INDICE

¿

¿QUE ES EL CONTROL DE COSTOS? 9¿QUE ES EL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS? 8¿QUÉ ES EL COSTO? 4¿QUÉ ES LA ESTANDARIZACION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS? 10¿QUE SON LOS PRESUPUESTOS? 12¿QUÉ SON LOS PROVEEDORES? 14

B

BIBLIOGRAFIA 45

C

CLASIFICACION DE LOS COSTOS 5CONCLUSION 44CONTROL DE CARNES EN PRODUCCION 25CONTROLES PARA LA PRODUCCION 23COSTOS DE VENTA EN UNA EMPRESA 14

I

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTALIZADOS EN LOS ALIMENTOS Y BEBIDAS40

introduccion 3INTRODUCCIÓN 3INVENTARIOS PERPETUOS 33

M

MODIFICACIONES EN LAS FACTURAS O REMISIONES 22

O

ORDEN DE COMPRA 21

P

PRUEBAS DE RENDIMIENTO DE LA CARNE 26

R

RENDIMIENTO DE FRUTAS, VERDURAS, AVES PESCADOS Y MARISCOS 28REPORTE DE COSTOS MENSUALES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS37REPORTE DIARIO DE MERCANCIAS RECIBIDAS 20REQUISICION DE FRESCOS 19

S

SALIDAS DEL ALMACEN 18SISTEMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS 29

T

TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN COCINAS 34TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN LOS ALMACENES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

30TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN LOS BARES 36

INTRODUCCIÓN

En el principio de la administración, el control de los costos en cualquier establecimiento siempre ha jugado un papel importante en el correcto desarrollo de las empresas. Esto es por, que las empresas siempre han buscado reducir costos y administrar sus recursos de la mejor manera ya que al no hacerlo, los recursos con los que cuenta la empresa peligran gracias al mal manejo de los mismos. Lo que se presenta el. El siguiente ensayo es una descripción del correcto manejo de los costos, para lo cual nos basaremos en lo que Alfredo Youshimatz Nava nos describe como el correcto manejo del “Control de costos de alimentos y bebidas II”.

¿QUÉ ES EL COSTO?

Desde que el hombre comenzó a usar la moneda a manera de recibir un producto o servicio y dejo de lado otras maneras de comerciar como el trueque y el cambio se hizo necesario el manejar esa información de alguna manera y el nombre que desde siempre se ha usado es “costo”.

El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (El precio al público es la suma del costo más el beneficio) el costo de un producto está formado por el precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada para el funcionamiento de la empresa y el costo de amortización de la maquinaria y de los edificios. En muchas ocasiones se establecen los precios de venta en base a los precios de los competidores, sin antes determinar si estos alcanzan a cubrir sus propios costos, es por esto que una gran cantidad de negocios no prosperan ya que no obtienen la rentabilidad necesaria para su funcionamiento. Esto se refleja en que el cálculo de los costos es indispensable para una correcta gestión empresarial.

El correcto análisis del control de costos, nos permite conocer: que, donde, cuando, en qué medida, cómo y por qué, lo que facilita en la empresa una mejor administración a futuro.

En otras palabras, el costo es el esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo operativo y concreto, lo cual en estos momentos se enfoca en el “control de costos de alimentos y bebidas”.

En este ensayo se busca lograr los objetivos orientados al manejo eficiente del departamento de control de costos de alimentos y bebidas, en lo que se refiere a la disminución de mermas o pérdidas, mediante un análisis minucioso de los temas que permitirán al control de costos de alimentos y bebidas optimizar los recursos a su cargo, supervisar y utilizar los controles diarios, semanales y mensuales de todas las operaciones relacionadas con dicho departamento. Con base en su experiencia en el área de alimentos y

bebidas, Alfredo Youshimatz provee tanto a estudiantes universitarios como a técnicos de las carreras de administraciones hoteleras y afines, no sólo la información teórica sino también los formatos y las recomendaciones necesarios para lograr un control eficiente de esta área.

CLASIFICACION DE LOS COSTOS

El manejo de los costos y el control de alimentos y bebidas se clasifican de la siguiente manera:

Por Elemento:

• Material Directo: son los materiales que hacen parte integral de los productos terminados.

• Mano De Obra Directa: es la mano de obra aplicada directamente a los componentes de los productos terminados.

• Costos Indirectos De Fábrica: son los que se incluyen como materiales indirectos, mano de obra indirecta, gastos de la fábrica y otros costos indirectos de fábrica.

Por Producto:

• Directos: son todos los costos cargados al producto y que no se requiere de más prorrateo.

• Indirectos: son los costos prorrateados.

Por Departamentos:

• Por producto: es una unidad en donde las operaciones se ejecutan sobre las partes o el producto sin que su costo requiera prorrateo posterior.

• Por servicio: es una unidad que no está comprendida directamente con la producción y cuyo costo se prorratea en la última instancia en la unidad de producción.

Con relación al volumen de producción.

• variables: son costos que varían totalmente en la producción directa a los cambios en sus actividades correspondientes. El costo unitario se mantiene igual independientemente en relación con el volumen de producción.

• fijos: es el costo cuyo total no varía de acuerdo con el volumen de producción. los costos unitarios disminuyen en la medida que el volumen de producción aumenta.

En atención al momento en que se determinan y a sus grado de control.

Costos históricos o reales: estos pueden ser por órdenes de fabricación, por proceso, por montaje o por clase, determinados durante las operaciones, pero que no son accesibles hasta alguna t tiempo después.

b. costos Predeterminados: son los que se estiman con base estadística y se utilizan para elaborar presupuesto. Estos costos se dividen en los siguientes:

c. Costos estadísticos: son aquellos que se determinan antes de comenzar las operaciones de fábrica, es decir calcular de antemano.

Costos estándar: esto quiere decir que se ha hecho la tentativa de encontrar mejores métodos y medios para la producción y lograr los propósitos.

En atención a los elementos incluidos en el costo unitario.

Costos adsorbentes o tradicionales: costo tradicional es el que se basa en incluir los costos de fabricación en el costo del producto para pro pocitos de inventario; y los costó de absorción son los costos que se hacen entre el producto y los costó de periodo, es decir costos de fabricación y costos que no son de fabricación.

Costeo directo o marginal (costo variable o diferencial): es un método de análisis sustentado en principios económicos que toman como base el estudio de los costos variables y los fijos.

En atención con la función en la que se incurren:

Costos de producción: son los que se generan en el proceso de transformación de la materia prima en producto terminado:

Materia prima: es el costo de los materiales integrados al producto.

Mano de obra: es el costo que interviene directamente en la transformación del producto.

Gastos indirectos de fabricación: son el costo que interviene en la transformación de producto, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa.

Costo de distribución o venta: son los que se incurren en el área encargada de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. Ejemplo: publicidad, comisiones de vendedores.

