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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 27/04/05

MPR19010003B

Versión 04

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE

CAJA CHICA EN AREAS CENTRALES

© Derechos Reservados 2005 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Dirección de Administración Gerencia de Control de Pagos. Calle Javier Barros Sierra No. 515 P.B., Col. Lomas de Santa Fe. Delegación Álvaro Obregón, México, D.F., C.P. 01219, Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Administración y dándole el crédito correspondiente.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL

FONDO FIJO DE CAJA CHICA EN ÁREAS CENTRALES

HOJA DE AUTORIZACION


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SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de

Emisión

1 2 (Portada) Dirección por cambio de edificio SEDE:

Calle Javier Barros Sierra No. 515 P.B., Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón, México, D.F., C.P. 01219, Tel. 52-70-12-00

09-06-2003

1 TODAS

No. de control por actualización de No. de área:

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09-06-2003

2 TODAS En todos los casos que se cite “Gerencia de Control de Pagos y Transferencias Interbancarias”, será sustituido por “Gerencia de Control de Pagos”.

16-10-2003

3 TODAS No. De control por actualización de No. de área:

MPR19010003B

26-04-2005

3 5-7 Se modificaron las políticas por cambios sustantivos. 26-04-2005


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CONTENIDO

Número Tema Página

1. Objetivo 4

2. Alcance 4

3. Referencias 4

4. Políticas 5

5. Responsabilidades 8

6. Definiciones 8

7. Método de Trabajo 9

7.1 Diagrama de Flujo 9

7.2 Descripción de Actividades 10

8. Registros 12

9. Anexos 12


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1. OBJETIVO

Establecer una guía administrativa que permita estandarizar el criterio de operación en la utilización de los Fondos Fijos de Caja Chica; así como en la vigilancia del tramite de la comprobación y reposición de los mismos, para que éste se efectúe dentro de las normas administrativas, contables y presupuéstales establecidas.

2. ALCANCE

Este manual de procedimientos es de aplicación general para la solicitud, autorización y uso de los Fondos Fijos de Caja Chica en la Institución, dentro de un marco de racionalización administrativa y disciplina presupuestal que las condiciones actuales demandan.

3. REFERENCIAS

3.1 Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos GUI19010001A. 3.2 Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9000-IMNC-2000), requisito 7 Realización del

Servicio. 3.3 Manual de la Calidad de la Dirección de Administración, sección 7 Realización del

Servicio. 3.4 Procedimiento para la Elaboración de Documentos (PGC19000001B).

3.5 Ley del Impuesto Sobre la Renta.

3.6 Ley del Impuesto al Valor Agregado.

3.7 Código Fiscal de la Federación.

3.8 Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

3.9 Diario Oficial de la Federación.

3.10 Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para cada Ejercicio.

3.11 Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

3.12 Normas y Políticas Institucionales para el ejercicio del gasto.

3.13 Oficio Circular No. 308-A .0091 de la Unidad de Servicio Civil de la Secretaria de

Hacienda y Crédito Público. (Responsabilidades Generales de los Oficiales Mayores de las Dependencias y sus equivalentes en las Entidades).

3.14 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.


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4. POLITICAS 4.1 Con la finalidad de propiciar en las diversas áreas en la Institución la continuidad en el

desempeño de las actividades encomendadas a las mismas, se ha considerado por parte de la Dirección de Administración la conveniencia de dotarlas de un Fondo Fijo de Caja Chica, que les permita solventar los requerimientos de gastos menores que exigen liquidez inmediata sin deterioro de los mecanismos de control interno establecidos en la Institución.

4.2 Las áreas de la Institución de posniveles Dirección, Subdirección y Gerencia, podrán

solicitar por escrito a la Gerencia de Control de Pagos, la asignación de un Fondo Fijo de Caja Chica, de acuerdo a la disponibilidad de los conceptos presupuéstales que maneje, para satisfacer sus necesidades de operación; justificando plenamente la utilización del mismo.

4.3 La Gerencia de Control de Pagos, deberá evaluar la justificación para determinar si

procede y autorizar la asignación del Fondo Fijo de Caja Chica, así como el monto o incremento al mismo.

4.4 La Dirección de Administración a través de la Gerencia de Control de Pagos, deberá

informar oportunamente a la Contraloría General, el nombre de las áreas a las que se les autorizó un Fondo Fijo de Caja Chica, así como el importe del mismo, con el propósito de que la Auditoria General, realice las revisiones que estime procedentes.

4.5 La Dirección de Administración a través de la Gerencia de Control de Pagos, en caso de

requerirse, deberá informar oportunamente al Órgano Interno de Control de la Institución, el nombre de las áreas a las que se les autorizó un Fondo Fijo de Caja Chica, así como el importe del mismo, con el propósito de que la Auditoria General, realice las revisiones que estime procedentes.

4.6 La disposición de los recursos debe aplicarse a cubrir los gastos que serán

indispensables para cumplir con las funciones que el área solicitante tenga asignadas, apegándose a los lineamientos establecidos por el Ejecutivo Federal en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y a las disposiciones establecidas en las circulares emitidas por la Dirección General, para el ejercicio en que se otorgue.

4.7 Invariablemente, al utilizar los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, deberán apegarse

a las políticas y procedimientos establecidos en este Manual y en las circulares emitidas para el ejercicio y control de Presupuesto de Operación.

4.8 Cada área deberá nombrar un responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica y

comunicarlo por escrito a la Gerencia de Control de Pagos con copia a la Contaduría General.

4.9 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, será quien firme el “Recibo de Dotación”

(formato 02-87-1) y la comprobación de gastos para su reembolso, con el visto bueno del titular del área.


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4.10 Las adquisiciones o gastos que se solventen con el Fondo Fijo de Caja Chica, deberán ser exclusivamente por aquellos conceptos presupuéstales que les fueron autorizados y una vez verificados los siguientes datos:

4.11 Tener disponibilidad en el concepto a ejercer a fin de no exceder la dotación

asignada para el mismo.

4.12 No afectar conceptos presupuéstales que estén asignados o sean responsabilidad de otra área.

4.13 No deberá utilizarse para asuntos personales ni para otorgar préstamos al

personal. “El fondo fijo que recibe se integra con recursos públicos, por lo que su ejercicio y aplicación se rigen por las disposiciones administrativas y legales del gasto publico y su disposición deberá realizarse con estricto apego a criterios de eficiencia y eficacia por parte de quien solicita, autoriza y administra tales recursos.

4.14 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá asegurarse que los

comprobantes que amparen las erogaciones, cumplan con los requisitos fiscales que establece la Ley y sello de Control Presupuestal con número de concepto y área. Debe cuidarse que el sello no cubra datos o importes.

4.15 Será responsabilidad del titular del área al que se le asigne un Fondo Fijo, vigilar

la procedencia de efectuar cada gasto y autorizar los comprobantes respectivos. 4.16 El importe de los gastos que excedan el presupuesto autorizado para los

conceptos que integral el Fondo Fijo de Caja Chica, serán considerados como responsabilidad personal del funcionario que los haya autorizado.

4.17 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá exigir el (los) comprobante

(s) en un plazo máximo de 24 horas, a partir de que haya entregado el efectivo para realizar gastos y notificar al titular del área, sobre aquellos que no han sido comprobados a efecto de que se tomen las medidas pertinentes.

4.18 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá custodiarlo adecuadamente,

junto con los comprobantes y vales que amparan las erogaciones efectuadas, ya que en el caso en que este se reporte como extraviado o robado deberá ser reintegrado o de lo contrario se descontara de las percepciones nominales del responsable del manejo del mismo.

4.19 Invariablemente los gastos efectuados deberán ser comprobados y registrados

contablemente en el mismo mes en que se ejercieron. 4.20 Para fines del trámite de reposición del Fondo las áreas solicitantes deberán

designar a un responsable y notificarlo a la Gerencia de Control de Pagos, esto permitirá un mejor control y agilización en la gestión de cobro.


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4.21 El Módulo de Servicios Bancarios, solo proporcionará el importe de la Dotación del Fondo Fijo de Caja Chica, mediante un recibo autorizado por la Gerencia de Control de Pagos.

4.22 El Módulo de Servicios Bancarios, solo proporcionará el importe del reembolso

contra la presentación y entrega del formato “Comprobación de Gastos” (formato 02-1694-1), con los comprobantes adjuntos, debidamente autorizados por la Gerencia de Control de Pagos, Gerencia de Control Presupuestal y la Contaduría General.

4.23 La Contaduría General es responsable de realizar oportunamente las afectaciones

contables derivadas de las operaciones que origine el uso del Fondo Fijo de Caja Chica.

4.24 Mensualmente, la Gerencia de Control de Pagos deberá conciliar contra los

registros de la Contaduría General, las cuentas deudoras por este concepto y el nombre de los responsables que tengan a su cargo Fondos Fijos de Caja Chica.

4.25 Deberá observarse que la duración máxima de utilización de un Fondo Fijo de

Caja Chica, será el equivalente a un año natural de enero a diciembre, por lo cual, al termito de éste deberá renovarse la autorización.

4.26 Anualmente, antes del 15 de diciembre, las áreas a las que se les otorgó un Fondo

Fijo de Caja Chica, deberán presentar su última comprobación de gastos y reintegrar en su caso, el remanente de efectivo que exista, a fin de conciliar y dar de baja el registro contable de “Deudores”, por motivo de cierre de Ejercicio Fiscal.

4.27 El cambio en la responsabilidad del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, se

deberá efectuar mediante entrega formal, avalada con la participación de Auditoria General y notificarlo oportunamente a la Contaduría General, para que efectúe el traspaso contable, así como a la Gerencia de Control de Pagos, Gerencia de Control Presupuestal, para efectos de control y facilidad de los trámites inherentes.

4.28 Es responsabilidad del titular del área a la que se le asigne un Fondo Fijo de Caja

Chica, y de la Auditoria General de acuerdo a sus programas de trabajo, efectuar arqueos periódicos, a efecto de evitar malos manejos.


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5. RESPONSABILIDADES

Gerente de Control de Pagos.

