Guía del comprador de software para juntas directivasCómo la tecnología de gobernanza puede mejorar el rendimiento de su junta directiva

Sin embargo, la opción más segura debe ser también la más fácil de usar, o los miembros de juntas directivas podrían intentar encontrar una solución alternativa, que usualmente es mucho menos segura. Es importante asegurarse de que los proveedores toman la seguridad en serio y que continuamente invierten en ella. Preguntar si están o no invirtiendo dinero para aprovechar las últimas tendencias en seguridad les proporcionará a usted y a su junta directiva la tranquilidad necesaria. Al momento de evaluar distribuidores de tecnología para juntas directivas, debería formularles las siguientes preguntas a sus proveedores potenciales:

• ¿La seguridad de su empresa ha sido alguna vez objeto de infracción?

• ¿Cómo alertaron a los usuarios? • ¿Con qué frecuencia llevan a cabo pruebas de penetración y

seguridad realizadas por terceros?• ¿Cuáles certificaciones de terceros poseen y por cuánto

tiempo las han tenido?• ¿Cómo protegerán nuestra información y las notas que

agregamos en la aplicación?• ¿En qué difiere la seguridad cuando la aplicación se utiliza

con o sin conexión?

¿Qué tipo de respuestas debería proporcionar un proveedor de software para juntas directivas?:

• Infracciones: Los intentos de violación de la seguridad no son infrecuentes. Sin embargo, las juntas directivas deberían buscar proveedores cuyo software para juntas directivas jamás haya sido objeto de un ataque de este tipo que haya sido exitoso. Si la plataforma de un proveedor ha sido objeto de infracción, asegúrese de que este sea franco con los clientes y proporcione actualizaciones regulares acerca de qué información se puso en riesgo. Asimismo, este debería estar dispuesto a compartir cómo mejora continuamente su seguridad para proteger de la mejor manera las inversiones y toda la información confidencial que las juntas directivas almacenarán en su producto. Un proveedor debería ser transparente respecto a sus prácticas de seguridad y proporcionar a los clientes abundantes detalles acerca de los procedimientos existentes. Recuerde que todos los sistemas de seguridad son distintos y que los materiales de junta directiva deben protegerse únicamente en el entorno más seguro posible. Esta es una razón fundamental por la cual las juntas directivas están empezando a prescindir del papel.

• Pruebas de penetración: Se deberían realizar pruebas de penetración con regularidad en todos los niveles. Si un proveedor se ajusta a las mejores prácticas, efectuará pruebas de penetración completas al menos una vez al año y ejecutará pruebas de penetración automáticas en las aplicaciones al menos una vez al mes. Además, deberían realizarse exámenes de vulnerabilidad al menos una vez a la semana. Las juntas directivas también deberían considerar solicitar una auditoría completa de seguridad para garantizar que sus sistemas estén protegidos y que les brindará la tranquilidad que necesitan.

• Auditorías independientes: SSAE 16 y ISAE 3402 son los informes de controles estándares actuales para organizaciones de servicios. Son indispensables para cualquier proveedor de tecnología que maneje información sensible. Además, los proveedores excepcionales también contarán con certificación ISO 27001. Todas esas letras y números implican que el proveedor está utilizando una metodología rigurosa de seguridad de la información basada en la gestión de una infinidad de tácticas, desde cortafuegos y control de virus hasta protección legal y seguridad física. Mientras más antigüedad tengan dichas certificaciones, mejor.

Es posible que ya conozca en qué consiste un software para juntas directivas y cómo los software digitales para administrar juntas directivas han crecido en popularidad en la sala de juntas. También es posible que sepa que el papel es pesado, que los delincuentes informáticos constituyen un riesgo y que, hasta ahora, existen múltiples proveedores que ofrecen herramientas para juntas directivas y otras tecnologías de gobernanza. Quizá no se haya dado cuenta de que al tomar la decisión correcta, una junta puede mejorar la gobernanza y la eficiencia a la vez que colabora en un entorno seguro. La industria de herramientas para juntas directivas se transforma rápidamente, y usted debería buscar a un proveedor que pueda ofrecer soluciones completas de gobernanza empresarial en lugar de simplemente un software para juntas directivas.

Puesto que las salas de junta se transforman con rapidez gracias a la incorporación de tecnología, y que esta tecnología contribuye a acelerar los procesos, las juntas directivas deberían contar con una solución integral capaz de simplificar todos los aspectos de la experiencia de los miembros de la junta directiva. Con tantos proveedores entre los cuales elegir, las siguientes son las preguntas más importantes que debe formular durante su búsqueda, divididas en cinco categorías esenciales. Para juntas directivas de compañías que cotizan y que no cotizan en bolsa, organizaciones sin fines de lucro y organismos gubernamentales por igual, encontrar un conjunto integrado de herramientas y recursos de gobernanza totalmente integrados que sobresalga en las cinco categorías derivará en una mayor seguridad electrónica y en una junta directiva más productiva.

1. SEGURIDAD

La seguridad es la principal preocupación de las juntas directivas que adoptan una nueva tecnología, y con razón. Los piratas informáticos trabajan incesantemente para intentar quebrantar la seguridad electrónica con el fin de obtener acceso a los sistemas de una organización. A menudo, los delincuentes informáticos pueden hacer esto sin que una empresa ni siquiera sepa que su seguridad estuvo comprometida. La seguridad debería ser una prioridad, especialmente en el entorno digital actual. Los miembros de las juntas directivas tienen acceso a la totalidad de la información más confidencial de una empresa y no pueden arriesgarse a que esa información se haga pública. Muchas empresas han sido víctimas de esto y han recibido multas de millones de dólares debido a prácticas deficientes por parte de miembros de juntas directivas y a causa del uso de tecnologías poco seguras, como cuentas personales de correo electrónico. La seguridad debería ser la principal preocupación en la sala de juntas, y las empresas deberían asegurarse de que los proveedores con los que trabajan puedan garantizar que no exista el riesgo de filtración de datos. Si desea una solución segura, necesita contar con metodologías y cifrado de seguridad de última generación, no solo con un sistema de administración de archivos.

Diligent: Guía del comprador de software para juntas directivas

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La toma de decisiones en una junta directiva no siempre

es fácil; utilizar la correcta tecnología de gobernanza

optimizada debería serlo.

¿Qué tipo de respuestas debería proporcionar un proveedor de software para juntas directivas?:

• Idoneidad de la aplicación: Sea que se trate de una compañía que cotiza o no cotiza en bolsa, una organización sin fines de lucro o una institución o agencia gubernamental, los directores deberían proveerse de una potente herramienta para juntas directivas que proporcione un entorno flexible y que sea compatible con este, y que les permita perfeccionar sus prácticas actuales de gobernanza al facilitarles la optimización de sus funciones y la maximización de la eficiencia. Un proveedor también debería tener clientes semejantes que pertenezcan a la industria del comprador. Las organizaciones sin fines de lucro pequeñas deberían pedir referencias de organizaciones con una composición similar. Lo mismo se aplica a las empresas de Fortune 1000.

