Obligados a llevar contabilidadPor regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o no comerciante.

Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en su artículo 20.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)

No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.

Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas naturales que son comerciantes.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán obligados a llevar contabilidad.

La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma, de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los

requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria Colombiana.

Libros de contabilidad.

Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:

Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar entre otros.Otros: Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.

Libros de contabilidad vs Libros de comercio.

Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad, y aunque en principio son similares, no son lo mismo. Sobre el respecto la jurisprudencia ha dicho:

“Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).

En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)

Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán”.

Soportes de contabilidad.

La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.

La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.

Preguntas1. Durante el mes pasado no se elaboraron ni presentaron oportunamente las declaraciones tributarias y la asistente de contabilidad adujo que el Revisor Fiscal (usted) no había aparecido para que se encargara de eso. El gerente de la Compañía (quién finalmente lo pudo ubicar – a usted) lo cita a usted a una reunión para que le explique esta actitud y para que le pague las sanciones e intereses que suman $20 millones so pena de destituirlo (sus honorarios mensuales son de $5 millones).- Indique que le diría usted al Gerente de la Compañía- Qué responsabilidad legal tendría usted?- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan- Usted pagaría la sanción? Porque si o porque no?

2. La Asamblea de Accionistas nombra una comisión de 4 personas que se encargue de estudiar, analizar hojas de vida, determinar honorarios, definir tiempos de trabajo de posibles candidatos a Revisor Fiscal- Indique si es esto legal- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

3. Julio es nombrado como Revisor Fiscal con un salario integral de $ 4 millones. El gerente ha notado que Julio algunos días no va a La Compañía, otros llega tarde y otros sale temprano; en fin, observa que tiene un horario muy flexible por lo que le envía una comunicación por escrito en la cual le exige que debe cumplir con el horario de trabajo El gerente está furioso con Julio porque además que tiene un buen salario le está pagando la afiliación a salud y pensiones y ni siquiera cumple el horario. Indique:- Quién tiene la razón y porque- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

4. Usted es el auditor externo de una Compañía y le solicitan que firme o avale como Revisor Fiscal.- Que haría usted?- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

5. La Junta Directiva le solicita a usted (quién es el Revisor Fiscal de la Compañía) que le presente la renuncia del cargo debido a que usted se ha negado a aprobar una serie de operaciones que implican la violación de las normas cambiarias. Usted no lo hace aduciendo que esto ( la solicitud de renuncia de su cargo) no es de la competencia de la Junta Directiva. Finalmente la Junta cita a la Asamblea, a la cual, usted por cuestiones personales, no pudo asistir (en realidad usted no quiso asistir a fin de evitar que le pidieran la renuncia), quién (la Asamblea) lo remueve del cargo y nombra a otro Revisor Fiscal que sí autorice las operaciones antes mencionadas.- Al enterarse de su remoción que haría usted- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

6. Usted acaba de ser nombrado Revisor Fiscal de una Compañía y se da cuenta que no tiene Contador?- Que haría usted?- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

7. Una Compañía está desesperada porque el Revisor Fiscal a quién le pagan oportunamente los honorarios no está presentando los informes mensuales que requiere la Junta.- Que alternativas tiene la Compañía para exigir dichos informes- Juzque la actitud del Revisor Fiscal- Sustente sus respuestas indicando ( si es del caso) las normas que la cobijan

8. Usted ha sido nombrado Revisor Fiscal Principal en cinco sociedades por acciones y en dos sociedades anóminas como suplente. Estamos en la semana de vencimientos de las declaraciones tributarias y usted ya firmó las 5 declaraciones de las sociedades en las cuales es RF Principal. El Principal de una de las S.A. donde es suplente está de vacaciones en Europa y no regresa hasta el próximo mes.- Qué haría y cuales sería las implicaciones de su decisión- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

9. En la última reunión de Asamblea de Accionistas usted fue reelegido Revisor Fiscal, sin embargo no quedó en el acta el nuevo valor de los honorarios, los cuales usted ya había discutido con el Presidente de la Compañía y habían acordado que serían los del año anterior más un incremento del 10%. Usted pasa la primera factura pero el Tesorero se niega a pagarla debido a que no tiene el Acta que lo soporte, sin embargo usted habla con el Presidente quién finalmente aprueba la factura para su pago.- Son legales los hechos ocurridos?- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

10. Una Compañía va a nombrar como Auditor Interno a un economista. Juan Pérez que es el Revisor Fiscal se da cuenta de ello y le notifica al gerente que eso no es posible.

- Indique si Juan Pérez tiene razón y cúal sería su argumento- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

11. Aún cuando usted es Contadora Pública titulada, trabaja en una Compañía en el cargo de Gerente de Relaciones Públicas. Por su empatía con el Presidente de la Compañía y debido a que los une una vieja amistad, usted fue seleccionada para el cargo de Revisor Fiscal, lo cual acaba de ser ratificado por la Asamblea de Accionistas.- Indique si en algún momento hay violación al código de ética y a las normas legales que cobijan al Revisor Fiscal.- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

12. Jorge Rulfos en su calidad de Revisor Fiscal de una Compañía acaba de certificar los estados financieros de fin de ejercicio.- Que opina usted de esta situación- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan.

13. Usted como Contador Público y Especialista en Revisoría Fiscal es asesor de la Junta Directiva de una empresa quién quiere nombrar otro Revisor Fiscal ya que el actual no los tiene satisfechos. La Junta le pide su consejo acerca del procedimiento que debe seguir ante la Asamblea de Accionistas para ello.- Que le aconsejaría- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

14. Luego de un concurso de méritos abierto por la presidencia de una Compañía, usted es seleccionado por una comisión compuesta por el Presidente, el VP Financiero y el Auditor Interno como Revisor Fiscal.- Indique la legalidad del procedimiento- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

15. Pedro quiere iniciar en agosto su trabajo de Revisor Fiscal en una Compañía en la cual fue nombrado Revisor Fiscal en el mes de marzo. El gerente de la Compañía le solicita le explique por que la demora en iniciar su trabajo y Pedro responde verbalmente que se debe a que la Compañía (como lo sabe el gerente) tiene sus libros de contabilidad atrasados desde enero. El gerente queda satisfecho con su respuesta y se compromete a tener listos los libros para el fin del mes de agosto y que por lo tanto lo espera para que inicie a comienzos de septiembre.- Juzgue usted la conducta de Pedro- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

16. Durante el mes pasado las declaraciones tributarias se presenta en forma tardía teniendo en cuenta que no fue posible localizarlo a usted quién es el Revisor Fiscal. Como no era la primera vez que ocurría, el gerente (quién a su vez es el dueño del 90% de la compañía) le notifica que quedaba despedido.- Indique si la actitud del gerente es legal- Sustente su respuesta indicando (si es del caso) las normas que la cobijan

17. La Compañía ABC S.A. en la cual usted es Revisor Fiscal como delegado de la firma de Contadores quién fue nombrada por la Asamblea de Accionistas en marzo pasado, va a presentar una licitación publica para la reconstrucción, valoración y análisis contable de los activos fijos de un Entidad Pública. La Compañía ABC S.A. es experta en avalúos técnicos y le solicita a su firma de Contadores que participen conjuntamente mediante un Consorcio en el cual la firma de CP se encargaría de llevar a cabo toda la parte contable. Indique si esto es legalmente posible y justifique jurídicamente su respuesta.

18. Su esposa (o) trabaja en el área de producción de la Compañía XZ S.A. como inspector(a) de calidad. A usted le ofrecen la Revisoría Fiscal de dicha Compañía Indique si acepta o no el cargo y porque? Y si su esposa (o) fuera el auditor (a) Interno (a) que pasaría?

19. Su suegro acaba de comprar el 3% de las acciones de la Compañía Valores S.A. en la cual usted actúa como Revisor Fiscal desde hace 5 años. Indique que haría usted frente a esta situación y explique jurídicamente.

20. Usted es profesor de cátedra de la CUR y le ofrecen la Revisoría Fiscal. Aceptaría? Justifique su respuesta.

21. Juan Pérez es Asesor Gerencial de la Compañía RST S.A. y terminó su asesoría en noviembre de 2000. En marzo lo nombran Revisor Fiscal pero no sabe si aceptar o no y para ello le pide a usted un consejo. Que le diría? Justifique Jurídicamente su respuesta.

22. La Compañía de Servicios Públicos S.A. E.S.P. nombra a la firma “Contadores, Revisores y Consultores Asociados Ltda.” quienes a su vez nombran a Pedro Pérez y Juan Pérez para ejercer el cargo Principal y Suplente para ejercer la Revisoría Fiscal a partir de marzo del 2001. En junio la Compañía decide nombrar la firma como auditores externos de gestión y Resultados para informar a la Superpúblicos. Indique si esto es legal o no y porque.

23. Usted es Revisor Fiscal de Coltejer S.A.. En agosto de 2001 su nombre fue presentado a la Asamblea de Accionistas para ejercer la Revisoría Fiscal en Fabricato- Tejicondor S.A. El día de la Asamblea un accionista minoritario que conoce su trayectoria pero que tiene ciertas celos profesionales, se opone a la elección argumentando que usted es Revisor Fiscal de la Competencia (Coltejer) y que en consecuencia no es ético llevar esas dos Revisoría por ser del mismo sector económico. La Asamblea lo nombra a usted para que les de un concepto al respecto en el cual se analicen los diferentes aspectos relacionados con el tema. Indique cual sería su concepto.

24. Usted es el Revisor Fiscal de la Compañía Comarico S.A. La Gerencia está en proceso de contratar su Contador por solicitud de usted mismo ya que no tenía. Para facilitar las cosas el Gerente le pide que usted se encargue de todo el proceso técnico (buscar hojas de vida, hace entrevistas y exámenes técnicos) ya que finalmente y de todas formas con quién más relación tendrá el Contador será con Usted como Revisor Fiscal. Usted que le diría al Gerente?

25. Usted como Revisor Fiscal de DEF S.A. acaba de descubrir que dentro de su equipo de trabajo tiene un asistente cuya madre es la Tesorera de la Compañía. Que actitud toma usted? Como se soportaría Jurídicamente para la decisión que tome?