Costos de administración: son las que se originan en el área de administración. Ejemplo: sueldos del personal de administración, teléfono, agua, luz, etc.

Costos financieros: son los que están relacionados con la obtención de fondos para las operaciones de la empresa; incluye costos por interese que la empresa debe pagar por préstamos.

En atención al tipo de negocio:

Contabilidad de costo para bancos: es la que se encarga de determinar el costo de operar una cuenta de corriente o de cheque, rendir un servicio de custodia de valores o conceder un préstamo sobre medios de producción.

Contabilidad de costo para municipalidades: es la que se encarga de computar el costo para la vigilancia policíaca, el servicio de protección contra incendios, las escuelas y la educación y etc.

Contabilidad de costo para tiendas al detalle o tiendas por departamentos: es una forma de análisis del costo de distribución por distribución.

Contabilidad de costo para grandes organizaciones de servicios: se aplica como el análisis de los costos de las distintas categorías de trabajos de oficinas.

En atención a los aspectos económicos:

Costos de oportunidad: es aquel que se origina al tomar una determinada decisión, la cual provoca la renuncia a otro tipo de opciones que pudiera ser considerada llevada a cabo a la decisión.

Costos diferenciales: son aquellos aumentos o disminuciones en el costo actual, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en las operaciones de la empresa.

¿QUE ES EL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS?

El costo de alimentos y bebidas se define como el valor de los insumos que intervienen en la preparación y venta de una unidad de venta (valga la redundancia), la cual puede estar representada por:

• Un platillo

• Una botella de licor

• Una botella de vino

• Un postre

• Un Coctel

Esto es en cualquier establecimiento, sea de alimentos y bebidas u hotelero y dicho costo debe ser establecido previa venta ya que eso conlleva beneficios económicos factibles y tangibles para la empresa, dicho costo se constituye de varios elementos imprescindibles, los cuales son:

• Beneficio bruto

• Beneficio neto

• Costo de alimentos y bebidas

De los cuales es necesario hablar a sobremanera ya que de eso desprenderemos los márgenes de beneficio de la empresa.

Cuando hablamos de beneficios hablamos de: neto y bruto. El beneficio neto es la porción resultante de las ventas después de cubrir todos los gastos y el beneficio bruto es la diferencia de las ventas menos el costo de los alimentos y los márgenes de beneficio son el beneficio bruto expresado en porcentaje, cabe mencionar que existen márgenes de beneficio altos y bajos, cuando un negocio, en este caso de alimentos y bebidas posee bajos márgenes de beneficio no lo coloca en desventaja con otro que posea márgenes altos ya que un establecimiento que tenga bajos márgenes puede aun así mantener beneficios netos altos.

¿QUE ES EL CONTROL DE COSTOS?

En un sentido poco amplio, se puede decir que los costos deben ser controlados en todo establecimiento de alimentos y bebidas ya que con esto se evitan las: Fugas, mermas, desvíos, etc. Y estos deben ser controlados con la implementación de un sistema que permita llevar un seguimiento de todas las actividades desde las compras hasta la venta de los productos como lo menciona el autor Alfredo Youshimatz Nava en su libro Control de costos de alimentos y bebidas II y dichos procesos varían dependiendo del tipo de operación y deberán adoptarse al sistema que más convenga a la empresa.

Los costos en una operación de servicios de alimentos y bebidas y los componentes de los mismos se componen (valga la redundancia) de varios aspectos que pueden impactar negativamente durante el proceso y algunos de ellos pueden ser:

• Las compras (Deficiencias)

• Incrementos en los precios

• Desperdicios

• Falta de control en las raciones servidas

• Variaciones en la composición de los platos vendidos

• Errores de administración

• Hurtos

Estos problemas pueden ser resueltos con el correcto control en el manejo de alimentos y bebidas, así lo marcan diversos autores y por ello mencionaremos algunos de los puntos a marcarse en cualquier establecimiento o departamento de alimentos y bebidas.

Stock mínimo: es la cantidad a poseer en almacén al momento de hacer la compra

Stock mínimo= C + D

En este caso C es la cantidad requerida que se consume en un periodo y D es el plazo normal de entrega

Stock de seguridad: es la cantidad a poseer en el almacén al momento de hacer los pedidos, teniendo en cuenta los potenciales riesgos.

Stock de seguridad= (C + c) * (D + d)

En este caso C es la cantidad requerida que se consume en un periodo, c es el consumo adicional en un periodo, D es el plazo normal de entrega y d es la demora adicional de entrega. Para esto cabe mencionar que debemos estandarizar, para lo que debemos tener conocimiento de lo que es la estandarización.

¿QUÉ ES LA ESTANDARIZACION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS?

La estandarización es la creación de una guía, un patrón o un modelo a seguir. Acerca de esto debe ser mencionado que muchas de las actividades que se realizan en una empresa de alimentos y bebidas, se

pueden sumar beneficios que el cliente podrá percibir como menos costosos con relación a las de nuestros competidores. Al incorporar estos beneficios creamos ventajas competitivas.

Estas se logran cuando nosotros como empresa desarrollamos nuestras actividades de forma menos costosa. La estandarización es una manera de conseguir esta ya que cuando mejoramos un proceso, una actividad o un procedimiento, debemos estandarizarlo para seguir como modelo y garantizar su repetición y beneficios factibles parra nuestra empresa, algunos de los beneficios de la estandarización son que:

• Facilita la ejecución de los procedimientos de trabajo

• Modela las conductas deseadas en nuestro personal

• Facilita la toma de decisiones

• Permite hacer comparaciones entre los objetivos establecidos y los resultados obtenidos

• Facilita la búsqueda de desviaciones de los resultados

Es por ello que en las empresas de servicios de alimentos y bebidas debemos establecer de manera forzosa los estándares para:

• La calidad de los productos

• Las compras y la recepción de mercancía

• La producción ( procesamiento de los productos, recetas base, recetas estándar, presentación)

• La conservación de los productos

• El costeo de recetas (pesos, tamaños de las porciones y su valor)

Cabe mencionar en este caso, que el autor menciona constantemente en este punto tres puntos importantes para cualquier empresa de alimentos y bebidas: las recetas, los presupuestos y los proveedores de los cuales voy a hablar más adelante.

Las recetas son la descripción de los procedimientos y métodos que usamos a diario para la elaboración de un producto y cuando una receta ha sido desarrollada y probada por el personal de la empresa es posible señalar que está debidamente estandarizada. No todos los productos que adquirimos en el mercado son los correctos ya que hay que mantener la calidad acostumbrada para el cliente ya que de lo contrario perderíamos un ingreso importante para la empresa. Las recetas que se elaboran en la cocina son llamadas recetas base y deben ser costeadas y las recetas en el departamento deben llevar la siguiente información:

• Nombre de la receta

• Autor

• Fecha

• Porciones

• Tamaño de las porciones

• Ingredientes

• Cantidad

• Procedimientos

• Notas

La fijación del costo según el autor en cuestión Alfredo Youshimatz Nava es la determinación de los gastos correspondientes a la producción de una determinada unidad de venta, pero la fijación del costo no solo define estas cifras indispensables para establecer los precios de los productos, también debe servir para establecer los parámetros de calidad como antes fue mencionado, además de la presentación, manejo de los productos, compras, formas de servicio, entre otros

¿QUE SON LOS PRESUPUESTOS?

