCION GENERAL

JEFE DE COMPRAS

ANALISTA DE COMPRAS

AUXILIAR DE COMPRAS


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9.- Comunicación Interdepartamental

a) Esta comunicación se lleva acabo para dar un servico oportuno, eficaz y de calidad, para nuestros clientes como son: las áreas usuarias, con el fin de que lleguen en tiempo y forma mediante la elaboración de solicitudes de Materiales, Medicamentos, Instrumental, Equipos Medicos y Servicios, etc; con el fin de que llegue principalmente a nuestros PACIENTES.

Jefatura de

Compras

Almacém

General

Dirección General

Dirección

Medica

Almacén

Farmacia

Almacén

Quirofano

Gerencia Medica

Mantenimiento

Jefatura de Enfermeria

Ingenieria

Biomedica

Almacén C.E.Y.E

Laboratorio Servicio de Transfusión

Áreas administrativas


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10.- Politicas Generales del Departamento de Compras:

10.1 Todas las compras deberán ser negociadas y gestionadas por el departamento de Compras.

10.2 Todas las autorizaciones de compra serán por parte de la Dirección Corporativa, Dirección General del Hospital, Dirección de Contraloría y Dirección Medica

10.3 Las recepciones se harán, dependiendo de su naturaleza, únicamente en Farmacia Interna o en Almacén General, solo si se trata de servicios, como lo es CEyE y/o Ingeniería Biomédica podrán dar entrada al servicio solicitado.

10.4 Todas las solicitudes de adquisiciones eventuales o presupuestadas y no presupuestadas, deberán ser iniciadas y requeridas a través de una “Requisición Interna” que produce el sistema SAP o el formato de fuera de línea.

10.5 Todo documento presentado al área de Compras tiene que contar con sello de recepción, cargo de paciente y pedido autorizado para proceder a la compra.

10.6 Es obligación del personal del área de Compras tener conocimiento de estas políticas para dar un servicio oportuno y eficaz a las áreas que lo soliciten.

10.7 Ofrecer una atención de calidad y de servicio por un personal capacitado y con una clara actitud de servicio.

10.8 Brindar clara y oportunamente, la información a las áreas sobre los mecanismos y procedimientos internos.

10.9 Desarrollar una amplia y estrecha comunicación interdepartamental que permita que los mecanismos de flujo de información sean fluidos para el ágil proceso de los procedimientos internos del departamento.

11.- Procedimientos Administrativos

11.1 Integración y Mantenimiento del Catálogo de Artículos

1.- Propósito

Definir los criterios para normar el alta de códigos en el catálogo de artículos y su mantenimiento (altas, bajas y modificaciones).

2.- Alcance

A los Directores, Jefes de Área o Servicios Usuarios.

A los responsables Jefatura de Suministros, Jefatura de Almacenes y Jefatura de Compras.


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3.- Referencias

Modulo MM SAP

4.- Políticas

La apertura de códigos para la inclusión de nuevos artículos sólo podrá ser realizada por la Jefatura de Suministros, a través del Jefe de Compras del Hospital.

Es responsabilidad de la Jefatura de Almacenes dar trámite a las solicitudes para la asignación de códigos a nuevos productos.

Es responsabilidad del Jefe de Compras del Hospital atender de forma inmediata las solicitudes de apertura de código que para tal efecto reciba, el análisis y la aprobación de la misma, solicitando a la Jefatura de Suministros el alta correspondiente, para tal efecto anexa la cotización correspondiente.

Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros una vez dado de alta el código en el Sistema SAP validar las actualizaciones y/o cambios a la base de datos del Catálogo.

Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros evaluar las solicitudes de inclusión de productos, sugiriendo las alternativas existentes en el catálogo vigente a Compras del Hospital para conocimiento de la Jefatura de Almacén.

5.- Descripción de Proceso

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Detecta la necesidad de abrir un nuevo código.

Elabora la solicitud de material para stock

Entrega a Almacén General las dos solicitudes donde sella, firma y devuelve la copia.

Usuario

Verifica que la solicitud de alta de un articulo dentro del catalogo se justifique plenamente.

Verifica que el artículo no exista dentro del catálogo corporativo.

Entrega a compras para su tramité de cotización.

Jefe de Almacén

Recibe de almacén general la solicitud.

Solicita la cotización del producto al proveedor

Se entrega a Jefatura de Suministros la solicitud y cotización.

Compras

Establecerá el criterio para la integración del catalogo de artículos. Jefe de Suministros


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Recibida la solicitud clasifica los artículos y asigna el código correspondiente.

Integra la base de datos al Sistema SAP

Resguarda y da mantenimiento al Catalogo.

Remite los formatos a Compras con los códigos asignados, para su posterior envío a la Jefatura de Almacén.

6.- Diagrama de Flujo

USUARIO

JEFATURA DE ALMACEN

COMPRAS PROVEEDOR JEFATURA DE SUMINISTROS

INICIO DEL PROCESO Verifica justificacion

del alta de articulo nuevo

Analiza y cotiza El proveedor cotiza y envia a comprasr

Establece el seguiente criterio para la integracion del

catalogo corporativo de articulos

Detecta necesidad de abrir un código nuevo

envían la solicitud

Original y copia

Verifica que no exista en catalogo corporativo

Envia a compras el formato para su

cotización

Compras recibe la cotizacion y llena

los datos de la

solicitud

Solicita a Jefatura de Suministros el alta en el sistema

SAP con la solicitud y la

cotización

Asigna codigo en el sistema SAP

Remite el formato con

codigo a compras

Devuelve a Jefatura de Almacen una vez

autorizado

Recibe de compras el alta de codigo

en el sistema SAP

Termino de proceso


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11.2 Negociación a Nivel Corporativo para la Compra de Bienes, Insumos y Servicios

1.- Propósitos.

Establecer los lineamientos a seguir para las negociaciones Corporativa con los Proveedores del Hospital, a través de la Dirección Corporativa y Dirección General del Hospital.

2.- Alcance

Dirección General Corporativa

Dirección General Hospital

Dirección de Contraloría

Dirección Médica

Gerente de Operaciones

Jefe de Suministros

Almacén General del Hospital

Almacén de Farmacia Hospital

3.- Referencias

Modulo MM SAP

Transacción ME12 Registro Info.


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4.- Políticas

Es obligación del personal involucrado en esta política el apego a los lineamientos aquí definidos según su nivel de responsabilidad e injerencia.

Solamente la Dirección General Corporativa, Dirección General Hospital, Dirección de Contraloría, podrán efectuar negociaciones y establecer convenios con proveedores.

Todas las adquisiciones deberán efectuarse con el proveedor que ofrezca el mejor servicio, precio, calidad, tiempo de entrega y las mejores condiciones de pago.

La Dirección General dará el seguimiento y apoyo constante a la efectividad de los convenios establecidos y revisará con la Jefatura de Compras para la toma de decisiones.

La Jefatura de Compras mantendrá actualizado el módulo de Cotizaciones y los convenios por Proveedor monitoreando constantemente su correcta aplicación.

La Jefatura de Compras se asegurará de que los convenios se cumplan y reportará a la Dirección General cualquier desviación en forma oportuna.

La Jefatura de Compras se asegurará que todos los convenios establecidos con los Proveedores del Hospital estén debidamente documentados y avalados por la Dirección General Corporativa o Dirección General Hospital contando con una copia de estos.

Es Responsabilidad del Jefe de Compras del Hospital enviar a la Dirección General Corporativo para su negociación y autorización todas las listas de precios que sean presentadas directamente por los Proveedores, previamente analizadas.

La Jefatura de Compras vigilará que los artículos, condiciones y precios pactados con los Proveedores, sean los correctos.


Actividad Responsable

Negocia con el Proveedor y obtiene las mejores condiciones de compra para el Hospital.

En base a los acuerdos tomados en la negociación, se elabora contrato y turna al Departamento Jurídico para su revisión y aprobación.

Una vez autorizado y firmados los contratos, se turna una copia de la lista de precios a la Jefatura de Compras para su inclusión en el Módulo de cotizaciones en Sistema SAP.

Verifica que el Proveedor, Jefatura de Compras y Analista de compras del

Dirección General Corporativa y Dirección General Hospital


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Hospital apliquen los acuerdos y convenios tomados en las negociaciones.

Recibe de la Dirección General Hospital el listado y cantidades de los materiales a cotizar.

Localiza fuentes alternas de abastecimiento, solicitando como mínimo 3 cotizaciones, elaborando cuadro comparativo, donde se refleje tiempo de entrega, condiciones de crédito, condiciones de producto.

Prepara la documentación, entrega a la Dirección General Corporativo, Dirección General para la negociación con el Proveedor.

Cita al proveedor con el cual va a negociar un nuevo convenio Corporativo, en esta junta estarán presente la Dirección General Corporativa, Dirección General Hospital, Jefatura de Compras y Proveedor.

Jefatura de Compras

.

Una vez concluidas las negociaciones, recibe de la Dirección General Hospital las listas de precios, contratos y convenios autorizados para su incorporación al sistema SAP.

Actualiza en el Módulo de Cotizaciones los siguientes indicadores:

a. Proveedor

b. Líneas de artículos

c. Precios

d. Descuentos

e. IVA

f. Condiciones de pago

Implementa el convenio y da seguimiento a los acuerdos tomados en la negociación.

Mantiene actualizado el expediente del Proveedor conteniendo la documentación resultado de la negociación.

Recibe listas de precios, convenios y contratos por acuerdos Tomados en la Negociación.

Aplica, vigila y da seguimiento a los acuerdos tomados en las negociaciones.

Presenta propuesta económica

Negocia con la Dirección General Corporativa o Dirección General Hospital.