5.1 Aprobar este Manual de Procedimientos. 5.2 Vigilar que la autorización y la asignación de Fondo Fijo de Caja Chica se realicen bajo

las políticas establecidas en este documento. Experto Técnico “A”. 5.3 Supervisar que la autorización y asignación de Fondo Fijo de Caja Chica mediante un

recibo autorizado por la Gerencia de Control de Pagos se realicen bajo las políticas establecidas en este documento.

5.4 Revisar y mantener actualizado este Manual de Procedimientos. Experto Técnico “B”. 5.5 Aplicar este Manual de Procedimientos.

6. DEFINICIONES

No se requiere.


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7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para controlar y autorizar el desarrollo de las comisiones Institucionales.

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL MANEJO DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

8. Relaciona y envía a RELACION DE AUTORIZACION

CONTROL DE PAGOS

AREA SOLICITANTE

7. Elabora comprobación de gastos. Comprobació

n de Gastos

EXPERTO TECNICO “A”

6. Elabora circular de cierre de ejercicio para comprobación de Fondos Fijos..

5.

4.

¿Autoriza?

Rechaza al área generadora para su corrección

3.

EXPERTO TÉCNICO “A”

1. Recibe solicitud.

2. Acuerda autorización con gerente.

Memorando

Memorando EXPERTO TECNICO “A”

No

INICIO

DIREC

MPR19

Si

Si

Recibo de Cobro Formato 02-87-1

Memorando

FIN

EXPERTO TECNICO “

10. Recibe Copia dcomprobación.

9. Autoriza relación pagos.

GERENTE

Rechaza al área o

¿ Autoriza ?

control presupuestal. DE PAGOS

EXPERTO TECNICO “B”

Recibe copia de recibo para control interno.

Cobra recibo en Módulo Bancario.

RECIBO DE PAGO FORMATO 02-87-1

AREA SOLICITANTE

EXPERTO TECNICO “B”

Elabora memorando de respuesta y recibo para cobro.

CIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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N

B”

e la

de RELACION DE AUTORIZACION DE PAGOS

generadora para que soliciten asignación presupuestal.

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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable

1. Recibe solicitud.

1.1 Recibe a través de la Gerencia de Control de Pagos solicitud de asignación de Fondo Fijo.

Memorando Memorando

2. Acuerda autorización con el gerente

Experto Técnico “A”

2.1 Revisa antecedentes y justificación de la solicitud para acordar su autorización con el gerente.

Gerente

¿Autoriza?

Si

Paso No. 3

No

Elabora informe y oficio de improcedencia y envía notificación al área solicitante

Experto Técnico “B”

3.

Elabora memorando de respuesta y recibo para cobro.

Memorando, Recibo de cobro 02-87-1

Memorando

Gerente 3.1 Autoriza memorando y recibo de cobro.

4. Cobra el recibo en modulo bancario. Área

solicitante 4.1 Envía copia a la Gerencia de Control de Pagos para su control.

Recibo de Pago

02-87-1

Contabilidad General

Realiza registros contables.

5.1 Recibe copia de recibo par control interno.

5.1 Recibe copia del área solicitante, registra en controles internos verificando contra registros contables para elaborar conciliación e informe.

Experto Técnico

5.2 Verifica Informe y recaba autorización del Gerente de control de pagos.

Experto Técnico

6. Elabora Circular de cierre de ejercicio para comprobación de Fondos Fijos.

Área solicitante

7. Elabora comprobación de gastos.

Comprobación de Gastos

Comprobación de Gastos


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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable

7.1 Elabora comprobación de gastos en formatos

establecidos y reembolsa a través de Módulo Bancario el remanente del saldo del Fondo Fijo.

8. Relaciona y envía a control presupuestal. Control de

Pagos 8.1 Relaciona comprobaciones y envía al área de Control Presupuestal para su afectación.

Relación de autorización

de pagos

Relación de autorización

de pagos

Control Presupuestal

¿Autoriza?

No autoriza

Se rechaza al área solicitante para que soliciten suficiencia presupuestal.

Control Presupuestal Si autoriza

Se recaba autorización del Gerente de Control de Pagos.

Gerente 9. Autoriza relación de pagos.


9.1 Turna copia de la comprobación y de la devolución del remanente del Fondo Fijo al experto Técnico “B”.

Relación de Autorización de Pagos

10. Recibe copia de la comprobación. Experto

Técnico “B” 10.1 Recibe copias para actualizar controles internos

y elaborar conciliación final por cierre de ejercicio.


10.2 Verifica después de cierre de ejercicio que no queden saldos deudores por concepto de Fondos Fijos para proceder a su recuperación.


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8. REGISTROS

No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo

Tiempo de Conservación /

Disposición

S/No. Recibo Para Cobros Diversos Experto Técnico “B”

1 año/ archivo muerto

S/No. Recibo de cobro en Módulos Bancarios

Experto Técnico “B”

1 año/ archivo muerto

9. ANEXOS

Anexo No. Nombre No. de Control 1 Recibo para cobros diversos S/No.

2 Recibo de Cobro en Módulos Bancarios S/No.

3 Comprobación de Gastos S/No.


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