Libros de contabilidadCONCEPTO:Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra lasoperacionesque realizala empresaen orden cronolgico (de fechas).Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que permite registrar las transacciones de un agente econmico en lnea (on line), para facilitar laevaluacinde los agentes desupervisinycontrolcontable, tributario y financiero.CLASIFICACIN DE LOSLIBROSDE CONTABILIDAD:Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista tcnico CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:Es la clasificacin establecida de acuerdo aleyy que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros VoluntariosOBJETIVODar a conocer los documentos y libros contables que sern utilizados en el Sistema de Contabilidad Gubernamental. FINALIDADEstablecer la continuidad de la utilizacin de los documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de tener una informacin suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situacin financiera de cada entidad.

LIBROS OBLIGATORIOS:Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, segn elcdigo de comercioen su artculo 33, son los siguientes: Libro deInventariosy Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y bancos Libro deRegistrodeVentas Registro de Compras Libro de Planillaelectrnica. Libro registro deactivos. Libro de Actas (para lassociedades) Libros de Registro deAcciones(para las sociedades)LIBROS VOLUNTARIOS:Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y segn las necesidades de la misma. Elcdigodecomercioen su artculo 34 determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

Libro de Registro de Mercaderas de Krdex Libro de Registro deClienteso Deudores Libro de Registro deProveedores Libro de Registro de Letras por Cobrar Libros de Registro de Letras por Pagar Libro de Bancos Libros de Caja Chica Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNICO:Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

LIBROS PRINCIPALES:Son aquellos que tienencarcterde indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son: Libro de Inventarios y Balance Libro Diario. Libro Mayor

LIBROS AUXILIARES:Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que despus de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en elLibroDiario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificacin legal, a excepcin de los indicados como los libros Principales.DOCUMENTOS FUENTE 1.1 rea de Bienes Orden de Compra - Gua de Internamiento Orden de Servicios Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Fsico Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 001

Existencias Valoradas de Almacn Control Visible de Almacn

DOCUMENTOS CONTABLES Orden de Compra - Gua de Internamiento Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Nota de entrada al Almacn rea de Fondos Recibo de Ingresos Papeleta de depsitos Nota de cargo Nota de abono Comprobantes de pago Planillas de Haberes y Pensiones Valorizacin de Obra Otros rea de Presupuesto Los documentos que sustenten las operaciones contables de bienes, servicios y de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda. rea de Operaciones complementarias Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas, tambin son documentos fuente de esta rea, adems otros documentos tales como Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza, etc. 2. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector PblicoLos Organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas continuarn registrando sus operaciones en los libros contables que a continuacin se indican: PRINCIPALES Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor AUXILIARES Caja Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Fondos para Pagos en Efectivo Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades Conformacin de los Libros Principales inventarios y BalancesEl libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelar: Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 001

La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio con que inicia su gestin. La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestin. Este libro ser de foliacin simple. Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos.Libro DiarioEl libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del debe y del haber. Libro MayorEn este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario. Auxiliares Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario. Registro de Ventas. Registro de Compras. Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo". Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; stos registros debern tener una informacin mas detallada para facilitar su anlisis. En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin.

Foliacin de los Libros de contabilidadCONCEPTO:Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca en la parte superior de cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la pgina del libro de contabilidad.CLASE DE FOLIACION:Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de contabilidad puede ser de dos clases: Foliacin Simple y Foliacin Doble a)Foliacin Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Ejem: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro deInventarioy Balances. b)Foliacin Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro Caja.Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es nica (simple). El formato electrnico permite registrar muchosdatosen forma horizontal, lo que facilita una mayorutilidadpara los libros contables.

Aspecto legal de los Libros de contabilidadPara que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea legalizado ante el Notario Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: a)En la apertura del negocio: sesenta das b)Para el canje de libros: 15 das para el registro de ventas y el registro de compras 30 das para los dems libros.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDADEn los libros de Contabilidad esta prohibido:

Borrar Mancharlo Romperlo Mutilarlo Dejar espacios en blanco Alterar el orden de los folios Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas