Facilitador(a): Dra. Nidia Melo

UNIVERSIDAD RÒMULO GALLEGOS

DECANATO DE POSTGRADO

DOCTORADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

SAN JUAN DE LOS MORROS- ESTADO GUÁRICO

Unidad Curricular:

Eventos Científicos para

la Contextualización Educativa

Organizar (Concepto)

Evento (concepto)

Eventos Científicos

Clasificación de los Eventos

Pasos para Planificar un Evento

Eventos Internos

Eventos Externos

Organización de Eventos

Eventos y Programas

Formas de Comportarse en un Evento

“ Que es organizar?

Coordinar de forma planificada

las actividades de un grupo de

personas, para procurar el logro

de un propósito común, a través

de la división de trabajos y

funciones, y a través de una

jerarquía de autoridades y

responsabilidades” (Martín 2002)

Luz Mijares

EVENTOEs un suceso importante y programado, de

índole social, académica, artística o deportiva;

está motivado por la celebración de algún

acontecimiento o por la divulgación de algún

hecho trascendente. Es una reunión

planificada, de carácter público o privado, que

suele realizarse en el contexto de una

organización o en el entorno de una persona o

de un grupo para compartir alguna

circunstancia especial.

Luz Mijares

EVENTO CIENTÍFICO

Es toda actividad académica efectuada

por una o más instituciones dedicadas al

fomento de la Investigación Científica. La

organización y realización de dichos

eventos estará a cargo de un directorio y

miembros de las instituciones

convocantes, los cuales serán los

responsables de su organización, su

planificación y ejecución.

Luz Mijares

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Es la asociación de personas

reguladas por un conjunto de

normas en función de un fin

común.

Luz Mijares

Por su Carácter

Por su Naturaleza

Marvi Fuentes

CongresosForos

Conferencias

Paneles

Simposios

Por su

Carácter

Convención

Asambleas

Seminarios

Talleres

Marvi Fuentes

Nacionales

Nacionales

con participación

InternacionalInternacionales

Por Su

Naturaleza

Marvi Fuentes

POR TIPOS:

Empresariales

Institucionales

SocialesEducativos

Religiosos

Marvi Fuentes

POR ÁREA DE INTERÉS:

Científicos Económicos

Académicos Políticos Musicales o Recreativos

Deportivos

Marvi Fuentes

Identificar qué tipo de evento o actividad se realizará.

Determinar los objetivos del evento y lo que se quiere

lograr. Identificar el público a quién va dirigido el evento:

ejemplo: Educación, Salud, Cultura, etc.

Defina sus objetivos y resultados del evento o actividad.

Decidir sobre una fecha y hora para el evento o actividad.

Seleccionar el lugar o espacio físico donde se realizará el

evento. Elija un maestro de ceremonia

Sherly Aponte

Seleccionar un Coordinador como responsable

responsable de garantizar la instalación y feliz termino del

evento.

Considerar la posibilidad de establecer asociaciones con

otras organizaciones o personas que puedan ayudar en la

ejecución del evento.

Considerar el presupuesto para el evento o programa.

Identificar las fuentes y cantidades de ingresos y gastos

potenciales.

Determinar el número de invitados que van asistir al

evento o actividad.

Sherly Aponte

Crear una línea de tiempo del evento.

Comunicar la línea de tiempo para todos los

involucrados en la planificación o realización del evento.

Determinar el orden en que ocurrirán las actividades en

el evento..

Determinar quien llevará a cabo la ejecución de los

temas del programa.

Imprimir el programa para su distribución y determinar si

es necesario publicarlo.

Sherly Aponte

Presentación de los Ponentes/Colaboradores.

Identificar los temas de información para compartir.

Decidir sobre el marco de tiempo para cada

presentación o discurso.

Identificar que tipo de equipo se requiere para dicho

evento o actividad.

Evaluar el costo del equipo.

Sherly Aponte

Decidir quien será responsable de recoger y entregar el

equipo.

Determinar los materiales necesarios para el evento y

comprarlos.

Decidir quien será responsable de la

compra, preparación y almacenamiento de los mismos.

Decidir quién recibirá premios.

Determinar quién será responsable de la compra de los

premios y la presentación de ellos.

Sherly Aponte

Relaciones Públicas: identificar el medio por donde se

dará a conocer el evento.

Decidir quien será responsable de la elaboración de los

volantes, invitaciones, prensa, correos electrónicos, etc.

Decidir quien será el contacto para consultas públicas

sobre el evento o actividad.

Determinar cuál será el método de comunicación interna

más efectiva para las personas involucradas para

invitarlos a participar.

Tomar en cuenta estos elementos:

Alimentos, Música, Flores, Fotografías, Limpieza, Sillas, Pr

emios,entre otros.Sherly Aponte

Como primer paso, designe a un

administrador que supervise todo

el evento. Esa persona se puede

encargar de todo, o bien,

supervisar a otros individuos que

se hagan cargo de las distintas

tareas

•A continuación decida cuál será el tema del

evento:¿Cuál es su propósito?

¿Qué metas desea usted alcanzar?

¿Qué impacto quiere llegar a producir?

•Establezca las fechas límites para los diversos

componentes del evento.•¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso?

•¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales,

como plataforma, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos?•¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones?

. Visite el lugar con un día de

anticipación, por lo menos, y

compruebe que todo esté bién

dispuesto.

•¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones?

Realice reuniones periódicas con las personas

involucradas en el evento y asegúrese de que las

tareas asignadas se lleven a cabo..

Pablo Velásquez

•Prepare un libro de información para el

evento e incluya en él los horarios, la lista

de participantes, los argumentos por

discutir o los discursos, las biografías de

los invitados importantes al acto, un

resumen de asuntos clave, políticos y de

otro tipo, además de artículos de prensa

acerca de esos temas.-

. Celebre una reunión de

seguimiento con su personal

y, como una guía para mejorar

los eventos futuros, escriba un

breve informe sobre lo que

resultó bién y lo que falló.

•Después del evento, envíe

notas de agradecimiento a los

que participaron en él, con el

personal y los personajes clave.

Pablo Velásquez

Pablo Velásquez

Objetivos, Razón Público, BeneficiarioComité

Maritza Mendoza

Asistencia

Maritza Mendoza

JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

Técnico Sociales

JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZCulturales

Recreativos y

Deportivo

Específicos

Específicos

Acompañantes

JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

Carmen Ziomara García

Carmen Ziomara García

Fin

:

Fin

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