• Implementación: Un proveedor inteligente sabe que la adopción de una nueva tecnología constituye un desafío y que la experiencia de la implementación es crucial para el éxito a largo plazo de la aplicación. Toda experiencia de implementación debería ser personalizada, no solo para cada cliente, sino para cada usuario final individual. Ello significa ofrecer una variedad de tipos y estilos de capacitación y, aún más importante, capacitación ilimitada personalizada y/o presencial. La capacitación en software para juntas directivas nunca debería estar limitada, y los directores deberían contar con un proveedor que pueda ofrecer capacitación continua, especialmente a medida que este mejora la funcionalidad y agrega o ajusta funciones. La implementación y la capacitación no deberían producirse con demasiada rapidez. Los directores deberían ser cautelosos ante proveedores que les ofrecen implementar sus soluciones en un día o una semana; el proceso nunca debe precipitarse. Un proceso acelerado de implementación a menudo puede significar que se está economizando o simplificando en exceso, lo que puede conducir a una experiencia negativa y a quejas por parte de la junta. Esto no solo hace que los directores luzcan mal ante su junta, sino que también podría obligarlos a buscar otra herramienta para juntas directivas para satisfacer sus propias necesidades y las de su junta directiva. Sin embargo, los directores deben preocuparse por su proceso de implementación y asegurarse de que sea tan fluido como sea posible para garantizar la satisfacción de su junta directiva. Para hacerlo, los directores deberían asegurarse de recopilar tanta información como sea posible acerca de la experiencia de implementación y obtener detalles acerca de lo que se incluye.

• Protección de la información del cliente: Los datos del cliente deben contar con cifrado de al menos 128 bits tanto en el centro de datos como en tránsito, y en los dispositivos de los usuarios. Un proveedor debería garantizar que el manejo y almacenamiento de claves de cifrado vengan acompañados de una sólida gestión de claves utilizando módulos de seguridad de hardware. Todos los clientes deben poseer un conjunto de claves único para proteger sus datos.

• Seguridad con y sin conexión: Algunas aplicaciones, al ejecutarse sin conexión, proporcionan a los usuarios acceso solo a archivos PDF, que pueden verse comprometidos con más facilidad o, en algunos casos, incluso eliminados completamente de la aplicación, dejando la seguridad de esos documentos al azar. Los libros de su junta directiva deberían permanecer completamente protegidos sin importar dónde y cómo acceden los usuarios a la aplicación.

2. FACILIDAD DE ADOPCIÓN

Si la aplicación que eligen los directores no es adoptada con éxito, es una inversión perdida que los puede dejar más expuestos que antes. Para que una aplicación sea adoptada por la junta directiva, esta debe ser accesible desde una gran cantidad de dispositivos, fácil de utilizar y ofrecer soporte en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Los directores también deberían asegurarse de que su experiencia con el software para juntas directivas sea lo más parecida posible a la experiencia basada en papel, permitiéndoles adaptar la tecnología con facilidad y tener una experiencia sin contratiempos. Los directores buscarán características como tener la posibilidad de leer y realizar anotaciones en materiales de junta directiva con la misma facilidad que tendrían con documentos impresos. En los libros de junta directiva electrónicos debería tan sencillo echar un vistazo como lo es en los libros impresos, pero con las ventajas adicionales que ofrece un entorno digital, lo que garantiza que la junta se adaptará y se destacará en el uso del software de administración de juntas directivas. La estabilidad va de la mano de la adaptabilidad.

Para muchas herramientas destinadas a juntas directivas, siempre puede existir un tiempo de inactividad para el mantenimiento y las actualizaciones. No obstante, cualquier tipo de inactividad puede tener un efecto a largo plazo en la funcionalidad de la tecnología para la administración de juntas directivas. Como parte de su evaluación, los directores deberían asegurarse de que nunca haya habido casos en los que el software fallara o se produjera una inactividad generalizada durante la implementación de actualizaciones. Con el propósito de garantizar que su elección de una herramienta sea adoptada por la junta directiva, los directores deben asegurarse de que formulan las preguntas correctas a sus proveedores:

• ¿Cómo pueden estar seguros de que su solución es adecuada para mi empresa?

• ¿En qué consiste su proceso de implementación? ¿Los clientes cuentan con un equipo de ejecutivo de cuentas exclusivo? ¿Cuánto soporte para la capacitación/implementación se incluye con la suscripción?

• ¿Qué porcentaje de clientes al final no adopta la solución? ¿Qué porcentaje adopta la solución solo parcialmente (p. ej., la junta directiva termina usando papel además del software)?

