EMC Documentum ContentServicesforSharePoint...EMC® Documentum® ContentServicesforSharePoint...

EMC® Documentum®

Content Services for SharePointVersión 5.3 SP5

Guía del usuarioN/P 300-005-750-A01

EMC CorporationSede corporativa:

Hopkinton, MA 01748910315084351000

www.EMC.com

Copyright 2007 EMC Corporation. Reservados todos los derechos.

Publicado en septiembre de 2007

EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible decambiar sin previo aviso.

LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECEGARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCEGARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO.

El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licenciade software.

Para obtener la lista más reciente de nombres de productos de EMC, consulte las marcas registradas de EMC Corporationen EMC.com.

Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

Tabla de contenido

Prefacio .......................................................................................................................... 7

Capítulo 1 Configuración de componentes Web ........................................................ 9Adición de componentes Web ..................................................................... 9

Adición de componentes Web − cuadro de diálogo de páginaWeb ...................................................................................................... 10

Configuración de componentes Web............................................................ 11Panel Herramientas de componentes Web ................................................ 11Configuración de características avanzadas .............................................. 14

Configuración de componentes Web conectables .......................................... 15Componentes Web del consumidor.......................................................... 16Componente Web del proveedor ............................................................. 17

Capítulo 2 Características comunes ......................................................................... 19Menú superior............................................................................................ 19Menú desplegable Archivo.......................................................................... 20

Características básicas............................................................................. 20Características avanzadas........................................................................ 21

Aplicación XML ......................................................................................... 21

Capítulo 3 Favoritos de Documentum ...................................................................... 23

Capítulo 4 Archivos de Documentum ....................................................................... 25

Capítulo 5 Carpetas de Documentum ....................................................................... 27Componente Web conectable....................................................................... 28

Capítulo 6 Bandeja de entrada de Documentum ....................................................... 29Flujos de trabajo ......................................................................................... 29Tareas ........................................................................................................ 30

Capítulo 7 Búsqueda de Documentum ...................................................................... 33Componente Web conectable....................................................................... 34

Capítulo 8 Suscripciones de Documentum ............................................................... 37

Capítulo 9 Flujos de trabajo de Documentum ............................................................ 39

Apéndice A Apéndice: Características básicas ............................................................ 41Enviar a ..................................................................................................... 41Ver elemento .............................................................................................. 42Editar elemento .......................................................................................... 42Ver/Editar propiedades ............................................................................... 43

Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5 3

Tabla de contenido

Todas las versiones ..................................................................................... 43Ver copias .................................................................................................. 44Retirar/Registrar ........................................................................................ 45

Página Registrar ..................................................................................... 46Cancelar retiradas....................................................................................... 47Eliminar documento ................................................................................... 48Cargar documentos .................................................................................... 48Nueva carpeta ............................................................................................ 48

Apéndice B Apéndice: Características avanzadas ....................................................... 51Ciclo de vida ............................................................................................. 51Convertir en documento virtual .................................................................. 52Crear copia ................................................................................................ 53Flujo de trabajo........................................................................................... 53

Flujo rápido ........................................................................................... 54Iniciar flujo de trabajo ............................................................................. 54

Suscribir/Anular suscripción ....................................................................... 54

Apéndice C Apéndice: Edición perfecta ...................................................................... 57.NET framework 1.1, 2.0, 3.0 ........................................................................ 57

Windows Vista ....................................................................................... 64

4 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Opción Editar página...................................................................................... 10Figura 2. Adición de una barra de componentes Web...................................................... 10Figura 3. Cuadro de diálogo Página Web........................................................................ 11Figura 4. Enlace Abrir panel Herramientas..................................................................... 11Figura 5. Panel Herramientas de componentes Web ........................................................ 12Figura 6. Características avanzadas del panel Herramientas ............................................ 14Figura 7. Opción Editar página...................................................................................... 16Figura 8. Seleccione el componente Web del proveedor................................................... 16Figura 9. Menú superior................................................................................................ 19Figura 10. Características básicas..................................................................................... 20Figura 11. Características avanzadas................................................................................ 21Figura 12. Campo Aplicación XML.................................................................................. 22Figura 13. Menú Acciones............................................................................................... 23Figura 14. Componente Web Favoritos de Documentum................................................... 24Figura 15. Componente Web Archivos de Documentum ................................................... 26Figura 16. Componente Web Carpetas de Documentum ................................................... 27Figura 17. Conectar al componente Web del proveedor..................................................... 28Figura 18. Componente Web Bandeja de entrada de Documentum .................................... 29Figura 19. Crear nuevo flujo de trabajo ............................................................................ 29Figura 20. Plantillas de flujo de trabajo ............................................................................ 30Figura 21. Opción Tareas ................................................................................................ 30Figura 22. Componente Web Búsqueda de Documentum.................................................. 33Figura 23. Conectar al componente Web del proveedor..................................................... 34Figura 24. Opción Ocultar búsqueda ............................................................................... 35Figura 25. Componente Web Suscripciones de Documentum ........................................... 38Figura 26. Componente Web Flujos de trabajo de Documentum ........................................ 39Figura 27. Opción Enviar a.............................................................................................. 42Figura 28. Opción Editar elemento .................................................................................. 42Figura 29. Opción Ver propiedades ................................................................................. 43Figura 30. Opción Todas las versiones ............................................................................. 43Figura 31. Página Ver todas las versiones ......................................................................... 44Figura 32. Opción Ver copias........................................................................................... 44Figura 33. Página Ver copias ........................................................................................... 45Figura 34. Opción Retirar................................................................................................ 45Figura 35. Opción Registrar ............................................................................................ 46Figura 36. Página Registrar ............................................................................................. 47Figura 37. Opción Cancelar retiradas ............................................................................... 47


