DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específica.Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad.

Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos industriales.

La herramienta del diagrama de procesos es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, representar los controles, etc.

Preparación de la construcción de un diagrama de flujo.

Paso 1: Establecer quienes deben participar en su construcción. El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.

Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo. Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe prever: • Dar la información necesaria a los participantes

en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre este procedimiento.

• Preparar superficies y material de estructura que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado.

Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.

Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio. La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último paso del diagrama de flujo.• El primer paso es la respuesta a la pregunta:

¿Qué no indica que empieza el proceso?• El último paso debe contestar a la pregunta:

¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades. Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal.

Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.Sus aplicaciones pueden ser, por ejemplo, la planificación de un proyecto de trabajo, la descripción de un procedimiento o protocolo de acciones para lograr un determinado resultado o la representación del "trayecto" seguido por un determinado elemento (una mercancía, una señal...etc.) hasta alcanzar un determinado estado. 

Cómo se construye• Debe de indicar claramente dónde inicia y

dónde termina el diagrama.• Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre

a la terminal de fin.• Organizar los símbolos de tal forma que siga visualmente

el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.• No usar lenguaje de programación dentro de los

símbolos.• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca

diagonales.  

• No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un

símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

Simbología del diagrama de flujo

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa.

REPRESENTASIMBOLO

Tipos de diagrama de Flujo

• Formato vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

• Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

• Formato panorámico: Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas.

Diagrama de Formato vertical

Diagrama de formato horizontal.

FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Pide material mediante solicitud

de material

Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden de

compra

Utiliza material Comunica deficiencia al

proveedor

Surte materialSurte material

Surte material

FIN

Departamento solicitanteAlmacén Proveedor

Departamento de comprasAlmacén

¿Material requerido?¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

Existencia suficiente

B

A

C

A

A

Comunica deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

Diagrama de Formato Panorámico

FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Pide material mediante

solicitud de material

INICIOSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden

de compra

Comunica deficiencia al

proveedor

Surte material

FIN

¿Origen del materia?l

¿Existencia suficiente?

B

A

A

Comunica deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

Surte material

Surte material

Utiliza material

¿Material requerido? ¿Material requerido?

NO

Tormentas de ideas.

Introducción En este apartado se muestra la gran aplicación de los círculos de control de calidad ya que se usa mucho la "lluvia de ideas" en diversas etapas de sus actividades de resolución de problemas.

En la calidad se puede usar la lluvia de ideas para identificar Problemas en el área de trabajo, para encontrar las causas de un problema, para buscar una solución a una causa específica de un problema.

Definición

Lluvia de ideas es un método para hacer que un grupo de personas genere una gran cantidad de ideas en un período corto de tiempo. Generalmente, el pensamiento de grupo produce más ideas que el pensamiento individual.

Propósito El propósito de una sesión de tormenta de ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y hallar, a través de una intervención participativa, la mejor decisión de grupo para un plan de acción que lo solucione. La lluvia de ideas sirve para: • Identificar problemas en el área de trabajo• Encontrar las causas de un problema• Buscar una solución a una causa específica de un

problema• Elegir un nombre para el círculo o para buscar un

formato para la presentación de un proyecto a la gerencia.

Objetivo

Su objetivo consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación creadora, la innovación para encontrar nuevas soluciones a un problema.

Pasos para la lluvia de ideas. • Defina la cuestión, situación o problema.

Concrete cuál es el motivo para llevar a cabo la dinámica, para que suponga un punto de partida claro.Ejemplo: ¿Cómo podemos mejorar las ventas de nuestro producto estrella en el extranjero? o ¿Como lograr una mejor visibilidad de marcas? Objetivo: Se trata de clarificar al máximo la situación planteada al grupo.

• Defina el grupo de trabajo (y al facilitador).No existe un número establecido de personas para la formación del grupo, sin embargo se recomienda que sea superior a 5 y que no tenga más de 10 personas. En cualquier caso, es importante buscar personas de actitud abierta, flexibles y tolerantes al cambio. Ejemplo: El equipo de marketing, el cual está formado por 4 miembros, además de 3 comerciales del departamento de ventas: 7 personas en total.Objetivo: Asegurar la riqueza del proceso y, al mismo tiempo, conseguir que todos participen y evitar la reiteración en las aportaciones.