• ¿Qué porcentaje de clientes se retira cada año? • ¿Qué clase de apoyo proporcionan a sus usuarios?

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Al momento de elegir un software para juntas directivas, los directores deberían preguntarles a los proveedores:

• ¿Cuántos años ha trabajado su empresa en el ámbito de la gobernanza y la tecnología?

• ¿Qué premios/reconocimientos han ganado por el servicio al cliente o la funcionalidad de la aplicación?

• ¿Cuáles son algunos de sus clientes destacados en nuestra industria?

• ¿Cuál es el tiempo promedio de espera en las llamadas de soporte? ¿Su servicio al cliente es subcontratado?

• ¿A qué cuerpos y organizaciones profesionales pertenece su empresa?

¿Qué tipo de respuestas debería proporcionar un proveedor de software para juntas directivas?:

• Años de experiencia: Los directores deberían trabajar con un proveedor que tenga una experiencia de por lo menos diez años en el campo de la gobernanza corporativa, de modo que puedan estar seguros de que el proveedor entiende los problemas que los preocupan tanto a ellos como a los administradores, y que puede solucionarlos de manera adecuada. Además, deberían buscar a un proveedor que tenga amplia experiencia desarrollando y creando software innovador que aborde las necesidades de la junta directiva. Un líder experto en el sector podrá satisfacer esas necesidades, especialmente uno que coloque la gobernanza corporativa en el centro de su producto. Los directores siempre deberían sentirse cómodos preguntándole a un proveedor acerca de su experiencia con la gobernanza corporativa y cómo su tecnología puede contribuir a mejorar la gobernanza. Finalmente, cuando en la práctica los directores confían sus juntas directivas a un proveedor, la cautela y el cuidado deben ser extremos.

• Premios: Los premios constituyen una importante referencia independiente acerca del desempeño. Los directores deberían buscar a un proveedor reconocido por proporcionar una asistencia de primera, semejante a la que le ofrecerían a su propia junta directiva. Los premios de servicio al cliente son muy importantes, ya que ofrecen una señal de qué tan buena será la asistencia que recibirán los directores y sus juntas directivas.

• Clientes: La experiencia de un proveedor debe ser amplia y sólida en la industria a la que pertenece la empresa. Al tener un proveedor con experiencia en su sector, los directores recibirán una implementación más personalizada, que reflejará años de mejores prácticas y soporte especializado en cuanto al uso de la aplicación de formas que puedan maximizar la efectividad.

• Tiempo de espera: Es imprescindible que los directores encuentren a un proveedor que entienda la importancia de su tiempo. Debido a la naturaleza de las reuniones de junta directiva, las interrogantes a menudo surgen fuera del horario de trabajo, y son urgentes. Los directores no quieren comprometerse con una empresa que ofrece “devolución de llamadas” o tiene tiempos de espera mayores a unos cuantos segundos. Ese soporte debería provenir de un verdadero experto en la aplicación: un empleado interno, capacitado para resolver problemas de manera eficiente y efectiva. Los retrasos en el soporte pueden generar riesgos de seguridad, ya que los miembros de la junta directiva pueden buscar soluciones alternativas para resolver una necesidad inmediata. Los directores deberían buscar a un proveedor que esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

• Tasas de adopción y deserción: Averigüe cuántos clientes han adoptado la herramienta para juntas directivas del proveedor y si la está utilizando alguien más además de la junta directiva, como comités o equipos ejecutivos. Muchas empresas pueden adquirir un software para juntas directivas, pero es importante saber cuántas han logrado el objetivo de liberarse del uso del papel y si este ha impulsado el éxito en la sala de juntas, especialmente en términos de comunicación y de ahorro de tiempo para el secretario corporativo y el asesor general entre las reuniones. Asegúrese de preguntar por la cantidad de clientes que se retiran cada año dividida entre el número total de clientes. Las empresas tienen muchas estrategias engañosas para hacer que las tasas de deserción luzcan mejores de lo que son. Si una empresa tiene una alta tasa de cancelación, asegúrese de averiguar por qué y sea cauteloso; usted desea trabajar con un proveedor que tenga una alta tasa de retención. También es útil descubrir a que se puede atribuir esa alta tasa de retención.

