INFORME DE AUDITORIA DIRECCIÓN DE PREDIAL

AREA: DIRECCIÓN DE PREDIAL : INFORME NÚMERO: 003 RESPONSABLE DEL AREA: NATALIA GUTIERREZ ARCOS ENTREGA DE INFORMACIÓN ANA MARÍA ARANGO Alcance: la presente auditoria tiene como alcance verificar los procesos y procedimientos de la gestión predial, y analizar algunos de los procesos que adelanta el área. FECHA DE ELABORACIÓN: 17 de abril de 2018. OBJETIVO GENERAL: Verificar el cumplimiento de las funciones de la dirección de Gestión predial conforme a los proceso y procedimientos del área, al igual que analizar los proyectos que se encuentran en ejecución. Con el fin de llevar a cabo el objetivo propuesto se estudiaron específicamente:

1. Manual de proceso y procedimientos:

a. EXPROPIACIÓN ADMINISTRATIVA b. EXPROPIACIÓN JUDICIAL c. EXPROPIACIÓN VOLUNTARIA d. COMPENSACIONES e. POSTULACIONES f. ESCRITURACION g. DEMOLICIONES h. PERMUTAS i. AVALÚOS

Con la suscripción del acta de apertura de auditoria se deja claridad que la información reportada es veras, disponible e integra, por lo que quedan por fuera del alcance de la presente auditoria todos aquellos documentos o información que no se aporte a la presente auditoria. Para que, a partir de las evidencias, soportes y criterios válidos, el presente informe pueda servir de apoyo a los directivos, en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados misionales esperados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Macroproyecto San José

Avenida Colón

1. Verificar que las actividades de la dirección predial se desarrollen conforme

a las funciones establecidas en el manual de funciones. 2. Verificar y analizar lo procesos y procedimientos establecidos en la

Dirección predial. 3. verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos en las

actividades que se desarrollan en la Dirección predial. 4. verificar y analizar las actividades adelantadas respectos a los procesos de

los cuales se pidió evidencia.

ACLARACIONES PREVIAS: Se aclara que el presente informe fue realizado con base en las evidencias que fueron aportadas, y que gran parte de los procesos y procedimientos que se adelantan por parte de la la Dirección predial se articulan de manera operativa con otras dependencias de la entidad, en tal sentido, se hace necesario fijar una limitación a la auditoria derivada de las actividades que por operatividad corresponden a otros funcionarios y que para efectos de la presente auditoria se sustraen de su alcance. Se aclara, además, que para la fecha de la presente auditoria la dirección de la gestión Predial se encuentra en cabeza de NATALIA GUTIERRREZ ARCOS. METODOLOGÍA DE TRABAJO Y PROCEDIMIENTO APLICADO: (analítico-descriptivo-dialectico)- (cuantitativo) Como metodología de trabajo, en primera medida, se procedió a determinar, mediante análisis, los presupuestos formales que se deben tener en cuenta para efectos de verificar las actividades adelantadas por parte de la dirección predial, a fin de describir las principales funciones que se realizan y las competencias que corresponden a los funcionarios que pertenecen a dicha área, verificadas las competencias, a partir de su descripción analítica, se procedió a confrontar, las actividades auditadas con los procedimientos internos y las competencias funcionales, para con ello, determinar en síntesis si los resultados esperados se derivan de una gestión basa en competencias previamente definidas en las normas, manuales, procesos y procedimientos institucionales y poder cuantificar el logro de los objetivos misionales de la empresa a partir de las actividades realizadas por la Dirección predial. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: 1. Constitución política. 2. Ley 1437 de 2011.

3. Ley 388 de 1997 4. Ley 1474 de 2011. 5. Ley 489 de 1998. 6. Manual de procesos y procedimientos. 7. Manual operativo Matriz (versión 1) 8. Manual operativo Pavip (versión 2) 9. Acuerdo 901 del 26 de Mayo de 2016 10. Resolución 2013 del 22 de diciembre de 2016 11. Decreto 0144 del 09 de diciembre de 2009 12. Decreto 0347 del 14 de julio de 2016 13. Decreto 0638 del 22 de diciembre de 2016

DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Tema Periodo de revisión

Criterio de selección Cobertura

Manual de procesos y procedimientos dirección técnica

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Manual procedimiento Diseño de vivienda

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Manual procedimiento diseño de equipamiento

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Manual de procedimiento diseño de espacio público.

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Manual de procedimiento planificación urbana

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Manual de procedimiento demoliciones

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Instructivo procedimiento demoliciones.

2017-2018 La información verificada fue seleccionada atendiendo al criterio reglamentario de competencias funcionales en la entidad para la subdirección de proyectos.

100%

Resolución 165 de 2017

2017 La misma hace parte de la auditoria, pues en la Resolución se fijan las funciones que debe adelantar Subgerencia de Proyectos y la Dirección de proyectos, siendo el criterio de escogencia la necesidad de verificación de competencias con las funciones adelantadas en la subgerencia y la dirección.

100%

De la verificación realizada a la Resolución 165 de 2017, y los manuales de proceso y procedimientos adoptados por la Dirección Predial se puedo evidenciar que: Que las funciones que adelanta la subgerencia de Proyectos se encuentran plenamente definidas en la Resolución 165 de 2017, visibles a folios14-15: Funciones Subgerencia de Proyectos. Director de Proyectos: folio 29. (se anexan a la auditoria). La Subgerencia de Proyectos adelanta en su dependencia un proceso general encaminado a realizar gestión de proyectos arquitectónicos y urbanísticos,

mediante el diagnostico, diseño, control y evaluación, con el fin de dar solución y contribuir al desarrollo sostenible de la ciudad de Manizales. Para tal efecto, las actividades se enmarcan en dos grupos:

DIAGNOSTICO:

o Localización. o identificación. o delimitación.

DELIMITACIÓN PLANIFICACIÓN Y DISEÑO:

o Modelo arquitectónico y urbanístico. o Modelación financiera. o Anteproyecto. o gestión del proyecto. o seguimiento y control. o ejecución física de la obra (si aplica). o análisis de proyecto.

COMO EVIDENCIAS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES SE TIENE:

o Manual procedimiento Diseño de vivienda o Manual procedimiento diseño de equipamiento o Manual de procedimiento diseño de espacio público o Manual de procedimiento planificación urbana o Manual de procedimiento demoliciones o Instructivo procedimiento demoliciones

RESULTADOS

Una vez analizada la información, se pudo evidenciar que:

1. Se evidencia una posible desactualización del manual de procesos y

procedimientos de la dirección de proyectos, ya que, si se confrontan los objetivos misionales y la visión de la empresa, así como su objeto social, con el objetivo a desarrollar en el manual de procesos, se tiene que, el proceso se restringe a “dar solución y contribuir al desarrollo sostenible de la ciudad de Manizales”. situación que limita el alcance del nuevo objeto social.

2. Del mismo modo se evidencia que algunos de los procesos específicos de la subgerencia de proyectos están enfocados exclusivamente macro-proyecto San José y a la ciudad de Manizales situación que limita el campo de operación fijado en los procesos a una determinada situación, limitación que no se encuentra en el objeto social de la entidad.

3. Se hace necesario, además, ajustar el proceso a la nueva estructura organizacional, ya que, todas las actividades que se tiene modeladas en los procesos y procedimientos se encuentran en cabeza del Director Técnico (hoy director de ejecución) y no se evidencia ninguna actividad a desarrollar por el subgerente de proyectos. (en términos generales se hace necesario determinar si el subgerente de proyectos adelanta actividades o tiene establecidas responsabilidades en los procesos que se adelantan en la subgerencia de proyectos).

4. En términos generales, no es posible hacer una trazabilidad o verificación confrontada entre las funciones principales del subgerente de proyectos, con las responsabilidades asignadas en los procesos institucionales, situación que impide determinar si se dentro de los procesos evaluados se logran los cometidos misionales de la empresa.