• Establezca las normas (¡no me juzgue, por favor!).

Las instrucciones son vitales para esta técnica: nunca juzgar las aportaciones de los miembros (sobre todo) y ser espontáneo, además de dejar que las ideas fluyan y se retroalimenten de las de los otros miembros.Ejemplo: A continuación, les detallaré las normas básicas de esta dinámica, las cuales deben seguir de forma estricta…Objetivo: Posibilitar que surjan todas las alternativas posibles, aunque en un primer momento algunas de ellas puedan parecer poco viables.

• Inicie la lluvia de ideas.El problema o situación a resolver estará escrito en un lugar visible para todos (un panel), preferentemente en el mismo lugar donde se irán colocando las propuestas de los participantes. Para éstas, facilite post-its o tarjetas y dé unos 10 minutos para que todos puedan reflexionar e ir anotando. Posteriormente, se comparten las ideas, que se van presentando en el panel, por turnos, a la vista de todos.Ejemplo: En este momento se permite que cualquiera pueda aportar, de forma libre y espontánea, a partir de la idea de un compañero.Objetivo: Generar el máximo número de alternativas posibles, visibles para todos los miembros del grupo.

• Cierre la dinámica.Cuando los participantes no presenten más ideas, se da por concluida la dinámica. Se enunciarán las ideas al grupo, explicando aquellas que puedan ofrecer dudas, se eliminarán aquéllas que sean reiterativas y, durante ese proceso, se irán agrupando según un criterio contrastado.Ejemplo: Posteriormente a la dinámica, el facilitador recoge todas las ideas ya filtradas y agrupadas según diferentes categorías, en base al criterio utilizado.Objetivo: Lograr un documento que sirva de base para evaluar diferentes alternativas viables para dar solución al problema planteado.

PORQUE-PORQUE

Es un método que nos permite identificar la causa raíz y poder así, encontrar soluciones. Esta

herramienta es útil cuando el grupo requiere encontrar la causa raíz, cuando se requiere un análisis más profundo y cuando existen muchas causas lo que provoca que el problema se torne

confuso.

DEFINICIÓN

Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para

buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del

equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría

convertirse en un inconveniente al identificar las causas principales más probables del problema

debido a que no se ha profundizado lo suficiente.

Resolver problemas bastante reduccionistas y orientado a resolver los

efectos y las consecuencias del problema; en lugar de identificar sus causas y atacar

el problema en su origen.

OBJETIVO

Paso 1: Identifique el dato, la oportunidad, problema o situación.

TÉCNICAS DE LOS PORQUE

Paso 2: Pregunte el por qué del dato, de una oportunidad, un problema o una situación.

• Verificación de los hechos

• Mediante la inspección personal del hecho de un problema (de producto / equipo) en el sitio en que se presentó.

• Mediante la verificación del estado del problema y la recolección de datos y evidencia física.

• Mediante el análisis de los datos

• Mediante la comparación contra el Procedimiento Estándar de

• Operación (PEO), los estándares, o los requerimientos de especificación que justifiquen su condición.

• Por comparación contra los principios técnicos o de ingeniería o reglas para justificar su conformación.

Paso 3: pregunte por qué respecto de la respuesta dado en el primer porqué.

Paso 4: Pregunte por qué respecto de la respuesta dada en el segundo porqué.

Paso 5: Pregunte por qué respecto a la respuesta dada en el tercer porqué.

Paso 6: Continúe este proceso hasta que llegue a un punto donde se vislumbre una idea o solución creativa posible.

Paso 7: Analice e interprete los resultados.

1. Se descubrió que la catedral de Mérida se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de las otras iglesias que se encuentran en Mérida, - ¿Por qué?

2. Porque se limpiaba con más frecuencia que las otras iglesias - ¿Por qué?

3. Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en la catedral que en cualquier otra iglesia de Mérida - ¿Por qué?.

EJEMPLO DE LA TÉCNICA DEL PORQUE

4. Había más pájaros alrededor de la catedral que en cualquier otra iglesia, particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa - ¿por qué?

5. Había más comida preferida por los gorriones en la catedral de Mérida - específicamente ácaros - ¿por qué?

6. Descubrieron que la iluminación utilizada en la catedral era diferente a la de las otras iglesias y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros

7. Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.

