Manual Módulo Administrativo Tomo 2 _Menu Mantenimiento_

Manual de Usuario Versin 2.75 (Captulo 1- Men Mantenimiento) Tomo 2

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75

Tabla de Contenido. Introduccin........................................................... Pg.5 o Caractersticas Generales. Pg.11 Generalidades .... Pg.13 o Requerimientos Mnimos de Hardware.. Pg.12 o Instalacin Bsica . Pg.13 o Como Acceder al Mdulo Administrativo... Pg.13 o Estructura de la Ventana del Mdulo. Pg.15 o Entorno de Trabajo Pg.15 o Opciones del Mdulo Administrativo.. Pg.17 o Men y Barra de Acceso Rpido. Pg.20 o Como Agregar Modificar Borrar y Grabar.. Pg.22 Captulo 1: Men Mantenimiento.. Pg.23 o Departamentos de Inventario... Pg.24 Clasificaciones Departamentos. Pg.25 Tipos de Costos.. Pg.25 Otras Opciones .. Pg.26 Funciones Especificas de la Ficha Pg.27 Productos de Inventario y Servicios. Pg.27 Mrgenes de Utilidad y Descuentos............... Pg.28 Comisin por Departamentos... Pg.29 Tallas y Colores... Pg.29 Operaciones de Inventario. Pg.32 Exportar............. Pg.34 Filtros Operaciones de Inventario Departamentos.. Pg.35 o Filtros Bsicos. Pg.35 o Filtros Avanzados Pg.36 Estatus de los Documentos. Pg.37 Estadsticas y Proyecciones Departamentos.. Pg.39 Grficos.............. Pg.42 Consolidado Departamentos................ Pg.47 Prefijos en los Departamentos de Inventario.. Pg.47 o Depsitos Bodegas de Inventario Pg.61 Productos por Deposito.. Pg.62 Operaciones de Inventario. Pg.67 o Inventario Pg.69 Funciones Especificas de la Ficha Pg.70 Costos y Precios.. Pg.71 Costo Promedio. Pg.73 Costo e Impuesto IVA... Pg.73 Tipos de Precios de Ventas (Costo Promedio).... Pg.73 Redondeo... Pg.74 Precios de Venta (Costo Por Lote). Pg.75 Precios de Venta Productos Compuestos. Pg.76 Existencias Pg.79 Existencias Por Deposito Costo Promedio Pg.81 Existencias Por Deposito Tallas y Colores Pg.82 Existencias Por Deposito Lotes .. Pg.83 Sustitutos.. Pg.84 Ofertas y Presentaciones Pg.85 Ofertas Opciones Bsicas Pg.85 o Ofertas Tipo Precio..... Pg.86Colombia: www.a2colombia.com Pg. 2

Venezuela: www.a2.com.ve

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75o Ofertas Tipo Descuento. Pg.85 o Opciones Avanzadas Ofertas... Pg.86 Presentaciones.. Pg.88 o Tipos de Presentaciones Pg.89 o Presentacin Unidad Completa Pg.89 o Presentacin Detallada. Pg.90 Presentacin Detallada Tipo Blister.. Pg.90 Presentacin Detallada Tipo Pastilla. Pg.91 o Facturacin Tipos de Presentaciones..Pg.94 o Como Maneja la Aplicacin Las Presentaciones... Pg.96 Seriales.. Pg.102 Seriales por Depsitos.. Pg.103 Manejo de Seriales por Producto Pg.104 Inventario Por Proveedor.... Pg.107 Operaciones de Inventario por Proveedor... Pg.108 Estadsticas y Proyecciones Inventario.... Pg.109 Cdigo nico Asociado Inventario Pg.110 Configurar Cdigos nicos Asociados...Pg.111 Consulta Histrica de Movimientos de Inventario.. Pg.114 Zonas de Venta..Pg.118 Clientes por Zona.... Pg.119 Transacciones de venta Por Zona Pg.120 Estadsticas y Proyecciones Zonas de Venta................ Pg.121 Clientes... Pg.122 Estados de Cuenta Clientes.. Pg.124 Tabla de Descuentos por Pronto Pago.... Pg.126 Cargos Automticos.... Pg.127 AutorizadosPg.128 Carnet Clientes Autorizados... Pg.130 Convenios de Precios. Pg.131 Operaciones de Inventario de Clientes Pg.132 Estadsticas y Proyecciones.. Pg.132 Histrico de Precios Clientes. Pg.133 Fecha de Emisin (Control de Vencimiento del Carnet) Pg.134 Vendedores Pg.138 Clientes por Vendedor. Pg.139 Comisiones Sobre las Ventas Pg.140 Comisiones Sobre las Cobranzas. Pg.141 Comisin por Volumen de Venta.. Pg.142 Comisin por Margen de Utilidad.. Pg.143 Transacciones de Ventas por Vendedor.. Pg.144 Estadsticas y Proyecciones Vendedores Pg.144 Tarjetas de Crdito.. Pg.145 Tabla de Retenciones Impuesto Sobre la Renta.. Pg.146 Reporte General de Ventas. . Pg.147 Estadsticas y Proyecciones Tarjetas de Crdito. . Pg.149 Monedas.... Pg.150 Estadsticas y Proyecciones Monedas. Pg.152 Reporte General de Ventas Monedas.. Pg.153 Reporte Transacciones de Compra Monedas........... Pg.154 Proveedores.. Pg.155 Estado de Cuenta Proveedores. Pg.157 Descuento por Pronto Pago Proveedores. ..Pg.159 tems por Proveedor.. ..Pg.160 Transacciones de Compra por Proveedor... Pg.161Colombia: www.a2colombia.com Pg. 3

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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75o Estadsticas y Proyecciones Proveedores... Pg.162 Bancos.................. Pg.164 Saldos Pg.166 Saldo Inicial.Pg.167 Formatos de Impresin de Bancos... Pg.168 Reporte de Transacciones Bancarias.. Pg.169 Estadsticas y Proyecciones Bancos Pg.171 Conceptos Bancarios y Cuentas Contables Pg.172 Conceptos Bancarios. Pg.173 Transacciones por ConceptosPg.175 Conceptos y Cuentas Contables... Pg.176 Estadsticas y Proyecciones Conceptos.. Pg.179 Beneficiarios. Pg.180 Transacciones Bancarias Pg.181 Estadsticas y Proyecciones Beneficiarios.. Pg.184 Asociar un Concepto una Cuenta Contable. Pg.185 Imgenes Externas JPG Fichas de Clientes, Inventario, Proveedores y Inventario..Pg.186

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Colombia: www.a2colombia.com

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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Introduccin.La palabra administracin viene del latn ad y significa cumplimiento de una funcin bajo el mando de otra persona, es decir, prestacin de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufri una radical transformacin. La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin. A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos. La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas. El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa Sin embargo tambin lo definen de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin. Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o enlas actividades realizadas. los resultados.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75 Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar,despus de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. Tipos De Control: Terry (1999) en su libro Principios de Administracin expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse. Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin. reas De Desempeo Del Control El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:

Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad(peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de ms trabajo en el producto. Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin adicional? La alta administracin debe identificar en qu puntos radica el control. Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Conclusin: El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten. Aqu es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables. Nuestra misin es proporcionar productos innovadores, prcticos y esenciales que aumenten la productividad, mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa. a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un slido concepto y una amigable interfaz que la convertir en la mejor aliada de la empresa moderna. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalizacin y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnologa, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno grfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecucin con requerimientos mnimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versin 5.0 Enterprise Edicin y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versin 2.01, proporcionando un producto confiable y fcil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Cuenta con un mdulo de administracin de usuarios, que rene una serie de caractersticas que lo convierte en un producto nico en su estilo, siendo esta una de las bondades ms resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfn de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Flexibilidad: La parametrizacin de las principales variables del manejo de la informacin, hacen de a2 un producto ajustable a las prcticas y necesidades de cualquier empresa, adaptndose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de informacin, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas opciones de configuracin o polticas, las cuales se definen como polticas bsicas y polticas avanzadas. Integracin. El usuario puede automatizar las relaciones entre los mdulos Administrativos y Contabilidad, con la garanta de que cada transaccin ser procesada automticamente. Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalizacin econmica han creado la necesidad de registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultnea para las transacciones. Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restriccin a los usuarios, para la proteccin y confiabilidad de la informacin.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Aplicacin de programas de personalizacin: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite adaptar los formatos de impresin, as como los reportes operativos, de una forma ms eficiente, a2 cuenta con una serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso comn. Asimismo, se dispone de un Generador de Informes Personalizado, ofrecindole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes especficos, cuya operacin es tan sencilla que la realiza el usuario final. El modulo administrativo esta conformado por los siguientes procesos todos relacionados de manera lgica y estos estn organizado por Captulos en este tomo 2 encontraran todo lo relacionado con el Captulo 1, Men Mantenimiento (Archivos Maestros), que maneja la aplicacin en su Mdulo Administrativo.

Mdulo Administrativo

Captulo 1

Captulo 2

Captulo 3

Captulo 4

Captulo 5

Mantenimiento Inventario Departamentos Depsitos Clientes Zonas Vendedores T. de Crdito Bancos Conceptos Beneficiarios

TransaccionesInventario Cargos Descargos Transferencias Ajustes Ofertas y Presentaciones

Ventas Facturas Apartados Facturas en lote Devoluciones Presupuestos N. de entrega Pedidos

Compras Compra Devoluciones Ord. De Compra Ord. De Servicio N. Entrega

Bancos Depsitos Cheques N. de debito N. de Crdito .Conciliacin

Clientes Cuentas X cobrar Intereses de mora

Proveedores Cuentas X pagar Retenciones de IVA

Tabla de Contenido



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Caractersticas Generales: Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable. Mult. Moneda. Mult. Usuario. Bases de Datos Configurable. Formas (pantallas) configurables. Formatos de impresin adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos de salida por transaccin (facturas, presupuestos, rdenes de compra entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red. Manejo de Imgenes (fotos, logos) en todos los archivos. Posibilidad de generar codificacin automtica o rellenar los cdigos con ceros automticamente. Mens totalmente configurables segn las necesidades de cada empresa. Construccin de slidos perfiles de usuario con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil administracin y mantenimiento. Manejo de Presentaciones y Ofertas. Manejo de Apartados. Manejo de Periodos flexible Facturacin en Lotes, ideal para Colegios y Clubes. Asignar cargos automticos por autorizados al igual que la posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de los cargos Estadsticas y Proyecciones y grficos acumulables hasta 36 meses o perodos. Histricos de Clientes permite llevar la informacin acumulada del ultimo precio que se le dio al cliente en los tems de inventario, igualmente registra la informacin relacionada al documento con el se hizo la transaccin. Histricos de Operaciones. Integracin Contable, una de las caractersticas ms resaltantes es la facultad de consolidar la informacin administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construccin del comprobante contable. Consolidacin Bancaria Contable. Esta caracterstica le permitir postear todos los movimientos generados en el mdulo de bancos a contabilidad de forma automtica. Contribuyentes Especiales o grandes contribuyentes. Alcuota Reducida, para aquellos contribuyentes que facturen o compren productos gravados al 8% (alcuota reducida) 10% (alcuota adicional). Cdigo nico Asociado. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad para productos matriciales (Tallas y Colores) as como tambin para las ofertas y presentaciones. Importacin y Exportacin de precios hacia Sucursales. Incorpora el ms poderoso, avanzado y flexible Generador de Informes Personalizados. Reduce de manera sustancial el tiempo y costo en la distribucin de informacin importante para la toma de decisiones.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Generalidades: Requerimiento mnimo de Hardware:Para todo tipo de instalacin: 60 Mb de espacio disponible de disco duro. Unidad de CD-ROM o DVD-ROM. Para Windows 95: Intel 80486DX/66 MHz o superior. 64 Mb de Memoria RAM. Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP Home Edition o XP Profesional, Novell. Intel Pentium a 133 MHz o superior para Windows 98, NT, WS, 2000 Profesional. Intel Pentium a 150 MHz o superior para Windows ME. Intel Pentium a 300 MHz o superior para Windows XP Home Edition y Profesional. 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT WS. 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional. 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y Profesional.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Instalacin Bsica:1. 2. 3. 4. Con su computador encendido introduzca el CD de a2 en la unidad de CD. Una vez que aparezca la pantalla instalando a2 Pulse el botn COMENZAR. Espere mientras la aplicacin se instala (Tiempo aproximado 2 minutos). Una vez que el paquete se haya instalado presione el botn de ACEPTAR en la ventana final.

Cmo acceder al Mdulo Administrativo? Para ejecutar el Mdulo Administrativo, desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuacin el elemento a2 Administracin a2 Administrativo.Licencia Demostrativa: Al entrar en la aplicacin lo primero que le indica es que ingrese el Nombre de Usuario y la Clave, en el caso de que su aplicacin sea Demostrativa el Usuario es la palabra DEMO y la Clave es 1234.

Licencia Demostrativa Usuario Demo, Clave 1234

Si la clave o el usuario son invlidos no podr entrar en la aplicacin. Recuerde: Demo:

Usuario: Demo Clave: 1234 Usuario: Master Clave: 1234

Producto Final:

Para este caso la licencia es Demostrativa, por lo tanto esta tendr una limitacin de 50 transacciones.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75En el caso que de que sea una licencia de uso en esta pantalla aparecer la primera vez que entra en la aplicacin el botn Registrar, con este paso la aplicacin quedar personalizada.