5. En el numeral 6.2.3 (anteproyecto) del manual de proceso y procedimientos general de la dirección técnica, se especifica “vale la pena decir que se realiza la gestión de un inversionista para la ejecución, lo cual se desarrolla en forma paralela” (sic), verificadas las funciones que corresponden en el manual de funciones del subgerente de proyectos y el director de ejecución, dicha responsabilidad no se encuentra asignada a ninguna de estas dependencias, y además, no se encuentra determinada específicamente como actividad, en el proceso, con un responsable definido.

6. De las evidencias aportadas al proceso de auditoría, y de las informaciones brindadas en la apertura de la auditoria respecto de los proceso y procedimientos que se adelantan en la subgerencia, no se evidencia actuación alguna tendiente a la estandarización de los procesos de compra de predios y expropiación, función que se encuentra en cabeza del Subgerente de Proyectos en el numeral 13 de la Resolución 165 de 2017.

7. Se evidencia en el numeral 2 de la descripción de funciones especiales de la subgerencia de proyectos en la Resolución 165 de 2017; la función asignada de: “evaluar técnica, social, ambiental y económicamente actuaciones integrales en áreas deterioradas del suelo urbano y en zonas de expansión”. En el numeral 8 se evidencia: “dirigir y diseñar estrategias que contribuyan a mitigar los impactos negativos generados por la adquisición de predios para obras de renovación urbana y por acciones de relocalización de las poblaciones afectadas, cuando sea necesario”. En el Numeral 9: “dirigir la elaboración, ejecución y seguimiento de los

planes de gestión social de los proyectos prioritarios de la empresa”. en el Numeral 10: “Dirigir y Diseñar metodologías de acercamiento a las comunidades impactadas por el desarrollo de proyectos de renovación urbana”. En el Numeral 11 “Dirigir el acompañamiento interinstitucional en el traslado de las residentes que lo requieran, así como la reubicación de las actividades productivas”. Las actividades previamente descritas, tiene una relación directa y casi similar con algunas funciones específicas que fueron asignadas por la Resolución 165 de 2017 a la dirección de gestión social entre ellas las establecidas en los numerales 1, 2, 7, 8, 9, 10, y 11, evidenciándose, además, que entre estas áreas no existe dependencia alguna, en tal sentido, se evidencia una posible colisión de funciones específicas entre estas dos áreas de la empresa.

En términos generales, se hace necesario que se verifiquen las actividades que se encuentran establecidas en la Resolución 165 de 2017, tanto para la Subgerencia de proyectos, como para la Dirección de ejecución y que paralelo a ello se establezcan los procesos y procedimientos que allí se deben adelantar, con el fin de que las funciones específicas y las responsabilidades en los procesos guarden una estrecha relación. Además, es necesario que las funciones que son asignadas por el superior jerárquico, se encuentren plenamente identificadas en el acto administrativo que las soporta. De lo expuesto la Dirección de Evaluación y Control deja la salvedad que dichas situaciones limitan el alcance de la auditoria y que, por tal motivo, se dejaran las correspondientes observaciones y recomendaciones para que se adelanten las acciones de mejora, a fin de que en la próxima auditoria sea posible realizar la verificación de actividades conforme a competencias y procesos y procedimientos aplicados. Por otro lado, se recomendará la verificación de las competencias y la redistribución de las mismas, en los procedimientos internos de la subgerencia de proyectos, además, se recomienda que sean verificadas las funciones de la Dirección de Social y la Subgerencia de proyectos a fin de establecer claramente las competencias funcionales de una y otra.

DE LOS PROCESOS EN CURSO la Subgerencia en la fase de apertura de auditoria, informó a la Dirección de evaluación y control que los proceso en curso y que se tiene actualmente en alguna de las faces que corresponden a los procesos del área son, en términos generales:

1. Proceso de Viviendas:

Unidades de ejecución: 2, 3, 4, 5 o contratos

unidad de ejecución 2 contrato 20768-007. (2014) unidad de ejecución 3 contrato 20768-008. (2014) unidad de ejecución 4 y 5 contrato 20768-02. (2015)

Unidades A y B: o Actualmente se encuentran en fase de pre-diseño y pre-factibilidad.

