Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de proyectos de i+d+i

CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015

Jornada-Taller:Visión estratégica de instrumentos para

gestión de la innovación.

Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de proyectos de I+D+i

Isabel Castillo Olmedowww.proyectainnovacion.com

Tel. 96 644 03 2602 de octubre de 2015


1. Control de la ejecución del proyecto1. Estimación y valoración del alcance,

objetivos y metas alcanzados2. Seguimiento y control integrado de

cambios3. Ejemplo en herramienta Microsoft Project

2. Cierre del proyecto1. Cumplimiento y/o desviaciones de

objetivos2. Auditoría y evaluación3. Cierre administrativo

3. Gestión administrativa y económica de proyectos de I+D

Índice


1. Control de la ejecución del proyecto


• Los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada

• Supervisión y medición del rendimiento de los resultados

• Comparación entre la planificación realizada y los valores obtenidos

• Tomar acciones correctivas• Las informaciones de control deben ser

proporcionadas de manera oportuna y a tiempo para tomas las acciones correctivas, evitando retrasos

Control de la ejecución del proyecto


Mediciones para el control de proyecto

Alcance, objetivos y metas

Control

Alcance Objetivos Metas Hitos Entregab

lesElementos de entrada

Estado de la técnica

Todas las dimensiones del proyecto han de ser gestionadas de manera concurrente, integrando costes, plazo, alcance y calidad. Un control de proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparación entre valores planificados:

• Evaluar la actuación o ejecución pasada en cualquier instante de la vida del proyecto

• Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de finalización del proyecto


Medición de la gestión del mantenimiento en la empresa

“el conjunto de actividades dirigidas a garantizar, al menor costo posible, la máxima disponibilidad del equipamiento para la producción; visto esto a través de la prevención de la ocurrencia de fallos y de la identificación y señalamiento de las causas del funcionamiento deficiente del equipamiento” [Tavares, 2000]


Consciencia de

la realida

d

Definición de

objetivos y

medios

Parámetros

identificativos

Comparaciones

y observaciones

Calidad de

desempeño

realizado



• Herramienta: Identificadores

• Definición: Es un parámetro numérico que facilita la información sobre un factor crítico identificado en la organización, en los procesos o en las personas respecto a las expectativas o percepción de los clientes en cuanto a costo, calidad y plazos.

[Hernández Cruz y Navarrete Pérez, 2001]




• Características:– Pocos, pero suficientes para analizar la gestión (factores claves

para el proyecto).– Claros de entender y calcular.– Útiles para conocer rápidamente como van las cosas y por qué.

• Cómo usarlos:– Establecer unos valores plan que determinen los objetivos a lograr– Establecer un registro de datos que permita su cálculo periódico.– Controlar los objetivos propuestos comparando los valores reales

con los valores planificados.– Tomar como referentes para facilitar la toma de decisiones y

acciones oportunas ante las desviaciones que se presentan.



Medición para el control de proyecto• Método de valor ganado o valor de trabajo

realizado• Método de los hitos • Medición del rendimiento técnico



Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)

Método de medición de rendimiento en el que se integran coste, plazos y alcance.


Cuando trata de analizarse el estado del proyecto en un instante de control dado, es preciso determinar las desviaciones producidas en costes y plazos.



La introducción de un tercer valor denominado valor ganado que, basado en el presupuesto y en el trabajo realizado, permite establecer comparaciones entre los valores de coste para obtener las desviaciones en costes y plazos.

Los valores de coste empleados en este método son:• El Valor Planteado (PV): Valor de coste presupuestado para el trabajo que se debería haber completado según el plan de proyecto en el instante de control.• El Costo Actual (AC): Coste real en el que se ha incurrido correspondiente al trabajo realizado en el instante de control.• El Valor Ganado (EV): Coste presupuestado correspondiente al progreso o trabajo real.




DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO

• Desviación en Costes (DC): EV – AC • Desviación en cronograma o trabajo (DT): EV – PV


DESVIACIÓN•Si la varianza es negativa es desfavorable

para el proyecto•Si la varianza es positiva es favorable para

el proyecto



DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO

• Índice de Actuación en Costes (CPI): EV/AC• Índice de Actuación en Cronograma o trabajo

(SPI): EV/PV• Estimación en costes a la terminación (EAC) =

BAC/CPI


ÍNDICE DE ACTUACIÓN•CPI=1 EAC será igual al presupuesto del proyecto •CPI<1 EAC será superior al presupuesto del

proyecto •CPI>1 EAC será inferior al presupuesto del

proyecto



Planificación• Tiempo estimado: 4 semanas• Presupuesto: 100.000 €

Situación actual• Tiempo transcurrido: 3 semanas• Trabajo completado: 50%• Costes actualmente asumidos: 90.000 €


Ejemplo



• Valor planeado (PV): 75% * 100.000 € = 75.000 €

• Valor generado (EV): 50% * 100.000 € = 50.000 €

• Costo actual (AC) = 90.000 €• DC = 50.000 € - 90.000 € = -40.000 €• DT = 50.000 € - 75.000 € = -25.000 €• Se ha gastado el 90% del presupuesto

para hacer el 50% del trabajo. • Medidas: tiempo y

financiación


Ejemplo

DC = EV – AC

DT = EV – PV



• Índ. Act. Costes (CPI): 50.000 €/ 90.000 € = 0,56

• Índ. Act. Cronograma (SPI): 50.000 € / 75.000 € = 0,67

¡¡OJO!! CPI<1 EAC será superior al presupuesto del

proyecto

• Coste total al terminar el proyecto (EAC): 100.000 € / 0.56 =180.000 €


Ejemplo


Método de los hitos de costes• Método de dividir el alcance de proyecto en hitos

a los que asignan valores de coste y fechas de finalización determinadas.

• Los hitos suelen coincidir con eventos significativos del proyecto que marquen la separación entre distintas fases del proyecto.


• A medida que el proyecto avanza, es posible representar los costes reales incurridos y las fechas reales de terminación de los hitos del proyecto. Uniendo estos puntos obtendríamos la curva de costes reales del proyecto.


Medición del rendimiento técnico (TPM)Medición mediante la comparación entre los parámetros técnicos alcanzados durante la ejecución del proyecto con el calendario de realización técnica.

Ejemplo de tabla de clasificación TPM típica


Medición de rendimiento técnico

Recurso necesario

Objetivo cuantitativo

requerido

Valores de rendimiento

técnico actualRiesgo de no

alcanzar el TPM

Tiempo de procesamiento de imagen (minutos) ID # 123

Menor de 5 minutos del

tiempo requerido

10 minutos 1

Promedio del tiempo entre fallos de un sistema

ID # 321 Mayor de 1000 horas 750 horas 3

Disponibilidad operacional ID # 456 98% (mínimo) 95% 2

1 = Muy alto2 = Alto3 = Moderado4 = Bajo5 = Ninguno


• Se hace seguimiento y mediciones de control a los diferentes aspectos previamente definidos.

• Dependiendo de los resultados obtenidos se aplican correcciones y se hace seguimiento respectos estos valores.

• Aspectos a controlar:

Seguimiento y control integrados de cambios

Cronograma• Desarr

ollo• Contr

ol de actividades

Control de calidad• ISO

9001• ISO

14001• OHSA

50001• etc.

Inputs• Adqui

siciones

• Servicios subcontratados

Indicadores• Gestió

n• Eficaci

a de planta

• Calidad

• Mantenimiento

• Etc.

Costes• Direct

os • Indire

ctos• Fijos • Variab

les

Recursos asignados• Técnic

os• Huma

nos

Riesgos• Proba

bilidad

• Impacto

• Estrategia de respuesta


• Si los resultados del control realizado en un punto en el desarrollo del proyecto no son favorables, se lleva a la reformulación total o parcial de cualquiera de los aspectos analizados.

Seguimiento y control integrados de cambios


• Ejemplo de control y seguimiento en la herramienta Microsoft Project

Microsoft Project


• Ejemplo desarrollado anteriormente…Microsoft Project

Actividad

Descripción Precedentes Duración

A ANÁLISIS DE REQUISITOS - 8

B DISEÑO A 11C CODIFICACIÓN A 15D DESARROLLO DE

MANUALES C,B 2

E PRUEBAS D 5F TEST DE USUSARIO E 8G CAPACITACIÓN E 6H IMPLEMENTACIÓN G 3


Control y Seguimiento• Gantt inicial

Microsoft Project


Microsoft ProjectControl y Seguimiento

Emplearemos las siguientes herramientas visuales para el seguimiento y control del desarrollo del proyecto:

• Línea base• Fechas de estado• Desviaciones• Reprogramación


Control y Seguimiento• Línea base como referencia de desarrollo del

proyecto

Microsoft Project



proyecto

Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s

Microsoft Project



proyecto

• Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s

Microsoft Project

Cambio en el c. crítico


Control y Seguimiento• Fechas de estado para seguimiento puntual del

desarrollo del proyecto. Fecha marcada : 29/02/2016

Microsoft Project


Control y Seguimiento• Tareas no completadas al 100% ya fuera de

tiempo.

Microsoft Project


Control y Seguimiento• Fechas de estado para seguimiento puntual

del desarrollo del proyecto. Fecha marcada : 29/02/2016

Microsoft Project


Control y Seguimiento• Algunas actividades no están siendo

completadas al % planificado para la fecha de estado marcada.

Microsoft Project


Control y Seguimiento• Establecemos una reprogramación del

proyecto. Se empieza a contar desde la fecha marcada hacia delante para acabar de completar las tareas.

• Consecuencia: El proyecto retrasa su fecha de finalización.

• Nueva fecha de finalización: 07/09/2016

Microsoft Project


Control y Seguimiento• Controlamos el proceso una vez reajustadas las tareas• Nueva fecha de estado: 31/03/2016• Project calcula el % que debería ser completado• ¿Reajustar de nuevo?

Microsoft Project


4. Cierre del Proyecto


• Todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza cuando se cumple con lo establecido.

• Etapa final en el que se valora lo ejecutado respecto a lo planteado, así como los resultados obtenidos.