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual.[1] Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración. En este momento es cuando podemos describir los diferentes usos del presupuesto y estos son:El presupuesto es un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional y ayuda en gran medida para la toma de decisiones.Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".

Cabe mencionar que el autor menciona al presupuesto como un instrumento importante como norma y utilizado como medio administrativo, marca la pauta como determinación adecuada del capital, costos e ingresos en cualquier organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde a las necesidades de cada una de los pillares de un establecimiento, sea turístico, hotelero o solo de alimentos y bebidas Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional y ayuda en gran medida para la toma de decisiones.

¿QUÉ SON LOS PROVEEDORES?

Es de suma importancia para cualquier establecimiento de alimentos y bebidas, el mantener siempre una cuenta de proveedores ya que estos ayudan en el proceso tan complejo que es el control de costos y tanto el autor como muchos otros relacionados al proceso de administración de un hotel mencionan que “al reducir los costos se incrementa el beneficio”, es imperativo no obedecer a esta regla de oro de la administración y para ello debo mencionar que el proveedor es la persona que tiene por oficio proveer de todo lo necesario a una colectividad o casa de gran consumo.

COSTOS DE VENTA EN UNA EMPRESA

Este Concepto es muy controvertido y para eso me permito mencionar un segundo autor para basarme en cuestiones sólidas “Controles predeterminados de alimentos y bebidas I” de “Borja Osorno” ya que existen criterios encontrados debido a que el costo se mide en base a porcentajes de los ingresos generados, y existen factores que pueden influir en su interpretación, tales como:1.- Los descuentos y promociones deben ser descontados de los ingresos, esto llevará a determinar que en la medida en que se otorguen descuentos y promociones el costo porcentual se verá incrementado respecto al ingreso.Efectivamente así sucederá y en este caso deberá efectuarse un análisis del impacto costo beneficio de otorgar descuentos respecto al incremento en ingresos, por lo que en este caso deberá considerarse la utilidad marginal con y sin descuentos.2.- Las cortesías deben ser acreditadas al costo de ventas y llevadas al departamento que autoriza.3.- Amenidades.Nos referimos a todo lo que acompaña la mesa del cliente como mermeladas, galletas, pan, sal, azúcar y otros complementos. En algunos hoteles estos ingredientes están considerados dentro de las recetas por lo que consideran que forman parte del costo, en otros casos, son considerados como “Suministros de Huéspedes” ya que de esta manera pueden ser controlados sus consumos.Cualquiera de los dos criterios son válidos, y dependerá de las políticas de cada hotel su contabilización.4.- Créditos al Costo.Comidas de EjecutivosTraspasos de Alimentos a BebidasTraspasos de Bebidas a AlimentosComedor de EmpleadosAmenidadesCortesíasOtros

5.- Inventarios y Conciliación del Costo

Los inventarios físicos en almacenes deberán efectuarse una vez al mes, el objetivo principal es evitar diferencias generadas por falta de requisiciones, faltantes, o fugas.Los inventarios en cocina y bares deberán efectuarse diariamente, a efectos de tener un costo lo más apegado a la realidad.

Rotación de Inventarios

Esta técnica es utilizada para medir el grado de eficiencia en el manejo de almacenes,

Lectura:

Tres veces se han vendido los inventarios medios de mercancías en el periodo a que se refiere el costo de ventas.

¿Qué significa esto?

Esta razón nos indica la rapidez de la empresa en efectuar sus ventas, asimismo la rapidez de consumo de materiales o materia prima y la rapidez de producción.

Índices:

“ promedios de Hoteles”Alimentos de 1 a 7 días dependiendo del productoBebidas de 15 a 20 días dependiendo del productoMantenimiento de 120 a 150 días dependiendo del tipo de artículosSuministros de 20 a 30 díasPapelería de 20 a 30 días

Equipo de Operación.

El Gerente debe tener perfectamente establecidos sus para-stocks, registrados como “Equipo de Operación” y valuados. Posteriormente deberá elaborar un plan Anual para determinar el desgaste por uso o pérdidas, para poder evaluar cuáles serán sus adquisiciones durante el año, de esta manera aplicará a los resultados mensualmente un Provisión para reposición de Equipo de Operación. Esto nos lleva a que al momento de hacer una adquisición programada realizada en una sola exhibición se aplique contra la provisión y no afectar los resultados en un solo mes.Ventajas: Tener control del inventario y evitar fugas.

Evaluación del costo por comensal.

Independientemente de que la rentabilidad se mide en términos porcentuales en hoteles plan europeo, siempre he pensado que cabría la posibilidad de evaluar el ingreso, costo, gasto y rentabilidad por número de comensales, y aunque suena fácil, esto lleva una tarea ardua para poder identificar ese número, ya que dependerá de los sistemas con que cuente el hotel, la capacitación del personal que lleva el record de comensales y los criterios para identificarlos, pero sin duda alguna quienes lo han logrado cuentan con una herramienta muy valiosa para la planeación de utilidades.

B) All Inclusive

En este concepto el Director de Área de enfoca en un 90% al control del costo debido a que en su gran mayoría el ingreso está dado por la venta del paquete “All Inclusive”, por lo que se enfocará a buscar áreas de oportunidad para generar ingresos extras en Alimentos y bebidas tales como cenas especiales, venta de paquetes de uso día y eventos especiales, pero su mayor enfoque está en obtener una rentabilidad a través de la eficiencia y control del costo.

Costo de Ventas.

El sistema de control es similar al del plan europeo, con la salvedad de que existen otros parámetros de medición, aquí se controla el costo en base a número de huéspedes y no en factor porcentual al ingreso, debido a que la distribución de este último esta dado en base a criterios de cada hotel.Como lo hacen bueno, debido a que se conocen con anticipación las llegadas, el Gerente tiene un presupuesto por persona, se determina el número de huéspedes y se le asigna el costo, el total será el monto de la requisición que tiene autorizada para sus centros de consumo diariamente.

Ventajas.

* Mejor administración del costo* Mermas inferiores al del Plan Europeo* Menor número de empleados (no hay cajeros)* A mayor Consumo mejores precios por las compras en volumen.

SALIDAS DEL ALMACEN

Según el autor Alfredo Youshimatz Nava, toda salida del almacén deberá estar amparada por un documento, dentro de las empresas existen diferentes tipos de formatos, todos ellos de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Son llamados orden de requisición o formato para salidas del almacén.