Unidades 14 y 20: o Proyecto de viviendas que se encuentra en fase de diseño y pre-

factibilidad económica.

Proyecto remanente: o Actualmente se encuentra en la fase de pliego de condiciones.

Unidad 6: o Se encuentra en proceso de pre-diseño.

2. Equipamientos:

a. En este proceso se encuentra el proyecto de junta de acción

comunal (san José), el proceso se encuentra en la fase de la identificación del predio.

3. Espacio público:

a. Se tiene el proyecto de mejoramiento integral de barrios, el cual se encuentra en la fase de diagnóstico y georreferenciación.

4. Planificación urbana:

a. Plan maestro:

i. Proyecto san Sebastián de desarrollo de vivienda. Intervención ERUM: (i) diagnostico, (ii) pre-diseño, (iii) pre-factibilidad.

ii. Se requirió la información de las actividades adelantadas por la ERUM para el proyecto del CISCO y a la fecha de la realización del informe la misma no fue allegada para su verificación. (para lo cual la Dirección de Evaluación y Control programa una auditoria específica a este proceso).

5. Demoliciones:

a. A la fecha de la presente auditoria se han realizado cuatro demoliciones dos en el patrimonio matriz y dos en el patrimonio VIP. Se informa que los contratos se encuentran liquidados.

b. Se informa, además, que a la fecha de la auditoria se encuentra en proceso de ejecución el contrato número 051 de 2018.

c. Se informa, además, que dentro de las bolsas del proyecto A y B se tiene 10 predios para demoler, proceso que ya tiene presupuesto, estudios previos y estudio social, se encuentra pendiente de actividades jurídicas y prediales.

d. Se informa, con cargo al patrimonio PAVIP se encuentran pendientes 42 predios para demoler, los cuales ya cuentan con (i) presupuesto, (ii) informe técnico (iii) estudios previos (iv) estudio social, se encuentra pendiente de actividades jurídicas y prediales.

Con el fin de evaluar algunas de las actividades adelantadas en la subgerencia de proyectos y poder realizar una evaluación para el control de sus actividades, le fueron entregados para revisión:

1. SUPERVISIÓN CONTRATO 20768-002 DE 2015, el cual consta de 6 tomos con un aproximado en folios de 2000, motivo por el cual no se realiza una discriminación de todos los documentos contentivos del mismo.

a. El proceso adelantado con este contrato se realiza con base en las actividades adelantadas conforme a las competencias que le corresponden a la subgerencia de proyectos, atendiendo a los manuales, procesos, procedimientos y contratos de los cuales derivan las actividades a desarrollar a fin de determinar el cumplimiento de las mismas por medio de la verificación de las evidencias aportadas son:

RESULTADOS

Verificado el contrato en mención se tiene que:

La convocatoria para el proceso licitatorio se realizó en el mes de noviembre del año 2014, convocatoria que fue realizada por la FIDUPREVISORA.

El contrato fue adjudicado al “consorcio constructor la avanzada” el día 20 de enero de 2015.

El contrato número 20768-002 de 2015 “objeto ejecución urbanística 4 y 5” fue firmado el día 25 de marzo de 2015 y en él se evidencia:

o Que la fiducia en su calidad de Administradora de los bienes de los fideicomitentes A y B. y conforme las Facultades determinadas en el contrato de fiducia patrimonio PAVIP, realiza la contratación derivada.

o Como obligaciones generales del contratista se encuentran: establecer el área acabados y numero de apartamentos. ajustar los estudios y diseños. tramitar los permisos, licencias y escrituras de los

apartamentos. tramitar licencia de urbanización y construcción. ejecutar la construcción de inmuebles y urbanismo, en las

unidades 4 y 5. Como mínimo se deben construir 268 viviendas (nueve

edificios). o Plazo 14 meses. o Valor total del contrato: $10.143.640.808. Valor por apartamento:

