CONTABILIDAD II

OBJETIVOS: APLICAR LOS MÉTODOS DE CONTROL

REFERENTES A LA CUENTA DE EFECTIVO, PARA VERIFICAR, PREVER Y CORREGIR ERRORES.

TEMA II: Aspectos Contables Ligados al Efectivo

ASPECTOS CONTABLES LIGADOS AL EFECTIVO.

Para la contabilidad, el efectivo está constituido

por el total de moneda local o extranjera en curso

legal o sus equivalentes propiedad de una entidad,

tales como: fondos para gastos menores, fondos

en caja, depósitos bancarios en cuentas de

cheques disponibles para la operación, giros

bancarios, metales preciosos amonedados.

Importancia de la administración del efectivo

Debido a la trascendencia que el efectivo tiene

dentro del ciclo de operaciones de una empresa,

por ser el principal elemento en el ciclo de

cobros y pagos, es de suma importancia tener

especial cuidado en la administración y registro

del efectivo, debido a que este rubro puede ser

mal invertido rápidamente.

 

Para la toma de decisiones de inversión o

financiamiento, la administración del efectivo

se centra en las áreas de presupuesto de

efectivo y el control contable, para dar base a

su planeación y ejecución, a fin de asegurarse

que el efectivo se utiliza para los objetivos de

la empresa y evitar irregularidades en su uso.

Control interno en las organizacionesLos propósitos de los mecanismos de control interno en las organizaciones generalmente son los siguientes:

  Salvaguardar los recursos contra irregularidades. Obtener información financiera correcta y segura.

Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Promover la eficiencia de las operaciones del

negocio.

Entre los fines del control interno del efectivo

están el tomar todas las precauciones

necesarias para prevenir irregularidades y

establecer un método apropiado para

presentar el efectivo en los registros

contables. Un buen sistema de control interno

en esta área establece, entre otras cosas, lo

siguiente:

 

Separar el manejo del registro del efectivo.

Todas las recepciones de efectivo deben

registrarse y depositarse en forma diaria.

Firmas mancomunadas en las cuentas bancarias.

Todos los pagos deben realizarse mediante

cheque, excepto los gastos menores, que serán

cubiertos con fondos de caja chica, de

conformidad a las regulaciones vigentes.

Efectuar sistemáticamente arqueos sorpresivos.

Factura Es el compromiso, pagaré donde se establece la obligación del cliente, detallando descripción, códigos, cantidades y la fecha de la misma, este es el documento oficial para el registro de ingresos, inventarios, costos de ventas, cuentas por cobrar. 

Recibo de Caja Es el documento donde se certifica que el cliente ya canceló o abonó a su obligación, en el que se describe el código de cliente, fecha de la factura, pago en efectivo o cheque. 

Comprobantes de Diarios

Se utiliza para registrar todas las partidas diarias de la empresa, a su vez es el soporte para ingresar estos datos al sistema contable y debe contar con firmas de elaborado, revisado y autorizado. 

Para tal efecto se preparan formularios prenumerados, tales como:

Comprobantes de pago

Se utiliza para registrar las partidas de pago de la empresa, sirve de soporte escrito de lo que se está pagando en el momento de la emisión de los cheques. 

Constancia de Retención

Es un documento que deja como historia la retención efectuada por los clientes en caso de ventas y proveedores por la compra de bienes y servicios. 

Orden de compra Es un documento donde se establece el compromiso de compra a proveedores y es parte de la documentación soporte del pago. 

Recibo de Caja Chica Documento que se utiliza para el pago de aquellos gastos menores que se necesita suplir en su momento.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Concepto de Conciliación Bancaria

Es un procedimiento a través del cual, se trata de igualar o conciliar el saldo mostrado por el libro mayor del banco de la empresa, con el saldo mostrado en el Estado de Cuenta bancario o extracto bancario, que envía el banco al final de cada mes.

Elementos de la conciliación bancaria:

A.Depósitos:

Qué son los depósitos?Suma de dinero constituida por efectivo, cheques, giros, etc.,

procedente de las operaciones de una empresa, que es entregada

a un banco para constituir un fondo bajo su custodia. Los depósitos

aumentan los fondos de una cuenta corriente sobre la que después

se puedan girar cheques y, también, aumentan los fondos de una

cuenta de ahorro, líneas de crédito u otro servicio bancario se les

llama depósitos a la vista.

B. Depósitos en tránsito:

¿Qué son Depósitos en tránsito?

Son aquellos depósitos que aparecen en los registros de la

empresa, pero no en el estado de cuenta del banco. Estos

depósitos en tránsito se dan, generalmente, a fin de mes,

cuando los realiza por medio de depósitos nocturnos y el banco

los considera para el siguiente mes.

C. Cheques girados:

¿Qué son cheques girados?

Son los cheques confeccionados y entregados por la

empresa para cancelar sus compromisos comerciales.

D. Cheques certificados:

¿Qué son cheques certificados?

Son aquellos cheques girados por la empresa y que, antes

de ser entregados al beneficiario, son deducidos del saldo

en la cuenta corriente, de tal manera que este tiene la

certeza de que el cheque tiene fondo en el banco.

E. Cheques en Circulación:

¿Qué son cheques en circulación

Son aquellos cheques girados, pero que aún no han sido

pagados por el banco, debido a que los beneficiarios no los

han presentado para su cobro.

F. Nota de Crédito:

¿Qué son notas de crédito?

Documento mediante el cual una institución bancaria le

informa a sus cuentas habientes que le ha aumentado los

fondos bajo su custodia por motivo del pago de intereses,

préstamos concedidos, cobros de documentos, diferencias

en transacciones realizadas, etc.

G. Nota de Débito:

¿Qué son notas de débito?

Documento mediante el cual una institución bancaria le

informa a sus cuentas habientes, que ha disminuido los

fondos bajo su custodia por concepto de cobro de

intereses, cargos bancarios, cheques devueltos, pagos de

documentos, diferencias en transacciones, pagos de

préstamos, etc.

Partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa:

1.Partidas registradas por la empresa, pero no registradas aún por el banco:

a) Depósitos en tránsito (depósitos pendientes), registrado en la empresa, pero no registrados en el banco.

b)Cheques en circulación (cheques Flotantes), cheques emitidos por la empresa y registrados en sus libros, pero aún no han sido pagados por el banco.

2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aun por la empresa: a. Cargos por servicios; honorarios del banco por procesar las operaciones del

depositante, el depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuenta del banco

b.Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques: pagos que realiza el banco a los cuenta habientes, al mantener un saldo óptimo en su cuenta y que notifica en el estado de cuenta

c. Cheques SSF (cheques sin suficientes fondos) recibidos de clientes: cheques rebotados por el banco por insuficiencias de fondos, en Nicaragua, cualquier empresa o persona natural que gira un cheque sin tener suficientes fondos, es sujeto de multa y hasta de prisión por su clara irresponsabilidad

d.Errores de la compañía o del banco: cargar inadecuadamente(disminuir), el saldo de la cuenta del banco, por un cheque extendido por otra compañía, calculo errado del saldo de la cuenta bancaria en los libros