ETAPA DE ESTUDIO DE VIABILIDAD DE UN PROYECTO INFORMÁTICO

Técnica

Económica

Operativa

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DETERMINACION DE LA VIABILIDAD

El estudio de viabilidad no consiste en un estudio completo de lossistemas. Se trata de recopilar suficientes datos para que los directivos, asu vez, tengan los elementos necesarios para decidir si debe procederse arealizar un estudio de sistemas.

Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recopilar medianteentrevistas.

El tipo de entrevista apropiado se relaciona directamente con el problemao la oportunidad bajo análisis.

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DETERMINACION DE RECURSOS

Los recursos se analizan desde la perspectiva de tres áreas deviabilidad:

Técnica Económica Operativa.

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Viabilidad Técnica

El analista debe averiguar si esposible actualizar o incrementarlos recursos técnicos actuales detal manera que satisfagan losrequerimientos bajo consideración.

Desventaja:En ocasiones son costosos y no redituables. Pues no cumplen las necesidades con eficiencia.

Ventaja:En este punto es benéfico el conocimiento de los analistas de sistemas. Experiencias ycontactos

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Viabilidad Económica

Los recursos básicos que se deben considerar son:

El costo estimado del hardware y el costo estimado del software comercial o del desarrollo de software.

El costo del tiempo de los empleados de la empresa.

El costo de realizar un estudio de .sistemas completo (incluyendo el tiempo de los empleados con los que trabajará usted].

El tiempo de usted y el del equipo de análisis de sistemas.

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Viabilidad Operativa

La viabilidad operativa depende de los recursos humanosdisponibles para el proyecto e implica determinar si elsistema funcionará y será utilizado una vez que seinstale.

Si los usuarios están contentos con el sistema actual,no tienen problemas con su manejo y por lo general noestán involucrados en la solicitud de un nuevo sistema.

Por el contrario, si los usuarios mismos han expresadola necesidad de un sistema que funcione la mayor partedel tiempo, de una manera más eficiente y accesible,hay más probabilidades de que a la larga el sistemasolicitado sea utilizado.

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Recopilación de Información

Métodos Interactivo

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Reconocer el valor de los métodos interactivos para larecopilación de información.

2. Formular preguntas para una entrevista con el fin de recabarlos requerimientos de información.

3. Estructurar entrevistas de una forma significativa.4. Entender el concepto de JAD y saber cuándo utilizarlo.5. Escribir preguntas efectivas para las encuestas.6. Diseñar y aplicar cuestionarios efectivos.

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Recopilación de Información

ENTREVISTAS

Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes dehacerlas.

¿Visualice por qué las va a hacer?

Qué va a preguntar y qué es lo que a su juicio hará queesta entrevista tenga éxito.

Asimismo, debe pensar cómo logrará que la entrevistasea satisfactoria para el individuo al que entreviste.

Busque las opiniones de la personaque entreviste. Las opiniones podríanser más importantes y reveladorasque los hechos.

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CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA

5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

4. Preparar al entrevistado.

3. Decidir a quién entrevistar.

2. Establecer los objetivos de la entrevista.

1. Leer los antecedentes.

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1. Leer los antecedentes.

Conforme lea este material, ponga especialatención al lenguaje que utilicen los miembrosde la organización para describirse a sí mismosy a su organización. El propósito es crear unvocabulario común que en un futuro le permitaexpresar preguntas de la entrevista, de unamanera comprensible para su entrevistado.

Otra ventaja de investigar su organización esmaximizar el tiempo que invierta en lasentrevistas; sin esta preparación podría perdertiempo haciendo preguntas generales sobre losantecedentes.

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2. Establecer los objetivos de la entrevista.

Utilice los antecedentes que hayarecopilado así como su propia experienciapara establecer los objetivos de laentrevista. Debe haber de cuatro a seisáreas clave referentes al procesamientode la información y el comportamientorelacionado con la toma de decisionesacerca de las cuales tendrá usted quehacer preguntas.

Estas áreas incluyen fuentes deinformación, formatos de información,frecuencia de la toma de decisiones,cualidades de la información y estilo de latoma de decisiones.

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3. Decidir a quién entrevistar.

Cuando tenga que decidir a quiénentrevistar, incluya a gente clave detodos los niveles que vayan a serafectadas por el sistema de algunamanera. Esfuércese por conseguir elequilibrio de tal manera que atiendalas necesidades de tantos usuarioscomo sea posible. Su persona decontacto en la organización tambiéntendrá algunas ideas sobre quiéndeba ser entrevistado.

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4. Preparar al entrevistado.

Prepare a la persona que va a serentrevistada hablándole por anticipado oenviándole un mensaje de correo electrónicoy dándole tiempo para pensar en laentrevista. Si va a realizar una entrevista aprofundidad, puede enviar sus preguntaspor correo electrónico con antelación paradarle tiempo al entrevistado a que piensesus respuestas.