$37.849.406, más $1.138.364.511 precios unitarios fijos y el AIU. o Clausula decima del contrato: La supervisión será ejercida por la

ERUM ejerciendo las siguientes funciones (i) firmar el acta de inicio, el acta de liquidación del contrato y las demás que se den durante la ejecución contractual. (ii) realizar seguimiento a las actividades desarrolladas por el contratista a fin de que se pueda lograr con la ejecución del contrato. (iii) Comunicar al contratista las inconsistencias en la ejecución del contrato, con el fin de que se adopten los correspondientes correctivos. (iv) Certificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para efectos de realizar los pagos. (v) Informar a la FIDUPREVISORA las anomalías que se presenten durante la ejecución del contrato (vi) verificar los pagos de parafiscales durante la ejecución del contrato. (vii) Expedir justificaciones técnicas cuando haya lugar a adiciones o prorrogas en el contrato. (viii) Certificar cumplimiento total de la obra para ser liquidado.

De la verificación realizada a los soportes y actuaciones que se encuentran documentadas en el expediente de la supervisión del contrato se pudo constatar que el mismo fue suspendido debido a que la compañía aseguradora manifestó su intención de revocar las pólizas de garantía por el no pago de las mismas. La actuación descrita refiere a oficio de fecha 16 de mayo de 2017 (2017-691). De los expuesto, y teniendo en cuenta que en la carpeta de supervisión del contrato no se cuenta con más información del mismo, y atendiendo a lo

evidenciado en la verificación se hace necesario hizo transversal la auditoria y solicitó a Secretaria General las actuaciones realizadas con la suspensión Contractual, además, se requirió de nuevo a la Subgerencia de Proyectos para que informará respecto del pago de las facturas 10 y 11 presentadas por el Consorcio APP LA AVANZADA. (información que a la fecha del presente informe no fue allegada, para lo cual se realizara Auditoria específica a este proceso en la secretaria general de la entidad). Por tal motivo, se recomendará a la Subgerencia de Proyectos que todas las actuaciones correspondientes a la ejecución contractual del contrato 20768-002 de 2015, queden soportadas en la carpeta de supervisión, y que, en la misma, se evidencie el estado actual del proceso de ejecución contractual tal y como se dispone en la cláusula séptima del contrato 20768-002 de 2015. Se evidencia además, que en la carpeta de supervisión del contrato, no se evidencia el acta por medio del cual las partes dan por suspendido el contrato, o la actuación unilateral de la empresa para hacerlo, indicándose el soporte de la suspensión del contrato, el estado en que el mismo se encontraba al momento de ser realizada la suspensión, tal y como lo dispone la cláusula decima numeral 1: firmar el acta de inicio, el acta de liquidación del contrato y las demás que se den durante la ejecución contractual. Tampoco se evidencia en la carpeta de supervisión las gestiones previas adelantadas con el contratista a fin de comunicar las inconsistencias y poder llevar a cabo las acciones correctivas, numeral 3 clausula decima del contrato. En los términos expuestos se hace necesario recomendar que:

1. Para efectos de la auditoria, se recomienda que se tengan todos los soportes que evidencien las actividades adelantadas en el proceso auditado.

2. Que se remita la información solicitada dentro de manera oportuna para efectos de adelantar el proceso.

3. Cumplir con lo dispuesto en el contrato y levantar las actas que den cuenta de las actividades desarrolladas.

4. Desarrollar las actuaciones conforme a las prescripciones de tipo clausular previo a las decisiones de suspensión contractual.

2. SUPERVISIÓN CONTRATO NÚMERO 051 DE 2018 (DEMOLICIÓN

COLEGIO Y CASA).

Documentos o evidencias que reposan en el expediente de la supervisión:

o Estudio de oportunidad y conveniencia. o Invitación abierta de fecha 05 de marzo de 2018 ERUM IA 011-2018. o Acta de cierre y aperturas sobre invitación abierta de fecha 05 de

marzo de 2018, ERUM IA 011-2018. o Informe de evaluación invitación abierta ERUM IA -2018 de fecha 07

de marzo de 2018. o acta de entrega y recibo de inmueble firmado por las señoras MARIA

ALEJANDRA VALENCIA COLLAZOS y la señora LUZ DARY DIAZ VARGAS.

o Acta de entrega para demolición firmado por las señoras MARIA ALEJANDRA VALENCIA COLLAZOS y el señor CARLOS ANDRES FRANCO T. la cual se encuentra en dos copias originales en la carpeta.

o Oficio del 08 de marzo de 2018 por medio del cual CASTRO FLOREZ SAS remite la información del personal para la ejecución de la obra.

o Acta de adjudicación y aceptación de la obra (acta No. 051-2018. o Acta de inicio del 09-03-2018 firmada por el representante del

contratista y el supervisor delegado por la ERUM. o En el expediente no reposan los comprobantes del pago de

estampillas, ni las pólizas de seguro, ni el acta de aprobación de las estampillas.

RESULTADOS Verificada la información contenida en el expediente de supervisión la Dirección de evaluación y control pudo evidenciar que se tienen algunas deficiencias en dos temas específicos: (i) En las formalidades que corresponden a los soportes y las actuaciones que soportan. (ii) En el cumplimiento del proceso institucional para demoliciones. Las posibles deficiencias son: En las formalidades corresponden a los soportes: Verificadas las actas de entrega se pudo evidenciar que existen dos tipos de actas diferentes, (a) las actas por medio de las cuales los dueños de los inmuebles o sus apoderados debidamente identificados, entrega a la empresa ERUM los inmuebles para efectos de poder llevar a cabo sobre estos el proceso de demolición, (b) las actas por medio de las cuales la empresa ERUM entrega al contratista encargado de la demolición, el inmueble para el cumplimiento del objeto contractual.

Verificadas las actas que reposan en el expediente se pudo evidenciar, que el acta de entrega de inmueble, que se suscribe, entre la empresa ERUM y la titular del dominio del inmueble, su apodero o el dueño de las mejoras, tiene las siguientes observaciones:

No se evidencia dentro del expediente la potestad o facultad otorgada la señora MARIA ALEJANDRA VALENCIA COLLAZOS para que en nombre de la ERUM pueda recibir los inmuebles para efectos de la demolición.

No se evidencia dentro del documento acta en que calidad actúa la señora LUZ DARY DIAZ VARGAS, pues si bien en el mismo aparece como promitente vendedora, nada se indica si lo que está vendiendo es la titularidad del dominio, mejoras o actúa como apoderada de alguien más.

Se evidencia que si bien lo que se realiza es un acta de entrega del inmueble para demolición, por el clausulado, parece que se tratara de una promesa de venta.

Verificada otra de las actas que reposan en el expediente, se pudo evidenciar, que el acta de entrega de inmueble que se suscriben entre la empresa ERUM y la empresa CASTRO FLORES S.A.S, tiene las siguientes observaciones:

No se evidencia dentro del expediente la potestad o facultad otorgada la señora MARIA ALEJANDRA VALENCIA COLLAZOS para que en nombre de la ERUM pueda entregar inmuebles propiedad de la FIDUPREVISORA, para efectos de la demolición.

En el acta no se indica la calidad del señor CARLOS ANDRES FRANCO T en el encabezado de la misma, solo en la firma se indica que lo hace como representante legal.

El parágrafo primero y el segundo hacen alusión a una compraventa, cuando lo que se esta es haciendo entrega de un bien inmueble para efectos de cumplir con el contrato de demolición.

CUMPLIMIENTO DEL PROCESO INSTITUCIONAL PARA DEMOLICIONES Para efectos de llevar a cabo este proceso de evaluación la Dirección de Evaluación y Control, tomó como base el Manual Procedimiento de Demoliciones y lo confrontó con las actuaciones que fueron adelantadas por la Subgerencia de Proyectos en el proceso de supervisión del contrato de No. 051 de 2018, evidenciándose lo siguiente:

Si bien, se observa en el expediente que el día 09 de marzo de 2018 le fue entregado el inmueble al contratista por medio de acta, y que el día 09-03-2018 se realizó el acta de inicio; no se evidencia dentro del expediente actuación alguna de la ejecución contractual.