Para ello da el formato y distribución del mismo el cual debe contener:

• Nombre del departamento solicitante o el número de cocina

• Clave del articulo solicitado

• Nombre del articulo solicitado

• La unidad del articulo solicitado (Kg, litro, pieza, etc.)

• La cantidad solicitada y entregada

• El precio unitario (basado en la tarjeta de almacén)

• El importe total de la mercancía entregada

• Nombre y firma de la persona que elaboro la orden

• Nombre y firma de la persona que autorizo

• Nombre y firma de quien entrego (jefe de almacén)

• Nombre y firma a quien se entregó lo solicitado fecha correspondiente de solicitud y entrega

De este formato, deberá haber:

• Original (para el C.A.B., quien supervisa, afecta a su kardex, costea y envía a contabilidad).

• Una al área solicitante.

• Al almacenista, para su archivo.

REQUISICION DE FRESCOS

Las mercancías que se requieren en los almacenes, son frescos o productos perecederos, así como abarrotes y bebidas.

Algunos productos son considerados como “frescos”, y entre estos están los siguientes:

• Carnes

• Pescados y mariscos

• Aves

• Frutas

• Verduras

• Productos de granja

Estos se requieren de acuerdo con las necesidades diarias, por lo que el almacenista efectuara un inventario de tales productos, tanto en almacenes como en las cámaras de refrigeración que estén dentro del mismo almacén.

Algunos hoteles determinan que esta labor la desarrolla el chef y el almacenista a fin de que el primero determine sus necesidades más objetivamente, a la vez que se percate de las existencias posibles mercancías sin rotación, sobrantes, etc.

Al término de esta verificación, el almacenista anotara las existencias a la vez que el chef anotara sus requerimientos.

REPORTE DIARIO DE MERCANCIAS RECIBIDAS

El almacenista tiene la obligación de elaborar un informe de las compras efectuadas durante el día, a fin de llevar un control de los productos que entran al almacén.

Este formato al recibirlo el Contralor de alimentos y bebidas, le servirá para afectar el kardex, en cuanto a “entradas” y precios, cuando estos varíen en los registros, para así mantenerlos al día. En el caso del almacenista, también le servirá para afectar sus tarjetas de almacén o registros que este lleve.

• Fecha y día para determinar qué días de la semana existe mayor o menor movimiento de compras, para efectos estadísticos

• Control numérico para evitar posibles extravíos de una o varias hojas del formato, deberá ser continua durante el mes o año según se establezca

• .nombre del proveedor que surtió los productos

• Factura o remisión que ampara el envió

• Número de unidades recibidas (cajas, bultos, etc.)

• Base de conteo o manejo de los productos, dentro del hotel o restaurante.

• Precio de cada litro, lata, etc.

• Resultado de multiplicar la columna 5 por la 7, el resultado será igual al total de la factura correspondiente

• De la columna 9-14 será el valor de cada uno de estos productos, a fin de conocer su movimiento de compra

• Suma de cada columna a partir de la 8 a la 14, para efectos de cuadrar estas cantidades, se sumaran los totales de las columnas 9,10,11,12,13,14, que será igual al total de la columna 8 y que, a su vez será el mismo al sumar los importes de las facturas o remisiones incluidas en el informe.

• Son las cantidades del renglón número 17 del día anterior. En el caso del día 1 de cada mes, se anotaran las mismas cantidades del renglón 15, ya que se empieza un nuevo ciclo.

• Es el resultado de sumar el renglón 15 más el 16 y será el importe de las compras parciales y totales efectuadas hasta la fecha.

• Firma del almacenista como responsable de la elaboración del informe

ORDEN DE COMPRA

Para llevar un mejor control de la adquisición de mercancías, así como para evitar errores en la entrega y condiciones de los proveedores, las empresas utilizan la orden de compra, que es un formato en el cual quedan por escrito los acuerdos de compra entre la empresa y el proveedor.

• El comprador recibe requisiciones de mercancías del almacenista, debidamente requisitadas y autorizadas.

• Solicitará cotizaciones a los diferentes proveedores, a fin de escoger al que ofrezca mejor precio, mayor calidad y servicio más eficiente

• Elaborará el formato “orden de compra y servicio más eficiente”

• Elaborará el formato el formato “orden de compra” en el cual se anotaran los datos de proveedor, detalle de los productos a comprar, precios, condiciones de pago y de entrega

• Anexara a la orden de compra la requisición del almacén, enviándola al contralor general, para efectos de la autorización financiera

• Después se distribuye al proveedor, al almacenista y a contabilidad

El uso de este sistema da como resultado una mejor estructuración del proceso de compras y mejora la relación entre las personas entre las personas involucradas en dicho proceso.

MODIFICACIONES EN LAS FACTURAS O REMISIONES

Cuando las facturas o remisiones difieran en cuanto a calidad o precio, de lo estipulado en la orden de compra, al momento de recibir la mercancía, el recepcionista o almacenista deberá avisar de inmediato al proveedor, a fin de recordar la modificación (o modificaciones) pertinente. Para lo cual se encierra con un círculo rojo la cantidad equivocada original, que se entrega al proveedor, como en la copia, que se queda en el almacén, a fin de que contabilidad tenga la cantidad correcta para efectuar el pago.

Este documento se elabora cuándo la mercancía difiere de lo ordenado. El formato lo controla el departamento de contabilidad, el almacenista lo requiere cuando sea necesario.

• Se anota el nombre del proveedor a quien se efectuara la corrección

• No. De folio o factura o remisión del proveedor

• Folio del el cual controlara el departamento de contabilidad fecha en que elaboro la factura y remisión

• Fecha en que se elaboró la factura o remisión

• Descripción de la unidad

• No. De unidades que está afectando la devolución

• Descripción del producto afectado

• Se anotara el error o causa de la corrección por producto

• Precio unitario

• Valor de los productos como viene en la factura

• Valor de los productos ya corregidos, los cuales pueden ser parciales o en forma total

• Diferencias

CONTROLES PARA LA PRODUCCION

Controlar la producción de las cocinas es importante para el control de costos ya que evita una variedad de problemas tanto para el costo de la cocina como para los mismos encargados de producir los diferentes platillos. Es por eso que cada cocina deberá planearse correctamente la producción del día, de

acuerdo con las estadísticas determinadas; no es conveniente que el chef no tome en cuenta las estadísticas diarias para efectuar la producción, ya que es un parámetro que le indicara que tanto deberá producir tomando en cuenta que en un momento dado puede modificarse o sufrir variaciones de más o menos situaciones que pueden presentarse a ultima hora

CONTROLES DE LAS RECETAS ESTANDAR

El gerente de alimentos y bebidas autoriza los recetarios de todas las áreas de venta, se pasara en limpio y se tendrán las copias necesarias para su entrega a las personas correspondientes así como a bar.