Como-como

El diagrama “Cómo Cómo” es similar al diagrama “Por qué Por qué”. Busca identificar los pasos necesarios para implementar una solución. En vez de preguntar “¿Por qué?” el solucionador de problemas debe preguntar “¿Cómo?”.

Definición.

1.-Un moderador debe reunir a ciertas personas que él crea son esenciales para resolver el problema.

2.-Posteriormente el moderador debe la razón de su llamado y explicar de lo que consiste el método.

3.-Ahora el equipo de trabajo elige alguna consecuencia del problema y da su punto de vista para suprimir esa consecuencia en base a la pregunta ¿Cómo?

4.- Aquí podemos hacer uso de la herramienta de lluvia de ideas para que sea un poco más entendible esas causas.

5.-Como en la herramienta de ¿Por qué-Porque? Al igual que este  esquema no se abordaran más de cinco cuestionamientos de ¿Cómo?

6.-Ya por último se interpreta las mejoras o soluciones en equipo y posteriormente se dan las conclusiones que se obtuvieron.

Construcción del diagrama como-como

Ejemplo:

¿Cómo? ¿Cómo?

Mejorar diseño del producto

Mejorar calidad Usar grupos de trabajo interdisciplinarios

Usar círculos de calidad

Hacerlo más a la moda

Usando un estudio de gustos para determinar el estilo

Comparar con productos similares más a la moda.

Mejorar impacto Contratar diseñador italiano

Usar computadoras para lograr un diseño moderno

Utilización de la herramienta del Diagrama como-como, con el fin de estructurar los pasos a seguir para poder maximizar las ganancias de la venta de neveras, para obtener el resultado deseado.

Ejemplo:

5 W UNA H

DEFINICION

5W1H (quién, qué, dónde, cuándo, por qué, cómo) es un método de hacer preguntas acerca de un proceso o un problema asumido para mejorar. Cuatro de los de W (quién, qué, dónde, cuándo) y la H se emplea para comprender los detalles, analizar las inferencias y el juicio para llegar a los hechos fundamentales y las declaraciones de guía para llegar a la abstracción. La última W (por qué) se pregunta con frecuencia cinco veces lo que uno puede profundizar para llegar a la esencia de un problema.

5W1H SIGNIFICA LAS SEIS PALABRAS CON QUE COMIENZAN LAS PREGUNTAS :

What - Qué Why - Por qué When - Cuándo Who - Quién (persona) Where - Dónde How - Cómo (método)

Para cada una de las principales ideas que se han identifica en una lectura, pregúntate a ti mismo preguntas, comenzando con el de 5 W y 1 h palabras interrogativas.Quién: Identificar los personajes de la lectura y

hacer una lista de ellos. Dibujar las líneas de conexión entre los

personajes y describir a sí mismo la relación entre los personajes.

Qué: Identificar los eventos o acciones y hacer

una lista de ellos. Dibujar las líneas de conexión entre los eventos o acciones para mostrar la relación entre ellos.

Dibujar las líneas de conexión entre los personajes y los acontecimientos que usted describe a usted la relación entre ellos.

Dónde: Identificar todos los lugares de la lectura y

hacer una lista de ellos. Dibujar las líneas de conexión entre

lugares, acontecimientos y personajes como usted la describe a usted la relación entre ellos.

Cuándo: Identificar todos los factores de tiempo en

la lectura y hacer una lista de ellos. Dibujar líneas de conexión entre los

factores de tiempo, lugares, acontecimientos y personajes a medida que describe a sí mismo la relación entre ellos.

Por qué: Identificar las causas de los

acontecimientos de las acciones y hacer una lista de ellos.

Dibujar las líneas de conexión de las causas a los efectos sobre los personajes, eventos, lugares, o plazos que se describen a sí mismo la relación entre ellos.

Cómo: Identificar la forma de eventos se llevó

a cabo y hacer una lista de ellos. Dibujar las líneas de conexión entre la

forma en hechos tuvieron lugar y otros factores como que describe a sí mismo la relación entre ellos.

What Qué (objeto)

Why Por qué (propósito)

Where Dónde (localización)

When Cuándo (tiempo, secuencia)

Who Quién (persona)

How Cómo (método)

EJEMPLO:

EJEMPLO: