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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS

INSTITUCIONALES E INTERNOS SUBDIRECCIÓN FINANCIERA – SECCIÓN DE CONTABILIDAD

AÑO: 2014

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Sección de Contabilidad - Subdirección Financiera - Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala

Autoridades

Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General

Héctor Alfredo Ruíz Fuentes

Director Ejecutivo

Cuerpo de Asesores

Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero

Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva

Asesora de Recursos Humanos

Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica

Colaboración

Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno

Lic. Álvaro Augusto Álvarez Diéguez

Subdirector Financiero

Guatemala, Mayo 2014

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ÍNDICE GENERAL

Sección de Contabilidad - Subdirección Financiera

Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala

i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y

Descripción de puestos. 12

ix. Normas Específicas. 14

1. Solicitud, operación y aplicación del Fondo Rotativo Institucional del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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1.1. Procedimiento. 16 1.2. Flujograma. 18

2. Liquidación y reposición de Fondos Rotativos Internos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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2.1. Procedimiento. 20 2.2. Flujograma. 21

3. Liquidación y reposición de Fondo Rotativo Institucional del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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3.1. Procedimiento. 23 3.2. Flujograma. 24 4. Anexos. 25

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INTRODUCCIÓN El Manual normas y procedimientos de administración de fondos rotativos institucionales e internos, ha sido actualizado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, los procesos básicos y operativos que facilitarán el uso, manejo, control, administración y ejecución del mismo, y que constituyen el cumplimiento de las metas financieras establecidas por la institución. Por ser un instrumento de consulta organizacional1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del

mismo, con el personal de la institución.

1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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OBJETIVOS

GENERAL El presente Manual tiene como objetivo principal fortalecer las operaciones que se realizan en la Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad-, con el propósito de garantizar la disponibilidad financiera de las Unidades Administrativas del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, a través del manejo eficiente de los Fondos Rotativos a cargo de la Institución.

ESPECÍFICOS 1. Establecer normas internas que regulen el desarrollo de las actividades de consolidación,

habilitación y reposición de los Fondos Rotativos.

2. Definir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que participa en los procesos de consolidación, habilitación y reposición de los Fondos Rotativos.

3. Establecer filtros de revisión y análisis para evitar errores.

4. Representar gráficamente los procesos que intervienen en el desarrollo de las actividades

de consolidación, habilitación y reposición de los Fondos Rotativos.

5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal de la Sección de Contabilidad.

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JUSTIFICACIÓN

Es importante señalar que los Manuales de procedimientos son la base de los sistemas de calidad y de mejoramiento continuo de la eficiencia y eficacia de una Institución; por tal razón la actualización del presente trabajo surge de la necesidad de mejorar los procesos administrativos de fondos rotativos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad en los procesos, optimizar recursos, entre otros.

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ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan

relación en cuanto a las actividades de consolidación, habilitación y reposición de los Fondos Rotativos que se operan en la Subdirección Financiera a través de la Sección de Contabilidad del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada funcionario y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

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DISPOSICIONES LEGALES

1. Constitución Política de la República de Guatemala.

2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Acuerdo Ministerial, número 06-98, Ministerio de Finanzas Públicas. 4. Acuerdo Ministerial No. 10-2012 del Ministerio de Finanzas Públicas del 13 de enero de

2012. 5. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE

GUATEMALA

Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

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DEFINICIONES FONDO ROTATIVO Según Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 2 –Objeto- “el fondo rotativo es una disponibilidad en efectivo que sitúa el Ministerio de Finanzas Públicas –MFP-, a través de la Tesorería Nacional, a las Instituciones del Estado dependientes del Organismo Ejecutivo, para agilizar los gastos menores y se opere como fondo revolvente, de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria, destinado a cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía que por su naturaleza no pueden esperar

el trámite normal de la orden de pago a través del Comprobante Único de Registro (CUR); cuya suma se restablecerá periódicamente en su monto original, en una cantidad equivalente al total de los desembolsos efectuados”.