* 1ª copia el jefe de bares las autoriza para supervisar y verificar a los cantineros

* El contralor de alimentos y bebidas las emplea para efectuar chequeos de porciones y presentaciones (cada área de venta recibe su recetario para la preparación de sus bebidas combinadas.

Para llevar un control de la producción en las diferentes áreas de la cocina es conveniente que a cada encargado se le dé por escrito lo que deberá hacer, como prepararlo y como presentarlo con el fin de que exista siempre la estandarización en la preparación de los alimentos para beneficio de los comensales y de las empresas.

Una de las áreas en las que más conviene utilizar este control es en la mesa fría ya que en sus preparaciones son para entregarse directamente a los clientes es decir, no pasan a otra área.

PARA LLEVAR ESTE CONROL SE SUGIERE UTILIZAR EL “CONTROL DE PORCIONES Y GUARNICIONES”

Este formato debe contener las siguientes firmas:

• Elaboro: será el contralor de alimentos y bebidas quien firma ya que llenara el formato de acuerdo a lo que el chef ejecutivo

• Visto bueno es el chef ejecutivo el que lo firma

• Fecha: el C.A.B anotara la fecha en que se está elaborando el formato.

El formato constara de un original y tres copias

CONTROL DE CARNES EN PRODUCCION

Dentro de los alimentos, las carnes son los productos que cuestan más y es conveniente llevar un control profundo en el manejo de las cocinas ya que de no hacerlo podrían haber:

• Fugas

• Extravíos

• Malos manejos

• Intercambios con otras personas

• Falta de aplicación de los términos de conocimiento ordenas por los clientes o que se puedan echar a perder

Este control se deberá llevar en todas las cocinas pero principalmente en las de los restaurantes en que se tengan especialidades de carnes a la parrilla o a la plancha en el caso de los pescados, mariscos o aves se podrán llevar estos controles para evitar lo antes mencionado.

Es conveniente que para lograr su control se aconseja ser sumamente estricto en su manejo y desarrollo en la toma de decisiones de acuerdo con los resultados según lo determinado por la gerencia con la finalidad de:

• Responsabilizar al encargado de la parrilla el 100% de los materiales que están bajo su cuidad, pues en algunos establecimientos no les interesa que personas ajenas tomen porciones para su uso o se pierdan

• Llevar un control estricto de los productos que son de alto costo

• Además de controlar la cocina también se incluye al cajero y personal de servicio lo que dará una buena imagen de control

• Con este sistema de control el personal se abstendrá de hacer algo indebido pues se sabrá cualquier faltante

• El personal en general tendrá seguridad y confianza de que se trabaje con reglas

• Tanto los parrilleros como los meseros que recojan los cortes tendrán más cuidado en los términos del cocimiento

Consta de un original y dos copias, el original es para el chef de área y la 1ª copia al parrillero y la 2ª al contralor de a y b

PRUEBAS DE RENDIMIENTO DE LA CARNE

En la mayoría de los hoteles existe el área de carnicería, que es donde se realizan los cortes, limpieza, deshuesado, etc. De los diferentes tipos de carnes y que se utilizan en las cartas o menús de los diferentes establecimientos que tiene el hotel. En otros hoteles determinan que no hay necesidad de tener esta área por que se compran todas las carnes debidamente porcionadas individualmente y listas para su uso en el caso de aves, pescados y mariscos se determina que las mismas personas encargadas de su preparación sean los responsables de hacer la limpieza, cortes y porciones de sus materiales.

La mayoría de las empresas se preguntan que es mejor, preparar o comprar porcionado y para esto se deberán tomar en cuenta varios factores importantes:

• Se cuenta con el personal especializado

• Existe el equipo y herramientas necesarias

• Se tiene el espacio y area para esta actividad

• No es posible hacerle frente al sueldo del encargado

• La empresa desea tener un control de calidad en sus productos

• Los proveedores pueden satisfacer las especificaciones de las mercancías

• Los costos de las mercancías son estables

• Se están adquiriendo los insumos porcionados vale la pena hacer la labor de carnicería en la empresa.

Existe en la mayoría de los hoteles un formato que sirve para estar al día en cuanto a que si es conveniente efectuar los cortes o comprar las porciones, con el fin de tener el control de los rendimientos y de los costos reales, el formato utilizado para este caso es:

“PRUEBA DE RENDIMIENTO DE CARNES”

Y su finalidad es la de:

• Ayuda a determinar y es conveniente para la empresa para hacer trabajos de carnicería o compras de carne porcionadas

• Por medio de estas pruebas periódicas siempre se estará al día respecto a los cortes

• Con esta prueba se verificara que los proveedores estén dentro de lo verificado en cuando a tamaño, calidad, presentación y precio de las carnes que nos están enviando cotidianamente

• Permite determinar los costos exactos de uno o más cortes, incluyendo las mermas, los cuales son sumamente importantes para el costeo de las recetas estándar

• Sirve para toma de decisiones y efectuar posibles cambios respecto a compras costos carnicería y producción.

La original de este formato se debe entregar al gerente de a y b, quien supervisa dentro de lo ordenado y autoriza al chef ejecutivo quien verifica la producción en carnicería y 1ª copia se entrega a compras para supervisar a los proveedores, la 2ª copia al C.A.B, quien compara con la producción y determina las diferencias

RENDIMIENTO DE FRUTAS, VERDURAS, AVES PESCADOS Y MARISCOS

Para determinar los rendimientos adecuados de los alimentos existen indicadores que son valiosos para saber cómo adquirir productos de calidad como el color, el tamaño, la forma, el olor, la firmeza, el sabor entre otros. La presencia de factores negativos como:

• los defectos

• las raspaduras

• los golpes

• los daños

• enfermedades

Ocasionan un menor rendimiento y falta de calidad, además de otros factores que no se perciben a simple vista, como los centros obscuros, el comprador, quien es el responsable del recibo de las mercancías a los proveedores, deberá estar familiarizado con las características de los productos, hasta el grado de volverse especialista en el conocimiento en de los insumos, por ejemplo:

• las frutas más pesadas y con cascara más delgada tendrán más jugo

• las aves más grandes tendrán más carne y menor peso en los huesos

Estos ejemplos nos muestran la importancia del tamaño y peso para lograr un mejor rendimiento y mejores costos.

SISTEMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS

La toma de los inventarios físicos en el depto. De alimentos y bebidas es de suma importancia para la contraloría de costos y el departamento de contabilidad ya que en base a esto el C.A.B podrá elaborar los reportes de costo mensuales, comprobar la veracidad de las existencias verificadas en su sistema con lo que se tiene en los almacenes físicamente.

Los inventarios se elaboran en la hotelería, cada fin de mes y otro de negocios de la gastronomía lo efectúan cada semana, como pueden ser las empresas que brindan el servicio de alimentos a las empresas aeronáuticas.

El levantar los inventarios cada mes en la hotelería es por varios motivos, tales como:

• evitar al personal que se desvirtúe de sus labores cotidianas

• periodos extras para desarrollarlos

• no entorpecer la producción en las cocinas y bares

La toma de inventarios no se puede dejar pendiente ningún mes, pues ocasiona problemas de control como faltantes, roturas, robos, extravíos, etc.

Las áreas en las que se deberán desarrollar los inventarios, son las siguientes:

• almacén de alimentos y bebidas

• cada una de las cocinas de las áreas de venta de alimentos en cada bar

• en los stands y displays donde se tenga alimentos y bebidas

• en los snack-bar en las cavas

• en cualquier otro lugar donde existan alimentos y bebidas

la persona encargada de planear esta actividad es el C.A.B para lo cual con varios días de anticipación estudia los horarios más factibles en cada una de las áreas, con el fin de evitar obstruir sus labores o funciones, en cuanto los determina los pondrá a consideración del contralor general y del gerente de alimentos y bebidas para su conocimiento y aprobación, posteriormente el C.A.B pasara un escrito a cada uno de los responsables de las áreas en los que se detalla el horario que le corresponde para que estén debidamente preparados y lleven a cabo su inventario

TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN LOS ALMACENES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

En este caso es conveniente que el jefe de almacenes y almacenistas estén debidamente enterados de los horarios en que se va a desarrollar esta actividad, con la anticipación necesaria para prevenir los siguientes puntos:

• dar aviso a los proveedores del día y horario en que se podrán recibir las mercancías

• recordar a todos los responsables de las áreas de producción como chefs y cantineros, requerir sus mercancías unas horas antes de lo acostumbrado

• revisar el almacén para que todos los productos esté debidamente colocados en sus estantes

• verificar que los insumos no estén revueltos unos con otros

sistema por medio de etiquetas, es muy conocido y usado no solo en los hoteles sino en cualquier tipo de empresa ya que es el más exacto debido a que cuenta con varios controles, como dos y tres conteos que se comparan entre ellos, evitan posibles olvidos de tomar en cuenta algunas mercancías, facilita el costéo de las mismas, todo esto da como resultado un inventario más exacto y libre de errores; estas etiquetas pueden imprimirse por el hotel, con los datos e informaciones que se requieran.

Pasos a seguir para tomar el inventario:

• cuando el almacenista recibe el escrito con varios días de anticipación, en el que se comunica la orden de efectuar le inventario con sus respectivos horarios, solicita al departamento de contabilidad la dotación de etiquetas

• el almacenista colocara una etiqueta en cada grupo o conjunto de mercancías que sean del mismo tipo, del mismo gramaje y del mismo proveedor o marca

• el almacenista podrá colocar las etiquetas con uno o dos días de anticipación, esto con el fin de evitar que con las prisas puedan dejar mercancías sin etiqueta

• Antes del inventario, el departamento de contabilidad, enviara a dos personas para apoyar y supervisar la toma correcta de los inventarios en todas las áreas de alimentos y bebidas

• Se comenzara el inventario en el horario fijado, para lo cual entrara al almacén la primera pareja y se dirigirán a la etiqueta que contenga el folio más bajo, una de las personas desprenderá una parte de la etiqueta y comenzara a llenar los conceptos

• Tan pronto como salió la primera pareja la segunda pareja también entrara y se dirigirá a la primera etiqueta con la enumeración más baja y empezara el segundo conteo, en este caso se llenan todos los conceptos incluyendo el nombre y firma

• El C.A.B al recibir los paquetes de las partes 1 y 2, llevara el cotejo de ambas, que consistirá en colocar cada paquete enfrente de el e ir verificando que coincidan las dos partes en los cuatro primeros conceptos, además del folio que estén debidamente firmados para efecto de alguna aclaración

• Cuando el cabo finiquita la revisión de las partes y está completamente seguro de su veracidad llevara a cabo la confrontación con los saldos que tiene en su sistema, mismos que deberán coincidir

• Se comparan los saldos de cada tarjeta, con la primera parte de la etiqueta por cada renglón de las hojas tabulares los cuales deben coincidir en caso de no ser así se llamara al almacenista para verificar y aclarar dicha diferencia

• Motivos por los que no coinciden los inventarios físicos con lo registrado en el sistema, cuando los saldos del inventario físico son mayores que los del kardex, se dice que es una diferencia positiva y cuando es menor es una diferencia negativa

• Tan pronto como se determina el porqué de la diferencia el C.A.B costeara dichas diferencias, para reportarlo a su jefe inmediato y comunicarlo al gerente de a y b para tomar decisiones sobre qué hacer con la diferencia

• Al terminar la revisión de ambas partes el C.A.B llevara a cabo el costéo de las mercancías, es decir de las existencias físicas encontradas en el almacén, para lo cual se pueden seguir dos tipos de sistemas, el primero es costear directamente en la primera parte de la etiqueta y el segundo vaciar primeramente cada una de las etiquetas con todos sus conceptos en hojas tabulares y posteriormente costear precisamente en cada renglón que corresponda a cada etiqueta

Este sistema de etiquetas se podrá efectuar la toma de inventarios tanto para alimentos como para bebidas en los almacenes, pero en algunos hoteles, las bebidas se llevan con otro control que se llama de inventarios perpetuos sobre lo cual tomaremos ese tema.

INVENTARIOS PERPETUOS

Este sistema se lleva en contabilidad y, como su nombre lo dice, significa llevar un inventario permanente basándose en entrada, salidas y saldos además de el costo de las mismas; en los hoteles se aplica principalmente para llevar el control de los alimentos y las bebidas ya que obliga al almacenista a comparar permanentemente lo existente con el saldo que se tiene por escrito. En los almacenes se utiliza una tarjeta que se llama “Bin Card” o tarjeta de estante, estas tarjetas se colocan al lado del conjunto de botellas que sean del mismo tipo de bebida, misma presentación y marca, teniendo en cuenta que debe estar siempre a la vista.

Estas tarjetas nos dan varias informaciones como movimientos de entradas y salidas, inclusive las entregas o consumos de cada uno de los bares, lo que sirve como una guía para las compras o para determinar los mínimos y máximos.

El contenido de las tarjetas es el siguiente:

• Articulo; en este se describirá el tipo de bebida que se trata

• Presentación; el tamaño de la botella

• Marca; quien la fabrica

• Tarjeta Numero; este será el control de la tarjeta y de la bebida

• Columnas

Fecha: es cuando se efectúa el movimiento de entrada o de salida

Entrada: se anotara el número de unidades

Salida al bar: se refiere al número de bar al que se le está enviando la bebida

Saldo: es la diferencia de entradas menos el total de salidas

TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN COCINAS

El sistema para efectuar la toma de inventarios en estas áreas, será diferente a la de los almacenes, se debe tomar en cuenta la rapidez para hacerlo y para no entorpecer el trabajo de las empresas que laboren en cocina, en estas áreas no se pueden verificar las existencias o compararlas con alguna otra información. Para saber si están correctas, lo único que se hace es tomar el inventario lo más exacto posible, sin que falte algún producto ya sea en su estado natural o elaborado.

