HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN EN LOS

JUZGADOS

Presentación Contenido Definición de las reglas de la Sesión Objetivos Generales Objetivos Específicos Expectativas del participante Introducción Principios básicos de la Administración

Planeación Importancia de la planeación Herramientas para la planeación

Organización Importancia de la organización Herramientas para la organización

Dirección Importancia de la dirección Herramientas para la dirección

Control Importancia del control Herramientas para el control

Alto índice de participación. Enfoque práctico Cuando tenga alguna duda hágalo

saber en el instante. Evaluaciones Uso de Celulares??

Analizar y entender los elementos de la administración y las formas posibles para su aplicación práctica en las áreas de trabajo, específicamente en las funciones particulares de los participantes.

Analizar los principios de la Administración.

Enganchar los principios con el diario actuar del Tribunal.

Identificar las herramientas utilizables para la aplicación de los principios.

¿Qué espera recibir de este ejercicio?

DEFINICIO ETIMOLÓGICA DE ADMINISTRACIÓN

La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta última palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término de comparación.

La etimología nos da la idea que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta

A la administración se le puede definir de diversas formas, igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, entre las que mencionaremos las tres siguientes:

George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

Henry Fayol. “Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN

La planeación es la actividad de tomar en cuenta las variantes que afectan positiva o negativamente la prestación del servicio, para definir el objetivo que se desea alcanzar.

•Identificación de las actividades que se van a realizar para lograr los propósitos (que hacer).

•Determinación de los recursos que se utilizaran para llevar a cabo las actividades (que se requiere).

•Fijación de los tiempos a observar en a ejecución de las funciones (cuando se hace).

•Definición de las actividades especificas en el juzgado (quien lo hace).

El sistema utilizado para trabajar en los juzgados, es una herramienta idónea para vislumbrar la posible carga de trabajo que se avecina, esto tomando en cuenta las estadísticas históricas del juzgado de que se trate, lo que nos permite contar con datos tales como:

•Estado procesal por mes de los expedientes en tramite,•Promedio mensual de expedientes radicados,•Promedio por mes de expedientes concluidos•Promedio de días para realizar proyectos según tipo de juicio,•Cantidad mensual de expedientes listos para su envió al archivo

Este sistema ofrece entre otros datos los derivados de la matriz de indicadores, que nos permite monitorear el desempeño de nuestra área y de las demás; además que mide la percepción que de nuestro trabajo tienen los usuarios.

Entre los datos que pueden obtenerse del SGC y que nos auxilian en la planeación se pueden mencionar:

•Comportamiento de usuarios (Apelaciones, quejas, índice de satisfacción, etc.).

•Comportamiento interno (índice propio de cumplimiento de metas, grado de cumplimiento de metas de otros juzgados, índice de satisfacción de áreas administrativas).

El análisis FODA es una herramienta de análisis que nos ayuda a la planeación, puede ser aplicada en cualquier situación, individuo, servicio o institución que actué como objeto de estudio, por medio de la definición de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, que tiene el ente a analizar.

Es una “radiografía” de la situación puntual, lo que nos permite definir las estrategias a seguir.

El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que la institución será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto.

•Buen ambiente laboral•Pro actividad en la gestión•Buena calidad del servicio final•Equipamiento de última generación•Experiencia de los recursos humanos•Recursos humanos motivados y contentos•Procesos técnicos y administrativos de calidad

Por medio de la definición de las fortalezas se pueden identificar las capacidades especiales de la organización, y que le permite tener una posición privilegiada frente a sus iguales, los datos que nos puede arrojar este apartado pueden ser:

Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la institución, y que permiten obtener ventajas competitivas.

•Regulación a favor•Competencia débil•Necesidad del servicio •Cambio en el modelo de negocio•Capacitación •Inexistencia de competencia

Factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.•Equipamiento viejo•Falta de capacitación•Problemas con la calidad•Incapacidad para ver errores•Capital de trabajo mal utilizado•Falta de motivación de los recursos humanos

Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

•Conflictos gremiales•Cambios en la legislación•Disminución en la demanda del servicio •Inexistencia de competencia (no se sabe como reaccionará el mercado)•Cambios en el modelo de negocio

La importancia de confeccionar y trabajar con una matriz de análisis FODA reside en que este proceso nos permite buscar y analizar, de forma proactiva y sistemática, todas las variables que intervienen en el servicio con el fin de tener más y mejor información al momento de tomar decisiones.

Si bien la herramienta estratégica ideal para plasmar la misión, la visión, las metas, los objetivos y las estrategias de una empresa es el Plan Estratégico, realizando correctamente el análisis FODA se pueden establecer las estrategias ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias para cumplir con los objetivos empresariales planteados.

La organización es la parte de la administración en la que se determina que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la institución y como se van a combinar para así, crear la estructura de la institución.  

Organizar es crear una estructura; es diseñar el tipo de institución que se desea; es agrupar y dividir el trabajo, especializar, asignar tareas y recursos a personas específicas.

Por medio de la organización se puede jerarquizar o normar la conducta mediante códigos y reglamentos, que estipulan lo lícito o ilícito, así mismo nos permite establecer los conceptos de orden, clasificación, simbolización, y el análisis, valuación y descripción de puestos.

La organización en el proceso administrativo es importante porque le permite darle a la estructura un carácter continuo, dado que la institución y sus recursos están sujetos a cambios constantes (Expansión, contracción).

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo laboral ya que suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad, eliminando la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades.

Los sistemas de la información y el desarrollo tecnológico nos permitirán aprovecharnos de un gran caudal de información con un esfuerzo relativamente pequeño y nos ayudan a vislumbrar hacia donde se encamina la prestación del servicio.

Del Sistema utilizado en los juzgados podemos obtener los siguientes datos

•Estadística Judicial (productividad),•Reporte de Trabajo (incidentes, sentencias, apelaciones, etc.),•Cantidad de intentos para redactar acuerdo.•Etapa procesal de expedientes

Los procesos administrativos o de soporte al jurisdiccional, son proveedores de servicios al juzgado, y por lo tanto son elementos activos que influyen en el delineamiento de la organización, ya que de estos depende la rapidez con que se realicen algunas etapas del servicio que se presta, los procesos que pueden tomarse en cuenta son los siguientes: •Oficialía Común de Partes (cortes, horarios, # documentos),•Central de Actuarios (cedulas, horarios, # de notificaciones),•Visitaduría Judicial (visitas, observaciones, # días ),•Informática (equipos, aplicaciones, tiempo de atención),•Almacén (consumo promedio, tiempos de atención)

El personal es la esencia de toda organización y la formación permanente de este, nos permitirá seguir estando en primera fila, al ser el personal un recurso caro, su formación e integración en la empresa lleva tiempo.

Los elementos a tomar en cuenta pueden ser:

•Escolaridad•Capacitación•Contratación•Disponibilidad

Elemento esencial de la administración que estudia “la ejecución de las acciones y estrategias para la realización de lo planeado”; es la función directiva que coordina las actividades inherentes a la consecución de los objetivos y metas de la administración con el fin de obtener los máximos resultados posibles en el tiempo y la forma preestablecidos.

Motivación.

Liderazgo.

Comunicación.

Toma de decisiones.

Persuadir o inducir, es decir, convencer a otros para que realicen determinadas acciones que queremos que las realicen.

La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo.

Esta asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder informal, es decir, que no esta expresamente detallada jurídica como organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas personas de hacerse obedecer por otros.

Se puede definir como la selección entre diversas alternativas de un determinado curso de acción.

Para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal.

La comunicación consiste en el intercambio de información, pensamientos, hechos, opiniones, ideas e incluso emociones. En el ámbito de dirección esta se da con los empleados con el fin de transmitirles confianza, entendimiento, buenas relaciones y reciprocidad por medio de estas acciones comunicativas.

Mediante la comunicación se produce la actividad organizada, y se favorece la acción y el cambio dentro de la empresa.

Su importancia radica en que es el elemento más real y humano que nos lleva a reconocer que el principio y el fin de la administración es el bienestar de las personas.