Proveedor


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Firma lista de precios, convenio o contrato


DIRECCION GENERAL CORPORATIVO

DIRECCION GENERAL HOSPITAL

JEFATURA DE COMPRAS

PROVEEDOR DIRECCION JURIDICA

Inicio de proceso

En base a consumos por

movimiento-valor consolida

volumenes de compra

Negocia con el Proveedor y obtiene las

mejores condiciones de compra para el

hospital

De acuerdo al monto presenta

negosiciones ante las Direcciones

Corporativas para su negosiación

Recibe de la Dirección General el listado y cantidades de los

materiales a cotizar

Localiza fuentes de abastecimiento solicita

como minimo tres cotizaciones, elabora cuadro comparativo

Prepara la documentación entrega a la Dirección

General Hospital para la negociación con el proveedor

Cita al Proveedor para iniciar el Proceso de negociación en forma conjunta con la

Jefatura de Compras

Una vez concluidas las negociaciones recibe de la Direccion Correspondiente

la lista de precios, convenios y contratos autorizados

Presenta propuesta

económica

Negocia con la Dirección

Correspondiente

Firma Lista de precios, convenios y

contratos

Revisa contrato autoriza y envia a Direccion General

Corporativa para su firma y entregar al Proveedor

2

B


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En base a los acuerdos tomados en la negociación elabora contrato y

turna al Departamento Juridico para

revisión y aprobación

A

1

2

A

Una vez optenidas las aprivaciones entrega la lista de precios para su integración al Módulo de

Cotizaciones e integración de la documentación

Verifica que el Proveedor,Jefatura de

Compras se apeguen a los acuerdos y convenios

tomados en las

negosiaciones

1

Fin del proceso

B

Actualiza información realizada en el Sistema

SAP

Implementa el convenio y da seguimiento a los

acuerdos tomados y el cumplimiento a los mismos

Mantiene actualizdo el expediente del

Proveedor conteniendo la documentación

resultado de la negosiación

Vigila la vigencia de los convenios


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11.3 Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones

1.- Propósito

Establecer los mecanismos y normas a seguir para la selección de proveedores que garanticen la mejor oferta en el mercado para Centro Hospitalario Universidad.

2.- Alcance

Dirección General Corporativa



Dirección Médica

Gerencia de Operaciones

Jefatura de Suministros

Jefatura de Compras

3.- Referencias

Integración y Mantenimiento al Catálogo de Artículos

Negociación con Proveedores nivel corporativo

Compra de Productos de línea

Compra de materiales a Vista o Servicios de Renta

4.- Políticas

La Jefatura de Compras documentara los precios y condiciones de adquisiciones de las diferentes fuentes de suministro para atender las necesidades de insumo del Hospital.


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Se establece como mínimo tres a dos cotizaciones para efectuar una compra seleccionando al mejor proveedor que ofrezca las mejores condiciones de compra, tiempo de entrega, precios competitivos en el mercado.

Solo se aceptara una cotización si el proveedor es el único que maneje este producto.

Es responsabilidad de la Jefatura de Suministros una vez que fue autorizada la lista de productos y precios dar de alta estos al Sistema SAP.

La Jefatura de Compras ingresara al modulo de Registro Info del Sistema SAP los precios autorizados por Dirección General Corporativo, Dirección General Hospital y Dirección Médica.

Es responsabilidad de Jefatura de Compras verificar la actualización en el Módulo de Registro Info y Convenios por Proveedor monitoreando constantemente su correcta aplicación.

Todas las Compras deberán ser amparadas mediante la base de datos de los productos (Registro Info) en el Sistema SAP.



Recibe de la Dirección correspondiente el listado y cantidades de los materiales a cotizar.

Analiza listas de precios, cotizaciones y cuadro comparativo para autorización y negociación por las Direcciones correspondientes.

Localiza fuentes alternas solicitando como mínimo de dos a tres cotizaciones y se elabora cuadro comparativo.

Prepara la documentación y entrega a la Dirección correspondiente para negociación con el Proveedor.

Recibe de la Dirección General del Hospital listas de precios y convenios autorizados.

Procede a efectuar el cambio de precios, descuentos y ofertas en el Registro Info, en el sistema SAP.

Jefe de Compras

Efectúa las negociaciones correspondientes con el Proveedor

Autoriza lista de precios, cotizaciones y convenios

Entrega aprobaciones a Jefatura de Compras para su incorporación al Módulo de Registro Info.

Dirección Corporativa de Compras


Se entrega la lista autorizada para dar código e ingresar al sistema SAP.

Jefatura de Suministros


Dirección General



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Se entregan los códigos a compras para dar de alta los precios.


Jefatura de Compras

Dirección General

Suministros

Inicio

Recibe de la Dirección correspondiente el listado y

cantidades de los materiales a cotizar

Analiza lista de precios, cotizaciones y cuadro comparativo

para autorizacion de las Direcciones Correspondientes

Se localizan fuentes alternas solicitando como minimo de dos a tres

cotizaciones y se elavora cuadro comparativo

Prepara la documentación Y entregar a la Direccion

correspondiente para egociación

con el proveedor

Recibe de la Dirección General del Hospital, Lista de Precios y

convenios autorizados

Procede a efectuar el cambio de precios, descuentos y ofertas en el

Módulo de cotizaciones en el Sistema SAP

Efectua las negosiciones

correspondientes con el Proveedor

Autoriza la lista de precios , cotizaciones

y convenios

Entrega aprovaciones a Jefatura de Compras para su incorporación

al Módulo de Cotizaciones

Se entrega la lista para dar código e ingresar al Sistema

SAP

Se entregan los codigos a compras para dar de alta los

precios

Se entrega la lista a Suministros para dar

codigos

Fin de proceso


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11.4 Compras de productos ordinarias

1.- Propósito

Establecer los lineamientos para la adquisición de productos ordinarios necesarios para la operación del Hospital.

2.- Alcance

A todas las Áreas y Servicios del Hospital que requieran Insumos para la operación diaria.

3.- Referencias

Transacción ME21N Crear pedido

Transacción ME29N Liberar Pedido

4.- Políticas


Es responsabilidad de la Jefatura de Compras la difusión oportuna de estas políticas a todos y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo involucrados en el proceso de compras.

Todas las adquisiciones deberán efectuarse con el Proveedor que ofrezca el mejor servicio, mejor precio, mejor calidad, mejor tiempo de entrega y las mejores condiciones de pago, estableciendo en un cuadro comparativo como mínimo tres proveedores.

Se entiende como compras ordinarias, toda aquella que afecten directamente el costo de venta del Hospital, es decir que van ligadas y su necesidad depende directamente del volumen de ventas. Se consideran compras ordinarias básicamente materiales de curación y medicamentos, papelería de hospitalización, material de limpieza, insumos de alimentación, etc.

Las compras programadas u ordinarias serán solicitadas por medio del sistema.

Las compras de tipo ordinario deben cubrirse de acuerdo a las necesidades de cada servicio (Farmacia Interna, Almacén general, Responsables de Sub-Almacenes y Jefes de Servicio), obteniendo dicha necesidad de los máximos, mínimos y puntos de reorden de cada servicio


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Las compras ordinarias quedarán a cargo del Jefe de Área y/o personal encargado del Almacén.

Para poder hacer cualquier compra ordinaria el proveedor tendrá que aparecer en el padrón de proveedores autorizados.

En el caso de que se necesite la adquisición de un nuevo producto (no inventariado) o el alta de un nuevo Proveedor (que no se tiene contemplado en el padrón), se dee solicitar la autorización de la Dirección General o Contraloría estableciendo las necesidades en el formato “Necesidades de compra”. Una vez recabada la autorización el departamento requirente la presentara a Compras para que sea dado de alta en sistema ya sea el producto o Proveedor, para que sea solicitado lo necesario vía sistema



Basados en máximos, mínimos y puntos de reorden emite Pedido en Sistema SAP.

Entrega al Jefe de Compras del Hospital, la solicitud de pedido

Realiza la recepción física de los materiales verificando que lo recibió corresponda con la Orden de Compra y la Factura.

Entrega copia de la factura por recepción a Compras del Hospital, para seguimiento a la Orden de Compra.

Mediante Orden de Compra ingresa los productos al Sistema SAP.

Da seguimiento a las Solicitudes de Pedidos hasta su surtimiento final.

Entrega Reporte de entradas a Compras para su autorización.

Almacén General


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Aplica en primera instancia los precios Convenios establecidos por la Dirección General Corporativa o Dirección General del Hospital.

Recibe Solicitud de Pedido del Sistema SAP de 9:00 a 11:00 hrs. para su procesamiento.

Emite cuadro comparativo y pre orden del Sistema SAP con las ofertas de los proveedores seleccionando la mejor propuesta en cuanto a precio, calidad, tiempo y condiciones de pago.

Genera Orden de Compra y se envía al Proveedor vía correo.

Da seguimiento a la colocación de la Requisición de Compra, así como a la Orden hasta su surtimiento total.

Recibe el Reporte por parte del Almacén Farmacia y Almacén General.

Entrega reporte a Cuentas por Pagar para efectuar el trámite de pago.

Jefatura de Compras

Presenta cotizaciones y ofertas.

Confirma existencias y fechas de entrega por Ordene de Compra.

Entrega el material, con factura y orden de compra con tres copias de cada una en el Almacén General del Centro Hospitalario Universidad.

Presenta documentación: Factura Original y una copia de esta a Cuentas por Pagar para iniciar el proceso de revisión y pago.

Proveedor


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Almacén General

Jefatura de Compras

Proveedor

Inicio

Basandose en máximos,

minimos y puntos de rorden emite

Pedido en Sistema SAP

Entrega a la Jefatura de Compras el

pedido

Realiza la recepción fisica de los materiales

verificando que lo recibio corresponda

con la orden de compra y la factura

Entrega copia de la factura a por recepción

de compra para seguimiento a la

Orden, de Compra .

Aplica en primer instancia los precios convenios establecidos

por la Dirección General Corporativa o Dirección General

Corporativa o Direccion General Hospital

Recibe las solicitudes pedidos del Sistema SAP

de 9:00 a 11:00 hrs. para su

procedimiento.

Se genera la Orden de Compra y envía al

Proveedor cvía correo para su surtimiento.

Presenta cotización y

ofertas.

Confirma existencias y

fecha de entrega por Orden de

Compra

Entrega el Material con Factura y Orden de Compra con tres copias de cada una en el Almacén General

A

B


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Almacén General

Jefatura de Compras

Proveedor

A

Mediante la orden de compra

ingresa los productos al

Sistema SAP.

