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1 Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PRACTICA EMPRESARIAL Presentado Por: LEIDY JOHANA AGUILAR ORTIZ EDDY ESPERANZA REYES NIETO LEIDY PAOLA LOPEZ MONTAÑEZ UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA Bogotá, Mayo de 2019
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Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía
Grupo Alianza ALZ S.A.S
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
PRACTICA EMPRESARIAL
Presentado Por:
LEIDY JOHANA AGUILAR ORTIZ
EDDY ESPERANZA REYES NIETO
LEIDY PAOLA LOPEZ MONTAÑEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
Bogotá, Mayo de 2019
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Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable de la
compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
PRACTICA EMPRESARIAL
Presentado Por:
LEIDY JOHANA AGUILAR ORTIZ
EDDY ESPERANZA REYES NIETO
LEIDY PAOLA LOPEZ MONTAÑEZ
Docente:
CARO BOLIVAR SILVA.
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
Bogotá, mayo de 2019
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Nota de aceptación
____________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
Firma del presidente del jurado
______________________________________
Firma del jurado
______________________________________
Firma del jurado
Bogotá D.C. Fecha _______________________
4
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedicamos a Dios por cada una de las Bendiciones recibidas hasta el día
de hoy y a nuestros padres que nos apoyaron y estuvieron con nosotras durante este proceso
de formación profesional.
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AGRADECIMIENTOS
De primera mano, a Dios por habernos guiado durante todo este proceso académico, en
segundo lugar, a nuestros padres porque siempre nos dieron la fuerza, y apoyo incondicional
que nos han llevado a donde estamos ahora; por ultimo a nuestra tutora que estuvo
ayudándonos en el desarrollo de este trabajo.
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Tabla de Contenido
Glosario ............................................................................................................................... 12
Resumen .............................................................................................................................. 14
Introducción ........................................................................................................................ 15
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 16
Antecedentes del problema ............................................................................................. 16
Análisis de los involucrados ............................................................................................ 18
Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S ............................................................... 20
Descripción del Problema ............................................................................................... 21
Formulación del problema: ............................................................................................. 22
Sistematización del problema ........................................................................................... 22
OBJETIVOS ....................................................................................................................... 23
Objetivo general .............................................................................................................. 23
Objetivos Específicos ...................................................................................................... 23
Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S ................................................................. 24
Alternativas de Solución ................................................................................................. 25
JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 26
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FILOSOFICA .................................................. 27
Historia ............................................................................................................................ 27
Descripción de actividades .............................................................................................. 28
Actividad económica ....................................................................................................... 28
Objeto Social: .................................................................................................................. 28
Tipo de influencia social: ................................................................................................ 28
Portafolio: ........................................................................................................................ 30
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................. 31
Organigrama .................................................................................................................... 32
Misión ............................................................................................................................. 32
Misión Grupo Alianza ALZ S.A.S ................................................................................... 33
Visión .............................................................................................................................. 33
Visión Grupo Alianza ALZ S.A.S .................................................................................... 34
Valores Corporativos ...................................................................................................... 34
Valores Corporativos Grupo Alianza ALZ S.A.S ........................................................... 35
Política Organizacional ................................................................................................... 37
Matriz Situcional ............................................................................................................. 38
7
Análisis De Matriz Situacional: ........................................................................................ 38
DESCRIPCIÓN DEL MACROPROCESO ........................................................................ 39
MACROPROCESOS ...................................................................................................... 39
Análisis del MACROPROCESO...................................................................................... 39
Macro procesos estratégicos ............................................................................................. 40
MARCO REFERENCIAL DE ESTUDIO .......................................................................... 44
Marco conceptual ................................................................................................................ 56
MARCO LEGAL (Normograma) ................................................................................... 63
METODOLOGIA ............................................................................................................... 64
DIAGNÓSTICO ................................................................................................................. 66
Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI) ........................................................ 66
Matriz de Evaluación de Factores Externos .................................................................... 70
Análisis de Matriz DOFA ............................................................................................... 75
PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................................... 76
Promoción de la competitividad ...................................................................................... 76
Manual de Procesos y Procedimientos ............................................................................. 76
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS PARA LA
EMPRESA GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S ................................................................... 77
Gestión de innovación ................................................................................................... 118
Cultura de sostenibilidad ............................................................................................... 118
CRONOGRAMA DE TRABAJO GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S ................................ 120
2 ..................................................................................................................................... 121
CONCLUSIONES ............................................................................................................ 122
RECOMENDACIONES ................................................................................................... 123
Referencias Bibliográfica .................................................................................................. 124
ANEXOS ........................................................................................................................... 126
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Lista de Tablas
Tabla 1. Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 2. Estrategias para el Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 3. Datos de la Compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 4. Matriz Situacional de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 5. Marco Legal (Normograma).
Tabla 6. Matriz de Evaluación de Factores Internos de Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 7. Matriz de Evaluación de Factores Externos de Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 8. Análisis DOFA Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Tabla 9. Cronograma de Actividades.
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Lista de Graficas
Grafica 1. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Internos.
Grafica 2. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Internos.
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Lista de Figuras
Figura 1. Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Figura 2. Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Figura 3. Organigrama.
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Lista de Anexos
Anexo 1. Entrevista Gerente general de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S.
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Glosario
Plan de mejoramiento: James Harrington (1993), Para mejorar un proceso, significa:
cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar
depende del enfoque específico del empresario y del proceso.
Procesos: D. Nogueira, A. Medina y C. Nogueira resumen la definición de proceso de
varios autores como una "Secuencia ordenada y lógica de actividades repetitivas que se
realizan en la organización por una persona, grupo o departamento, con la capacidad de
transformar unas entradas (inputs) en salidas o resultados programados (ouputs) para un
destinatario (dentro o fuera de la empresa que lo ha solicitado y que son los clientes de cada
proceso) con un valor agregado. Los procesos, generalmente, cruzan repetidamente las
fronteras funcionales, fuerzan a la cooperación y crean una cultura de empresa distinta (más
abierta, menos jerárquica, más orientada a obtener resultados que a mantener privilegios)".
Área contable: Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
(AICPA), establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad
es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero,
transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los
resultados de estos".
Caracterización: Según la RAE (Real Academia de la Lengua Española), la
caracterización es, 1. tr. Determinar los atributos peculiares de alguien o de algo, de modo
que claramente se distinga de los demás. 2. tr. Autorizar a alguien con algún empleo,
dignidad u honor. 3. tr. Dicho de un actor: Representar su papel con la verdad y fuerza de
expresión necesarias para reconocer al personaje representado. 4. prnl. Dicho de un actor:
Pintarse la cara o vestirse conforme al tipo o figura que ha de representar.
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En nuestro caso podemos aplicar 3 de las 4 acepciones que tenemos en el diccionario
aunque la más común cuando hablamos de la caracterización es la capacidad para poder
distinguir aquellos aspectos que definen algo para poder aplicarlos a uno mismo o a otro.
Trazabilidad: Un término que fue incorporado recién a la vigésima tercera edición
del diccionario de la Real Academia Española (RAE). Para la International Organization of
Standardization (cuya sigla es ISO), la trazabilidad es la propiedad que dispone el resultado
de un valor estándar, que puede vincularse con referencias específicas mediante una
seguidilla continuada de comparaciones. En otras palabras, la trazabilidad está compuesta por
procesos prefijados que se llevan a cabo para determinar los diversos pasos que recorre un
producto, desde su nacimiento hasta su ubicación actual en la cadena de abasto. (española,
2015)
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Resumen
El propósito de este trabajo es analizar la viabilidad de mejorar los procedimientos en el
área contable de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. con el fin de que la misma tenga
trazabilidad de documentos financieros y no financieros que sirvan de herramienta para la toma
de decisiones por parte de la gerencia, la propuesta de mejoramiento surge ante la problemática
de retraso en la presentación de información, esto se identificó por medio de la entrevista
realizada a la gerencia. En la etapa inicial del trabajo se identificaron las falencias en el área
contable para el cual se plantea elaborar un plan de mejora de los procesos del área contable
que garantice la oportuna preparación, consolidación, y análisis de la contabilidad en general
y demás informes no financieros.
El plan de mejora se realizó con base a la metodología de estudio, obteniendo
información de diversas fuentes como son: documentos contables, entrevista con la gerencia,
encuestas y observación.
Lo anterior favoreció para la formulación del problema el cual puede ayudar a la
empresa a obtener una visión general de las condiciones actuales del departamento contable y
la importancia de la implantación de manuales de procedimientos para la eficacia y eficiencia
no solo de este departamento si no de la empresa en general.
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Introducción
Grupo Alianza ALZ S.A.S. Es una empresa que desarrolla sus actividades de mercado en
el sector comercial y manufacturero; con actividades tales como: la comercialización de
prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos
de talabartería y guarnicionería. Actualmente la empresa crea soluciones de protección
personal especializada ofreciendo prendas y productos innovadores que se adaptan a las
diferentes necesidades y situaciones que atentan contra la integridad física del usuario. Con el
fin de preservar la vida de los seres humanos, sus productos cumplen con los más exigentes
estándares de calidad y han sido sometidos a rigurosas pruebas que garantizan su óptimo
desempeño.
El presente proyecto se redacta con el fin de plantear el Plan de mejoramiento basado
en la caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S.
como estrategia para describir las actividades correctamente. Teniendo en cuenta lo anterior se
puede decir que la caracterización es un tipo de descripción de manera cualitativa del
conocimiento sobre el manejo de los procesos de un área específica de la empresa.
Lo que se busca es que la empresa emplee un Plan de mejoramiento basado en la
caracterización de procesos en el área contable, teniendo en cuenta que esta función está a cargo
de una sola persona, lo que implica que en el momento que ella no este por algún motivo
empiezan las demoras, inconformidades y la no trazabilidad de los documentos financieros y
no financieros que sirven de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia.
Un valor agregado que se le dará a la caracterización será la creación de un manual de
procedimientos, esto sería de gran utilidad, pues este detallaría de manera secuencial una serie
de tareas a realizar en esta área específica.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antecedentes del problema
Según la información obtenida por medio de la entrevista realizada a la gerencia general de
la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S, se evidencio gran preocupación por parte de la misma
al no obtener la información financiera y no financiera necesaria como herramienta para la
toma de decisiones; lo que indica que la empresa no tiene trazabilidad en su documentación
llevándola al mismo tiempo a tomar decisiones erradas sin información verídica.
Un impacto que se está presentando en la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S, ha sido la
falta de información financiera y demás informes no financieros para la toma de decisiones por
parte de la gerencia, a raíz de esto surge la necesidad de plantear un plan de mejoramiento
basado en la Caracterización de Procesos en el Área Contable de la Compañía Grupo Alianza
ALZ S.A.S
La compañía requiere cambiar su funcionalidad con respecto a los procesos contables, esto
con el fin de reducir las demoras en todos los informes para la toma de decisiones por parte de
la gerencia. Actualmente en la compañía no se canalizan los procesos para esta área, es decir
no hay trazabilidad en la documentación, y al no haber información no es posible la generación
de informes financieros y demás solicitados para la toma de decisiones de la gerencia. A raíz
de esto surge la necesidad de mejorar los procesos en la compañía, puesto que el cumplimiento
de los mismos conlleva a mejorar el apalancamiento comercial y financiero, y la imagen que
la empresa tanto necesita.
Por lo anteriormente planteado, este proyecto se hace para mejorar los procesos de manejo
de información y calidad de la misma, y al mismo tiempo proporcionar una alternativa que
busque la reducción de demoras en todos los informes.
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Las consecuencias que se pueden esperar de no solucionar el problema, es que la empresa
Grupo Alianza ALZ S.A.S, siga con las falencias presentadas hasta hoy, no se presentaría
ningún cambio y seguirían perdiendo dinero y tiempo y oportunidades en el mercado.
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Análisis de los involucrados
La empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S es una compañía de comercialización de prendas
de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos de
talabartería y guarnicionería, en el último periodo se ha presentado demoras en la
información ya que no hay trazabilidad de documentos financieros y no financieros que
sirven como herramienta para la toma de decisiones según entrevista realizada a la gerencia.
Gerencia: es el área encargada de dirigir, gestionar o administrar la sociedad.
Proveedores: su servicio es necesario para la continuidad de la compañía.
Entidades Financieras: es la entidad que sirve para proporcionar apalancamiento
financiero.
Entidades Regulatorias: como son la Dirección de Impuestos y Aduanas (DIAN)
Secretaria de Hacienda, Cámara de Comercio de Bogotá.
Personal de la Empresa: personal de la compañía directamente involucrado
(asistente contable y administrativo)
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Tabla 1. Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S
Tabla 2. Estrategias para el Análisis de Involucrados Grupo Alianza ALZ S.A.S
Grupos Intereses Problemas Percibidos Mandatos y Recursos Nivel
GerenciaInformes financierios y
administrativos a tiempo
No hay software
contable Propio Dinero 5
Proveedores
Aumentar la participacion
en el mercado
Recibir pagos
oportunamente.
Ninguno
Contrato
acuerdos
cancelacion de contratos
4
Entidades
Financieras
Captacion de nuevos
clientes Ninguno Aprobacion de creditos 3
Entidades
regulatorias
Fiscalizacion y vigilancia de
la entidadNinguno
Pagos y cumplimiento de
impuestos2
Personal de la
empresa
1. Aumentar la motivacion
laboral
2. Mejorar sus
capacitaciones
3. Sentirse estable en la
compañía
Mal funcionamiento del
área que genera
reclamos en contra.
Ninguno 1
Fuente: Elaboracion propia
Grupos Estrategias
GerenciaGenerar el Recurso para la obtencion de un software
contable
Proveedores
Informar de los cambios que se adelanten Durante el
proyecto para garantizar la continuidad en el servicio
recibido
Entidades Financieras Mantener indicadores Financieros razonables
Entidades Regulatorias Vigilar procesos de Gestion
Personal de la Empresa Monitorear de cerca de su satisfaccion laboral
Fuente: Elaboracion propia
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Árbol de problema Grupo Alianza ALZ S.A.S
Autor: Elaboración propia.
21
Descripción del Problema
El presente proyecto pretende responder y aportar una solución al problema que se presenta
actualmente en la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S., este corresponde al impacto negativo
que se está presentando en el área contable de la empresa y que por ende está afectando las
demás áreas de la misma.
Actualmente el departamento de Contabilidad de Grupo Alianza ALZ S.A.S., cuenta con
una persona encargada del área, quien es la única que sabe y concluye los procesos contables,
por consiguiente, cuando ella falte el proceso se detiene, generando un impacto negativo en el
rendimiento con respecto a las demoras en la entrega de la información, lo que conlleva a que
no hay una trazabilidad de documentos financieros y no financieros que sirvan de herramienta
para la toma de decisiones por parte de la gerencia.
Presentación incorrecta de la documentación, no presentación oportuna de los documentos
a las autoridades implicadas etc. Al realizar el análisis del impacto se da sustento al
planteamiento del problema del presente proyecto.