Tabla de contenido

Figura 38. Opción Eliminar ............................................................................................. 48Figura 39. Menú Cargar.................................................................................................. 48Figura 40. Opción Nueva carpeta .................................................................................... 48Figura 41. Opción Ciclo de vida ...................................................................................... 51Figura 42. Opción Convertir en documento virtual ........................................................... 52Figura 43. Opción Convertir en documento simple ........................................................... 52Figura 44. Opción Crear copia......................................................................................... 53Figura 45. Opción Flujo de trabajo ................................................................................... 53Figura 46. Opción Suscribir............................................................................................. 54Figura 47. Opción Anular suscripción ............................................................................. 55Figura 48. Herramientas de .NET framework configuration .............................................. 58Figura 49. Enlace Configurar política de Seguridad de acceso a código .............................. 59Figura 50. Opción Realizar cambios en este equipo........................................................... 60Figura 51. Ubicación del DLL del lado cliente................................................................... 61Figura 52. Opción Este agregado ..................................................................................... 62Figura 53. Control deslizante Full Trust ........................................................................... 63Figura 54. Compruebe la configuración ........................................................................... 64Figura 55. Configuración de seguridad de Internet ........................................................... 65Figura 56. Sitios de confianza .......................................................................................... 65Figura 57. Agregue la dirección URL ............................................................................... 66Figura 58. Botón Nivel personalizado .............................................................................. 67Figura 59. Habilite Tener acceso a origen de datos entre dominios ..................................... 68Figura 60. Deshabilite el modo protegido......................................................................... 69


Prefacio

Bienvenido a Documentum Content Services for SharePoint. Documentum Content Services forSharePoint son componentes Web modificables que se incluyen en un sitio de SharePoint y conectana la perfección con Documentum. Con Documentum Content Services for SharePoint, todos susdocumentos, tareas y flujos de trabajo se organizan y se pueden acceder de forma que no tenga queperder su valioso tiempo clasificando y realizando búsquedas.

Acerca de esta guíaEste documento está destinado principalmente a los usuarios finales que trabajan conDocumentum Content Services for SharePoint. Las instrucciones para la configuraciónde los componentes Web iniciales están organizadas por área en la página de SharePoint.Las características y funciones exclusivas para componentes Web específicos se perfilansegún el componente Web.

La guía comienza describiendo cómo se agrega un componente Web a un sitio deSharePoint y supone que la instalación de Documentum Content Services for SharePointtiene habilitados todos los componentes Web disponibles. Si no ve un componenteWeb específico disponible en el menú, notifíquelo a su administrador del sistema. Acontinuación, se detallan las características comunes que puede personalizar a medidaque trabaja con archivos y bibliotecas de documentos específicos. Este documentotambién resume los componentes Web individuales incluidos en Documentum ContentServices for SharePoint, y finalmente describe el conjunto de características básicas yavanzadas en el nivel de elementos.

Historial de revisiónSe han realizado los siguientes cambios en este documento.

Fecha de revisión Descripción

Septiembre de 2007 Publicación inicial


Prefacio

Información generalDocumentum Content Services for SharePoint permite que los usuarios puedan ver,editar y organizar documentos, tareas y flujos de trabajo intuitiva y eficientemente.En Documentum Content Services for SharePoint, puede realizar acciones básicas yavanzadas. Hay siete componentes Web:

• Favoritos de Documentum• Archivos de Documentum• Carpetas de Documentum• Bandeja de entrada de Documentum• Búsqueda de Documentum• Suscripciones de Documentum• Flujos de trabajo de Documentum

Componentes Web conectablesCon esta versión de Documentum Content Services for SharePoint, los componentesWeb Búsqueda de Documentum y Carpetas de Documentum se pueden conectar a uncomponente Web del proveedor.

Estos componentes Web conectables actúan como componentes Web del consumidor,al obtener información de un componente Web del proveedor y mostrar informaciónrelacionada. Los componentes Web conectables funcionarán normalmente si no estánconectados a un componente Web del proveedor. Para obtener más información,consulte la sección Configuración de componentes Web conectables más adelante eneste documento.

Componentes Web del proveedor

Los componentesWeb del proveedor pueden ser cualquier componenteWeb configuradopara conectarse a un componente Web del consumidor. La información pasada a uncomponente Web del consumidor puede ser de cualquier tipo, introducida por el usuarioo por el administrador del sistema. Cada componente Web del proveedor es diferente yla forma en que la información se introduce depende de la configuración particular.