Da seguimiento a los pedodps

hasta su surtimiento final

Entrega el reporte de entrada al área de Compras para su

autorización Factura Sellada, foliada,

fiemada, entrada y orden de compra

B

Da seguimiento a la colocación

del pedido hasta su surtimiento

total

Recibe el reporte para su revisicón

y autorizacion

Entrega reporte autorizado a Cuentas por Pagrar de lunes a sabado de 10:00 a

14:00 hrs.

Termino del proceso


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11.5 Compra de Materiales A Vistas

1.- Proposito

Disponer y adquirir materiales quirúrgicos o de especialidad a vistas requeridos por los médicos cirujanos que por su costo y baja rotación no forman parte de stock.

2.- Alcance

Dirigido al responsable de material a vistas, suministros Quirofano, Jefe de CEYE, Jefe de quirófano, Programador de cirugia, Compra, Hemodinamia y Endoscopia.

3.- Referencias

Transacción ME21N Crear pedido


Transacción MIGO Entrada de Mercancía

4.-Politicas

4.1 Todas las entregas de proveedor deberán ser remisionadas y en caso contrario se consideraran como una compra directa.

4.2 Todas las remisiones deben traer código del producto, marca, cantidad, descripción, precio (marcando tipo de moneda), nombre del cirujano, fecha, hora de cirugía con original y cuatro copias.

4.3 Todo material se revisará que venga completo, en buen estado y con buena fecha de caducidad, dicho material será cotejado con la remisión al momento de la recepción.

4.3 Aquel material que venga en mal estado o dañado se hará una nota en la remisión indicando como viene el material o el motivo porque se regresa el mismo.

4.4 A todas las remisiones de materiales (cobro hospital) se les pondrá el sello de recibo de material a vistas en el momento de la recepción indicando la fecha en que se recibe el material.

4.5 Los materiales que vengan estériles se resguardaran en el almacén de materiales a vistas, los productos que no se entregan esterilies CEyE esterilizara estos materiales.

4.6 Los materiales, equipos e instrumental que no vengan estériles se recibirán por ceye con sus respectivas remisiones (cuatro copias).


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4.7 Todo cobro directo a particular o aseguradora deberá ser autorizado por la dirección administrativa anotándose en la remisión y entregando a enfermera circulante.

4.8 Todo equipo biomédico será recibido por el área de Ingeniería Biomédica.

4.9 El horario de recepción de materiales a vistas será de lunes a domingo las 24 Hrs

4.10 En horario fuera de recepción se entregara en el área de suministros quirófano lo estéril y lo no estéril en el área ceye, firmando de recibido y posteriormente el proveedor recabara los sellos correspondientes dentro de las 24 hrs siguientes.

4.11 Todo material utilizado deberá anotarse en la hoja de cargos de programación de cirugías y entregando remisión correspondiente a suministros quirófano.

4.12 De acuerdo a programación de cirugía se envía un reporte diario de procedimientos a realizar.

Devolución

4.13 El proveedor se obliga a recoger su devolución dentro de las 24 hrs después del procedimiento para hacer conciliación contra cargo.

4.14 El proveedor se obliga a traer la factura original y remisión con tres copias del material utilizado a más tardar a los 7 días después de la cirugía al departamento de compras.

4.15 El horario de recepción de factura es de lunes, jueves y viernes en el horario de 10:00 a 11:30 am en el área de compras.

4.16 Al día siguiente se entregara al departamento de compras un reporte de cargos de material a vistas incluyendo remisión, entrada, cancelaciones y estado de cuenta señalando el material que se utilizo en procedimiento, firmado por Jefe de suministros.

Cargo

4.17 El sobreprecio para el cobro de estos materiales deberá de realizarse de acuerdo a la política alimentada en el sistema.

4.2 RESPONSABILIDADES

4.2.1 Programación de cirugías

Debe de solicitar al médico al momento de programar el material especial que va a requerir así como datos del proveedor.

Programación de cirugías deberá de contar con agenda que contenga datos de médicos para consulta o aclaración de dudas.

Deberá alimentar en sistema y enviar información diaria de la programación para el día siguiente así como sus requerimientos especiales.

En horas y días inhábiles en caso de una programación especial avisara al área de suministros y esta a su vez localizara al proveedor responsable para su solicitud de material.


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4.2.3 Encargado de materiales a vistas

Solicita al proveedor el material a vistas (cobro hospital) y confirma su existencia.

Recibe, coteja, sella las remisiones y resguarda material estéril (cobro hospital) en el almacén de materiales a vistas para entregar el día de la cirugía al área de suministros qx con tres copias de la remisión

Revisa material utilizado (transacción SAP), cargo, estado de cuenta y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.

Ceye

Recibe y coteja el material que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía con tres copias de la remisión.

Entrega materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.

Revisa material utilizado y realiza devolución de material no utilizado al proveedor.

Biomédica

Recibe todo equipo biomédico y pregunta si lleva algún cobro o renta del equipo, solicitando sus respectivas remisiones entregándolas al área de Quirófano, Suministros quirófano y materiales a vistas.

Suministros quirófano

Entrega los materiales a vistas al área de quirófano con sus dos copias de la remisión.

Dar de alta en sistema los materiales con costo sin IVA, para su correcto cargo.

Enfermeria

Corrobora el uso de materiales en cirugía, anotando para su cargo y válida para cargo a paciente.

Entrega materiales a vistas que no se utilizaron en las salas correspondientes.

Compras

Revisar que el cargo coincida con la remisión

Recibe facturas del proveedor para pago.


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Anota en la hoja de programación el material a utilizar, día, hora, procedimiento, cirujano y paciente. Enviando por correo programación a Ingenieria Biomédica, C.E.Y.E., Almacén Quirofano.

Programación de Cirugías

Revisa correo de programación de cirugías revisando tipo de cirugía y material que requiere el cirujano.

Solicita material para cirugía programada al proveedor vía telefónica o mail confirmando su llegada en tiempo, 24 horas de anticipación a la cirugia o de requirse de urgencia.

Envía por correo la programación de los materiales ya solicitados a proveedor a ceye, suministros qx, dirección administrativa, dirección médica, dirección de contraloría, quirófano, programación de cirugías y jefatura de suministros.

Resguarda material estéril en el Almacén de materiales a vistas para entregarlo el día de la cirugía al área de suministros qx con sus respectivas copias de la remisión.

Revisa material utilizado y realiza la devolución de material no utilizado al proveedor.

Entregar reporte a compras al siguiente día de materiales a vistas junto con sus cancelaciones al departamento de compras recabando la firma de Jefatura de suministros.

Encargado de Material a Vistas

Ingenieria Biomédica recibe formato para solicitud de Equipos Medicos en Renta.

Envía al proveedor por vía correo o vía telefonica.

Resive Equipos Medicos con remisión sella y entrega al área solicitante.

Recibe la devolucion del Equipo Medico con la remision sellada,firmada y cargos a paciente.

Entrega a Jefatura de Compras con remisión vía Sistemas SAP, Remisión sellada y firmafa y cargo a paciente.

Recibe la orden de compra y da entreda.

Entrega Jefatura de Compras la siguiente documentación:

a. Orden de Compra

b. Entrada

Ingeniería Biomédica


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c. Hoja de Solicitud

d. Remisión

e. Cargo a Paciente

Todo sellado y firmado por las areas solicitantes.

Entrega los materiales a vistas al área de quirófano con sus respectivas copias de la remisión.

Ingresa remisión como compra y da de alta los materiales en el Sistema SAP realizando los cargos correspondientes.

Suministros Quirófano y Técnico de C.E.YE.

Anota en hoja de cargos los materiales a vistas utilizados en la cirugía y entrega a suministros Quirófano junto con remisiones de proveedor.

Entrega los materiales a vistas no utilizado a las áreas correspondientes (suministros Quirófano, Ingenieria Biomédica y C.E.Y.E).

Enfermera Circulante

Recibe reporte para autorización.

Recibe factura de proveedor y copias, cancela remisión original

Pasa a firma a la Dirección General.

Regresa de autorización y se pasa a Cuentas por pagar.

Inicia el proceso de pago

Equipos en Renta

Recibe de Ingenieria Biomédica

a) Hoja de Solicitud

b) Remisón

c) Cargo a Paciente

Realiza la orden de compra y entrega a Ingenieria Biomédica para su entrada.

Recibe de Biomédica la siguiente documentación para su autorización:

a) Orden de Compra

b) Entrada

c) Hoja de Solicitud

d) Remisión

e) Cargo a paciente

Se envía a autorizar a la Dirección General.

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Ya autorizado pasa a Cuentas por pagar para el inicio de pago.

Se inicia el proceso de apago.

Recibe pedido y entrega a en Almacén de Quirófano, C.E.Y.E e Ingenieria Biomédica el material que requiere de esterilización para entregar el día de la cirugía.

Recibe la devolución del material no utilizado y Equipos Medicos en renta.

Trae factura al departamento de compras para cambio de sello.

Entrega factura a Ingenieria Biomédica para su proceso de pago.

El proveedor mete a revisión a Cuentas por pagar e inicia el proceso de pago.

Proveedor


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Programación de Cirugías

Encargado de

Material a Vistas

Ingenieria Biomédica

Proveedor

Suministros Quirófano y Técnico de

C.E.YE


Jefatura de

Compras

Cuentas por

Pagar

INICIO

Anota en la hoja de programa

ción el material a

utilizar, día, hora, procedimi

ento, cirujano y paciente. Enviando por correo programa

ción a Ingenieria Biomédica, C.E.Y.E., Almacén

Quirofano.

Revisa correo de programación de cirugías

revisando tipo de

cirugía y material

que requiere

el

cirujano.

Solicita material

para cirugía

programada al

proveedor vía

telefónica o mail

confirmando su

llegada en tiempo, 24 horas de

anticipación a la

cirugia o de

requirse de

unrgencia.

Ingenieria

Biomédica

recibe formato

para solicitud

de Equipos Medicos

en Renta.

Solicita al proveedor

por vía correo o por vía

telefonica

Recibe pedido y entrega

a en Almacén

de Quirófano, C.E.Y.E

e Ingenieria Biomédic

a el material

que requiere

de esterilización para entregar el día de

la

cirugía.

B

D

C


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Suministros Quirófano y

Técnico de C.E.YE.