22
Formulación del problema:
Sistematización del problema
De acuerdo con lo anterior es válido el siguiente interrogante ¿podrá el plan de
mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área contable en la
compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S. mejorar los procesos del área y tener informes a
tiempo para la toma de decisiones?
23
OBJETIVOS
Objetivo general
Elaborar un plan de mejora de los procesos del área contable que garantice la oportuna
preparación, consolidación, y análisis de la contabilidad en general de la compañía Grupo
Alianza ALZ S.A.S.
Objetivos Específicos
- Identificar la línea base teniendo en cuenta los procesos establecidas actualmente por
el área contable de la compañía.
- Diagnosticar las falencias que se presentan en los procesos del área contable,
construyendo una matriz de riesgos, que permitan identificar si grado de importancia.
- Establecer las acciones para el plan de mejoramiento de procesos identificados como
riesgos medios y altos.
24
Árbol de objetivos Grupo Alianza ALZ S.A.S
Autor: Elaboración propia.
25
Alternativas de Solución
Contar con políticas documentales que den lineamientos de manejo: una
alternativa que se da para la solución y alcanzar este objetivo es que la empresa cree un
control interno, este podría ser un manual escrito y de acceso para todos los trabajadores.
Disminuir la rotación de personal auxiliar contable y/o asistente: la posible
solución estaría en realizar periódicamente capacitaciones al personal de la compañía, pero en
especial al departamento contable, contando con el recurso económico por parte de la
gerencia.
Ser competitivos frente a la competencia permitiendo de esta manera el
crecimiento organizacional: este factor podría ser posible en cuanto la compañía maneje su
información financiera y no financiera verídicamente, eficiente y eficaz.
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JUSTIFICACIÓN
Los registros contables en una empresa son esenciales para su éxito, ya que, además
de ayudar en la toma de decisiones estratégicas, es la manera de evaluar constantemente el
estado de sus finanzas y garantizar su rentabilidad. La importancia de llevar una correcta
contabilidad en la empresa es tal que sin ella no se sabría cuánto dinero entra y sale de una
organización ni se podría planear para el crecimiento futuro. Las estrategias contables hacen
posible monitorear el estado financiero del negocio y permiten elaborar los reportes,
resultados y las proyecciones que guían el camino a seguir.
La compañía requiere cambiar su funcionalidad con respecto a los procesos del área
contable, elaborando manuales de procesos y procedimientos los cuales se crearán para obtener
una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos del área contable.
Actualmente en la compañía no se canalizan los procesos para esta área, a raíz de esto
surge la necesidad de mejorar los procesos para la recopilación de la información y a su vez
conllevar a cumplir con los documentos financieros y no financieros para la toma de decisiones
por parte de la gerencia.
Por lo anteriormente planteado, este proyecto se hace para realizar mejoras en la
compañía en cuanto a su funcionalidad.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FILOSOFICA
Historia
Nombre: Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Grupo Alianza ALZ S.A.S, es una empresa que desarrolla sus actividades de mercado
en el sector comercial y manufacturero; con actividades tales como: la comercialización de
prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje y fabricación de artículos
de talabartería y guarnicionería.
En Grupo Alianza ALZ S.A.S., Fabrica y comercializa equipo táctico para uso deportivo y
militar altamente calificado y adaptado según las exigencias particulares de cada uno de sus
clientes; se caracterizan por la fidelización y compromiso con los clientes que tienen. Esta
empresa siempre busca garantizar el cumplimento con las entregas de los pedidos, con el fin
de minimizar los riesgos con las prendas de vestir suministradas.
El 12 de junio 2014 el señor Nelson Varón Ramírez fundo la empresa Grupo Alianza ALZ
S.A.S En 2016 Nelson Varón inicio con una sastrería especializada en la confección de
sudaderas, para la policía nacional y uniformes estudiantiles en la ciudad de Bogotá.
Ampliaron la gama de portafolios de productos fabricando el cinturón multipropósitos de
la policía nacional. Con el crecimiento de su gama de portafolios, se necesitó de una nueva
planta de producción en la ciudad de Bogotá con dos pisos, adquiriendo más infraestructura y
más fuerza.
En el 2018 se abrió una oficina cerca de la planta de producción para facilitar la
comercialización de los productos ingresando nuevos empleados y creciendo paulatinamente.
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Descripción de actividades
- Comercio al por mayor de prendas de vestir
- Comercio al por mayor a cambio de una retribución o por contrata
- Fabricación de artículos de viaje, bolsos de mano y artículos similares elaborados en
cuero, y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería
- Confección de prendas de vestir, excepto prendas de piel
Actividad económica
Actividad Económica Principal: 4642; El comercio al por mayor de todo tipo de prendas
de vestir (incluso las prendas de vestir de cuero), para hombres, mujeres, niños y bebés, ropa
interior, de dormir, de etiqueta, de trabajo, para practicar deportes, entre otros; y el comercio
al por mayor de todo tipo de accesorios para prendas de vestir (como guantes, corbatas y
tirantes) y de artículos elaborados en piel. (Camara de Comercio de Bogotá, 2019).
Objeto Social:
Grupo Alianza ALZ S.A.S, tiene un objeto indefinido, es por esta razón que podrá
desarrollar cualquier actividad lícita de comercio, en lo cual difiere que dentro de sus
actividades esta compañía podrá desarrollar operaciones comerciales como la compra, venta,
importación, exportación, comercialización y distribución de insignias, distintivos, producto
de cuero, talabartería entre otros elementos, bienes e insumos relacionados con la defensa y
seguridad nacional; según el Decreto 855 de 1994. (Grupo Alianza ALZ S.A.S, 2006).
Tipo de influencia social:
Grupo Alianza ALZ S.A.S., está conformado por un equipo humano, con alto nivel de
compromiso, responsabilidad, liderazgo y ética. Grupo Alianza ALZ, tiene un gran sentido de
29
pertenencia con respecto al servicio al cliente y mejora continua en el diseño e
implementación de todos los productos. Grupo Alianza ALZ S.A.S confía en sus valores
fundamentales, esto es, en principios que se espera guíen el comportamiento de la compañía y
de las personas. Los valores son los prerrequisitos de los comportamientos. Digno de
compromiso son los valores. (Grupo Alianza ALZ S.A.S, 2006).
Tabla 3. Datos de la Compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S
Fuente: Elaboración Propia
30
Portafolio:
Fuente: Elaboracion propia
Esta conformado por una parte posterior rectangu-
lar, al cual se adhieren tres bolsillos externos , el
equipo lleva una tapa superior en la boca principal,
correas de sujeción, hombreras acolchadas, herra-
jes metálicos y accesorios plásticos.
CHAQUETA DE SERVICIO
Prenda compuesta por elementos de alta visibilidad,
chaquetilla interna y cuando la Fuerza lo haya
solicitado, por accesorios de protección
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS GRUPO ALIANZA SAS
CHALECO CON PROTECCION BALISTICA
Con protección balística nivel IV Anti punzón
(contra armas blancas)
Para uso de policías en control de motines, fuerzas
de seguridad, etc.
CARPA DE CAMPAÑA INDIVIDUAL
Cubierta textil en tela impermeable conformada por
dos secciones independien- tes y un armazón de
parales y estacas hincados en tierra, lleva varios
broches metálicos y refuerzos para facilitar su
aseguramiento. Tiene puertas y tapas en la parte
frontal y posterior.
MORRAL DE CAMPAÑA CON PARRILLA
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Estructura funcional
Su creador fue Frederick Taylor, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8
especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en
su propio campo, sobre la totalidad del personal que realiza labores relacionadas con
su función. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que
cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.
Ventajas
Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. La división del
trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la
organización.
Desventajas
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente
la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. Se
viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. La no clara
definición de la autoridad da lugar a diferencias entre jefes.
Teniendo en cuenta, que la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S no cuenta con un diseño
organizacional, se propone utilizar la estructura de tipo funcional, la cual permitirá que esta
sea efectiva, eficiente y eficaz en el desarrollo de sus objetivos.
32
Organigrama
Autor: Elaboración propia.
Misión
Es la formulación del propósito para el cual existe la empresa. Generalmente es
expresada en una sola frase. Tiene un carácter bastante duradero, pero pueden ser mejorada o
modificada cuando el “concepto” de le empresa así lo requiere. Debe expresar el servicio que
presta la organización, debe estar dirigida al desarrollo y fomentación de los valores positivos
en los miembros de la organización. Orientada hacia el exterior de la organización, hacia las
necesidades de la Sociedad en general y de los individuos. (https://www.impulsapopular.com,
2016)
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Para estructurar la misión de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, nos apoyamos en
la definición que hacen los autores Thompson y Strickland quienes la describen como el
propósito, fin o razón de ser la existencia de una empresa u organización por que define:
1) Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa
2) Como se hace.
3) El para quién lo va a hacer. (Strickland, 2004)
Para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S se propone la siguiente:
Misión Grupo Alianza ALZ S.A.S
Confeccionar y vender prendas de vestir de excelente calidad y diseño llamativo, a
través de procesos de mejoramiento continuo, para satisfacer las exigencias de nuestros
clientes y convertirnos así en una empresa cada vez más competitiva y eficiente, que aseguren
nuestra permanencia en el mercado.
Visión
La visión empresarial es la capacidad de proyectar el futuro de una empresa. En un
concepto más terminado. Es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa a
largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse en el futuro.
(https://movimiento30juniord.wordpress.com, 2017)
la visión describe el rol que desempeña actualmente la organización, según el autor Jack
Fleitman la define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo
y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de
competitividad y para ello se deben tener en cuenta algunas características de la misma:
1. El individuo debe tener claro a dónde quiere llegar.
34
2. Al compartirse la idea, debe promover el sentido de identificación y
compromiso de todos los miembros de la empresa.
3. Debe ser coherente con valores, principios y cultura de la organización.
(Fleitman, 2004)
Tomando como referencia esta definición se plantea para la empresa Grupo Alianza
ALZ S.A.S la siguiente visión
Visión Grupo Alianza ALZ S.A.S
Para el año 2022 la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S Sera líder del mercado en la
confección de prendas de vestir a través de estrategias de mercado avanzadas, con el
propósito de permanecer vigente acorde con la evolución de las tendencias y exigencias de la
moda.
Valores Corporativos
Los valores son los “cimientos sobre los cuales se forman las actitudes y preferencias
personales”(WHETTEN, 2005, 59). Si se hace una equivalencia con las organizaciones, se
podría decir que los valores organizacionales son los cimientos para construir actitudes y
preferencias de las personas que hacen parte de ellas.
De acuerdo a esto, los valores organizacionales tienen varias funciones que deben
dimensionarse desde lo emotivo y desde lo objetivo en la organización. Los valores deben
construir formas de actuar, de pensar, maneras de hacerse reconocer por los demás, estar en
línea con los objetivos y ayudar al cumplimiento de los propósitos organizacionales genéricos
de crecer, permanecer y ser rentables.
Esto quiere decir que las organizaciones modernas deben velar tanto por su
funcionamiento operativo, como por el desempeño de las personas, sus sentimientos y
35
actitudes, creando organismos que integren sistemáticamente una cadena de competencias
que conduzcan los esfuerzos hacia los objetivos velando por la competitividad y la
productividad. (Correa, 2007)
Para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S se plantean los siguientes valores
organizacionales:
Valores Corporativos Grupo Alianza ALZ S.A.S
Actitud de Cambio
Para responder eficientemente al dinamismo del sector en que actúa la Empresa y a la
necesidad de adaptar permanentemente su estructura y procesos, para responder
eficientemente a esta exigencia, es necesaria la evolución de cada individuo en los aspectos
espiritual, académico, físico y social como base fundamental para el cambio.
Trabajo En Equipo
La creación de sinergias que permitan el desarrollo de potencialidades de la Empresa y sus
individuos es el actuar permanente de quienes conforman la organización.
Respeto
El cumplimiento de compromisos con todos los clientes existentes al exterior e interior de
la Empresa y el reconocimiento a los límites que se tiene con relación a los otros seres
humanos, son premisas constantes en nuestro comportamiento.
Optimización
Propender por el uso adecuado y eficiente de todos los recursos con los que cuenta la
Empresa para el desarrollo de sus objetivos, logrando así la eficiencia en sus procesos.
36
Innovación
La creatividad, la práctica de nuevos conceptos empresariales, la adopción de nuevas
tecnologías y servicios, mantienen la Empresa competitiva, líder en el mercado y garantizan
su permanencia en el futuro.
Compromiso
La entrega en el trabajo, la satisfacción del cliente interno y externo, la puntualidad y el
respeto por los acuerdos convenidos son el comportamiento permanente de todas las personas
que conforman la organización.
Servicio
Satisfacer las necesidades del cliente, garantizando una solución efectiva y oportuna que
supere sus exceptivas, mediante la integración de procesos, recursos y talento humano, para
asegurar su permanencia en la compañía.
Crecimiento Personal
La organización propicia el crecimiento y proyección personal en las esferas intelectual,
espiritual, física y socioafectiva. Así mismo, reconoce y valora la experiencia de vida y el
conocimiento en cada persona.
Lealtad
La Empresa generará condiciones de ambiente adecuado bajo normas de confianza, armonía
y apoyo para alcanzar los objetivos de la organización.
37
Política Organizacional
Grupo Alianza ALZ S.A.S, apoyada en su talento humano ofrece productos a sus clientes
basados en gestión de calidad, el mejoramiento continuo, responsabilidad y cumplimiento de
sus compromisos.
Garantizar el crecimiento de la empresa y contribuir a la sostenibilidad económica de la
cadena productiva, es el objetivo que parte del desarrollo de actividades que se enfocan en
conocer las necesidades de las instituciones y personas tras la interpretación de la opinión de
los clientes, que permitan buscar los niveles de calidad y satisfacción de nuestros productos.
Trabajamos en conjunto con nuestro equipo de talento humano, con fines de generar un
clima laboral fundamentado en la cultura del buen ejercicio de nuestras labores operativas,
administrativas y comerciales, donde nuestro gobierno empresarial ofrece bienestar,
compromiso, competencias y crecimiento general del talento humano trazando como meta el
logro de la estrategia de crecimiento y sostenimiento corporativo.
38
Matriz Situcional
En la siguiente tabla se invidencia los conceptos con los que cuenta la empresa Grupo
Alianza ALZ S.A.S y de cuales no se tiene información esto con el fin de elaborar el plan de
mejoramiento en cuanto a los procesos y procedimientos del área contable.
Tabla 4. Matriz Situacional de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S
Autor: Elaboración propia.
Análisis De Matriz Situacional:
La matriz situacional muestra cuales conceptos con los que cuenta la empresa
actualmente; de acuerdo a la tabla anteriormente ilustrada se puede evidenciar que la empresa
Grupo Alianza ALZ S.A.S. carece de una estructura organizacional, reseña de la empresa, la
misión, la visión, valores corporativos, políticas corporativas, estrategias corporativas,
manuales de funciones del cargo administrativo y plan de mejoramiento del proceso contable.
Esta es la razón de la elaboración de esta tabla, puesto que actualmente la empresa no pudo
suministrar la información necesaria para el desarrollo de esta práctica.