Capítulo 1Configuración de componentes Web

Al agregar Documentum Content Services for SharePoint a un sitio de SharePoint, está actuandocomo administrador de ese sitio. En otras palabras, es el usuario quien determina algunas de lasfuncionalidades que se ejecutan en segundo plano para que los componentes Web funcionencorrectamente y, como resultado, es preciso introducir cierta información adicional para que laconfiguración de cada componente sea correcta.

• Opción de inicio de sesión sencillo• Servicio Web sobre SSL• Nombre de servidor y puerto• Repositorio de Documentum• Doctype predeterminadoConsulte a su administrador del sistema si necesita información al respecto.

Adición de componentes WebUna vez que haya accedido inicialmente al sitio de SharePoint al que agregarácomponentes Web de Documentum Content Services for SharePoint, haga clic en la fichade Acciones del sitio que se encuentra a la derecha y seleccione Editar página.

Esto actualizará la página y mostrará las distintas zonas en la página. Haga clic en elenlace Agregar un componente Web en una zona específica para acceder a la lista decomponentes Web disponibles.


Configuración de componentes Web

Figura 1. Opción Editar página

Figura 2. Adición de una barra de componentes Web

Adición de componentes Web − cuadro de diálogo depágina Web

Al hacer clic en Agregar componente Web, aparecerá el cuadro de diálogo de la páginaWeb Adición de componentes Web. Seleccione el cuadro situado junto a los componentesWeb que desea agregar al sitio. Cuando haya seleccionado los componentes Web para elsitio, haga clic en Aceptar.



Figura 3. Cuadro de diálogo Página Web

Configuración de componentes WebCuando se agregan componentes Web a una página, es necesario aplicar parámetrosde configuración adicionales a cada componente. Haga clic en el enlace Abrir panelHerramientas para ir al panel Herramientas.

Figura 4. Enlace Abrir panel Herramientas

Panel Herramientas de componentes Web

En el panel Herramientas, habrá que introducir cierta información de configuraciónadicional para que los componentes Web funcionen correctamente.



Figura 5. Panel Herramientas de componentes Web

1. En función de la instalación de Documentum Content Services for SharePoint,agregue la información siguiente• Opción de inicio de sesión sencillo• Servicio Web sobre SSL• Servidor y puerto de servicio Web• Tiempo de inactividad de servicio Web• Repositorio de Documentum• DocType predeterminado (la configuración predeterminada es dm_document)Para obtener la información correspondiente a su instalación, consulte a suadministrador del sistema.

2. Una vez que haya agregado el servidor de servicio Web y el número de puerto alcampo, haga clic en el botón Actualizar y el campo de repositorio de Documentumse rellenará automáticamente con los repositorios disponibles.



Cuando haya rellenado todo estos campos, podrá hacer clic en el botón Aplicar yluego en el botón Aceptar de la parte inferior de la pantalla para empezar a utilizarel componente Web. También puede personalizar aún más el componente Webdesplazándose hacia abajo y agregando características avanzadas.



Configuración de características avanzadas

Figura 6. Características avanzadas del panel Herramientas



Hay configuraciones adicionales opcionales disponibles para cada componente Web quele permite personalizar y refinar aún más el componente Web específico.

Complete la personalización del componente Web según sus especificaciones. Seleccionelos cuadros de las características que desea habilitar en el componente Web.

• Mostrar elementos de menú inactivos: muestra todos los elementos de menúindependientemente de la seguridad

• Habilitar modo de sólo lectura: fuerza este componente Web a ser de sólo lectura• Habilitar edición perfecta: retira automáticamente y abre un documento en la

aplicación de edición para ese tipo de archivo particular. Por ejemplo, MicrosoftWord para documentos de Word o bloc de notas para documentos de textosin formato. Esta opción está disponible si la ha configurado el usuario o eladministrador del sistema. Para obtener más información, consulte el ApéndiceC: Edición perfecta

• Habilitar introducción de metadatos completos: permite que todos los metadatosestén disponibles durante una carga de documento

• Características avanzadas: al seleccionar las características avanzadas, las habilita enel componente Web Para obtener más información consulte la sección Característicasavanzadas

• Columnas de metadatos de contenido: son columnas configurables utilizadas cuandose ven archivos en el componente Web

• Elementos que se van a mostrar por página: el contenido de un componente Webpuede aparecer en varias páginas o en una sola página al ajustar el número

• Elemento específico del componente Web: esta opción adicional variará en funcióndel componente Web que se va a configurar

Por ejemplo, si va a configurar el componente Web Bandeja de entrada de Documentum,seleccione Mostrar elementos de la bandeja de entrada. Si va a configurar Favoritos deDocumentum, Suscripciones de Documentum y Búsqueda de Documentum, tendrá queseleccionar Mostrar xxx registros para reducir la posibilidad de que se pueda producirun tiempo de inactividad en el caso de que la solicitud presente un elevado número dedocumentos.

Configuración de componentes Web conectablesUna vez que los componentes Web del consumidor y del proveedor se han agregadocorrectamente a su página Web, la conexión debe configurarse para que el componenteWeb del consumidor obtenga la información del proveedor. En función de laconfiguración, puede que tenga que configurar los componentes Web manualmente.