• Soporte continuo: El soporte ininterrumpido también es fundamental para la adopción sostenida de la herramienta. El soporte, sea a través de una rápida llamada telefónica o mediante una capacitación exhaustiva (o de refuerzo) acerca de una nueva característica, debería proporcionarse a lo largo de la duración del contrato, y nunca a cambio de una tarifa adicional. El soporte y la capacitación adicionales deberían contemplar mantener actualizados a los clientes respecto a nuevas funciones y siempre proporcionándoles soporte, de manera que comprendan cómo evoluciona el producto.

3. REPUTACIÓN Y SERVICIO

Si bien existen cantidad de aplicaciones electrónicas para juntas directivas entre las cuales se puede elegir, no hay demasiadas soluciones completas y totalmente integradas de gestión de la gobernanza en el mercado. Sin embargo, ¿cómo saben los directores si la empresa que eligen realmente entenderá sus puntos débiles y será capaz de resolver los problemas de su organización? Es necesario un excelente servicio al cliente desde el principio para capacitar al administrador y a los usuarios finales. Sin embargo, esto debería permanecer como un componente continuo de vital importancia, de forma que todos los usuarios reciban el apoyo que requieren para sentirse cómodos al utilizar el producto.

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¿Qué tipo de respuestas debería proporcionar un proveedor de software para juntas directivas?:

• Funciones de gobernanza: Los directores deberían buscar a un proveedor que ofrezca las funciones de votación, firma de consentimiento, elaboración de minutas de reuniones de junta directiva y un eficaz módulo que permita completar cuestionarios de declaraciones y evaluaciones de junta directiva en una aplicación segura. Los principales proveedores de herramientas para juntas directivas también deberían poder proporcionar a los directores una herramienta de comunicación segura, de modo que estos eviten soluciones riesgosas como el correo electrónico personal o corporativo y otras soluciones de comunicación más económicas como WhatsApp.

• Biblioteca de gobernanza: Los directores deberían procurar contar con un proveedor que tenga suficiente espacio de almacenamiento para permitir a los clientes crear la biblioteca de documentos que requieren para referencia de los miembros de la junta directiva. Esta podría incluir informes de inversionistas, notas de prensa, declaraciones de ingresos y otros documentos que a la junta directiva le podría interesar consultar; todo en una única ubicación segura y fácil de encontrar. Estos documentos deberían poder consultarse con facilidad.

• Actualizaciones en tiempo real: Con el fin de ofrecer a los directores suficiente tiempo para revisar materiales de reuniones con anticipación o entre las sesiones, una solución debe contar con la flexibilidad suficiente como para permitir actualizaciones continuas de los materiales publicados. El proceso para que los administradores realicen estas actualizaciones debería permitir el rápido y sencillo reemplazo de documentos. Al momento de realizar actualizaciones, los directores deberían asegurarse de que la aplicación no eliminará ni extraviará notas que hayan incluido en los documentos.

• Agregar funciones: El trabajo de un proveedor nunca debería terminar. Los directores deberían buscar a un proveedor que trabaje constantemente para mejorar la aplicación, tanto en temas de seguridad como en el perfeccionamiento de sus funciones. Los clientes usan la aplicación para simplificar el proceso de gobernanza, por lo tanto, busque a un proveedor líder en su área, que introduzca nuevas funciones relacionadas con la gobernanza todos los años. Los directores no deberían conformarse solo con un proveedor que satisfaga sus necesidades en el momento presente. Deberían buscar a un proveedor que invierta constantemente en investigación y desarrollo. A medida que su organización crece, crecerán igualmente las necesidades de su junta directiva. Por ello, deberían contar con un proveedor cuyo software para juntas directivas sea lo suficientemente diverso como para satisfacer todas sus necesidades de gobernanza, e incluso las necesidades que existen fuera de la sala de juntas. Siempre deberían solicitar más información acerca de las inversiones que realiza un proveedor en el producto a fin de identificar si será la opción adecuada. También pueden revisar la tienda de aplicaciones para ver si están efectuando actualizaciones en la plataforma, algo que les permitirá diferenciar a los proveedores y saber cuánto se dedican a contribuir al desarrollo de las juntas directivas.

• Organizaciones profesionales: Un proveedor debería estar involucrado activamente en la comunidad de la gobernanza corporativa y compartir sin esfuerzo mejores prácticas con su base de clientes por medio de organizaciones profesionales como Boardroom Resources, Society of Corporate Secretaries, National Institute for Investor Relations, National Association of Corporate Directors, así como otras organizaciones de miembros en su ámbito. Los directores también deberían buscar a un proveedor que pueda mejorar la experiencia de su junta directiva proporcionando liderazgo intelectual interno; ellos deberían averiguar si existe una función interna en la aplicación que pueda ofrecer esto o si existen otras organizaciones con las que el proveedor trabaje estrechamente.

4. GOBERNANZA

Algunos software proporcionan soluciones destinadas a mejorar la gobernanza y la eficiencia. Las aplicaciones con funciones centradas en la gobernanza pueden ayudar a las juntas directivas a colaborar de manera productiva y segura permitiéndoles ver y firmar documentos, así como tener la posibilidad de votar acerca de distintos asuntos y compartir notas con colegas. Otro objetivo: tener un conjunto de herramientas que abarque cada aspecto de las actividades de la junta directiva y posibilite la colaboración en tiempo real en cualquier momento y en cualquier lugar para permitir que las juntas directivas y los comités tengan la posibilidad de colaborar fuera de la reuniones de junta directiva, a la vez que liberan más tiempo presencial para el trabajo estratégico. Facilitar las evaluaciones de los directores a través de una aplicación puede también disminuir la ansiedad que provoca el proceso. Ciertamente, es imperativo contar con una empresa que entienda las leyes de distintos países. Por ejemplo, la detectabilidad de contenido es una de las principales causas de preocupación, y una aplicación para juntas directivas debería poder mitigarla.

La selección de un proveedor de software para juntas directivas por parte de los directores debería poder proporcionarles el conjunto adecuado de tecnologías que mejoren sus prácticas de gobernanza. Estos deberían buscar un conjunto centralizado de herramientas digitales seguras que ayude a sus líderes en el área de gobernanza a formular mejores preguntas, obtener un conocimiento más profundo y agregar valor en el campo de las responsabilidades de la gobernanza. La herramienta para juntas directivas debería simplificar la entrega de materiales de junta directiva, la realización de votaciones, la distribución de cuestionarios de declaraciones, la realización de evaluaciones, así como facilitar la elaboración de minutas de reuniones de junta directiva y permitir la comunicación segura; todo en un mismo lugar.

Por lo tanto, los directores deberían asegurarse de hacer las preguntas correctas para garantizar que esto sea posible:

• ¿A qué tipo de funciones de mejoramiento de la gobernanza tendrá acceso nuestra junta directiva con sus soluciones de tecnología de gobernanza?

• ¿Qué clase de biblioteca de gobernanza pueden crear los clientes en su plataforma?

• ¿Qué capacidad poseen los usuarios para realizar actualizaciones en tiempo real?

• ¿Con qué frecuencia agregan funciones de gobernanza a la solución? ¿Qué nuevas funciones han incluido en los últimos 12 meses?