• Comparación entre la planificación realizada y los valores obtenidos.

• Las pruebas finales de corrección de la solución y la verificación.

• Elaboración de un documento de finalización.

Cierre del proyecto


• Grado de cumplimiento y desviaciones en cuanto a diferentes aspectos determinados en la definición del proyecto.

• Se lleva acabo la auditoria y la evaluación de inputs y factores internos del desarrollo del proyecto.

Cumplimiento y/o desviaciones

Alcance Cumplimiento parámetros plan de calidad

Objetivos y metas Uso de recursos humanos y técnicos

Hitos Costes y presupuestosEntregables RiesgosCronograma Comunicación

Proveedores y subcontratistas

Resultado del proyecto: producto, proceso

RRHH internos Organización del proyecto

Infraestructuras Planificación y control del proyecto realizado


El documento Cierre del Proyecto• Al cierre de un proyecto es importante lleva un registro de la

situación del proyecto a su entrega, las actividades más importantes realizadas así como sus desviaciones y lecciones aprendidas.

• Todo quedará registrado y la información será indexada para consultas futuras

• Generación de conocimiento y Know how de la empresa

Cierre administrativo

SITUACIÓN DE LOS TRABAJOS

• Resumen de actividades

• Desviaciones

• Plan de Trabajo definitivo

• Resultado económico

ACTUACIONES DEL PROYECTO

• Actividades realizadas

• Productos generados

• Registro de reuniones

ACEPTACIÓN

• Aprobación de que los trabajos están finalizados


3. Elaboración de propuestas: Gestión

administrativa y económica de proyectos

de I+D


¿Qué es CDTI?El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) es una Entidad Pública Empresarial, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, que promueve la innovación y el desarrollo tecnológico de las empresas españolas. Es la entidad que canaliza las solicitudes de financiación y apoyo a los proyectos de I+D+i de empresas españolas en los ámbitos estatal e internacional.

Propuestas CDTI


Objetivos de CDTI• Evaluación técnico-económica y financiación

de proyectos de I+D+i desarrollados por empresas.

• Gestión y promoción de la participación española en programas internacionales de cooperación tecnológica.

• Promoción de la transferencia internacional de tecnología empresarial y de los servicios de apoyo a la innovación tecnológica.

• Apoyo a la creación y consolidación de empresas de base tecnológica.

Propuestas CDTI


Financiación de proyectos de I+D+i

• Proyectos de Investigación y Desarrollo (PID)• Línea Directa de Innovación

Financiación de empresas innovadoras y de base

tecnológica• Ayudas NEOTEC

Propuestas CDTI


Proyectos de I+D Individuales (PID)

– Duración del proyecto: de 12 a 36 meses.

– Presupuesto mínimo elegible: 175.000 €

Los proyectos de Investigación y Desarrollo son proyectos para la creación y mejora significativa de un proceso productivo, producto o servicio. Dichos proyectos pueden comprender tanto actividades de investigación industrial como de desarrollo experimental.

Propuestas CDTI


Línea directa de innovación– Duración del proyecto: máximo18

meses.– Presupuesto mínimo financiable:

175.000 €

Proyectos empresariales que impliquen la incorporación y adaptación de tecnologías novedosas a nivel sectorial, y que supongan una ventaja competitiva para la empresa. También se financiarán actuaciones de adaptación tecnológica dirigidas a la introducción en nuevos mercados.

Propuestas CDTI


Programa NEOTEC– Duración del proyecto: de 12 a 24

meses– Presupuesto mínimo financiable:

175.000 €– Subvención máxima: 250.000 €

Las ayudas del Programa Neotec financian la puesta en marcha de nuevos proyectos empresariales que requieran el uso de tecnologías o conocimientos desarrollados a partir de la actividad investigadora, en los que la estrategia de negocio se base en el desarrollo de tecnología.

Propuestas CDTI


Presentaciones de solicitudes• Descripción de la empresa

Actividad Antecedentes de I+D

Organización

La empresa en el mercado

Medios e instalaciones


Presentaciones de solicitudes• Descripción del proyecto

Objetivos Reto tecnológico

Estado de la técnica

Cronograma

Avance tecnológico


Presentaciones de solicitudes• Descripción del presupuesto

Personal Material fungible

Colaboraciones externas

Amortización de activos

Gastos generales (*)

(*) CDTI sí acepta gastos generales pero no todas las convocatorias las aceptan

Nota: Es muy importante describir la necesidad de todas las partidas del presupuesto


Justificación de solicitudes• Justificación técnica

Descripción de los objetivos alcanzados

Descripción de las fases

ejecutadas

Evidencias de ejecución

Descripción y justificación de las desviaciones


Justificación de solicitudes• Justificación económica

Facturas y pagos

Nominas / Modelo 190 /

TC2

Auditar los gastos


Partes de una convocatoria

Objetivos

Conceptos susceptibles de apoyo

Requisitos de la empresa solicitante

Solicitud de la ayuda

Presupuesto elegible

Periodo de realización de los gastos

Justificación

Legislación


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