Componentes Web del consumidor

Puede configurar dos de los Documentum Content Services, Carpetas de Documentum yBúsqueda de Documentum, para que sean componentes Web del consumidor ajustandomanualmente las conexiones al componente Web.

1. Haga clic en el menú Acciones del sitio en la esquina derecha del sitio de SharePointy seleccione Editar página.

Figura 7. Opción Editar página

2. En el componente Web del consumidor, haga clic en el menú Editar de la derecha yseleccione Conexiones> Consume ruta de destino desde.

3. Seleccione el componente Web del proveedor en la lista.

Figura 8. Seleccione el componente Web del proveedor



Componente Web del proveedor

El componente Web del proveedor puede ser cualquier componente Web configuradopara proporcionar datos a los componentes Web del consumidor. La forma en que semuestra, se representa y proporciona información al componente Web del consumidordepende completamente de la implementación específica. Consulte al administrador delsistema si tiene cualquier pregunta acerca del componente Web del proveedor.


Capítulo 2Características comunes

Las funciones que permiten administrar archivos en SharePoint y en Documentum son comunes atodas las páginas de componentes Web y a los componentes Web individuales. Estas funciones sepresentan a través de las opciones superiores del menú y las opciones de menú de nivel de elementos.

Menú superiorEl menú superior común a todos los componentes Web se hereda de DocumentumContent Services for SharePoint. En ocasiones, algunas de las opciones del menú estarándeshabilitadas porque la funcionalidad de la opción no es aplicable a la sección delcomponente Web. Las acciones incluidas en el menú superior están determinadaspor el componente Web particular que se está utilizando. Consulte las secciones quedetallan los componentes Web específicos más adelante en este documento. Algunasde las funciones comunes son:

• Cuando la opción Nuevo del menú está disponible, tendrá la opción de crear unanueva carpeta en el componente Web (si se encuentra en un archivador y tiene lospermisos correspondientes)

• Cuando la opción Cargar del menú está disponible, podrá cargar nuevos documentosen el componente Web (si se encuentra en un archivador o carpeta y tiene lospermisos correspondientes)

• El menú Acciones aloja generalmente la opción Subir, lo que le permite desplazarse auna carpeta o archivador por encima de la vista actual

• Al hacer clic en el botón Actualizar se volverá a cargar el componente Web

Figura 9. Menú superior


Características comunes

Menú desplegable ArchivoEn Documentum Content Services for SharePoint, puede realizar acciones básicas yavanzadas.

Características básicas

Figura 10. Características básicas

Los archivos se pueden ver haciendo clic en el nombre de archivo específico y a lascaracterísticas básicas se accede cuando se hace clic en la flecha que está a la derechadel nombre de archivo. Las características básicas disponibles en el menú desplegableson los controles para ese archivo particular únicamente.

• Enviar a• Ver propiedades• Editar propiedades• Todas las versiones• Ver copias• Editar en aplicación (disponible en función de la configuración del panel

Herramientas)• Registrar/Retirar• Cancelar retiradas• EliminarEs posible que algunas de estas características no estén disponibles debido a los diversosescenarios de tipo de archivo, ubicación, versión y aplicabilidad. Para obtener másinformación sobre las características básicas, consulte el Apéndice A: Característicasbásicas.



Características avanzadas

Figura 11. Características avanzadas

El menú de archivo Características avanzadas está disponible al acceder al menúCaracterísticas básicas y seleccionar la opción Características avanzadas. Las opcionesdisponibles en el menú de archivo quedan determinadas cuando se configura cadacomponente Web. Consulte la información sobre la configuración de característicasavanzadas en este documento.

Las siguientes características avanzadas pueden estar disponibles para cada componenteWeb. Las opciones adicionales a la característica avanzada aparecerán junto a cadacaracterística.

• Ciclo de vida• Convertir en documento virtual• Crear copia• Flujos de trabajo• Suscribir/Anular suscripciónPara obtener más información sobre las características avanzadas, consulte el ApéndiceB: Características avanzadas.

Aplicación XMLCuando carga un documento XML, verá un campo adicional que permite declarar queuna aplicación XML se inicie cuando se cree, registre, retire o modifique un documento.Esta aplicación XML depende de la forma en que se haya configurado el sistema y delos requisitos concretos de su compañía. Si tiene preguntas acerca de documentos oaplicaciones XML, consulte a su administrador del sistema.

La carga de un documento XML se realiza de la misma forma que la carga de cualquierotro documento, sólo que en el momento en que se carga el documento XML, se muestra



un campo adicional con una lista de aplicaciones XML. Seleccione la aplicación, y lacarga comienza como para cualquier otro documento.

Figura 12. Campo Aplicación XML


Capítulo 3Favoritos de Documentum

Figura 13. Menú Acciones

El componente Favoritos de Documentum le permite seleccionar elementos específicos deDocumentum para que aparezcan en un solo componente Web. Por ejemplo, los usuarios puedenoptar por seleccionar elementos a los que acceden con frecuencia o documentos guardados enubicaciones difíciles de recordar.