26. La Junta Directiva de la Compañía TEXMN S.A. donde usted es Revisor Fiscal, lo invita a que le explique porque la Revisoría no reporto a la Junta la inversión que el Presidente autorizó realizar en otra Sociedad por $ 10 millones si se tiene en cuenta que en los estatutos dice que “toda inversión en otra sociedad debe ser autorizada por la Junta”. Usted explica que es un monto menor ya que los activos de la Compañía valen $ 12.800 millones y no es significativo para revisar. La Junta está pensando en demandarlo a usted por no cumplir con sus funciones ya que no está convencido de su respuesta. Quién tendrá la razón y porque?

Revisoría fiscal en las sociedades por acciones simplificadasAlgunas  sociedades por acciones simplificadas contempladas por la ley 1258 de 2008 están obligadas a tener revisor fiscal.

Sobre el respecto, el gobierno ha expedido el decreto 2020 de junio de 2009, en el cual se aclara cuándo este tipo de sociedades tienen la obligación de elegir revisor fiscal:

Artículo 1°. De acuerdo con lo establecido por el Articulo 28 de la Ley 1258 de 2008, la Sociedad por Acciones Simplificada únicamente estará obligada a tener Revisor Fiscal cuando (1) reúna los presupuestos de activos o de ingresos señalados para el efecto en el parágrafo 2° del Artículo 13 de la Ley 43 de 1990, o (ii) cuando otra ley especial así lo exija.

Artículo 2°, También podrán ser elegidos como Revisor Fiscal de Sociedades por Acciones Simplificadas, los contadores públicos autorizados debidamente inscritos ante la Junta Central de Contadores.

Artículo 3°. Cuando una Sociedad por Acciones Simplificada no estuviere obligada a tener Revisor Fiscal, las certificaciones y los dictámenes que deban ser emitidos por éste podrán serios por un contador público independiente.

Queda claro entonces que la obligación de tener revisor fiscal por parte de las sociedades por acciones simplificadas, está sujeta a la norma general sobre dicha obligación contemplada en la ley 43 de 1990.

Para conocer cuándo una sociedad [incluida la SAS], por topes e ingresos y/o patrimonio está obligada a tener revisor fiscal consulte “Obligados a tener revisor fiscal”.

Así las cosas, se concluye que frente a la figura de la revisoría fiscal, las sociedades por acciones simplificadas no tienen tratamiento especial.

Reserva legalEn Colombia, las sociedades anónimas, limitadas, extranjeras y las sociedades en comandita por acciones, están obligadas por ley, a crear una reserva para proteger el patrimonio de la sociedad en caso de pérdidas.

Según el código de comercio, en el caso de las sociedades anónimas, la reserva debe ser igual al 50% del capital suscrito, y se conformará por el 10% de las utilidades de cada periodo [ 1] .

Para el caso de las sociedades en comanditas por acciones, limitadas y extranjeras (Código de comercio, artículos 350[2], 371[3], y 476[4] respectivamente), dice la norma, que se deberán aplicar las mismas reglas que para las sociedades anónimas

En razón a lo anterior, se debe destinar el 10% de las utilidades líquidas para la reserva legal, hasta que se cumpla con el tope del 50% exigido por la ley. Una vez alcanzado ese valor, ya no es obligatorio seguir apropiando el 10%, pero en el momento que el valor de las reservas se vea disminuido, debe procederse nuevamente a destinar el 10% hasta alcanzar de nuevo el 50% del capital suscrito para el caso de las sociedades por acciones, y del capital aportado y/o pagado en el caso de las sociedades limitadas.

La reserva legal, por estar originada en un mandamiento legal, es naturalmente de carácter obligatorio. La obligación de calcular la reserva legal desaparece cuando se ha alcanzado el 50% de que trata el código de comercio, o cuando no existe utilidad o se ha presentado pérdida, casos en los cuales no habrá base para aplicar el 10% correspondiente a la reserva, y en su lugar, se procede a dar aplicación a las reservas para enjugar las pérdidas presentadas, lo cual significa entones que las reservas se verán disminuidas en el valor aplicado contra las pérdidas.

Objetivo de la reserva legal

El objetivo que la ley le ha asignado a las reservas es el de proteger el capital de la sociedad ante eventuales pérdidas. Por tal razón, el único uso que se le puede dar a las reservas, el para enjugar las pérdidas que sufra la sociedad.

Las reservas, al ser una partida creada y exigida por la ley, no están sometidas a la voluntad del empresario. Éste no puede disponer de ellas para un fin diferente al de enjugar pérdidas que es el que le ha definido la ley, de modo tal que no se pueden distribuir ni capitalizar, etc.

La sociedad puede disponer según su libre albedrío, de la parte de las reservas que excedan del 50%. En tales circunstancias, la empresa puede proceder a capitalizar las reservas, a distribuirlas, o a darles cualquier otro uso que considera pertinente.

Cálculo de la reserva legal [Actualizado por observación de nuestros usuarios]

La reserva legal se calculará sobre las utilidades líquidas del ejercicio, entendidas estas como las utilidades netas después  de impuestos, y naturalmente que después de haber restado o disminuido todos los costos y gastos propios del normal ejercicio de la sociedad

La utilidad líquida aquí referida, es la utilidad determinada en la contabilidad, la cual difiere considerablemente de la utilidad fiscal o renta líquida de la sociedad.Suponiendo una utilidad líquida de $5.000.000, la reserva legal sería en este caso de ($5.000.000 - Imporenta)*10%

En este caso, el impuesto de renta se determina sobre la utilidad sin restar la reserva, luego una vez se determine el impuesto de renta, se resta se determina entonces la utilidad líquida sobre la cual se calcula la reserva legal.

En definitiva se tendría:

Utilidad  5.000.000(-)Impuesto de renta  1.650.000 [Tarifa del 33%](=) Utilidad líquida 3.350.000Reserva legal 335.000

Utilidad a distribuir a los socios 3.015.000

[1] Las sociedades anónimas constituirán una reserva legal que ascenderá por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formada con el diez por ciento de las utilidades líquidas de cada ejercicio.Cuando esta reserva legal llegue al cincuenta por ciento mencionado la sociedad no tendrá obligación de continuar llevando a esta cuenta el diez por ciento de las utilidades líquidas.Pero si disminuyere, volverá a apropiarse el mismo diez por ciento de tales utilidades hasta cuando la reserva llegue nuevamente al límite fijado.

 

[2] La sociedad en comandita por acciones creará una reserva legal que ascenderá por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formada con el diez por ciento de las utilidades líquidas de cada ejercicio. Cuando esta llegue a dicho límite o al previsto en los estatutos, si fuere mayor, la sociedad no tendrá la obligación de continuar incrementándola, pero si disminuye volverá a apropiarse el mismo diez por ciento de tales utilidades hasta que la reserva alcance nuevamente el monto fijado.

[3] La sociedad formará una reserva legal, con sujeción a las reglas establecidas para la anónima. Estas mismas reglas se observarán en cuanto a los balances de fin de ejercicio y al reparto de utilidades.

[4] Las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia constituirán las reservas y provisiones que la ley exige a las anónimas nacionales y cumplirá los demás requisitos establecidos para su control y vigilancia.

Notas debito y crédito Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.

En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de la nota debito y crédito, puesto que el banco envía a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o

corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso sólo para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).

En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).

Conciliación bancaria La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas debito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe quedar igual al de los extractos?Nos consulta un lector si al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe coincidir con el saldo de los extractos bancarios.

La respuesta corta es que no.

Por supuesto que lo ideal para todos sería que los saldos del auxiliar de bancos coincidieran con el saldo de los extractos bancarios, ya que de suceder, nos evitamos un proceso que suele ser engorroso llamado conciliación bancaria.

No es obligación que el saldo del auxiliar de bancos y el extracto sea igual, y de existir diferencia, que es la norma general, habrá que averiguar las razones que causan esa diferencia, y para ello es la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria no tiene como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos y los extractos. Su objetivo es identificar con claridad que ha generado la diferencia, pero no pretende anular las diferencias.

Por ejemplo, si la empresa ha girado un cheque para pagar a un proveedor y eso proveedor no lo ha cobrado, el saldo del libro auxiliar de bancos será inferior al saldo del extracto, ya que el extracto no contiene el valor del cheque puesto que no ha sido cobrado, pero ello no significa que la empresa deba hacer un ajuste a su contabilidad, ya que esta refleja la realidad económica: el pago del pago de la deuda con el giro del cheque. En este supuesto tanto la contabilidad como el extracto bancario reflejan su realidad, por tanto no hay que modificar ni uno ni otro, pues ninguno está errado.

Para efectos de control, la empresa sí debe conocer la causa de las diferencias. La contabilidad se modificará sólo si el valor del saldo del extracto lleva a la empresa a detectar un error en su contabilidad, pero será una consecuencia de su propio error u omisión  y no una obligación derivada de un valor diferente del extracto bancario.

Cierre contableEl cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

Periodo contableEl periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.

Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.

El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.

Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.

Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el

Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.

Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y análisis de diferentes aspectos como el crecimiento económico, que por lo general se registra cada trimestre, el comportamiento de la inflación, la devaluación, el desempleo, etc.

DepreciaciónLa depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.

Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.

Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas.

La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien

o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.

La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:

Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años

Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años

Vehículos automotores y computadores 5 años

Decreto 3019 de 1989.

Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T).

La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T).

Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero.

La cuenta de la depreciación acumulada se debe ajustar por inflación, ajuste que va a incrementar el saldo de la depreciación acumulada, al tiempo que disminuye el ingreso por

corrección monetaria al ser su contrapartida un debito a la cuenta de ingresos por corrección monetaria (4705).

Según el decreto 2649 de 1993, los activos adquiridos durante el mes no son objeto de Ajustes por inflación y por ende tampoco se deprecian, en vista que un activo solo se deprecia después de estar ajustado. Los ajustes por inflacion han sido derogados tanto para efectos contables como fiscales. Ver: Decreto 1536 de mayo de 2007 y Ley 1111 de 2006.

Es de aclarar que todos los activos fijos son objeto de depreciación, a excepción de los terrenos, puesto que se supone que estos no se desgasta por el uso, por lo que en el caso de las construcciones y edificaciones, antes de proceder a depreciarlos, se debe primero excluir el valor del terreno sobre el que esta la construcción. Respecto a esta teoría, de que los terrenos no se desgastan por su uso, cabria preguntarse que pasa con lo terrenos dedicados al explotación agrícola, que por causa de la erosión propia de la explotación antitécnica, terminan por dejar inservibles las tierras de cultivo en unos cuantos años, situación que es muy común en los campos Colombianos.

Métodos de depreciación Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.

Método de la línea recta

El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]

Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.

Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.

Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.

Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.

Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.

Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años

Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.

Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.

Método de la suma de los dígitos del año

Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.

La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo

Donde se tiene que:

Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.

Ahora determinemos el factor.

Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:

(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15

Luego,5/15 = 0,3333

Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)

Para el segundo año:

4/15 = 0,2666

Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)

Para el tercer año:

3/15 = 0,2

Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.

Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.

Método de la reducción de saldos

Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.

La formula a utilizar es la siguiente:

Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n

Donde n es el la vida útil del activo

Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar

Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:

1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904

Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000

Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67

Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:

18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22

Así sucesivamente hasta el último año de vida útil

Para una mayor comprensión, descargue el archivo: Ejemplos de métodos de depreciación en Excel.

Método de las unidades de producción

Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.

Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.

Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500

Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.

Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.

El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.

La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se

reconoce como gasto.

Provisión de carteraSe entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.

Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.

El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.

La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.

Métodos de provisión

La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

B. Provisión general

Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá hacer los ajustes correspondientes.

Provisión individual

Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.

Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:

25.000.000*33% = 8.250.000.

La contabilización de este valor es:

Cuenta Debito Crédito519910 8.250.000139905 8.250.000

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000

Provisión general

Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:

Entre 3 y 6 meses de vencidasEntre 6 y 12 meses de vencidasMás de 12 meses de vencidas

Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entre 3 y 6 meses $10.000.000Entre 6 y 12 meses $6.000.000Más de 12 meses $4.000.000

Entonces10.000.000*5% = 500.0006.000.000*10% = 600.0004.000.000*15% =600.000Total provisión 1.700.000

La contabilización es la misma que en la provisión individual.

Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo tendrá efecto contable y financiero.

Pasos para la provisión y castigo de carteraDespués de  analizar que es  la Provisión de cartera y haber realizado el debido proceso o gestiones de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente perdidas,  además de contar con la autorización por la junta de socios, asamblea general o por la autoridad competente, se procede a realizar  la respectiva reclasificación, contabilización de las provisiones y posteriormente  castigo de la cartera la cual se decide dar de baja.

Supongamos que en enero del año xxxx se decide castigar  $50.000.000 que corresponde al 15% de la  cartera con más de un año de vencida, para este caso se va a utilizar el método de provisión general.

1. Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas de difícil  cobro con el siguiente registro contable, siendo las dos cuentas del activo.

Debito Deudas de difícil cobro

50.000.000

Crédito Cartera 50.000.000

1. Se provisióna mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de las deudas de difícil cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de diciembre del mismo año.

Debito Gasto provisión 4.116.666

Crédito Provisión deudores 4.116.666

1. Después de haber realizado  la provisión total de la deuda de difícil cobro, se procede a castigar el total de la cartera provisionada con el siguiente registro contable, dejando en ceros (0) las dos cuentas del activo.

Debito Provisión deudores 50.000.000

Crédito Deudas de difícil cobro

50.000.000

Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la provisión y castigo de cartera, ya que cada empresa dependiendo el caso que por supuesto es diferente para cada una de ellas, tiene diferentes políticas contables internas y formas de realizar el proceso. Es importante anotar  que para efectos fiscales se debe tener en cuenta el artículo 145 del estatuto tributario y el Decreto reglamentario 187 de 1975 en los artículos 74 y 75, donde se contempla la  provisión individual y la provisión general para las deudas de dudoso o difícil cobro,  normas que se deben aplicar para la deducibilidad fiscal de la provisión.

Contabilización de la provisión de carteraLa contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.

La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.

Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.

La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.

Pues bien, el registro contable de la provisión es el siguiente:

Cuenta Debito Crédito

519910 100.000

139905 100.000

La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.

La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de mora de cada cuenta.

Contabilización de la recuperación de cartera provisionada Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisión.

Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo inicial.

Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión realizada en un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.

Cuando se realiza una provisión, la contabilización es:

Cuenta Debito Crédito

519910 1.000.000

139905 1.000.000

Supongamos ahora que en el mismo año la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada.

La contabilización de esa recuperación será:

Cuenta Debito Crédito

139905 500.000

519910 500.000

En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisión acertada, pero el decreto 2650 o plan único de cuentas para comerciantes, en la dinámica de la cuenta 5199 contempla:

(…)

CREDITOSa. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio. b. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo año, se debe revertir la cuenta de gastos por provisión.

Ahora supongamos que en el siguiente año se recupera el resto de cartera provisionada, es decir, los $500.000 restantes.

La contabilización, por corresponder a una cartera provisionada  un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera:

Cuenta Debito Crédito

139905 500.000

425035 500.000

En este caso, la recuperación de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta.

Para determinar el monto deducido por provisión de cartera se toma como referencia el gasto y no el activo Una de las razones para cuestionar sin complejos de inferioridad las actuaciones administrativas de la Dian, es el hecho de que estas actuaciones son realizadas por personas como cualquiera de nosotros,  y por tanto,  pueden equivocarse, y mucho.

Una de esas grandes equivocaciones cometidas por funcionarios de la Dian, tiene que ver con la determinación del monto de la provisión deducida por el contribuyente, monto que fue determinado considerando el activo en lugar de considerar el gasto.

Resulta que si se mira la provisión de cartera en el activo, esta puede ser superior a la provisión de cartera presente en el gasto, puesto que la provisión de cartera en el activo es acumulativa, y de allí que se conoce como provisión acumulada, ya que año a año se va a acumulando la respectiva provisión.

En cambio, la provisión presente en el gasto es la que efectivamente se realiza en cada periodo gravable, debido que esta es cancelada al fin de año cuando se hace el cierre contable. Recordemos que todas las cuentas de ingresos y gastos se cancelan contra la cuenta 59, que luego es cancelada también contra la respectiva cuenta del patrimonio. No hay forma que un gasto por provisión se pase y se acumule en el año siguiente, como sí sucede con la provisión en el activo.

Esta garrafal equivocación fue advertida por el Consejo de estado, sección cuarte en reciente sentencia del día 27 de mayo de 2010, expediente 16800. Interesante sentencia para consultar.

Desde hace muchos años la Dian ha trabajado en una estrategia para crear miedo, terror y zozobra en el contribuyente. Recordemos la pauta comercial en la que se utilizaron feroces perros, o en la reciente pauta donde nos advierten que saben todo de nosotros.

Lo que en el fondo de ha buscado con este tipo de intimidaciones, creemos que no es otra cosa que atemorizar al contribuyente para que haga las cosas bien en primer lugar, y en segundo lugar, para que no se atreva a cuestionar las actuaciones administrativas que profiera la Dian, y es allí donde el contribuyente no se puede dejar presionar, puesto que los funcionarios de la Dian se equivocan constantemente, resultándole fácil al contribuyente controvertir las pretensiones de la Dian.

Con la reforma tributaria el concepto de empleado se amplió a los trabajadores vinculados mediante contrato de servicios En el pasado, el concepto de empleado se limitaba al asalariado, a quien estaba vinculado “mediante una relación laboral, legal reglamentaria”, esto es, a quien estaba vinculado mediante un contrato de trabajo, pero ahora eso cambió un poco.

Con la expedición de la ley 1607 de 2012 el concepto de empleado abarca también a los trabajadores que están vinculados con un contrato de servicios, aunque para ello se deben cumplir algunos requisitos.

Es así como el artículo 10 de la ley 1607 de 2012 que adicionó el artículo 329 del estatuto tributario definió a los empleados de la siguiente forma:

Se entiende por empleado, toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan, en una proporción igual o superior a un ochenta por ciento (80%), de la prestación de servicios de manera personal o de la realización de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su denominación.

Los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, serán considerados dentro de la categoría de empleados, siempre que sus ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior a (80%) al ejercicio de dichas actividades.

Se observa que el requisito principal es que los ingresos provenientes de la actividad que le permite clasificarse como empleado, deben corresponder como mínimo al 80% del total de ingresos percibidos. La ampliación del concepto de empleado tiene efectos tanto en el impuesto a la renta como en la retención en la fuente.

A las pequeñas empresas les está vedado crecer so pena de perder los beneficios tributarios de la ley 1429 de 2010 La ley 1429 introdujo una gran ayuda tributaria  a las pequeñas empresas que iniciaran operaciones como una buena forma de incentivar la creación de riqueza y la generación de empleo, pero un desafortunado decreto y una interpretación restrictiva de la Dian, les  ha vedado la posibilidad de crecer, de ser escalables, objetivo inherente a todo proyecto empresarial.

El estado se ha quedado a medio camino en su tarea de incentivar el desarrollo empresarial y la generación empleo. Una ley de amplia aplicación aprobada por el legislador, fue “capada” mediante decreto que le introdujo una limitación no contenida en la ley que castiga aquellas empresas que crezcan haciéndoles perder el beneficio que busca precisamente eso, que crezcan.

El gobierno y la Dian, han considerado que si el objetivo de la ley era generar empleo, pues cuando se esté logrando ese objetivo hay que castigar a las empresas retirándoles el aliciente que las llevó a lograrlo.

El decreto 4910 de 2011 en su artículo 9 dijo que las pequeñas empresas, si querían mantener los beneficios tributarios de la ley 1429 de 2010, deberían seguir siendo pequeñas a 31 de diciembre de cada año, y luego  la Dian, mediante concepto 35976 de 2012 dijo que cada fin de mes deberían seguir siendo pequeñas; quizás el siguiente mes dirá que cada quincena.

Estos burócratas que siembre han vivido de un sueldo, que no conocen el mundo empresarial, no entendieron que tan importante es crear empresa como mantenerla y hacerla crecer, y  han interpretado que para el país es suficiente con que se cree una empresa, así ésta no crezca.

Han mandado al garete la buena intención del legislador de ayudar a  crear empresa y generar empleo.

Pequeñas empresas que se acojan a los beneficios de la ley 1429 no están sujetas a retenciónLas pequeñas empresas que se acojan a los beneficios contemplados por el artículo 4 de la ley 1429 de  2010, no se les practicará retención en la fuente por el tiempo que las cobije el beneficio.

Recordemos que el artículo 4 de la ley 1429 de 2010, prevé la progresividad en el pago del impuesto de renta y complementarios para los primeros 5 años de funcionamiento de la empresa.

Respecto a la retención en la fuente, el parágrafo 2 del artículo 4 de la ley 1429 dice:

Los titulares de los beneficios consagrados en el presente artículo no serán objeto de retención en la fuente, en los cinco (5) primeros años gravables a partir del inicio de su actividad económica, y los diez (10) primeros anos para los titulares del parágrafo 10.

Para el efecto, deberán comprobar ante el agente retenedor la calidad de beneficiarios de esta ley, mediante el respectivo certificado de la Cámara de Comercio, en donde se pueda constatar la fecha de inicio de su actividad empresarial acorde con los términos de la presente ley, y/o en su defecto con el respectivo certificado de inscripción en el RUT.

Esto supone un poco más de trabajo para el agente de retención quien tendrá que verificar que efectivamente el beneficiario del pago sí está cobijado por los beneficios contemplados por el artículo 4 de la ley 1429 de 2010.

DIAN y UGPP lanzan estrategia conjunta de control y sanción a las empresas que no reúnen los requisitos para estar accediendo a los beneficios de la Ley 1429 de 2010

En comunicado de prensa  del día 30-03-2012 el gobierno nacional a través de la DIAN y UGPP  informa que  las dos entidades trabajaran en forma conjunta e inmediata para identificar, controlar y sancionar a las empresas que están accediendo de forma fraudulenta a los beneficios de la ley 1429 de 2010 sin reunir los requisitos necesarios para acogerse a la mencionada ley.

El objetivo no es solo verificar todas las condiciones de las empresas inscritas en las Cámara de Comercio como beneficiarias de ley 1429 de 2010 sino también a las que están aportando a Seguridad Social sin estar inscritas en la Cámara de Comercio como beneficiarias de la ley; al realizar el cruce de información y/o los diferentes procesos e informes que facilite  la identificación de estas empresas,  permite iniciar un proceso de investigación a estas entidades,; y en caso de detectar el no cumplimiento de requisitos procederán a las respectivas sanciones y recuperación de los recursos que han sido evadidos como las reducciones progresivas del registro mercantil, impuesto de renta y pago de parafiscales. Entre otros.

De modo que según la siguiente información del comunicado de prensa que dice:

“De estas 239.400 empresas, el 41% manifestó ante las Cámaras de Comercio no tener trabajadores a cargo, mientras que el 56% señaló tener una planta de personal entre 1 y 5 trabajadores.”

Es un porcentaje muy significativo el que se manifieste que más de 98.000 pequeñas empresas de 239.400 al cierre del 2011 no tienen trabajadores a cargo, por lo que no es difícil deducir que puede haber manifestaciones erróneas por parte de las empresas por lo cual da pie para que se realicen las respectivas investigaciones del cumplimiento o no de todos los requisitos para estar cobijados por los beneficios de dicha ley.

Las dos entidades lograran detectar tanto a empresas que están siendo evasoras de sus responsabilidades como aquellas que están teniendo los beneficios sin tener derecho a ellos. Entre otros casos.

Pequeñas empresas inactivas podrán acceder algunos de los beneficios consagrados en el régimen de progresividadLa ley de formalización  y generación de empleo dispuso de un régimen de progresividad para el pago del impuesto sobre la renta, aportes parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar) y otras contribuciones de nómina, beneficios tributarios a los cuales podrán acceder las pequeñas empresas que se encuentren inactivas antes de entrar en vigencia la mencionada ley, siempre y cuando cumplan con dos requisitos.

El primer requisito consiste en que las pequeñas empresas inactivas deberán renovar la matricula mercantil dentro de los seis o doce meses siguientes a la entrada en vigencia de dicha ley, según el caso y conforme a las siguientes tarifas:

1. Las renovaciones cuyo plazo se venció antes del 2008 no tendrán costo alguno.2. Las renovaciones correspondientes al año 2008 y 2009 tendrán un valor equivalente

al 50% de la tarifa aprobada para dichos años.

3. Las renovaciones correspondientes al año 2010 se pagarán de conformidad con la tarifa aprobada para dicho año.

El segundo requisito que se debe cumplir dentro de los doce meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley, es ponerse al día en todas sus obligaciones de carácter legal y tributario; es pertinente resaltar que cuando exista omisión en la presentación en ceros (0) de la respectiva declaración bimestral de IVA o mensual de retención en la fuente, los responsables obligados a presentarlas podrán hacerlo dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley (reforma tributaria 2010), sin liquidar sanción de extemporaneidad.

Teniendo en cuenta el incentivo tributario que permite reducir la tarifa general y marginal del impuesto sobre la renta, así como también el incentivo laboral que disminuye el valor a pagar por concepto de aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina, las pequeñas empresas inactivas muy probablemente consideren acceder a esos beneficios e impulsen su actividad económica.

Desde cuando aplican los beneficios contemplados por la ley 1429 de 2010? No

Nos comentan algunos usuarios que algunas cámaras de comercio están aplicando los beneficios contenidos por la ley 1429 de 2010 sólo a partir de la fecha en que se expidieron los decretos reglamentarios.

Según esta posición de algunas cámaras de comercio los beneficios relacionados con el registro mercantil que introdujo la ley 1429 de 2010, no se aplican desde la entrada en vigencia la ley sino desde la expedición de los decretos reglamentarios.

No compartimos ese criterio puesto que la ley no condicionó la aplicación de esos beneficios a la reglamentación futura que hiciera el gobierno, sino que expresamente se refirió  a la entrada en vigencia de la ley.

Los derechos los contiene y los confiere la ley. Los decretos reglamentarios no quitan ni dan derechos, ni los aplazan ni los anticipan, simplemente reglamentan algunos procedimientos que no deben afectar el derecho concedido por la ley.

Pretender que el derecho se aplica luego de la reglamentación de la ley, en algunos casos haría nugatorios los derechos en cuestión, como sería el caso de los derechos sometidos a un plazo temporal. Es el caso por ejemplo de la condonación de los valores adeudados por la no renovación del registro mercantil contenido en el artículo 50 de la ley 1429 de 2010, donde se ha dado un plazo de 6 meses “[los seis meses siguientes a la vigencia de la presente ley”], de modo que si tal derecho se concede sólo a partir de la entrada en vigencia de un decreto reglamentario, esos seis meses se reducirán a 4 o incluso  a cero, privando al ciudadano de un derecho legal, algo para lo que un decreto reglamentario no tiene la fuerza.

Distinto es cuando la ley introduce expresiones como “el gobierno podrá…” o “el gobierno reglamentará….”, donde se sobrentiende que hasta tanto el gobierno no haga su parte no entra en vigencia lo pretendido por la ley.

La mayoría de las cámaras de comercio  desde la primera semana de enero iniciaron campañas para que sus afiliados e inscritos se acogieran a los beneficios de la ley en referencia.

Base para calcular la retención en la fuente en los pagos o abonos en cuenta realizados a trabajadores independientesEl artículo 13 de la ley 1527 de 27 de abril de 2012 además de señalar las condiciones para exonerar de retención en la fuente a los pagos o abonos en cuenta que no excedan las 100 UVT y establecer la tabla de tarifas de retención, también determinó una novedosa fórmula para calcular la base sujeta al mecanismo de retención.

La sumatoria mensual del pago o abono en cuenta en primera instancia se deberá ubicar en la tabla de tarifas de retención que oscila entre más de 100 y 300 UVT, para luego depurarlo conforme expresamente lo señala la nueva normatividad “…La base para calcular la retención será el 80% del valor pagado en el mes. De la misma se deducirá el valor total del aporte que el trabajador independiente deba efectuar al sistema general de seguridad social en salud, los aportes obligatorios y voluntarios a los fondos de pensiones y administradoras de riesgos profesionales, y las sumas que destine el trabajador al ahorro a largo plazo en las cuentas denominadas “Ahorro para Fomento a la Construcción (AFC)”…”

Es importante recordar que los trabajadores independientes calculan los aportes a seguridad social en salud, pensión y riesgo sobre un IBC - ingreso base de cotización equivalente al 40% del valor mensualizado del contrato de prestación de servicios; adicionalmente los artículo 126 – 1 y 126 – 4 del Estatuto Tributario señalan un límite máximo del 30% del ingreso laboral o tributario del trabajador, para efectos de realizar aportes voluntarios a los fondos de pensiones y destinar sumas a las cuentas AFC – Ahorro para Fomento de la Construcción.

Después de las anteriores observaciones considero necesario explicar los cálculos mediante el siguiente ejemplo:

Ítem Conceptos

 

Valores 

 

A Sumatoria mensual del pago o abono en cuenta en pesos $5.000.000

B Porcentaje para calcular la base inicial 80%

C Base inicial (A X B) $4.000.000

D Aporte obligatorio a pensión (($5.000.000 X 40%) X 16%) $320.000

E Aporte voluntario a pensión (supuesto) $500.000

F Aporte AFC (supuesto) $600.000

G Total aportes pensión y AFC $1.420.000

H Límite máximo (A X 30%) $1.500.000

I Total aportes pensión y AFC para deducir (menor entre G y H) $1.420.000

J Aporte obligatorio a salud (($5.000.000 X 40%) X 12.5%) $250.000

K Aporte obligatorio a riesgos (($5.000.000 X 40%) X 0,522%) $10.440

L Base final (C - I - J - K) $2.319.560

M Sumatoria mensual del pago o abono en cuenta en UVT (A dividido $26.049)

191,95

N Tarifa de retención según tabla del artículo 13 de la Ley 1527 de 2012 (> 150 a 200)

4%

O Retención en la fuente trabajador independiente (L X N) $92.782

Como se puede observar la sumatoria mensual de los pagos o abonos en cuenta de $5.000.000 (191,95 UVT) se ubica dentro de la tabla de tarifas de retención en la fuente aplicable a los trabajadores independientes pertenecientes al régimen simplificado o cumplan con los topes y condiciones de este régimen, por lo tanto se aplica el procedimiento de depuración; en el caso que no exceda los $2.605.000 (100 X $26.049) sencillamente no se practica retención en la fuente y cuando supere los $7.815.001 (300 X $26.049) se deberá practicar conforme a las normas generales de retención.

Retención en la fuente por pagos o abonos en cuenta indeterminados mensualmenteDentro de un mes los trabajadores independientes podrán ser beneficiarios de uno o más pagos o abonos en cuenta por cuantías indeterminadas, existiendo la posibilidad de aplicar tres tratamientos de retención en la fuente que son totalmente diferentes, para finalizar ajustando el monto retenido.

La persona natural prestadora de servicios perteneciente al régimen simplificado del impuesto a las ventas o que cumpla con los topes y condiciones de este régimen podrán percibir mensualmente ingresos por honorarios, comisiones y/o servicios de un mismo agente retenedor, los cuales inicialmente pueden no estar sometidos a retención en la fuente, luego se deberá aplicar la tabla y el procedimiento del artículo 13 de la ley 1527 de 2012 y finalmente retener conforme a las normas generales.

Para efectos de calcular el valor a retener en cada uno de los tratamientos y ajustar el valor definitivo de retención, considero necesario seguir los pasos que se plasman en el siguiente ejemplo:

Ítem ConceptosTratamientos de retención en la fuente

1 2 3

A Pago o abono en cuenta – individual $1.500.000 $3.500.000 $5.000.000

B Sumatoria de los pagos o abonos en cuenta – acumulado

$1.500.000 $5.000.000 $10.000.000

C Porcentaje para calcular la base inicial NA 80% 100%

D Base inicial (B X C) NA $4.000.000 $10.000.000

E Aporte obligatorio a pensión ((B X 40%) X 16%)

NA $320.000 $640.000

F Aporte obligatorio al fondo de solidaridad pensional ((B X 40%) X 1%)

NA $0 $40.000

G Aporte voluntario a pensión NA $0 $0

H Aporte AFC NA $0 $0

I Total aportes pensión y AFC NA $320.000 $680.000

J Límite máximo (B X 30%) NA $1.500.000 $3.000.000

K Total aportes pensión y AFC para deducir (menor entre I y J)

NA $320.000 $680.000

L Aporte obligatorio a salud ((B X 40%) X 12.5%)

NA $250.000 $500.000

M Aporte obligatorio a riesgos ((B X 40%) X 0,522%) Clase I – inicial

NA $10.440 $0

N Base final (D - K - L - M) NA $3.419.560 $8.820.000

O Sumatoria mensual del pago o abono en cuenta en UVT (B dividido $26.049)

NA 191,95 NA

P Tarifa de retención según tabla (> 150 a 200) o tarifa general

NA 4% 10%

Q Retención en la fuente trabajador independiente (N X P)

NA $136.782 $882.000

R Retención en la fuente inicial NA $0 $136.782

S Retención en la fuente final (Q - R) NA $136.782 $745.218

Recordemos que los tres tratamientos de retención en la fuente podrían aplicarse para los trabajadores independientes del régimen simplificado o las personas naturales no responsables del IVA que cumplen con las condiciones y requisitos del artículo 499 del Estatuto Tributario, mientras que a los del régimen común únicamente les aplica el tercer tratamiento regulado por las normas generales.

Porcentaje de retención del mes se calcula con base al valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo de cada agente retenedor En un artículo anterior explique mi punto de vista de cómo se debería interpretar el cálculo del porcentaje fijo de retención mensual, donde consideré como base la sumatoria de la totalidad de los ingresos depurados por cada contrato para efecto de aplicar la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario; no obstante las opiniones de algunos usuarios de Gerencie.com entienden e interpretan que dicha base corresponde al valor total de los pagos o abonos en cuenta a cargo de cada agente retenedor.

Teniendo en cuenta el entendimiento e interpretación de dichos usuarios, la base de retención para el cálculo del porcentaje fijo mensual son los ingresos depurados de cada contrato en forma individual, es decir cada agente retenedor calculara su propia tarifa que aplicara durante todo el mes; en ese sentido considero pertinente utilizar las bases de retención del ejemplo del artículo anterior para observar las cifras bajo ese punto de vista:

Conceptos

Agentes retenedores

TotalA B C

Contrato 1 Contrato 2 Contrato 3

Ingresos mensuales $1.000.000 $1.500.000 $2.000.000 $4.500.000

Base de retención en pesos $883.912 $1.325.868 $1.767.824 $3.977.604

Base de retención en UVT 35,17 52,76 70,34 158,27

Rangos de la tabla Art.383 ET > 0 a 95 > 0 a 95 > 0 a 95 > 150 a 360

Porcentaje fijo mensual 0% 0% 0% 7,78%

Como se puede observar, los agentes retenedores A, B y C al calcular el porcentaje fijo mensual de retención obtiene como resultado el cero por ciento (0%) debido a que la base de retención de cada contrato en forma individual se ubican en el primer rango de la tabla (> 0 a 95 UVT); por consiguiente la retención en la fuente por el pago o abono en cuenta de $4.500.000 (ingresos mensual de los tres contratos) es de cero pesos ($0).

Al tenor del numeral 1 del literal b) del artículo 3 del Decreto 3590 del 28 de septiembre de 2011 considero correcto el entendimiento e interpretación del cálculo; sin embargo, cuando

se tiene la calidad de agente retenedor se responde solidariamente por las retenciones dejas de practicar o practicadas por un menor valor junto con las sanciones e intereses del caso, por lo tanto es necesario y obligatorio ser prudente y restrictivo en las interpretaciones de las normas, sin cerrar las posibilidades a interpretaciones que pueden implicar un riesgo impositivo.

Retención en la fuente por servicios año 2013Durante el año 2013 se debe aplicar retención en la fuente por concepto de servicios sobre pagos iguales o superiores a $107.000 considerando un Uvt de 26.841.

La retención en la fuente debe ser aplicada por toda persona o empresa que tenga la calidad de retención en la fuente y se aplicará a toda persona o  empresa que sea sujeto pasivo de retención.

La tarifa de retención por concepto de servicios no ha cambiado de modo que se sigue aplicando el 4% para las personas naturales obligadas a declarar renta y el 6% para las personas naturales no obligadas a declarar renta.

Esta misma base mínima de retención se toma como referencia para efectos de aplicar retención por concepto de Iva, y sea el Iva que efectivamente cobra el prestador del servicio o el Iva teórico que debe asumir el responsable del régimen común cuando adquiere servicios a un responsable del régimen simplificado.

Tenga en cuenta que aquí no se ha considerado lo relacionado a la retención en la fuente para trabajadores independientes que ha tenido recientemente un tratamiento diferente y cambiante.

Retención en la fuente por compras año 2013 En el año 2013 se debe aplicar retención en la fuente a título de renta por el concepto de compras  a partir de compras por un valor igual o superior a $725.000.

La retención en la fuente por compras opera para operaciones que sean iguales o superiores a 27 Uvt el cual tiene un valor en pesos de 26.841 para el 2013.

La tarifa sigue sin cambios, esto es, sigue siendo del 3.5% sobre el valor total de la compra siempre que sea igual o superior al a $725.000.

Esta base mínima aplica tanto para la retención en la fuente a título de renta como en la retención  la fuente a título de Iva incluyendo el Iva que debe ser asumido por los responsables del régimen común que realizan compras a los responsables del régimen simplificado.

Retención en la fuente para trabajadores independientes retorna a las reglas gNota: Gobierno  enmienda su error con la expedición del decreto 0099 del 25 de enero de 2013.

Recientemente la reforma tributaria cambió nuevamente la retención en la fuente aplicable a los trabajadores independientes, debido a que el artículo 198 de la ley 1607 del 26 de diciembre  de 2012 derogo expresamente el artículo 13 de la ley 1527 del 27 de abril de 2012.

Esa norma señalaba la exoneración de retención para aquellos trabajadores independientes que pertenecían al régimen simplificado o que cumplían las condiciones para pertenecer a ese régimen y cuyo pago o abono en cuenta mensual no excedía de 100 UVT – Unidades de Valor Tributario, es decir para el año o periodo gravable 2012 el valor de $2.604.900 y los que superaban esa cifra y hasta 300 UVT ($7.814.700) se les aplicaba una tabla.

Aunque lo pretendido en el proyecto de reforma tributaria y lo reiteradamente manifestado por el Gobierno Nacional, se tenía la intensión o se quería que la retención en la fuente aplicable a los trabajadores independientes fuera la misma que se practica a los asalariados (tabla de retención artículo 383 del estatuto tributario), pero no paso más que ser simples supuestos deseos e intenciones legisladas en forma diferente, regulación que afecta el flujo de caja (bolsillo) de los trabajadores independientes.

El artículo 13 de la ley 1607 de 2012 que modifico el inciso primero del artículo 383 del estatuto tributario, quedo redactado de la siguiente manera:

“(…)

Tarifa. la retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral o legal y reglamentaria; efectuados a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados de conformidad con lo establecido en el artículo 329 de este Estatuto; o los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales de conformidad con lo establecido en el artículo 206 de este Estatuto, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente : (subrayado es nuestro)

Como se puede advertir, la nueva legislación que regula la aplicación de la tabla de tarifas de retención en la fuente señala dos condiciones, primero que el pago gravable se origine de

una relación laboral o legal y reglamentaria y segundo que la persona natural se encuentre clasificada en la categoría tributaria de empleados, es decir para el caso de los trabajadores independientes que estén en ejercicio de profesiones liberales o preste servicios técnicos, siempre que sus ingresos derivados de la actividad correspondan en un porcentaje igual o superior a un 80%.

De tal manera que aunque algunos trabajadores independientes clasifiquen en la categoría tributaria de empleados, nunca sus ingresos se originaran de una relación laboral o legal y reglamentaria, incumpliendo la primera condición y al estar derogado el artículo 13 de la ley 1527 del 27 de abril de 2012 forzosamente se deberá concluir que el agente retenedor no podrá aplicar la tabla de retención por salarios.

Por lo anterior, a partir del 1 de enero de 2013 los pagos o abonos en cuenta realizados a todos los trabajadores independientes se les deberá practicar retención en la fuente conforme a las reglas generales o tradicionales y aplicando las tarifas de retención del 4%, 6%, 10% y 11%, según el caso.

Retención en la fuente por Iva a trabajadores independientesCon la expedición de la ley 1527 de 2012 y el decreto 1950 del 19 de septiembre de 2012 que la reglamenta parcialmente, la retención en la fuente por Iva cambia para algunos trabajadores independientes, o al menos respecto al Iva asumido que se realiza mediante el mecanismo de retención en la fuente.

