Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretaria de...

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

Proyecto de Modernización de

Secretaria de Educación de Montería


Proceso “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en

resultados” ISO9000:2000

REQUERIMIENTO

Entradas Salidas

TransformaciónInsumosProductos

Enfoque Basado en ProcesosEnfoque Basado en Procesos

• Bienes

• Servicios“Cualquier actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas”

Transformación


El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos El Ciclo de Mejora y el Enfoque Basado en Procesos

Ciclo P-H-V-A

Definir y habilitar de acuerdo a los requisitos y medios

•qué hacer•cómo hacerlo•cuándo hacerlo

PlanificarPlanificar

Ejecutar tal como se ha planificado

HacerHacerEvaluar y demostrar conformidad con lo planificado, así como desempeño de acuerdo a los objetivos

VerificarVerificar

Establecer y generar mejoras hacia los objetivos, recursosy prácticas futuras

ActuarActuar


Modelo de Operación Procesos MENModelo de Operación Procesos MEN

¿Qué es un macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada.

¿Qué es un proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente.

¿Qué es un subproceso? Es un conjunto de actividades que interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso.

¿Qué es una actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un subproceso.


F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos

G. Gestión de la información

H. Gestión del talento humano

I. Gestión administrativa de bienes y servicios

J. Gestión financiera

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A. Gestión estratégica

E. Atención al ciudadano

K. Control Interno

B. Gestión de

programas y proyectos

C. Gestión de la

cobertura del

servicio educativo

D. Gestión de la calidad del servicio

educativo en educación pre

escolar, básica y media

L. Gestión de la tecnología informática

M. Atender asuntos legales y públicos

N. Administración del sistema de gestión de calidad

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Cadena de ValorCadena de Valor


F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos



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C. Gestión de la

cobertura del

servicio educativo

PROCESOS A IMPLANTARPROCESOS A IMPLANTAR


Beneficios del ModeloBeneficios del Modelo

Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría.

Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o por terceros.

Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la estructura de la Secretaría, permite:


Pasos a seguirPasos a seguir

Definir una política para financiar la planta de cargo requerida para la implementación de la nueva estructura.

Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial.

Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la aprobación de estructuras organizacionales


Riesgos de no implementar la estructura Riesgos de no implementar la estructura

Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los

procesos, entre la Secretaría de Educación y demás dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de Nivel de Servicio.

Consolidación en las secretarías de esquemas desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por núcleos, zonas, provincias, regiones).

Carencia de regularización de la situación de los funcionarios

pagados por el SGP (administrativos y docentes) que desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y otras dependencias de la Entidad Territorial.

Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.


Riesgos de no implementar la estructura Riesgos de no implementar la estructura

Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos.

No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a las de apoyo (Administrativa y financiera).

Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la Secretaría.

Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos.

Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la

organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional.


Riesgos de no implementar la estructuraRiesgos de no implementar la estructura

Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de

personal de acuerdo a los diseños detallados.

Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la

modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de

implantar en la satisfacción de los usuarios.


Macroproceso Proceso


H01. Administrar la planta de personal

H02. Selección e inducción de personal

H03. Desarrollo de personal

H04. Administración de carrera

H05. Manejo del fondo prestacional

H06. Administración de la nómina

H07. Administración de las hojas de vida

H. Gestión del Talento HumanoH. Gestión del Talento Humano

H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida.


Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños al sistema educativo oficial.

C. Gestión de la Cobertura del Servicio EducativoC. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo


C. Gestión de la cobertura del servicio educativo

C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo

C02. Proyectar cupos

C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales

C04. Registrar matrícula de cupos oficiales

C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula




E01. Gestionar solicitudes y correspondencia

E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano

E. Atención al CiudadanoE. Atención al Ciudadano

E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y consultas y la correspondencia en general recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación.



F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos

educativos

F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos educativos

F02. Legalización de establecimientos educativos

F. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EEF. Gestión de la Inspección y Vigilancia de los EE

F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos.




J01. Presupuesto

J02. Tesorería

J03. Contabilidad

J. Gestión FinancieraJ. Gestión Financiera

J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable.




L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática.

L02. Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica

L03. Administración de la plataforma tecnológica informática

L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la plataforma tecnológica

L. Gestión de la Tecnología InformáticaL. Gestión de la Tecnología Informática

L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio.

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