Documentacion General

8/8/2019 Documentacion General

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Agente Comercial

Documentos


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Tipos de documentos

Los documentos se suelen clasificar en funcin

de:

Por una parte, segn los que se requieran en elpas de origen o de destino

Por otra, segn la funcin que los mismos

cumplan. Se encuentran as:

Documentos comerciales Documentos para el transporte

Documentos administrativos


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Documentos comerciales


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Los ms importantes son los diversos tipos de

factura.


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Factura pro-forma

Es un documento de carcter provisional que emite elvendedor en el que se informa de las condiciones en lasque se realizar la venta.

La factura pro-forma generalmente permite al comprador

iniciar las operaciones tendentes a conseguir ladocumentacin administrativa que pueda requerirse y ainiciar las operaciones de pago.

Fsicamente, la factura pro-forma es idntica a la facturacomercial (mismo soporte papel) con la diferencia de que

se indica esa condicin de pro-forma. En buen nmero de casos, se considera la factura pro-

forma como una proposicin del vendedor. Si el compradorla confirma se convierte en un pedido en firme.


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Factura comercial

Es un documento clave de la operacin comercial.

Se caracteriza porque es prcticamente un resumen de laoperacin.

De acuerdo con el modelo que haya elegido el vendedor, se

especifican en ella aspectos tan importantes como la cantidad, lacalidad, las condiciones de entrega, o la forma de pago convenida,adems de identificar a comprador y vendedor.

En buen nmero de operaciones puede ser considerada el contratode venta. En correspondencia tambin se la considera forma decobro.

En consecuencia, debe ir firmada. Tambin la factura cumple una funcin administrativa por ser

requerida por las aduanas para el despacho de la mercanca.


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Factura consular

En algunos casos la operacin de compraventa

da origen a un documento, que contiene las

informaciones antes citadas y que es emitido

por el consulado del pas del comprador en el

pas del vendedor.

Con ella se quiere generalizar en buena

medida la veracidad de la operacin


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Certificaciones de origen

En buen nmero de casos se suele solicitaruna certificacin, normalmente expedida porlas Cmaras de Comercio, acreditativa del

origen de las mercancas exportadas.

En el comercio internacional, dada laexistencia de diversos regmenes depreferencias arancelarias (esto es, de distintosaranceles segn el origen de las mercancas)resulta necesario demostrar ese origen.


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Lista de contenido

(Packing List)

Es un documento emitido por el exportador

en el que se expresa el contenido de cada unode los bultos que forman la expedicin

comercial.

Se sealan en ella peso, nmero de unidades,

etc.


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Documentos para el transporte


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En el comercio internacional, como se deduce de su definicin, lasmercancas pasan de un pas de origen a un pas de destino quepuede estar situado a miles de kilmetros. Adquieren as una granimportancia todos los aspectos relacionados con las operacioneslogsticas y de transporte. En la prctica, la documentacin

relacionada con el transporte tiene una gran importancia por lassiguientes razones:

a) Son prueba de la recepcin de las mercancas por parte deltransportista (tcnicamente conocido como porteador) quien ha deentregarlas al propietario legtimo.

b) Son la prueba de la existencia de un contrato de transporte. c)

Lgicamente permiten la retirada de las mercancas a quien tenga elttulo que lo autoriza. d) Adems, permite un uso como ttulo decrdito.


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Aunque los trminos que se recogen a

continuacin son distintos pues estn

asociados a los diversos medios de transporte

sustancialmente su contenido relativo a las

caractersticas de la mercanca, identificacin

de los usuarios, etc. es similar.


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As, los documentos bsicos son:

En transporte martimo, el conocimiento de embarque(Bill ofLading)

En transporte terrestre por carretera, la carta de porteCMR

En transporte terrestre por ferrocarril, la carta de porteCIM

En transporte areo, el conocimiento areo (Airway

Bill) En transporte multimodal, el conocimiento de

embarque FIATA (FIATA Bill ofLading)


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Una serie de convenciones recogen losderechos y obligaciones de las partes queintervienen en la operacin. Conviene sealar

la conveniencia de distinguir entredocumentos limpios que indican que lamercanca ha sido recibida por el transportistaen perfecto orden y condicin aparente y

documentos sucios en los que se expresa lostipos de defectos o reservas (roturas,mojaduras, etc.).


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Adems de los documentos bsicos pueden sealarseotros.

En el transporte martimo:

El recibo de a bordo es un recibo provisional que indica que

el cargador ha efectuado el embarque de las mercancas. La lista de embarque que recoge el contenido y nmero

de bultos de la expedicin. En todos:

El aviso de expedicin, documento de informacin aldestinatario.

El certificado de depsito por el que se confiere latitularidad sobre las mercancas almacenadas.


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Unido al transporte de mercancas suele asociarse elseguro de transporte.

Se suele distinguir al respecto:

Plizas individuales, que cubren los riesgos que seespecifican en las mismas que pueda sufrir unamercanca determinada en una expedicin concreta.