Se necesitan dos personas que pueden ser el C.A.B y una de contabilidad o el chef ejecutivo, la pareja tendrá que emplear a una persona que tenga la capacidad para hacerlo, una de ellas se dedicara a escribir lo que la otra le indique, para esto se tendrá a la mano una báscula y un recipiente para medir los líquidos y así tener exactitud en el inventario.

Para las anotaciones de las existencias, se tendrán hojas tabulares o algún formato impreso, en este caso no se podrán tener listas de inventarios en virtud de que no puede seguirse una secuencia en los insumos, como en el caso del almacén.

Es necesario determinar el itinerario que se va a seguir para la toma del inventario, esto es para evitar por todos los medios que falto considerar algún área de la cocina para contar y medir los insumos que contenga.

Al terminar el conteo de la primera cocina se seguirá con las restantes de acuerdo con el horario determinado.

Se juntaran las hojas tabulares por cocina y se le entregaran al C.A.B para su costeo. Al terminar todas las hojas se sumaran los importes y se obtendrá el valor total del inventario de la cocina respectiva

Toma de inventarios en las siguientes áreas:

• Displays; se usan para exhibir en forma agradable y vistosa determinados alimentos en su estado natural ó los platillos totalmente terminados. Para levantar el conteo se utilizan las hojas tabulares

• Stands; estos muebles se encuentran en las estaciones del comedor para respaldo de los meseros y garroteros, esto para tener a la mano su equipo de servicio y además varios tipos de alimentos para consumo del cliente entre algunos: mantequilla, azúcar, sal, pimienta, mostaza, aderezo, mieles, frutas,

etc. Para levantar el inventario se utilizaran las hojas tabulares descritas por medio de dos personas en la cual una cuenta y dicta y la otra anota las existencias

• Snack – bar; estas áreas de venta se utilizan en algunos hoteles para tener alimentos terminados o semi – terminados que se muestran en una barra para que el cliente escoja y tome lo que realmente desea

• Gueridones; son los carros que se utilizan para hacer los flameos de alimentos frente a los clientes o comensales

• Barras portátiles en eventos: en los casos de que se tenga contrato con algún cliente, este sistema que es a base de su consumo, puede ser pagado por los mismos invitados o con cargo al cliente que contrato.

• Eventos; se harán los inventarios cuando las bebidas son a consumo o cuando se tienen existencias para vendérselas a los clientes en caso que las soliciten

En estos casos no se tomara en cuenta para los inventarios pues las bebidas son propiedad de los clientes. En ambos casos se tendrán existencias de refrescos con el fin de suministrarlos a los comensales

Es importante recordar que la idea primordial es levantar inventario de todos los alimentos para su venta que se encuentren en cualquier lugar dentro del hotel.

Tan pronto se termine de levantar la existencia de alimentos en todas las áreas, las hojas tabulares se pasaran al C.A.B para que lleve a cabo los costeos de los productos en el cual se utilizara el kardex

TOMA DE INVENTARIOS FISICOS EN LOS BARES

Para levantar las existencias en estas áreas se necesitaran 2 personas en este caso si se podrá utilizar una lista de inventario que se tiene para cada bar. El propósito de utilizar el par-stock en el área de bebidas en los hoteles es para lo siguiente:

• Hacer un listado de las bebidas que se deberán tener en el bar para evitar que falte alguna al hacer la requisición del almacén al establecer la existencia de las mismas que regirán el bar

• Facilitar al cantinero requerir sus necesidades de resurtido pues solamente deberá seguir el listado de par – stock el cantinero no tendrá que preocuparse por pedir más o menos bebidas pues el par stock tiene considerado estos altibajos

• Se facilita al C.A.B o a cualquier otra persona revisar existencias para evitar que se tenga de más o de menos en bebidas.

Para determinar el par stock el C.A.B tendrá que realizar una serie de análisis por consumo en un periodo determinado para obtener un promedio de las necesidades de cada tipo y marca de las bebidas que se consumen en ese bar. Con esto se podrá definir a cada bar las existencias necesarias de cada tipo de bebida que deberán tener.

Para elaborar el par stock se consideran todas las bebidas que se tengan en el bar correspondiente, agrupándolas por tipo de bebida además de tomar en cuenta que la secuencia que se seguirá en el listado será la siguiente:

• El movimiento de venta que tenga

• Colocación de las botellas en la contra barra y en el área de almacenamiento

REPORTE DE COSTOS MENSUALES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Estos reportes son sumamente importantes para la empresa ya que mediante estos va a obtenerse información de resultados diferentes en comparación con los reportes diarios, y principalmente en lo que se refiere al costo bruto. En los reportes de costos mensuales se determinan con base en el sistema que se llama Por diferencias de inventarios, en cambio, en los reportes de costos diarios el costo bruto se determina según el costeo y totalización de los formatos de salidas de almacén, por lo que la empresa tiene la posibilidad de tener dos fuentes de información diferente para lograr un solo resultado y así tener la seguridad de que esta correcto todo el sistema.

Los reportes de costos mensuales son globales únicamente es decir, los resultados que se determinan se refieren al total de las áreas de ventas tanto para alimentos como para bebidas.

El sistema de diferencias de inventarios es el más exacto para lograr determinar el costo bruto, pues esto indica que ahuevo se están tomando en cuenta las existencias iniciales y finales de alimentos o bebidas en todas las partes dentro del hotel, esto significa que se están tomando en cuenta los movimientos de las mercancías para evitar que pueda escaparse algo.

Para elaborar el reporte mensual de costos de alimentos, el C.A.B tomara como fuente de información los datos que se tienen en el reporte de costos global de alimentos y bebida correspondiente al día último del mes en turno, acumulando alimentos con excepción de los movimientos correspondientes a los inventarios siguientes:

• Mes y año; se anotara el que se está analizando o reportando

• Conceptos; es la relación de os títulos que conformaran el reporte

• Movimientos parciales; en esta columna se efectuaran las operaciones aritméticas iniciales para poder llegar a los movimientos totales

• Movimientos totales; aquí se anotaran los resultados después haberse anotado los anteriores

• Ventas brutas; corresponde a la calidad que está registrada en el reporte diario de costos global de alimentos y bebidas

• Ajustes; se refiere al mismo concepto del anterior reporte

• Total de ventas netas; únicamente se vaciarán las mismas cifras que están anotadas en ese mismo reporte en el mismo concepto y de la idéntica columna

• Costos; en este se van a llevar a cabo todos los movimientos necesarios para poder obtener el costo bruto

• Inventario inicial del almacén; el importe de este se tomara del reporte de costos mensuales de alimentos

