Gestión Estratégica del Tiempo en el quehacer de la Organización

Juan Antonio Arroyo Valenciano

Qué es el Tiempo?

Características del Características del TiempoTiempo

Leyes del Tiempo

Gestión del Tiempo

Gestión estratégica del Tiempo

Índice temáticoÍndice temático

Los mandamientos vago

Percepción del Tiempo

Un paso por el tiempoUn paso por el tiempo

Apoyos Apoyos

¿Qué es el Tiempo?¿Qué es, pues, el tiempo? Sé muy bien lo que es, si no se me pregunta. Pero cuando quiero explicárselo al que me lo pregunta, no lo sé.» (San Agustín: Confesiones, XI, 14).

La palabra tiempo proviene del latín “tempus”, que significa duración de las cosas sujetas a dar o tomar otro ser o naturaleza, otro estado, otra forma o lugar.

¿Qué es el Tiempo?

¿Qué es el Tiempo?

El tiempo es por tanto una propiedad física, que puede ser medida, creada por el hombre para ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo el intervalo en el que los mismos suceden de una forma ordenada: un pasado, un presente y un futuro. Tiene como unidad de medida el segundo, a partir del cual se ordena o se agrupa el tiempo en:

¿Qué es el Tiempo?

Minutos: Sesenta segundos un minuto.

Horas: mil seiscientos segundos una hora.

Días: ochenta y seis mil cuatrocientos segundos un día.

¿Qué es el Tiempo?

Semanas: seiscientos cuatro mil ochocientos segundos una semana.

Meses: dos millones cuatrocientos diecinueve mil doscientos segundos un mes.

Años: Veintinueve millones treinta mil cuatrocientos segundos un año.

Características del tiempo

Características

Equitativo: existe en igualdad de cantidad para todos seamos docentes o administradores

Inelástico: no se puede recobrar, almacenar o tomarse cuando se desea, según nuestras necesidades laborales.

Características

Indispensable: es necesario para desarrollar cualquier actividad académica o administrativa.

Insustituible: no lo podemos sustituir por otro tipo de recurso.Inexorable: no se puede evitar, no se deja vencer en el ejercicio de nuestras tareas.

Leyes del tiempo en las Organizaciones

Leyes de Acosta

•El tiempo que necesita una tarea aumenta cuando la interrumpimos y luego se reanuda.

•Para las tareas cortas siempre hay tiempo para las tareas largas no tenemos tiempo. Se pasa de un límite físico a uno psicológico.

•Imagen y lamentación de lo ocupado que estamos o pasamos, por el simple hecho de figurar como personas importantes.

Ley de Murphy

•Nada es más sencillo como parece al principio.

•Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio.

•Si algo puede ir mal irá mal.

Ley de Pareto

Pareto estableció que un conjunto, los elementos esenciales, solo lo constituye una minoría representada por el 20%.

Esto podría significar, que en una organización educativa el 20% del tiempo de trabajo docente y administrativo contribuyen a generar el 80% de los resultados organizacionales.

Ley de Parkinson

Parkinson estableció que hay tareas que se llevan más tiempo del que requieren.

Significa que el trabajo docente y administrativo podría tardarse indefinidamente hasta ocupar el tiempo disponible para su completa realización.

Esto por la falta de definir plazos y olvidar que existen otras tareas.

Gestión del tiempo

Gestión del Tiempo

¿Cómo podemos hacer bien lo que tenemos que hacer, en el tiempo en que debemos hacerlo y haciendo lo que debemos hacer?

Gestión del Tiempo

Huerta y Rodríguez (2006)señalan cuatro formas de responder a este problema:

•Listas de tareas: permiten distribuir a nuestro tiempo, las acciones por realizar.

•Manejo de agendas: programan nuestras actividades, con un sentido más visionario y de futuro.

•Establecimiento de valores: sobre la base de estos, se instauran metas y objetivos para distribuir el tiempo.

•Administración en el tiempo: parte de no centrarse en las cosas y el tiempo, por el contrario se centra en el alcance resultados.

Gestión estratégica del tiempo en las Organizaciones

Gestión Estratégica del Tiempo

La gestión estratégica aplica al tiempo impone la necesidad de una reorientación de la forma en que el tiempo ha sido administrado en las organizaciones y que ha estado basado en un enfoque hasta ahora caracterizado por ser de corto plazo, breve, de estrecha amplitud y concentrado en los medios más que en los fines.

Gestión Estratégica del Tiempo

La gestión estratégica aplicada al tiempo impone un enfoque visionario, atento al cambio y creativo a la innovación, para atender un futuro que le carga de posibilidades y le abre alternativas a las organizaciones, al poder definir y controlar su destino, producto de la construcción de una imagen mental viva y precisa que representa un estado futuro deseable, por traducirse en realidad.

Salomón llegó a plantear que: “cuando no hay visiones, el pueblo se relaja”.

La visión permite establecer el marco de referencia para describir:

Los resultados por alcanzar, esto es definir los objetivos propios, concretos, compatibles y alcanzables en plazos establecidos.

Gestión Estratégica del Tiempo

Las acciones por emprender, para lograr establecer el puente entre la aspiración y la concreción de los resultados, definidos en los objetivos.

Los problemas por resolver, lo que significa prever aquellas situaciones que podrían interferir en el desarrollo de las acciones que requiero para alcanzar los resultados.

Gestión Estratégica del Tiempo

Con la visión promovemos la inspiración, la motivación, la integración y el movimiento individual y colectivo del personal para que actúe y haga ampliar la razón de ser de su profesión y de la organización.

Gestión Estratégica del Tiempo

La gestión estratégica del tiempo, debe concentrarse en lo importante más que en lo urgente.

Lo importante significa atender todo aquello que permitirá trascender el presente y proyectarnos en forma individual y colectiva al futuro.

Gestión Estratégica del Tiempo

Concentrarse en lo urgente conlleva a generar en las personas y en las organizaciones una actitud de mantenimiento para atender situaciones conocidas y recurrentes:

•pasar lista,•estadísticas,•informes al hogar,•cuadros de personal,•controles de ausencia,•cuadros de programación presupuestaria,•hojas de evaluación de personal, entre otros.

Gestión Estratégica del Tiempo

Érase una gallina que poníaun huevo de oro al dueño cada día.Aun con tanta ganancia mal contento,quiso el rico avarientodescubrir de una vez la mina de oroy hallar en menos tiempo más tesoro.Matóla, abrióle el vientre de contado;pero después de haberla registrado,¿qué sucedió?, que muerta la gallina,perdió su huevo de oro y no halló mina.”

Gestión Estratégica del Tiempo

La fábula de la gallina de los huevos de oro permite ilustrar una administración del tiempo:

a corto plazo centrada en lo urgente: los huevos producidos por la gallina,

más que de largo plazo y centrada en lo importante: la gallina símbolo de riqueza y bienestar.

Gestión Estratégica del Tiempo

Atender lo importante generará en el director y en sus colaboradores una actitud de aprendizaje innovador, como producto del análisis, la anticipación y previsión tanto de las situaciones como de los acontecimientos, que podrían influir en logro de los objetivos y de la visión.

Gestión Estratégica del Tiempo

La gestión estratégica del tiempo demanda en lo individual y en lo colectivo de cada miembro de la organización:

un liderazgo asertivo, proactivo y visionario

una filosofía del “SSP”, en donde cada amenaza y debilidad se constituye en un reto en una oportunidad, en una fortaleza para el aprendizaje innovador, para el cambio y en especial para producir un servicio de excelencia y calidad.

Colofón

Sin olvidar como se cita en Eclesiastés (3:1-8), que hay un tiempo para todo y un momento bajo el cielo para hacer cada cosa:

hay un tiempo de nacer y otro de morir; un tiempo para plantar y un tiempo para cosechar. Un tiempo de dar muerte, y otro para sanar; un tiempo de destruir y un tiempo para construir.

Colofón

Un tiempo para llorar y otro para reír; un tiempo para los lamentos y un tiempo para las danzas.

Un tiempo de esparcir piedras y otro para recogerlas; un tiempo de abrazarse y otro para separarse. Un tiempo para ganar y otro para perder; un tiempo de callar y otro de hablar.

Colofón

Un tiempo para amar y otro para odiar; un tiempo para la guerra y un tiempo para la paz.

Colofón

Pero ante todo que tu tiempo en esta vida, sea un himno a la alegría.Muchas gracias por su tiempo…

Colofón