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¿Qué tipo de respuestas debería proporcionar un proveedor de software para juntas directivas?:

• Múltiples inicios de sesión: Muchos directores pertenecen a varias juntas directivas. Un proveedor sofisticado será capaz de ofrecer a sus clientes la posibilidad de acceder a libros de sus diversas juntas directivas. El acceso a libros de todas sus juntas directivas está condicionado y solo está disponible si las demás juntas directivas a la que pertenecen también utilizan el mismo cliente. Los miembros de juntas deberían consultar a sus directores. Ellos por lo general podrán brindar su perspectiva acerca de cuál herramienta para juntas directivas prefieren y cuál es su experiencia con esta en términos generales.

• Actualizar notas y páginas: Es inevitable que ocurran cambios en el material antes de una reunión o en el transcurso de esta. Una tecnología bien diseñada permitirá que los directores conserven las notas, incluso si las páginas de un documento publicado se editan o eliminan.

• Idiomas: Los proveedores que atienden a clientes alrededor del mundo necesitan ofrecer algunos idiomas entre los cuales puedan escoger los usuarios para la aplicación, la capacitación y el soporte.

• Manejo de actualizaciones: La actualización de un sistema operativo no debería privar a los directores del acceso a los libros de junta directiva. Deberían buscar empresas que puedan simplificar al máximo las actualizaciones de tipo IOS y otras plataformas, de manera que la aplicación no les haga perder tiempo.

• Funciones avanzadas: Algunos proveedores ofrecen funciones adicionales que toman en cuenta las mejores prácticas de gobernanza. Las firmas electrónicas y la votación, los cuestionarios de declaraciones, las evaluaciones de la junta directiva, la comunicación segura, las minutas de reuniones de junta directiva y el conocimiento sobre gobernanza harán posible que los miembros y administradores de la junta directiva tengan mayor movilidad y reduzcan el trabajo adicional. Otras funciones, como la posibilidad de compartir notas, puede fomentar la colaboración, y la búsqueda global y una biblioteca de documentos pueden proporcionar a los miembros de la junta directiva una considerable cantidad de información con mucha rapidez en un solo lugar.

• Destrucción digital: Un proveedor siempre debería proporcionar a sus clientes la posibilidad de borrar todas las notas y anotaciones de los usuarios sin que queden registros digitales. El momento en que se realiza esta eliminación debería estar bajo el control del cliente y poder hacerse de forma automática o a pedido. Por otro lado, la solución debería tener la flexibilidad que se requiere para que se puedan archivar las notas de los usuarios en caso de ser necesario.

5. FUNCIONALIDAD

Preparar una reunión de junta directiva consume mucho tiempo, mucho más si los directores pertenecen a varias juntas. Los documentos se actualizan frecuentemente, pero puede resultar confuso para los miembros de la junta directiva llevar un seguimiento de los cambios y manejar la toma de notas de manera efectiva. Este proceso es aún más difícil y requiere más tiempo si los directores utilizan libros de junta directiva impresos. Ahora, imagine que inician sesión en su dispositivo preferido para prepararse para su reunión de junta directiva y recibir notificaciones en tiempo real acerca de los cambios producidos en el libro de junta directiva, además de cualquier nota que haya podido estar en páginas editadas o eliminadas. Elegir si desean y cómo desean compartir sus anotaciones con otros o borrarlas es otra capacidad de relevancia. Las funciones básicas, como acceder a los libros de junta directiva con o sin conexión, así como trabajar durante una actualización operativa de la computadora parece sencillo, pero podría no ofrecerlo un proveedor potencial.

Para un administrador de junta directiva, también es importante buscar una solución que incluya prácticas de comunicación optimizadas que puedan garantizar que exista un canal abierto entre este y los directores de la junta, así como entre los directores entre sí. Asimismo, el software para juntas directivas debería contar con un eficaz sistema de manejo de agendas y la capacidad de tomar minutas de reuniones de junta directiva con el objeto de perfeccionar las mejores prácticas para la preparación de reuniones de junta directiva, así como durante y después de las reuniones.

Los directores deberían preguntarle al proveedor:

• ¿Qué ocurre si los miembros de la junta directiva pertenecen a varias juntas?

