26

Universidad Nacional del Altiplano

Escuela de Postgrado

Maestría en Economía

EVALUACION EX POST DE PROYECTOS

3 HERRAMIENTAS: Sistemas de Información Gerencial

3.1 Introducción

En estos últimos años, el concepto de sistemas pasó a formar parte delpensamiento y del vocabulario de todos los profesionales; incluidos aquellosprofesionales capacitados en administración. Es así que el pensamiento entérminos de sistemas pasó a desempeñar un papel dominante en el campo de laempresa; tanto es así, que a través del tiempo fueron apareciendo nuevasprofesiones y empleos con nombres tales como los de proyectos de sistemas,análisis de sistemas, Ingeniería de sistemas y muchos otros más.Estos nuevos profesionales, conjuntamente con el desarrollo y la implementaciónde la tecnología informática (hardware, software y comunicaciones), son elverdadero núcleo de una nueva tecnocracia, que están en constante acción creandoun mundo nuevo.La tecnología fue llevada a pensar, bajo nuevos paradigmas, ya no en términos demáquinas o procesos aislados sino en términos de SISTEMAS. De este modo, sevolvió necesario un enfoque sistémico; según Bertalanffy este enfoque supone,dado un cierto OBJETIVO, el descubrimiento de los medios y modos que lleven a surelación. Este enfoque requiere de un profesional capacitado en sistemas o de unequipo de especialistas (pues difícilmente una sola persona pueda comprender laalta complejidad de ciertos sistemas), para examinar las soluciones posibles yelegir aquellas que prometen tener carácter satisfactorio con máxima eficiencia ymínimo costo en una red altamente compleja de interacción. Pues bien, todo estorequiere de técnicas, equipamientos y de profesionales capacitados para el uso deestas metodologías y herramientas.Para tener una mejor compresión del tema sería bueno esclarecer los términos de:Sistema, dato e información; pues son estos los elementos básicos que conformanel concepto de Sistemas de Información.

27

3.2 SistemasPodemos definir “sistemas” como un conjunto de elementos en interacción; talcual fuera propuesta por L. Von Bertalanffy.Dado que los sistemas están integrados por un conjunto de elementos quetrabajan agrupadamente para el objetivo general del todo; el enfoque desistemas es simplemente una manera de pensar acerca de estos sistemastotales y de sus componentes; por lo tanto el pensamiento tiene fundamentalintervención; y el enfoque de sistemas modificará algunos procesos mentalestípicos y requerirá de algunas modificaciones radicales del razonamiento. Porejemplo, intente explicar el funcionamiento de un automóvil de dos manerasdiferentes: una detallando sus partes componentes como un conglomerado departículas y piezas, y la segunda describiendo o pensando para qué sirve elautomóvil y acerca de su función; y podrá notar, en esta segunda manera depensar, una mejora del razonamiento. Lo que queremos decir es que esteproceso de pensar, en función de sus objetivos y la relación entre las partescomponentes, permite una mejor conceptualización.Para obtener una mejor comprensión de los sistemas son presentadas algunasapreciaciones de diferentes pensadores:Según Dias Gazemato; los sistemas aparecen en nuestro mundo siempreestructurados en jerarquías; por lo tanto, normalmente un sistema siemprepuede ser descompuesto en sistemas menores denominados Sub-sistemas yestos en procesos y procedimientos (todo esto es bajo el análisis delobservador). Por otro lado, siempre es posible asociar determinados sistemas aun sistema mayor, del cual él es parte integrante.Rusel Ackoff, recomienda la factorización de los sistemas en tantas partes comosea necesario para poder estudiar y comprender el sistema en análisis.Churchmann; sugiere que, cuando se piense en sistemas, se deben tomar encuenta cinco consideraciones básicas:Los objetivos totales del sistema; son los que fijan los límites, o medida deactuación, que permitirán conformar un modelo para su estudio.El ambiente del sistema; es el entorno, o lo que está afuera, del sistema.Los recursos del sistema; son los insumos que él puede tomar de sí o del medioambiente para atender a los objetivos.Los componentes del sistema; son los elementos que conforman el sistema, susactividades, sus finalidades y sus medidas de rendimiento.La administración del sistema; engloba a los métodos, a las personas y a loscomponentes, que los recursos del sistema utilizan para atender a susobjetivos.Estas apreciaciones tienden a buscar que la conformación de un sistema seauna entidad investigable o que según sea el caso actúe como modelo; y queSegún Sowa, el propósito de todo modelo es el de relacionar las cosas y alpensar en ellas, nuestro pensamiento comienza a estructurarse y es así quepodremos describir el funcionamiento de un sistema.

