CLARO MOVIL COLOMBIA

JUNIO 2014GUÍA PARA LA ESTANDARIZACIÓN DE

PROCESOS

1. OBJETIVO Establecer los aspectos y requerimientos mínimos para la caracterización y diseño de

un proceso al interior de la gerencia de mantenimiento de equipos electromecánicos

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la estructuración de todos los procesos actuales y futuros que involucren funcionarios, actividades y/o recursos pertenecientes a la gerencia de mantenimiento de equipos electromecánicos de Claro Movil

3. ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOSPara la estandarización de los procesos debe tenerse en cuenta de manera sistemática cada una de las etapas descritas a continuación. La completa definición asegura el entendimiento y asimulación de cada uno de los actores involucrados en el mismo.

3.1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOPara la caracterización del proceso se tendrá en cuenta el módelo mostrado en la figura 1. Este modelo se concentra en la definición de tres aspectos fundamentales y sirve como base para la definición de las siguientes etapas

Figura 1. Esquema general de un proceso

Variables y elementos e Entrada: Corresponde a cada uno de los elementos, documentos, resultados, análisis o desarrollos que se consideran escenciales para el desarrollo del proceso que se quiere documentar. La ausencia de uno de estos elementos no permite la correcta ejecución del proceso. Como ejemplo se pueden citar: Informe diario de alarmas para el proceso de seguimiento, informe 24 horas para el proceso de seguimiento malos actores, informe semanal de disponibilidad para el proceso de análisis de fallas. El registro de cada una de las variables de entrada debe realizarse de acuerdo a la siguiente tabla:

Variable entrada

Responsable de entrega

Requerimiento para acceso

Ruta de acceso

Proceso: La descripción del proceso debe realizarse de forma gráfica mediante diagrama de flujo y de forma detallada en modo texto. Dentro de la descripción del diagrama de flujo cada uno de los hitos debe llevar la numeración y el título descriptivo. Posteriormente se debe realizar la descripción en modo texto asociando cada ítem del diagrama de flujo. Los ejemplos se observan en las siguientes figuras

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Descripción gráfica del proceso mediante diagrama de flujo

Posición

Nombre Descripción Hito de completamiento

Periodicidad

Herramientas Responsable

Numero Titulo Descripción extendida de la etapa

Hito o elemento que permite pasar a la siguiente etapa

Cada cuanto debe realizarse esta actividad

Necesarias para ejecutar la actividad

Persona a cargo de la actividad

Variables y elementos e Salida: Corresponde a cada uno de los elementos, documentos, resultados, análisis o desarrollos que se convierten el en producto o entregable de cada uno de los procesos y que pueden corresponder al estado final o al input de un proceso posterior:

Variable de salida

Responsable de entrega

Formato de entrega Periodicidad de entrega

Documento, análisis o dashboard

Persona encargada de la entrega

Puede ser un archivo, un informe, un entregable o una actividad ejecutada

Se debe definir claramente los periodos de entrega y la forma en que se puede acceder al resultado

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3.2. DIMENSIONAMIENTO DE HERRAMIENTAS Y RECURSOSEsta parte del seguimiento del proceso tiene como objetivo detallar todos los recursos a nivel de herramientas, personal y dedicación que son necesarias para ejecutar con éxito el procedimiento. Los diversos recursos deberán ser detallados en el siguiente cuadro:

ITEM CANTIDAD UNIDAD ObservacionesDescripción de cada uno de los elementos requeridos, se dan algunos ejemplos a continuaciónAcceso a SAP 1 EA Licencia para consulta

de valores en OPEXLicencia Visio 1 EADedicación de un ingeniero corporativo 3 Hrs/Sem Para reuniones,

seguimiento, calculo, etc

Dedicación de Gerente MEE 1 Hrs/SemDedicación Director O&M 0,5 Hrs/Sem

Pueden considerarse todo tipo de recursos (Existentes o no, en caso que no existan, brindar una alternativa) Se recomienda, para la dedicación del personal, discriminar la dedicación en una tabla aparte por horas en cada una de las etapas del proceso descrito en el ítem anterior.

3.3. ANÁLISIS DE RIESGOSSe deben describir todas las acciones o eventos que puedan considerarse un riesgo para la ejecución del proceso requerido, para lo anterior se debe registrar los datos de la siguiente tabla

RIESGO NIVEL ACCIONES DE MITIGACIÓN

RESPONSABLE DE ACCIONES

3.4. DEFINICIÓN DE ENTREGABLESDeben definirse claramente los resultados y entregables del proceso, esta definición debe realizarse de manera totalmente detallada

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3.5. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓNSe procede a la definición y creación de las herramientas de seguimiento del proceso que se consideren necesarias, de manera adicional, debe definirse los diferentes KPI y las herramientas necesarias para su medición, la periodicidad y la meta de medición de la misma. Para los KPI debe diligenciarse la siguiente tabla

Nombre KPI

Descripción Herramienta de medición

Meta Periodicidad