El gobierno es un proveedor de servicios, para lo cual se vale de la administración pública; es un quehacer de personas para servir a otras personas.

La Dirección es la parte esencial y central de la administración a la cual se deben subordinar las demás.

Esto es así porque en esta parte se ejecutan las acciones mediante la “fuerza de trabajo” y demás recursos disponibles.

1. Decidir lo que se debe hacer;

2. Asignar a alguien el trabajo;

3. Determinar por qué debiera ser otra persona la que deba hacer el trabajo;

4. Elegir la mejor forma y el tiempo en que debe hacerse el trabajo;

5. Dar seguimiento a los asuntos para verificar que el trabajo se realizó;

6. Descubrir que el trabajo no se ha realizado;

7. Investigar por qué no se ha realizado;

8. Escuchar excusas de quien debió realizarlo y no lo hizo;

9. Dar seguimiento personal a lo que no se realizó para que se haga, y constatar que se realizó incorrectamente;

10. Repetir la manera en que debe hacerse el trabajo;

11. Constatar que tal como se ha hecho, valdría mas dejarlo como está;

12. Separar a las personas que no realizan bien su trabajo;

13. Reflexionar que esas personas tienen una familia y que, probablemente otro haría el trabajo tan mal o peor;

14. Considerar que habría resultado mejor realizar el trabajo él mismo, y finalmente;

15. Concluir que el trabajo pudo haberse realizado en veinte minutos, que él tuvo que dedicar dos días para descubrir por qué le tomo tres semanas a otro hacer el trabajo incorrectamente.

Elemento de la administración que estudia “los

resultados de lo que se hizo”; consiste en la medición

de los resultados actuales y pasados, en relación con

los esperados, con el fin de detectar, corregir,

reorientar, mejorar y formular nuevos planes y

acciones mediante el control, revisión y evaluación de

las operaciones en un período determinado.

FLUJOGRAMA

Las operaciones de control son necesarias y son correlativas al principio de delegación.

A menor delegación mayor control; sin embargo es necesario descentralizar funciones y facultades para evitar “cuellos de botella”, estableciendo medidas de control, registros y “estándares” precisos que permitan evaluar los resultados de los delegados.

El control no es bien visto por quienes son controlados; las auditorías son rechazadas por los responsables de las operaciones sujetas a control.

La retroalimentación es el factor principal que el control provee a la Dirección para la evaluación de resultados, toma de decisiones, planeación, acciones y estrategias futuras.

El control se utiliza para:

•Conocer lo que realmente se esta logrando.•Evaluar el desempeño de los integrantes.•Determinar fallos o errores.•Corregir las desviaciones.•Modificar los planes.•Mejorar la coordinación•Establecer un mejor sistema de comunicación•Predecir problemas y /o soluciones

¿¿PARA QUÉ SIRVE LA ADMINISTRACIÓN?PARA QUÉ SIRVE LA ADMINISTRACIÓN?

• Para Usar y Aprovechar mejor los recursos disponibles, que siempre serán escasos.

•Para Desarrollar laboral y profesionalmente los recursos humanos.

•Para Optimizar el uso de los recursos materiales, técnicos y financieros, con el fin de elevar la Calidad de los bienes y servicios.

La administración pública es la función que ejerce el Estado mediante la cual organiza estructuras (Dependencias y Entidades) y medios para proveer bienes y servicios públicos para el Bien Común, que se materializan por ciudadanos en su carácter de servidores públicos.

La administración pública está relacionada con otras disciplinas como la Política, la Economía, la Psicología, el Derecho, la Contabilidad y la Sociología, cuyo ejercicio debe sustentarse en la Eficacia, la Eficiencia, la Honestidad, la Moral Pública, la Ética Profesional, la Legalidad y Responsabilidad de los servidores públicos.

¿¿QUÉ ES LA ADMINITRACIÒN?QUÉ ES LA ADMINITRACIÒN?

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

• La Administración se da dondequiera que existe un organismo social y es mas necesaria cuanto mas grande y complejo sea el organismo.

• El éxito de un organismo social depende, directamente, de la observancia de los principios de la administración y aplicación del proceso administrativo.