• Inventario inicial de cocinas; se tomara del mismo modo que el anterior

• Total inventario inicial; resulta de la suma de los conceptos anteriores

• Compras del mes; la fuente de información será el reporte diario de mercancías recibidas

• Bebidas para alimentos; este importe se tomara del reporte diario de costos global de alimentos y bebidas, del día ultimo del mes

• Total de existencias; resulta de la suma del total inventario inicial más compras del mes

• Inventario final de almacén; se podrá recabar de los tres libros de costos en la columna de inventario físico y del renglón correspondiente al saldo del día ultimo del mes

• Inventario final de la Sarigüeya; el C.A.B tomara esta información de las hojas tabulares de las que se registraron los inventarios

• Total de inventario final; será la suma de los dos conceptos anteriores

• Total costo bruto; este importe se determina al restarle al total de existencia el total de inventario final

• Ajustes; en este se tomara del reporte diario de costos global de alimentos y bebidas del día ultimo del mes, de la columna acumulado alimentos, tomando en cuenta que el concepto comida para empleados será el total y no por departamentos

• Total de ajuste; resultara de llevar a efecto una suma de los anteriores ajustes o créditos

• Costo neto real; se determinara de la siguiente manera: al total costo bruto se le restara el total de ajustes

• Costo neto planeado; este importe se podrá determinar primero el total de ventas netas y a esta cantidad se le multiplicara por el porcentaje de costo neto planeado

• Diferencias; resulta del costo real – costo neto planeado

• Porcentaje costo neto real; se determina por medio de una regla de tres ventas netas 100% como costo neto real es a X

• Porcentaje costo neto planeado; este porcentaje se tendrá que poder sacar de los reportes de costos diarios

• Porcentaje de diferencias; es el resultado de la resta de los conceptos anteriores

• Observaciones; en este espacio el C.A.B tendrá que describir el porqué de las diferencias resultantes, para lo que tendrá que realizarse la conciliación entre estos resultados y los que se tienen en el reporte diario de costos global de alimentos y bebidas

• Elaboro; será el C.A.B quien firme como responsable de la elaboración del reporte

REPORTE DE COSTOS MENSUALES DE BEBIDAS

Para elaborar este reporte de bebidas se llevara a cabo los mismos pasos que se utilizaron en el de alimentos, lo único que cambia es que se refiere a los movimientos de bebidas, para lo cual también se utilizara como fuente de información el reporte diario de costos de a y b.

Respecto de los movimientos de los inventarios para determinar el costo bruto se referirán a las áreas de bebidas, cuando se habla del concepto; áreas de elaboración se deberán tomar como fuente de información los inventarios levantados en todos los bares y demás áreas donde se encuentren bebidas alcohólicas para que en el reporte de costos el sistema de diferencias de inventarios salga completo y exacto

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTALIZADOS EN LOS ALIMENTOS Y BEBIDAS

Actualmente en la industria hotelera utiliza en su mayoría los sistemas computarizados, la industria de los restaurantes también está introduciéndose en la cibernética. En las cadenas de restaurantes y cafeterías se emplean computadoras para obtener información permanente con sistemas detallados de conceptos como son:

• Las ventas

• Los costos

• Los gastos

• Las nominas

• Las compras

• Los inventarios

• Las estadísticas

La industria restaurantera está adoptando el uso de las computadoras debido a las bondades que ofrecen en cuando a información inmediata.

HARDWARE PARA RESTAURANTES

Actualmente existen en México diferentes empresas actualizadas que ofrecen al consumidor diversos equipos de computación, desde los más sofisticados y caros hasta los más sencillos y económicos. Para adquirir estos equipos se recomienda efectuar un estudio de auto – evaluación de la empresa

NECESIDADES DE SUPERACION

• Falta información en el desempeño de sus meseros

• Requiere estadísticas en el servicio

• Carece de información inmediata de todas sus áreas

• Tiene la información pero es demasiado complicada

• No le da tiempo para analizar los resultados del día

• Tiene problemas pero no sabe dónde se localizan

• Sus sistemas de control no están al día

• En su almacén se tienen constantes faltantes o sobrantes

• Sus inventarios están mal tomados

• Cree que como administrador su función deja mucho que desear

Estos factores pueden tomarse en cuenta para pensar si es necesario adquirir sus sistemas de cómputo, recordando que también pueden tenerse más información en las áreas de elaboración

CONFIGURACION DE EQUIPOS DE COMPUTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Con estos equipos se podrá tener control de la caja y los cheques de consumo además de la información detallada de las ventas de alimentos y bebidas por: mesa, por hora, por meseros así como rotación de platillos, todo esto en base a gráficas para una rápida objetividad. La cantidad y variedad de información que se quiera dependerá del programa que se adquiera, pues como se dijo anteriormente existe una gran variedad en el mercado.

Esta configuración es la más sencilla y económica pues el equipo es reducido y se utiliza lo más elemental además de que es únicamente para la caja

PROGRAMAS Y PAQUETES PARA HOTELES Y RESTAURANTES

Debido a la posición del autor en cuanto a la actividad que desarrolla en la implantación de sistemas, revisiones y asesorías en hoteles, restaurantes, empresas de banquetes, etc. Además de su desempeño como catedrático en diferentes escuelas superiores y universidades dedicadas a la enseñanza de la admón. Hotelera le ha dado la oportunidad de verificar y analizar los diferentes programas que existen en el mercado nacional, para esta especialización.

Con lo antes mencionado se recomienda que la única manera de poder escoger lo mejor para cada empresa es verificar o pedir demostraciones de los proveedores de programas, para saber exactamente lo que se requiere y lograr un mejor resultado de controles e informaciones .

Actualmente existen empresas desarrolladoras de software en los que incluyen un paquete para control e información completa, tanto para el área de habitaciones como para la de alimentos y bebidas. En cambio otras empresas ofrecen por medio de modulos lo que el comprador requiera con el fin de que el gasto sea escalonado y poco a poco se vaya implementando de lo que se necesite.

Con lo antes mencionado se piensa que la empres que va a adquirir modificar o enriquecer sus sistemas de computo se le facilitara la adquisición de lo que mas le conviene y facilitarle la toma de deciciones.

CONCLUSION

En el presente ensayo se trató de mostrar de manera profunda, lo importante que es el Control de costeo de alimentos y bebidas ya que sin él, las empresas que se encuentran en el rubro turístico u hotelero no podrían salir adelante ni obtener ganancias ya que al no usar los métodos descritos se olvidan de la administración moderna por completo.

Gracias.

BIBLIOGRAFIA

• “Control de costeo de alimentos y bebidas II” , Alfredo Youshimatz Nava, Editorial Trillas 2ª edición México 2006

• Controles predeterminado de alimentos y bebidas, Borja Osorno, Editorial Trillas, 4ª edición, México 2002

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Ensayo sobre “Control de costos de A y B”

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