FORMULACION PROYECTOS

Colombia diversa + Cultura para todos

Colombia diversa +

Cultura para todos

GP 018-1

TALLER DE FORMULACION DE PROYECTOS

Risaralda, Pereira

septiembre 17 y 18 de 2009

DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES

SC3978-1

PNLB 2006

OBJETIVO DEL TALLER

Ofrecer conocimientos en el diseño y formulaciónde proyectos orientados a la gestión de recursosque contribuyan a la sostenibilidad de los medioscomunitarios y ciudadanos

TALLER DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS


www.mincultura.gov.co

CONTENIDOS

1. Definición de Conceptos

2. Fases del diseño de un proyecto

Anteproyecto

Formulación de un proyecto

3. Seguimiento y evaluación de proyectos

4. Modelos de presentación de proyectos segúnorganismos y agencias

TALLER DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS



QUÉ ES UN PROYECTO

Es una iniciativa para la transformación y utilizaciónde diversos recursos que tienen como fin crear bieneso servicios que satisfagan alguna necesidad. Debe sercuantificada y evaluada.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS



QUÉ ES UN PROYECTO

Es el conjunto de ACTIVIDADES coordinadas, paraalcanzar OBJETIVOS en un periodo de tiempodeterminado, CRONOGRAMA, y con un recursodefinido, PRESUPUESTO.




PARA QUÉ SE FORMULAN PROYECTOS


Superar un problema o necesidad que tenga solución

Disminuir el riesgo al invertir

Uso racional, cuidadoso y efectivo de los recursos

Generar trabajos colectivos y colaborativos

Contribuir a la toma de decisiones adecuadas versa + Cultura para

todos

www.mincultura.gov.c

o

LOS PROYECTOS EN LA PLANEACIÓN


www.mincultura.gov.c

o

PLAN

Global

Medios para alcanzar

objetivos y metas

A largo plazo

PROGRAMA

Específico

Compuesto por proyectos

A mediano plazo

PROYECT0

Concreto

Detalla acciones para alcanzar

objetivos

A corto plazo

ANTEPROYECTO

Constituye un esquema o programa de trabajo

sistemático que da sentido al proyecto que se va a

formular

Contribuye a:

Organizar ideas

Definir metas

Planear el trabajo

FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO





FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - ANTEPROYECTO

DIAGNÓSTICO

ESTUDIO FACTIBILIDAD

FACTORES DETERMINANTES DE UN ANTEPROYECTO

ESTUDIO TÉCNICO

1. Aspectos técnicos



Ubicación geográfica

Cobertura (No. de beneficiarios)

Capacidad instalada

Tecnología

Estudio social

Estudio jurídico

Estudio de capacidad institucional

Estudio financiero


ESTUDIO TÉCNICO

2. Estudio social



Características de los grupos sociales que pueden influiren el desarrollo del proyecto

Características socioeconómicas beneficiarios:

- Organización social

- Nivel educativo

- Nivel socioeconómico

- Creencias y costumbres

- Prácticas sociales


ESTUDIO TÉCNICO

3. Estudio financiero



Plan de inversión

Flujo de caja

Estado de resultados (PYG)

Fuentes de financiamiento


4. Estudio de mercado

Oferta / demanda

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Permite:

Tomar decisiones frente al proyecto:

Seguir adelante con el proyecto porque lo consideramos viable social y económicamente

Postergar la iniciativa porque no se cuenta con todas las garantías para su ejecución

Abandonar la idea porque no es viable social y/o económicamente




EJERCICIO No 1 - EMBUDO DE PROBLEMAS



CA

USA

SEFEC

TOS

PROBLEMA CENTRAL



1. Justificación

2. Objetivo General

3. Objetivos Específicos

4. Metas

5. Plan de acción

6. Presupuesto

7. Cronograma

8. Evaluación y seguimiento

FORMULACIÓN DE UN PROYECTO

COMPONENTES

FASES DEL DISEÑO DE UN PROYECTO - FORMULACIÓN




JUSTIFICACIÓN

Razones por las cuales es necesario desarrollar

el proyecto

Características del área de influencia

Causas del problema identificado

Efectos del problema identificado




OBJETIVO GENERAL

Nace del problema y sus causas e identifica un

propósito: qué se va a hacer

y un fin: para qué se va a hacer

Al formularlo debe:

- Responder a la transformación que se busca alcanzar

- Estar relacionado con estrategias de desarrollo

previstas en planes y programas del organismo al que se

presenta el proyecto




OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Permiten cumplir el Objetivo General

Cada objetivo específico:Debe ofrecer una solución a una causa del problemaDebe estar orientado por un propósito (Qué) y un fin (Para qué) Debe establecer un tiempo determinado para su ejecución




METAS

Resultados o logros medibles, cuantitativa y

cualitativamente en un periodo de tiempo

determinado

Cómo formularlas:

Identifique las metas que deben alcanzarse para

cumplir cada objetivo específico

Formule las metas teniendo en cuenta: tiempo y

calidad

EJERCICIO No 2 - ÁRBOL DE SOLUCIONES



OB

JETIVO

S ESPEC

ÍFICO

SM

ETAS

OBJETIVO GENERAL




PLAN DE ACCIÓN

Corresponde a las actividades que deben llevarse a

cabo para cumplir cada una de las metas trazadas.

Las actividades deben ser

Secuenciales

Lógicas y coherentes con las metas definidas

Prever insumos y recursos

Definirse en un periodo de tiempo limitado

EJERCICIO No. 3 – PLAN DE ACCIÓN



PLAN DE ACCIÓN

META ACTIVIDAD INSUMOS Y/OREQUERIMIENTOS

EJECUCIÓN EN EL TIEMPO

Año 1 Año 2

Mes 1 Mes 2 Mes 1 Mes 2




PRESUPUESTO

Presupuestar es planear en tiempo el recurso financiero teniendo en cuenta los ingresos (de acuerdo con los desembolsos previstos) y los egresos (según los gastos programados).

El presupuesto nos permite conocer:- El costo del proyecto- El flujo temporal de los recursos financiero- Cuánto y cuándo se requiere apoyo externo




- Costos operacionales:

(Temporales y permanentes)

Servicios

Insumos y materiales

Alquiler de instalaciones

Alquiler de equipos

Transporte

Viáticos

Costos administrativos

Qué calcular en un presupuesto:

- Costos de recurso humano

Director del proyecto

Secretaria

Auxiliar

Personal técnico

Asesor profesional

formula

- Costos de inversión

Equipos

Bienes

FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - PRESUPUESTO



MODELO DE PRESUPUESTO

CENTRO

DE COSTOSCANTIDAD

VALOR

UNITARIOTIEMPO SUTOTAL TOTAL

Costos Operacionales

Insumos $

Papelería $

Materiales $

Recurso Humano $

Directora $

Productor $

Secretaria $

Asesor $

Profesional Especializado $

Inversión $

Equipos $

Otros bienes $

TOTAL $




CRONOGRAMA

Es el tiempo estimado en el que se va a realizar

el proyecto, tiendo en cuenta el desarrollo de

cada una de las actividades.

El Cronograma ayuda a:

Planificar el recurso en el tiempo con relación

al flujo financiero

Seguimiento y control de la ejecución del

proyecto

FORMULACIÓN DE UN PROYECTO - CRONOGRAMA



Pasos para construir un cronograma:

1. Defina actividades

2. Organice las actividades secuencialmente

3. Clasifique las actividades en obligatorias y

opcionales

4. Defina una unidad de medida (hora, día,

semana) para calcular el tiempo de trabajo

que requiere cada actividad. Entre menos

precisa sea esta unidad, más seguro es el

margen de cumplimiento.

5. Grafique esta información en un calendario

Busque optimizar el tiempo y minimizar el riesgo de

atrasos en el cumplimiento del cronograma




MODELO DE CRONOGRAMA

S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4 S.1 S.2 S.3 S.4

1 Firma de convenio

2 Producción

3 Emisión

No

ACTIVIDAD

AÑO 1

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO



SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Supervisión periódica de la ejecución de un proyecto

para asegurarse de que se desarrolle de acuerdo con el

plan previsto.

Objetivo:

Proporcionar alertas sobre dificultades o problemas que

se presenten en la implementación de las acciones

planeadas

Beneficios

- Detectar desviaciones de la planeación

- Redefinir estrategias de mejoramiento

- Redireccionar el proyecto

-Tomar decisiones de forma rápida y acertada




A qué hacer seguimiento

Proceso operativo

Proceso técnico

Factores externos

Impacto




Herramientas para hacer seguimiento:

Informes periódicos sobre la ejecución del proyecto

Visitas presenciales

Entrevistas a los beneficiarios

Entrevistas al equipo humano que apoya el proyecto

Talleres de discusión sobre el cumplimiento de metas,

actividades y objetivos del proyecto

Sondeos de percepción

Análisis de los informes y la información recogida con

los mecanismos de seguimiento implementados




Qué debe contener un informe de seguimiento:

Son objeto de seguimiento Factores observados

Cumplimiento de los objetivos Actividades realizadas/resultados

obtenidos

Cumplimiento de metas con relación

a presupuesto

Actividades realizadas/ejecución

presupuestal

Cumplimiento de metas con relación

al cronograma

Actividades realizadas/tiempo de

ejecución

Metodología Actividades y procesos/efectividad y

eficacia

Aspectos que afectan resultados Externos al proyecto

Conclusiones y recomendaciones

Efectividad: Habilidad para optimizar el uso de los recursos en el logro de objetivos

Eficacia: habilidad de hacer las cosas bien




EVALUACIÓN

Medición periódica de la ejecución y los efectos

de las actividades para demostrar y comprobar

que se han alcanzado los objetivos

La medición tiene como base la Información

tanto Cualitativa como Cuantitativa




LOS INDICADORES

Criterios de medición que permiten valorar, analizar

y evaluar el comportamiento de las variables que

inciden en el desarrollo del proyecto en sí y en su

relación con planes y/o programas en el marco de

los cuales ha sido formulado




PLANEACIÓN•Indicadores de Contexto

SEGUIMIENTO•Indicadores de Gestión

EVALUACIÓN•Indicadores de Logro

SISTEMA DE INDICADORES




SISTEMA DE INDICADORES

INDICADORES DE CONTEXTO

De línea de base:

- Poblacionales

- Sectoriales




INDICADORES DE GESTIÓN

De Proceso:

Actividades, metas intermedias, Resultados

parciales

Administra-tivos

Operativos

De estrategia

Pertinencia, equidad, apropiación,

participación, desarrollo humano sostenible

De Recursos

Costos, tiempos, Talento Humano, Recursos

financiero, Recursos físicos

CantidadEstructura, Manejo y

Desempeño




INDICADORES DE LOGRO

De Producto:

Actividades y procesos/objetivo

De Impacto

Inciden en calidad de vida y bienestar comunitario

De Efecto

Modifican las variables sectoriales



Cómo formular indicadores:


1. Asigne un nombre al indicador: COBERTURA

2. Describa qué quiere decir el nombre que le puso: Se

entiende por cobertura la relación porcentual que existe entre

el número de habitantes del área de influencia de la emisora

y el número real de oyentes

3. Construya la Unidad Operacional o fórmula matemática del

indicador COBERTURA = No. de habitantes

No. de oyentes

4. Defina un estándar de calidad con el cual compararse:

Emisoras locales

PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN



Impulsar, estimular y hacer visibles procesos, proyectos y actividades culturales de interés común, en el marco del reconocimiento y el respeto por la diversidad cultural de la nación colombiana, que contribuyan a democratizar el acceso de las personas y las instituciones a los diferentes bienes, servicios y manifestaciones culturales. Apoyar iniciativas culturales vinculadas al desarrollo local, regional ó nacional Articular diferentes sectores Generar capacidades Fortalecer el Sistema Nacional de Cultura Aportar a la convivencia, al crecimiento con equilibrio, equidad y sostenibilidad.

Qué Busca:




Como funciona:Las organizaciones culturales del país de diverso nivel de desarrollo, cobertura y ubicación geográfica, presentan proyectos culturales, respondiendo a una convocatoria anual que precisa procesos de selección sistemáticos, de seguimiento al uso de los recursos públicos y de evaluación de sus efectos culturales, tanto en las instituciones favorecidas, como en las propias comunidades en las que se actúa, a través del apoyo financiero a los proyectos.




Qué proyectos apoya

1. Actividades artísticas y culturales de duración limitada

2. Actividades culturales de carácter permanente3. Formación artística y cultural4. Promoción y circulación de la cultura a nivel nacional

o en el exterior5. Fortalecimiento cultural a contextos poblacionales

específicos6. Promoción y Equiparación de Oportunidades

Culturales para la Población en situación de discapacidad




Personas jurídicas del sector público: alcaldías, autoridades de los resguardos y comunidades indígenas (cabildos, asociaciones de cabildos y/ó autoridades tradicionales indígenas), consejos comunitarios de comunidades negras, gobernaciones, instituciones educativas y entidades públicas de carácter cultural. Personas jurídicas sin ánimo de lucro del sector privado, que dentro de su objeto social incluyan actividades de carácter cultural, que estén constituidas con seis (6) meses de antelación y que puedan acreditar experiencia mínima de seis (6) meses de trayectoria en la organización y ejecución de eventos, programas o proyectos culturales, con resultados comprobables.

Quienes pueden participar



CONCEPTO PUNTAJE

A. Trayectoria histórica de la entidad y de la

actividad cultural: Cuántos años lleva de

creada la organización proponente y cuántos

años lleva ejecutando el proyecto cultural que

propone.

15 Puntos

B. Evaluación conceptual del proyecto:

Justificación, descripción, objetivo, contexto

socioeconómico de la población beneficiada,

apoyos, patrocinios y cofinanciaciones,

articulación y complementariedad con planes,

metas, cronograma y presupuesto.

55 Puntos

C. Impacto social: Cálculos de indicadores (*) 30 Puntos

TOTAL 100 PUNTOS

Criterios de Evaluación


BIBLIOGRAFÍA



QUINTERO, Victor Manuel, 2001, Construccion de Indicadores

Sociales

GÓMEZ Mejía, Gabriel y QUINTERO Velasquez, Juan Carlos, 2003,

Diagnostico del Servicio de Radidifusion de Interés publico. Ministerio de

Comunicaciones.

CORTÉS, Carlos Eduardo. 2006 Planficacion y gestion de la

comunicación y la información.

Serie Herramientas. Unesco. Demuca Fundacion

http//www.civicus.org¬/new/media/elaboracion

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