CONCEPTOS EXISTE
EXISTE PERO NO
SEA
IMPLEMENTADO
NO SE
EVIDENCIA
Estructura Organizacional X
Reseña de la Empresa X
Visión X
Misión X
Valores Corporativos X
Políticas Corporativas X
Estrategias Corporativas X
Manuales de Funciones del Cargo Administrativo X
Plan de mejoramiento del proceso contable X
39
DESCRIPCIÓN DEL MACROPROCESO
MACROPROCESOS
Análisis del MACROPROCESO
Los macro procesos de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. tienen como
propósito permitir un mejor conocimiento y dominio de la empresa y la búsqueda continua de
la excelencia y plena integración de los procesos financieros y administrativos. Estos
explican cómo la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S opera en el cumplimiento de su misión,
direccionamiento de su estrategia, evaluación y mejora de su gestión; así como la promoción
de su perfeccionamiento para lograr la satisfacción de sus clientes.
A partir de las necesidades de sus clientes, se describen los procesos que se llevan a
cabo en la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S para obtener el producto. Este abordaje
40
favorece el establecimiento de indicadores de desempeño y la adopción de mejoras en los
procesos, de forma que se atienda las necesidades de los clientes.
Los macro procesos definidos para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S son:
Macro procesos estratégicos: Conformados por los siguientes macro procesos:
Planeación Estratégica, Desarrollo nuevos negocios y Control de gestión. Su finalidad es
garantizar el adecuado direccionamiento de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, a través
de análisis de indicadores y el cumplimiento efectivo de la estrategia empresarial.
Macro procesos misionales: En la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, están
compuesto por los siguientes procesos: resección de materiales, diseño, confección,
comercial ventas y marketing, estos procesos son la razón para la cual la empresa Grupo
Alianza ALZ S.A.S, fue creada. Su finalidad es gestionar la realización del producto, es decir,
estos procesos permiten ejecutar la estrategia de la empresa, buscando alcanzar los propósitos
y expectativas para cumplir con sus obligaciones ante la demanda de mercado de sus clientes.
De esta manera el área de ventas y marketing es la que se encarga de realizar todas
las actividades necesarias para que el producto llegue desde su lugar de producción a manos
del cliente, así como de que este cumpla todas las necesidades y expectativas del cliente.
Lleva a cabo las siguientes acciones:
1. Logística.
2. Gestión de puntos de venta.
3. Marketing mix: precio, promoción producto y distribución.
4. Investigación de las necesidades de los consumidores.
Macro procesos de apoyo: Están compuesto por los siguientes procesos: Gestión
Contable y Financiera, Gestión Administrativa, Gestión Recursos Humanos y Gestión de
41
Producción. Su finalidad es gestionar los recursos necesarios y capacidades para la
realización del producto, es decir, garantizar el efectivo funcionamiento de los procesos
estratégicos y misionales, lo cual significa que contribuyen también a la ejecución de la
estrategia empresarial.
El Área Administrativa y de recursos humanos Estas áreas son las encargadas de
gestionar todo aquello catalogado como "papeleo" y cualquier tipo de trámite administrativo.
Normalmente suele estar ligada también a las actividades de recursos humanos, ya que la
gestión de estos implica también una gran cantidad de trámites. Las actividades que
desarrolla son las siguientes:
1. Reclutamiento, selección y contratación de personal, llevando a cabo todas las
gestiones tanto físicas como burocráticas.
2. Pago y gestión de los sueldos, salarios y políticas de compensación a empleados.
3. Fomento de las buenas relaciones laborales y una adecuada motivación de los
empleados.
4. Gestión de todos aquellos trámites que sean necesarios para llevar a cabo las
actividades de la empresa.
ÁREA DE PRODUCCIÓN
Esta área es la encargada de transformar la materia prima en productos terminados
para poder venderlos a los clientes. Para ello tendrán en posesión y funcionamiento la
maquinaria que les sea necesaria, y serán los encargados de gestionarlos de la forma más
eficiente posible. Sus actividades son:
1. Diseño de las prendas.
2. Mantenimiento de la maquinaria y del lugar de producción.
42
3. Almacenamiento del stock.
4. Control de calidad.
5. Descripción del área
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
Este departamento es el responsable de responderle a la empresa con la
administración eficaz y eficiente de los recursos económicos con los que cuentan. Es el
responsable de la presentación oportuna a la Junta directiva de los Estados Financieros.
En este departamento de la empresa se llevan a cabo todas las actividades referentes
a la gestión y control de los recursos económicos de la empresa, así como de registrar en los
libros contables de donde proviene y en que se utiliza el dinero. Tiene en cuenta los
siguientes aspectos:
1. Créditos y préstamos a los que debe de hacer frente la empresa.
2. Relaciones de pago y cobro con proveedores y clientes
3. Control del tipo de interés de los préstamos anteriores.
4. Declaraciones de impuestos.
5. Inversiones de la empresa en activos financieros.
Junto a él se encuentra el auxiliar contable encargado del:
1. Ingreso de toda la información contable de manera sistematizada ordenada y
oportuna.
2. Digitación de información en el sistema contable
3. Elaboración de facturas
4. Elaboración de comprobantes de ingreso de egreso.
5. Manejo de caja menor.
43
Entre otras actividades, con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de
decisiones por parte de los administradores.
Con base a esta descripción y a la entrevista realizada con la gerencia del Grupo
Alianza ALZ S.A.S se pudo evidenciar que la compañía carece de procesos y procedimientos
para llevar acabo la labor y finalidad del departamento contable.
44
MARCO REFERENCIAL DE ESTUDIO
Antecedentes
En la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S, no se han realizado investigaciones alusivas que
estén relacionadas con un plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en
el área contable de la compañía, No obstante, se localizaron trabajos de grado en la
Universidad de Oriente, los cuales se detallan seguidamente:
Escalona, A. (2006) en su informe titulado "Diseño de un Manual de Normas y
Procedimientos en el Departamento de ahorro y préstamo de IPSPUDO, afirma que:
La carencia de un manual de normas y procedimientos limita y retrasa la inducción y
orientación hacia nuevos empleados contratados para el Departamento de Ahorro y Préstamo.
Rodríguez, A (2005) en su informe de tesis, cuyo objetivo general es "Diseñar un Manual
de Normas y Procedimientos Contables para la Caja de Ahorro de los trabajadores jubilados y
pensionados de la Contraloría General, en la investigación realizada por el autor se encontró
que: la C.A.T.C.E.S, no cuenta con un manual de normas y procedimientos, lo cual conlleva a
45
que los empleados realicen sus actividades de acuerdo a sus criterios, haciéndose
indispensables en el desempeño del cargo.
Los aportes que proporcionan estos trabajos de investigación se concluye que en todas las
empresas deben contar con manuales que permitan encaminar la operatividad de la misma en
forma eficiente. Este instrumento resulta vital para las empresas, puesto que además de
permitir realizar las actividades de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a los
gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presente una situación de incertidumbre.
Los trabajos investigativos citados, estructurarán las bases que sirvieron de orientación, en
la exposición y desarrollo del tema tratado en este estudio, en este sentido, contribuyeron a
afianzar los pasos orientados a despejar el camino de la investigación. A partir de la consulta
de estos antecedentes, se pudo precisar cómo fue tratado este tema en otros estudios, qué tipo
de información fue recolectada, qué diseño se emplearon y además permitir central el estudio
evitando las desviaciones.
Para el presente Plan de mejoramiento basado en la caracterización de procesos en el área
contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S., se incluye los siguientes aportes
investigativos cuya finalidad consiste en dar soporte al desarrollo del proyecto, y así mismo
facilitar el entendimiento de los términos básicos.
Historia De La Contabilidad En Colombia
En Colombia desde cuando se inició la legislación mercantil se impulsó al comerciante la
obligación de organizar su contabilidad y se le prescribieron pautas sobre el contenido y
forma de llevar los libros de contabilidad con los cuales se pretendía que se cumplieran con
los objetivos básicos de esa época, de la información contable a saber.
Etapas De La Contabilidad En Colombia
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La historia del manejo de las cuentas puede dividirse de acuerdo a los diferentes períodos
que se han vivido a partir del descubrimiento de América en 1492, es decir, la conquista, la
colonia, y la república. El hecho de conquistar mediante la fuerza o la violencia el territorio
americano por parte de los españoles, implico la implementación de estrategias que consistían
en el descubrimiento, expropiación o conquista mediante la guerra y la inmediata
colonización o poblamiento de los territorios para fortalecerse militarmente.
Etapa Precolombina (Desde la época antigua – 1492)
En la América precolombina, donde predominaban tres culturas relativamente
desarrolladas (azteca en México, Inca en Perú y Chibcha en Colombia), no se conocía la
escritura alfabética. A pesar de esto, la actividad contable era práctica común entre
aborígenes; por ejemplo, los aztecas llevaban cuentas de los tributos que recaudaban a las
tribus sometidas; los Incas llevaban sus cuentas en lazos con nudos que representaban cifras,
y chibchas, cuyo comercio se realizaba por medio del trueque de mercancías, registraban sus
transacciones con colores pintados sobre sus trajes.
Etapa De La Conquista (1492 – 1550)
Con la llegada de los españoles a territorio americano se inició en esta región una
actividad económica sin precedentes. Los conquistadores obtuvieron de la corona múltiples
concesiones, lo que dio comienzo a la explotación no sólo de los recursos naturales sino
también de los aborígenes. Así, el español logra imponer en estas tierras, además de su
cultura y costumbres mercantilistas, sus prácticas contables.
Antes de la llegada de los españoles al continente americano y específicamente, de Alonso
de Ojeda al descubrir lo que hoy es Colombia, éste estaba conformado por territorios
indígenas tales como los muiscas, turbacos, yalcones, quimbayas, pijaso, etc., ubicados en
47
diferentes lugares del país, entre los cuales se tenía la costumbre de pagar tributos
representados en productos agrícolas a los caciques.
En 1492, los Reyes Católicos de España, Isabel de Castilla y Fernando de Aragón, firman
un convenio con el descubridor Cristóbal Colón, al que se le denominó capitulaciones, el cual
consistía en la forma como se repartirían los bienes que lograra encontrar en la expedición
que financiaría la corona española. Esta, con el propósito de expandir y fortalecer el
desarrollo de una economía capitalista que comenzaba a nacer, dirigía sus acciones a la
búsqueda de bienes, principalmente metales como oro y plata, los cuales posteriormente eran
comercializados o reinvertidos. La búsqueda de estos bienes fue principalmente la motivación
de Colón.
Durante el periodo de la conquista se crearon algunas instituciones importantes para
recaudar impuestos, entre éstas se encontraban: La encomienda, la mita y el resguardo. La
creación de estas instituciones tenía como objetivo fundamental recaudar impuestos, es decir,
un fin impositivo y fiscal con el cual se pretendía obtener algunos ingresos para la corona
española.
Los impuestos que pagaban los indios a los encomenderos se conocían con el nombre de la
demora.
Etapa De La Colonia (1550 – 1819)
Las gobernaciones eran creadas por la corona de conformidad con las capitulaciones o
contratos privados que ésta firmaba con los conquistadores. Para este tiempo ya se habían
creado gobernaciones tales como Popayán, Santa Fe de Bogotá, Cartagena, y Antioquia. Los
gobernadores de estos territorios tenían bajo su responsabilidad el cobro de los impuestos y la
respectiva separación y distribución de la parte que correspondía a los Reyes.
48
Etapa De La Republica (1819 – Hasta Hoy)
A partir de la etapa de la República se comienza a configurar un Estado independiente de
la corona española, con un sistema de gobierno, que, aunque con rezagos del régimen
colonial, se encontraba bajo la dirección de los criollos, los cuales tenían a partir de ese
momento la responsabilidad de administrar eficientemente los recursos de la naciente
República de Colombia, y asumir las funciones básicas que hasta ese entonces tenía.
La primera disposición gubernamental en materia de hacienda pública se presenta algunos
días después de la Batalla de Boyacá, en la cual el Libertador Simón Bolívar ordena que
todos los bienes de los españoles conquistadores fueran confiscados y que los mismos harían
parte del patrimonio de la Nación. Así, el Libertador hace uso de medio millón de pesos, que
al parecer dejaron los españoles en la casa de la moneda de Bogotá, para financiar la campaña
libertadora que hasta el momento dirigía en Colombia y Venezuela.
En el periodo de Pedro Gual como Ministro de Hacienda se presentaron varios proyectos
de ley, entre los cuales, se aprueba en septiembre de 1821 en el “Congreso de Cúcuta” el
impuesto de renta como tributación directa que gravaba “la renta agrícola, la de propiedades
inmobiliarias y mobiliarias, la renta minera e industrial, la de capitales dados a interés, la
renta comercial, los sueldos, y la renta de bienes de manos muertas”. Como se puede
observar, se crean en este período algunos tributos que hoy constituyen una fuente importante
de recursos para el Estado, tales como: Impuesto predial, impuesto sobre la renta, industria y
comercio, etc., es decir, principalmente la tributación directa como forma más eficiente y
económica para el recaudo de ingresos por parte del Estado.
En 1821, mediante la ley del 6 de Octubre, se organiza la Contaduría General, con el fin de
reglamentar el funcionamiento de la Oficina de Contaduría de Hacienda con cinco contadores
bajo nombramiento oficial. Treinta años más tarde se sustituye la Corte de Cuentas por la
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Oficina General de Cuentas, en la cual se establece como jede un funcionario denominado
Contador Mayor Presidente. En el año de 1873 se elabora el Código Fiscal. De acuerdo con el
Código de Comercio de 1887 se exige a todos los comerciantes llevar a menos cuatro libros
de contabilidad: Diario, Mayor, Inventarios y Balance, junto con el libro copiador de cartas;
en los años siguientes se establecen las normas y procedimientos para el manejo de estos
libros.
A comienzos del presente siglo y como resultado del desarrollo de la actividad comercial,
financiera e industrial del país, se reglamentó, la revisoría fiscal y se decretaron algunas
normas tributarias con el fin de incentivar la inversión privada. Por esa época surgieron
empresas como la Compañía Colombiana de Tejidos y la Compañía Colombiana de Cerveza
de Medellín; Hilados y Tejidos Obregón de Barranquilla, Cervecerías Bavaria y Germania y
Cementos Samper en Bogotá. Paralelo a éste desarrollo surgió la necesidad de capacitación
comercial y contable, y se creó la Escuela de Comercio de la Universidad de Antioquia en
1901 y la Escuela Nacional de Comercio de Bogotá en 1905. Años más tarde, estos ejemplos
fueron seguidos por otras ciudades del país, que a la postre dieron origen a la organización
definitiva de gremios de contadores.
En 1923 se expidió la Ley 17 mediante la cual se amplió la Escuela Nacional de Comercio
y sus enseñanzas se orientaron de acuerdo con los modelos europeos. La actividad industrial
continuó su desarrollo para fomentar la creación de sociedades anónimas, para lo cual el
Gobierno expidió la Ley 58 de 1931, mediante la cual se creó la figura del Revisor Fiscal. En
el articulo 46 de esta ley se dio reconocimiento a la profesión de contador juramentado. Con
el paso de los años se dictaron algunas leyes adicionales encaminadas a la reglamentación de
la profesión contable, por ejemplo, la Ley 73 de 1935, relacionada con el manejo contable de
las empresas públicas y privadas y el ejercicio de la profesión, fijó normas reglamentarias
para el ejercicio de la profesión en el país.
50
En 1951 se creó el Instituto Nacional de Contadores Públicos (INCP), conformado por
contadores de gran trayectoria. Cuatro años más tarde se organizó la Academia Colombiana
de Contadores Públicos Titulados (Adeconti). La ley 145 de 1960 reglamento definitivamente
el ejercicio de la profesión y fijó los requisitos necesarios para su práctica. En 1961 se
expidió el Decreto 1651, en el que se determinaron normas y procedimientos requeridos para
ejercer la profesión, llevar contabilidades, autorizar estados financieros y elaborar
declaraciones de renta. Hoy en día los principios y normas de la contabilidad están descritos
en el decreto 2649 de 1993, a la espera de una posible adopción de estándares internacionales
que derogarían no solo ley sino también historia. (https://contabilidadudn.wordpress.com,
2009)
Para el trabajo a desarrollar en la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. el concepto de
contabilidad es la base fundamental del desarrollo del plan de mejora; pues la contabilidad es
la base del sustento sobre el cual se planteará dicha mejora.
Estados financieros
Los estados financieros, también denominados cuentas anuales, informes financieros o
estados contables, son el reflejo de la contabilidad de una empresa y muestran la estructura
económica de ésta. En los estados financieros se plasman las actividades económicas que se
realizan en la empresa durante un determinado período.
Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa. Las cuentas anuales permiten a
los inversores sopesar si la empresa tiene una estructura solvente o no y, por tanto, analizar si
es rentable invertir en ella o no.
Componentes de los Estados financieros
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Los Estados Financieros se clasifican en balance de situación, cuenta de resultados,
estados de flujos de efectivo, estado de cambios del patrimonio neto y memoria:
Balance de situación
Se define como el documento contable que informa acerca de la situación de la empresa,
presentando sus derechos y obligaciones, así como su capital y reservas, valorados de
acuerdo a los criterios de contabilidad generalmente aceptados.
En el Balance se muestran:
Activo: Dinero en efectivo, dinero depositado en el banco o bienes.
Pasivo: Deudas de la empresa con bancos, proveedores y otras entidades
financieras.
Patrimonio neto: Aportaciones realizadas por los socios y beneficios que ha
generado la empresa.
Cuenta de resultados
Compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, y muestra si ha habido
beneficios para pagar dividendos. Dentro de ésta, tenemos dos elementos:
Ingresos: Son entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan
incrementos de patrimonio.
Gastos: Salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementos en el pasivo.
Estado de cambios en el patrimonio neto
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Muestra las variaciones en las entradas y salidas en las operaciones de la empresa entre el
inicio del período y el final del mismo, generalmente un año.
Estado de flujos de efectivo
Muestra las fuentes, regularidad y uso del efectivo de la empresa, usando estimaciones
directas (la más utilizada) o indirectas. La estimación directa muestra el efectivo neto
generado por las operaciones. Esta variable es de vital importancia para analizar la situación
de la empresa ya que refleja su liquidez.
Memoria
Es un documento utilizado en contabildad que sirve para ampliar la información contenida
en las cuentas anuales. Así pues, la memoria deberá presentarse y elaborarse conjuntamente
con los demás estados financieros. Forma parte de las cuentas anuales de las sociedades.
La función de éste estado contable es la de completar, ampliar, comentar y realizar
aclaraciones sobre el resto de documentos que se integran en las cuentas anuales.
Importancia de las cuentas anuales
Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa a través de los distintos estados. De
estos documentos podemos ver, entre otras cosas, la forma de financiación de la empresa y su
compromiso de pago, el ratio de deuda financiera, su margen de solvencia, el coste de
producción unitario, el volumen de ventas, los ingresos brutos y netos, los impuestos que
paga la empresa, su estructura de costes fijos y variables, el stock de mercancías y la tasa de
53
reposición, la depreciación de sus activos, el patrimonio neto, la estructura de sus activos y
pasivos y los acreedores de la empresa. (SEVILLA, 2014)
Para el desarrollo de nuestro plan de mejora se hace indispensable dichos documentos
contables que sirven de herramienta para la toma de decisiones.
A partir de la década de los 80 muchas empresas en el mundo occidental reconocen el
papel estratégico que juega la calidad de sus productos en un mercado cada vez más
competitivo y que un camino para conseguir este objetivo, sin aumentar los costos, es
implementar una gestión de la calidad eficaz y eficiente, encaminada a la mejora continua de
los productos y procesos de la compañía.
La gestión de procesos, la cual es una disciplina de gestión que ayuda a la dirección de la
empresa a identificar, representar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar y hacer más
productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente. La estrategia
de la organización aporta las definiciones necesarias en un contexto de amplia participación
de todos sus integrantes, donde los especialistas en procesos son facilitadores (Bravo, 2011).
La visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la organización que
permite comprender la compleja interacción entre acciones y personas distantes en el tiempo
y el espacio. Más allá de un conjunto de actividades, un proceso ayuda a entender la
Globalidad de la tarea que desempeñamos. Dice Bravo (2011), citando a Hammer: “Una
empresa de procesos es la que estimula, posibilita y permite que sus empleados realicen una
labor de proceso. La labor de proceso es toda tarea que se centra en el cliente; toda labor que
tiene en cuenta el contexto más amplio dentro del que se está realizando; toda tarea que va
dirigida a alcanzar unos resultados, en lugar de ser un fin en sí misma; toda tarea que se
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realiza siguiendo un diseño disciplinado y repetible. La labor de proceso es toda tarea que
permite obtener los altos niveles de rendimiento que los clientes exigen actualmente.
Para responder a estas demandas, cambian las metas de la empresa y sus métodos de
funcionamiento, o sea sus procesos. Ya no se piensa que los procesos puedan diseñarse con
una estructura ideal, que vaya a permanecer inmutable con el paso de los años. Por el
contrario, los procesos están permanentemente sometidos a revisiones para responder a dos
motivos distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo proceso es mejorable en
sí mismo, siempre se encuentra algún detalle, alguna secuencia que aumenta su rendimiento
en aspectos de la productividad de las operaciones o de disminución de defectos. Por otro
lado, los procesos han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados,
clientes, y nuevas tecnologías.
Según Cabrera (2009), citando a Harrington, el mejoramiento del proceso en la empresa es
una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organización a
realizar avances significativos en la manera de elegir sus procesos. Esta metodología ataca el
corazón del problema de los empleados de oficinas, al centrarse a eliminar el desperdicio y la
burocracia. También ofrece un sistema que le ayudará a simplificar y modernizar sus
funciones y, al mismo tiempo, asegurará que sus clientes internos y externos reciban
productos sorprendentemente buenos.
Un proyecto de mejora de procesos se compone de tres fases: análisis, diseño e
implementación y tiene como objetivos:
Crear procesos que respondan a las estrategias y prioridades de la empresa.
Conseguir que todos los miembros de la organización se concentren en los procesos
adecuados.
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Mejorar la efectividad, eficiencia y flexibilidad del proceso para que el trabajo se realice
mejor, de una forma más rápida y más económica.
Crear una cultura que haga de la gestión de procesos una parte importante de los valores y
principios de todos los miembros de la organización.
Para el desarrollo de este plan de mejoramiento es de vital importancia este aporte sobre ya
que nos ayuda a tener una guía de cómo los trabajadores de la empresa Grupo Alianza ALZ
S.A.S debe desarrollar sus diferentes actividades, buscando de esta manera garantizar la
sostenibilidad administrativa de la organización.
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Marco conceptual
Se hizo una breve investigación sobre los tipos de estructura organizacional que existen de
acuerdo a los autores, Chiavenato, Frederick Taylor, y Petrella.
Estructura Organizacional:
Por medio de la organización, las empresas logran establecer una estructura
organizacional, en la cual se establecen cargos y funciones administrativas, así como las
normas y reglamentos de la organización. Además, permite la consecución de los objetivos
primordiales de la empresa de manera eficiente y con un mínimo esfuerzo, eliminando la
duplicidad de trabajo y se establecen canales de comunicación entre los trabajadores y
directivos.
De acuerdo a Chiavenato (2002, p.362) “organizar significa agrupar, estructurar e integrar
los recursos organizacionales, definir la estructura de los órganos que los deberán
administrar, establecer la división del trabajo mediante la diferenciación y medir los niveles
de autoridad y responsabilidad”.
Por lo tanto, toda organización debe funcionar como un sistema integrado y cohesionado
en que las partes se interrelacionen estrechamente para alcanzar los objetivos
organizacionales.
Tipos de estructura
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De acuerdo a las características de las empresas se pueden clasifican en complejas y
simples ya que en la primera la alta gerencia es reducida, se cuenta con un mínimo de
trabajadores y en las estructuras complejas se comparten muchas de las tareas consideradas
no esenciales para la empresa.
De esta forma se jerarquizan funciones con la finalidad de dividir el trabajo y de manejar
eficientemente las actividades que se desempeñan en cada puesto para poder garantizar los
objetivos de la organización.
Según Chiavenato (2002, p.369) “una estructura organizacional es eficaz cuando facilita a
las personas la consecución de los objetivos y es eficiente cuando se consiguen con recursos
o costos mínimos”.
Estructura funcional
Su creador fue Frederick Taylor, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre 8
especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en
su propio campo, sobre la totalidad del personal que realiza labores relacionadas con
su función. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que
cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.
Ventajas
Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. La división del
trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la
organización.
Desventajas
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente
la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. Se
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viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. La no clara
definición de la autoridad da lugar a diferencias entre jefes.
Estructura burocrática
Según Petrella (2007, p.10) “la organización burocrática busca mejorar la efectividad para
alcanzar metas, maximizar la eficiencia para lograr el mejor resultado al más bajo costo, y se
puede controlar de la mejor manera la incertidumbre, regulando a los trabajadores,
proveedores y al mercado partiendo de reglas formales”.
La estructura burocrática se caracteriza por tareas operativas rutinarias, que se logran por
medio de la especialización, normas y reglamentos que se encuentren altamente formalizados,
así como las actividades que se agrupan en departamentos funcionales. La autoridad es
centralizada, los tramos de control son reducidos y la toma de decisiones sigue una cadena de
mando.
Estructura matricial
Una estructura matricial según Chiavenato (2002, p.411) “es la combinación de la
departamentalización funcional y divisional en la misma estructura organizacional”. Así
mismo esta estructura implica cadenas jerárquicas funcionales y divisionales
simultáneamente en la misma parte de la organización.
Una organización que cuenta con una estructura matricial tiene dos tipos de estructura
simultáneamente, los trabajadores responden a dos cadenas de mando. Una de ellas es una
cadena de mando de funciones o divisiones en donde se establece de forma vertical. El
segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un
gerente de proyecto que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.
Algunas ventajas de la estructura matricial según Chiavenato (2002, p.416) son las
siguientes:
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Fuerte especialización de habilidades
Uso eficiente de los recursos y economías de escala
Buena solución de problemas técnicos
Buena coordinación interdepartamental
Por lo tanto, la organización se amolda simultáneamente a sus funciones internas y a los
productos y servicios que se deben generar, es decir, es una estructura mixta utilizada cuando
la organización desea obtener los beneficios divisionales y mantener la especialidad técnica
de las unidades funcionales. (http://catarina.udlap.mx, 2007).
Se tomó para la estructura organizacional de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. el tipo de
estructura funcional creada por Frederick Taylor.
Administración de Recursos:
El éxito de una empresa consiste en administrar de manera adecuada los recursos de
los que dispone, es decir, la empresa debe contar con una estabilidad económica que le
permita hacer frente a cada una de sus obligaciones, ya que de no ser así podría llegar a tener
problemas de liquidez y solvencia. (Cantu, 2008).
Para el desarrollo de esta ponencia la administración de recursos está directamente
relacionado con la documentación contable y de otras áreas necesaria para la toma de
decisiones por parte de la gerencia, pues a través de esta herramienta que se toman decisiones
de administración de recursos.
Financiamiento:
Son las actividades relacionadas con el financiamiento procedente de terceras
personas o instituciones financieras, por ejemplo, por préstamos concedidos a la empresa, o
las aportaciones de capital por parte de los accionistas. Algunos ejemplos son: pago de
60
dividendos, liquidación de préstamos, prestamos en efectivo por los acreedores. (Warren,
2010)
Con base al planteamiento del problema se hace indispensable obtener documentos
financieros que nos sirvan como herramienta para el apalancamiento financiero.
Trazabilidad:
Un término que fue incorporado recién a la vigésima tercera edición del diccionario
de la Real Academia Española (RAE). Para la International Organization of Standardization
(cuya sigla es ISO), la trazabilidad es la propiedad que dispone el resultado de un valor
estándar, que puede vincularse con referencias específicas mediante una seguidilla continuada
de comparaciones. En otras palabras, la trazabilidad está compuesta por procesos prefijados
que se llevan a cabo para determinar los diversos pasos que recorre un producto, desde su
nacimiento hasta su ubicación actual en la cadena de abasto. (española, 2015)
Este concepto se manejara durante el desarrollo de la práctica empresarial ya que este
es la principal falencia en Grupo Alianza ALZ S.A.S; conforme a este se desarrollara el
planteamiento del problema “no hay trazabilidad de documentos financieros y no financieros
que sirvan de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia”.
Caracterización:
Según la RAE (Real Academia de la Lengua Española), la caracterización es, 1. tr.
Determinar los atributos peculiares de alguien o de algo, de modo que claramente se distinga
de los demás. 2. tr. Autorizar a alguien con algún empleo, dignidad u honor. 3. tr. Dicho de
un actor: Representar su papel con la verdad y fuerza de expresión necesarias para reconocer
61
al personaje representado. 4. prn. Dicho de un actor: Pintarse la cara o vestirse conforme al
tipo o figura que ha de representar.
En nuestro caso podemos aplicar 3 de las 4 acepciones que tenemos en el diccionario,
aunque la más común cuando hablamos de la caracterización es la capacidad para poder
distinguir aquellos aspectos que definen algo para poder aplicarlos a uno mismo o a otro.
Es necesario hablar de este concepto ya que hace parte del título de la práctica
empresarial se determinará atributos a un área específica para el caso del desarrollo de la
practica en el área específica es contabilidad.
DOFA:
El análisis DOFA es una técnica desarrollada en la década de 1960 en la Universidad
de Stanford, Estados Unidos, para analizar escenarios y usar este análisis como base para la
gestión y planificación estratégica de una empresa.
La herramienta se hizo muy popular y, por su simplicidad, puede aplicarse a cualquier
tipo de situación, desde la creación de un blog hasta la administración de una multinacional.
El análisis DOFA viene de la sigla en inglés Strenghts, Weaknesses, Opportunities y
Threats, que significa Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. (Destino Negocio,
2014)
Esta herramienta de diagnóstico basada en las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas
y Amenazas nos da las características actuales del mercado, de riesgos internos y externos de
acuerdo al entorno en que está posicionada la empresa.