Se evidencia que mediante correo electrónico de fecha 15 de marzo de 2018 el Director de Ejecución le envía correo electrónico a la Doctora Natalia Gutiérrez Arcos con el fin de que se adelanten las gestiones necesarias para que se realice la entrega del inmueble con ficha (01-03-02400002000), ya que el mismo no ha sido entregado al contratista a pesar de haberse firmado el acta de inicio el día 09 de marzo, con plazo de ejecución de un mes a partir de dicha fecha. En tal sentido, no se evidencia a la fecha del presente informe que en la carpeta de supervisión se encuentre soportada la entrega de dicho inmueble por medio de acta al contratista, ni se evidencia, suspensión del contrato o prorroga del mismo. En tal sentido, se harán las recomendaciones del caso a fin de que se tengan en cuenta estas observaciones.

En el acta de entrega del inmueble realizada por la señora LUZ DARY DIAZ VARGAS. a la empresa ERUM se indica que dicho inmueble se recibe a satisfacción libre de toda perturbación y con comprobante de cancelación de servicios públicos. Lo que no se evidencia dentro del expediente es el cumplimiento de la actividad número 4 referida a la inspección para la verificación de la información descrita en el acta, de la cual se deriva la entrega a satisfacción.

Dentro de las políticas fijadas para el proceso de demoliciones se determina como un deber, cumplir con el requisito de señalización y vigilancia informal del predio a demoler a cargo del contratista. De la verificación a los documentos contentivos del contrato se pudo evidenciar que estas dos actividades no se encuentran como obligación contractual a cargo del contratista.

Previo al acta de entrega formal de inmueble al contratista, el procedimiento de demoliciones indica que se debe realizar una inspección al inmueble con el fin de realizar una evaluación de riesgos, a cargo del funcionario de la dirección técnica, (actividad No.5) verificados los documentos contentivos del expediente no se evidencia esta actividad.

En tal sentido, se hace necesario que sean verificados tanto los documentos que soportan las actividades, como las actividades mismas del proceso de demolición, y se recomendara, además, que la ejecución y el cumplimiento de dicho contrato sea evaluado por la Secretaria General de la Entidad, con el fin de que se ajusten algunos temas del tipo legal.

GRADO DE AVANCE GENERAL ACLARACIONES A LA AUDITORIA. En la presente auditoria se deja claro que, es necesario y urgente realizar el proceso de actualización de los procesos y procedimientos conforme a la nueva estructura organizacional descrita en la Resolución 165 de 2017, situación que limitó en gran medida el proceso de auditoría.

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda actualizar el manual de procesos y procedimientos de la dirección de proyectos, e incluir en el mismo las tareas asignadas al subgerente de proyectos.

2. Del recomienda verificar los procesos específicos de la subgerencia de proyectos que están enfocados exclusivamente macro-proyecto San José y a la ciudad de Manizales a fin de establecer si ello limita el objeto social.

3. Se recomienda, ajustar el proceso a la nueva estructura organizacional, ya que, todas las actividades que se tiene modeladas en los procesos y procedimientos se encuentran en cabeza del Director Técnico (hoy director de ejecución) y no se evidencia ninguna actividad a desarrollar por el subgerente de proyectos. (en términos generales se hace necesario determinar si el subgerente de proyectos adelanta actividades o tiene establecidas responsabilidades en los procesos que se adelantan en la subgerencia de proyectos).

4. Se recomienda hacer una trazabilidad o verificación confrontada entre las funciones principales del subgerente de proyectos, con las responsabilidades asignadas en los procesos institucionales, a fin de que ello no impida determinar si se dentro de los procesos evaluados se logran los cometidos misionales de la empresa.