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5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma dedecisiones que haya descubierto al determinar los objetivosde la entrevista.

Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de laentrevista. Las preguntas tienen algunas formas básicas queusted debe conocer. Los dos tipos básicos de preguntas sonlas abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puedelograr resultados un poco diferentes a los de la otra, y cadauna tiene ventajas y desventajas. Es necesario que ustedpiense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta.Es posible estructurar su entrevista de tres modos distintos:una estructura de pirámide, una estructura de embudo o unaestructura de diamante.

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TIPOS DE PREGUNTAS

PREGUNTAS ABIERTAS

Estas preguntas incluyen aquellas como "¿Qué piensa deponer a todos los gerentes en una intranet?" y "Explique por favorcómo toma una decisión de programación de producción".Considere el término abiertas.

En realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado pararesponder. Están abiertas. La respuesta puede ser de dos palabras odos párrafos.

Ejemplos.¿Cuál es su opinión del estado actual del comercioelectrónico negocio a negocio en su empresa?¿Cuáles son los objetivos críticos de su departamento?Una vez que los datos se envían a través del sitio Web,¿cómo se procesan?Describa el proceso de monitoreo que está disponible enlínea.

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1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cualrefleja su educación, valores, actitudes y creencias.3. Proporcionan gran cantidad de detalles.4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasadodesapercibidas.5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado.6. Permiten más espontaneidad.7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.8. Son un buen recurso si el entrevistador no está preparado para la entrevista.

VENTAJAs

1. Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes.2. Posible pérdida del control de la entrevista.3. Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para lacantidad útil de información obtenida.4. Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto.5. Podrían dar la impresión de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la entrevista.

DESVENTAJAs

PREGUNTAS ABIERTAS

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PREGUNTAS CERRADAS

La alternativa a las preguntas abiertas se encuentra enel otro tipo de pregunta básica: las preguntas cerradas.Tales preguntas son de la forma básica: "¿Cuántossubordinados tiene?" Las expuestas posibles se cierran alentrevistado, debido a que sólo puede contestar con unnúmero finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince".

TIPOS DE PREGUNTAS

•¿Cuántas veces por semana se actualiza el almacén del; proyecto?•En promedio, ¿cuántas llamadas recibe mensualmente el centro de atencion alcliente ?•¿Cuál de las siguientes fuentes de información es más valiosa para u s t e d ?•Mencione sus dos prioridades principales "para mejorar la infraestructura detecnología.•¿Quién recibe esta Información?

Las preguntas cerradas de una entrevista limitan las opciones de los encuestados. Los ejemplos se seleccionaron de entrevistas diferentes y no se muestran en ningún orden especial.

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1. Ahorrar tiempo.2. Comparar las entrevistas fácilmente.3. Ir al grano.4. Mantener el control durante la entrevista.5. Cubrir terreno rápidamente.6. Conseguir datos relevantes.

VENTAJAs

1. Aburren al entrevistado.2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que elentrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado].3. Olvidar las ideas principales por la razón anterior.4. No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y elentrevistado.

DESVENTAJAs

PREGUNTAS CERRADAS

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ABIERTA CERRADA

Baja Confiabilidad de los datos Alta

Baja Uso eficiente del tiempo Alta

Baja Precisión de los datos Alta

Mucha Amplitud y profundidad Poca

Mucha Habilidad del entrevistador Poca

Difícil Facilidad de análisis Fácil

Atributos de las preguntasabierta y cerrada.

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Recopilación de Información

SONDEOS

Sondeos Un tercer tipo de pregunta es el sondeo oseguimiento. El sondeo más profundo es el más simple: lapregunta "¿Por qué?" Otros sondeos son "¿Me puede dar unejemplo?" y "¿Me lo puede explicar con más detalle?"

El propósito del sondeo es ir más alláde la respuesta inicial para conseguirmayor significado, clarificar, obtenery ampliar la opinión del entrevistado.

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Uso de una estructura de pirámide Laorganización inductiva de preguntas de laentrevista se puede visualizar como si setuviera una forma de pirámide. Con base enesta forma, el entrevistador empieza conpreguntas, a menudo cerradas, muy detalladas.Posteriormente, el entrevistador extiende lostemas permitiendo preguntas abiertas yrespuestas más generalizadas

CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA

ESTRUCTURA DE PIRÁMIDE

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CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA

La estructura depirámide paraentrevistar va delas preguntasespecíficas a lasgenerales.

Así como hay dos formas generalmente reconocidas de razonamiento —inductivo y deductivo—, también hay dos formas similares de organizar sus entrevistas. Una tercera combinalos métodos inductivo y deductivo.

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USO DE UNA ESTRUCTURA DE EMBUDO

CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA

Pregunta Específica

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General

La estructura de embudo paraentrevistar empieza conpreguntas generales, despuéspasa a las preguntas específicas.

