Gestión de las Adquisiciones, PMBOOK.

Manuel García Marcelli Álvaro Torres Barrientos

Gestión de las AdquisicionesHerramientas de Administración

Gestión de las adquisiciones.

•Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

•Implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor.



Que es un contrato

•Un contrato es un documento legal que representa un acuerdo vinculante para las partes.

Vendedor: Se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados.

Comprador: se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida.


Procesos de Gestión de Adquisiciones.

Planificar las Adquisiciones.Efectuar las Adquisiciones.

Administrar las Adquisiciones.

Cerrar las Adquisiciones.

Planificar las Adquisiciones.

•Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.

¿Comprar o no?

¿Qué? ¿Cómo?

¿Cuándo? ¿Cuánto?


1. Línea base del alcance.2. Documentación de requisitos.3. Acuerdos para trabajar en equipo.4. Registro de riesgos.5. Acuerdos contractuales relacionados con los

riesgos.6. Requisitos de recursos de la actividad.7. Cronograma del proyecto.8. Estimaciones de costos de las actividades.9. Línea base del desempeño de costos.10.Factores ambientales de la empresa.11.Activos de los procesos de la organización.

Planificar las adquisiciones.Entradas.


1. Análisis de hacer o comprar.

Es una técnica general de dirección utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido a fuentes externas.

Planificar las adquisiciones.Herramientas y técnicas.


2. Juicio de Expertos.

Se utilizará el juicio de expertos técnicos para evaluar las entradas y salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las propuestas de los vendedores.

Herramientas y Técnicas.


3. Tipo de Contrato.

• El tipo de contrato que se utilizará, así como los términos y condiciones específicos del contrato, determinan el grado de riesgo asumido por el comprador y el vendedor.

• Todas las relaciones legales contractuales se encuadran en una de las siguientes dos grandes categorías: ▫ Contratos de precio fijo. ▫ Contratos de costo reembolsable.

• Aunque existe un tercer tipo híbrido utilizado frecuentemente:▫ Contrato por tiempo y materiales.

Planificar las adquisiciones.Herramientas y técnicas.


•Esta categoría de contrato implica establecer un precio total fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar.

▫De precio fijo cerrado.▫De precio fijo más honorarios con

incentivos.▫De precio fijo con ajuste económico de

precio.

Herramientas y Técnicas. Tipo de contrato: De precio fijo.

Planificar las adquisiciones.


• Esta categoría de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más los honorarios que representen la ganancia del vendedor.

▫De costo más honorarios fijos.▫De costo más honorarios con incentivos.▫De costo más honorarios por cumplimiento

de objetivos.

Herramientas y Técnicas. Tipo de contrato: De costos reembolsables.



•Son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo.

•A menudo, se les utiliza para aumentar personal, la adquisición de expertos y cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.

Herramientas y Técnicas. Tipo de contrato: Por tiempo y materiales.



1. Plan de Gestión de las Adquisiciones.2. Enunciado del Trabajo Relativo a la

Adquisición.3. Decisiones de Hacer o Comprar.4. Documentos de la Adquisición.5. Criterios de Selección de Proveedores.6. Solicitudes de Cambio.

Planificar las adquisiciones.Salidas.




Efectuar las Adquisiciones.




Efectuar las adquisiciones.

•El proceso de efectuar las adquisiciones consiste en obtener respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

•En este proceso se reciben las ofertas y propuestas donde se aplican criterios previamente definidos de selección, con el fin de seleccionar uno o más vendedores calificados para efectuar el trabajo.


Efectuar las adquisiciones.Entradas.

1. Plan para la dirección del proyecto.2. Documentación de la adquisición.3. Criterios de selección de proveedores.4. Lista de vendedores calificados.5. Propuestas de los vendedores.6. Documentos del proyecto.7. Decisiones de hacer o comprar.8. Acuerdos para trabajar en equipo.9. Activos de los procesos de la

organización.


1. Conferencia de oferentes. son reuniones con todos los posibles vendedores y compradores antes de la presentación de ofertas o propuestas.

2. Técnicas de evaluación de propuestas.

En el caso de adquisiciones complejas el comité de evaluación realizará su selección, que deberá ser aprobada por la dirección antes de la adjudicación.

Efectuar las adquisiciones.Herramientas y técnicas.


3. Estimaciones independientes.En el caso de muchos elementos de adquisición, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar los servicios de un estimador profesional externo.

4. Juicio de expertos.El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores.



5. Publicidad.Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo pueden ser ampliadas si se colocan anuncios en publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos selectos, o en publicaciones profesionales especializadas.

6. Búsqueda en internet.Internet ejerce una influencia considerable en la mayoría de las adquisiciones del proyecto y en la cadena de suministro de las organizaciones.



1. Vendedores seleccionados.2. Adjudicación del contrato de

adquisición.3. Calendarios de recursos.4. Solicitudes de cambio.5. Actualización al plan para la dirección

del proyecto.6. Actualizaciones a los documentos del

proyecto.

Efectuar las adquisiciones.Salidas.





Administrar las Adquisiciones.Cerrar las Adquisiciones.


Administrar las Adquisiciones.• Proceso que consiste en gestionar las

relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

• Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos.


• Incluye la aplicación de los procesos de Dirección de Proyectos entre los que se encuentran:

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto para autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno.

Informar el Desempeño para monitorear el alcance, el costo, el

cronograma y el desempeño técnico del contrato.



Realizar el Control de Calidadpara inspeccionar y verificar la conformidad del

producto del vendedor.

Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean aprobados

correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.

Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean mitigados.



1. Documentos de la adquisición.2. Plan para la dirección del proyecto.3. Contrato.4. Informes de desempeño.5. Solicitudes de cambio aprobadas.6. Información sobre el desempeño del

trabajo.

Administrar las adquisiciones.Entradas.


1. Sistema de control de cambios del contrato.Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisición puede ser modificada.

2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones.

Es una revisión estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia.

Administrar las adquisiciones.Herramientas y técnicas.


3. Inspecciones y auditorias.Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor según se especifica en el contrato de adquisición pueden realizarse durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor.

4. Informes de desempeño.Proporcionan a la Dirección información sobre la efectividad del vendedor en el logro de los objetivos contractuales.



5. Sistemas de pago.Por lo general, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas por pagar del comprador luego de que una persona autorizada del equipo del proyecto certifique que el trabajo es satisfactorio.

6. Administración de reclamaciones.Las reclamaciones son documentadas, procesadas, monitoreadas y gestionadas a lo largo del ciclo de vida del contrato, generalmente de conformidad con los términos del mismo.



7. Sistemas de gestión de registros.Es utilizado por el director del proyecto para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones.



1. Documentación de la adquisición.2. Actualizaciones a los activos de los

procesos de la organización3. Solicitudes de cambio.4. Actualizaciones al plan para la dirección

de proyectos.

Administrar las adquisiciones.Salidas.


Cerrar las Adquisiciones.• Proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.

• Verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

• Finalizar actividades administrativas, reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacion para su uso en el futuro.

• La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea.


1. Plan para la dirección del proyecto.2. Documentación de la adquisición.

Cerrar las adquisiciones.Entradas.


1. Auditorias de la adquisición.Es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta el proceso Administrar las Adquisiciones.

2. Acuerdos negociados.En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental.

3. Sistema de gestión de riesgos.

Cerrar las adquisiciones.Herramientas y técnicas.


1. Adquisiciones cerradas.2. Actualizaciones a los activos de los

procesos de la organización.

Cerrar las adquisiciones.Salidas.


Bibliografía.

•Guía del PmBook, capítulo 12. Pág. 267-291


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