Licencia Final:(Personalizada): Copie el archivo a2admin.a2 en el directorio donde instalo la aplicacin (Este archivo lo obtienen de a2 softway C.A., va e-mail.) Nota: Si el archivo que recibe contiene la extensin diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 segn sea el caso). Entre en el modulo de sistema con Usuario Master, Clave 1234, vaya al men de ayuda, opcin Acerca de, en la pantalla aparecer el botn Registrar, presinelo y automticamente quedar personalizado su sistema Nota: Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicacin pueda ejecutarse. En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicacin recibir el siguiente mensaje: "La aplicacin no puede ser inicializada". Nota: La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones de a2 Nota: El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Estructura de la Ventana del Mdulo Administrativo La siguiente figura es la ventana principal del Mdulo a2 Administrativo: Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente:



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Adems, este mdulo tiene las siguientes teclas calientes: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Informacin del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones

Cambio de Moneda:

Cambio de Usuario:

Calendario:

Informacin del Sistema:

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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opciones del Mdulo Administrativo:El Mdulo Administrativo, es el eje fundamental del sistema y esta formado por las siguientes opciones:

Mantenimiento:o o o o o o o o o o o o Departamentos Depsitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de crdito Monedas Proveedores Bancos Conceptos Beneficiarios Inventario: Cargos Descargos Transferencias Ajustes: Ajustes de existencia Ajustes de seriales y existencia Ajustes de precios Mximos y mnimos Ajustes de impuestos Clientes Cuentas por cobrar Intereses de Mora Proveedores Cuentas por pagar Retenciones de IVA. Manejo de seriales Comprobantes contables Facturas Apartados Facturas en lote Devoluciones Presupuestos Notas de entrega Pedidos Compra de Mercanca Devolucin en compras Ordenes de compra Ordenes de servicio Notas de entrega proveedores Transacciones Inventario: o Reporte generalColombia: www.a2colombia.com Pg. 16

Transacciones:o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Ventas:o o o o o o o

Compras:o o o o o

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Informes:


Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Movimiento de unidades Inventario fsico Reposicin de inventario Lista de Precios Ofertas y presentaciones Operaciones de Inventario Rentabilidad de productos Productos sin movimiento Consulta de seriales Operaciones de Inventario: Operaciones Operaciones con productos Clientes: Reporte general Estado de cuenta Cuentas por cobrar Anlisis de vencimientos Relacin de cobro Retencin de impuestos Proveedores: Reporte general Estado de cuenta Cuentas por pagar Anlisis de vencimientos Relacin de pagos Retencin en la fuente Ventas: General de ventas Ventas por cliente Ventas diarias Productos vendidos Transacciones de ventas Libro de ventas IVA. Compras: General de compras Compras por proveedor Compras diarias Productos comprados Transacciones de compra Libro de compras IVA. Vendedores: Reporte general Ventas generales Comisiones del periodo Operaciones Operaciones con productos Bancos: General de bancos Transacciones Resumen de movimientos Conciliaciones Transacciones por concepto Impresin de Etiquetas: Etiquetas de inventario Etiquetas de clientesColombia: www.a2colombia.com Pg. 17

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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Resmenes: Resumen de impuestos Resumen de ventas (punto de ventas) Comparativo perodo actual Comparativo perodos anteriores Resume de operaciones Generador de informes personalizado Consulta periodos anteriores Sistema: Acerca de Ayuda Ttulos y correlativos (consecutivos) Respaldo de datos Recuperacin de datos Cambio de fechas Cierre de estadsticas Cierre de perodo Mantenimientos de archivos o



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men y Barra de Acceso Rpido:En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Men y debajo de esta, la Barra de Acceso Rpido (o de Herramientas). La Barra de Men tiene las siguientes opciones:

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer click con el ratn en la opcin que se desee abrir o presionar la combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada, ejemplo ALT + M le dar acceso al men mantenimiento.

Men: Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos Informes Sistema

ALT + M ALT + T ALT + V ALT + C ALT + B ALT + I ALT + S



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Botones de Acceso Rpido (Herramientas):Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opcin de la aplicacin de una manera rpida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comnmente el usuario interacta.

Inventario: Archivo de Departamentos Archivo de Depsitos o Bodegas Archivo de Inventario

Manejo de los Clientes: Archivo de Clientes Mdulo de Presupuestos a Clientes Mdulo de Facturacin (Ventas)

Manejo de los Proveedores: Archivo de Proveedores Mdulo de Elaboracin de Ordenes Mdulo de Compras

Bancos: Archivo de Bancos Mdulo de Transacciones de Bancos

Salir de la aplicacin:



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Cmo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar?En la siguiente imagen se muestra el men de opciones para administrar las formas y la informacin:

Funciones bsicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificacin). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificacin).

Cancela la operacin actual

Imprime reporte de la informacin mostrada.

Muestra listado de tem de los rubros donde estamos trabajando

Crea incluye nuevo registro.

Activa el modo de modificacin de registros

Elimina borra registro actual

Almacena los cambios realizados al registro actual.

Tabla de ContenidoVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 21

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Capitulo 1.- Men Mantenimiento:En el men mantenimiento es donde se hace la carga de informacin de datos importantes: departamentos, depsitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crdito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer click en el Men Mantenimiento aparecer una ventana tal como se muestra en la siguiente figura.

A continuacin se describen cada una de las opciones del Men Manteniendo.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Departamentos de Inventario:Los departamentos del inventario son la clave para el buen funcionamiento de la aplicacin, es por esto que en esta seccin se explican varios tpicos que debern de ser analizados con detenimiento para as poder lograr cumplir los objetivos requeridos. Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de Caractersticas Similares, segn las necesidades de la empresa.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Clasificaciones:Existen 3 tipos de clasificaciones de productos bien diferenciados al momento de implementarlos:

Producto Simple: Son todos aquellos artculos del inventario que no estn conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo. Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario. Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que estn conformados por productos simples y/o servicios.

Tipos de Costos:Para poder identificar la seleccin del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde como cambia su costo en el tiempo hasta la forma de presentacin de los artculos.

Costo Promedio: Si los productos o artculos varan de costo de manera espordica, lo cual no implica el no tomarlo en cuenta para hacer ajustes en los precios, y adems no son identificables Costo por Lotes: Si los artculos a manejar varan su costo y precio, de manera progresiva y fcilmente reconocible a travs de algn tipo de seal llamase lote, produccin, etc.; indica que nuestro tipo de costo es por lotes. Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para as poder utilizarlo para una gama de productos ms extenso. Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artculos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras caractersticas donde esta opcin tambin tiene aplicacin por ejemplo tornillos, lminas de hierro, entre otras. Nota: La utilizacin de costos por lotes, hace que todos los procesos involucrados sean ms complejos, por lo tanto se debe tener mucho cuidado al utilizarlo.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Otras Opciones (Departamentos):Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy til para sacar toda una lnea de productos de los procesos de ventas. Manejo de Depsito: Al estar activo indica a la aplicacin el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depsitos que existan creados. Manejo de Seriales: Especficamente para artculos donde la forma de identificacin de cada uno sea a travs de un nmero o secuencia de caracteres alfanumricos, el cual es nico. Obsrvese que para este caso la opcin no esta disponible ya que el departamento se creo inicialmente indicndole que no manejara seriales, esto es muy importante recalcarlo ya que se debe tener la precaucin de analizar bien si los artculos que conformaran el departamento manejaran seriales. Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificacin se indica que el departamento puede establecer ofertas de artculos. Tambin se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo en el caso de una Farmacia, se utilizaran estas caractersticas para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este ltimo es una presentacin. Manejo de Vencimientos: Habilita la caracterstica de fecha de vencimiento para los artculos, cabe destacar que el uso de esta opcin debe ser con productos por lote.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Funciones especificas de la Ficha (Departamentos):

