TEMA Nº 2 ORGANIZACIÓN

ALMEYDA HUMALA ANGIE – LOAYZA AYONA ANGIE – DIAZ GARCIA SELENE

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD DE ARQUITECTURA Y URBANISMO

EL PROCESO

ORGANIZACIONAL ESTÁ

DEFINIDO POR LA SECUENCIA

DE ACTIVIDADES PARA

ADECUAR UNA ESTRUCTURA,

QUE PERMITA EL LOGRO DE

LOS OBJETIVOS

INSTITUCIONALES QUE HAN

SIDO DETERMINADOS POR LA

ALTA DIRECCION HACIENDO

USO DE RECURSOS:

PRESENTACIÓN

ECONÓMICOS

FINANCIEROS

MATERIALES

HUMANO

ATENDER LAS DEMANDAS

QUE EL ENTORNO

GLOBALIZADO REQUIERE

Para

Dónde

Voy?

Planificar

Cómo

Se va hacer?

Organizar

Dirigir

Qué he

logrado

Evaluar

Planificar

Quién soy

Y qué hago?

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

• PLANEACIÓN

• ORGANIZACIÓN

• DIRECCIÓN

• CONTROL

TODO PROCESO ADMINISTRATIVO, POR REFERIRSE A LA

ACTUACIÓN DE LA VIDA SOCIAL ES INSEPARABLE, EN EL QUE

CADA PARTE, CADA ACTO, CADA ETAPA, TIENEN QUE ESTAR

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

- DECISIÓN SOBRE LOS OBJETIVOS

- DEFINICIÓN DE PLANES PARA ALCANZARLOS

- PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

- RECURSOS Y ACTIVIDADES PARA ALCANZAR

LOS OBJETIVOS

- ÓRGANOS Y CARGOS

- ATRIBUCIÓN DE AUTORIDADES Y

RESPONSABILIDAD

- DESIGNACIÓN DE CARGOS

- COMUNICACIÓN, LIDERAZGO Y MOTIVACIÓN

PERSONAL

- DIRECCIÓN PARA LOS OBJETIVOS

- DEFINICIÓN DE ESTÁMDARES PARA MEDIR

EL DESEMPEÑO

- CORREGIR DESVIACIONES Y GARANTIZAR

QUE SE REALICE LA PLANEACIÓN

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL

DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

ES EL PROCESO MEDIANTE EL

CUAL SE DISEÑA ESTRUCTURAS

ORGANIZACIONALES PARA LOGRAR

LOS OBJETIVOS

PREDETERMINADOS, TOMANDO EN

CUENTA LA FILOSOFÍA

ORGANIZACIONAL

(MISIÓN,VISIÓN,VALORES,OBJTIVOS

ESTRATÉGICOS),

LOS RECURSOS NECESARIOS

Y EL CONTEXTO EN QUE ACTÚA LA

INSTITUCIÓN.

ELEMENTOS DE CONCEPTO

ESTRUCTURA

IMPLICA EL

ESTABLECIMIENTO

DEL MARCO

FUNDAMENTAL EN

EL QUE HABRÁ EL

GRUPO SOCIAL, YA

QUE ESTABLECE

LAS DISPOSICIÓN Y

LA CORRELACIÓN

DE LAS FUNCIONES,

JERÁRQUICAS Y

ACTIVIDADES

NECESARIAS PARA

LOGRAR LOS

OBJETIVOS

SISTEMATIZACIÓN

LAS ACTIVIDADES Y

RECURSOS DE LA

EMPRESA, DEBEN

COORDINARSE

RACIONALMENTE

PARA FACILITAR EL

TRABAJO Y LA

EFICIENCIA.

ENTONCES SURGE

LA NECESIDAD DE

AGRUPAS, DIVIDIR Y

ASIGNAR

FUNCIONES A FIN

DE PROMOVER LA

ESPECIALIZACIÓN

JERARQUÍA

LA ORGANIZACIÓN,

COMO

ESTRUCTURA,

ORIGINA LA

NECESIDAD DE

ESTABLECER

NIVELES DE

AUTORIDAD Y

RESPONSABILIDAD

DENTRO DE LA

EMPRESA.

