Automatización de Documentos

El proceso de automatizar documentos requiere de varios conceptos básicos en el manejo de las herramientas de automatización.

En primer lugar debemos conocer los siguientes términos: Base de datos, tabla, registros, campos y campos combinados entre otros.

Para efectuar el proceso de automatización utilizaremos la herramienta que Microsoft Word nos ofrece.

Continuando con los términos adecuados para la manipulación de estos tipos de documentos, definiremos lo siguiente:

INTRODUCCIÓN A LA AUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Base de Datos

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado.

Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de datos almacenados crece.

Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red.

La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo.

En la mayoría de las bases de datos la información se almacena en TABLAS, que ordenan los datos en filas y columnas. Las filas se denominan REGISTROS y las columnas se llaman CAMPOS.

En las tablas grandes los registros pueden contener muchos campos. Depende de la cantidad de detalles que queramos almacenar acerca de un tema. El conjunto de datos de cada persona distinta en esa tabla, o sea, cada fila, se denomina

REGISTRO. Las tablas pueden contener desde los pocos registros de nuestra agenda de teléfonos personal, hasta las decenas de millones de registros que gestionan las bases de datos de los bancos, compañías telefónicas, Hacienda, etc.

Las hojas de cálculo como MS Excel funcionan estupendamente como modestas bases de datos de una sola tabla. ¡Incluso una tabla escrita en MS Word u otro procesador de textos puede considerarse como una primitiva base de datos! En última instancia, siempre es preferible tener los datos sistemáticamente organizados de algún modo que carecer de organización alguna. A la información almacenada en una base de datos se le llama información estructurada, ya que los datos se amoldan a una estructura preexistente.

La automatización de documento agiliza los procesos administrativos que se realizaban manualmente con anterioridad en las oficinas u otros departamentos. La aparición de las redes computacionales ha proporcionado una distribución generalizada de las comunicaciones y con ello la transmisión de datos desde internet. Este proceso automatizado ha permitido agilizar el intercambio de la información en tiempo real. Una de las ventajas de la automatización es proveer en forma inmediata de la información y responder en forma rápida una respuesta.

Como propósito final la automatización de documentos pretende incorporar el potencial del software en las actividades de la empresa u organización

PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Hoy en día el uso automático de la comunicación y la información nos hace indiscutiblemente conocer ciertas herramientas de automatización que nos permitirá reducir el tiempo en ciertos procesos tediosos que pueden aún realizarse manualmente.

COMBINAR CORRESPONDENCIA EN DOCUMENTOS WORD 2007

Imagínate que en tu lugar de trabajo tengas que administrar o dirigir un grupo de personas a tu cargo, en que cada uno de ellos tiene ciertas tareas que cumplir durante su jornada de trabajo y eres tu quien deberá administrar esas funciones. Solo piensa que es un grupo de 20 personas. Tal vez no sea mucho dices tu, pero cuando comienzas a elaborar los boletines, las ordenes de trabajo día a día, no será muy entretenido repetir lo mismo día a día.

Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes registros de información; a la hora de escribir esos encabezamientos, documentos u orden de trabajo tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón. A este proceso Word le llama Combinación de correspondencia.

Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de administrar un grupo de trabajadores (en el ejemplo trabajaremos con solo 3 personas, (claro está que podemos realizar lo mismo para un grupo de 200 personas o más), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:

EJEMPLO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

1. Crear el cuerpo de la carta 2. Crear por una sola vez los datos de esas

personas que guardarás en una base de datos.

3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos

4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.

CREAR EL CUERPO DE LA CARTA Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos

que ir a:

Como ves, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después:

Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:

Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra:

CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS

Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que seleccionar en dicha opción:

Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...:

Estos son todos los campos que vienen por defecto. Pero a mí por ejemplo no me interesan algunos como los teléfonos, la dirección de correo electrónico y otros, así que veremos en la próxima lección como continuamos nuestro ejemplo .

Mensaje que aceptamos y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que sí desaparece para nuestra lista personal). Seguimos quitando los campos sobrantes.

Otra cosa que nos puede interesar hacer, es cambiar el nombre de algún campo. Mira el ejemplo en la imagen de abajo:

Al seleccionar sobre el campo y luego sobre el botón Cambiar nombre..., nos aparecerá una nueva ventana como esta:

Ahí realizamos el cambio oportuno y presionamos un clic sobre el botón Aceptar para que lo tome. Igualmente, podremos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto, tan solo tendremos que: Se trata de cliquear sobre ese campo y luego sobre el botón Subir. Tras realizar todos los cambios que sean necesarios a través de las operaciones explicadas, no queda más que hacer clic sobre el botón Aceptar, de forma que todos los cambios quedan guardados, a nuestro gusto. Ya podremos comenzar a introducir contenido en los campos para completar nuestra lista.

Ahora procederemos al ingreso de datos a la tabla.