Plizas globales, en las que se cubren varias

operaciones durante un cierto perodo de tiempo. Eneste caso, un certificado de seguro se emplea comodemostrativo de la existencia de la pliza para cadaexpedicin concreta.


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Documentos administrativos


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Las formas en que las autoridades

administrativas de los distintos pases actan

sobre el comercio exterior son muy variadas

Podemos agruparlas en intervenciones que se

plasman en documentos aduaneros y no

aduaneros, aunque muchas veces son

solicitados por las aduanas.


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Licencias de importacin y exportacin

Segn pases y mercancas resulta precisa la

obtencin de un documento en el rgano

administrativo correspondiente que permita la

operacin.

En la mayora de los casos, en los Ministerios

de Comercio, pero no siempre ocurre as.


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Certificaciones de sanidad

Exigido por regulaciones sanitarias de la

prctica totalidad de pases para el comerciode diversas mercancas relacionadas no slo

con la salud humana sino tambin con los

efectos del comercio exterior sobre plantas y

animales.


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Certificaciones de calidad

De anlisis, de cumplimiento de normas

tcnicas, etc.

Igualmente, muchos pases exigen paradiversos productos el cumplimiento de

requerimientos en los rdenes indicados que

habr de ser acreditado por los organismos

competentes.


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Otras certificaciones

La existencia de requisitos especiales en

muchos pases para permitir las operaciones

de importacin y exportacin es amplsima.

Como ejemplo, el cumplimiento del Convenio

de Proteccin de las Especies en Peligro de

Extincin o la demostracin de inexistencia de

un producto nacional exigen la obtencin dedocumentos.


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No obstante, debe sealarse que lgicamente estosdocumentos estn relacionados con un nmerorelativamente limitado de operaciones.

La gran mayora de las operaciones de pases de la U.E.son intracomunitarias y una de las caractersticas delmercado interior es la eliminacin de estos requisitosque slo se encuentran en pases que inician sudesarrollo.

Tambin ha de indicarse la existencia en las aduanasdel DUA (documento unificado de audanas) que ha deser presentado para el despacho de las mercancas.


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Otros documentos


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Una serie de operaciones especficas de comercio exterior han dado

tambin origen a la necesidad de documentos especficos. As

encontramos:

Cuadernos ATA.

utilizados para permitir la exhibicin de muestras con valor comercial duranteviajes, ferias o material publicitario.

Permiten la importacin y la exportacin temporal sin pago de derechos aduaneros.

Carns TIR.

permiten el trnsito de mercancas entre un pas de origen y otro de destino por

carretera a travs de los pases intermedios sin ser sometidas a revisiones en las

aduanas de estos ltimos.

Carns TIF.

realizan la misma funcin en el trnsito ferroviario.

En uno y otro caso la mercanca se transporta en medios (camiones o

contenedores) hermticos y con precintos.


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Preguntas frecuentes


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Qu consejo operativo puede darse para las

operaciones que se realizan con terceros

pases en cuanto a la documentacin

requerida?


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Respuesta

Conviene distinguir si se trata de una

operacin sobre la que existen precedentes, o

si no es este el caso es decir si se trata de una

primera operacin, conviene realizar una

consulta previa, bien a los servicios de

informacin de las Oficinas Comerciales de

Espaa, bien a las Cmaras de Comercio.


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Existe un modelo nico de facturas

comerciales y pro-forma?


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No, aunque haya que indicar que la existencia

de programas informticos ha introducido una

cierta tendencia a la uniformidad.

Lo que s ha de resaltarse es que todos los

modelos suelen coincidir en presentar una

serie de conceptos iguales respecto a los

intervinientes en la operacin, lasdescripciones de las mercancas, etc.


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Respuesta

Normalmente cumple tres objetivos distintos.

En primer lugar, uno de orden informativo alcomprador. La aceptacin de una factura de este

tipo supone la formalizacin de la operacin. En segundo lugar, en buen nmero de pases

permite al comprador solicitar los documentosadministrativos que se requieran (licencias, etc.).

Y, por ltimo, permite iniciar las operaciones depago, especialmente en el caso de los crditosdocumentarios.


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Cules son los documentos que deben

asociarse a la entrega de la mercanca al

transportista?


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Respuesta

En general se aconseja hacer entrega al mismo

de todos los documentos requeridos para

poder despachar la mercanca en la aduana

(generalmente, factura, certificaciones,

licencias si se requieren).

En contrapartida, se ha de solicitar como

mnimo un certificado o recibo de entrega dela mercanca.


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Por qu se habla en transporte de

documentos limpios y sucios?


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Respuesta

Para evitar los riesgos y los gastos asociados a

unos daos al transporte, el transportista se

puede cubrir indicando que las mercancas

que recepciona no estn en perfecto estado

(slo si lo estn emitira documentos limpios).

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