SIMPLICACION DE

FUNCIONES

UNO DE LOS

OBJTIVOS BÁSICO

DE LA

ORGANIZACIÓN ES

ESTABLECER

MÉTODOS MÁS

SENCILLOS PARA

REALIZAR EL

TRABAJO DE LA

MEJOR MANERA

POSIBLE.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

ES UN MEDIO A TRAVÉS DEL CUAL SE ESTABLECE LA MEJOR

MANERA DE LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL GRUPO SOCIAL

SUMINISTRA LOS MÉTODOS PARA QUE SE PUEDAN DESEMPEÑAR

LAS ACTIVIDADES EFICIENTEMENTE

REDUCE COSTOS E INCREMENTA

LA PRODUCTIVIDAD

REDUCE O ELIMINA LA DUPLICIDAD

DE FUNCIONES

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PARA SELECCIONAR UNA ESTRUCTURA ADECUADA ES NECESARIO

COMPRENDER QUE CADA EMPRESA ES DIFERENTE, Y PUEDE

ADOPTAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE MAS SE

ACOMODE A SUS PRIORIDADES Y NECESIDADES (ES DECIR, LA

ESTRUCTURA DEBERÁ ACOPLARSE Y RESPONDER A LA

PLANEACIÓN)

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLECEN:

UNIDADES ORGANIZACIONALES (DIRECCION,

DEPARTAMENTOS,AREAS, JEFATURAS, PUESTOS DE TRABAJO)

NIVELES JERÁRQUICOS Y TRAMOS DE CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, ASÍ COMO

LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN

LUEGO DE ESTABLECIDAS LAS UNIDADES Y LOS CARGOS, SE

HACE NECESARIA LA DETERMINACION DE LOS NIVELES DE

RESPONSABILIDAD Y LA AUTORIDAD FORMAL ASIGNADA A CADA

PUESTO.

DETERMINAR QUÉ RECURSOS Y QUÉ ACTIVIDADES SE

REQUIERES PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA

ORGANIZACIÓN, ORGANIZAR EL SISTEMA DE RECURSOS QUE

SON NECESARIOS PARA QUE EL CAPITAL SOCIAL REALICE SUS

ACTIVIDADES DE MANERA EFICAZ.

ESPECIALIZACION DEL TRABAJO Y DEPARTAMENTALIZACION

DIVISIÓN O ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO SON SINÓNIMOS.

ES LA PRIMERA ACTIVIDAD EN CUALQUIER ORGANIZACIÓN.

LUEGO DE DIVIDIR EL TRABAJO SE AGRUPA PARA COORDINAR LAS

TAREAS COMUNES, QUE PUEDE SER :

• FUNCIONAL

• POR PRODUCTOS

• GEOGRÁFICA

• POR PROCESOS

• POR CLIENTES

PROCESO DE ORGANIZACION

POSTERIORMENTE SE DEBE ANALIZAR:

LA JERARQUÍA, QUE SE REFIERE A LA CADENA JERARQUICA, LÍNEA

DE AUTORIDAD ASOCIADA A DOS PRINCIPIOS:

• LA UNIDAD DE MANDO SIGNIFICA QUE CADA EMPLEADO SE

DEBE SUBORDINAR A UN SOLO JEFE.

• EL PRINCIPIO ESCALAR SE REFIERE A LAS LÍNEAS

CLARAMENTE DEFINIDAS DE AUTORIDAD.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

EL GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN O CENTRALIZACIÓN SE REFIERE A

LA CIMA O BASE DE UNA ORGANIZACIÓN DONDE SE CONCENTRA LA

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES.

LA CENTRALIZACIÓN PROMUEVE LAS DECISIONES EN LA CÚPULA DE LA

ORGANIZACIÓN Y SUS VENTAJAS SON:

CONTROL, MEJOR MÉTODO DE CONTROL Y COORDINACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES Y RECURSOS.

COSTOS, MENORES COSTOS.

NUEVAS TECNOLOGÍAS, LA INFORMACIÓN SE TRANSMITE CON

MAYOR RAPIDEZ.