El componente Web Favoritos de Documentum funciona por sitio/por usuario. Si agrega doscomponentes Web Favoritos de Documentum a un sitio, verá la misma lista de elementos en elcomponente Web. Si dos usuarios diferentes agregan el componente Web Favoritos de Documentumal mismo sitio, verán dos conjuntos de elementos diferentes.

Las opciones específicas del menú superior del componente Web Favoritos de Documentum son:

• Agregar: agregará un documento al componente Web Mis favoritos• Eliminar: eliminará un documento del componente Web Mis favoritosPara ver un archivo de Favoritos de Documentum, haga clic en el nombre de archivo.


Favoritos de Documentum

Figura 14. Componente Web Favoritos de Documentum


Capítulo 4Archivos de Documentum

El componente Web Archivos de Documentum le permite ver todos los documentos que le perteneceno que tiene asignados.

Haga clic en el nombre de documento para ver el documento o haga clic en la flecha que hay a laderecha del documento para acceder a las características básicas y avanzadas.


Archivos de Documentum

Figura 15. Componente Web Archivos de Documentum


Capítulo 5Carpetas de Documentum

El componente Web Carpetas de Documentum permite a los usuarios desplazarse por losarchivadores y carpetas incluidas en un repositorio de Documentum.

Para empezar a desplazarse por los archivadores de Documentum, haga clic en el nombre delarchivador apropiado que aparece en Carpetas de Documentum.

Figura 16. Componente Web Carpetas de Documentum


Carpetas de Documentum

Componente Web conectableCarpetas de Documentum es también un componente Web conectable que muestrainformación con respecto a una ubicación específica del archivador de Documentumpasada desde un componente Web del proveedor.

Debido a que la ubicación recuperada del proveedor es la nueva ubicación de inicio,no es posible subir en la estructura del directorio en Carpetas de Documentum másallá de la ubicación pasada por el componente Web del proveedor. Por ejemplo, si laubicación \Administrator\folder1 se pasó como el nuevo directorio de inicio, no podríadesplazarse hasta la ubicación \Administrator.

Para conectar a un componente Web del proveedor, asegúrese de que se encuentra en elmodo de edición y hace clic en el menú editar a la derecha del componente Web Carpetasde Documentum y selecciona Conexiones> Consume ruta de destino desde. Seleccione elcomponente Web del proveedor en el menú que aparece.

Figura 17. Conectar al componente Web del proveedor


Capítulo 6Bandeja de entrada de Documentum

Figura 18. Componente Web Bandeja de entrada de Documentum

El componente Web Bandeja de entrada de Documentum amplía la interfaz de flujo de trabajo deDocumentum para SharePoint. Los Flujos de trabajo de Documentum consisten en una plantilla deflujo de trabajo, un conjunto de definiciones de actividad y un conjunto de los flujos que conectanlas actividades.

Flujos de trabajoFigura 19. Crear nuevo flujo de trabajo

Para iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la opción Nuevo del menú superior yseleccione Nuevo flujo de trabajo. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista.


Bandeja de entrada de Documentum

Figura 20. Plantillas de flujo de trabajo

Para volver a la bandeja de entrada, haga clic en el menú Acciones y seleccione Verbandeja de entrada.

TareasFigura 21. Opción Tareas

Para gestionar las Tareas de Documentum:1. Haga clic en la tarea del componente Web Bandeja de entrada de Documentum.

2. En el panel de revisión de tareas, tenga en cuenta los componentes de la tarea y hagaclic en el elemento Acciones del menú superior.• Si acepta la tarea, seleccione Aceptar• Para regresar a la bandeja de entrada, seleccione Ver bandeja de entrada



• Si ha terminado la tarea, seleccione Terminar


Capítulo 7Búsqueda de Documentum

El componente Web Búsqueda de Documentum proporciona una función de búsqueda sencilla paralos clientes que han instalado Windows SharePoint Services pero no SharePoint Portal Search. Parabuscar documentos en Documentum que contengan alguna palabra clave o combinación de palabrasclave, introduzca el texto de búsqueda y haga clic en el botón de búsqueda. Los usuarios puedenseleccionar los documentos o carpetas en los que se va a realizar la búsqueda. Asimismo,

• el texto de la búsqueda especificado entre comillas dobles se considera como un único término• % se puede utilizar dentro del término de búsqueda para especificar una búsqueda con comodín• Cualquier texto de menos de tres caracteres se omitiráEn el menú superior del componente Web Búsqueda de Documentum, las opciones de nueva carpeta,cargar documento y subir están deshabilitadas excepto cuando se realizan búsquedas en carpetas.

Figura 22. Componente Web Búsqueda de Documentum


Búsqueda de Documentum

Componente Web conectableEl componente Web Búsqueda de Documentum puede ser también un componente Webdel consumidor si se ha configurado para mostrar la información de un proveedor.Cuando se configura adecuadamente, Búsqueda de Documentum mostrará resultadosde búsqueda cuando se introducen criterios en un componente Web del proveedor.

Puede introducir cualquier cadena de búsqueda en el componente Web del proveedor.Sin embargo, si está buscando carpetas y no documentos, deberá agregar dm_folder#antes del texto de búsqueda. Por ejemplo, dm_folder#test buscará todas las carpetas contest en el nombre y no mostrará ningún documento. De forma predeterminada, losdocumentos se mostrarán en cualquier búsqueda sin ningún requisito.

Para conectar a un componente Web del proveedor, asegúrese de que se encuentra enel modo de edición y hace clic en el menú editar a la derecha del componente WebBúsqueda de Documentum y selecciona Conexiones> Consume ruta de destino desde.Seleccione el componente Web del proveedor en el menú que aparece.

Figura 23. Conectar al componente Web del proveedor

Es posible ocultar la interfaz de la búsqueda cuando se usa Búsqueda de Documentumcomo un componente Web del consumidor de forma que sólo mostrará resultados debúsqueda introducidos de otro componente Web de búsqueda, pero no el cuadro detexto de búsqueda ni ninguno desplegable.

1. Agregue Búsqueda de Documentum a su sitio.

2. Abra el panel Herramientas y seleccione la opción Ocultar búsqueda en la secciónCaracterísticas avanzadas.



Figura 24. Opción Ocultar búsqueda

3. Continúe configurando el componente Web normalmente.


Capítulo 8Suscripciones de Documentum

El componente Web Suscripciones de Documentum le proporciona una vista de sus suscripcionesde Documentum. También puede suscribir o anular la suscripción a documentos específicos quedesee supervisar.

El menú superior para el componente Web Suscripciones de Documentum tiene dos opcionesadicionales en el menú Acciones.

• Suscribir: agrega una nueva suscripción al componente Web Suscripciones de Documentum


Suscripciones de Documentum

• Anular suscripción: elimina una suscripción del componente Web Suscripciones de Documentum

Figura 25. Componente Web Suscripciones de Documentum


Capítulo 9Flujos de trabajo de Documentum

Este componente Web presenta una lista de todos sus flujos de trabajo. Este componente Web esdistinto al resto; sus funciones sólo están relacionadas con la asignación de estados a los flujos detrabajo. Un flujo de trabajo puede tener uno de los tres estados siguientes:

• Detenido: el flujo de trabajo ha concluido• Pausado: se ha hecho una pausa• Activo (Reanudado): se ha iniciadoA diferencia del componente Web Bandeja de entrada de Documentum, el usuario no puede iniciarun flujo de trabajo desde Flujos de trabajo de Documentum.

Figura 26. Componente Web Flujos de trabajo de Documentum


Flujos de trabajo de Documentum


Apéndice AApéndice: Características básicas

En cada componente Web que no sea de sólo lectura, el usuario puede realizar varias acciones dentrodel entorno de SharePoint para gestionar los archivos del repositorio de documentos.

Estas acciones comunes están disponibles para los usuarios pasando el puntero por encima delnombre de fichero y haciendo clic en la flecha de la derecha para abrir una lista desplegable.

Para cada componente Web, un usuario puede:

• Enviar a• Ver elemento• Editar elemento• Ver/Editar propiedades• Todas las versiones (si está disponible)• Ver copias• Registrar/Retirar• Cancelar retiradas• Eliminar

Enviar aLa característica Enviar a permite exportar el documento seleccionado y guardarlo en undirectorio local. Haga clic en la flecha a la derecha del documento y seleccione Enviara> Descargar copia. Se le solicitará que a seleccione una ubicación en la que guardarel documento


Apéndice: Características básicas

Figura 27. Opción Enviar a

Ver elementoPara ver un documento, haga clic en el nombre del documento en cuestión.

Editar elementoFigura 28. Opción Editar elemento

Los archivos se pueden editar mediante cada componente Web, pero si se ha seleccionadola opción Habilitar edición perfecta en el panel Herramientas, verá la opción Editar en…en el menú desplegable de archivos. Por ejemplo, si el elemento que desea editar es undocumento de Microsoft Word, aparecerá Editar en Microsoft Office Word.

Si no se ha selecciona Habilitar edición perfecta, esta opción no aparecerá y la ediciónse realiza haciendo clic en el nombre de archivo y guardando las modificaciones en labiblioteca de documentos. Para más información, consulte la sección sobre configuraciónde características avanzadas.



Ver/Editar propiedadesFigura 29. Opción Ver propiedades

Las funciones de ver y editar propiedades le permiten ver y modificar las propiedadesdel documento seleccionado. Haga clic en la flecha a la derecha del documento yseleccione Ver propiedades o Editar propiedades. Dependiendo de su elección, accederáal visor de propiedades o al editor de propiedades.

Las opciones de archivo Ver propiedades y Editar propiedades aparecen por separado.Haga clic en la opción que mejor corresponda al trabajo pendiente.

Todas las versionesFigura 30. Opción Todas las versiones

Haga clic en la opción Todas las versiones del menú desplegable de archivo para vertodas las versiones del elemento. Si no hay varias versiones del elemento, esta opciónestará deshabilitada.

Si está seleccionada, la opción Todas las versiones le llevará a una lista de las versionesdel elemento.