B

Envía por correo la programación de los materiales ya solicitados a

proveedor a ceye, suministros

qx, dirección administrativa,

dirección médica, dirección de contraloría, quirófano,

programación de cirugías y jefatura de suministros

Resguarda material estéril

en el Almacén de materiales a vistas para

entregarlo el día de la cirugía al

área de suministros qx

con sus respectivas copias de la

remisión.

C

Resive Equipos Medicos

con remisión sella y

entrega al área

solicitante.

Recibe y Entrega los materiales a vistas al área de

quirófano con sus respectivas

copias de la remisión.

Ingresa remisión como compra y da de alta los

materiales en el Sistema SAP realizando los

cargos correspondientes

.

Anota en hoja de cargos los materiales a

vistas utilizados en la cirugía y

entrega a suministros

Quirófano junto con remisiones de proveedor.

Entrega los materiales a

vistas no utilizado a las áreas

correspondientes (suministros Quirófano, Ingenieria

Biomédica y C.E.Y.E).

B

Recibe la devolucion del Equipo

Medico con la remision sellada,firm

ada y cargos a paciente.

C

E FIN DE

PROCESO


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Proveedor

Jefatura de Compra

Cuentas por Pagar

B

Revisa material utilizado y realiza la

devolución de material no utilizado al proveedor.

Entregar reporte a compras al

siguiente día de materiales a

vistas junto con sus

cancelaciones al departamento de

compras recabando la

firma de Jefatura de suministros.

Recibe reporte

para autorización

Recibe factura de proveedor y copias, cancela

remisión original

Pasa a firma a la Dirección General

Recibe la devolución del

material no utilizado

D

Trae factura al departamento de

compras para cambio de sello.

FIN DE PROCESO

Ingresa a Cuentas por

Pagar

Regresa de autorización y se pasa a Cuentas

por pagar

Recibe documentacion

Toma a revisión e inuicia el

proceso de pago

Fin de proceso


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Jefatura de Compras

Cuentas por pagar

D

Entrega a Jefatura de

Compras con remisión vía

Sistemas SAP, Remisión sellada y firmafa y cargo

a paciente.

Recibe la orden de compra y da

entreda.

Recibe de Ingenieria Biomédica

a) Hoja de solicitud

b) Remisión sellada y firmada

c) Cargo a Paciente

Realiza la orden de compra y

entrega a Biomédica

Entrega a compras la

documentacion completa

Se envía a autorizar a la

Dirección General

Recibe documentacion

Toma a revisión e inuicia el

proceso de pago

Fin de proceso


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11.6 Compra de Medicamentos ordinarios

1.- Propósito

Establecer los mecanismos y normas a seguir para la adquisición de medicamentos y productos de Farmacia con carácter de ordinario.

2.- Alcance

A los responsables de Almacén de Farmacia a fin de garantizar el abasto oportuno al Hospital.

3.- Referencias

Negociación con Proveedores

Mantenimiento del Módulo de cotizaciones.

Compra de Medicamentos controlados

Almacenamiento y surtido del Insumo.

4.- Políticas

Es compromiso del personal el apego a los lineamientos, según su nivel de responsabilidad e injerencia.

Los pedidos de medicamentos deberán ser enviados por el responsable del Almacén de Medicamentos los días, lunes, miércoles y jueves al Departamento de Compras en un horario de 09:00 a 11:00 hrs.

Es compromiso del área de Compras colocar los pedidos oportunamente con el proveedor seleccionado.

Es compromiso de Compras generar de manera dinámica y oportuna la orden de compra a través del sistema.

Es compromiso del Jefe de Compras la firma oportuna de la orden de compra.

Es compromiso del comprador del Hospital verificar el flujo de medicamentos requeridos para la operación del Hospital.


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El Almacén Farmacia tiene el compromiso dar correcta recepción física de los medicamentos, como el aviso oportuno de lo recibido al área de compras.

Es compromiso por el comprador dar seguimiento al pedido hasta el surtimiento total.

Las compras urgentes en algunos casos son aquellas que por alguna razón deban ser pagadas de inmediato, habitualmente en efectivo.

Este tipo de compra deberá que ser firmada por el solicitante o usuario y por su Jefe de Área correspondiente, además deberán ser autorizadas por la Contraloría ó de acuerdo a la Matriz de Autorización descrita en este documento

En el caso de que la compra se realice para cubrir la necesidad de un Paciente deberá siempre existir una nota de cargo la cual tiene que entregarse por el personal responsable con la firma y sello correspondiente dentro de las 24 horas siguientes a la compra (con excepción de fin de semana).

Es compromiso por parte del área de Compras entregar diario la copia de la orden de compra al Almacén de Medicamentos.

Almacén de Farmacia entregara a la Jefatura de Compras de Lunes a Sábado de 10:00 a 14.00 hrs. el reporte de entrada conteniendo: copia de la orden de compra, copia de la factura, copia de recepción de productos, sellado, foliado y firmado por la persona que recibe.

Jefatura de compras entregara la documentación necesaria al área de Cuentas por Pagar para el inicio del proceso de pago.



En base a máximos, mínimos y puntos de reorden emite el pedido vía Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves

Entrega a Jefatura de Compras de 9:00 a 11:00 hrs. los días lunes, miércoles y jueves.

Da la entrada física de los medicamentos y productos de Farmacia verificando que lo recibió correctamente con:

a) La orden de Compra y la factura

En el caso de proveedores que por su esquema de control y manejo de sus inventarios definen la existencia hasta la entrega de los insumos.

Entrega copia de la factura anotando observaciones, para:

a. Elaboración de la orden de compra , en caso de facturas

b. Seguimiento a la Orden de Compra

Almacén de Medicamentos


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Con la orden de compra ingresar los productos al Sistema de Inventarios.

Dar seguimiento a los pedidos de Compras hasta su surtimiento.

Entrega al área de compras Relación de entrada para su autorización.

Recibirá los pedidos lunes, miércoles y jueves de 9:00 a 11:00 hrs.

Mantiene vigente el pedido hasta la realización de la orden de compra.

Verifica a través de la transacción la colocación del pedido a través de la orden de compra.

Imprime la orden de compra y se la entrega al Almacén de Farmacia para la captura de la mercancía.

Una vez recibida la copia de la factura, se verifica que el Proveedor entregara los insumos de acuerdo a lo establecido a la orden de compra.

El área de Compras elabora la Orden de Compra en base a los precios convenidos emitido por el Sistema SAP.

Valida la orden de compra firmando esta.

En compras de urgencias se solicita con el proveedor que de servicio, solicitando el monto a caja.

Se genera la Orden de Compra para dar entrada vía Almacén Farmacia.

Se realiza la comprobación entregando los siguientes documentos:

a. Orden de Compra

b. Cargo a paciente o entrada por el Almacén Farmacia

c. Factura copia con sello, folio y firma de quien recibió

Se entrega la documentación a cuentas por Pagar para realizar el trámite de pago

Jefe de Compras

Presenta cotizaciones y ofertas

Recibe pedido y surte

Entrega mercancía en 24 hrs. y factura cuatro copias.

Entrega a Cuentas por Pagar factura original para proceso de pago.

Proveedor


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6.- Diagrama de flujo


Jefatura de Compras

Proveedor

Inicio

En base a máximos, mínimos y puntos de reorden emite el

pedido vía Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves

Entrega a Jefatura de Compras de 9:00 a 11:00 hrs. los días lunes, miércoles y jueves.

Da la entrada física de los medicamentos y productos de

Farmacia verificando que lo recibió correctamente con:

a) La orden de Compra y la factura

b) En el caso de proveedores que por su esquema de control y manejo de sus

inventarios definen la existencia hasta la entrega

en los insumos.

A

Recibirá los pedidos lunes,

miércoles y jueves de 9:00 a

11:00 hrs.

Mantiene vigente el pedido hasta la realización de la

orden de compra.

Verifica a través del sistema la colocación del

pedido a través de la orden

de compra.

Imprime la orden de compra y se la entrega al Almacén de

Farmacia para la captura de la mercancía

Y envía al proveedor por vía correo para su surtimiento

B

Presenta cotizaciones y ofertas

Recibe pedido y surte

Entrega mercancía en 24

hrs. y factura cuatro copias

C


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Jefatura de Compras Proveedor

A

Entrega copia de la factura anotando observaciones, para.

Elaboración de la orden de compra, en caso de facturas

Seguimiento a la Orden de Compra

Con la orden de compra ingresar los productos al Sistema de Inventarios.

Dar seguimiento a los pedidos de Compras hasta su surtimiento

B

Una vez recibida la copia de la factura, se verifica

que el Proveedor entregara los insumos de acuerdo a lo establecido a

la orden de compra.

El área de Compras elabora la Orden de Compra en base a los precios convenidos emitido por el

Sistema SAP.

Valida la orden de compra firmando esta.

En compras de urgencias se solicita con el proveedor que de servicio, solicitando el monto a

caja.

Se genera la Orden de Compra para dar entrada vía Almacén

Farmacia.

Se realiza la comprobación entregando los siguientes

documentos:

Orden de Compra

Cargo a paciente o entrada por el Almacén Farmacia

Factura copia con sello, folio y firma de quien recibió y se

entrega esta documentación a cuentas por pagar para comenzar

el trámite de pago

B

Entrega a Cuentas por Pagar factura original para

proceso de pago

Termino de proceso

C


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11.7 Medicamentos Controlados

1. Propósito Establecer los mecanismos y normas a seguir para la adquisición de medicamentos controlados.

2.- Alcance A los responsables de Almacén de Medicamentos, Farmacia, Compras y Suministros.

3.- Referencia

Negociaciones con Proveedores

Mantenimiento del Módulo MM SAP, transacción ME12 Registro Info.

Transacción ME21N Crear pedido.


4.- Políticas


Todas las compras deberán efectuarse con el Proveedor que ofrezca el mejor servicio, precio, calidad y tiempo de entrega.

Es responsabilidad de la Dirección General entregar la documentación para el trámite de la autorización y experiencia del Aviso de Prevenciones de compra-venta de medicamentos que contengan estupefacientes para Farmacias, Droguerías y Boticas.

a) Licencia Sanitaria b) Aviso Responsables Sanitario del Hospital c) Aviso de Funcionamiento d) Poder Notarial del Representante Legal del Hospital e) Solicitud de autorización para el manejo de Libros de Medicamentos Controlados f) Solicitud de Manejo de Recetarios Especiales

El responsable Sanitario del Hospital, tramitará ante las autoridades de Salud el Permiso de compra-venta de estupefacientes y psicotrópicos para Farmacia, Droguerías y Boticas

Por normatividad de la COFEPRIS en Medicamentos controlados del Grupo I, deberán incluirse todos los medicamentos que maneja el Hospital cada vez que se realice el trámite de pedido de medicamentos.


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El área de compras compra la mercancía referenciada en el permiso de compra-venta de estupefacientes emitido por la COFEPRIS.

Es responsabilidad del Almacén de Farmacia entregar al Proveedor copia de la Licencia Sanitaria para la venta de Psicotrópicos del Grupo II y III.

Los pedidos de medicamentos y productos de Farmacia deberán ser enviados por el responsable del Almacén de Medicamentos o Farmacia los días lunes, miércoles y jueves al área de Compras del Hospital, en un horario de 9:00 a 11:00 hrs.

Es responsabilidad de la Jefatura de Compras colocar el Pedido oportunamente con el proveedor seleccionado.

Es responsabilidad del área de Compras generar en el sistema las órdenes de compra dinámica y oportunamente,

Es responsabilidad de la Dirección General, Dirección Médica, Dirección de Contraloría y Jefatura de Compras, según el caso corresponda el caso, firmar las órdenes de compra.

Es responsabilidad del Almacén de Medicamentos y Farmacia la correcta recepción física de los medicamentos, así como el aviso oportuno de lo recibido al área de Compras.

Es responsabilidad por parte del área de Compras, dar seguimiento a la colocación del pedido con el proveedor y dar seguimiento a la Orden de Compra hasta su surtimiento total.

Es responsabilidad de la Jefatura de Compras, recibir y procesar oportunamente en el sistema los Pedidos por productos especiales y de urgencia.

Es responsabilidad de la Jefatura de Compras asegurar en envío diario de las copias de las Órdenes de Compras al Almacén de Compras.

Es responsabilidad por parte de la Jefatura de Compras entregar la recepción de material al área de Cuentas por Pagar todos los días de 10:00 a 14:00 hrs.


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Solicita a la Dirección General la Licencia Sanitaria del Hospital

Solicita a la Dirección General la designación de los Representantes Legales para el manejo de Estupefacientes y Psicotrópicos.

Solicita a los Representantes Legales copia de los de los siguientes documentos, Titulo Profesional, Cédula Profesional, Titulo de las especialidades, Registro Federal de Contribuyentes, CURP, Comprobante de domicilio.

Para gestionar la Licencia Sanitaria de la farmacia se solicita la alta del Responsable Sanitario de la Farmacia y Alta de funcionamiento de la Farmacia, entrega documentación a Responsable Sanitario de la Farmacia.

Recibe copia del Permiso de compra-venta de medicamentos que contengan estupefacientes y psicotrópicos.

Determina en base a consumos y a la vigencia del permiso de compra-venta de estupefacientes y psicotrópicos, las cantidades a requerir por medicamentos controlados de Grupo I.

Determinar en base a máximos, mínimos y puntos de reorden las cantidades a requerir por medicamentos controlados del Grupo II y III.

Elabora solicitud de pedido de Sistema SAP.

Entrega al Jefe de Compras la solicitud de pedido de Sistema SAP

Entrega al Jefe de Compras el Permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos para el Grupo I.

Realiza la recepción física de los medicamentos controlados verificando que lo recibido corresponda con la Orden de Compra y la factura.

Mediante orden de compra ingresa los productos al Sistema de Inventarios.

Registra las entradas en los libros de Control

Da seguimiento a los pedidos hasta su surtimiento final.

Jefe de Almacén de Medicamentos

Prepara los Formatos de Avisos para gestionar ante COFEPRIS, la Licencia Sanitaria de la Farmacia, el Alta del Responsable Sanitario y el Alta de Funcionamiento de la Farmacia.

En Medicamentos controlados del Grupo I.

Presenta a la COFEPRIS copia de la Licencia Sanitaria, Alta de la Licencia Sanitaria y Alta del Responsable Sanitario de la Farmacia para gestionar el permiso de la compra-venta de Estupefacientes Psicotrópicos.

Recibe permiso de compra-venta y entrega al Responsable de Almacén de Medicamentos.

Efectúa el empate de las entradas y salidas de los medicamentos controlados del Grupo I, II y III.

Responsable Sanitario

Expide la Licencia Sanitaria de Farmacia , Alta del Responsable Sanitario , Alta del Funcionamiento de la Farmacia

COFEPRIS


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En Medicamentos controlados del Grupo I: a) Expide permiso de compra-venta de Estupefacientes y

Psicotrópicos con vigencia de seis meses sin derecho a prorroga o modificación.

b) Resguarda el original del permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos y entrega copia sellada al Responsable Sanitario.

Recibe pedido por vía electrónico Sistema SAP los días lunes, miércoles y jueves de 9:00 a 11:00 hrs.

Genera orden de compra a proveedor autorizado.

Envía orden de compra por vía correo a proveedor

Se entrega el pedido al Proveedor que por su esquema de control y manejo en sus inventarios definen la existencia hasta la entrega de los insumos al Hospital.

Recibe copia de la factura y genera la orden de compra de acuerdo a lo surtido por el proveedor.

Entrega orden de compra al Almacén de Farmacia.

Jefe de Compras

Da seguimiento a través del Sistema SAP al estatus de los pedidos con el fin de que el Proveedor los insumos de acuerdo a lo establecido y garantizar el abasto.

Recibe por parte del Almacén de Medicamentos el reporte de entrada contando con la siguiente documentación.

a) Reporte de entradas b) Copia de Factura c) Entrada del material d) Orden de Compra e) Cargo al Paciente

Se autoriza y se entrega al área de Cuentas por Pagar de lunes a sábado de 10:00 a 14:00 hrs e inicia el proceso de pago.

Recibe de Compras copia de los permisos de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos.

Controla que tenga vigencia el permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos.

Confirma existencias y fecha de entrega

Entrega la mercancía, factura original con cuatro copias en el Almacén de Medicamentos.

Entrega factura original a Cuentas por Pagar para el iniciar el proceso de revisión y pago.

Proveedor


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6.- Diagrama de flujo

Jefe de Almacén

Tipo II, III Tipo I

INICIO

Tipo de

medicamento

Controlado

Determina en base a maximos y puntos de

reorden las cantidades a requerir

de medicamentos

controlados del Geupo II y III

Solicita a Dirección

General la Lic. Sanitaria del

Hospital

Solicita a la Dirección

General la Licencia del

Hospital

Solicita a la Dirección Gener

La designación de los

Representantes legales para el

manejo de Estupefacientes y

Psicotrópicos

Solicita al Representante Legal

copia de : Titulo profesional,Cédula

profesional,, Titulo de las especialidades,

Registro Federal de Contribuyente , CURP Y

Comprobante de domicilio

A


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Responsable

Sanitario

COFEPRIS

A B

Para Gestionar la Licencia

Sanitaria de la farmacia se

solicita la alta del Responsible

Sanitario de la Farmacia y Alta

del funcionamientode la Farmacia ,

entrega documentación a

Responsible Sanitario de la

Farmacia

Recibe copia del permiso de compra-

venta de medicamentos que

contengan estupefacientes y

psicotrópiecos

Determina en base a consumos y la

vigencia del permiso de compra-

venta de estupefacientes y psicotrópicos las

cantidades a requerir por

medicamentos controlados de

Grupo I

C

Prepara los formatos de aviso

para gestionar ante COFEPRIS la Lic. Sanitaria de la Farmacia, el

Alta de Responsible

Sanitario y Alta de Funcionamiento de la Farmacia

Presenta a la COFFEPRIS

copia de la Alta de la Licencia Sanitaria, Alta

del Rsponsable Sanitario de la Farmacia para

gestional el permiso de la

compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos

Recibe permiso de compra-venta

y entrega al Responsible de

Almacen de Medicamentos

Expide la Licencia

Sanitaria de Farmacia Alta

del Responsable

Sanitario t Alta del

Funcionamiento de la

Farmacia

Expide permiso de compra-venta

de Estupefacientes y Psicotrópicos con vigencia de seis meses sin

derecho a prorroga o

modificación.

Resguarda el original del permiso de

compra-venta de Estupefacientes y

Psicotrópicos y entrega copia sellada al

Responsable Sanitario.

Fin de

Proceso


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Jefatura de Compras

Proveedor

A

Elabora pedido vía Sistema SAP

Entrega a la Jefatura de Compras junto con el permiso de compra-

venta de Estupefacientes y

Psicotropicos para el Grupo I

Realiza la resepción fisica

de los medicamentos

controlados verificando que

lo resibido corresponda con

la Orden de Compra y Factura

Mediante la Orden de

Compra ingresa los productos al

Sistema de Inventarios

Recibe pedido por vía

electrónico Sistema SAP los

días lunes, miércoles y

jueves de 9:00 a

11:00 hrs.

Envía pedido por vía correo al

proveedor con copia de los permisos de

compra venta de Estupefacientes y Psicotropicos

Recibe de Compras copia del pedido y de

los permisos de compra-venta de

Estupefacientes y Psicotropicos

Controla que tenga vigencia el

permiso de compra-venta de Estupefacientes y Psicotrópicos

Entrega la mercancia ,

factura original con cuatro

copias en el Alamacen de

Medicamentos

D

A E


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Cuentas por Pagar

A D

E

Entrega a compras el reporte de

entrada para su tramite de pago

Fin de proceso

Recibe reporte de entrada para

proceso de pago: Orden de Compra Factura Entrada

Firma y entrega a

cuentas por pagar

El proveedor ingresa a revisión a

cuentas por pagar su factura original

Cuentas por pagar resive

documentacion Por parte de

compras

Recibe e inicia el proceso de

pago.

Fin de proceso

Fin de proceso

Fin de proceso


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11. 8 Materiales Fueras de Línea y Materiales no cargables a pacientes como son Consumibles, Refacciones, Papelería, Instrumental y Mantenimiento.

