TEMA 2: TÉCNICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN

REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO

¿Qué es un archivo?

1. Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando realizan una actividad.2. Lugar físico donde se guardan esos documentos.

3. Archivo informático: Conjunto de datos almacenados de forma digital.

• Hay 3 definiciones:

¿Por qué es necesario tener archivos?• Porque la ley así lo exige (las empresas

deben guardar documentación por el Código de Comercio y los particulares debemos guardar documentos como: contratos de suministro de agua, luz, escritura de la vivienda, partida de nacimiento, declaración de la renta,…)

• Los documentos son los justificantes de haber hecho compras, ventas, contratos,…

¿Para qué sirven los archivos?

Para mantener ordenados los documentos.

Para conservarlos correctamente.

Para localizar rápidamente y con precisión los documentos que nos hagan falta.

Características de un archivo:

• Fácil de utilizar,

• debe actualizarse constantemente, • debe tardarse poco tiempo en encontrar un

documento concreto,• no debe ocupar un espacio excesivo (si el archivo

ocupa un gran espacio su coste será mayor), y

• debe garantizar la seguridad e integridad de la información almacenada.

Tipos de archivo:Según la frecuencia de utilización:• Archivos activos: Se llaman también archivos de gestión. Se

utilizan para documentos recién entregados o para documentos que se consultan frecuentemente.

• Archivos semiactivos: Contienen documentos que estuvieron antes en archivos activos y que ya se han utilizado. Tienen documentos que sirven como comprobantes de operaciones realizadas.

• Archivos inactivos: También se llaman archivos históricos. Contienen documentos que no son útiles en la actividad diaria, pero que deben conservarse permanentemente o hasta que puedan destruirse.

Tipos de archivo:Según el lugar de emplazamiento:

• Centralizados: Los documentos se encuentran en un único lugar y los departamentos deben dirigirse a ese lugar para consultarlos.

• Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad.

Archivo informático:Los archivos informáticos tienen las siguientes ventajas :

1. Mayor capacidad de almacenamiento2. Ahorran papel

4. Permite acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que movernos desde el lugar de trabajo.

5. La información se puede mantener de forma rápida y sencilla.

3. Contribuyen a la mejora del medio ambiente.

Sistemas de clasificación (ordenación):

1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.

2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.

4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.

FIN