Figura 31. Página Ver todas las versiones

Ver copiasFigura 32. Opción Ver copias

Haga clic en la opción Ver copias para ver todas las copias diferentes del elemento.

Si está seleccionada, la opción Ver copias le llevará a una lista de las copias del elemento.



Figura 33. Página Ver copias

Retirar/RegistrarFigura 34. Opción Retirar

Las funciones de registro y retirada le permiten enviar un documento a través delproceso de creación de versiones. De forma adicional, todos los documentos que seretiran no pueden ser editados por ninguna otra persona hasta que el documento sevuelva a registrar.

Haga clic en la flecha que está a la derecha del documento y seleccione Retirar.

Una vez que el documento está listo para su registro y cargado en el repositorio, hagaclic en la opción Registrar que ya está habilitada en la misma lista.



Figura 35. Opción Registrar

Página Registrar

Si ha retirado un documento y desea volver a registrarlo, seleccione la opción Registrar enlas características básicas del menú desplegable de archivo. Accederá automáticamente ala página de registro. La página de registro aparece en el componente Web en el queestá trabajando.

Cuando aparece la página de registro, debe rellenar los campos correspondientes alregistro, versión y configuración de pantalla.

• Formato: seleccione el formato del documento en el menú desplegable• Seleccionar archivo: desplácese o escriba la ruta del documento en el equipo local

o la red• Registro de documento: seleccione el esquema de versión en función del tipo de

modificaciones y los requisitos de la empresa• Etiqueta: escriba la etiqueta• Comentario: agregue un comentario al documento registradoEl único campo obligatorio es el campo Seleccionar archivo. Cuando haya terminado enla página de registro, haga clic en Aceptar para registrar el documento en el repositorio.



Figura 36. Página Registrar

Cancelar retiradasFigura 37. Opción Cancelar retiradas

La opción Cancelar retiradas sólo está disponible si el documento está retirado en esosmomentos. Cuando se desecha una retirada, se vuelve a registrar el documento en elrepositorio sin guardar los cambios realizados en él ni aumentar el número de versión.



Eliminar documentoFigura 38. Opción Eliminar

Para eliminar documentos en un componente Web, seleccione la opción Eliminar delmenú. Los elementos retirados no se podrán eliminar.

Cargar documentosFigura 39. Menú Cargar

En cualquier página o componente Web que admita el almacenamiento de documentos yarchivos, puede cargar un solo documento nuevo o varios documentos. Haga clic en laopción Cargar del menú superior para acceder a una página en la que podrá seleccionarlos documentos que desea cargar.

Nueva carpetaFigura 40. Opción Nueva carpeta



Haga clic en el botón Nuevo del menú superior y seleccione Nueva Carpeta para crearuna subcarpeta dentro del repositorio.


Apéndice BApéndice: Características avanzadas

Además de las características básicas disponibles en el menú desplegable de archivo, losadministradores pueden habilitar características adicionales para los componentes Web deDocumentum Content Services for SharePoint. Estas características se establecen en el panelHerramientas cuando se configura inicialmente el componente Web.

• Ciclo de vida• Convertir en documento virtual• Crear copia• Flujo de trabajo• Suscribir

Ciclo de vidaFigura 41. Opción Ciclo de vida

La característica de ciclo de vida le permite gestionar las etapas de la vida del elementoseleccionado. Un ciclo de vida aplica automáticamente las reglas establecidas para elelemento basándose en los procesos predefinidos.


Apéndice: Características avanzadas

El menú Ciclo de vida incluye seis opciones entre las que se puede elegir:

• Aplicar• Eliminar• Reanudar• Suspender• Promover• Volver a estado anterior

Convertir en documento virtualFigura 42. Opción Convertir en documento virtual

La opción Convertir en documento virtual le permite combinar varios documentos enuno solo. Una vez que se haya convertido un documento en un documento virtual, laopción Convertir en documento virtual pasa a ser Convertir en documento simple, y eldocumento se puede volver a convertir.

Figura 43. Opción Convertir en documento simple



Crear copiaLa opción Crear copia permite crear tipos diferentes de archivos a partir del documentoseleccionado. Seleccione PDF o HTML.

Recibirá un mensaje que indica que la solicitud de copia se ha enviado. Haga clic en elbotón Actualizar del componente Web para ver la carpeta con la nueva copia. Puedeque la copia tarde un poco en aparecer.

Figura 44. Opción Crear copia

Flujo de trabajoFigura 45. Opción Flujo de trabajo

Los elementos se pueden agregar a flujos de trabajo seleccionando la opción Flujo detrabajo. Un flujo de trabajo es un proceso automático que define a ejecutantes y tareasbasadas en plantillas predefinidas.

El menú Flujo de trabajo incluye dos opciones

• Flujo rápido• Iniciar flujo de trabajo



Flujo rápido

Un flujo rápido es una instrucción de proceso de un solo paso que se envía a los usuariosseleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sinopor una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán latarea a la vez o secuencialmente.

Cualquier flujo rápido nuevo le llevará a la página Crear flujo rápido.