1.- Propósito

Proceso de adquirir materiales que no se encuentran en stock y que en algunos casos no son cargables a pacientes como: Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones.

2.- Alcance

Este se aplica a la adquisición de materiales que no se encuentran en stock como medicamentos y materiales que no son cargables a pacientes como Consumibles, Refacciones, Papelería, Instrumental, Mantenimiento.

3.- Referencias

Integración y Mantenimiento del Catálogo de Artículos.

Transacción ME21N Crear pedido.

Transacción ME29N Liberar Pedido.

4.- Políticas

Todas las áreas solicitantes deberán llenar el formato de Fuera de Línea.

Cualquier compra es necesariamente llevar la autorización de la Dirección Correspondiente.

La compra de materiales para remodelación y adaptación llevara la autorización del Director General del Hospital

Las compras deberán darse con los Proveedores que den servicio, precio, calidad y tiempo de entrega capturándose en un cuadro comparativo entre dos o tres proveedores.

El área de Compras colocará oportunamente el pedido con el Proveedor que haya sido elegido por la mejor propuesta.

Solamente el personal de Compras Hospital está autorizada para elaborar Órdenes de Compra.

Es responsabilidad de la Dirección General firmar las órdenes de compra.

Es responsabilidad del personal de Compras dar seguimiento a la colocación de las órdenes de compra y dar seguimiento hasta su surtimiento final.

Toda compra de activo fijo deberá llevar la firma de autorización de la Dirección General.


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La autorización de la adquisición del activo fijo solicitado en caso de proceder, se llevara a cabo en un plazo no mayor de 30 días naturales.

Es responsabilidad del personal de Compras entregar al área de cuentas por pagar la documentación necesaria para el trámite de pago (orden de compra, copia de la factura sellada y firmada por el almacén que recibe, pedido autorizado y en algunos casos con solicitud de cheque).



Elabora solicitud manual de fuera de línea cuando requieran Insumos

Pide cotización a proveedor

Efectúa análisis costo-beneficio que justifique la compra

Solicita asesoría técnica y visto bueno de las siguientes áreas de acuerdo a la solicitud:

a) Mantenimiento Herramientas, Maquinaria, Equipo de Medición, Mobiliario y Equipo de Oficina

b) Sistemas, Mobiliario y Equipo de Computo

c) Ingeniería Biomédica, Mobiliario, Instrumental y Equipo Médico.

Presenta para su revisión a la Dirección General Corporativa el análisis costo-beneficio por la compra de activo fijo o insumos.

Turna solicitud para firma de autorización a la Dirección correspondiente.

Jefe de Área

Firma de autorización las compras de fuera de línea o activo fijo

Envía pedido a compras para proceso de compras.

Dirección General

Recibida la documentación autorizada para proceso de Compra.

Realiza el pedido vía Sistema SAP y Genera la orden de compra

Envía vía correo el pedido al proveedor.

Se envía a firma a la Dirección General.

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Entrega la documentación solicitud de cheque, orden de compra, factura, entrada, pedido autorizado a Cuentas por Pagar para el inicio de proceso de pago, si es Activo Fijo.

Recibe reporte de entrada de Insumos o Papelería conteniendo, copia de la orden de compra, copia de la factura y entrada.

Realiza la recepción física verificando que lo reciban correctamente.

Da entrada al Sistema SAP

Entrega al área usuaria.

Entrega reporte a Jefatura de Compras copia de la orden de compra, factura, y entrada.

Almacén del Hospital

Realizan propuesta

Recibe Orden de Compra

Entrega al Almacén General, factura, copia de la orden de compra.

Mete a revisión la factura a Cuentas por Pagar e inicia el proceso de pago.

Proveedor


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Jefe de Área

Proveedor

INICIO

Elabora solicitud manual de fuera de línea cuando

requieran Insumos

Pide cotización a proveedor

Recibe propuesta y

efectúa análisis costo-beneficio que justifique la

compra

Recibe solicitud y

cotiza

Envía propuesta para

su analisis

Solicita asesoría técnica y visto bueno de las

siguientes áreas de acuerdo a la

solicitud: Mntenimientio,

Sistemas y Biomédica

A

B


Dirección General



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Dirección General

Jefatura de Compras

Presenta presupuesto anual para la compra de Activo fijo

Recibida la documentación autorizada para

proceso de Compra.

Realiza el pedido vía

Sistema SAP y Genera la orden de compra

A

Envia a la Dirección

General para su Autorización

D

Presenta para su revisión a la

Dirección General el

análisis costo-beneficio por la

compra de activo fijo, o

insumos.

Envía pedido a compras para su

proceso


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Proveedor

Jefatura de compras

Almacén General

Envía vía correo el pedido al

proveedor.

D B

Recibe Orden de Compra

Entrega al Almacén General, factura y

copia de la orden de compra

Realiza la recepción física verificando que

lo reciban correctamente.

Da entrada al Sistema SAP

Entrega al área usuaria.

D

B

E


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Proveedor Dirección General

Jefatura de Copras

Almacén General

Cuentas por Pagar

Entrega reporte a Jefatura de Compras copia de la orden de compra, factura, y

entrada.

D

E

Se envía a firma a la Dirección General.

C

Recibe documentación

para firma

Regresa a Jefatura de Compras

Recibe autorización y

entrega a Cuentas por

Pagra

Recibe información

B

El proveedor ingresa su factura a

Cuentas por Pagar

Toma a revisión la

factura originay e inicia el

proceso de pago.

Proceso final


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12.9.- Evaluación de Nuevos Productos

1. Propósito

Establecer los lineamientos para la evaluación y aprobación de nuevos productos.

2. Alcance

A todas las áreas del Hospital San Angel Inn Universidad.

3. Referencias

Negociaciones con Proveedores

Evaluación de de Proveedores

4. Políticas

El Comité de Suministros para evaluación y aprobación de insumos, valorará los productos nuevos o sustitutos que no se encuentren en el plan de compra.

El comité estará integrado por:

Dirección Genera, Dirección de Contraloría, Dirección Medica, Gerencia de Suministros, Gerente Medico, Gerente de Enfermeria, Gerente de Calidad, Jefatura de Almacén, Jefe de Compras e Ingeniería Biomédica.

Es responsabilidad del área de compras orientar a las diferentes áreas del Hospital en la toma de decisiones respecto a la calidad de los insumos y su oferta en el mercado.

Solamente la Jefatura de Compras recibirá de los Proveedores muestras de materiales para evaluación de nuevos productos.

La Jefatura de Compras es responsable de enviar las muestras al área asignada por el comité para la evaluación correspondiente.

El área evaluadora será responsable de entregar el dictamen técnico a la Jefatura de Compras.

El periodo de respuesta al proveedor se dará en un periodo de 30 días hábiles.


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La Jefatura de Compras será responsable de notificar al Proveedor respuesta de sus productos.

Centro Hospitalario Universidad no pagara muestras por productos nuevos, así como no se compromete a la devolución de los mismos.



Solicita por escrito la incorporación de nuevos productos a la Jefatura de Compras y tendrá los siguiente:

a) Ir dirigida la solicitud a nombre de Centro Hospitalario Universidad.

b) Cotización completa de los productos , la cual deberá incluir:

- Descripción completa de producto(s) y Marca

- Ficha Técnica

- Empaque y presentaciones

- Costo Regular Ofrecido

- Costo de Oferta de Introducción

- Registro Sanitario de acuerdo a lo establecido en las Leyes.

c) Formulario del producto nuevo

- Entregar el número de muestras requeridas por el área evaluadora

Proveedor

Recibe del proveedor documentación y muestras

Envía las muestras al área evaluadora asignada por el Comité para el dictamen correspondiente.

Recibe de área evaluadora el dictamen

Efectúa análisis costo-beneficio de los nuevos productos aprobados

Notifica al Comité de Compras para su probable inclusión o sustitución

Informar por escrito al Proveedor de malos productos no aprobado

Jefatura de Compras

Recibe muestras.

Canaliza a áreas usuarias para su evaluación.

Envía Formato de Evaluación técnica de nuevos productos a Jefatura de

Área evaluadora


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Compras

Considera la incorporación de los nuevos Productos al Catálogo. Comité de Suministros


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Proveedor

Jefatura de Compras Área Evaluadora Comité de Suministros

INICIO

Solicitara por escrito la incorporacion de nuevos productosa la Jefatura de

Compras

Recibe del Proveedor

documentación y muestras

Recibe muestras

Concidera la inclusión de los

nuevos productos al catálogo En caso de ser

aceptado la solicitud del Proveedor por el

Comité, elabora el formato de evaluación

técnica de nuevos productos

Envía las muestras al área evaluadora asignada por el comite para el

dictamen correspondiente

Canaliza a áreas usuarias para

evaluación

Envía formato de Evaluación

técnica de nuevos productos a Jefatura de Compras

Recibe el dictame y efectua analisis costo-

beneficio de los nuevos productos

aprobados

Notifica al Comite de Suministros para su probable inclusion o

substitución

Informa al Proveedor de los peoductos no

aprobados

Termino del

proceso


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11.10.- Evaluación de Proveedores

1.- Propósito

El Centro Hospitalario Universidad debe establecer los criterios para la evaluación de los proveedores en función a su capacidad para suministrar servicios de acuerdo con su requerimiento y organización así como mantener registros de los resultados de la evaluación y de cualquier acción necesaria para que se derive de la misma.

2.-Alcance

Aplica a todos los proveedores que intervienen directa e indirectamente en los procesos de atención al paciente.

3.- Referencias

Negociación con Proveedores

Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones

Compras de Productos Ordinarios

Compra de Materiales a Vistas

Compra de Medicamentos

Compra de Productos Fuera de Línea o Material no cargables a pacientes, Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones

Almacenamiento y surtido de Insumos

4.- Políticas

Es responsabilidad de todas las Jefaturas Correspondientes del Hospital, el control, evaluación y análisis de los proveedores actuales, a fin de detectar áreas de oportunidad en ellos y establecer los planes de acción necesarios para su solución.

Es responsabilidad del Jefe de Compras fomentar la búsqueda constante de nuevos Proveedores que satisfagan las necesidades en los siguientes puntos de desempeño:

a) Entrega completa

b) Tiempo de entrega


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c) Condiciones del producto/medicamento

d) Caducidad correcta del producto/medicamento

e) Capacidad de proveer producto/medicamento

f) Cumplimiento con legislación aplicable a alguna NORMA

g) Documentación completa.