MEFI:
62
La matriz de factores Internos (MEFI), permitirá evaluar las debilidades y fortalezas
importantes de cada una de las áreas de la empresa (Social Media, Marketing, SEO, Marca
Personal, 2019).
Sirven como instrumento de consulta de factores internos, puesto que permitirá el
conocimiento y la perspectiva que tiene el cliente interno.
MEFE
Es una herramienta de carácter gerencial que permitirá identificar las oportunidades y
amenazas de índole económica, social, cultural, geográfica, política, tecnológica y
competitiva que afectan el comportamiento actual y futuro de la empresa. (VALENCIA,
2012)
Como herramienta gerencial en el desarrollo de nuestro trabajo el objetivo será la
identificación de factores externos tales como la economía, mercado la competencia factores
externos que afectan directamente la compañía.
63
MARCO LEGAL (Normograma)
Fuente: Elaboración propia
VIG
ENT
E
D.
PAR
C
D.
TO TA
L
Constituci
ón Política
de
Colombia
Constitución
Política de
Colombia de
1991
La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para
su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley. La libre
competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades. La empresa, como
base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones. El Estado fortalecerá las
organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial. El Estado, por mandato de la ley,
impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad económica y evitará o controlará cualquier abuso
que personas o empresas hagan de su posición dominante en el mercado nacional. La ley delimitará
el alcance de la libertad económica cuando así lo exijan el interés social, el ambiente y el patrimonio
cultural de la Nación.
13/06/1991 333 X
Constituci
ón Política
de
Colombia
Constitución
Política de
Colombia de
1991
La dirección general de la economía estará a cargo del Estado. Este intervendrá, por mandato de la
ley, en la explotación de los recursos naturales, en el uso del suelo, en la producción, distribución,
utilización y consumo de los bienes, y en los servicios públicos y privados, para racionalizar la
economía con el fin de conseguir en el plano nacional y territorial, en un marco de sostenibilidad
fiscal, el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes, la distribución equitativa de las
oportunidades y los beneficios del desarrollo y la preservación de un ambiente sano. Dicho marco de
sostenibilidad fiscal deberá fungir como instrumento para alcanzar de manera progresiva los
objetivos del Estado Social de Derecho. En cualquier caso el gasto público social será prioritario.
13/06/1991 334 X
Constituci
ón Política
de
Colombia
Constitución
Política de
Colombia de
1991
Las actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo,
aprovechamiento e inversión de los recursos de captación a las que se refiere el literal d) del
numeral 19 del artículo 150 son de interés público y sólo pueden ser ejercidas previa autorización del
Estado, conforme a la ley, la cual regulará la forma de intervención del Gobierno en estas materias y
promoverá la democratización del crédito.
13/06/1991 335 X
LEY 1314 DE
2009
Por mandato de esta ley, el Estado, bajo la dirección del Presidente la República y por intermedio de
las entidades a que hace referencia la presente ley, intervendrá la economía, limitando la libertad
económica, para expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la
información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de
forzosa observancia, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros,
brinden información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil
para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y
empleados de las empresas, los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas, para
mejorar la productividad, la competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las
personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras. Con tal finalidad, en atención al interés
público, expedirá normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de
información, en los términos establecidos en la presente ley.
13 de julio
de 2009
1 X
LEY 905 de
agosto 2 de
2004
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro,
pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
2 de
agosto de
2004
2
LEY Codigo
Sustantivo
Del Trabajo
REMUNERACION DEL TRABAJO. Todo trabajo dependiente debe ser remunerado. 5 de
agosto de
1950
24 X
DECRETO 624 de 1989 Agentes de Retención en el Impuesto sobre las Ventas. Actuarán como agentes retenedores del
impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:
30 de
marzo del
año 1989
437-2 X
DECRETO 1074 de 26
de mayo
2015
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tiene
como objetivo primordial dentro del marco de su competencia: formular, adoptar, dirigir y coordinar
las políticas generales en materia de desarrollo económico y social del país, relacionadas con la
competitividad, integración y desarrollo de los sectores productivos de la industria, la micro, pequeña
y mediana empresa, el comercio exterior de bienes, servicios y tecnología, la promoción de la
inversión extranjera, el comercio interno y el turismo; y ejecutar las políticas, planes generales,
programas y proyectos de comercio exterior.
26 de
mayo de
2015
1.1.1.
1
X
ARTIC
ULO S
ESTADO (marcar
con "x")
NORMOGRAMA
TIPO DE
NORMA
#
IDE
NT
TITULO DEL
DO CTEMA ESPECIFICO
FECHA DE
EXPEDICIO
N
64
METODOLOGIA
La metodología que se utilizara en el presente proyecto será la descriptiva; esta
metodología describe las características el fenómeno de análisis y los componentes de la
investigación, lo que se busca es describir y recolectar información medible sobre la falencia
presentada en el área contable de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S.
El objetivo de esta metodología es describir las características exactas y medibles a partir
de variables e indicadores.
La herramienta medible en la cual se basara esta metodología será de tipo cualitativo ya
que se basa en la observación de hechos, lo que quiere decir que se tendrán fuentes primarias
directas con relación a la observación y comunicación directa con la Gerencia.
Para la recolección de información de tipo cualitativa se realizara una entrevista
estructurada de manera personal a las partes directamente relacionadas, que para el caso de la
práctica empresarial será con la Gerencia.
Para la construcción del diagnóstico se utilizara un método de observación, utilizando
herramientas como encuestas y entrevistas, sumado a las matrices: MEFI, MEFE, DOFA;
todas las anteriores como instrumento de consulta que permitirá observar cual es la
perspectiva de los clientes hacia la empresa, como está posicionada en el mercado y cuales
son algunas de las fortalezas en aras de sostenerse en un nivel competitivo frente al mismo.
La matriz de factores Internos (MEFI), permitirá evaluar las debilidades y fortalezas
importantes de cada una de las áreas de la empresa (Social Media, Marketing, SEO, Marca
Personal, 2019); una matriz de factores Externos (MEFE), que permitirá evidenciar e
identificar las oportunidades y las amenazas (Herramientas para análisis de contexto: MEFI y
MEFE, 2019). Adicional a estas estrategias anteriormente nombradas se suma la matriz DOFA,
65
con la cual hará una evaluación sencilla obtenida del estudio de las debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas internas y externas que se presentan en el área contable y de esta manera
presentar una posible solución.
66
DIAGNÓSTICO
Analizar el entorno de la empresa ayudara a conocer y predecir ciertos cambios y
reducir la incertidumbre con respecto a estos. El análisis debe desarrollarse en todos los
aspectos, cultural, social, económico, político y tecnológico.
Por medio del siguiente diagnóstico realizado a la empresa Grupo Alianza ALZ
S.A.S. se identificó el tipo de organización, la situación actual y los factores internos y
externos que afectan la compañía, lo anterior resulto de la selección de información
recopilada que genero la descripción y análisis de este estudio, posterior a este se realizara un
análisis con la información arrojada de los resultados obtenidos.
Para llevar a cabo este diagnóstico se utilizara la metodología descrita con
anterioridad, para el caso será el análisis de la matriz de factores Internos MEFI, matriz de
factores Externos MEFE y el DOFA.
Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI)
Es un instrumento utilizado para evaluar las fortalezas, debilidades y posibles
oportunidades más importantes de cada una de las áreas de la empresa Grupo Alianza ALZ
S.A.S. Con el fin de hacer un diagnóstico verídico.
Los factores internos de una organización usualmente se dividen en cinco aspectos,
para la evaluación de este caso serán los siguientes: área contable y financiera, área comercial
y ventas, marketing, área administrativa y recursos humanos; divididos a su vez con un nivel
de importancia relativa y asignándole un valor a cada área para el total de la sumatoria del
100%. Por otro lado se mostrara la pregunta clave del factor interno para a su vez obtener la
ponderación, evaluación y resultados de dicha encuesta.
67
Para el completo desarrollo de esta matriz fue necesario recurrir a la administración
quien ofreció la información necesaria para realizar esta herramienta de diagnóstico. El
resultado obtenido y plasmado surge de la elaboración de una encuesta interna la cual fue
entregada al 30% de los empleados de la empresa del total de 100 de todas las áreas de
función. Para los cuales se tuvo la participación de la siguiente manera:
- Área Contable y Financiera: Total encuestados 3 empleados.
- Área Comercial y Ventas: Total encuestados 4 empleados.
- Mercadeo: Total encuestados 5 empleados.
- Área Administrativa: Total encuestados 2 empleados.
- Recursos Humanos: Total encuestados 1 empleado.
- Área de Producción: Total encuestados 15 empleados.
Para un total de 30 empleados encuestados.
Los criterios utilizados en esta matriz están ordenados de acuerdo al grado de
importancia de cada área de trabajo. La evaluación tendrá calificación y se identificara de
acuerdo a la siguiente relación:
Calificación Color Situación
1 Azul Debilidad Grave
2 Verde Debilidad Menor
3 Rosado Fortaleza Menor
4 Amarillo Fortaleza Importante
Fuente: Elaboración Propia
68
Tabla 6. Matriz de Evaluación de Factores Internos de Grupo Alianza ALZ S.A.S
Fuente: Elaboracion Propia.
Análisis MEFI
En el resultado obtenido en la evaluación del área contable y financiera el factor clave
es la rentabilidad, puesto que la empresa a través del tiempo ha ido incrementado sus ingresos
lo que la hace cada vez más rentable; El nivel de endeudamiento es bueno, lo que quiere decir
que la empresa tiene capacidad de adquirir cualquier deuda con cualquier acreedor sin ningún
problema, porque tiene la suficiente solvencia para cubrir cualquier obligación.
De acuerdo con los resultados obtenidos se evidencia en cuanto al área comercial y
ventas una evaluación con resultados positivos, lo que quiere decir que los clientes de Grupo
Alianza ALZ S.A.S. conocen bien el mercado y los productos ofrecidos por esta empresa,
saben que está encaminada a la elaboración de prendas de vestir y sobre todo a la
satisfacción plena de sus clientes.
PROCESOIMPORTANCIA
DEL AREAFACTOR INTERNO CLAVE PONDERACION EVALUACION TOTAL
Rentabilidad 5 4 0,2
Endeudamiento 5 3 0,15
Declaraciones Tributarias 5 2 0,1
Crecimiento 5 3 0,15
Satisfaccion plena de los clientes 10 4 0,4
Evaluación de los servicios por parte del cliente. 8 3 0,24
Conocimiento del mercado 7 3 0,21
Investigacion y desarrollo 5 4 0,2
Estrategia Publicitaria 6 4 0,24
Reclutamiento de Clientes 4 3 0,12
Competencia en el mercado Actual 3 3 0,09
Promociones y demas estrategias 2 3 0,06
Control Interno 9 4 0,36
Ejecucion del servicio 7 3 0,21
Productividad del personal de la organización 5 4 0,2
Indicador de productividad 4 1 0,04
Evaluacion de la Mision, Vision 4 1 0,04
Indicadores de gestion 2 2 0,04
Estrategia empresarial 2 2 0,04
Estructura organizacional de la Compañía. 2 2 0,04
2,53
AREA CONTABLE Y
FINANCIERA20
MERCADEO 15
RECURSOS
HUMANOS10
MEFI
AREA COMERCIAL
Y VENTAS30
AREA
ADMINISTRATIVA25
69
Para el proceso de mercadeo, se evidencia que la estrategia de publicidad es óptima,
teniendo reconocimiento por parte de los clientes, en especial de las fuerzas militares y
policía Nacional; por otro lado se evidencia que el reclutamiento de nuevos clientes y la
competencia en el mercado actual son buenos, puesto que para Grupo Alianza ALZ S.A.S.
uno de sus principales objetivos es el posicionamiento en el mercado. En cuanto a las
estrategias promocionales se evidencia una fortaleza menor lo que indica que podrían
reevaluar los mecanismos publicitarios.
El menor nivel de importancia empresarial se evidencia en Recursos Humanos, donde
se encontró que los empleados de Grupo Alianza ALZ S.A.S, no conocen la misión, visión,
valores corporativos y sus políticas; con una fortaleza menor se encuentran los programas de
capacitación especialmente para el área contable y financiera, pues la empresa no cuenta con
este programa para el área, lo que genera una inestabilidad en la misma.
Grafica No 1. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Internos.
0
2
4
6
8
10
12
PONDERACION EVALUACION
Satisfaccion plena de los clientes
Evaluación de los servicios por
parte del cliente.
Conocimiento del mercado
Investigacion y desarrollo
Líneas de servicios.
ejecucion del servicio
Productividad del personal de la
organización
70
Matriz de Evaluación de Factores Externos
Es una herramienta de carácter gerencial que permitirá identificar las oportunidades y
amenazas de índole económica, social, cultural, geográfica, política, tecnológica y competitiva
que afectan el comportamiento actual y futuro de la empresa. (VALENCIA, 2012).
La Matriz de evaluación de factores externos permitirá resumir y evaluar toda la
información externa para realizar un diagnóstico de la empresa. Con la matriz se podrán
analizar los diferentes aspectos en el sector al que pertenece Grupo Alianza ALZ S.A.S.
Los criterios utilizados en esta matriz están ordenados de acuerdo al grado de
importancia de cada una de las amenazas y oportunidades; están representados en cuatro
ámbitos de vital importancia que para el caso serán: económico, servicio, competitivo e
intensión de usos y recomendaciones, para el estudio de posicionamiento de la compañía e
identificación de las variables analizadas fue necesario acudir a la administración de la empresa
la cual suministro el resultado de una encuesta realizada a 10 clientes regulares de la compañía,
los cuales adquieren las prendas y accesorios directamente, esto se hace con el fin de dar un
mayor soporte de evaluación a los criterios relacionados en la matriz de factores externos.
Los resultados de las encuestas se presentan así:
Calificación Color Situación
1 Rojo Amenaza Importante
2 Amarillo Amenaza Menor
3 Azul Oportunidad Menor
4 Verde Oportunidad Importante
Fuente: Elaboración Propia
71
Tabla 7. Matriz de Evaluación de Factores Externos de Grupo Alianza ALZ S.A.S
Fuente: Elaboración propia
Análisis Matriz de Evaluación de Factores Externos
En el primer ámbito que es el económico, se puede evidenciar en cuanto a las variables
analizadas, precio, demanda y competitividad en el mercado Grupo Alianza ALZ S.A.S tiene
una oportunidad menor en cada una de ellas, lo que indica que se presenta una falencia
evidente en el mercado con respecto a otras empresas. Se evidencia que en cuanto al
crecimiento en el mercado Grupo Alianza tiene una oportunidad importante, puesto que la
innovación y desarrollo se está consolidando como una de las empresas líderes en el mercado
de la comercialización de prendas de vestir, fabricación de artículos de viaje, bolsos de viaje
y fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería.