FORMULARIO (FR03) Es el documento donde se listan y liquidan los gastos realizados por las Unidades Administrativas, por medio del fondo rotativo; ingresando toda la información en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- WEB, en lo que se refiere a número de partida o renglón presupuestario, número de factura, número de identificación tributaria –NIT-, y monto de la compra.

FORMULARIO (FR02) Es el documento donde se consolidan todos los gastos liquidados por las Unidades Administrativas, descritos en el formulario (FR03).

LIQUIDACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS Representa una integración de gastos realizados por la Unidades Administrativas, los cuales deben

registrarse en el formulario (FR03) generado en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- WEB, trasladando al Subdirector Financiero para la aprobación de los gastos, una vez aprobado el desembolso se consolidan los gastos del (FR03) a través del formulario (FR02) en SICOIN WEB; posteriormente se elabora el Comprobante Único de Registro –CUR- y se archiva.

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RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.

DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá de las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas4.

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Planifica, coordina, registra y controla la ejecución presupuestaria del CONJUVE; también se encarga de dar cumplimiento a los compromisos de carácter constitucional e institucional programados en las obligaciones presupuestarias de las obligaciones del Consejo. Deberá estar actualizado en las leyes que rigen el quehacer de la Subdirección manteniéndose en constante capacitación5.

2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.

3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en

funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14.

5 Ibid, página 15.

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SECCIÓN DE CONTABILIDAD Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas las actividades relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones requeridas por la Institución. Establece y coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las políticas específicas del CONJUVE. Revisa, analiza y evalúa papelería de información financiera para la ejecución de gastos6.

6 Ibid, página 16.

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NORMAS ESPECÍFICAS 1. Es responsabilidad de la Dirección General, autorizar el trámite de solicitud del Fondo Rotativo

Institucional ante la Tesorería Nacional, el cual debe justificar la necesidad de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

2. La Tesorería Nacional previo análisis presupuestario, fijará el monto y aprobará mediante resolución, la constitución del Fondo Rotativo Institucional.

3. La constitución e incremento de los Fondos Rotativos Internos, únicamente podrán ser

autorizados mediante resolución emitida por la Dirección General de acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones que las mismas establezcan.

4. El Fondo Rotativo Institucional autorizado por la Tesorería Nacional, en ningún caso podrá

exceder del cinco por ciento (5%) de la sumatoria de la asignaciones presupuestales.

5. Es responsabilidad de la Subdirección Financiera liquidar el Fondo Rotativo Institucional ante la

Tesorería Nacional antes de 31 de diciembre de cada año, debiendo adjuntar el comprobante de devolución de los saldos no utilizados en la cuanta monetaria a la que se indique.

6. Los Encargados de los Fondos Rotativos Internos, son los responsables del manejo y

liquidación los gastos ante la Subdirección Financiera del Consejo, para tal efecto utilizarán el formulario (FR03) generado en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- web, adjuntando los documentos de respaldo para la aprobación de los gastos.

7. Los Encargados de los Fondos Rotativos Internos, son los responsables de verificar que todos

los documentos estén debidamente firmados y sellados.

8. Es responsabilidad del Subdirector Financiero revisar el contenido del formulario (FR03), así como la documentación de respaldo y de estar conforme, lo aprueba en el SICOIN WEB.

9. El Contador General es el responsable de consolidar los gastos descritos en el (FR03) a través

del formulario (FR02) en SICOIN WEB, posteriormente elabora y aprueba el Comprobante Único de Registro –CUR- de gasto.

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SOLICITUD, OPERACIÓN Y APLICACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE-

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

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PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, operación7 y aplicación8 del Fondo Rotativo Institucional del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 2 Inicia: Subdirección Financiera Finaliza: Subdirección Financiera

Departamento Puesto Paso No. Actividad

Subdirección Financiera

Subdirector Financiero 1

Solicita a la Dirección General la autorización y aprobación para constituir un Fondo Rotativo Institucional.

Dirección General Director (a) General 2

Recibe, revisa y analiza solicitud9 de habilitación del Fondo Rotativo Institucional; si todo estuviera bien firma y sella de autorización, en caso contrario devuelve a la Subdirección Financiera para correcciones.