Men Mantenimiento.- (Departamentos) Productos de inventario y servicios:

Productos y Servicios que conforman ese departamento. Una vez ingresado en esta opcin podr visualizar todos los tems de inventario que contiene el archivo de ese departamento especfico: Ejemplo:

Departamento: Impresoras

Una vez seleccionado algn tem de los que presenta la ventana la opcin Detalle se activa y podr visualizar la siguiente informacin: Costos y Precios Existencias Nota: Todas estas opciones se explicaran mas adelante. Sustitutos Ofertas y Presentaciones Seriales Proveedores Operaciones Estadsticas y Proyecciones Cdigo nico Asociado



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Mrgenes de Utilidad y Descuentos por Defecto:

Los mrgenes de utilidad se establecen para todo el departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artculos involucrados, ya que cada tem ingresado al inventario toma estos porcentajes. Paso a Paso: 1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningn descuento debe dejarlo en cero(o). 2. Marque el cuadro de verificacin para aplicar los porcentajes antes escritos. 3. Haga click en el botn de aceptar para continuar.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Comisiones:

Las comisiones por departamentos para vendedores se establecen en funcin del precio de venta definido en esta ficha, es decir que al vender con el Precio 1, la comisin ser de un 5%, pero si es con el Precio 6 esta ser de 0,75%. Aplican para el personal de ventas que est configurado para ganar comisiones de este tipo.

Men Mantenimiento.- (Departamentos) Tallas y Colores:

Aqu se definen las caractersticas descriptivas de cada uno de los artculos de inventario para el caso de Tallas y Colores, para que la opcin este disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripcin, ya sea numrica o alfanumrica.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Ttulos y Correlativos (Archivo de Configuracin):

Nota: Los nombres de las matrices se pueden modificar por cualquier otro, para los casos en que sea necesario hacerlo. Pudiendo ser utilizadas como Perfiles (ancho y largo). Es decir matriz de que esta formado por dos ejes X y Y.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Archivo de Departamentos de Inventario:

Nota: Se recomienda utilizar como primera descripcin la que posea menos tipos o sea ms fcil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores.

Paso a Paso: 1. Ingrese el Ttulo del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente. 2. Luego ingrese los tems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripcin y presione ENTER o haga click en el botn Incluir. 3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga click sobre el tem a borrar y presione el botn de Borrar. 4. Para cambiar la forma de presentar los tems, presione el botn de Ordenar, el cual cambia el orden en funcin de: Menor a Mayor o Menor a Mayor. 5. Para terminar haga click en el botn Salir.Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 30

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario:

Muestra todas las operaciones realizadas con los tems o productos. Visualiza las siguientes variables: Cdigo, Descripcin, Existencia, Tipo de Operacin, Documento, Fecha del documento, Cantidad de tems, Monto, Total, Utilidad y el Cdigo del detalle y clasificado por categoras y estatus. En el encabezado se imprime la clasificacin y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso sealado en la fecha de inicio y fecha final. Segn el orden, muestra 4 reportes: Cdigo: muestra el listado ordenado por cdigos de los productos. Descripcin: muestra el listado ordenado por la descripcin de los productos. Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el cdigo. Departamento: hace un corte por cada departamento o categora de productos. Adems, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificacin de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos. En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los tems o productos del inventario.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Reporte de Operaciones de Inventario:

Reporte Inventario Impresoras

Operaciones de Departamentos



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario:

Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML

Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Operaciones de Inventario: Botn Filtrar:

Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las caractersticas seleccionadas en esta pantalla.

Filtros Bsicos: Si requiere de ser mas especifico en la informacin que el listado generar puede utilizar lassiguientes opciones: Departamento, Proveedor, Categora, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depsitos, Puesto. Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos). Incluir tems sin existencia, Detallar, Incluir Seriales

Filtros Bsicos

Filtros Avanzados



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Filtros Avanzados:Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transaccin, adems de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado. Deber seleccionar que tipo de operaciones de Inventario desea visualizar en el listado, esta posibilidad extiende el manejo de la informacin de una manera amplia y completa. Ejemplo: Si solo desea obtener las ventas y dentro de las mismas solo facturas y devoluciones entonces deber marcar esas dos nicamente y las dems debern estar desmarcadas. Inventario: transferencia, cargos, descargos y ajustes de existencia Compras: ordenes de compra, ordenes de servicio, compra de mercanca, devoluciones en compra, nota de entrega proveedor. Ventas: presupuestos, pedidos, facturas, devoluciones en ventas, notas de entrega y apartados.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Estatus de los Documentos:a2 administrativo est capacitado para guardar y cargar las operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fcil y sencilla a travs de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro:

Tipos de Documentos

Estatus

Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, tambin al cargar cualquier operacin en trnsito y convertirla en factura. Pendientes: Son todos los documentos guardados. Trnsito: Se llaman en trnsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado. Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas.

Tipos de documentos que manejan Status: Presupuestos Facturas Devoluciones Notas de Entrega Apartados Pedidos Presupuestos Pueden Manejar: Pendientes. Este Status indica que no esta completado que fue guardado sin haberlo totalizado. Transito. Totalizado pero no facturado. Procesadas. Presupuesto totalizado y Facturado Anuladas. Facturas pueden Manejar: Pendientes. Transito Procesadas Los Pedidos, Apartados y las Notas de Entrega pueden Manejar: Pendientes Transito Procesadas AnuladasVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 36


Clientes: Posibilidad de emitir el listado por un cliente especifico Clasificacin: Este campo podemos clasificar las retenciones del IVA 75% por pagar y retenido. Documento: Posibilidad de emitir el reporte por un documento especifico Usuario: Por un usuario especifico. Centro de Costo: Por un centro de costo especifico



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Estadsticas y Proyecciones:

El Mdulo de Estadsticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas variables disponibles por la aplicacin y del comportamiento de cada ente en cuestin. Entes que poseen Estadsticas y Proyecciones: Departamentos Depsitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de Crdito Monedas Proveedores Bancos Conceptos BeneficiariosEstadsticas y Proyecciones

Las Variables Disponibles para los Departamentos son:Inventario Inicial (Moneda): Cantidad de productos introducidos al momento de crear el producto. Compras Unidades: Cantidad de tems de inventario comprados. Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras. Ventas Unidades: Cantidad de tem de inventario vendidas. Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas. Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Ventas realizadas. Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido. Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas. Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Cargos de Inventario. Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario. Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Descargos de Inventario. Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario. Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a travs de la transaccin de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depsitos. Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depsitos.

Configuracin de Valores:En la ventana de valores esta dividida en 5 sectores los cuales son: Aos: Muestra los ltimos tres aos para as poder seleccionar cual de ellos desea graficar. Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, segn la configuracin hecha a los mismos en la opcin de Ttulos y Correlativos. Operaciones Disponibles: Listado de variables segn el ente seleccionado. Escala: Relacin de la escala a utilizar en el grfico. Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce PeriodosVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 38

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Posibilidad de manejar 3 aos de Estadsticas y Proyecciones, si se utiliza la opcin de cierre mensual serian 36 perodos (Meses para este caso), pero si se manejan los perodos anuales manejara 36 aos. Esta en una de las caractersticas ms resaltantes de a2, la posibilidad de definir los perodos como le sea ms adecuado al usuario, si el manejo de transacciones no es tan elevado es recomendable los cierres anuales pero si son de un alto nmero es necesario el cierre mensual. Tambin es importante recalcar que existe la posibilidad de tener los perodos anuales y hacer cierres de estadsticas mensuales esta posibilidad la ampliaremos mas adelante.

Estadsticas y Proyecciones (Operaciones Disponibles)

Acumulado por:Posibilidad de acumular la informacin en: Un Perodo, Trimestre, Semestre, Doce Periodos

Nota: La descripcin de los perodos se puede modificar pudiendo de esta manera ponerles el nombre mas adecuado para su operacin, este cambio lo podr efectuar en la opcin Ttulos y Correlativos.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Ttulos y Correlativos (Consecutivos):

Ttulos y Correlativos (Descripcin de los perodos)



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Estadsticas y Proyecciones: Tipos de Grficos:Barra Barras Horizontales rea Nota: El grfico de tipo rea, representa las barras en forma de cintas, no es Torta Lnea un grfico de torta o pie. Puntos

Barra:

Barras Horizontales:

rea:

Torta:

Lnea:

Puntos:



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Ttulos (Grficos):Ttulo Visible: Activa el ttulo del grfico o no. Pie de Pagina: Muestra o no el Pie de Pgina. Abreviar Ttulos: Activa la abreviatura de los ttulos del eje de las X. Nota: Al cambiar alguna de las opciones anteriores las mismas no pueden ser cambiadas de nuevo, para hacerlo cierre el grfico en el botn de cerrar ventana ubicado en la esquina superior derecha y vuelva a ejecutarlo.

Incluir Promedio: Esta opcin le permite visualizar un promedio de los datos seleccionados para la elaboracin del grfico.

Incluir Mximo: Al determinar cual es la escala mxima, le permitir diferenciar del resto de los valores.

Incluir Mnimo: Al igual que la anterior con esta opcin sabr donde se encuentra el mnimo de los valores.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Varios:Guardar: Almacena el grfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp. Imprimir: Enva a la impresora el grfico actual. Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del grfico.

Guardar:

Imprimir:

Herramientas:

Cuadro de Verificacin 3D: Activa o desactiva la visualizacin 3D, es decir la profundidad del grfico. Las siguientes opciones no estn disponibles si est desactivada esta opcin. %3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del grfico. Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificacin aplica el estado del zoom a los textos del grfico, de lo contrario los mismos son mostrados en un solo tamao. Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parmetros de Rotacin, Elevacin y Perspectiva. En caso contrario los valores estn preestablecidos. Rotacin: Gira el grfico en sentido de las agujas del reloj. Elevacin: Gira el grfico en el eje Z. Perspectiva: Aleja o acerca el grfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opciones Avanzadas Barra de Herramientas:Estilo: Forma de las figuras que representan los valores en la grfica. Rectngulo Pirmide Pirmide Invertida Cilindros Elipses Flechas Rectngulos Degradados Distribucin: Forma de representar los valores del eje X, al momento de representar varias variables. Ninguna Lado: Al lado de otro. Apilado: A partir de la segunda variable, empieza su representacin donde terminar el valor anterior. Apilado 100%: Igual que anterior con la diferencia que se representa a partir del 100%. Diseo: Tipo de Relleno de las formas seleccionadas en la opcin Estilo. Slido Transparente Horizontal Vertical Diagonal Atrs Diagonal Adelante Cruzado Diagonal Cruzado Posicin Leyenda: Indica el lugar donde desea posicionar la leyenda del grfico. Sin Leyenda Arriba Abajo Derecha Izquierda Tipo de Marca: Etiquetas de valores representados en cada barra, por defecto no son mostradas, en caso contrario seleccione de las siguientes opciones. No incluir marcas Valor Porcentaje Etiqueta Etiqueta y Porcentaje Etiqueta y Valor Total Porcentaje y Total Etiqueta, Porcentaje Eje X Tipo de Punto: Solo Disponible para grficos donde se representen los valores con puntos. Rectngulo Circulo Triangulo Triangulo InvertidoVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 44

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75 Cruz Equis Estrella

Paso a Paso 1. En la ventana de Configuracin de Valores, seleccione los mismos segn las necesidades. 2. Haga click en el botn Ejecutar para mostrar el Grfico, en caso contrario presione Cancelar o ESC para Cancelar. 3. En la ventana siguiente se muestra el grfico en la parte superior y en inferior la barra de herramientas antes descrita, realice los cambios necesarios hasta lograr los objetivos deseados. 4. Si los valores representados no son los esperados puede cerrar la ventana haciendo click en el botn cerrar en la esquina superior derecha. Luego vuelva al paso 1. 5. Para terminar hay dos opciones: Guardar o Imprimir el grafico realizado, se recomienda utilizar la primera opcin para usarlo en reportes ms elaborados en cualquier procesador de texto.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- (Departamentos) Consolidado:Reporte que le permite visualizar en un consolidado toda la informacin de cada uno de los departamentos: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costos de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio.

Posibilidad de Exportar la informacin: (ASCII, Documento, Excel y Html)

Nota: Se recomienda la utilizacin de prefijos en los departamentos cuando la codificacin de los artculos se establece de forma automtica, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad. Ejemplo: Departamentos ANILLOS de una Joyera el Prefijo seria ANI y un consecutivo que los identifique, ANI1, ANI2

Como configurar los Prefijos en los Departamentos para la Codificacin del Inventario:Paso a Paso: 1-Entrar en el Mdulo de Sistemas (USUARIOS):



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.752-Seleccionar del Men de Opciones Archivo - Ttulos y Correlativos (Consecutivos):

Men de Opciones Mdulo de Usuarios

Se debe oprimir el botn Modificando Registros.

Modificando Ttulos y Correlativos

En la etiqueta denominada Cdigo se debe activar la generacin de cdigos automticos como lo muestra la figura.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.753.- Acceder al Mdulo de Administracin de Usuarios (a2 Sistema):

Cmo acceder al Mdulo de Usuarios denominado a2 Sistema? Para ejecutar el Mdulo de Administracin de Usuarios, deber ubicar en el directorio raz de la aplicacin el archivo. (a2Sistema.Exe)

Ejecutar el mdulo de Administracin de Usuarios ubicado en el directorio raz de la aplicacin. Presionando el archivo denominado (a2Sistema.Exe).Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 48

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Nota: El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos.

Acceder el mdulo a travs del usuario Master y la clave por defecto 1234 Nota: La clave que por defecto tiene asignada el usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones de a2.

Oprimir el botn denominado Usuarios:

Mdulo de Administracin de Usuarios del Sistema

4-Configuracin de Usuarios: Se debe seleccionar al usuario que tiene los permisos, para poder Modificar las formas y su configuracin, como la es en este caso el incluir en la forma de la ficha de departamentos el campo



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75denominado PREFIJO, deben ser elaboradas por personal tcnico preparado para este fin ya que pudieran daar la aplicacin, recomendamos sean elaboradas por un asesor a2.

Configuracin de Usuarios

5-Informacin de Usuarios Registrados en a2 Sistema Mdulo de Usuarios: Seleccionamos el usuario que tiene el permiso (Autorizacin):

Informacin de Usuarios Registrados

6-Configuracin de Usuario: Una vez seleccionado el usuario, estamos en el proceso de editar sus datos y configuracin. El paso siguiente es seleccionar la etiqueta denominada MENUS



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Configuracin de Usuarios

7-Configuracin de Usuarios Opcin Men: En esta ficha podemos visualizar varias opciones la que nos interesa para este caso es primero seleccionar la forma departamentos y luego presionar el botn CONFIGURAR



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Configurar las Formas

En el recuadro azul nos indica las formas disponibles que posee la aplicacin en el Mdulo Administrativo: Formas Disponibles: Departamentos Inventario Depsitos Proveedores Clientes Autorizados Tarjetas (de Crdito) Zonas Vendedores Bancos Conceptos Beneficiarios Para nuestro caso seleccionamos la forma de departamentos ya que es en esa ficha donde incluiremos la posibilidad de manejar los prefijos por departamentos, una vez seleccionada oprimimos el botn configurar.

8-Editando la forma de Departamentos: Visualizamos dos Ventanas, la ficha de departamento y la indicada como Recursos de Usuarios.



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Editando una forma

Campos Disponibles

Para incluir campos al rea de formato, seleccione la pestaa Campos Disponibles, donde se muestran todos los campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrstrelo hacia la forma. Clasificacin Cdigo Descripcin Descripcin Detallada Manejo de Depsitos Ofertas y Presentaciones Prefijo Psicotrpicos Seriales Status Tipo de Costo Vencimientos

Nota: Si necesita agregar algn campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad el campo en la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el mdulo usuarios, opcin Datos de la Empresa, pestaa Datos Bsicos, botn Configurar.

Para nuestro caso la variable denominada Prefijo es la que queremos incorporar a la forma de departamentos de inventario, ahora debemos ubicarnos en esa variable en la ventana de recursos del usuarios, podemosVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 53

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75posicionarla en la forma pero antes debemos por cuestiones de esttica hacerle un espacio ya que si observan no se tiene, para eso simplemente nos ubicamos en la parte inferior de la forma y con el Mouse presionamos el botn del mismo la bajamos hasta conseguir un espacio adecuado para poder incluir la variable.Forma Estndar Departamentos

9-Inclusin campo Prefijo:

Botn del Mouse en el campo Prefijo y arrastrar hasta la forma

Incluyendo Campo en la forma

Al seleccionar un objeto o hacer click en un rea libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos) automticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta PropiedadesVenezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 54

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Nos posicionamos en la variable Denominada Prefijo y con el botn del Mouse presionado arrastramos el campo prefijo hasta el espacio inferior que establecimos inicialmente.

Campo Prefijo incluido en la forma

10-Propiedades de los campos: En la pestaa Propiedades, el usuario es capaz de personalizar las caractersticas de cada uno de los campos:

Los campos tienen las siguientes caractersticas, dependiendo de su tipo de dato: Para campos textos:Venezuela: www.a2.com.ve Colombia: www.a2colombia.com Pg. 55

Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Altura: Altura de la lnea del campo. Ancho: Ancho del campo. Borde Superior: Altura de posicin del campo con respecto al borde de la regla. Color: Cambia el color del campo. Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el mdulo administrativo. Fuente: Caractersticas de la letra. Izquierdo: Posicin del campo con respecto al borde izquierdo. Longitud Mxima: Nmero mximo de caracteres que acepta el campo. En esta opcin se modifica la longitud de los Cdigos. Mscara de entrada: Determina cmo lucirn los datos en la pantalla y qu tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en maysculas, en minsculas o normal (combinacin de ambas). Mensaje: Comentario que se muestra al sealar el objeto o su etiqueta. Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado. Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando est activo. Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botn secundario o derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de seleccin y se muestra el siguiente cuadro, el cual se puede modificar: Posicin etiqueta X: Posicin horizontal del nombre del campo, con respecto al campo. Posicin etiqueta Y: Posicin vertical del nombre del campo, con respecto al campo. Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo. Ttulo ayuda: Ttulo con mayor capacidad de descripcin, no se muestra. Ttulo etiqueta: Nombre del campo. Presentacin: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Seleccin mltiple, Combo y Simple texto. Seleccin mltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Para nuestro caso de incluir los Prefijos en los Departamentos solo veremos la propiedad Orden de entrada se refiere al orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo. Las otras opciones sern explicadas con mayor detalle en el Manual de Usuarios.

Botn Derecho del Mouse:

Orden de entrada de los campos

Para el campo Prefijo el orden de entrada es 5 como lo indica la figura para determinarlo se debe seleccionar el campo en este caso campo denominado Prefijo y luego indicarle el orden en la propiedad Orden de Entrada

Propiedades de un Campo



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Para aceptar (grabar el cambio efectuado en la propiedad Orden de Entrada debe presionar el icono que se encuentra en la parte superior

11-Guardar los cambios efectuados en una forma: Debemos tener la consideracin de que si los cambios que para este caso fue el incluir el campo Prefijo en la forma de departamentos sern: Igual para todos los usuarios o nico para el usuario que editamos. Esto nos permite elaborar modificaciones de las formas para usuarios particulares es decir solo sern visto por ellos, para el caso de que la forma se guarde como Forma General esos cambios son vistos por todos los usuarios. Seleccionamos la opcin Forma General y presionamos el botn grabar.

Ahora la forma de departamentos quedo de la siguiente manera:

Campo Prefijo Incluido en la Forma de Departamentos de Inventario



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Pasos para Manejar los Prefijos en el Inventario:1. 2. 3. 4. 5. 6. Entramos el la ficha de los departamentos. Creamos un departamento con el nombre de Anillos. Incluimos en el campo Prefijo el nombre ANI. Grabamos el departamento. Entramos en la ficha del Inventario. Creamos un tem del inventario en donde su departamento ser el creado como Anillos, este articulo lo denominaremos Anillo de Graduacin Universitaria como lo muestra la Figura.

Archivo de Inventario, Campo Prefijo

7. Lo Guardamos (Grabamos) y este automticamente es guardado con el prefijo ANI 1, los prximos tems que se registren en el inventario para ese departamento generaran de manera automtica los cdigos: ANI 2, ANI 3, ANI 4.. Esta es una opcin muy til para crear los cdigos en el inventario y poder visualizarlos. Se recomienda la utilizacin de prefijos en los departamentos cuando la codificacin de los artculos se establece de forma automtica, de esta manera se puede identificar los mismos con mayor facilidad.

Tabla de Contenido



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Depsitos de Inventario (BODEGAS):Formulario para la caracterizacin de los depsitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o almacenamiento de los mismos. Disear los depsitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de artculos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artculos tambin quedan desactivados, en este estado, los artculos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningn tipo de transferencia de inventario.

Archivo de Depsitos

Nota: Si slo utiliza un depsito, la aplicacin asume una nica bodega, el cual no necesita ser creado. Automticamente la aplicacin no permite realizar Transferencias de Existencias (Men de Inventario opcin de Transferencias).

Paso a Paso: Crear o Modificar: 1. Haga click en el botn Incluir en la barra de botones para crear un depsito 2. Haga click en el botn Modificar de la barra de botones para editar la informacin. 3. Edite el registro actual. 4. Para almacenar los cambios, presione el botn Grabar Para salir, presionar el botn Salir. Eliminar: 1. Haga click en el botn de Borrar en la barra de botones para crear un depsito. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su accin. 3. Haga click en el botn Salir.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Productos por Depsito: (Depsitos):

Esta opcin presenta los productos del inventario que contiene el Depsito que se esta Modificando. Para este caso especfico en el Deposito Almacn existen estos tems:

Productos por Deposito (Bodega)

Una vez seleccionado alguno de los tems que la ventana despliega, se activar la opcin de Detalle con esta podr obtener informacin adicional para ese artculo del inventario:

Opcin Detalle Depsitos (Bodega)



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opcin Detalle.- Costos y Precios tem del Inventario (Depsitos):La informacin que se puede apreciar en esta ventana viene de los datos que se generan en los procesos administrativos y puede ser visualizada desde la ficha de inventario, desde archivo de depsitos no puede ser modificada, solo se podr visualizar. Es decir todas estas opciones que nos presenta el botn de Detalle son solo para consulta. Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos para un tem en particular.

Impuestos (IVA) Costos

Precios de Ventas Redondeo Precios de Venta Utilidad

Precio 1



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opcin Detalle.- Existencia tem del inventario (Depsitos):

Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero si es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos

Opcin Detalle.- Sustitutos tem (Depsitos):Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos

Fig. 75, Sustitutos de Inventario

Opcin Detalle.- Ofertas y Presentaciones tem de inventario (Depsitos):Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos .



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opcin Detalle.-Seriales de ese tem (Depsitos):Nota: Todos estos campos sern explicados en la ficha de inventario, pero si es muy importante el conocer que se puede obtener informacin detallada desde la ficha de Depsitos .

Opcin Detalle.- Proveedores tem (Depsitos):

Opcin Detalle.-Operaciones de Inventario tem (Depsitos):Recuerde que tiene la posibilidad de poder utilizar la funcin de filtro que fue explicada anteriormente. As como poder exportar la informacin generada en el reporte. Para ms informacin sobre la opcin Operaciones de Inventario Ver Operaciones



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Opcin Detalle.- Estadsticas y Proyecciones tem (Depsitos):El poder visualizar tanto las estadsticas y las proyecciones, donde tambin podr elaborar un grfico de un tem particular dndole la posibilidad de ver como se ha comportado en referencia a todas las opciones disponibles explicadas anteriormente. Para ms informacin Ver: Estadsticas.

Opcin Detalle.- Cdigo nico Asociado tem (Depsitos):Es una utilidad muy prctica que sirve para relacionar uno o ms cdigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones. Esta caracterstica ser explicada con mayor detalle en la Ficha de Inventario.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Operaciones de Inventario (Depsitos)

Filtros Bsicos:

Reporte de Operaciones de Inventario (Depsito):Se puede visualizar con este reporte todos los movimientos de inventario que seleccionamos en el botn filtraravanzado, en donde se especifica todas las transacciones que deseamos sean contempladas para la elaboracin del mismo.

Filtros Avanzados:

Filtros Avanzados Operaciones de Inventario Depsitos



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75El resultado es que obtendremos un reporte que considerar los datos de las siguientes transacciones seleccionadas: Inventario Transferencias Cargos Descargos Ajustes de existencias

Compras Compras de Mercanca Devoluciones en Compra Notas de Entrega Proveedor

Ventas Facturas Devoluciones en Venta Notas de Entrega Clientes

Tabla de Contenido



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de InventarioEn este formulario se caracterizan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del cdigo el cual debe ser nico y mnemotcnico.

Ficha de Inventario

Para tal fin hay varias consideraciones para formular un cdigo apropiado para los artculos, a continuacin se listan varios casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario: a) Existencia de cdigos de barras en la mayora o buena parte del inventario. b) Inventario bajo en cantidad de tems pero con alta rotacin. Usar cdigos mnemotcnicos. c) Inventario extenso en cantidad de tems con alta rotacin. Usar el mtodo de prefijos por departamentos ms numeracin en relacin a su ubicacin en estantera. d) Inventario extenso en cantidad de tems con baja rotacin. Usar numeracin automtica de la aplicacin o rellenado automtico. El departamento a utilizar debe ser acorde con las caractersticas propias del artculo. La descripcin del producto debe ser corta y especfica, ya que se imprime en los documentos de ventas. Las especificaciones bsicas del producto estn completas, no obstante hay otra serie de caractersticas que dependiendo del tipo de negocio sern tiles o no como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el men de detalles y en la barra de botones est la opcin proveedores que muestra un listado de ellos con las ltimas compras realizas con sus caractersticas bsicas como son: Fecha, No. de Documento, cantidad, costo total, moneda y factor de cambio.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Otras Caractersticas:Unidad: Expresa el nombre de la unidad bsica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella. Moneda: Unida monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicacin, indica el uso de multimoneda. Comisiones: Si el producto tiene comisin por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificacin y se escribe la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un nico vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo. Existencia con decimales: Son artculos cuya comercializacin viene expresada en unidades no enteras, ejemplo: en charcuteras, joyeras. Activo: Como su nombre lo indica, si est disponible o no para la venta. Fecha de Creacin: Por defecto se coloca la fecha actual, pero puede ser cambiada. Garanta: Tiempo de garanta del producto expresado en meses. Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyera, donde sus artculos varan de precio segn su peso. Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad bsica puede dividirse para su comercializacin. Ej.: En el caso de la Farmacia San Jos, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja como en tabletas, debe especificarse el contenido de las mismas. A continuacin se procede a establecer las caractersticas anexas presentadas en el men de Detalles, cabe destacar que no todas las opciones aplican, todo depende del departamento involucrado en la operacin.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Men Mantenimiento.- Funciones Especficas de la Ficha de Inventario

Opcin Archivo Forma de Inventario

Opcin Detalle Forma de Inventario

Costos y Precios (Inventario):

La aplicacin tiene la capacidad, a razn de un solo costo, de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario utilizarlos todos, en la Opcin Ttulos y Correlativos (Consecutivos) ubicado en el men principal (SISTEMA) se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los nombres para cada tipo de precio.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Ttulos y Correlativos Consecutivos (Sistema):En la pestaa definida con el nombre Inventario de esta opcin Ttulos y Correlativos encontrara la posibilidad de manejar hasta 6 Tipos de precios de venta, al posicionarse en algunos de ellos podr cambiar su descripcin as como tambin el poder eliminarlo al hacerlo no se visualizar en ninguna parte de la aplicacin.

Ttulos y Correlativos Inventario-Precios

Es muy importante conocer con exactitud la forma en la cual se utilizarn los tipos de precios y los mrgenes de ganancia para cada uno. Para tal fin es recomendable reunirse con la administracin de la empresa para establecerlos. Aunque los precios se pueden estipular directamente sin tener que colocar el porcentaje de ganancia, es ms prctico para fines administrativos y financieros utilizar estos ltimos.

Costos y Precios

En el caso de los servicios, si deja el costo en cero, el costo del servicio se calcular automticamente al momento de la transaccin basado en el porcentaje de utilidad del precio. Si el porcentaje es cero, el costo del servicio es igual al precio de venta.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Un ejemplo de tipos de precios: Precios al por Mayor, Precios al Detal y Precios Tarjeta de Crdito. Tambin podra establecerse un precio para amigos de la empresa donde los mrgenes de utilidad sean mnimos. Se manejan tres tipos de costos: Simple, Lote y Compuesto. Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo vara en cada compra, pero no son clasificables por algn tipo de sea, la aplicacin aplica los promedios a partir de la segunda compra del artculo, ya que para la primera vez no tiene ningn sentido. La operacin es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los mrgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente. La pantalla o formulario est dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificacin de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarn en toda la aplicacin en una presentacin de pginas. Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio. Paso a Paso: 1. Utilice el teclado numrico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratn sobre la misma. 2. Cada pestaa con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el ttulo de la pgina, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos. 3. Para terminar haga click en el botn de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.

Costo Promedio (Inventario):Trabajar con costo promedio se justifica para productos donde su costo vara en cada compra, pero no son clasificables por algn tipo de sea, la aplicacin aplica los promedios a partir de la segunda compra del artculo, ya que para la primera vez no tiene ningn sentido. La operacin es muy simple, se toma el costo anterior se suma al nuevo y se divide entre dos para obtener el promedio de ambos, a partir de este resultado se trabajan con los mrgenes de utilidad introducidos ya sea de manera directa o al colocar el precio manualmente.

Costo e Impuesto (Inventario):Si el tem es un articulo exento es decir no maneja IVA se debe tildar como exento.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Tipos de Precios de Ventas Basados en Costo Promedio (Inventario):La pantalla o formulario est dividido en tres partes: costos, impuesto(s) y tipos de precio. En el impuesto se coloca el porcentaje del mismo o simplemente de marca el cuadro de verificacin de exento y el impuesto no aplica. En los tipos de precios se fijan los precios que se manejarn en toda la aplicacin en una presentacin de pginas.

Los precios pueden introducirse de dos maneras, colocando el margen de utilidad o el precio final directamente en el cuadro de texto titulado "Sin Impuesto". Solo queda repetir el mismo procedimiento para cada precio. Paso a Paso: 1. Utilice el teclado numrico para introducir los distintos valores antes descritos. Para cambiar el cursor de cuadro de texto utilice la tecla tabulador o haga click con el ratn sobre la misma. 2. Cada pestaa con nombre es un tipo de precio, haga click en cada una para ir cambiando la misma, o puede ubicar con la tecla tabulador el cursor en el ttulo de la pgina, y moverse entre ellas con las teclas de movimientos. 3. Para terminar haga click en el botn de Aceptar o simplemente presione la tecla ENTER.



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Redondeo de Precios de Venta (Inventario):Para el clculo numrico, en toda la aplicacin se establece la forma de presentacin de los nmeros, las cuales se puede seleccionar entre las siguientes: Nota: Cada vez que cambie el tipo de redondeo se afecta el margen de ganancia, para hacer los clculos ms transparentes.

Sin Redondeo: Presentacin sin formato, se muestra el nmero tal cual sea el clculo. Sin decimales: Formato con cero en los decimales, para este tipo la aplicacin lleva a prdida los cntimos producto del clculo previo, ya que son quitados. Ej.: 3503,50 --> 3503.00 Cinco Cntimos: Suma 5 cntimos a los decimales expresados en el clculo. Ej.: 3503,5 --> 3504,00 Unidad Superior: Al resultado inicial lo lleva a la unidad entera siguiente. Ej.: 3503,50 --> 3504,00 Cinco Unidades: Suma 5 unidades en la parte entera del valor inicial. ej: 3503,50 --> 3508.50 Decena Superior: Lleva el valor inicial al mltiplo de 10 ms cercano que termine en cero por arriba. Ej.: 3503,50 -> 3510,00 Centena Superior: Lleva el valor inicial al mltiplo de 100 prximo superior con terminacin en cero. Ej.: 3503,50 -> 3600,00



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Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable Men Mantenimiento - Versin 2.75Precios de Ventas Basados en Costo por Lote (Inventario):Para los productos que manejan lotes de produccin es muy importante saber los datos exactos de ellos, para as llevar control de los datos de manufactura anexos tales como fecha de vencimiento y otros parmetros que limiten de alguna forma el uso o la venta de los artculos. En el caso ejemplo de la Farmacia, se utiliza para todos los medicamentos, ya que estos poseen fecha de vencimiento asociada al lote de produccin y es muy importante saber que productos estn vencidos o no para venderlos. En los productos clasificados por lotes solo se maneja un nico tipo de precio, en el caso de querer tener otros tipos de precio, debe activarse la opcin de descuentos al momento de la facturacin. Por otra parte, si desea vender el artculo en unidades sueltas (Ej.: en los medicamentos suministrados en tabletas o pastillas pero empaquetados en cajas y se desea vender tanto en cajas como en tabletas) configure las presentaciones del mismo. Para ver ms detalles de Ofertas y Presentaciones. Paso a Paso: Para modificar un lote existente solo haga doble click sobre el nombre del lote en la lista ubicada en la parte superior izquierda. Haga los cambios necesarios y luego presione el botn Grabar. 1. Introduzca el costo y fecha de vencimiento en la parte superior derecha. 2. Introduzca el porcentaje de utilidad o coloque el precio directamente en el cuadro de texto titulado "Sin impuesto". 3. Escriba el nombre del lote en el cuadro de texto titulado "Lote". 4. Haga click en el botn de Incluir. 5. Si no existen ms lotes, haga click en el botn Salir.

Costos por Lote

Precios Basados en Costo por Lote



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