AMBITO IMPORTANCIA VARIABLES ANALIZADAS PONDERACION EVALUACION TOTAL
Precios 11 3 0,33
Demanda 9 3 0,27
Crecimiento del sector 9 4 0,36
Competitividad en el mercado 6 3 0,18
Calidad 9 4 0,36
Cumplimiento 7 3 0,21
Atención Oportuna 6 3 0,18
Respuesta 5 2 0,1
Manejo de Información 3 3 0,09
Conocimiento de la empresa 5 4 0,2
Asociaciones/Convenios 5 3 0,15
Frecuencia de compra de
prendas de vestir y accesorios. 4 4 0,16
Comparación 3 3 0,09
Portafolio de servicios 3 4 0,12
Confianza 6 4 0,24
Fidelidad 4 3 0,12
Adquisición de un nuevo
producto3 3 0,09
Recomendación de Productos 2 3 0,06
3,31
INTENCION DE USOS Y
RECOMENDACIONES15
MEFE
ECONOMICO 35
SERVICIO 30
COMPETITIVO 20
72
En el segundo ámbito que es el de servicios se puede evidenciar que en cuanto a la
calidad Grupo Alianza ALZ S.A.S. ofrece a sus clientes productos de primera, con atención
adecuada e información oportuna de acuerdo a la solicitud del interesado, en cuanto al
cumplimiento, la atención oportuna y el manejo de información se encuentra una oportunidad
importante porque los productos ofrecidos por la empresa son de calidad y llegan a sus clientes
de manera oportuna.
En el ámbito competitivo se encuentra que la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S.
cuenta con una oportunidad importante en conocimiento de la empresa, frecuencia de compra
de prendas de vestir y accesorios, lo que quiere decir que la mayoría de los clientes se
fidelizaron con la empresa y que están dispuestos a comprar los productos de Grupo Alianza
sin dudarlo en un solo instante. Una falencia encontrada en este ámbito es la de comparación,
puesto que Grupo Alianza dentro de su portafolio no cubre con todas las necesidades de los
clientes; por esta razón los clientes tendrán en alguna ocasión consultar con otras empresas.
En el ámbito de intención de usos y recomendaciones se puede evidenciar que los clientes
de Grupo Alianza ALZ S.A.S. confían plenamente en esta empresa, que no dudarían un
ningún momento en adquirir un producto nuevo y que recomendarían los productos sin
ningún problema. Este ámbito presenta una oportunidad mayor en la gran totalidad de sus
variables.
73
Grafica No 2. Resultados de Matriz de Evaluación de Factores Externos.
Tabla 8. Análisis DOFA Grupo Alianza ALZ S.A.S.
MATRIZ DOFA
EMPRESA: GRUPO
ALIANZA ALZ S.A.S.
Fecha: 06 de Abril de 2019
DEBILIDADES FORTALEZAS
PARTICIPANTES:
D1. No hay una
caracterización de procesos en
el área contable de la
compañía.
F1. La compra de materias
primas en una capacidad
considerable, para la
fabricación de productos, con
destino a la venta.
D2. No hay Manual de
procesos y procedimientos
implementados para el área
contable.
F2. Ventas al por menor de
prendas de vestir representan
una parte del total de los
ingresos de la Compañía.
D3. El área contable cuenta
con una persona encargada,
por consiguiente cuando ella
falte el proceso se detiene.
F3. Manejo de un portafolio de
productos, con los cuales se
tiene buena cobertura del
mercado a nivel nacional.
OPORTUNIDADES: ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA
O1. Reducción de costos en la
compra de materias primas
para la fabricación de
productos para comercializar.
EDO 1. Mostrar a la compañía
los beneficios de la
caracterización de procesos en
EDA 1. Reducción de costos al
comprar materias primas,
porque ya no se generaran
74
el área contable de la
compañía.
extra costos por demoras en los
procesos de la compañía.
O2. Con la caracterización se
busca obtener un cambio en la
funcionalidad con respecto a
los procesos y procedimientos
contables.
EDO 2. Con la
implementación de un manual
de procedimientos, se lograra
que se optimicen los procesos
contables en la empresa Grupo
Alianza.
EDA 2. Con el cambio en la
funcionalidad de los procesos
de compra de materia prima, se
aprovecharan mejor los
recursos y aumentaran
significativamente las ventas a
nivel nacional, las cuales
representan ingresos para la
compañía.
O3. Innovación y creación de
nuevos productos con el fin
conseguir apertura a nuevos
mercados.
EDO 3. Con el mejoramiento
en los procesos contables, cabe
la posibilidad de la aprobación
de nuevos créditos bancarios.
EDA 3. Con la puesta en el
mercado de productos nuevos,
se lograra cubrir todas las
necesidades de los clientes,
ampliando a su vez el
portafolio de productos y
ubicando la empresa en nivel
altamente competitivo.
AMENAZAS: ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
A1. Debido a las fluctuaciones
en la tasa de cambio, podrían
aumentar los costos de la
compra de materia prima y por
ende aumentarían los precios
en los productos.
EFO 1. Con el aumento de la
tasa de cambio y debido a que
en la empresa no hay una
caracterización para los
procesos del área contable, no
se podrá controlar ni detectar a
tiempo los extra costos.
EFA 1. Creación de nuevas
estrategias, que produzcan un
impacto positivo de la
compañía en el mercado.
A2. Cambios en las
especificaciones de las prendas
de vestir para las entidades del
estado (Policía Nacional,
Ejercito Nacional) que hagan
que todos los productos de
Grupo Alianza varíen en su
tendencia.
EFO 2. Mediante la compra de
materias primas a bajo costo
se puedan producir o fabricar
productos que aparte de cubrir
el mercado local puedan
extenderse a otras entidades.
EFA 2. Al generarse algún
cambio en las especificaciones
de las prendas de vestir por
parte de las entidades estatales
que implique que los
Productos de Grupo Alianza
varíen su tendencia cambiara
la categorización que tienen
ahora en el mercado.
A3. Reducción de precios en
los productos más vendidos de
la competencia.
EFO 3. Mediante el
desarrollo de nuevos productos
que se sumen al portafolio
manejado por la empresa se
podrá incursionar en nuevos
mercados. Atendiendo nuevos
requerimientos.
EFA 3. Con la reducción de
los precios en los productos
más vendidos de las otras
empresas, la cobertura de
mercado por parte de Grupo
Alianza se hará más difícil,
pues los estándares serán más
competitivos.
Fuente: Elaboración Propia
75
Análisis de Matriz DOFA
Después de haber hecho el respectivo reconocimiento de la información suministrada
por el área contable de la empresa y demás, se procede con la fase No 2 del proyecto, donde
se realizara un diagnóstico de la situación actual del área contable. Se implementara una
matriz DOFA, se analizara las ventajas de la caracterización, los elementos a fortalecer para
poder ejecutar este proyecto, y demás medidas para dar una posible solución a las falencias
que se puedan presentar.
Teniendo en cuenta los procesos internos se utilizarán los métodos de observación
directa y recolección de datos, dirigidos a determinar el proceso contable y la productividad
en el área.
76
PLAN DE MEJORAMIENTO
Promoción de la competitividad
Desde la contabilidad la valoración de los recursos económicos, culturales, sociales
los contadores deben ser propositivos en buscar formas de ahorros en la producción de bienes
y servicios, las empresas serán más eficientes y en consecuencia serán más competitivos.
Manual de Procesos y Procedimientos
A continuación se mostrara la propuesta al manual de procesos y procedimientos del
área contable para la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. está distribuida de la siguiente
manera:
- Introducción
- Misión de la empresa
- Misión del área contable
- Visión
- Visión del área contable
- Valores corporativos
- Organigrama estructural del área contable
- Manual de funciones
Descripción de cargos y perfiles: Gerente, contador y auxiliar contable.
- Identificación del puesto de trabajo
- Desarrollo del cargo
- Perfil Ocupacional
- Políticas, procedimientos y formatos
- Flujo grama de actividades
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS PARA LA
EMPRESA GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S
78
Direccionamiento de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S
Es necesario que todos los trabajadores tengan conocimiento de cómo se encuentra
direccionada la empresa a través de su estructura para que se logre trabajar en conjunto
encaminados hacia un mismo fin.
Primeramente se procedió a establecer misión, visión, objetivos y, valores, de tal
manera que los trabajadores tengan pleno conocimiento hacia donde se enfrasca y se quiere
llegar, así también cumplan sus funciones acorde al perfil de la empresa. En el ámbito del
área contable se procedió a establecer, políticas, procedimientos y formatos para aquellas
cuentas que intervienen en el proceder diario de la empresa acorde a su naturaleza, y así
poder tener un registro adecuado de la información, puesto que son de carácter
indispensable para el funcionamiento de cualquier empresa. Las mismas que dan apertura al
direccionamiento del departamento contable.
Misión de la Empresa
Confeccionar y vender prendas de vestir de excelente calidad y diseño llamativo, a través de
procesos de mejoramiento continuo, para satisfacer las exigencias de nuestros clientes y convertirnos así
en una empresa cada vez más competitiva y eficiente, que aseguren nuestra permanencia en el mercado.
Misión del Departamento Contable
Realizar todos los registros contables de la empresa de acuerdo a políticas y
procedimientos de manera mensual, con la finalidad de proporcionar información
razonable para la toma de decisiones.
Visión de la Empresa
Para el año 2022 la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S Sera líder del mercado en la
confección de prendas de vestir a través de estrategias de mercado avanzadas, con el propósito
de permanecer vigente acorde con la evolución de las tendencias y exigencias de la moda.
79
Visión del Departamento Contable
En el 2022, la Empresa Grupo Alianza ALZ SAS presentara información
financiera razonable y oportuna con la que se elaborara estados financieros que permitirán
tomar decisiones convenientes.
Valores
Los valores dentro de la empresa Grupo Alianza ALZ SAS son importantes
porque guían el accionar del grupo de personas que la conforman.
Los principales son:
Actitud de Cambio
Para responder eficientemente al dinamismo del sector en que actúa la Empresa y a la
necesidad de adaptar permanentemente su estructura y procesos, para responder eficientemente
a esta exigencia, es necesaria la evolución de cada individuo en los aspectos espiritual,
académico, físico y social como base fundamental para el cambio.
Trabajo En Equipo
La creación de sinergias que permitan el desarrollo de potencialidades de la Empresa y sus
individuos es el actuar permanente de quienes conforman la organización.
Respeto
El cumplimiento de compromisos con todos los clientes existentes al exterior e interior de la
Empresa y el reconocimiento a los límites que se tiene con relación a los otros seres humanos,
son premisas constantes en nuestro comportamiento.
Optimización
Propender por el uso adecuado y eficiente de todos los recursos con los que cuenta la
Empresa para el desarrollo de sus objetivos, logrando así la eficiencia en sus procesos.
80
Innovación
La creatividad, la práctica de nuevos conceptos empresariales, la adopción de nuevas
tecnologías y servicios, mantienen la Empresa competitiva, líder en el mercado y garantizan su
permanencia en el futuro.
Compromiso
La entrega en el trabajo, la satisfacción del cliente interno y externo, la puntualidad y el
respeto por los acuerdos convenidos son el comportamiento permanente de todas las personas
que conforman la organización.
Servicio
Satisfacer las necesidades del cliente, garantizando una solución efectiva y oportuna que
supere sus exceptivas, mediante la integración de procesos, recursos y talento humano, para
asegurar su permanencia en la compañía.
Crecimiento Personal
La organización propicia el crecimiento y proyección personal en las esferas intelectual,
espiritual, física y socioafectiva. Así mismo, reconoce y valora la experiencia de vida y el
conocimiento en cada persona.
Lealtad
La Empresa generará condiciones de ambiente adecuado bajo normas de confianza, armonía y
apoyo para alcanzar los objetivos de la organización.
81
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL AREA CONTABLE
Elaboración: propia
MANUAL DE FUNCIONES
A través del presente documento se establece el perfil, funciones y obligaciones que deben
cumplir los trabajadores de la Empresa Grupo Alianza ALZ SAS, en el área contable. Su
finalidad es permitir que los trabajadores de esta área ejerzan sus operaciones a través del
direccionamiento de la empresa y acorde a la administración contable.
GRUPO ALIANZA ALZ SAS DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
NOMBRE DEL CARGO Gerente General
SUPERVISADO POR No aplica
JEFE INMEDIATO No aplica
SUPERVISA A Todos
GERENCIA
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
82
2. DESARROLLO DEL CARGO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
FUNCIONES DEL PUESTO
Por parte de la Gerencia se lleva toda la responsabilidad para planificar, controlar
y tomar decisiones en la empresa, al ser la principal y única autoridad que puede velar
por el buen manejo y coordinación de los recursos.
• Representar a la empresa legalmente.
• Conducir la gestión del negocio en el ámbito administrativo a través de la organización
y dirección en la empresa.
• Velar por el cumplimiento dela misión, visión, objetivos, políticas, procedimientos y
reglamentos de la empresa.
• Determinar las responsabilidades y funciones de cada uno de los cargos del personal.
• Dirigir el proceso de selección, motivación y capacitación del personal.
• Contratar, fijar remuneración, remover o promover a trabajadores teniendo como
soporte lo que dispone la Ley.
• Controlar y supervisar el desempeño del personal que trabaja en Grupo Alianza ALZ
SAS.
• Aprobar la compra de servicios o bienes muebles e inmuebles para el uso de la
empresa.
• Autorizar pagos a proveedores, trabajadores y demás obligaciones.
• Manejar las cuentas bancarias de la empresa.
• Supervisar el cumplimiento de los procesos y que no se den errores u omisiones.
Realizar los arqueos sorpresivos al personal responsable de caja.
• Administra la caja chica.
• Revisar los estados financieros. Verificar el cumplimiento del reglamento interno de
trabajo y las políticas de la empresa.
• Controlar el cumplimiento de los objetivos propuestos y valores de la empresa.
83
3. PERFIL OCUPACIONAL
Edad: De los 25 años en adelante.
Experiencia: Con un mínimo de dos años
Formación académica: Nivel Superior Profesional en Ciencias Administrativas.
Competencias: Liderazgo, Responsabilidad, Ética y Moral,
Habilidad de comunicación.
Salario Basico: $ 5.500.000
84
GRUPO ALIANZA ALZ SAS DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
NOMBRE DEL CARGO Contador
SUPERVISADO POR Gerente General
JEFE INMEDIATO Gerente General
SUPERVISA A Auxiliar Contable
2. DESARROLLO DEL CARGO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
FUNCIONES DEL PUESTO
3. PERFIL OCUPACIONAL
Es la persona encargada de la razonabilidad y confiabilidad de la información contable
financiera de la empresa de manera oportuna para la toma de decisiones.
Revisar el registro diario de las operaciones de la empresa.
Proporcionar la información financiera a la gerente de la empresa.
Manejar las obligaciones tributarias y financieras de la empresa.
Responsable de la revisión de información y valores a pagar a la DIAN y
SECRETARIA DE HACIENDA.
Responsable de la contabilización de rol de pago mensual.
Responsable de mantener actualizada la información contable.
Elaborar los estados financieros acordes a las normas internacionales de
información financiera.
Encargado de la elaboración de contratos de trabajo.
Edad: De los 25 años en adelante.
Experiencia: Con un mínimo de dos años
Formación académica: Nivel Superior Profesional en Ciencias Administrativas y
Contables (Contador público Titulado).
Competencias: Liderazgo, Responsabilidad, Ética y Moral, Habilidad de
comunicación.
Salario Básico: $ 4.800.000
85
GRUPO ALIANZA ALZ SAS DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
NOMBRE DEL CARGO Auxiliar Contable
SUPERVISADO POR Contador
JEFE INMEDIATO Contador
SUPERVISA A No aplica
2. DESARROLLO DEL CARGO
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
FUNCIONES DEL PUESTO
La persona que ocupe el cargo de auxiliar contable de la empresa será responsable de
registrar completamente las operaciones, transacciones y hechos económicos de la
empresa, verificando comprobantes y documentos, llevando a cabo trámites para el
funcionamiento de la empresa.
Asistir y colaborar en la elaboración de los estados financieros.
Realizar los asientos contables diariamente.
Mantener actualizados los registros contables, documentos legales, efectuando trámites correspondientes al funcionamiento de la empresa.
Elaborar información financiera de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
Respaldar la documentación en medios magnéticos.
Preparar declaraciones y anexos tributarios.
Organizar documentos de la empresa.
Cumplir con las responsabilidades asignadas por el Contador y Gerente.
86
3. PERFIL OCUPACIONAL
Edad: De los 20 años en adelante.
Experiencia: Con un mínimo de un año
Formación académica: Debe estar cursando una carrera de Ciencias Administrativas
y Contables.
Competencias: Organizar y registrar la información contable, manejar programas
informáticos como Microsoft office, tener conocimiento de cómo manejar un software
contable, y manejar a ética y la moral.
Salario Basico: $ 1.200.000
87
POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS.
Los activos forman parte primordial de la empresa Grupo Alianza ALZ SAS porque
aquí se agrupa el conjunto de cuentas que representan los recursos y bienes económicos
tangibles e intangibles.
Caja
En la cuenta de activo corriente caja se registran las existencias de dinero en
efectivo. Esta cuenta es la más utilizada por la naturaleza de la empresa, por ello tiene a
ser vulnerable al momento de realizar los registros puesto que se da el caso de cometer
errores en su manejo. Por ende, es necesario considerar llevar procedimientos de control
detallando movimientos para minimizar su uso indebido dentro de la empresa.
Políticas
El monto del fondo de caja es de $1.000.000
Se deben verificar los billetes de $10.000, $20.000 y $50.000 para evitar
falsificaciones.
Los billetes falsos serán retenidos y perforados.
Se utilizará dinero del fondo de caja para realizar pagos a proveedores cuyo valor
no exceda los $300.000 Caso contrario pedir autorización al gerente.
El arqueo de caja deberá ser realizado por el gerente o el auxiliar contable de
manera sorpresiva en presencia del responsable.
En caso de existir dinero a favor se sumara a caja el valor sobrante.
Se repondrá el dinero del fondo de caja cuando haya sido gastado por un valor del
60%.
Se realizará el depósito del efectivo existente en caja, al día siguiente luego de
realizar el arqueo.
88
El dinero receptado en caja por el concepto de ventas, deberá ser depositado de
forma: íntegra e inmediata; a la cuenta correspondiente del Banco BBVA.
Todas las recepciones de dinero deberán ser respaldadas con un informe y copia
de la factura acorde a la numeración.
Los desembolsos que se efectúen a través de los fondos de caja deberán ser
previamente consultados y autorizados por la gerente, luego de eso se debe
justificar mediante un documento formal.
Los documentos utilizados para justificar movimientos dados en transacción de
caja deberán ser cancelados para evitar confusiones, duplicación o reutilización.
Se deberá utilizar el formato proporcionado para realizar el arqueo de caja.
Personas que intervienen
Gerente
Responsable de Caja
89
Procedimiento de Caja (Creación del Fondo)
Descripción de la creación del fondo de Caja
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
2Elabora un oficio donde se determina formalmente el monto del
fondo y su responsable.Gerente
3La persona responsable de la caja acepta la responsabilidad y
firma el documento.
Responsable de
Caja
4 Recibe el documento y lo archiva. Gerente
Determina el monto máximo disponible del fondo caja y la
persona responsable para su manejo en la empresa.Gerente
90
Arqueo de Caja
Es el procedimiento en el cual los montos establecidos en los registros se
encuentran de manera física en caja, se realiza un análisis de los movimientos de dinero
que se realizan en la empresa, de tal manera que los comprobantes y documentos
comprueben que el efectivo existente es igual al registrado y a los documentos de
respaldo.
Políticas
La persona responsable de realizar el arqueo de Caja dentro de la empresa será el
gerente o a su vez la persona auxiliar contable, en el caso que el gerente no pueda.
El arqueo de Caja se realizara en presencia del encargado de Caja. Deberá
realizarse de forma diaria y sorpresiva.
En el caso de existir faltantes de efectivo, el monto será descontado del sueldo de
la persona encargada y en el caso de existir sobrante, será registrado como
ingreso de caja, hasta verificar su procedencia.
Personas que intervienen
Gerente
Auxiliar Contable
Responsable de Caja
Documentación
Arqueo de Caja
91
Formato de Arqueo de Caja
EMPRESA GRUPO ALIANZA ALZ SAS ARQUEO DE CAJA
FECHA: HORA INICIAL: NOMBRE RESPONSABLE DE CAJA: HORA FINAL:
NOMBRE RESPONSABLE DEL ARQUEO: SALDO SEGÚN LIBROS
DETALLE DEL ARQUEO DE CAJA EN BILLETE
CANTIDAD DENOMINACIÓN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
BILLETE DE $2.000
BILLETE DE $5.000
BILLETE DE $10.000
BILLETE DE $20.000
BILLETE DE $50.000
TOTAL, DE DINERO EN BILLETE 0,00
DETALLE DEL ARQUEO DE CAJA EN MONEDA
CANTIDAD DENOMINACIÓN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
MONEDA DE $ 50
MONEDA DE $ 100
MONEDA DE $ 200
MONEDA DE $ 500
MONEDA DE $ 1.000
TOTAL DE DINERO EN MONEDA 0,00
DETALLE DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE CAJA
FECHA N° COMPROBANTE DETALLE VALOR
TOTAL DE COMPROBANTES DE EGRESO 0,00
TOTAL, EFECTIVO EN BILLETES 0,00
TOTAL EFECTIVO EN MONEDA 0,00
TOTAL DE COMPROBANTES DE EGRESOS 0,00
TOTAL : CON SUSTENTO 0,00
SALDO CONTABLE DE CAJA 0,00
SOBRANTE O FALTANTE 0,00
COMENTARIO: Los valores monetarios y comprobantes fueron contados en mi presencia y devueltos en
su totalidad
GERENTE AUXILIAR CONTABLE RESPONSABLE CAJA
92
Asientos Arqueo de Caja
Depósito normal
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Banco
Caja
V/. Registro del depósito.
xxx
xxx
En caso de billetes falsos
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Perdidas fortuitas
Caja
V/. Registro billete falso.
xxx
xxx
Cheques Post fechados
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Fondo restringido
Caja
V/.Registro cheque post fechado.
xxx
xxx
93
Procedimiento de Arqueo de Caja
Procedimiento de Arqueo de Caja (Continuación)
94
Descripción
Banco
En esta cuenta de activo corriente se registran todos aquellos movimientos
financieros tales como el valor de depósitos por la empresa en una entidad bancaria.
Políticas
Se debe establecer un registro de ingresos y egresos de las cuentas bancarias de la
empresa.
Los pagos a realizarse desde las cuentas bancarias de la empresa se darán por los
siguientes conceptos:
Por la compra de bienes tales como suministros de limpieza y aseo, suministros de oficina,
etc.
Por el pago de servicios: impuestos, servicios básicos, honorarios y sueldos, etc.
Todos los pagos que se realicen a través de cheques y transferencias bancarias,
deberán ser autorizados por el Gerente.
N DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Solicita efectivo y documentos para el conteo. Gerente
2 Llena el formulario de Arqueo de Caja. Gerente
3 Entrega el formulario de Arqueo de Caja y entrega. Gerente
4 Firma formulario de Arqueo de Caja. Encargado de Caja
5
Recibe formulario y en caso de haber faltantes en los
saldos se comunica al contador que lleve a cabo la
acción correcta.
Gerente
6Se realiza el descuento en nómina al responsable a cargo
en caso de haber faltante en el saldo.Contador
7 Firma formulario Gerente
95
La chequera deberá estar a cargo de la gerente o la persona que se designe.
Las cuentas bancarias estarán registradas con la firma del gerente.
Los cheques anulados se deberán archivar junto al comprobante de egreso.
Se realizarán conciliaciones bancarias mensualmente a los estados de cuenta de la
empresa con los saldos bancarios en libros.
El dinero en efectivo recaudado por la empresa por el concepto de ventas serán
depositados diariamente.
Por todo cheque girado o transferencia deberá quedar una copia como archivo en
conjunto de la factura correspondiente del pago.
Personas que intervienen
Gerente
Documentación
Comprobante de ingreso
Comprobante de egreso
Conciliación bancaria
Procedimiento de Banco
Realizar conciliaciones bancarias mensualmente.
96
Formato comprobante de Ingreso
COMPROBANTE DE INGRESO
N°
FECHA: VALOR:
NOMBRE:
EFECTIVO:
CHEQUE: BANCO:
CONTABILIZACIÓN
CUENTA DETALLE DEBE HABER
TOTAL
RECEPCIONISTA
GERENTE
Formato comprobante de Egreso
COMPROBANTE DE EGRESO
N°
FECHA: VALOR:
PAGADO A:
POR CONCEPTO DE:
EFECTIVO:
CHEQUE: BANCO:
CONTABILIZACIÓN
CUENTA DETALLE DEBE HABER
TOTAL
RECEPCIONISTA
GERENTE
97
Procedimiento Banco (Ingresos)
Descripción
Ingresos
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
El dinero receptado por ventas lo depositará al finalizar la
jornada laboral.
Persona designada
por el gerente
Los comprobantes de depósitos los registrará en el formulario
de Comprobante de Ingreso.Recepcionista
Firma el comprobante de ingreso y lo envía al Gerente para su
revisión y firmaRecepcionista
Recibe formulario de Comprobante de Ingreso, revisa, firma y
envía al recepcionista.Gerente
Recepta el Comprobante firmado y lo archiva Recepcionista
98
Procedimiento Banco (Egreso)
99
Descripción
Conciliación Bancaria
Procedimiento que permite verificar los movimientos de las cuentas bancarias de la
empresa a través de los saldos del libro mayor contable para así poder conciliar los saldos
de tal manera que estos reflejen información razonable en los Estados Financieros.
Políticas
Las conciliaciones bancarias se realizaran de forma mensual.
Las conciliaciones bancarias las realizará una persona independiente del
responsable del manejo de la cuenta.
El área de contabilidad será el responsable de la elaboración de las conciliaciones
bancarias.
Los resultados de las conciliaciones bancarias deberán de presentarse a la
Gerencia de la empresa, informando las novedades.
Las conciliaciones bancarias se archivaran en conjunto con los estados de cuenta.
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1Compara Orden de Compra con su correspondiente Factura
de compra.Recepcionista
2Registra en formulario de Comprobante de Egreso, firma y
entrega a GerenteRecepcionista
3Revisa y comprueba la compra, firma Cheque Comprobante de
Egreso.Gerente
4
Recibe cheque firmado y comprobante de egreso, envía a
proveedor el cheque para el pago de la compra y archiva el
comprobante.
Recepcionista
100
Personas que intervienen
Gerente
Área de Contabilidad
Documentación
Conciliación Bancaria
Formato de la conciliación bancaria
GRUPO ALIANZA ALZ SAS
CONCILIACION BANCARIAS
N° Cta. Corriente Mes
Fecha
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA
(+) DEPOSITOS EN TRANSITO 0,00 0,00 (-) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS 0,00 0,00 SALDO CONCILIADO EN BANCO 0,00 SALDO SEGÚN LIBRO CONTABLE
(+) NOTA DE CREDITO 0,00 0,00 (-) NOTA DE DEBITO 0,00 0,00 SALDO CONCILIADO EN LIBROS 0,00
DIFERENCIAS
DETALLE DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS DETALLE DE DEPÓSITOS EN TRÁNSITOS NOTAS DE DÉBITO NO CONTABILIZADAS NOTAS DE CRÉDITO NO CONTABILIZADAS DIFERENCIA CONCILIADA:
Contador Gerente
101
Contabilización Conciliación bancaria
Notas de Crédito
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Banco
Cuenta Clientes
Intereses Ganados
V/. N/C en conciliación
xxx
xxx
Notas de Débito
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Gastos de Chequera
Cuentas por cobrar
Bancos
V/. N/D de cheques devueltos y
chequeras
xxx
xxx
Errores en Cheque
Fecha Descripción Debe Haber
2019 X
Bancos
Proveedores
V/. Error en cheque n°
xxx
xxx
102
Procedimiento de Conciliación Bancaria
103
Descripción
Compras
Este procedimiento permite tener control sobre las adquisiciones de artículos y
suministros para uso de la empresa y pago de servicios.
Políticas
Toda compra deberá de ser autorizada por la Gerencia de la empresa.
Las adquisiciones de bienes, suministros y servicios deberán de realizarse de
forma oportuna, evitando el riesgo de escasez.
Deberán de realizarse constataciones tanto los registros como en la bodega para
determinar la necesidad de compra de artículos para el uso de la empresa.
El trabajador encargado de adquisiciones para la compra de artículos para la venta,
deberá de realizar mínimo tres (2) cotizaciones antes de elegir el proveedor.
Previa la realización de la compra de artículos se deberá de elaborar la debida
Orden de Compra en donde se detallen las especificaciones de los artículos a
comprar.
Las solicitudes de compra de artículos y suministros para uso interno, deberá de
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Recibe los estados bancarios y chequera. Contador
2 Genera el auxiliar de bancos en el sistema de la empresa. Contador
3Realiza la conciliación de saldos estableciendo diferencias y sus
motivos registrando en la Conciliación Bancaria.Contador
4Firma y entrega formulario al Gerente para su revisión la
Conciliación Bancaria.Gerente
5Recibe y revisa conciliación bancaria. Firma y entrega al
contador.Contador
6Recepta conciliación, contabiliza diferencias y archiva
documentos.Contador
104
soportarse con su respectivo formulario de Requisición de Mercadería.
Toda compra deberá de ser soportada por su factura.
Los artículos y suministros adquiridos deberán ser receptados por el recepcionista
y el camarero de la empresa en el turno correspondiente, deberán de asegurarse
que estén de acuerdo a las especificaciones establecidas en la Orden de Compra.