Recibe solicitud autorizada por la Dirección General, y previo a enviarlo a la Tesorería Nacional, la envía al departamento de Contabilidad del Estado. (Se solicita simultáneamente en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- a la Tesorería Nacional).

Contabilidad del Estado Responsable 4

Recibe solicitud de creación y habilitación del Fondo Rotativo Institucional, seguidamente ingresa los datos al sistema y elabora el Comprobante Único de Registro –CUR-.

Tesorería Nacional Responsable

5 Recibe y analiza las asignaciones presupuestales10, por consiguiente transfiere los recursos y notifica al responsable del Fondo Rotativo Institucional.

6 Recibe la notificación que aprueba el Fondo Rotativo Institucional.

7 Elabora resolución que aprueba la distribución del Fondo Rotativo Institucional11 a las diferentes Unidades Administrativas.

Dirección General Director (a) General 8

Recibe notificación y traslada a la Subdirección Financiera. (Por resolución de la Autoridad Jerárquica Superior se constituirá con cargo al Fondo Rotativo Institucional, los fondos rotativos internos).

7 El Fondo rotativo constituye un anticipo de la Tesorería Nacional para cubrir gastos urgentes, que no forma parte ni constituirá un incremento a las

asignaciones presupuestales y cuya liquidación deberá hacerse al final de cada año. (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 3, Operación). 8 El Fondo rotativo será aplicable a la Presidencia de la República, sus Secretarías y a otras de sus dependencias, a los Ministerios de Estado y a las

demás Unidades Ejecutoras del Organismo Ejecutivo (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 4, Ámbito de Aplicación). 9 Las Instituciones del Organismo Ejecutivo, están autorizadas para el manejo de fondos con cuentadancia otorgada por la Contraloría General de

Cuentas, mediante solicitud escrita podrán tramitar ante la Tesorería Nacional la constitución de su fondo rotativo institucional (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 5, Solicitud de fondo rotativo institucional). 10

La Tesorería Nacional previo al análisis de las asignaciones presupuestarias, fijará el monto y aprobará mediante resolución, la constitución del fondo rotativo institucional (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 6, Autorización del Fondo Rotativo Institucional). 11El Fondo rotativo institucional no podrá exceder del (5%) de la sumatoria de las asignaciones presupuestarias. (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 7, Constitución y destino del Fondo Rotativo Institucional), pudiendo solicitar una ampliación del fondo ante la Tesorería Nacional comprobando la necesidad de dicho incremento, siempre que el mismo no sobre pase el 5% fijado en el artículo 7.

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Solicitud, operación y aplicación del Fondo Rotativo Institucional del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 2 Inicia: Subdirección Financiera Finaliza: Subdirección Financiera




9 Recibe, revisa, analiza los documentos que amparan la habilitación del Fondo Rotativo Institucional, y procede constituir los fondos internos12 de acuerdo a las necesidades de la institución.

10 Habilita el fondo en el SICOIN WEB, de acuerdo con el monto autorizado.

11 Elabora oficio dirigido al Banco de Guatemala, indicando el traslado de fondos a la Unidad Ejecutora.

12 Se notifica a los responsables de la constitución de los Fondos Rotativos Internos.

12

Únicamente podrán efectuarse gastos programados en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado correspondientes a los siguientes grupos y renglones: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3 con excepción de los renglones 321, 325 y 327; y también podrá afectarse los renglones 411, 412, 419, 423, 425 y 426 correspondientes al Grupo 4. (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 9, Gastos con cargo a fondos rotativos).