Una vez que habíamos cliqueado sobre el botón Aceptar, pasaremos a la ventana siguiente:

CREAMOS LA BASE DE DATOS CON DIRECCIONES PARA USAR EN LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Observa la imagen de abajo y verás cómo hemos ido campo por campo introduciendo datos en cada uno de ellos; de esta forma tenemos la primera fila completa con los datos imaginarios de un tal Juan Pérez. Es de suponer que necesitemos introducir los datos de muchas más personas, así que para introducir una nueva fila con campos que nos permitan poder cargar los datos de otra segunda imaginaria persona, presionamos en el botón Nueva entrada. De esta forma seguimos hasta tenerlos todos (en mi caso introduzco solo tres para el ejemplo):

En el momento en que haya terminado y no necesite introducir más datos, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Tendremos que grabar ahora esos datos:

Aparece la típica ventana de grabación de archivos en ambiente Windows. Seleccionamos la unidad de almacenamiento y luego le damos el nombre del archivo y hacemos clic en el botón aceptar. De esta forma se acaba de guardar la base de datos con la información ingresada anteriormente. Cabe señalar que esta base de datos esta relacionada directamente con la carta de invitación que estamos realizando, en otras palabras, si se abre el documento de la invitación en una sesión nueva, automáticamente se conectara con la base de datos que acabamos de guardar. Por eso es recomendable guardar en el mismo directorio la carta principal y la base de datos, así, no se pierde la conexión. Fíjate que el archivo se guardará con la extensión ".mdb".

Recuerda que tenemos la lista guardada, y habíamos preparado el cuerpo de nuestra carta:

APRENDAMOS A MANEJAR LA LISTA DE DATOS CREADA

Ahora, nos colocamos con el cursor justo a continuación de Apreciado/a: cómo ves en la imagen de abajo:

Y estando en la Ficha Correspondencia hacemos clic en la opción Insertar campo combinado; aparecerán los campos que habíamos dejado en nuestra lista ¿recuerdas?. Ahora cliqueamos sobre "Nombre" de forma que quedará añadido a nuestra carta: Como puedes apreciar, cada vez que seleccionamos un campo de combinación, éste queda automáticamente insertado en la posición en donde se encuentra el cursor.

Esto significa que los códigos se van insertando en el documento de acuerdo a la información que yo quiero colocar en la carta en esa posición. Por ejemplo, NO podría colocar el campo «ciudad» después de Apreciado/a, dado que allí se insertaría posteriormente la información de la ciudad en el documento, cosa que no tienen nada que ver con la cita Apreciado/a.

Dejamos un espacio en blanco después de <<Nombre>> en nuestra carta, y cliqueamos sobre "Apellidos". Ahora, queremos colocar además un encabezamiento con todos los datos de la persona, así que nos colocamos por encima de "Apreciado/a:". e insertamos el resto de códigos que a nuestro parecer debiera ir allí.

ya hemos seleccionado varios campos combinados y los hemos distribuido por el documento. Se aconseja que los campos de combinación sean distribuidos dentro del cuerpo del documento según el modelo de carta que se esta realizando, no se recomienda dejar todo junto en un solo lugar ya que el documento no tendría un formato profesional.

Después de todo lo explicado hasta ahora, nuestra carta debe estar así en este momento:

COMBINAMOS DATOS CON LA CARTA

En la imagen de arriba habrás observado que ahora tendremos que cliquear sobre Vista previa de resultados (Ficha Correspondencia), de modo que automáticamente Word 2007 realiza silenciosamente el trabajo y nos ofrece los resultados:

Al realizar un clic en vista previa Word automáticamente combina el primer registro de la base de datos remplazando los valores dentro de los códigos que hemos insertado en el documento. Recuerde que el primer grupo de datos corresponde en la tabla a Juan Pérez y los datos asociados a él. Perfecto!!, ahora tendremos ya nuestras 3 cartas listas en una sola operación (podrían haber sido 50, ó 100). Además con la gran ventaja de que esa lista de personas la tendremos disponible para usar en el futuro cuantas veces quieras (lógicamente habremos realizado el trabajo de introducir los datos de todas las personas según vimos en los pasos anteriores, pero a partir de ahora, cada vez que necesites crear cartas, usa esta herramienta de Word.

Para completar el trabajo (ya que solo estamos viendo una vista previa dentro del mismo documento) e imprimir las cartas en forma individuales, procedemos a finalizar la combinación de correspondencia. Para ello debemos seleccionar el botón que dice finalizar y combinar y elegir la opción editar documentos individuales. Luego aparece una ventana en donde seleccionamos la opción TODOS para generar en forma individual cada carta.

Las ventanas anteriores muestran el proceso para dar por finalizada la automatización de documentos vía Word. NOTA: las cartas se generan individualmente separadas por página en un documento nuevo. Se procede a guardar dicho documento para posteriormente ser impreso.

1. Defina el concepto de una base de datos. 2. Comente la diferencia entre un campo y un registro. 3. Indique la finalidad de automatizar documentos. 4. ¿Cómo se compone una tabla de datos? 5. ¿Qué es un origen de datos? 6. ¿Cuál es la herramienta que se utiliza en Word para

automatizar documentos? 7. Indique los pasos para realizar una automatización

de documentos usando Word. 8. Nombre la ficha y la opción que nos permite iniciar

una combinación de correspondencia.

Cuestionario a desarrollar

9. ¿Qué representa una lista de datos? 10. ¿Cuál es el tipo de archivo que se genera al

guardar la lista de datos en Word? 11. ¿Qué son los campos combinados o códigos de

combinación? 12. ¿Cómo se representan los campos combinados en

un documento?. Escriba un ejemplo. 13. Comente que es una carta maestra o carta

principal. 14. Con que otra aplicación podemos generar una lista

de datos para automatizar doctos. 15. Dibuje esquemáticamente una tabla de datos.