FORMULACION DEL PROYECTO

INTEGRANTES DEL GRUPO:

• DANIELA ORTIZ GUALTERO

JHON WILMER BETANCOURT CORREA

MARTA YANETH QUIÑONES QUINTERO

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

SENA

2015

TABLA DE CONTENIDO

1. FORMULACION DEL PROYECTO

1.1 TITULO …………………………………………………………………………… 4

1.2 DESCRIPCION DEL PROYECTO ……………………………………...…………5

1.3 PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………............6

1.4JUSTIFICACION DEL PROYECTO…………………………………………………..7

1.5 OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………8

1.6 OBJECTIVOS ESPECIFICOS………………………………………………………....9

1.7 ALCANCE DEL PROYECTO…………………………………………………….….10

1. FORMULACION DEL PROYECTO

1.1 TITULO

SISTEMATIZACION DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS

1.2 DESCRIPCION DEL PROYECTO

Este proyecto se hizo para la empresa CONSTRU MAX con el fin de dar solución al manejo de la parte operativa de la empresa de nacionalización de mercancías, para esto se va a crear un programa montado en la red destinado a controlar la entrada y salida de mercancía por medio de inventario para que el proceso se haga más técnico, vamos a trabajar en este proyecto para satisfacer las necesidades del cliente.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Por medio de una larga investigación a empleados, proveedores y clientes hace falta un control exhaustivo a la entrada y salida de mercancía para un mejor inventario, ya que este control lo hace el personal de logística ( personal de recibo y despacho) atreves de planillas manual donde no hay una precisión y transparencia del proceso porque puede ser adulterado, este es el problema que nosotros identificamos, atreves de nuestro proyecto podremos solucionar oportunamente esta problemática que afecta a la respectiva empresa CONSTRU MAX que estamos analizando.

Los instrumentos de recolección que vamos a utilizar para la empresa CONSTRU MAX son: observación, entrevista, chequeo para personal, clientes, proveedores

Técnica de la observación

Se va a la empresa y se realiza observación del proceso que realizan es así: llega el proveedor para su ingreso, el personal de recibo verifica la factura donde se encuentra así:

fecha destino producto cantidad proveedor entrega

2sep

/2015

ConstruMax

Cemento blancoX25 kg

50 Cemento alpha José

Al verificar que está bien se procede a ingresar, la mercancía se registra en una planilla manual donde está así:

Fecha

Horaentrada

producto cantidad

Pesototalkg

proveedor recibe

2sep2015

7:30 Cemento blancoX 25 kg

50 1250 Cemento alpha

pedro

La mercancía la dirigen para la bodega y es acomodada en su respectivo lugar

Cuando sale para la venta el despachador llena el siguiente formato de forma manual así:

Fecha Horasalida

cliente producto cantidad

Pesototal

Placavehículo

conductor

despacha

3 sep. 2015

9:00 Acabamos lmCra 66 n 2-36

Cemento blanco x25 kg

10 250 VCR026

juan Luis

Cuestionario realizado a 20 personas de la empresa CONSTRU MAX

si no No sabe

1. ¿Conoces que es un inventario?

2. ¿Has realizado un inventario?

3. ¿sabes que es un programa de computadora?

4. ¿tienes conocimientos en Word y Excel?

5. ¿sabes la diferencia ente inventario y control de mercancía?

6. ¿ conoces que es un formato de entrada y salida de mercancía

7. ¿sabes que finalidad tienen estos procesos?

8. ¿crees que es necesario registrar la entrada y salida de mercancía?

9. ¿crees que se debe realizar un inventario actual?

pregunta 1

pregunta 2

pregunta 3

pregunta 4

pregunta 5

pregunta 6

pregunta 7

pregunta 8

pregunta 9

0

5

10

15

20

25

sino no sabe

LISTA DE CHEQUEOS SI NO OBSERVACIONES

1. ¿CONSIDERA USTED QUE LA EMPRESA DEBE IMPLEMENTAR MEJOR EL CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS?2. ¿EL MAYOR PROBLEMA DE LA EMPRESA ES LLEVAR EL INVENTARIO DE LA MERCANCIA?