Deberá tener dos fuentes alternas de surtimiento para el mismo insumo, a manera de incrementar la seguridad en el abastecimiento de estos productos.

Se le informar al proveedor por escrito la calificación obtenida, comentado los resultados.

La segunda respuesta negativa que tenga se hará acreedor de una sanción.

Y la tercera y última vez se le dará de baja,

5.- Descripción del Proceso


En forma Conjunta se calificará al Proveedor en el formato.

Previamente se analiza los indicadores correspondientes a Puntualidad de Entrega, Servicio, Calidad, Precio y Cantidad mencionados en el formato, en donde se asigna una puntuación por grado de cumplimiento.

Se elabora una tabla de resultados en donde se muestra en forma grafica las calificaciones a cada uno de los Proveedores.

Jefe de Compras, Jefe de Almacene y Áreas Usuarias

Analiza los resultados de la Evaluación al Proveedor.

Establece un Plan de Acción para corregir los resultados detectados e informar por escrito a los Proveedores involucrados el resultado de su Evaluación.

Jefatura de Compras

Se le informa mensualmente los resultados encontrados de esta Evaluación Dirección General


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Jefatura de Compras

Jefe de Compras, Jefe de Almacene y Aíras Usuarias

Dirección General

INICIO

En forma Conjunta se calificara al Proveedor

en el formato.

Previamente se analiza los indicadores correspondientes a

Puntualidad de Entrega, Servicio, Calidad, Precio y

Cantidad mencionados en el formato, en donde se asigna una puntuación por grado de

cumplimiento.

Se elabora una tabla de resultados en donde se

muestra en forma grafica las calificaciones a cada uno de los Proveedores.

Analiza los resultados de la Evaluación al

Proveedor.

Establece un Plan de Acción para corregir los resultados detectados e informar por escrito a los

Proveedores involucrados el resultado

de su Evaluación.

Se le informa mensualmente los resltados encontrados

de esta Evaluación


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11.11 Solicitud de Materiales, Medicamentos, Servicios y Fueras de Líneas.

1.- Propósito

Formalizar las Negociaciones con los proveedores para la Adquisición de Materiales de Curación, Materiales Quirurgicos, Medicamentos, Servicios y Fueras de línea mediante la orden de compra.

2.- Alcance



Direccón Médica

Gerencia de Suministros

Jefatura de Compras

Departamento de Cuentas por Pagar

Jefatura de Almacenes

Departamentos Solicitantes

3.- Negociación con Proveedores

Mantenimiento al Módulo de Cotizaciones

Compras de Productos Ordinarios

Compra de Materiales a Vistas

Compra de Medicamentos

Compra de Productos Fuera de Línea o Material no cargables a pacientes, Herramientas, Instrumental, Papelería y Refacciones

Almacenamiento y surtido de Insumos

4.- Políticas

Es responsabilidad de Jefatura de Compras formalizar las negociaciones con los Proveedores para la adquisición Materiales de Curación, Materiales Quirurgicos, Medicamentos, Servicios y Fueras de línea.

Es responsabilidad de la Jefatura de Compras la emisión y colocación con los proveedores de las Ordenes de Compra de acuerdo a las Políticas de Compras establecidas.

Es Responsabilidad de los Almacenes la programación y recepción de Materiales a través de la Orden de Compra.


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Es responsabilidad de los Almacenes entrgar la documentación generada por las recepciones de materiales de lunes a sabado de 10:00 a 14:00 hrs.( orden de compra, Copia de la Factura o Remisión del Proveedor con firma y sello, el Reporte de Entradas y Cargo a Paciente).

El formato debera generarse por proveedor y cubrir los pedidos del Departamento o Servicio que los solicite.

Los pedido se recibiran de Lunes a Viernes de 9:00 a 11:00 hrs. Por medio del siguiente calendario:

ALMACENES HORARIO DÍAS

ALMACEN GENERAL 9:00 a 11.00 LUNES, MIERCOLES, VIERNES

ALMACEN FARMACIA 9:00 a 11.00 LUNES, MIERCOLES Y JUEVES

INGENIERIA BIOMEDICA 9:00 a 11.00 MARTES Y VIERNES

LABORATORIO 9:00 a 11.00 LUNES

MATERIALES A VISTAS 9:00 a 11.00 LUNES A VIERNES

FUERAS DE LINEA(Papelería Mantenimiento, Insumos)

9:00 a 11.00

MARTES Y VIERNES

Fueras de Línea (FARMACIA Y URGENCIAS)

9:00 A 18:00 9:00 a 13:00

LUNES A VIERNES SABADOS Y DOMINGOS

SERVICIOS ALIMENTICIOS

9:00 a 11.00 MARTES, JUEVES Y DOMINGO

SOLICITUDES DE CHEQUE

9:00 A 11:00 MARTES,MIERCOLES JUEVES Y VIERNES

5.- Descripción del Proceso


Realizaran los pedidos por Sistema SAP( Stock, Fuera de Línea y Servicios)

Entregan a Jefatura de Compras original y copia.

Reciben Material sella y firma la factura o remisión.

Farmacia entrega las facturas a Jefatura de Compras, para la elaboracion de Pedido

Da entrada con la Orden de Compra y Factura .

Entrega entradas a Jefatura de Compras (Orden de Compra, Entrada de Productos, Factura sellada y frimada).

Almacén General o Almacen Farmacia Ingenieria Biomedica Jefatura de Compras

Recibe el pedido vía Sistema SAP, sella, coloca la hora y firma de recibido.

Genera la orden de compra y se envía por vía correo.

Se confirma la recepción con el proveedor y da fecha de entrega.

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En Medicamentos se envia por vía corre el pedido al proveedor.

El Proveedor confirma resecpción.

Recibe facturas para realizar la Orden de Compra

Recibe por parte del Almacen de Farmacia y Almacén General las entradas correspondientes, corroborando factor de empaque , precio , etc. Mediante la autorización de la orden de compra.

Entrega a cuentas por pagar (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura, Copia de Entrada)

Recibe Orden de Compra o Pedido.

Confirma pedido y da fecha de entrega.

Entrega material con 4 copias de factura y 4 copias de Orden de Compra.

Ingresa a revisión los días miercoles de 10:00 a 13:30 hrs.

Inicia proceso de pago.

Proveedor


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Almacén Genetral, Almacén Farmacia

Jefatura de Compras

Biomedica

Jefatura de Compras

Proveedor Cuentas por Pagar

INICIO

Realizaran los pedidos por

Sistema SAP

Entregan a Jefatura de Compras original

y copia

Recibe pedido vía Sistema SAP original y copia sella,

firma y coloca hora de resepción

Genera la orden de Compra y envía por

vía corre al Proveedor

Y pedido en caso de de

Medicamentos

Recibe Orden de Compra o Pedido

en caso de

Medicamentos

Reciben material sellando y firmando

la factura.

Confirma pedido y

da fecha de entrega

Entrega material con 4 copias de la factura y 4 copias de la orden de

compra para ser selladas y firmadas

.Almacén Farmacia entrega factutas

a Jefatura de Compras

Relaiza las ordenes de compra y

entrega a Almacén Farmacia para

entradas

Almacén General y Almacén Farmacia

dan entrada al Sistema SAP

Recibe entradas, firma y entrega a cuentas por pagar (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura y Copia de

entreda)

B

Recibe por parte de Jefatura de Compras la

documentacón para proceso de pago

Ingresa a Revisión y entrga factura a

cCuentas por Pagar

RECIBE Factura y empata con la

documentación que le entrego Jefatura

de Compras

Inicio del Proceso de

Pago

B


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12. Satisfacción de usuarios

1. Propósito

Establecer un proceso eficaz y eficiente de tratamiento de las Quejas a fin de aumentar la fidelidad y satisfacción de nuestros clientes, mejorando continuamente la calidad y la seguridad en los servicios que ofrece el Hospital San Angel Inn Universidad.

2. Alcance

Encuestas de opinión, comentarios, quejas y sugerencias depositados en buzones o enviados vía correo electrónico sobre las áreas, procesos o personal del Hospital San Angel Inn Universidad.

3. Políticas

Es responsabilidad de cada Jefe de Servicio dar seguimiento a las quejas, comentarios y/o sugerencias emitidas por cualquier medio de comunicación con los clientes internos y externos.

Es responsabilidad de la Alta Dirección dar seguimiento a la Satisfacción de los clientes internos y externos.

Entrega a a Jefatura de Compras Reporte de entrada (Copia de Orden de Compra, Copia de Factura y Copia de

entreda)

FIN DE PROCESO


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4. Descripción del Procedimiento


Recolecta Formatos de Comentarios o Sugerencias (Anexo 1) y Encuestas de opinión (Anexo 2).

Clasifica los comentarios en Quejas, Sugerencias o Felicitaciones.

Entrega copia a la Dirección General, al Director del área y al área de Calidad .

Elabora el Concentrado de las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones de todas las Direcciones.

Envía el Reporte a la Dirección General, a las Direcciones de área, a los Gerentes y al área de Calidad los primeros 5 días de cada mes, vía correo electrónico.

Relaciones Públicas

Realiza encuestas por vía telefónica a los Médicos mensualmente o entrega el formato Encuesta de opinión para el llenado manual.

Clasifica los comentarios en Quejas, Sugerencias o Felicitaciones.

Entrega copia de la queja, comentario o sugerencia a la Dirección General, al Director del área y al área de Calidad.

Elabora el Concentrado de las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones del Área Médica.

Envía el Reporte a la Dirección General, a las Direcciones de área, a los Gerentes y al área de Calidad los primeros 5 días de cada mes, vía correo electrónico.

Atención a Médicos

Realiza encuestas por vía telefónica o vía correo electrónico a los Terceros pagadores.

Toma el reporte de las quejas, comentarios o sugerencias de las Aseguradoras, Convenios, etc.

Elabora y envía el Reporte a la Dirección General y al área de Calidad vía correo electrónico.

Gerencia Comercial

Recibe y verifica el motivo de la insatisfacción del usuario.

Entrega al Jefe del área la Queja, Sugerencia o Felicitación.

Director o Gerente de área

En el caso de recibir una Queja:

Investiga la causa raíz (con el personal involucrado y con el paciente, sobre las circunstancias bajo las que se suscitó la insatisfacción).

Se comunica con nuestro paciente, les agradece por informar al hospital sobre la situación, cuando así lo considere pertinente (UNA QUEJA NUNCA ES UN PROBLEMA) y le comenta al cliente

Jefe/Supervisor de área


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el motivo de su llamada (comunicarle la solución a su queja). NOTA: Cuando sean soluciones demasiado técnicas o específicas de alguna Dirección, se le solicitará al Director de área, sea él quien llame al paciente para informar el seguimiento.

Implementa acciones correctivas (inmediatas) y preventivas, con el objetivo de proporcionar soluciones eficaces que aseguren la no recurrencia de la queja.

Documenta la investigación y la solución en el Formato Seguimiento a Quejas y Sugerencias.

Entrega el registro a su Director de área a más tardar tres días después de la fecha en la que recibió la queja.

Concentra en una carpeta bien identificada las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones correspondientes a su departamento.

Analiza y aprueba los seguimientos dados a las Quejas por su Jefes.

En caso de ser necesario se comunica con el cliente para hacer el seguimiento correspondiente.

Firma de conformidad el formato de Seguimiento de quejas.

Se asegura de entregar el 100% de los seguimientos de su Dirección a Relaciones Públicas.

Director o Gerente de Área

Aprueba las Soluciones a Quejas y Sugerencias, en caso de encontrar alguna No conformidad, realiza las observaciones pertinentes y entrega a Relaciones Públicas las soluciones no conformes.

Da seguimiento al avance en la implementación de acciones establecidas en el registro Solución de Quejas y Sugerencias.

Elabora el Informe de Gestión de Quejas y Sugerencias y lo envía los primeros 5 días de cada mes a la Dirección General, a las Direcciones de área y a los Gerentes, para su conocimiento y análisis.

Se comunica con nuestro paciente, les agradece por informar al hospital sobre la situación, cuando así lo considere pertinente.

Presenta en el Comité de Calidad y Seguridad del Paciente (COCASEP) el nivel de Satisfacción de los usuarios general y por servicio. NOTA: Se consideran quejas recurrentes cuando se presentan más de 3 por el mismo motivo en el lapso de un mes.

Calidad

Relaciones Públicas

Calidad/Relaciones Públicas


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13.- Procedimiento de cumplimiento con la Normatividad

1. Propósito

Definir el método para vigilar el cumplimiento y aplicación de la normatividad y disposiciones reglamentarias vigentes que apliquen al ámbito hospitalario.

2. Alcance

Servicios, productos, procesos, infraestructura y ambiente laboral en los que aplique alguna regulación legal.

3. Políticas de Operación, Normas, Lineamientos

Es responsabilidad de cada Jefe de Servicio dar seguimiento a la Normatividad aplicable a su servicio.

Es responsabilidad de la Alta Dirección dar seguimiento a la Normatividad aplicable a la Institución.

4.- Descripción del Procedimiento

Actividad

Responsable

Revisa el Diario Oficial de la Federación. Obtiene Normas Oficiales Mexicanas vigentes u otras Regulaciones

Legales aplicables al Hospital (valorar su obtención en original). Informa del cambio y/o modificación a las áreas involucradas, Dirección de

área y a la Dirección General.

Gestión Organizacional/Coordinación de Infecciones

Realiza la Lista de verificación de la Norma o la aplicación legal de manera semestral (Versión Depurada para consulta) y en forma bimestral realiza Versión Sintética (sólo los puntos críticos de la norma) para difusión y/o capacitación.

Realiza Indicador del cumplimiento con la normatividad y lo entrega al área de Calidad de forma semestral.

Jefe de Servicio

Revisan norma y/o disposición reglamentaria. Identifica recursos necesarios para su aplicación. En caso de no cumplir con algunos aspectos, realizará el formato de

Seguimiento al Cumplimiento con la Normatividad. Solicitan adquisición de recursos en los casos necesarios.

Director/Gerente de área y Jefe de Servicio


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Revisa el formato de Seguimiento al Cumplimiento con la Normatividad. Autoriza adquisición de recursos necesarios para su aplicación.

Director General

Emite informe de auditoría. Envía informe a Dirección General, Director de Área y Jefe de Servicio

correspondientes para su atención.

Director Médico / Gestión Organizacional

Supervisa la aplicación y cumplimiento de la normatividad o disposición oficial.

En caso de detectar alguna irregularidad en su aplicación, elabora informe de la misma.

Envía a Dirección General informe y Plan de Acción que se propone para abatir las causas raíz del incumplimiento.

Director/Gerente de Área correspondiente

Revisa Informe de Incumplimiento con Disposición Oficial, y autoriza Plan de Acción propuesto.

Director General

Auditan anualmente en las áreas del Hospital, la aplicación de la normatividad y/o disposiciones reglamentarias.

Realizan revisión semestral del Indicador del cumplimiento con la normatividad.

Concentran los resultados en un gráfico para vigilar el cumplimiento y actuar cuando se amerite.


Emite informe de auditoría. Envía informe a Dirección General, Director de Área y Jefe de Servicio

correspondientes para su atención.


Entrega evidencias de cumplimiento con normatividad y documentos solicitados, durante la auditoría.

Recibe informe final de auditoría. Elabora informe de causas de incumplimiento con normatividad y

disposiciones reglamentarias, así como Plan de Acción que se propone para abatir las causas del incumplimiento.

Director/Gerente de área /Jefe de servicio

Supervisa y vigila la aplicación de normatividad y/o disposiciones reglamentarias y de las acciones de mejora para el cumplimiento con el cliente.

Jefe de servicio


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Relaciones Publicas

SI

NO

Direcciones

SI

Jefaturas NO

Coordinación Calidad

INICIO

Recolecta registros de Comentarios y

Encuestas de opinion.

Clasifica los comentarios y

entrega copias a las Direcciones

Elavora consentrado

Envía por correo a Dirección General,

Direcciones y Coordinaciión de

Calidad

¿Queja?

Recibe y Verifica las

Quejas

Recolectar Sugerencias y Felicitaciones

Recibe los seguimientos de

quejas aportados

Entrega a Jefe

Correspondiente

Solición a queja critica

Analiza y aprueba los

seguimientos de quejas

Investigar

causa y raiz

Informar al cliente el seguimiento

¿Queja critica?

Recibe y aprueba la

solución

Implementar acciones

correspondientes

Documentar la queja y solución

Seguimiento y avances de las

acciones correctiva

y/o preventiva

Eleborar informe a Dirección

General

Presenta informe al

Comité

COCASEP

Fin de Proceso


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14.- Formatos 1.- Orden de Compra Sistema SAP

SAU-FO-CO-O1


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2.- Solicitu de Pedido Sistema SAP

SAU-FO-CO-O2


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3.- Detalle de Recepciones de Artículos vía Sistema SAP

SAU-FO-CO-O3


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4.- Requisión de Fuera de Linea

CENTRO HOSPITALARIO UNIVERSIDAD REQUISICIÓN HOSPITAL SAN ANGEL INN UNIVERSIDAD

DE COMPRA MAYORAZGO N0. 130 COL XOCO DEL. BENITO JUAREZ C.P 03339 MEX. D.F.

LIC. SANITARIA 13-AM-09-014-0006

FECHA FOLIO

O BIENES CAPITAL O EQUIPO Y ACCESORIOS MENORES MEDICOS O EQUIPOS Y ACCESORIOS MENORES GENERAL O INSUMOS EN GENERAL

JUSTIFICACION ________________________________________________________________ DEPARTAMENTO: ________________________________________________________________ NOMBRE DEL SOLICITANTE:

No. PARTE

CATALOGO

CANTIDAD

U/M DESCRIPCIÓN COSTO

SUBTOTAL

I.V.A

TOTAL

JEFE DE DEPARTAMENTO

DIRECCION DE AREA

DIRECCION MEDICA

DIRECCION GENERAL

RECIBIDO

EN COMPRAS

SAU-FO-CO-O4


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6.- Cuadro Comparativo Excel

RTIDA DESCRIPCIÓN CANTIDAD

U/M COSTO

UNITARIO

TOTAL

COSTO

UNITARIO

TOTAL

COSTO

UNITARIO

TOTAL

SUBTATAL IVA TOTAL OBSERVACIO________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Jefe de Compras Dirección General Elavoro Autoriza

SAU-FO-CO-O5


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7.- Evaluación de nuevos productos

EVALUACIÓN DE PRODUCTOS NUEVOS

Fecha______________________

Área que evalua__________________________________________________________________ Nomnre y puesto de quien evalúa____________________________________________________ Producto Evaluado:_______________________________________________________________

Anota por favor en el recuadro su opinión como resultado de la evaluación del producto marcado con una x y utilizando la siguiente nomencclatura:

1. De Acuerdo 2. Parcialmente de de Acuerdo 3. En desacuerdo

1 2 3

Es un producto totalmente apropiado para la actividad que fue diseñado

La calidad del material es óptima

El uso de este producto representa una mejora para el área usuaria

El producto se desempeña como la esperaba

La presentación del producto es adecuada

La imagen del producto es adecuada


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Para el uso de este producto requiere capacitación especifica

El producto cumple con los requerimientos normativos.

Recomendaria el producto a otros usuarios

Ventajas del producto

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Desventajas del producto __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nombre y Firma del Jefe de Área ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Para llenado del área que gestiona el producto)

Agradecemos su apoyo

SAU-FO-CO-O6


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8.- Evaluación de Proveedores


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9.- Alta de Material para Stock

SAU-FO-CO-O8


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15.- . BITÁCORA DE COPIAS CONTROLADAS

Área donde se localiza Número de Copias Medio de Almacenamiento Firma

Dirección General 2 Impreso / Electrónico

Compras Corporativo 1 Electrónico

Calidad Y Mejora Continua

1 Electrónico

Compras 2 Impreso/Electrónico

16.- REGISTRO DE CAMBIOS

Sección Fecha Revisión Resumen del cambio

01-04-2016 0 Emisión inicial

30-06-2016 1 Segunda Edición

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