Recordemos que el artículo 13 de la ley 1527 estableció algunos beneficios a ciertos trabajadores independientes en el sentido de aplicar retención en la fuente a título de renta a una tarifa diferencial o incluso no aplicar retención en la fuente.

Hasta la fecha de la expedición del decreto 1950 del 2012, se tenía como regla general que si no se practicaba retención a título de renta tampoco se practicaba retención a título de Iva, puesto que se tomaban las mismas bases mínimas sujetas a retención por cuenta de lo dispuesto en el decreto 782 de 1996.

Pero esto ha cambiado, no con la expedición de la ley 1527 de 2012 sino con el decreto que reglamenta  su artículo 13, pues este, en el parágrafo 2 de su artículo 2 dijo:

La cuantía mínima no sujeta a retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas por concepto de servicios, se rige por lo dispuesto en el Decreto 782 de 1996.

Esto quiere decir, nada menos, que respecto a la retención en la fuente a título de Iva no se aplica la ley  1527 de 2012 y en su lugar se aplican las normas generales, esto es que se retiene Iva cuando el valor de los servicios u honorarios sea igual o superior a 4 Uvt.

Ahora, como los trabajadores independientes a los que le aplica  el artículo 13 de la ley 1527 de 2012 no facturan Iva por cuanto no pueden pertenecer al régimen común, lo expuesto aquí es válido para el Iva asumido que se hace mediante el mecanismo de retención.

O dicho de otra forma, el Iva asumido que se le debe hacer  a un trabajador independiente beneficiario de la ley 1527 de 2012, aplicará siempre que el valor de los servicios u honorarios igualen o superen los 4 Uvt.

Y si el trabajador independiente pertenece al régimen común, resulta obvio que por dicha condición no puede ser beneficiario de la ley 1527 de 2012, por lo que  la retención por Iva será la de siempre, de manera tal que en cualquier evento la retención por Iva a trabajadores independientes se hará o con forme a las normas de aplicación general.

Derogado el artículo 13 de la ley 1527 de 2012 El artículo 13 de la ley 1527 de 2012, el mismo que estableció que a ciertos trabajadores independientes se les aplicara la retención en la fuente contenida en la tabla del artículo 383 del estatuto tributario, fue derogado de forma expresa por el artículo 198 de la ley 1607 de 2012.

Esto significa que ese tratamiento especial que algunos trabajadores independientes estaban recibiendo con base al artículo 13 de la ley 1527 de 2012 ya no se podrá seguir aplicando, y en su defecto, si fuere el caso, aplicar lo que el artículo  384 del estatuto tributario contempló con la modificación que le introdujera el artículo 14 de la ley 1607 de 2012.

El parágrafo 3 del artículo 384 del estatuto tributario quien estableció la tarifa mínima de retención dice que:

En el caso de los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumas especializados o de maquinaria o equipo especializado que sean considerados dentro de la categoría de empleado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 329, la tabla de retención contenida en el presente artículo será aplicable únicamente cuando sus ingresos cumplan los topes establecidos para ser declarantes como asalariados en el año inmediatamente anterior independientemente de su calidad de declarante para el periodo del respectivo pago.

Este tema será desarrollado próximamente pues representa un cambio importante en cuanto al tratamiento de las retenciones en la fuente de trabajadores que no están vinculados mediante un contrato laboral.

Profesión liberalSe denomina profesión liberal a aquella actividad personal en la que impera el aporte intelectual, el conocimiento y la técnica.

Igualmente las profesiones liberales tienen una característica muy particular como lo es la remuneración de quienes las ejercen, ya que teniendo en cuenta que no están subordinados, su remuneración no es salario en los términos del código sustantivo del trabajo sino que su remuneración se realiza mediante el pago de honorarios, lo que supone que no existe un contrato laboral sino un Contrato de servicios, el cual esta regulado por al legislación civil. En el caso que un profesional ejerza su actividad mediante un Contrato de trabajo, si bien no dejan de ser actividades civiles propias de una profesión liberal, si pierden su carácter de liberales, pues éstas suponen el ejercicio independiente y la remuneración mediante honorarios, lo que no es dable en una relación laboral en la que se configuran los tres elementos del contrato trabajo, contempladas en el artículo 23 del código sustantivo del trabajo.

Si bien es cierto que ni la ley comercial ni la ley civil ha definido lo que es una profesión liberal, la única norma que tímidamente define lo que es una profesión liberal es el decreto 3050 de 1997 que en su artículo 25 establece que: “Para efectos de la exclusión de que trata el artículo 44 de la Ley 383 de 1997, se entiende por profesión liberal, toda actividad en la cual predomina el ejercicio del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico”.

Igualmente la jurisprudencia en numerosas ocasiones ha precisado lo que de debe entender como profesión liberal:

Prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

“A pesar de que ni el Código Civil ni el Código de Comercio definen lo que debe entenderse por “profesiones liberales”, del Diccionario de la Real Academia de la Lengua, confrontando los conceptos de “profesión” y de “arte liberal” y de acuerdo con la concepción tradicional que se ha tenido de aquel concepto, puede afirmarse que son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

De tal manera que para la Sala el objeto de la sociedad demandante, relacionado con las actividades propias de las ciencias contables y la asesoría empresarial, se ubica perfectamente dentro del concepto de “prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales”.

La referencia que hace el ordinal 14 del artículo 20 del Código de Comercio a “las demás (empresas) destinadas a la prestación de servicios”, no debe entenderse, como lo hace la Superintendencia de Sociedades, en el sentido de comprender absolutamente todas las empresas destinadas a la prestación de servicios, sino que deben lógicamente entenderse

excluidos aquellos servicios que por otras normas son expresamente exceptuados de la naturaleza mercantil, como es el caso precisamente de “la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales”, de acuerdo con el ordinal 5º del artículo 23 del Código de Comercio, salvo lógicamente, que el servicio inherente a la profesión liberal esté, a su vez, tipificado en otra de las actividades o empresas que el artículo 2º del Código de Comercio califica expresamente de mercantiles.

Para la Sala tampoco es cierto, como lo sostiene la superintendencia en la motivación de los actos acusados, que el carácter no mercantil de “la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales” dependa de la forma de dicha prestación, de tal manera que si se presta a través de una empresa, como organización económica, o por medio de una sociedad, ello implique que adquiere el carácter comercial, ya que la norma excepcional contenida en el ordinal 5º del artículo 23 del Código de Comercio no hace ninguna distinción al respecto y, según un principio generalmente aceptado, si la ley no hace distinción, no le es permitido hacerla al intérprete”. (C.E., Sec. Primera, Sent. mayo 16/91, Exp. 1323. M.P. Libardo Rodríguez Rodríguez).

El código de comercio ha definido expresamente que la actividades relacionadas con las profesiones liberales no son consideradas actos de comercio o actividades mercantiles, por lo que quienes ejerzan profesiones liberales no están obligados a inscribirse en el registro mercantil.

Las actividades propias de una profesión liberal no serán consideradas actos mercantiles siempre y cuando se ejerzan individualmente por cada profesional, lo que quiere decir que si estas actividades son desarrolladas por una asociación de profesionales o cualquier figura societaria, se convertirán en mercantiles con las obligaciones propias consagradas en el código de comercio.

Responsabilidades tributarias de quienes ejercen profesiones liberales

Respecto al Impuesto a las ventas, quienes ejercen una profesión liberal individualmente, están sometidos las obligaciones del régimen común o Régimen simplificado según corresponda. Se aclara que para el caso de los profesionales que presten alguno de los servicios establecidos en el artículo 476 del Estatuto tributario nacional, por ser excluidos no pertenecerían a ningún régimen ni tendrán obligación alguna frente al impuesto de las ventas.

En cuanto al impuesto de renta, quienes ejerzan una profesión liberal es responsable de este y será declarante en la medida en que lo cobije alguna de las circunstancias establecidas en los artículos 592, 593 y/o 594-1 del Estatuto tributario.

El profesional liberal que pertenezca al régimen común también será responsable frente a la retención en la fuente, por lo establecido en el artículo 437-1 del Estatuto tributario, en la medida en que debe asumir el Iva en las operaciones que realice con responsables del régimen simplificado, Iva que debe ser asumido mediante el mecanismo de retención en la fuente. Esta responsabilidad nació con la ley 1066 de julio de 2006, lo que ha llevado a que

el régimen común se convierta en agente retenedor aun si cumplir los topes de que trata el artículo 368-2 del Estatuto tributario.

Cambia la forma de calcular el 25% de renta exenta en los salarios L

La ley 1607 de 2012 cambió un poco la forma en que se calcula el 25% de las rentas de trabajo exentas contenida en el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario.

Si bien se mantiene que las rentas de trabajo exenta siguen siendo del 25% y limitadas a 240 Uvt, este 25% será el último factor que se calcule luego de restar las deducciones a que haya lugar, los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las demás rentas exentas.

El numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario ha quedado de la siguiente forma:

El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a doscientas cuarenta (240) UVT. El cálculo de esta renta exenta se efectuará una vez se detraiga del valor total de los pagos laborales recibidos por el trabajador, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas diferentes a la establecida en el presente numeral.

Como se puede apreciar, la base ya depurada sobre la cual se debe calcular el 25% de las rentas de trabajo exentas disminuye en la medida en que será el último concepto en calcular y detraer, distinto a lo que se venía haciendo pues algunos contribuyentes estaban calculando ese 25% antes de restar conceptos como descuentos por pagos a salud, vivienda y educación. Ahora de forma expresa e inequívoca se señala cómo se debe hacer este cálculo.

Rentas laborales exentas se declaran incluso si no se declara como asalariado L

Las rentas exentas laborales se declaran y son procedentes incluso si el contribuyente no declara como asalariado, sino como trabajador independiente.

Un lector nos ha consultado que si declara como trabajador independiente debido a la proporción de sus ingresos por honorarios frente a sus ingresos laborales, puede declarar las rentas exentas producto de su relación laboral.

Los beneficios tributarios propios de los asalariados no se ven afectados porque el contribuyente a la hora de presentar su declaración, o de evaluar si está o no obligado a declarar, debe clasificarse en el grupo de trabajadores independientes y no en el de asalariados. Este aspecto es irrelevante frente a los beneficios que la ley claramente ha señalado.

Es el caso por ejemplo del 25% de los ingresos laborales que el artículo 206 del estatuto tributario en su numeral 10 considera exentos. Siempre que los ingresos provengan de una relación laboral, el 25% estarán exentos con los límites contemplados por la norma.

Por ejemplo, se puede dar el caso de un trabajador que tiene un contrato de trabajo con un sueldo de $2.000.000 pero tiene un negocio que le genera $10.000.000 mensuales. Es evidente que este contribuyente no se puede clasificar como asalariado, pero tal circunstancia no ha sido contemplada por la ley para tener derecho a la exención. El único requisito es que se trate de un ingreso originado en una relación laboral. Por supuesto que el beneficio de la exención será únicamente con respecto a los ingresos de origen laboral.

Esto les sucede mucho a los profesores universitarios, cuyos ingresos por honorarios  por asesorías a particulares son más representativos que la remuneración obtenida de la universidad.

Las rentas exentas también cuentan para saber si hay que declarar renta Las rentas exentas de trabajo también cuentan a la hora de hacer los cálculos para determinar si una persona natural está o no obligada a declarar renta.

Cuándo el artículo 593 del estatuto tributario establece que para que un asalariado no esté obligado a declarar, sus ingresos durante el año no deben superar los 3.300 Uvt, se refiere a todo tipo de ingresos, puesto que la norma no hace ninguna distinción, y las rentas exentas, aunque se les llame renta, son un ingreso más.

Las rentas exentas de trabajo son propias de los asalariados,  y se refiere tanto a la renta exenta del 25% que la ley contempla para todo ingreso laboral [Numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario], y  a los ingresos por pensión [Numeral 5 del artículo 206 del estatuto tributario].

En el caso de la pensión, que es una renta exenta atendiendo los límites contemplados por el numeral 5 del artículo 206 del estatuto tributario, dice el parágrafo 3 del artículo 593 del estatuto tributario:

Para los efectos del presente artículo, dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte.

Por último, aclarar que para en el caso de los asalariados, para determinar si están o no obligados a declarar, se debe tener presente lo que dice el parágrafo 2 del artículo 593 del estatuto tributario:

Dentro de los ingresos que sirven de base para efectuar el cómputo a que se refiere el inciso 1o. y el numeral 3o. del presente artículo, no deben incluirse los correspondientes a la enajenación de activos fijos, ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares.

Estos ingresos se excluyen porque la ley de forma expresa  ha contemplado la excepción, luego, todos los demás que no estén exceptuados de forma expresa, se deben incluir.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los  requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j. <Literal inexequible>

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de

facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes requisitos:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

Adicionalmente,  quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

Concepto de factura.

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión,

el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”.

Requisitos de la factura.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Código de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

Dian reitera conceptos de retención en la fuente por honorariosComo se había aclarado qué tarifa se debía aplicar en  retención en la fuente por honorarios,  la Dian según concepto 54789 de julio 26 de 2011 vuelve y reitera que la tarifa de retención por honorarios se debe aplicar cuando en un contrato de prestación de servicios se involucran actividades  de conocimientos calificados que le dan predominio al factor intelectual del contratista.

De acuerdo a lo anterior, si en la ejecución del contrato de servicios predomina el aspecto intelectual, se aplica el concepto de honorarios, y si por el contrario predomina el aspecto físico o material, se aplica el concepto des servicios:

4I...Como se ha dicho en diferentes oportunidades, para efectos tributarios los  honorarios están constituidos por los pagos recibidos por quien presta un servicio calificado, esto es, un servicio donde predomina ei factor intelectual sobre el puramente manual o material, pudiéndose enmarcar dentro de esta definición la generalidad de las profesiones, así como ¡as actividades que desarrollen, los técnicos, especialistas o expertos quienes despliegan sus conocimientos en forma tal, que su actividad adquiere una connotación especia}..." (Concepto29808 de 1995).

"Honorarios. Son los ingresos percibidos en dinero o en especie en desarrollo de una labor en donde el factor intelectual es determinante, y que se ejecute sin subordinación. Esta forma de pago es característica en la prestación de servicios profesionales, técnicos, etc, (Concepto No. 44492 de Diciembre 1 de 1999).

Por tanto, las actividades dirigidas a la instalación, mantenimiento, capacitación e instrucción para el correcto manejo de equipos, están sometidos a retención en la fuente por concepto de honorarios, por predominar conocimientos especializados, técnicos e idóneos en la labor desarrollada”.. (Concepto 093233 de 1998)

... Ahora-bien, si en un contrato se involucran diferentes actividades pero todas hacen parte de un único objeto, la retención en la fuente se efectuará atendiendo la naturaleza del contrato si para su ejecución se requiere de la aplicación de conocimientos calificados donde predomina el factor intelectual sobre la simplemente material o mecánico la retención en la fuente se hará por concepto de Honorarios a la tarifa del 10% en caso contrario la retención será del 4% por concepto de servicios. (Concepto 030965 de 1999).

La DIAN en los diferentes conceptos  es muy clara  donde insiste  que se debe aplicar retención en la fuente  por honorarios cuando predomina el factor intelectual,  donde existen conocimientos calificados.

Retención fuente en honorarios y comisiones no tiene bases mínimas La retención en la fuente sobre honorarios y comisiones no está sujeta a bases mínimas, como en el caso de servicios y compras.

En algunos conceptos, la retención solo se aplica si el monto del pago supera un determinado valor, como es el caso de las compras donde la retención se aplica a partir de 27 Uvt, y en los servicios donde la retención se aplica a partir de  4 Uvt.

En el caso de las comisiones y los honorarios, no existe tal base mínimo, lo que quiere decir que cualquiera sea el monto del pago, se debe practicar la respectiva retención.

En cuanto a las comisiones, si estas son devengadas por trabajador vinculado mediante contrato de trabajo, y corresponden a las actividades propias del mismo, corresponden a un ingreso laboral, y por consiguiente estarán sometidas a retención por salarios, en la medida en que se deben incluir en los valores que entran a formar parte de los ingresos que conforman la base de retención.

En conclusión, en lo que respecta a honorarios y a comisiones, se aplicará la retención del caso sobre el 100% de cualquier valor.

Tarifa de retención en la fuente a título de renta por concepto de honorarios y comisionesEl artículo 45 de la Ley 633 de 2000 modifico el inciso tercero del artículo 392 del Estatuto Tributario, él cual señala que “la tarifa de retención en la fuente para los honorarios y comisiones, percibidos por los contribuyentes no obligados a presentar declaración de renta y complementarios, es el diez por ciento (10%) del valor del correspondiente pago o abono en cuenta”, igualmente autorizo al Gobierno Nacional para fijar la tarifa de retención en la fuente para los contribuyentes obligados a declarar.

El Gobierno Nacional mediante la expedición del artículo 1 del Decreto 260 de 2001, reglamento el tema en cuestión al señalar que:

“(…)

La tarifa de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, sobre los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios y comisiones de que trata el inciso tercero del artículo 392 del Estatuto Tributario, que realicen las personas jurídicas, las sociedades de

hecho y las demás entidades y personas naturales que tengan la calidad de agentes retenedores en favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta que sean personas jurídicas y asimiladas, es el once por ciento (11%) del respectivo pago o abono en cuenta.

Cuando el beneficiario del pago o abono en cuenta por honorarios o comisiones, sea una persona natural la tarifa de retención es del diez por ciento (10%). No obstante lo anterior, la tarifa de retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta por honorarios y comisiones en favor de personas naturales será del once por ciento (11%) en cualquiera de los siguientes casos:

a)    Cuando del contrato se desprenda que los ingresos que obtendrá la persona natural beneficiaria del pago o abono en cuenta superan en el año gravable el valor de 3.300 UVT.

b)   Cuando los pagos o abonos en cuenta realizados durante el ejercicio gravable por un mismo agente retenedor a una misma persona natural superen en el año gravable el valor de ochenta y ocho millones de 3.300 UVT. En este evento la tarifa del once por ciento (11%) se aplicará a partir del pago o abono en cuenta que sumado a los pagos realizados en el mismo ejercicio gravable exceda dicho valor.

Como se puede observar, los contribuyentes no obligados a presentar declaración de renta y complementarios, se les debe aplicar el 10% y a los contribuyentes obligados a declarar, como es el caso de las personas jurídicas la tarifa de retención en la fuente es del 11% del respectivo pago o abono en cuenta, igual tarifa procederá cuando se trate personas naturales que cumplan cualquiera de las dos condiciones mencionadas anteriormente; en relación al tema, la administración de impuesto interpreto en concepto 023562 del 13 de marzo de 2001:

“(…)

Por consiguiente si no se dan los citados presupuestos la retención será del diez por ciento (10%) sobre el respectivo pago o abono en cuenta, sin que sea necesario que la persona natural, beneficiaria del pago o abono en cuenta acredite ante el agente retenedor su calidad de declarante o no declarante.

En este orden de ideas, se puede presentar el caso de personas naturales que están obligadas a declarar, pero no cumplen ninguna de las dos condiciones señaladas en el artículo 1 del Decreto 260 de 2001, no obstante se deberá aplicar retención en la fuente a la tarifa del 10%, teniendo en cuenta la posición de la administración de impuestos (artículo 264 de la ley 223 de 1995).

Tarifa de retención por servicios a personas naturales que declaran renta

La tarifa de retención en la fuente por concepto de servicios aplicable a las personas naturales que declaran renta, es del 4%.

En la retención por la fuente por servicios existen dos tarifas, una del 4% y otra del 6%. La primera aplicable a las personas naturales obligadas a declarar renta y la segunda a persona no obligadas a declarar renta.

Respecto a las personas naturales obligada a declarar renta, la regulación la contiene  el artículo 1 del decreto 3110 de septiembre 23 de 2004, reglamentario del artículo 392 del estatuto tributario.

Este decreto contempla también que se aplicará la tarifa del 4% a las personas naturales no obligadas a declarar renta en los siguientes casos:

a) Cuando del contrato se desprenda que los ingresos que obtendrá la persona natural beneficiaria del pago o abono en cuenta superan en el año gravable 2004 el valor de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt], cifra que será reajustada anualmente;

b) Cuando los pagos o abonos en cuenta realizados durante el ejercicio gravable por un mismo agente retenedor a una misma persona natural superen en el año gravable 2004 el valor de sesenta millones de pesos ($60.000.000) [Hoy 3.300 Uvt],  la tarifa del cuatro por ciento (4%) se aplicará a partir del pago o abono en cuenta que sumado a los pagos realizados en el mismo ejercicio gravable exceda dicho valor; cifra que será reajustada anualmente.