3. ¿EL PROCESO ACTUAL QUE MANEJAN PARA EL INVENTARIO DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS ES BUENO?4. ¿CUANDO REALIZAN LA ENTRADA Y SALIDAD DE MERCANCIAS EN LAS PLANILLAS LE TOMA TIEMPO ESTE PROCESO? 5 ¿CONSIDERA USTED QUE EL PROGRAMA QUE SITEMATICE LA ENTRADA Y SALIDA DE MERCACNCIAS SERIA BUENO?6 ¿COMO JEFE DE BODEGA, AUXILIAR ALMACENERO, AUXILIAR CONTABLE CREE QUE LA EMPRESA PRESENTA DIFICULTADES PARA LLEVAR CONTROL, SEGUMIENTO, CALIDAD EN LA SALIDA Y ENTRADA DE MERCANCIAS?7 ¿ESTA DEBIDAMENTE ORGANIZADA LA EMPRESA PARA EL MANEJO DE MERCANCIAS?8 ¿LA EMPRESA MANEJA ALGUN TIPO DE CONTROL PARA LOS PROOVEDORES Y CLIENTES?9 ¿LOS CLIENTES ALGUNA VEZ SE HAN QUEJADO DE LA ENTREGA DE MERCANCIAS?10¿ TIENE CONOCIMIENTOS EN SISTEMAS?11¿USTED SE CONSIDERA CAPAZ DE MANEJAR UN PROGRAMA QUE CONTROLE LA ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS Y QUE PROPORCIONE MAS TECNICA?

INGRESO DE LA MERCANCIA

RECEPCION DE LA MERCANCIA

SE RECIBE LA MERCANCIA

VERIFICACION DE LA MERCANCIA

MERCANCIA COINCIDE

SE DEVUELVE LA MERCANCIA

SE ACONDICIONA

SE DA UBICACIÓN ENEL SISTEMA

SE TRASLADA A ZONA DE ALMACENAMIENTO

NO

SI

2

1

1

RECOLETAR CANTAIDADES REQUERIDAS

TRASLADO A ZONA DE ALISTAMIENTO

SE PROCEDE A ALISTAR

SE NECESITA EMPACAR Y EMBALSARR

ACONDICIONAR MERCANCIA

COLOCAR MONTACARGA

SE CONCLUYO AISLAMIENTO

SE DEJA EN EL AREA DE DESPACHOS

3

3

SE ENVIA AL CLIENTE

SE REALIZA UN INVENTARIO DE LA MERCANCIA ALMACENADA

VERIFICAR CON EL SISTEMA

COINCIDE INVENTARIO

FINAL DEL PROCESO

REPORTE DE NOVEDAD

SI

NO

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

1. CONSTRU MAX es una empresa que desea implementar un sistema de información que le permita controlar la entrada y salida de mercancía mediante un inventario para mejorar la ejecución de los procesos , la empresa cuenta con el siguiente equipo de trabajo:*coordinador de logística*recibidor*almacenista*despachador

2. Uno de los requisitos exigidos para el sistema es crear cuentas para cada empleado que le permita ingresar al sistema, el sistema permite crear nuevas cuentas.El coordinador de logística tiene privilegios de: Crear usuario Eliminar usuario

3. Para ingresar al sistema o iniciar sección , el sistema debe solicitarle al usuario una identificación y una contraseña

4. el sistema debe permitir administrar cuatro tipos de cuentas diferentes a saber: coordinador logística recibidor almacenista despachador

5. COORDINADOR DE LOGISTICAEl coordinador tiene el privilegio de agregar cuentas para recibo, almacén, despachos, además de eliminarlas .las cuenta de coordinador son inmodificables, además puede visualizar pedidos agregarlos y eliminarlos, visualizar entrada y salida de mercancía por medio del programa de inventario

6. RECIBORecibidor tiene privilegios de consultar el costo y el estado del mismo, saber cuántos productos hay disponibles y los agotados

7. ALMACENEl almacenista Tiene el privilegio de saber cuántos y cuáles son los productos más requeridos por el cliente, su ubicación categoría y la descripción de cada producto

8. DESPACHOSEl despachador Tiene el privilegio de saber la ubicación de los clientes para saber el destino donde va a llegar cada producto, además de crear y eliminar pedidos

9. El sistema debe permitir Administrar datos de inventarios e insumos Administrar productos Administrar pedidos Consultar la mercancía Consultar la salidas y entradas de la mercancía

10. ADMINISTRAR ENTRADA Y SALIDAS :El sistema debe permitir hacer entradas y salidas de mercancía, modificar , consultar , pagarlo, terminarlo o eliminarloREALIZAR PEDIDO: el sistema debe permitir crear una lista de la mercancía que desea el cliente y la que se le solicita al proveedor, dicha lista para visualizaciónVISUALIZAR ENTRADA Y SALIDA: comprende la visualización completa de la entrada y salida el cual será enviado a su respectivo destino ya sea recibo o despachosMODIFICAR MERCANCIA: es la posibilidad de agregar o eliminar algún producto de lo que va entrar o salir

11. ADMINISTRAR DATOS DE INVENTARIOS: el sistema debe permitir ingresar la mercancía que se compra diariamente para la elaboración de los despachos, cantidad, nombre y descripción de la misma, además de sumar la mercancía al inventario del almacén cada vez que ingrese.

12. CONSULTAR LAS SALIDAS DIARIAS: el sistema debe permitir consultar las salidas diarias de la mercancía es decir nombre, cantidad y total. Estas pueden ser consultadas en un rango de tiempo

13. ADMINISTRAR MERCANCIA: el sistema debe permitir, modificar y eliminar un producto14. PEDIDO: es la orden que se realiza por parte de un cliente a un asesor de ventas este

consta de productos, precios diferentes. El sistema debe almacenar el pedido con las características fecha , hora, estado y precio

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

SEGURIDAD: INTEGRIDAD CONFIABILIDAD CONCUREENCIA

RENDIMIETO: el tiempo de respuesta ante una petición, entre 1-10 minutosESCALABILIDAD: el programa debe ser diseñado para adhesiones de entrada y salida de mercancíaDISPONIBILIDAD : esta debe ser para el horario de trabajo de la empresaCONCURRENCIA: disponibilidad mínima de 10 personas al tiempoSe debe proporcionar un manual de usuario el cual puede ser:

Instrucciones paso a paso con imágenes Manual documentado paso a paso o video Capacitación al proveedor, cliente y al equipo de trabajo

MACRO PROCESOS DE LA EMPRESA CONSTRU MAX

objetivo Recepcionar ,verificar, controlar, aprobar , ubicar y almacenar la mercancía que ingresa a la empresa por medio de un programa creado para un mejor inventario

Alcance Tener un programa de inventarios el registro de la entrada y salida de mercancía con un fácil acceso a este ´programa

responsable Coordinador de logística, recibo, bodega, despachos.

proveedores entrada procedimientos salidas usuariosEmpresa CONSTRU MAX

cgs1 de ingreso

Verificar si se cumple los requisitos para el ingreso y salida de la mercancía

Plan de mejoramiento

Logística, recibo, bodega y despachos

DIAGRAMA DE FLUJORecursos documento registros requisitosRecursos de hardware y programas

CGS 1 Registro de recepción y salida de la mercancía

Normatividad interna

mediciónindicador Formula medición metas fechasOportunidad de expedición

Fecha de expedición ,de solicitud

A diario 100% confiable y fácil de acceder

Septiembre /2015

NE

CE

SID

AD

ES

DE

L C

LIE

NT

E

PROCESOS ESTRATEGICOS

SA

TIS

FA

CC

ION

DE

L C

LIE

NT

E

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

gestion financiera

GESTION DE COMPRAS

mantenimiento de las instalacionesGESTION DE TALENTO HUMANO

1.4JUSTIFICACION DEL PROYECTO

Este proyecto se basa en solucionar el problema previamente identificado en la empresa CONSTRU MAX ,para esto vamos a crear un programa montado en la red, es un área normal con acceso de empleados y lo que necesitamos es controlar la entrada y salida de mercancía con un previo horario para empleados , proveedores y clientes, nuestro programa va estar cifrada para que solo pueda ser visto por personal autorizado, esto va funcionar en un servidor web, que también podrá ser visto por directivos atreves de una conexión remota desde fuera de las instalaciones, las razones por la cual se desarrolla este programa es evitar que el personal pueda diligenciar mal las planillas o que sean adulteradas y tener un inventario más preciso y confiable de la mercancía.

1.5 OBJETIVO GENERAL

Crear un programa de control de la entrada y salida de la mercancía a la empresa mediante un inventario más confiable y real

1.6 OBJETIVOS ESPECIFICOS

*Controlar rigurosamente el inventario de la mercancía

*Agilizar el proceso de control

*Mejorar el rendimiento de la empresa en relación a la mercancía

*Crear un sistema de seguridad que satisfaga las necesidades de la empresa

*saber las ventas de la empresa por medio de la salida de mercancía

1.7 ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de este proyecto consiste en desarrollar un sistema de información por medio del cual se va a colocar un control minucioso a la entrada y salida de la mercancía para que la empresa conozca los pasivos y activos que tiene, llegando a satisfacer y dar solución al problema que encontramos en la empresa.