28

3.3 Clasificación.Una manera de clasificar a los sistemas puede ser en dos categorías:1. Sistemas naturales y;2. Sistemas hechos por el hombre.Los sistemas naturales son encontrados en la naturaleza, y en general, sirven asus propios propósitos, propósitos estos que cuando el observador no alcanza aconocerlos debe como mínimo definir su comportamiento (El sistemacirculatorio es de objetivos conocido, el sistema solar es de objetivodesconocido). Estos sistemas pueden ser divididos en dos categorías básicas:sistemas físicos y sistemas vivos. Los sistemas físicos como el sistema estelar, elsistema geológico o el sistema molecular son constantemente estudiados por elhombre y para alcanzar su comprensión debe desarrollar otros sistemas. Lossistemas vivos, como los sistemas animales y los sistemas vegetales, pueden serutilizados para una mejor compresión de los sistemas hechos por el hombre através de analogías (pájaros- avión, sol – lámpara, inteligencia artificial – redesneuronales).Dentro de los sistemas hechos por el hombre encontramos, entre otros a: lossistemas sociales (organizaciones de leyes, doctrina, costumbres); los sistemasde transporte (redes ferroviarias, canales, líneas aéreas, petroleros); lossistemas de comunicaciones (teléfono, Internet, señales de comunicaciónmanual de operadores de bolsa), los sistemas financieros (contabilidad,inventario, control de stock).Hoy la mayoría de esos sistemas usan computadoras y en verdad difícilmentese puede pensar que estos sistemas puedan evolucionar en ausencia delcomputador, es casi imposible penar en un sistema bancario eficiente sin lautilización de computadores. Y esto lleva a otra subclasificación de los sistemashechos por el hombre, que son los sistemas automatizados; siendo estossistemas lo que interactúan o son controlados por uno o mas computadores.Otro criterio utilizado para la clasificación de los sistemas, está basado en elconocimiento que se tenga sobre su comportamiento y es el de:1. Sistemas deterministas y;2. Sistemas probabilistas.Un sistema determinista es aquel en el cual las partes interactúan en formaperfectamente predecible; nunca hay dudas sobre el comportamiento delsistema. Dado un último estado del sistema y el programa de información, pordefinición de su estructura dinámica, siempre se puede predecir, sin ningúnpeligro a equivocarse, su estado siguiente.Un sistema probabilista, por otra parte, es uno acerca del cual no puedeprecisarse con predicción exacta y detallada, ni su comportamiento ni su estadosiguiente. Cuando tanto el comportamiento como los resultados de un sistemaresponden a algún algoritmo con una distribución de probabilidades conocida,el sistema es denominado de riesgo. A diferencia de lo anterior, si se carece deesta probabilidad asociada serán predicciones ante incertidumbre.

29

3.4 Datos e InformaciónMuy frecuentemente es confundido el concepto de dato y el de información,utilizando indistintamente el concepto de uno u otro.Consideremos pues a un dato, como la representación simbólica de un hecho; eldato es el elemento fundamental que al ser procesado se transforma eninformación.Dado que un hecho no es la observación de un evento por casualidad, sino, unaafirmación empíricamente verificable; es preciso representarlo a fin de podermedir y evaluar los acontecimientos.Así como Galileo cambió el concepto de “Fuerza” de Aristóteles, así como elcálculo diferencial de Newton y sus leyes evolucionó las afirmaciones deGalileo; también en la administración fue necesaria, para el estudio de laproductividad, la representación simbólica; siendo que el mismo hecho fueobservado y medido de distintas formas en cada una de las escuelas deadministración: Tal fue el caso de Taylor, estandarizando los movimientos delos obreros; Fayol observando los eventos y dictando normas o principios paragarantizar su comportamiento futuro dentro de parámetros establecidos; EltonMayo en la búsqueda de indicadores que permitan medir la motivación,detectando a la variable de atención a la persona y al grupo; Ackoff con lautilización de la Investigación operativo y H. Simon con los procesos para latoma de decisiones y sus aspectos motivacionales. O sea, un mismo símbolopuede tener mas de un significado, dependiendo de quien lo esté analizando.Sin querer extenderme demasiado sobre el tema, solamente pensemos en lasdos maneras más conocidas de interactuar con un computador; una es a travésdel sistema MS-DOS, por el cual se deben recordar reglas (Copy a:, Rename,Print, etc.); y la otra es a través del Windows, en la cual se deben interpretarmetáforas (para cada operación existe un botón).Y para la mayoría de losusuarios es más fácil interpretar una metáfora que recordar una regla y es masfácil señalar que escribir.Mientras tanto, la información también consiste en símbolos que representanhechos, pero que se diferencian de los datos en su utilidad. O sea que ladiferencia entre dato e información no es estructural sino funcional, y como elconcepto de utilidad es relativo en función de lo que puede ser útil para unapersona no lo es para otra, se le asigna a la información los siguientes atributos: Origen o conocimiento de la fuente de datos; Temporalidad u horizonte de tiempo (presente o futuro). Forma o nivel de detalle apropiado a su uso y precisión. Exactitud o conocimiento del intervalo de confianza. Estos atributos le asignan a la información las siguientes propiedades: Relevancia; propiedad de satisfacer algún tipo de necesidad y quien leasignará una unidad de medida de útil Oportunidad; propiedad de poder mantener su grado de utilidad en unperíodo de tiempo dado;

30

Integridad; propiedad de mantener su utilidad en función de sucompletitud.Con el fin de demostrar la importancia de saber comprender los significados dedato e información y su utilización en los estudios de investigación bajo elenfoque (método de estudio) sistémico, se presenta la opinión de dos notablesInvestigadores.Albert Einstein solía decir que “LA EXPLICACIÓN INTUITIVA MAS OBVIA ESCON FRECUENCIA LA EXPLICAICÓN EQUIVOCADA”.3.5 Sistemas de información.Un sistema de información es cualquier sistema que maneje datos, observandoel aprovisionamiento de informaciones (con el fin de proveer información).Según Mason y Mitroff observan que la definición más genérica de informaciónviene de la filosofía: Información es el conocimiento con el propósito de tomaruna acción efectiva. A partir de esto propone la siguiente definición parasistemas de información: Un sistema de información consiste de por lo menosuna persona, con un cierto TIPO PSICOLOÓGICO en fase de un PROBLEMAdentro de un CONTEXTO ORGANIZACIONAL que necesita de un sistemagenerador de EVIDENCIA para llegar a una solución (esto es, para seleccionaralgún tipo de acción), y que esa evidencia es disponible para él a través dealgún MODO de presentación. Las palabras en énfasis (negrita), dada por losautores, muestran las palabras - llaves que comprenden un sistema deinformación.3.6 Sistema de Información Gerencial (SIG)Existen diversas definiciones para un SIG, y cada una de ellas está de ciertamanera influenciada por la filosofía particular y por la estrategia del proyectoutilizado por aquellos que son responsables del buen desempeño del SIG enuna situación particular.Isaias custodio coloca inicialmente de manera genérica que, el proceso detransformación de datos en información se caracteriza como un sistema deinformación y cuando ese proceso está volcado para la generación deinformación que es utilizada en el proceso decisorio de la empresa, se dice queese sistema es un Sistema de Información Gerencial (SIG).Según A.F. King, SIG es un sistema que provee a los gerentes de todos losniveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantesque son necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en elplaneamiento, dirección y control de las actividades por las cuales ellos sonresponsables.Davis y Olson definen al sistema de información como un sistema integrado,que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a lasoperaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisión en laorganización. El sistema utiliza hardware (computadoras), software(programas de computación), base de datos, procedimientos manuales,

31

modelos para el análisis, para planeamiento, para el control y para la toma dedecisión.Según Emery, las principales características de un SIG son:Ser parte de las actividades de la organización; un SIG bien proyectado, sevuelve parte integrante de las actividades de la organización, en todos susniveles.Estar basado en tecnología de computación; un SIG es ciertamente mucho masque un conjunto de procesos computarizados por lo tanto un SIG que no estébasado en parte por tecnología informática, o es relativamente simple o fueproyectado precariamente.Ser un sistema Hombre - máquina; un SIG bien proyectado interrelacionatareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.Ser una colección de subsistemas; un SIG está compuesto por una colección desubsistemas; y el grado de conexión entre esos subsistemas es variado (puedeser mas fuerte o mas débil), según sea, el nivel de integración técnica yeconómica más adecuado. Un sistema integrado de datos electrónicos (EDI) esútil para toda empresa cualquiera sea la situación de su cultura organizacional.Ser adaptable a necesidades de cambios; Un SIG bien diseñado debe respondercontinuamente a las necesidades de cambios y avances tecnológicos.3.7 Clasificación de los Sitemas de Información Gerencial.

Una manera de clasificar a los sistemas de información gerencial (SIG), es por el niveljerárquico de los usuarios y tipo de decisión.

El esquema desarrollado por Anthony sobre los niveles jerárquicos de decisión en laorganización: Planeamiento Estratégico, control Gerencial y control Operacional, proveelos elementos para una clasificación de los sistemas por niveles jerárquicos y para cadauno de ellos los sistemas se denominan de la siguiente manera:

Sistemas expertos.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

Procesamiento de datos

Figura 1

32

Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados donde hay metas bienestablecidas, se pueden especificar los datos necesarios, hay procedimientos estándarpara el cálculo de una solución y no se requieren de estrategias complejas para generar yevaluar alternativas. Los problemas totalmente estructurados son computables y esposible decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma detiempos y recursos que se requieren.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos alejamos de los problemastotalmente estructurales, nos ponemos en contacto con los complejos problemas que sepresentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estándarson útiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y sólo hay unentrenamiento parcial de las metas y las restricciones.

En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solución,mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuición y aplican susconocimientos generales para formular los problemas, modificar y controlar las vías desolución e interpretar los resultados. Los usuarios humanos pueden introducir o modificardatos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidiracera de las estrategias para la solución de problemas.

Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del conocimientonecesario para una solución flexible. Los sistemas que los resuelven son los denominadossistemas expertos. Si se utilizan las técnicas de programación de la Inteligencia Artificial(como reglas de producción y esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarsealgunas metas, reglas heurísticas y estrategias de la misa forma de las que se usanhabitualmente en la solución de problemas, pero que antes eran muy difíciles de abordarcon programas tradicionales de computación. Estas técnicas permiten diseñar sistemasque no se ciñen precisamente a procedimientos estándares, sino que siguen estrategiasflexibles para la solución de problemas, en las cuales se explora un número de alternativasposibles antes de elegir una solución.

Otra, manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de informacióngenrencial, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton , en el que relacionan el trabajofundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisión estructurada y no estructurada con elplaneamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simondivide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseño y Elección; en una decisiónestructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisorhumano, por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no haypleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas también toma adichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas para definir unaimplementación exitosa, de sistemas de información computarizados.

La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.

Control operacional Control Gerencial Planeamiento Estratégico

Estructurado

Cuentas a CobrarIngreso de pedidos

Control de Inventarios

Análisis presupuestariocostos proyectados

Presupuesto a cortoplazo

Ubicación de depósitos yfabricas

Semi-estructuradoProgramación de laProducción

Administración defondos Preparación del

Fusiones y Absorciones

33

presupuestoAnálisis de Varianzapresupuesto totalPlaneamiento de nuevosproductos

No-estructurado Sistema PERT y de CostosVentas y ProducciónPlaneamiento de investigación ydesarrollo

Para concluir queremos destacar que una correcta conceptualización permitirá abordar, deforma eficaz y eficiente, todos aquellos proyectos que incluyan personas, equipamientos dehardware y software, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistemade información gerencial.

No importa el nivel del proyecto informático; tanto sea una mejora o un cambio deprogramas, o bien el remplazo de un sistema, lo más importante es lograr comprender losrequerimientos de las personas que precisan de un sistema de información determinado, afin de cumplir correctamente con sus actividades.

3.8 Aplicaciones(Tablero de comandos)

Línea de base de sus proyectos Resultados esperados Árbol de Causa – Efectos Árbol de Medios – Fines Operacionalización de Variables Método de estimación