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FLUJOGRAMA

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LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS INTERNOS DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA DE GUATEMALA

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Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Liquidación y reposición de Fondos Rotativos Internos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1/1 Inicia: Subdirección Administrativa / Subdirección Financiera

Finaliza: Subdirección Financiera


Subdirección Administrativa / Subdirección

Financiera

Responsable del Fondo rotativo

Interno 1

Elabora el listado de rendición del fondo en formulario FR0313 ver anexo I generado en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN WEB-, adjuntando todos los comprobantes que respalden los gastos realizados; así como el documento de conformidad por parte de los solicitantes si hubiera. 14


Contador General 2

Recibe, revisa y analiza el listado de rendición del fondo versus los comprobantes de pago, si todo estuviere correcto lo firma y lo envía al Subdirector Financiero para aprobación (solicitando la reposición del fondo), en caso contrario devuelve al responsable del fondo para realizar las correcciones o completar la documentación que se encuentre pendiente.



Recibe, revisa y analiza el listado de rendición del fondo, si todo estuviere correcto aprueba el gasto en el SICOIN WEB, en caso contrario devuelve para correcciones. (En los dos casos traslada al Contador General).


Contador General 4

Recibe el listado de rendición del fondo autorizado con visto bueno por parte del Subdirector Financiero, y procede a consolidar el fondo rotativo por medio de del formulario FR0215 generado en el SICOIN WEB, elabora el Comprobante Único de Registro –CUR- y archiva.



5 Verifica la nota de crédito en el Banco de Guatemala –BANGUAT-.

6 Hace el traslado de fondos del BANGUAT al Banco de Desarrollo Rural, S.A. -BANRURAL-.

13

Es el documento donde se alistan y se liquidan los gastos realizados por las Unidades Administrativas por medio del Fondo Rotativo. Por lo que ingresa toda la información inherente a la compra en el SICOIN WEB. 14

Los Fondos Rotativos Internos de cada dependencia del Organismo Ejecutivo, se liquidaran ante su respectiva Unidad de Administración Financiera (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 12, Liquidación de los fondos rotativos, tercer párrafo). 15

Es el documento donde se consolidan todos los documentos liquidados por las Unidades Administrativas a Contabilidad.

21

FLUJOGRAMA

22

LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA DE GUATEMALA

23


Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Sección de Contabilidad- Título del Procedimiento: Liquidación y reposición del Fondo Rotativo Institucional del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE-, Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1/1 Inicia: Subdirección Financiera – Contador General

Finaliza: Subdirección Financiera – Subdirector Financiero.



Contador General

1 Revisa los listados de rendición del fondo, según el formulario FR03 de los fondos rotativos internos; así como los documentos adjuntos.

2

Con la información de los listados de rendición de los fondos internos, procede a consolidar los mismos por medio del formulario FR02 en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN WEB- la cual presenta en un resumen de los gastos del Fondo Rotativo Institucional16.

3 Firma el formulario FR02. 4 Archiva el formulario FR02.

5 Con la información del formulario FR02 se genera el Comprobante Único de Registro –CUR-, y se procede a hacer la reposición del Fondo Rotativo Institucional.

6 Registra en el SICOIN WEB la ejecución presupuestaria de gastos en la modalidad de regularización.

7 Firma el CUR, y traslada al Subdirector Financiero para autorización.



8

Recibe, revisa y analiza el CUR, si todo estuviere correcto lo firma y da solicitud de pago. (Devuelve para su archivo), en caso contrario traslada para correcciones. (En los dos casos devuelve al Contador General).

9 Envía por los medios establecidos, la información del CUR al departamento de Contabilidad del Estado quien verificará el CUR y trasladará para pago a la Tesorería Nacional para su rembolso.

10 Recibe nota de crédito del Banco de Guatemala, referente a la reposición del Fondo Rotativo Institucional.

16

Los Fondos Rotativos Institucionales, deberán ser liquidados y entregados a la Tesorería Nacional antes del 31 de diciembre de cada año, debiendo adjuntar el comprobante de devolución de los saldos no utilizados en la cuenta monetaria a la que se indique (Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 12, Liquidación de los fondos rotativos, primer párrafo).

24

FLUJOGRAMA

25

ANEXOS

26

ANEXO I

28

Presidencia de la República de Guatemala

Guatemala – Julio 2,014- Subdirección Financiera – Sección de Contabilidad

Manual de Normas y Procedimientos de Administración de Fondos Rotativos Institucionales e Internos

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