Iniciar flujo de trabajo

Esto iniciará un nuevo Flujo de trabajo. La primera página que verá le pedirá queseleccione una plantilla de flujo de trabajo.

Suscribir/Anular suscripciónFigura 46. Opción Suscribir

Puede agregar elementos al componente Web Suscripciones de Documentum haciendoclic en la opción Suscribir del menú Características avanzadas. La opción Suscribirestá disponible en cualquier componente Web de Documentum Content Services forSharePoint. La opción Suscribir se sustituye por la opción Anular suscripción cuando yase ha suscrito el elemento. Haga clic en Anular suscripción para eliminar el elemento delcomponente Web Suscripciones de Documentum.



Figura 47. Opción Anular suscripción


Apéndice CApéndice: Edición perfecta

Tendrá que atribuir confianza completa (Full Trust) para su equipo al agregado del lado clientepara poder iniciar la aplicación de edición después de descargar un archivo. La confianza completaes necesaria porque la aplicación de edición y la Seguridad de acceso a código (CAS) podrían nopermitir el acceso. Para obtener más información sobre Seguridad de acceso a código, consulte ladocumentación de Microsoft.

Puede instalar .NET Framework 1.1, 2.0 ó 3.0 en su equipo. Si tiene varias versiones, deberá realizarestos pasos para cada versión. Además, si ejecuta el sistema operativo Windows Vista, tendrá querealizar pasos adicionales de configuración.

.NET framework 1.1, 2.0, 3.01. Primero debe configurar la política de Seguridad de acceso a código para el equipo

cliente.Haga clic en Inicio > Todos los programas > Herramientas administrativas > .NETFramework Configuration.NET framework configuration también tendrá el número de versión en el directorioHerramientas administrativas. Por ejemplo, .NET framework 2.0 configuration


Apéndice: Edición perfecta

Figura 48. Herramientas de .NET framework configuration

Nota: Es posible que tenga que descargar .NET 2.0 Framework SDK de Microsoftpara ver la opción .NET framework 2.0 configuration. Consulte la documentaciónde Microsoft.

2. Haga clic en Configurar política de Seguridad de acceso a código.


http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=FE6F2099-B7B4-4F47-A244-C96D69C35DEC&displaylang=en.


Figura 49. Enlace Configurar política de Seguridad de acceso a código

3. Haga clic en Aumentar confianza del agregado.

4. Seleccione Realizar cambios en este equipo. Haga clic en Siguiente.



Figura 50. Opción Realizar cambios en este equipo

5. Introduzca o acceda a la ubicación del DLL del lado cliente. Haga clic en Siguiente.



Figura 51. Ubicación del DLL del lado cliente

6. Seleccione Este agregado. Haga clic en Siguiente.



Figura 52. Opción Este agregado

7. Mueva el control deslizante a Confianza completa. Haga clic en Siguiente.



Figura 53. Control deslizante Full Trust

8. Verifique que la configuración es correcta. Haga clic en Terminar.



Figura 54. Compruebe la configuración

Windows Vista

Si ejecuta el sistema operativo Windows Vista, deberá completar los pasos siguientesademás de la configuración descrita anteriormente. Complete los pasos 1−7 si suinstalación de SharePoint se ejecuta en un sitio seguro. De otro modo complete los pasos8−10.

1. Debe configurar las opciones de seguridad de Internet en el equipo cliente. Hagadoble clic en la configuración de seguridad de Internet de la parte inferior de lapágina del explorador.



Figura 55. Configuración de seguridad de Internet

2. Haga clic en el icono Sitios de confianza en el cuadro de diálogo de seguridad deInternet que aparece y haga clic en el botón Sitios.

Figura 56. Sitios de confianza



3. Escriba la dirección del sitio de SharePoint en el campo y haga clic en Agregar. Elsitio de SharePoint debe tener una conexión segura y la dirección URL que se agregadebe tener una dirección https://

Figura 57. Agregue la dirección URL

4. Cierre el cuadro de diálogo Sitios de confianza.

5. A continuación, haga clic en el botón Nivel personalizado.



Figura 58. Botón Nivel personalizado

6. Desplácese hacia abajo hasta la sección Misceláneo y seleccione Activar en la secciónTener acceso a origen de datos entre dominios.



Figura 59. Habilite Tener acceso a origen de datos entre dominios

7. Haga clic en Aceptar.De forma alternativa, si SharePoint no se está ejecutando en un sitio seguro, realicelos siguientes pasos.Este procedimiento mostrará un mensaje de advertencia de seguridad importanteindicando que el modo protegido está desactivado cada vez que se accede al sitiode SharePoint.

8. Haga doble clic en la configuración de seguridad de Internet de la parte inferior de lapágina del explorador.

9. Haga clic en el icono Intranet local del cuadro de diálogo de seguridad de Internetque aparece y desactive el modo Protegido.



Figura 60. Deshabilite el modo protegido

10. Haga clic en Aceptar.


EMC Documentum ContentServicesforSharePoint...EMC® Documentum® ContentServicesforSharePoint...

Documents

Transcript of EMC Documentum ContentServicesforSharePoint...EMC® Documentum® ContentServicesforSharePoint...