ESTUDIO DE CASOS

INTEGRANTES:

COHIL ELIGHEOR CI. V-19170084

HINOJOSA BRYAN CI. V-19170086

JUNIO 2014

ESTUDIO PARA LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

AUTOMATIZADOS EN LA EMPRESA GINAQUIN, C.A.

Al investigar en las páginas de internet, así como de consulta con algunos

licenciados en contaduría y administración de la región centro occidental de

Venezuela, sobre las bondades ofertadas en Venezuela por los cinco (5)

principales sistemas administrativos comerciales, tales como: Profit Plus

Administrativo, Sistema Administrativo Independiente (SAINT), SAP Business

One, Siscom y JD Edwards Enterprise One, decidimos optar por el Software E-

Profit para realizarle el estudio, según lo pautado en el cronograma de

evaluación, para lo cual dicho estudio, se planificó tomando en cuenta las

sugerencias y recomendaciones pautadas en este punto, como se mencionan a

continuación:

1. Alcances del sistema Profit Plus Administrativo

2. Limitaciones del sistema Profit Plus Administrativo

3. Objetivos del sistema Profit Plus Administrativo

4. Planteamiento de algunos problemas para la empresa GINAQUIM, C.A. en

la implementación del Profit Plus Administrativo

5. Matriz FODA evaluando las incidencias para así determinar si el Profit Plus

Administrativo, es el que se adaptan a las necesidades de la empresa

GINAQUIM, C.A.

6. Soporte y sustento del sistema (pantallas, manuales e información que

respaldan su veracidad).

1. Alcances del sistema Profit Plus Administrativo

Profit Plus Administrativo fue desarrollado por un grupo de excelentes

profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la

plataforma Microsoft para el desarrollo de software. La orientación del sistema

consiste en proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa

latinoamericana, una herramienta versátil y completa que contribuya con sus

éxitos.

Profit Plus Administrativo le permite automatizar las operaciones de las

empresas de una forma integrada y flexible en las áreas de: inventario, compras,

ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.

Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la

empresa deben ser satisfechos mediante la configuración o parametrización del

sistema. Sólo se debe recurrir a la programación para satisfacer requerimientos

funcionales muy específicos o particulares, es decir la adaptabilidad del sistema

a las necesidades propias y particulares de la empresa es viable y su

incorporación solo amerita un especialista en el manejo de los sistemas que lo

realice.

Así mismo, los cambios que se presenten en la empresa, ya sea por su

crecimiento, expansión o cambios en las normativas que regulan estas áreas por

disposición del gobierno, podrán ser adaptados por este experto en sistema.

Por último, para lograr el éxito de la implantación, así como el funcionamiento

óptimo del sistema, es vital que la alta gerencia de la empresa esté informada y

comprometida con el paradigma de implantación de Profit Plus, así como con el

cambio que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el negocio.

2. Limitaciones del sistema Profit Plus Administrativo

Entre las limitaciones verificadas en el sistema, se puede mencionar la

adaptabilidad a la empresa de ciertos parámetros, puesto que hay que entrenar

y adiestrar al personal de informática en lo concerniente al sistema, ya que por

expertos que se encuentren en el uso y adaptabilidad del sistema, cada empresa

tiene sus particularidades, siendo Gimaquin, C.A. una empresa cuyo objeto

social será la producción, distribución y venta de materia prima y productos

químicos, de uso industrial y comercial, tendrá que incorporarse el Profit Plus

Contabilidad, adaptando los centros de costos a los requerimientos de la

producción.

Asimismo, otra limitante es la necesidad de la integración del módulo de Profit

Plus Nómina, el cual debe ser integrado tanto al módulo administrativo, como al

módulo de contabilidad, puesto que de ello dependerá el aprovechamiento de

todas las bondades del sistema.

Es pertinente mencionar que estas limitantes solo serán transitorias, ya que

posteriormente a la integración y adaptabilidad de todos los módulos la ventaja y

aprovechamiento del sistema para el logro del objetivo de garantizar información

oportuna y veraz para la toma de decisiones.

3. Objetivos del sistema Profit Plus Administrativo

Como principal objetivo el sistema tiene el proporcionar una visión global de las

empresas, lo cual se traducirá en disponibilidad oportuna de información para la

toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de la empresa.

Otro de los objetivos perseguidos con la implantación o puesta en

funcionamiento del sistema de gestión empresarial Profit Plus en la empresa, es

lograr que más allá de lograr la visión de un proyecto de informática, debe ser

vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de

los procesos que se ejecutan en la empresa como: ventas, compras, despacho,

entre otros.

Por último objetivo, con la implantación del sistema se persigue establece un

esquema de trabajo basado en una actividades de tipo técnico, así como

funcionales. Las actividades más importantes a llevar a cabo son:

· Instalación del sistema.

· Análisis de los procesos actuales del negocio.

· Parametrización del sistema.

· Carga de datos.

· Diseño de los formatos de la empresa.

· Adiestramiento de los usuarios.

· Pruebas y validación del funcionamiento del sistema.

Es importante tener claro que al implantar Profit Plus, los requerimientos de la

empresa deben ser satisfechos mediante la configuración o parametrización del

sistema. Sólo se debe recurrir a la programación para satisfacer requerimientos

funcionales muy específicos o particulares.

Suele ocurrir con frecuencia que al implementarse el sistema, las empresas

realicen evaluaciones y cambios de sus procesos. En muchas ocasiones el

resultado final es la instalación del sistema Profit y la aplicación de mejoras en la

forma de operar su negocio.

Es vital para el éxito de la implantación que la alta gerencia de su empresa esté

informada y comprometida con el paradigma de implantación de Profit Plus, así

como con el cambio que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el

negocio.

4. Planteamiento de algunos problemas para la empresa GINAQUIM, C.A.

en la implementación del Profit Plus Administrativo

Como anteriormente se hizo mención GINAQUIN, C.A es una empresa

cuyo objeto social será la producción, distribución y venta de materia

prima y productos químicos, de uso industrial y comercial, así que para

generar la información financiera que coadyuve en la toma de decisiones

en la empresa, se debe establecerse un sistema de costos que genere

información veraz y precisa, ya que de ello dependerá los niveles de

rentabilidad que se obtengan de aquellos productos que sean fabricados

por la empresa, es por ello que la integración, desarrollo e implantación

de estos parámetros se pueden considerar entre los principales

problemas que deben solventarse para asegurar la operatividad óptima

de todos los sistemas.

Otro problema que se presentará en la implantación del sistema

administrativo es lo variable de las normas que regulan el sector

empresarial y productivo del país, ello debido a que sus reformas son de

manera continua y el establecimiento de nuevos parámetros o criterios

podría retardar la implantación, ya que al tener ya listo las variables se

pueden presentar modificaciones a realizar.

Asimismo, como consecuencia de la inestabilidad jurídica latente en el

país, lo cual amerita constante cambios en las estructuras de los sistemas

informáticos de la empresa, se perfila otro problema, siendo la necesidad

de personal especializado en el área informática de manera permanente,

el cual debe ser capacitado constantemente, siendo ello un costo a

disminuir la rentabilidad de la empresa, puesto que es un área necesaria

para que puedan ser implantado y aprovechado el sistema.

Como premisa de lo anteriormente planteado, la empresa debe asumir la

incidencia en los costos, tanto de la adquisición de los tres módulos, es

decir el administrativo, de contabilidad y por último el de nómina, así

como de sus modificaciones para adaptarlo a las necesidades de la

empresa, es preciso mencionar que ninguno de los sistemas comerciales

serán a la medida de la empresa, solo uno de desarrollo particular podría

asegurar este beneficio pero los costos de desarrollo son siempre más

onerosos que la adaptabilidad de los sistemas comerciales existentes.

5. Matriz FODA evaluando las incidencias para así determinar si el Profit

Plus Administrativo, es el que se adaptan a las necesidades de la

empresa GINAQUIM, C.A.

AMBIENTE INTERNO AMBIENTE EXTERNOFORTALEZAS DEBILIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES

Personal directivo comprometido con el uso de sistemas automatizados

Ausencia de personal especializado en el área de informática

Inestabilidad económica por efecto del control de cambio, hace dificil la ubicación de equipos de computación

La empresa proveedora garantiza asesoría en el manejo del sistema

La empresa cuenta con los equipos para garantizar la instalación de una red informatica

Resistencia al cambio del personal en el uso de sistemas automatizados

Solo dos empresas ofertan los servicios de internet en la región donde se encuentra ubicada la empresa

Es un sistema creado por profesionales venezolanos, lo que asegura su continuidad en el mercado

La empresa cuenta con la licencia para el uso de Microsoft Office

Emigración fuera del país de personal ya capacitado

Los servicios de internet se ven afectados continuamente por fallas en la energía electrica en todas las regiones del país

Regulaciones establecidas por el gobierno abaratan los costos del servicio de internet

El personal se capacitará en la medida que se instale el sistema, es decir aprenderá haciendo

La incidencia en los costos por la contratación de personal especialista en el área de costos de producción

Inestabilidad jurídica por lo variante de la normativas que regulan las empresas o sector productivo

Poca presencia en el mercado de empresas con el objeto social de GINAQUIN, C.A.

De la siguiente matriz se procede a realizar las estrategias, con la finalidad de

lograr el mejor aprovechamiento en la implantación del sistema administrativo,

siendo que la empresa se nutrirá de las fortalezas y oportunidades expresadas

anteriormente, para así contrarrestar las debilidades y amenazas:

1. Con respecto a la fortaleza del compromiso de los directivos con el uso de

sistemas automatizados, se establece como estrategia la revisión

periódica por medio de la presentación de informes en lo concerniente al

uso e implantación del sistema.

2. Con respecto a la oportunidad referida a la asesoría de la empresa

proveedora del sistema se establece la estrategia de suscribir un contrato

inicial con la adquisición del sistema de manera que garantice la

implantación y aprovechamiento del sistema de manera oportuna.

3. El contar con los equipos para instalar la red de información permitirá la

fluidez de la información entre los distintos módulos.

4. Por ser un producto nacional se establece como estrategia mantener

buenas y constante relaciones con la empresa proveedora del sistema.

5. Se establece como estrategia la instalación de Microsoft Office en los

equipos que se instalen en la empresa, para así facilitar el uso de los

módulos, por las personas autorizadas.

6. Se establece previo estudio de las bondades de los servicios de internet

escoger la empresa que se adapte a las necesidades de manera más

armoniosa a la empresa.

7. En función de capacitar al personal se establecerá un plan de actividades

y adiestramiento del mismo en todas las áreas que convergen en la

empresa.

8. En función de aprovechar la poca presencia de empresas del ramo, se

propiciará el crecimiento con sucursales o diseminación de

representantes de ventas en la región.

9. Como siguiente esquema se revisan las debilidades y amenazas, que

vienen a ser los obstáculos, inconvenientes para el logro en la implantación

y aprovechamiento óptimo del sistema, para ello se establecerán como

estrategias:

a. Para garantizar la continuidad del personal de los sistemas informáticos

en la empresa, se establecen estudios semestrales que evalúen el

desempeño del personal con incidencia de los resultados en los

salarios.

b. Se establecerá como estrategia ubicar, consolidar relaciones

comerciales con un proveedor de equipos electrónicos para garantizar

la existencia de estos en la empresa.

c. Se establece como estrategia el reclutamiento de personal que tenga

conocimientos previos en el manejo del sistema.

d. Se compraran UPS que protejan y permitan el funcionamiento de los

equipos cuando existan fallas de la energía eléctrica.

6. Soporte y sustento del sistema (pantallas, manuales e información

que respaldan su veracidad).

a. Pantallas

Ajustes precios

Artículos

Búsqueda Asistida

Código de Artículo

Comprobantes

Contable

Costos, Precios y stock

Diario

Facturas de Compra

Menú Facturas

Página Inicio

Precios

Proveedores

Reporte

Resumen ventas

Retenciones

Tablas

De todo

b. Manuales de usuario

i. PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO

http://mundoprofit.com/pdf/

Manual_usuario_administrativo_2k8.pdf

ii. PROFIT PLUS CONTABILIDAD

http://mundoprofit.com/pdf/Manual_usuario_cont_3.0.pdf

iii. PROFIT PLUS NÓMINA

http://mundoprofit.com/pdf/Manual_Profit_Plus_Nomina.pdf