NORMA Código: GADNR001.01 Fecha de Emisión: 03.03.09

Uso, Reparación y Mantenimiento de Vehículos y Maquinarias

Página: 1 de 3 Fecha Rev.: 17.08.09

ELABORADO POR: Lic. Julio C. Nacimiento F.

REVISADO POR: Sr. Barnabé Penayo APROBADO POR: Lic. Victor D. Lird R.

GADNR001

1 – Objetivo

Definir criterios, atribuir responsabilidades y establecer procedimientos para el uso y servicios de revisión, mantenimiento y reparación de los vehículos y maquinarias de la ESSAP S.A., de forma a prolongar la vida útil y evitar el mal uso de los mismos.

2 – Disposiciones Generales 2.01 – Los vehículos y maquinarias de ESSAP S.A. serán utilizados exclusivamente al servicio de la misma. 2.02 – Las transferencias de vehículos y maquinarias entre dependencias de la ESSAP S.A. deberán

comunicarse, necesariamente, a la Unidad de Transporte, por medio de Comunicación Interna, con copia para el Departamento de Patrimonio de la Unidad de Contabilidad. Si así no se hiciere, la responsabilidad por esos bienes, en todos los aspectos, continuará siendo de la última Unidad a la cual ha sido asignado ese vehículo o equipo.

2.03 – Las transferencias tratada en el ítem anterior serán formalizadas por medio del formulario

Movimiento Interno de Bienes en Servicio (anexo 10), emitida por el Departamento de Patrimonio de la Unidad de Contabilidad.

2.04 – No podrán ser utilizados los vehículos que presenten desperfectos mecánicos o que hayan alcanzado

el kilometraje de mantenimiento o de revisión y los que no cuenten con los equipamientos reglamentarios (gatos, ruedas de auxilio, señalizadores, etc.), hasta que las providencias del caso hayan sido tomadas.

2.05 – Serán encaminados para reparación por terceros solamente aquellos vehículos que, por la magnitud

o complejidad de los desperfectos no puedan ser reparados, a criterio del Jefe de la Unidad de Transporte, en los talleres de la ESSAP S.A.

2.06 – Los servicios de revisión y mantenimiento de vehículos que se encuentren aún dentro del periodo de

garantía deberán ser realizados en los talleres autorizados por los respectivos proveedores de esos vehículos.

2.07 – Los servicios ejecutados por terceros deberán ser garantizados por un periodo no inferior a 6 (seis)

meses y las piezas sustituidas devueltas junto con el vehiculo reparado. 2.08 – Cualquier avería, por menor que sea, que sufra un vehículo, deberá ser comunicado por el usuario

personal o telefónicamente, de forma inmediata a la Unidad de Transporte y al Jefe de su Unidad para éste, a su vez, confirmar por escrito a la Unidad de Transporte, por medio de Comunicación Interna, en las 24 (veinticuatro) horas siguientes.

2.09 – Los vehículos con desperfectos causados por accidentes, deberán ser encaminados a los talleres

indicados por la respectiva aseguradora. 2.10 – Las infracciones cometidas por negligencia en el transito con vehículos de la empresa, serán única y

exclusivamente de responsabilidad del conductor, quedando la ESSAP S.A. exenta de cualquier responsabilidad.

2.11 – Los vehículos deberán ser acompañados necesariamente, del Libro de Novedades y del formulario

Autorización para Circulación de Vehículo (anexo 08), en los cuales se registrarán las fechas, horarios, kilómetros recorridos, motivo de la utilización y nombre del conductor del vehículo.

2.12 – Al final de la jornada, los vehículos serán guardados en el respectivo Parque Cerrado y las llaves

serán depositadas en una caja o gaveta habilitada para el efecto. 2.13 – Maquinarias pesadas, tales como tractores, aplanadoras, retroexcavadoras y otros equipamientos

móviles similares, incluyendo los de pequeño porte (martilletes, motobombas, cortadoras, etc.) serán usados, reparados y mantenidos obedeciendo los mismos criterios determinados para los vehículos, en lo que se pueda aplicar.

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3 - Responsabilidades 3.01 – Gerente Administrativo 3.01.01 – Mantenerse informado, por medio de los informes mensuales de la Unidad de Transporte,

Reparación de Vehículos – Talleres Internos (anexo 01) y Reparación de Vehículos – Talleres Externos (anexo 02) y Localización de Vehículos (anexo 09) sobre el manejo de los vehículos y maquinarias y tomar las providencias del caso a fin de corregir eventuales distorsiones sobre lo determinado en esta Norma.

3.02 – Asesoría Jurídica 3.02.01 – Dar asistencia jurídica y/o intervenir en los casos de accidentes, robos, uso indebido de vehículos

de la empresa por funcionarios, etc. 3.03 – Jefe de la Unidad usuaria 3.03.01 – Cuidar que los vehículos y maquinarias bajo su responsabilidad sean utilizados obedeciendo lo

dispuesto en esta Norma. 3.03.02 – Instruir a sus subordinados sobre la prohibición del uso de vehículos y maquinarias que estén

pendientes de revisión, mantenimiento o reparación. 3.03.03 – En la fecha y kilometraje indicados, encaminar a la Unidad de Transporte los vehículos asignados

a su Unidad para los servicios de mantenimiento o revisión correspondientes. 3.03.04 – Comunicar al Jefe de la Unidad de Transporte, vía Comunicación Interna con copia para su

Gerente, los desperfectos de los vehículos y maquinarias al servicio de su área, para las providencias de reparaciones necesarios.

3.03.05 – Confirmar al Jefe de la Unidad de Transporte, vía Comunicación Interna con copia para su

Gerente, de cualquier averías en los vehículos y maquinarias al servicio de su área, para reclamar a la compañía aseguradora para los reparos necesarios (ver ítem 2.08).

3.03.06 – Comunicar al Jefe de la Unidad de Transporte, vía Comunicación Interna con copia para su

Gerente, las transferencias a otras dependencias de la empresa, de vehículos y de maquinarias asignados a su área.

3.03.07 – No permitir el uso de vehículos y maquinarias por personas no habilitadas. 3.04 – Unidad Operativa de Contratación 3.04.01 – Emitir la Orden de Trabajo, en base a los respectivos Contratos, (Anexo 07), para los casos de

vehículos a ser encaminados a talleres de terceros. 3.05 – Jefe de la Unidad de Transportes 3.05.01 – Certificar que los vehículos tengan los documentos legales y las pólizas de seguro al día y

cuenten con todos los equipamientos reglamentarios. 3.05.02 – Certificar que los choferes de la empresa tengan sus documentos de habilitación en orden. 3.05.03 – Definir, en base al diagnóstico del Departamento de Talleres, si las reparaciones serán hechos en

los talleres de la ESSAP S.A. o en los de terceros. 3.05.04 – Comunicar al Gerente Administrativo y encaminar a la respectiva compañía aseguradora, en casos

de accidentes o averías con vehículos de la empresa, para las providencias del caso. 3.05.05 – Mantener en archivo el original o fotocopia autenticada de los documentos (como Título de

Propiedad, Cédula Verde, Habilitación, Póliza de Seguros) de los vehículos y maquinarias. 3.05.06 – Actualizar los datos referentes a los servicios de reparación y mantenimiento y sobre la ubicación

de los vehículos y maquinarias de la ESSAP S.A. e informar mensualmente al Gerente Administrativo.

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3.06 – Departamento de Talleres 3.06.01 – Auxiliar a los vehículos con problemas mecánicos que no puedan ser movidos hasta el taller. 3.06.02 – Examinar los vehículos y maquinarias con desperfectos y emitir el diagnóstico correspondiente. 3.06.03 – Reparar, en la brevedad posible, los vehículos y maquinarias asignados a los talleres internos de

ESSAP S.A. 3.06.04 – Analizar detalladamente la Nota de Presupuesto, comparar con nuestro Diagnóstico (Anexo 04) y,

ante cualquier duda, trasladarse hasta el taller del proveedor de servicios y verificar en el local la real necesidad de las reparaciones y sustitución de piezas presupuestados.

3.06.05 – Hacer el seguimiento de los servicios de reparaciones de vehículos en talleres de terceros, a fin de

evitar atrasos que prolongue la indisponibilidad de los mismos. 3.06.06 – Recibir los vehículos reparados por terceros, examinar si los servicios solicitados fueron

efectivamente ejecutados y verificar si las piezas sustituidas han sido devueltas. 3.07 – Departamento de Patrimonio 3.07.01 – Emitir el formulario Movimiento Interno de Bienes en Servicio para formalizar las transferencias

internas de vehículos y maquinarias de la ESSAP S.A. 3.08 – Usuarios en General 3.08.01 – Utilizar los vehículos y maquinarias de la empresa con responsabilidad, respetar las leyes de

tránsito y lo dispuesto en esta Norma. 3.08.02 – Tener en orden sus documentos de habilitación. 3.08.03 - Al tomar posesión para efectos de uso, examinar el estado general del vehículo, de forma a

deslindar responsabilidades por eventuales averías. 3.08.04 – Comunicar a la Unidad de Transportes de lo ocurrido y/o constatación de averías en vehículos que

fuera a utilizar (ver ítem 2.08). La falta de esta comunicación hará que el último conductor sea responsable por los daños causados al vehículo.

3.08.05 – Responsabilizarse por las infracciones de tránsito cometidas, por negligencia, en el uso de

vehículos de la empresa. 3.09 – Portería 3.09.01 – Fiscalizar y registrar las entradas y las salidas de los vehículos de la empresa. 3.09.02 – Examinar, junto con el respectivo conductor del vehículo, el estado general del vehículo, tanto en

la salida como a la vuelta del mismo, de forma a deslindar responsabilidades por eventuales averías.

4 – Procedimientos

Conforme los siguientes Flujogramas:

GADFL001 – Reparación - Mantenimiento de Vehículos

GADFL002 - Reparación de Vehículos - Taller de Terceros.