5. Se recomienda verificar el numeral 6.2.3 (anteproyecto) del manual de proceso y procedimientos general de la dirección técnica, donde se especifica “vale la pena decir que se realiza la gestión de un inversionista para la ejecución, lo cual se desarrolla en forma paralela” (sic), y entrar a determinar que funcionario es el encargado de esta gestión en el proceso.

6. se recomienda levantar el correspondiente acto administrativo o política institucional para la estandarización de los procesos de compra de predios y expropiación, función que se encuentra en cabeza del Subgerente de Proyectos en el numeral 13 de la Resolución 165 de 2017.

7. Se recomienda que los numerales 2, 8, 9: y 10: de las funciones asignadas en la Resolución 165 de 2017 a la dirección de Proyectos sean confrontadas con las funciones de gestión social entre ellas las establecidas en los numerales 1, 2, 7, 8, 9, 10, y 11, a fin de que no se presente una posible colisión de funciones específicas entre estas dos áreas de la empresa.

8. Se requiere realizar una auditoria especifica al proyecto CISCO, para lo cual la Dirección de Evaluación y Control programa una auditoria específica a este proceso.

9. Se recomienda que la carpeta de supervisión del contrato cuente con toda la información del mismo, incluidas todas las acciones que se derivan de la supervisión.

10. Se recomienda que se soporte en la carpeta de supervisión del contrato de demolición el acta por medio del cual las partes dan por suspendido el contrato, o la actuación unilateral de la empresa para hacerlo, indicándose el soporte de la suspensión del contrato, el estado en que el mismo se encontraba al momento de ser realizada la suspensión, tal y como lo dispone la cláusula decima numeral 1.

11. Se recomienda que en la carpeta de supervisión queden todas las gestiones previas adelantadas con el contratista a fin de comunicar las inconsistencias y poder llevar a cabo las acciones correctivas, numeral 3 clausula decima del contrato.

12. Para efectos de la auditoria, se recomienda que se tengan todos los soportes que evidencien las actividades adelantadas en el proceso auditado.

13. Se recomienda que remita la información solicitada de manera oportuna para efectos de adelantar el proceso de auditoría.

14. Se recomienda dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en los contratos y levantar las actas que den cuenta de las actividades desarrolladas en la etapa de ejecución contractual y liquidación del mismo.

15. Se recomienda que en las actas de entrega de inmuebles para demolición que soportan estas actividades en el expediente, la potestad o facultad con que actúan las partes en dicho acto, queden plenamente descritas.

16. Se recomienda revisar el acta de entrega del inmueble para demolición, y verificar el clausulado a fin de que se tenga claridad respecto del tipo de acto que se está formalizando.

17. Se recomienda dejar trazabilidad del proceso a fin de tener soportes respecto a la ejecución contractual.

18. Se recomienda que previo a la contratación para demoliciones se tengan las actas de entrega de los inmuebles a demoler, esto con el fin de que no sea necesario prorrogar los contratos o suspenderlos a causa de la no entrega de los mismos.

19. Se recomienda levantar el acta de inspección al inmueble para la verificación de la información que será consignada en el acta de entrega y que la misma sea soporte necesario para la entrega y el recibido a satisfacción.

20. Se recomienda que, si en los contratos de demolición, no se van a fijar como requisitos de la demolición, la señalización y vigilancia informal del predio a demoler a cargo del contratista, que sea retirada esta actividad del procedimiento de demoliciones.

21. Se recomienda realizar inspección previa al inmueble que se va a demoler con el fin de realizar una evaluación de riesgos, a cargo del funcionario de la dirección técnica, (actividad No.5) del proceso de demolición.

OPINIONES DEL AUDITADO:

OPINIONES Y/O OBSERVACIONES.

PLAN DE MEJORAMIENTO: De las observaciones dejadas en la presente auditoría el funcionario responsable deberá suscribir un plan de mejoramiento en el formato F-CG-23, el cual debe ser enviado a la oficina de control interno en el término de 10 días. Atentamente, JHON DAVID FLOREZ CANO Directo de Evaluación y Control.