Personas que intervienen
Gerente
Recepcionista
Operario
Contador
Documentación
Requisición de Mercadería
Nota de Ingreso
Orden de Compra
105
Formato Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA N°
PROVEEDOR: FECHA DEL PEDIDO:
RUC: FORMA DE PAGO:
TIEMPO DE ENTREGA: FECHA DEL PAGO:
No. ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
COSTO TOTAL:
ELABORADO POR
AUTORIZADO POR
106
Proceso de Compra
107
Proceso de Compra (Continuación)
Descripción
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1Determina la necesidad de realizar una compra, llenando el
formulario de Requisición de Artículos. Firma y envía.Operario
2Recibe requisición de artículos, se cerciora de la necesidad de
compra. Firma.Recepcionista
3En base a la Requisición de Artículos realiza la Orden de
Compra. Envía.Recepcionista
4 Recibe Orden de Compra, aprueba la acción y envía. Gerente
5Recibe Orden de Compra y envía a proveedor para realizar el
pedido.Recepcionista
6Recibe la factura y los artículos comprados según la Orden de
Compra enviada al proveedor y envía.Recepcionista
7Recibe factura y artículos y constata que estén de acuerdo a la
Orden de Compra enviada al proveedor. ArchivaOperario
108
Activos Fijos
Procedimiento establecido para controlar los activos de la empresa, siendo éste un
componente financiero, requiere un manejo riguroso de forma permanente a fin de que
estén correctamente evaluados, valorados y controlados.
Políticas
Toda adquisición de activos fijos deberá de realizarse previa autorización de la
Gerencia. La adquisición de activos fijos será responsabilidad de la gerencia.
El departamento de contabilidad será responsable del manejo y control físico de
los activos fijos de la empresa, controlando su movimiento, transferencias y
salidas.
Los responsables de los activos fijos de la empresa serán los encargados de
mantener actualizados los registros auxiliares de activos fijos al momento de
Incorporar bienes o Darles de baja o Controlar mensualmente el cálculo de su
depreciación. O Efectuar contabilizaciones.
Los responsables de activos fijos emitirán un informe al dar de baja a activos en
mal estado.
La persona encargada por gerencia de hacer la compra deberá de realizar mínimo
tres (2) cotizaciones a proveedores para realizar la compra de activos fijos.
Todos los activos fijos de la empresa, al momento de su compra, previa la entrega
a su departamento correspondiente, deberá de tener su registro de inventario y un
código colocado en un lugar visible, con la finalidad de tener un control numérico
de activos.
Se realizará un inventario total con la identificación numérica de los activos fijos
de la empresa una (1) vez al año como mínimo.
Los trabajadores que tenga bajo su uso un activo fijo de la empresa, serán
109
responsables por pérdidas, daños o deterioro por mal uso. En estos casos la
gerencia tomará medidas descontando de la nómina del trabajador el valor
correspondiente que se determine del activo afectado.
Se les realizará la depreciación a los activos fijos con el método de línea recta,
con un valor residual del 10%.
Personas que intervienen
Gerente
Recepcionista
Camarero
Contador
Documentación
Control de inventario de Activos Fijos
Etiqueta de Código
110
Formulario Control de Inventario de Activos Fijos
TIPO
DE BIEN
ENCARGADO DE INVENTARIO
CONTROL DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
DEPARTAMENTO:
N° DESCRIPCIÓN MARCAFECHA
ADQUISICIÓN
VALOR
ADQUISICIÓN
UBICACIÓN DEL
BIENCÓDIGO
RESPONSABLE
DEL BIEN
N°
FECHA:
ENCARGADO DE INVENTARIO:
111
Procedimiento de Control de Activos Fijos
112
Descripción
VENTAS
Procedimiento que establece la relación entre el personal de la empresa con los
clientes de la misma, teniendo como finalidad satisfacer las necesidades de los últimos
mencionados.
Políticas
Toda venta que realice la empresa deberá de estar respaldada por su
correspondiente factura. En caso de que los encargados de ventas realicen esta
operación sin emitir el correspondiente comprobante, se le aplicará una sanción
económica determinada por la Gerencia.
Las formas de pago serán a crédito o de contado.
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
Realiza conteo físico de los Activos Fijos de la empresa,
recolectando información acerca del bien, su marca, su fecha
de adquisición, su valor, su ubicación y su responsable.
Departamento de
Contabilidad
2En base a la información recolectada elaborar Etiqueta con
Código para cada uno de los Activos Fijos de la empresa.
Departamento de
Contabilidad
3Llena formulario de Control de inventario de Activos Fijos, con
la información recolectada
Departamento de
Contabilidad
4
Realiza informe sobre lo observado en el conteo de Activos
Fijos (bienes deteriorados, irregularidades), lo firma y envía a la
Gerencia.
Departamento de
Contabilidad
5Recibe formato e informe y establece medidas correctivas para
solucionar problemas detectados.Gerencia
6 Envía documentos firmados al departamento de Contabilidad Gerencia
7Recibe documentos, registra en libros contables las novedades
encontradas y archiva documentos
Departamento de
Contabilidad
113
Personas que intervienen
Cliente
Comercial
Documentación
Factura
Descripción
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Solicita productos para la compra Cliente
2
Consulta la existencia del producto solicitado por clientes en el
sistema. Si hay en existencias el producto ordena al
Despachador su entrega.
Comercial
3Entrega la mercadería solicitada, previa revisión de su buen
Estado.Operario
4 Recibe mercadería y efectúa la factura de venta. Contabilidad
5 Entrega original de la factura a cliente y archiva copia. Contabilidad
6Recibe factura y mercadería, y entrega el dinero en efectivo
realizando el pagoCliente
7 Recibe el dinero Contabilidad
8Entrega el dinero recaudado al final del día al administrador
para su depósito.Contabilidad
9 Deposita dinero recibido y entrega comprobante de depósito. Gerente
10 Recibe y archiva comprobante de depósito Contabilidad
114
Elaboración y Presentación de los Estados Financieros
La elaboración de los Estados financieros se realiza con la intensión de resumir en
balances la información contable-financiera de la empresa, sus flujos y rendimientos, y así
poder tomar de decisiones por parte de la Gerencia.
Políticas
Para la elaboración de los Estados Financieros, serán utilizados todos los registros
realizados en el periodo.
Los estados financieros a realizar por el departamento de Contabilidad serán:
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultado Integral
Estado de Flujo de Efectivo
Nota a los Estados Financieros.
La elaboración de los Estados Financieros en la empresa será bajo las normas
contables vigentes.
Personas que intervienen
Departamento de Contabilidad
Gerencia
Documentación
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultado Integral
Estado de Flujo de Efectivo
Nota a los Estados Financieros
115
Procedimiento de Elaboración y Presentación de Estados Financieros
116
Descripción
Análisis Financiero
Procedimiento en el cual se realiza un análisis a los Estados financieros de la
empresa, evaluando su situación económica y obteniendo información necesaria para la
toma de decisiones.
Políticas
El Contador de la empresa será el encargado de realizar el análisis financiero a los
Estados Financieros.
Se tomará en cuenta para el análisis también estados financieros de años anteriores
al analizado.
La Gerencia tomará en cuenta el análisis financiero para la toma de decisiones.
El análisis financiero se realizará en un tiempo máximo de 10 días luego de la
elaboración de los estados financieros.
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
5 Recibe y revisa Estados Financieros. Firma y entrega. Gerencia
6 Recibe estados financieros revisados y archiva.
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
2 Elabora Estados Financieros.
3 Revisa errores y corrige en caso de haberlos.
4 Firma y envía a Gerencia para su revisión.
1 Genera y recolecta información del sistema.
117
Personas que intervienen
Gerencia
Departamento de Contabilidad
Documentos
Estados Financieros
Procedimiento de Análisis Financiero
Descripción
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Realiza análisis financiero. Contador
2 Entrega análisis a la Gerencia. Contador
3Revisa análisis financiero y toma decisiones en base al análisis.
Archiva.Gerencia
118
Gestión de innovación
El valor agregado que se le dará al plan de mejoramiento basado en la caracterización de
procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S será la creación de un
planeador tributario y de control orientado a dar cumplimiento de las obligaciones tributarias de la
empresa, a su vez crear un sistema de alertas que indiquen las fechas de cumplimiento de dichas
obligaciones.
Cultura de sostenibilidad
A continuación, se mostrará el costo del plan de mejoramiento y algunas posibles
soluciones de costo de inversión en los que la empresa debe incurrir para perdurar en el tiempo.
119
ÁREA
COMUN ACCIONES TAREAS PLAZO RESPONSABLES INVERSION
ÁREA
CONTABLE Y
FINANCIERA
GRUPO
ALIANZA
ALZ S.A.S.
Diseñar el manual de
funciones y procedimientos
para el área contable y
financiera.
Socialización del manual de
funciones y procedimientos
para el área contable y
financiera.
CP Área financiera $ 0
Contratar asesorías para el
desarrollo de las diferentes
etapas de crecimiento
empresarial.
Informes de actividades que
muestren los resultados del
crecimiento empresarial
L.P Gerente Grupo Alianza
ALZ S.A.S. $ 828.000
Políticas de contratación
para la gestión del Área
contable.
Contratar perfiles adecuados
para el desarrollo de las
funciones.
C.P Gerente Grupo Alianza
ALZ S.A.S. $ 1.000.000
Fortalecimiento tecnológico
Adquirir un software contable
propio que sirva de herramienta
tecnológica para la gestión
de procesos contables y
financieros
C.P Gerente Grupo Alianza
ALZ S.A.S. $ 2.500.000
Implementar un plan de
capacitación basado en los
procesos contables.
Informes de capacitación
realizadas M.P Recursos Humanos $ 500.000
Fuente: Elaboración propia
120
CRONOGRAMA DE TRABAJO GRUPO ALIANZA ALZ S.A.S
121
CRONOGRAMA DE TRABAJO GRUPO ALIANZA ALZ
S.A.S
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
1 s
eman
a
2 s
eman
a
3 s
eman
a
4 s
eman
a
1 s
eman
a
2 s
eman
a
3 s
eman
a
4 s
eman
a
1 s
eman
a
2 s
eman
a
3 s
eman
a
4 s
eman
a
1 s
eman
a
2 s
eman
a
3 s
eman
a
4 s
eman
a
No. ACTIVIDAD
1
FASE 1: Reconocimiento del cliente
Conocimiento de la compañía, reconocimiento del área
Contable.
Análisis de las principales funciones de la persona encargada
del área contable.
Empalme del archivo del área contable y puesto de trabajo.
Estrategia del área contable.
2
FASE 2: diagnostico
Determinación de las falencias que retribuye a que la
persona encargada no esté en su área de trabajo.
Implementación de un matriz DOFA en la empresa
Determinación del proceso Contable en la compañía.
Análisis de Cosos adicionales, por la no información oportuna
3
FASE 3: intervención
Identificación tipo de caracterización y manual de procesos
Recolección de tareas y de los pasos de cada una de las
funciones.
Elaboración de un archivo en Word, el cual contendrá
pantallazos de los aplicativos de las tareas del día a día del
área Contable.
4
FASE 4: Evaluación
Presentación del proyecto a la Gerencia.
Socialización de la caracterización para el proceso de contable
Evaluación por parte de la empresa y opinión del posible
impacto que genero la caracterización.
Construcción de Indicadores a las no conformidades.
122
CONCLUSIONES
1. Concluimos que se logró demostrar las falencias que se venían presentando en el área
contable, además se plantearon estrategias la el plan de mejoramiento basado en la
caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S.
2. Según el estudio realizado, pudimos determinar qué Grupo Alianza ALZ S.A.S. tiene una
falencia en el área contable, en cuanto que solo cuentan con una persona que es la encargada
de concluir los procesos contables, por consiguiente cuando ella falte el proceso se detiene
y genera un impacto negativo en el rendimiento de dicho proceso.
3. El estudio realizado nos permitió observar que se pueden mejorar los procesos contables en
la empresa, implementando un manual de procedimientos para que no se sigan presentando
los problemas de demoras en la presentación de la información financiera y no financiera
requerida por la gerencia para la toma de decisiones. De esta forma se lograra una solución
oportuna y real para la caracterización de este proceso.
4. Con la implementación de la caracterización se contribuirá al fortalecimiento interno de la
empresa, además de mejorar la imagen ante los clientes y entidades financieras y de esta
manera alcanzar un mejor nivel en el mercado.
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RECOMENDACIONES
1. Se recomienda que la empresa implemente el plan de mejoramiento basado en la
caracterización de procesos en el área contable de la compañía Grupo Alianza ALZ S.A.S.
2. Con la implementación de la caracterización y del manual de procedimientos se reducirán
las sanciones, intereses de mora y la no oportuna presentación de información a los entes
que los regulan en especial DIAN, Secretaria de Hacienda y RUP (Registro Único de
Proponentes), lo que conllevara a que la empresa cumpla con sus obligaciones tributarias.
Por otra parte esta implementación será de vital importancia para la solicitud de créditos
ante las entidades financieras, con esto obtención de apalancamiento financiero.
3. Cambiar la funcionalidad con respecto a los procesos contables, canalizar los procesos en
el área contable para cumplir a cabalidad el proceso.
4. Capacitar a otra persona que pueda concluir el proceso contable, para que este no se detenga
y no genere un impacto negativo con respecto a las demoras en la información financiera y
no financiera.
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ANEXOS
Este cuestionario muestra las preguntas que se aplicaron en la entrevista que se realizó al Sr
Leonardo Caro, gerente general de la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S. para tener información
del área contable de la empresa.
Entrevistador: Grupo de Practica Opción de Grado universidad Cooperativa de Colombia.
Entrevistado: Leonardo Caro
Gerente empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S
Entrevistador: ¿Cómo es la estructura organizacional de la empresa?
Entrevistado: A la fecha, la empresa no cuenta con una estructura organizacional que permita
tener una mayor claridad de los objetivos de la empresa.
Entrevistador: ¿Dentro del desarrollo organizacional cuenta la empresa con procesos y
procedimientos financieros que sirvan de base para el buen manejo de la gestión?
Entrevistado: A la fecha la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S no tiene elaborado los procesos
y procedimientos financieros.
Entrevistador: ¿La empresa cuenta con los manuales de funciones de los cargos, ¿son estos
conocidos y acatados por la organización?
Entrevistado: A la fecha, la empresa no cuenta con manuales de funciones de los cargos.
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Entrevistador: ¿Cuenta la empresa con el personal suficiente para desarrollar cada una de las
actividades que requiere el área financiera??
Entrevistado: Actualmente el departamento de Contabilidad de Grupo Alianza ALZ S.A.S.,
cuenta con una persona encargada del área, quien es la única que sabe y concluye los procesos
contables.
Entrevistador: ¿La información financiera que se genera del área contable es confiable y
oportuna?
La información es confiable toda vez que se cuenta con un profesional experto en los diferentes
roles de la gestión financiera.
Entrevistador: ¿Las operaciones financieras cuentan con los documentos soportes requeridos
por la empresa Grupo Alianza ALZ S.A.S.?
Entrevistado: Si se cuenta con los documentos soportes, pero no se cuenta con una gestión
documental que permita tener organizada la información financiera.
Entrevistador: ¿Cuál es su nivel de capacitación del recurso humano?
Entrevistado: El nivel de capacitación es mínimo toda vez que no se cuenta con programas de
bienestar social.