En el segundo tipo de estructura, elentrevistador adopta un método deductivo aliniciar con preguntas generales y abiertas, yluego limitar las posibles respuestas utilizandopreguntas cerradas.

específica

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USO DE UNA ESTRUCTURA DE EMBUDO

CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA

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Redacción del informe de la entrevista

Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de análisis de los datos

de esta apenas comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a través

de un informe escrito. Es indispensable que escriba dicho informe lo mas

pronto posible después de la entrevista. Este paso es otra forma de asegurar

la calidad de los datos de la entrevista. Cuanto mas tiempo espere para hacer

el informe de su entrevista, mas dudosa será la calidad de su datos.

Después de este resumen inicial, entre en mayor detalle, registre los puntos

principales de la entrevista y sus propias opiniones. Repase el informe de la

entrevista con el entrevistado en una reunión de seguimiento. Este paso le

ayuda a clarificar lo que el entrevistado pretendía y le permite a este saber que

usted esta bastante interesante en tomar el tiempo necesario para pretender

sus puntos de vista y percepciones.

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1. Como parte de su proyecto de análisis de sistemas para actualizar lasfunciones de contabilidad automatizadas de Chronos Corporation, un fabricantede relojes digitales, usted entrevistará a Carlos Gómez, el jefe de contabilidad.Redacte de cuatro a seis objetivos de la entrevista que incluyan su uso de lasfuentes de información, los formatos de información, la frecuencia con quetoma decisiones, las cualidades que desea de la información y su estilo de tomade decisiones.

a. En un párrafo, mencione cómo se acercará a Carlos para preparar unaentrevista.b. Indique cuál estructura escogerá para esta entrevista. ¿Por qué?c. Carlos tiene tres subordinados que también usan el sistema. ¿También losentrevistaría? ¿Por qué sí o por qué no?.d. Redacte tres preguntas abiertas que mandará por correo electrónico a Harryantes de su entrevista. Explique por qué es preferible realizar una entrevista enpersona en lugar de vía el correo electrónico.

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2. A continuación se mencionan cinco preguntas redactadas por uno de los miembros desu equipo de análisis de sistemas. Su entrevistada es gerente local de LOWCO, unasucursal de una cadena de tiendas de descuento que le ha pedido a usted que trabajeen un sistema de información gerencial que suministre información de inventarios.Revise estas preguntas para su compañero de equipo.

1. ¿Cuándo fue la última vez que analizó seriamente su proceso de toma dedecisiones?2. ¿Quiénes son los causantes de problemas en su tienda, es decir, aquellos quemuestran mayor resistencia a los cambios en el sistema que he propuesto?3. ¿Hay alguna decisión acerca de la cual usted necesite más información paratomarla?4. Usted no tiene problemas graves con el sistema de control de inventarios actual,¿no es así?5. Dígame un poco sobre los resultados que le gustaría ver.

a. Vuelva a escribir cada pregunta de tal manera que sea más eficaz para obtenerinformación.

b. Ordene sus preguntas en una estructura de pirámide o embudo, y póngales elnombre de la estructura que haya utilizado.

c. ¿Qué lineamientos puede darle al miembro de su equipo para que en el futuro mejorelas preguntas de una entrevista? Haga una lista con estos lineamientos.

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3. Desde que usted cruzó la puerta, su entrevistado, Max Hugo, ha estadorevolviendodocumentos, mirando su reloj y encendiendo y apagando cigarros. Conbase en la experienciaque tiene sobre las entrevistas, usted supone que Max está nervioso porquetiene trabajo pendiente. En un párrafo, describa cómo manejaría estasituación paraque Max ponga toda su atención en la entrevista. (Max no puedereprogramar la entrevistapara otro día.)4. Redacte una serie de seis preguntas cerradas que abarquen el aspectodel estilo paratomar decisiones del gerente descrito en el problema 2.5. Redacte una serie de seis preguntas abiertas que abarquen el aspectodel estilo paratomar decisiones del gerente descrito en el problema 2.6. Examine la estructura de entrevista presentada en la secuencia de laspreguntas siguientes:1. ¿Cuánto tiempo ha estado en este puesto?2. ¿Cuáles son sus responsabilidades fundamentales?3. ¿Qué informes recibe?4. ¿Cómo considera las metas de su departamento?5. ¿Cómo describiría su proceso de toma de decisiones?

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6. ¿De qué manera podría tener un mejor apoyo esteproceso?

7. ¿Con qué frecuencia toma esas decisiones? 8. ¿A quién consulta cuando toma una decisión? 9. ¿Cuál de las decisiones que usted toma es

fundamental para el funcionamiento de su departamento? a. ¿Qué estructura se utiliza? ¿Cómo lo sabe? b. Reestructure la entrevista cambiando la secuencia

de las preguntas [podría omitir algunas si es necesario]. Ponga a las preguntas

reorganizadas el nombre de la estructura que haya usado.