Como se observa, una persona natural que no es declarante de renta si cumple con una de las dos condiciones anteriormente descritas, puede solicitar al agente de retención  que se le aplique la tarifa del 4% y no del 6%.

Personas naturales no declaran renta si no superan topes, así hayan declarado en años anteriores

Las personas naturales están obligadas a declarar renta sólo si superan los topes en cada periodo individualmente considerado, de suerte que así hayan declarado en el año anterior, no están en la obligación de presentar declaración de renta y complementarios si en el presente año o siguientes no superan los topes para no estar obligados.

Suele existir la creencia entre algunos contribuyentes que si se declara renta la primera vez, se queda obligado a seguir declarando por los años siguientes, por lo que muchos hacen lo

posible por eludir la responsabilidad de declarar por temor a tener que seguirlo haciendo de forma indefinida.

El tratamiento del impuesto de renta, es muy diferente al tratamiento que se le da a los responsables del impuesto a las ventas, puesto que aquellos, una vez pasan al régimen común, deben permanecer en éste por lo menos durante tres años, durante los cuales debe cumplir con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, lo que implica que si en una vez se declare Iva por primera vez, se debe seguir declarando sin importar el nivel de ingresos en cada año. [Vea: Requisitos para regresar de régimen común a régimen simplificado]

Para ser este el origen de la creencia que si se declara renta en un año, en lo siguientes también, lo cual no es así.

Los artículos 592, 593 y 594-1 del estatuto tributario, establecen las personas naturales que no están obligadas a declarar renta, que son los contribuyentes de menores ingresos, los asalariados y los trabajadores independientes, siempre y cuando, claro está, que se cumplan con los requisitos allí expuestos [Vea: Personas naturales no obligadas a declarar renta].

Los artículos mencionados, establecen los requisitos que se deben cumplir en cada periodo para que una persona no quede obligada a declarar renta, y entre los requisitos no está el no haber sido declarante o no haber declarado en un periodo anterior.

En este orden de ideas, lo que se debe tener en cuenta para determinar si se está en la obligación o no de declarar renta, son los topes de ingresos y patrimonio [entre otros requisitos] que el contribuyente tenga en cada año, por lo que es perfectamente posible que si en el 2006 se debió declarar rentar por no cumplir uno de los requisitos, en el 2007 no se deba declarar por cumplir para ese la totalidad de los requisitos.

Situación diferente se da cuando la obligación de declarar renta implica a la vez ser responsable del impuesto a las ventas del régimen común, caso en el cual, sin superar topes se puede estar obligado a declarar renta por la imposibilidad de regresar al régimen simplificado una vez se ha pasado al régimen común, teniendo en cuenta que uno de los requisitos para no declarar renta, es precisamente no ser responsable del impuesto a las ventas –entendiéndose como responsable del régimen común- [Vea: Cuando toca declarar renta sin haber superado los topes para estar obligado]

Requisitos para regresar de régimen común a régimen simplificado Si el año inmediatamente anterior cumplí con los requisitos para pertenecer al régimen común y legalice ante la administración de impuestos mi nueva situación. Pero actualmente y por diferentes circunstancias no cumplo con los requisitos de ingresos para pertenecer a este régimen como legalizo mi nueva situación; documentos o que información debo

suministrar para poder mostrar mi situación y pertenecer nuevamente al régimen simplificado.

Nuestra opinión

Las personas naturales que sean comerciantes y que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado en el impuesto a las ventas, debe pasarse o inscribirse en el régimen común.

Para pertenecer al régimen simplificado, se deben cumplir todos los requisitos. Con un requisito que no se cumpla, ya no se puede pertenecer al régimen simplificado.

Se puede dar el caso que por el incumplimiento de uno, varios o todos los requisitos para pertenecer al régimen simplificado se debe pasar al régimen común, pero luego de estar en el régimen común, se cumple de nuevo con los requisitos para pertenecer el régimen simplificado.

Ante una situación de estas, el artículo 505 del estatuto tributario ha establecido que:

Cambio de régimen común a simplificado. Los responsables sometidos al régimen común, solo podrán acogerse al régimen simplificado cuando demuestren que en los tres (3) años fiscales anteriores, se cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el artículo 499.

Quiere decir esto que si el responsable, en un momento dado vuelve a cumplir con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, debe conservar y demostrar esa situación durante tres años consecutivos para poder pertenecer nuevamente al régimen común.

Es claro que para poder pertenecer al régimen simplificado nuevamente, durante tres años seguidos hay que cumplir con todos los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, de lo contrario deberá continuar en el régimen común.

Como la ley 1111 de 2006, elimino el límite de patrimonio como requisito para pertenecer régimen simplificado, significó que muchas personas quedaran en el régimen común por el solo hecho de haber superado el tope de patrimonio, razón por la cual el decreto 567 de marzo de 2007, contempló:

ARTICULO 5. Cambio de régimen común a simplificado. Las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, que a la fecha de publicación de la Ley 1111 del 27 de diciembre de 2006 hayan estado inscritos en el Registro Único Tributario como responsables del régimen común y que a pesar de haber cumplido todas las condiciones restantes para pertenecer al régimen simplificado, debieron inscribirse como responsables en el régimen común por superar el tope de patrimonio bruto que contemplaba el numeral 1 del artículo 499 del Estatuto

Tributario antes de su modificación, podrán solicitar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, hasta el 31 de mayo de 2007, el cambio al régimen simplificado, sin tener en cuenta el término consagrado en el artículo 505 del mismo ordenamiento, siempre y cuando a la fecha de presentación de la solicitud especial de cambio de régimen común a simplificado, haya cumplido con el deber formal de presentar la totalidad de las declaraciones de ventas desde la fecha de su inscripción en el régimen común, incluyendo la del período anterior a la radicación de la solicitud.El responsable deberá seguir cumpliendo con las obligaciones formales del régimen común, hasta tanto se obtenga definición por parte de la administración tributaria.Con fundamento en las pruebas aportadas por el responsable y con el análisis de las demás fuentes de información endógena y/o exógena que posea la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ésta decidirá la solicitud dentro del término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de su presentación en debida forma. De no existir decisión dentro de este término, la solicitud se entiende aprobada.Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de reclasificación procede el recurso de reconsideración, el cual se interpondrá cumpliendo con los requisitos señalados en el artículo 720 del Estatuto Tributario.Hasta el 31 de mayo del 2007 existió la posibilidad de solicitar la reclasificación de régimen común a régimen simplificado para aquellos responsables que estaban en el régimen común por haber incumplido el tope de patrimonio.

A la fecha, sin importar la razón de estar en el régimen común, necesariamente para poder solicitar la reclasificación de régimen común a régimen simplificado es necesario sujetarse a lo expuesto al artículo 505 del estatuto tributario.

Diferencie entre régimen común y régimen simplificadoPor petición de muchos de nuestros usuarios, trataremos de exponer las diferencias existentes entre los responsables del régimen común y del régimen simplificado.

Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos: Régimen común y Régimen simplificados.

En primer lugar hay que tener claridad que los dos son responsables del impuesto a las ventas. Esto quiere decir que los dos venden productos gravados con Iva y prestan servicios gravados con Iva.

Al régimen simplificado sólo pueden pertenecer las personas naturales que cumplan determinados requisitos.Al régimen común pueden pertenecer personas naturales y personas jurídicas jurídicas.

Toda persona jurídica, por el sólo hecho de ser jurídica debe pertenecer al régimen común.

Los topes de ingresos y demás requisitos sólo aplican para las personas naturales, puesto que las personas jurídicas serán siempre del régimen común sin importar sus ingresos.

El régimen común está obligado a facturar, a cobrar Iva, a declarar y a llevar contabilidad. El régimen simplificado no está obligado a ninguna de ellas. [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado que si deben facturar].

Los responsables del régimen común deben solicitar autorización para facturar. Los responsables del régimen simplificado no [Se exceptúan los litógrafos pertenecientes al régimen simplificado, puesto estos están obligados a facturar, y por consiguiente a solicitar autorización para ello]

Los responsables del régimen común deben declarar renta, los responsables del régimen simplificado por regla general no.

Pertenecer al régimen común implica estar formalizado, entre tanto el régimen simplificado se caracteriza por ser informal.

Definición de régimen comúnUna de las consultas más recurrentes que recibimos de parte de nuestros usuarios, tiene que ver con la definición de régimen común en el impuesto a las ventas.

El problema es que no hay definición legal para el régimen común; ningún artículo del estatuto tributario, decreto o ley lo define, por lo que la definición se debe hacer por deducción, por descarte.

El único que está definido es el régimen simplificado, de suerte que para definir al régimen común, es preciso primero definir el régimen simplificado.

Toda persona natural o jurídica que venda productos gravados o preste servicios gravados con el impuesto a las ventas,  es responsable del impuesto, y existen dos tipos de responsables: los del régimen común y los del régimen simplificado.

Pertenecen al régimen común las personas naturales que no cumplen los requisitos establecidos en el artículo 499 del estatuto tributario.

Conociendo cuales son los responsables que pertenecen al régimen simplificado, podemos decir que el régimen común es aquel responsable que no cúmplelos requisitos para pertenecer al régimen simplificado; si no es régimen simplificado entonces es régimen común.

Al régimen común pertenecen todas las personas jurídicas que vendan productos o servicios gravados con el impuesto a las ventas. Pertenecen también al régimen común todas las

personas naturales que vendan productos o servicios gravados y que no pertenezcan al régimen simplificado.

Recordemos que al régimen simplificado sólo pueden pertenecer las personas naturales. Las personas jurídicas, todas sin excepción pertenecen al régimen común, siempre y cuando, claro está, que vendan productos y servicios gravados, puesto que si lo que venden son productos o servicios excluidos, no son responsables del impuesto, y por consiguiente, no pertenecen a ningún régimen. Igual sucede con las personas naturales.

En resumen podemos decir que el régimen común es aquel responsable del impuesto a las ventas que no cumple los requisitos para pertenecer el régimen simplificado.