• ¿Cuántos idiomas admite la aplicación?• ¿Cómo manejan las actualizaciones de software (como IOS

y Java) para que no interrumpan el trabajo de los usuarios?• ¿Qué clase de funciones avanzadas ofrecen?• ¿Con qué frecuencia se mejoran las funciones y se agregan

otras nuevas?• ¿La aplicación tiene la capacidad de destruir digitalmente las

notas de los usuarios finales luego de la reunión para limitar la detectabilidad de contenido?

Justificación del uso de un software para juntas directivas en la empresa

Para cualquier junta directiva, existen muchas ventajas adicionales de cambiar a una solución digital y dejar de utilizar libros de junta directiva impresos. Lo mismo podría decirse de la sustitución de una herramienta para juntas directivas que no satisfaga las crecientes necesidades de los directores por una que atienda las amplias necesidades que aborda una solución de gestión de la gobernanza empresarial. Como ya se mencionó, el entorno rápidamente cambiante de las juntas directivas exige que estas empleen la solución adecuada que pueda satisfacer sus variadas necesidades, incluidas las referidas a la seguridad de las comunicaciones, los cuestionarios para directores y ejecutivos y las evaluaciones de junta directiva. Muchas juntas que han efectuado el cambio lo han hecho para mejorar la seguridad, aumentar la eficiencia, optimizar la comunicación, obtener más apoyo y ahorrar dinero y tiempo. También existen juntas que se dan cuenta de que no pueden continuar funcionando sin disponer de un software para juntas directivas. Por otra parte, algunas juntas directivas son conscientes de que la herramienta para juntas directivas que utilizan no cumple con sus expectativas. Cualquiera que sea la razón por la que evalúan un software para juntas directivas, es importante que puedan analizar detenidamente el proceso y comprender los detalles de estas herramientas y que no todos los software para juntas directivas son lo mismo.

Elegir el software de administración de juntas directivas incorrecto puede tener graves consecuencias. Las juntas directivas siempre deberían buscar la tecnología más avanzada para satisfacer sus necesidades. En lugar de ser reactivos, los administradores de juntas directivas deberían ser proactivos y aplicar esto como una mejor práctica. La actitud de complacencia puede ser algo que ponga en problemas a las juntas directivas, y, en vez de esperar que algo malo suceda, las juntas deberían buscar perfeccionar lo que tienen y utilizan, como por ejemplo, evitar usar cuentas personales de correo electrónico para comunicarse. Si ocurre un problema, como una filtración de datos con el proveedor con el que actualmente trabajan, sustituirlo por un nuevo proveedor no es un proceso que ocurra de la noche a la mañana; esta es la razón por la que los directores deberían ser diligentes al evaluar las diferencias entre las soluciones y asegurarse de formular las preguntas correctas.

Si se tiene en cuenta que una de las necesidades más importantes que tienen las juntas directivas es la posibilidad de comunicarse en tiempo real, esta guía para el comprador con sus cinco componentes esenciales y sus preguntas y respuestas complementarias debería ayudar a los directores a discernir entre las empresas de tecnología de gobernanza y encontrar la opción adecuada para ellos y su junta directiva. Las instituciones financieras, empresas contratistas de defensa, empresas que cotizan y que no cotizan en bolsa, organizaciones sin fines de lucro y organismos gubernamentales requieren el mejor servicio, la mayor seguridad de los datos y la tecnología más fácil de usar. Para ser eficientes, las juntas directivas de todos los tamaños deberían poder comunicarse entre las reuniones en un entorno seguro por medio de una variedad de dispositivos y contar con asistencia en TI en vivo a través de una llamada telefónica sin tener que esperar.

La toma de decisiones en una junta directiva no siempre es fácil; utilizar la correcta tecnología de gobernanza optimizada debería serlo.

Diligent: Guía del comprador de software para juntas directivas

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