AMPLITUD ADMINISTRATIVA

TAMBIÉN LLAMADO AMPLITUD DE CONTROL, ES EL NÚMERO DE

EMPLEADOS QUE DEBE REPORTAR A UN CARGO JERÁRQUICO. LA

AMPLITUD ESTRECHA GENERA COSTOS ADMINISTRATIVOS MAYORES Y

LA EXTENSA LO CONTRARIO.

LA AMPLITUD DEPENDE DEL TIPO Y NATURALEZA DE TRABAJO Y LA

HABILIDAD Y EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS.

SERÁ ESTRECHA CUANDO EL TRABAJO ES CREATIVO E INNOVADOR Y

SERÁ EXTENSA CUANDO ES UN TRABAJO RUTINARIO Y PREVISIBLE.

FORMALIZACIÓN

LA FORMALIZACIÓN ES EL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE UNA

ORGANIZACIÓN ESTÁN ESTANDARIZADAS Y MEDIDA EN LA CUAL EL

COMPORTAMIENTO DE LOS EMPLEADOS SE GUÍA CON UNA SERIE DE

REGLAS Y PROCEDIMIENTOS.

• FORMALIZACIÓN ALTA: POCA DECISIÓN

DE LOS EMPLEADOS, SABEN LO QUE

TIENEN QUE HACER.

• FORMALIZACIÓN BAJA: HAY MAYOR

LIBERTAD DE DECISIÓN DE LOS

EMPLEADOS, BUEN CRITERIO.

DOWNSIZING

ES UNA FORMA DE REORGANIZACIÓN O REESTRUCTURACIÓN DE LAS

EMPRESAS MEDIANTE LA CUAL SE LLEVA A CABO UNA MEJORÍA DE

LOS SISTEMAS DE TRABAJO, EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL Y EL

ESTABLECIMIENTO ADECUADO DE LA PLANTA DE PERSONAL PARA

MANTENER LA COMPETITIVIDAD.

ES UNA REDUCCIÓN DE LA PLANTA DE PERSONAL, PERO, EN GENERAL

EXPRESA UNA SERIE DE ESTRATEGIAS ORIENTADAS AL RIGHTSIZING

(LOGRO DEL TAMAÑO ORGANIZACIONAL ÓPTIMO) Y/O AL RETHINKING

(REPENSAR LA ORGANIZACIÓN).

DISEÑO ORGANIZACIONAL

MISION DEFINICIÓN DEL TIPO

DE NEGOCIO

OBJETIVOS OBJETIVOS Y METAS

A ALCANZAR

ESTRATEGIAS MODO DE CONSEGUIR

OBJETIVOS

DISEÑO

ORGANIZACIONAL

DETERMINAR

ESTRUCTURA.

ORGANIZACIONAL

PERSONAS

ADECUAR

CAPACIDADES,

HABILIDADES

DISEÑO ORGANIZACIONAL

EL DISEÑO ORGANIZACIONAL,

DETERMINA LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL MAS

ADECUADA AL AMBIENTE,

ESTRATEGIA, TECNOLOGÍA,

PERSONAS, ACTIVIDADES Y

TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN.

LOS DOS EXTREMOS DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL SON LOS

DISEÑOS MECANICISTAS Y

DISEÑOS ORGÁNICOS.

DISEÑO MECANICISTA

EL EJEMPLO CLÁSICO ES LA BUROCRACIA, CON AUTORIDAD

CENTRALIZADA, MUCHAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, AMPLITUD

ADMINISTRATIVA ESTRECHA Y MINUCIOSA DIVISIÓN DEL TRABAJO.

LAS DESVENTAJAS:

- VISIÓN ESTRECHA POR LA EXCESIVA DIVISIÓN

Y ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO

- FALTA DE INICIATIVA DE LAS PERSONAS

- EXCESIVO PAPELEO

- ENFASIS EN LOS CARGOS ANTES QUE LAS

PERSONAS

DISEÑO ORGÁNICO

LA AUTORIDAD ES DESCENTRALIZADA, POCAS NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS, AMPLITUD ADMINISTRATIVA AMPLIAS Y POCA

DIVISIÓN DEL TRABAJO.

LAS CARACTERÍSTICAS SON:

- CAPACIDAD DE APRENDER Y ADAPTARSE A LOS CAMBIOS.

- FLEXIBILIDAD EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y POCOS

NIVELES

- SE VALORA LA INNOVACIÓN Y CREATIVIDAD

- ENFASIS EN LAS PERSONAS Y SE VALORA LA CAPACITACIÓN Y

CONOCIMIENTO.

FACTORES QUE AFECTAN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL

LOS MÁS IMPORTANTES SON:

AMBIENTE: SE DEBE TOMAR EN

CUENTA TANTO EL AMBIENTE

INTERNO COMO EXTERNO.

SE DEBE CONSIDERAR LAS

VARIACIONES DEL AMBIENTE,

LOS CAMBIOS QUE PODRÍAN

OCURRIR.

LOS ORGANIGRAMAS DEBERÁN

SER FLEXIBLES Y ADECUADOS

AL MERCADO.

OTROS FACTORES

ESTRATEGIA: SABEMOS QUE EXISTE ESTRATEGIA DE ESTABILIDAD,

DE CRECIMIENTO Y DE ACHICAMIENTO, EN FUNCIÓN A ELLO SE

DETERMINA EL ORGANIGRAMA.

TECNOLOGIA: LATECNOLOGÍA ES LA COMBINACIÓN DEL

CONOCIMIENTO (KNOW-HOW), EQUIPOS (HARDWARE) Y MÉTODOS

DE TRABAJO (SOFTWARE)

TAMAÑO: ES LA QUE MÁS AFECTA EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL.

PERSONAS: LA FORMACIÓN DE LAS PERSONAS, CAPACITACIÓN,

ENTRENAMIENTO.

CUANTO MENOR ES EL GRADO DE CONOCIMIENTO Y EL TRABAJO ES

MAS MUSCULAR SERÁ UN DISEÑO MECANICISTA.

CUANDO MAYOR ES EL GRADO DE CONOCIMIENTO, EL DISEÑO SERÁ

ORGÁNICO

ORGANIGRAMAS

MANUALES

DIAGRAMAS DE FLUJO O DE PROCEDIMIENTO

CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

ANÁLISIS DE PUESTOS

TÉCNICAS DE PREGUNTA

¿CÓMO SE VA HACER?

SE TRATA DE DETERMINAR QUE RECURSO Y QUE ACTIVIDADES SE

REQUIEREN PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. LUEGO

SE DEBE DE DISEÑAR LA FORMA DE COMBINARLA EN GRUPO OPERATIVO, ES

DECIR, CREAR LA ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL DE LA EMPRESA.

DE LA ESTRUCTURA ESTABLECIDA, SE HACE NECESARIA LA ASIGNACIÓN DE

RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD FORMAL ASIGNADA A CADA PUESTO.

PODEMOS DECIR QUE EL RESULTADO A QUE SE LLEGUE CON ESTA FUNCIÓN

ES EL ESTABLECIMIENTO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

PARA QUE EXISTA UN PAPEL ORGANIZACIONAL Y SEA SIGNIFICATIVO PARA

LOS INDIVIDUOS, DEBERÁ DE INCORPORAR:

1- OBJETIVOS VERIFICABLES QUE CONSTITUYEN PARTE CENTRAL DE LA

PLANEACIÓN.

2- UNA IDEA CLARA DE LOS PRINCIPALES DEBERES O ACTIVIDADES.

3- UNA ÁREA DE DISCRECIÓN O AUTORIDAD DE MODO QUE QUIEN CUMPLE

UNA FUNCIÓN SEPA LO QUE DEBE HACER PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS.

ADEMÁS, PARA QUE UN PAPEL DÉ BUENOS RESULTADOS, HABRÁ QUE TOMAR

LAS MEDIDAS A FIN DE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN NECESARIA Y OTRAS

HERRAMIENTAS QUE SE REQUIEREN PARA LA REALIZACIÓN DE ESA FUNCIÓN.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES