MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República … · Lograr agilidad, flexibilidad y adaptabilidad...

Ministerio de Educación NacionalRepública de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONALRepública de Colombia


GESTIGESTIÓÓN DE LA COBERTURAN DE LA COBERTURADEL SERVICIO EDUCATIVODEL SERVICIO EDUCATIVO

MARZO 2 DE 2006MARZO 2 DE 2006

Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales


TEMAS A TRATARTEMAS A TRATAR

�GESTIÓN DE LA COBERTURA

�ESTRATEGIAS PARA EL REPORTE DELA INFORMACIÓN

�RECONOCIMIENTO


GESTIGESTIÓÓN DE LA COBERTURAN DE LA COBERTURA

Conjunto de actividades que apoya la políticade cobertura y que permite organizar lacontinuidad de los alumnos antiguos y el

ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema deEducación Oficial del País..


OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALVolver eficiente, eficaz y efectivo el proceso de asignación

de cupos en la educación preescolar, básica y media enel nivel territorial

¿¿CCÓÓMO SE LOGRA?MO SE LOGRA?Adoptando un modelo de gestión de matrícula soportado en

un sistema de información confiable y estandarizado.

GESTIÓN DE LA COBERTURA


� Facilitar el acceso de los estudiantes al sistema educativo.

� Propiciar la transparencia y la equidad social en la asignación de los

cupos escolares, favoreciendo a los más vulnerables.

� Mejorar el flujo, la disponibilidad y la utilización de la información dematrícula, en todo el ciclo educativo, especialmente en el proceso de

asignación de recursos.

� Implementar mecanismos de control en todas las fases del proceso que

permitan monitorear su evolución.

� Lograr agilidad, flexibilidad y adaptabilidad en el procesamiento de lainformación.

� Generar información consolidada, adecuada y pertinente en todos los

niveles posibles de la cadena de gestión educativa.

OBJETIVOS ESPECOBJETIVOS ESPECÍÍFICOSFICOS



� Elemento fundamental en la política decobertura.

� Parte integral del proceso de modernización delas Secretarías de Educación del país.

� Esencial para la asignación de recursosfinancieros, humanos y físicos.

CONTEXTOCONTEXTO



ANTECEDENTESANTECEDENTES

� Resolución 1515 de julio 3 de 2003.( Desarrollo de

talleres de planeación de la oferta educativa -2004).

� Desarrollo del Modelo de Gestión de Matrícula y del

Sistema de Matrícula.

� Inicio de la implementación del Modelo de Gestión de

Matrícula y el SIMAT.



PROCESO DEL MODELO DE LAPROCESO DEL MODELO DE LAGESTIGESTIÓÓN DE LA COBERTURAN DE LA COBERTURA

EstablecerDirectrices,Criterios,Procedimientosy Cronograma

ProyectarCupos

Solicitar,Reservar yAsignarCuposOficiales ycontratacióncon privados(en caso desernecesario)

RegistrarMatrículade CuposOficiales

HacerSeguimientoa la Gestiónde Matrícula

C01 C02 C03 C04 C05

SIMATSIMAT



SIMAT

Reportes

Proyección de cuposy control de saldos

Registro e inscripciónde alumno

Instituciones y sedesD.U.E.Novedades

de alumnos

Fusiones yconvenios

Matrículas



DIVIPOLAS Y JERARQUIAS

Las Jerarquíascorresponde a un Nivel

Administrativo delSistema Educativo.

Las DIVIPOLAScorresponden a

la divisiónpolítica

administrativadel país

DepartamentoDepartamento

Municipio 1Municipio 1



Municipio nMunicipio n

MENMEN

Secretaria 1Secretaria 1



Secretaria nSecretaria n

NNúúcleo 1cleo 1

NNúúcleo ncleo n



ValleValle

CartagoCartago

CaliCali

TulTulúúaa

PalmiraPalmira

Ejemplo:

MENMEN

CartagoCartago

ValleValle

TulTulúúaa

PalmiraPalmira GAGEM 2GAGEM 2

GAGEM 1GAGEM 1

GAGEM 3GAGEM 3

GAGEM 4GAGEM 4

GinebraGinebra

GuacarGuacaríí

RestrepoRestrepo

NNúúcleo 1cleo 1

NNúúcleocleo 22

NNúúcleocleo 33


I.E. 1I.E. 1

I.E. 3I.E. 3

I.E. 2I.E. 2


INSTITUCIÓN

JORNADAS

GRADOSSEDES

COMPOSICIÓN DE LAS INSTITUCIONES



CREAR ROLES YASIGNAR PERMISOS

Y PRIVILEGIOS

CREAR ROLES YCREAR ROLES YASIGNAR PERMISOSASIGNAR PERMISOS

Y PRIVILEGIOSY PRIVILEGIOSCREAR JERARQUIASCREAR JERARQUIASCREAR JERARQUIAS CREAR USUARIOSCREAR USUARIOSCREAR USUARIOS

CREAR INSTITUCIONES,SEDES, JORNADAS Y

GRADOS

CREAR INSTITUCIONES,CREAR INSTITUCIONES,SEDES, JORNADAS YSEDES, JORNADAS Y

GRADOSGRADOS

DEFINIR PARÁMETROSY CRITERIOS

DEFINIR PARDEFINIR PARÁÁMETROSMETROSY CRITERIOSY CRITERIOS

GENERAR ETAPAS DELPROCESO DE

MATRICULA (FECHAS)

GENERAR ETAPAS DELGENERAR ETAPAS DELPROCESO DEPROCESO DE

MATRICULA (FECHAS)MATRICULA (FECHAS)

REGISTRAR ESTUDIANTES(CARGUE DE ARCHIVOS O

UNO A UNO)

REGISTRAR ESTUDIANTESREGISTRAR ESTUDIANTES(CARGUE DE ARCHIVOS O(CARGUE DE ARCHIVOS O

UNO A UNO)UNO A UNO)

DEFINIR MODELOSPOR GRADO

DEFINIR MODELOSDEFINIR MODELOSPOR GRADOPOR GRADO

GENERAR CORTESGENERAR CORTESGENERAR CORTES

CREAR DIVIPOLASCREAR DIVIPOLASCREAR DIVIPOLAS

GESTIÓN DETRAMITES

GESTIGESTIÓÓN DEN DETRAMITESTRAMITES

CONFIGURACIÓN DEL SIMAT



GESTIÓN DE TRÁMITES

PROYECCIPROYECCIÓÓNN

SALDOS DE CUPOSSALDOS DE CUPOS

INSCRIPCIINSCRIPCIÓÓNN MATRMATRÍÍCULACULA

REPROBADOREPROBADO NOVEDADESNOVEDADES



ETAPAS DEL MODELOPROYECCIONES YPROYECCIONES Y

CRONOGRAMACRONOGRAMA

PREMATRPREMATRÍÍCULACULA SOLICITUDES DESOLICITUDES DETRASLADOTRASLADO INSCRIPCIONESINSCRIPCIONES

RESERVASRESERVASALUMNOSALUMNOSANTIGUOSANTIGUOS

REPROBADOSREPROBADOS

ASIGNACIASIGNACIÓÓN DEN DECUPOSCUPOS

TRASLADOSTRASLADOS

ASIGNACIASIGNACIÓÓN DEN DECUPOS NUEVOSCUPOS NUEVOS

MATRMATRÍÍCULACULA

LIBERACILIBERACIÓÓN DEN DECUPOSCUPOS

REPORTES YREPORTES YCONSULTASCONSULTAS

NOVEDADES DENOVEDADES DEMATRMATRÍÍCULACULA




�PROCESO DE MATRÍCULA


�RECONOCIMIENTO


SITUACIÓN ACTUAL

Cal

enda

rio

Proy

ecto

M

oder

niza

ción

MATRICULAOFICIAL 2005-

SINEB

MATRICULA2005 SIMAT

% REPORTADOEN SIMAT 2005

MATRICULA2006 SIMAT

% EN SIMAT 2006vs 2005

AMAZONAS A 19.000 17.848 94% 16.596 87%ANTIOQUIA A X 595.549 598.806 101% 0%ARAUCA A X 61.573 53.079 86% 50.398 82%ARMENIA A 58.043 51.467 89% 47.333 82%ATLANTICO A X 131.373 116.673 89% 109.185 83%BARRANCABERMEJA A X 41.825 40.206 96% 37.025 89%BARRANQUILLA A X 198.460 181.626 92% 144.265 73%BELLO A X 67.116 63.758 95% 56.819 85%BOGOTA A 936.858 0% Otro sistemaBOLIVAR A X 258.010 245.522 95% 148.441 58%BOYACA A X 197.229 191.529 97% 108.953 55%BUCARAMANGA A X 97.842 91.824 94% 86.068 88%BUENAVENTURA B X 94.541 0% 0%BUGA B 21.166 0% 0%CALDAS A 131.926 0% 0%CALI B X 274.323 0% 0%CAQUETA A X 73.288 69.030 94% 13.242 18%CARTAGENA A X 194.384 177.733 91% 40.706 21%CARTAGO B X 25.669 1.386 5% 0%CASANARE A X 80.808 79.389 98% 76.050 94%CAUCA A 245.275 11.985 5% 0%CESAR A X 162.394 96.213 59% 91.485 56%CHOCO A 122.874 113.800 93% 109.333 89%CIENAGA A 30.088 22.501 75% 20.139 67%CORDOBA A X 254.255 250.820 99% 230.470 91%CUCUTA A 135.094 114.665 85% 108.921 81%

SECRETARIA DEEDUCACIÓN


SITUACIÓN ACTUAL

Cal

enda

rio

Proy

ecto

M

oder

niza

ción


SINEB

MATRICULA2005 SIMAT


MATRICULA2006 SIMAT


CUNDINAMARCA A 349.193 335.266 96% Otro sistemaDOSQUEBRADAS A X 34.146 31.106 91% 29.198 86%DUITAMA A 23.415 19.223 82% 17.983 77%ENVIGADO A X 20.302 18.492 91% 17.242 85%FLORENCIA A X 35.280 31.820 90% 30.336 86%FLORIDABLANCA A 38.345 36.506 95% 34.659 90%FUSAGASUGA A X 21.504 19.085 89% 18.157 84%GIRARDOT A X 16.106 15.517 96% 14.671 91%GIRON A 26.121 25.128 96% 23.438 90%GUAINIA A X 8.811 8.641 98% 8.208 93%GUAVIARE A X 22.667 21.884 97% 21.181 93%HUILA A X 169.175 159.093 94% 153.027 90%IBAGUE A 92.312 82.841 90% 77.597 84%ITAGUI A X 39.931 41.533 104% 44.839 112%LA GUAJIRA A X 111.544 108.556 97% 98.911 89%LORICA A X 29.457 29.025 99% 27.643 94%MAGANGUE A X 31.892 31.480 99% 30.212 95%MAGDALENA A X 203.497 148.511 73% 142.285 70%MAICAO A X 35.419 33.822 95% 32.068 91%MANIZALES A X 68.111 4.889 7% 4.831 7%MEDELLIN A 395.108 0% Otro sistemaMETA A X 95.933 95.933 100% 91.708 96%MONTERIA A X 87.647 59.195 68% 57.195 65%NARIÑO B X 222.308 0% 0%NEIVA A X 69.251 62.907 91% 59.586 86%NORTE SANTANDER A X 153.022 148.755 97% 142.665 93%



SITUACIÓN ACTUALSITUACIÓN ACTUAL

Cal

enda

rio

Proy

ecto

M

oder

niza

ción


SINEB

MATRICULA2005 SIMAT


MATRICULA2006 SIMAT


PALMIRA B 51.689 53.367 103% 53.367 103%PASTO B X 79.310 0% 0%PEREIRA A 91.432 84.087 92% 78.693 86%POPAYAN A 48.799 36.909 76% 34.928 72%PUTUMAYO A X 80.287 78.308 98% 75.616 94%QUINDIO A X 62.678 58.395 93% 55.109 88%RISARALDA A X 63.367 9.559 15% 9.177 14%SAHAGUN A X 24.169 23.939 99% 22.832 94%SAN ANDRES A X 12.391 10.280 83% 9.712 78%SANTA MARTA A 90.909 0% 0%SANTANDER A 201.385 194.181 96% 185.851 92%SINCELEJO A X 61.472 61.078 99% 57.486 94%SOACHA A X 71.481 71.300 100% 68.013 95%SOGAMOSO A X 24.559 13.738 56% 12.937 53%SOLEDAD A 51.996 7.558 15% 7.077 14%SUCRE A X 168.699 158.882 94% 152.544 90%TOLIMA A X 206.061 202.304 98% 175.688 85%TULUA B X 34.914 32.900 94% 0%TUMACO B 53.266 1.445 3% 0%TUNJA A X 29.784 25.117 84% 23.364 78%TURBO A 41.096 40.053 97% 38.237 93%VALLE B X 218.342 237 0% 0%VALLEDUPAR A X 73.451 71.563 97% 67.609 92%VAUPES A 8.504 7.839 92% 7.616 90%VICHADA A X 16.855 13.922 83% 13.505 80%VILLAVICENCIO A X 89.087 70.223 79% 66.324 74%

TOTAL 8.865.443 5.486.252 3.888.754



SECRETARIAS QUE UTILICEN SIMAT

� Comité para el seguimiento al proceso dematrícula y al desarrollo técnico del SIMAT.

� Acompañamiento a las 54 secretarías quehacen parte del proyecto de modernización yque deben utilizar el SIMAT.

� Asistencia técnica a las 54 secretarías en lautilización e implementación del SIMAT.

� Mesa de ayuda para las secretarías y susinstituciones educativas.

ESTRATEGIAS PARA EL REPORTE DE LAESTRATEGIAS PARA EL REPORTE DE LAINFORMACIINFORMACIÓÓNN

SECRETARIAS QUE NO UTILICENSIMAT

� Seguimiento al proceso de reportepreviamente establecido, en el SINEB(Validador).

� Requerimientos por parte del MEN de losreportes de matrícula en las fechaspreviamente establecidas.

� Apoyo técnico y exigencia para elcumplimiento de los reportes.

ESTRATEGIAS PARA EL REPORTEDE LA INFORMACIÓN


ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE SEACCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE SEESTESTÁÁN ADELANTANDON ADELANTANDO

POR PARTE DELMEN

POR PARTE DE LASECRETARIA



CRONOGRAMA

Preparación ydepuración deinformación dematrícula en el

SIMAT

Corteestadísticoy reportea través

del SIMAT

Febrero 27 –marzo 27 Marzo 31

Abril 30 -Cierre

definitivo

Directorio deestablecimiento

s educativos

Mayo 15 –Cierre

definitivo

MatriculaOficial

Mayo 30 -cierre

definitivo

Matriculaprivada

Asistencia técnica alas Secretarías enla implementacióny uso del SIMAT

Reporte deinformación dematrícula y deDirectorio en el

SIMAT

Anexo 1 – 6A

(80%)

Cierre definitivode informacióndel directorio

Anexo 1

Directorio

Cierre definitivode informaciónde matrícula

oficial

Anexo 2, 2A y 6A

Cierre definitivode informaciónde matrícula

privada

Anexo 5

Corrección deinconsistencias

en lainformación de

matrícula

Abril 15

Reporte del 20%restante y

corrección y ajustede información de

matrícula y dedirectorio en el

SIMAT

Anexo 1 – 6A

(100%)



ACOMPAACOMPAÑÑAMIENTO EN EL MODELO DEAMIENTO EN EL MODELO DEGESTIGESTIÓÓN DE COBERTURA Y EN EL SIMATN DE COBERTURA Y EN EL SIMAT

ADRIANA PEÑA ISABEL SANCHEZ SONIA ROJAS MIGUEL CALDERON LUBIN MONTES BEATRIZ BOTELLO

BUENAVENTURA AMAZONAS ARMENIA ANTIOQUIA ARAUCA BOYACABUGA BOGOTA CIENAGA ATLANTICO BARRANCABERMEJA CAQUETACALI CALDAS CUCUTA BARRANQUILLA CESAR CASANARECARTAGO CAUCA CUNDINAMARCA BELLO CORDOBA FLORENCIAFLORIDABLANCA CHOCO DUITAMA BOLIVAR DOSQUEBRADAS FUSAGASUGAGIRON MEDELLIN IBAGUE BUCARAMANGA LA GUAJIRA GIRARDOTNARIÑO TURBO PEREIRA CARTAGENA LORICA HUILAPALMIRA POPAYAN ENVIGADO MAICAO MAGDALENAPASTO SANTA MARTA GUAINIA MONTERIA METASANTANDER SOLEDAD GUAVIARE NORTE DE SANTANDER NEIVATULUÁ VAUPES ITAGUI RISARALDA SOACHATUMACO MAGANGUE SAHAGUN SOGAMOSOVALLE MANIZALES SINCELEJO TUNJA

PUTUMAYO SUCRE VICHADAQUINDIO TOLIMA VILLAVICENCIOSAN ANDRES VALLEDUPAR


1 2 43 5 6



6

5

4

3

2

1

Miguel Calderon: [email protected]

Lubin Montes: [email protected]

Beatriz Botello: [email protected]

Sonia Rojas: [email protected]

Isabel Sanchez: [email protected]

Adriana Peña: [email protected]

PBX: 2-222800 Ext 2359 – 2305 – 2211

Correo: [email protected] y Chat

ACOMPAACOMPAÑÑAMIENTO EN EL MODELO DEAMIENTO EN EL MODELO DEGESTIGESTIÓÓN DE COBERTURA Y EN EL SIMATN DE COBERTURA Y EN EL SIMAT

mailto:[email protected]


MESA DE AYUDA (13 de marzo)La Mesa de Ayuda tiene como objetivo brindar soporte técnico y operativo a los

usuarios del Ministerio de Educacion.

La gestión de Mesa de Ayuda será realizada por SITEL DE COLOMBIA.

Para acceder al soporte de la mesa de Ayuda SITEL cuenta con los siguientesrecursos:

1. Medio por vía telefónica, en Bogotá a la línea 5-242081 y en el resto del paísa la línea gratuita 018000517472. El horario de atención es de Lunes aViernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m..

2. Servicio de buzón en horario no hábil.

3. Contacto por E-mail y Chat.

4. Personas capacitadas para otorgar la información necesaria y garantizar lainteracción del usuario con SIMAT.




�PROCESO DE MATRÍCULA


�RECONOCIMIENTO

RECONOCIMIENTO


EstablecerEstablecerCriterios paraCriterios parala Gestila Gestióón yn y

CronogramasCronogramas

C01

Asignar pesos a las variables

Definir etapas del proceso deMatricula

Configuración del Sistema deMatrícula


Proyectar Cupos

Ajustes a los saldos de Cupos

ProyectarProyectarCuposCupos

C02

Definir grupos por grado

Definir cortes estadísticos decomparación

Establecer convenios decontinuidad con IE

Identificar estudiantesbeneficiados con estrategiasde permanencia


C0301Promocionar a los estudiantesen el sistema

RESERVARRESERVARCUPOS ALUMNOSCUPOS ALUMNOS

ANTIGUOSANTIGUOS

C0301

Registrar los estudiantesreprobados en el sistema

REGISTRARREGISTRARREPROBADOSREPROBADOS

C0302

ASIGNAR CUPOSASIGNAR CUPOSTRASLADOSTRASLADOS Asignar los cupos para estudiantes

que solicitan traslado

Solicitar a las IE el registro deprematricula (continuidad, traslados,retiros)

Registrar las solicitudes de traslado


C0304

Inscribir a los estudiantes nuevos(solicitud de cupo)

INSCRIPCIINSCRIPCIÓÓNN

Asignar Cupos aAsignar Cupos aniniñños procedentesos procedentes

de ICBFde ICBF

C0303

Asignar cupos nuevos - priorizandoniños provenientes de ICBF

C0305

Asignar cupos a estudiantes nuevosASIGNACIASIGNACIÓÓNNCUPOS NUEVOSCUPOS NUEVOS


C0401

MATRICULAMATRICULAFormalizar la matrícula deestudiantes antiguos ynuevos en el sistema

C0401

Registrar las variaciones durante eltranscurso del año (retiros,traslado, ingresos, cambios dedatos del estudiante, etc.)

NOVEDADES DENOVEDADES DEMATRICULAMATRICULA


C0501

Generar Reportes

GENERARGENERARREPORTES YREPORTES YCONSULTASCONSULTAS

Realizar consultas sobreinformación de los alumnos en elsistema

Generar archivos de la resolución 166a través del SIMAT (30 Marzo)


ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE SEACCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE SEESTESTÁÁN ADELANTANDON ADELANTANDO

POR PARTE DEL MENPOR PARTE DEL MEN

1. Generación automática de la proyección del año 2006, proceso que se desarrolla

tomando la información de los cupos que se tienen de cada grupo en el año 2005 y

luego se crean idénticos para el año 2006.

2. Generación automática de la promoción de alumnos, proceso que consiste en

pasar los alumnos que están en este momento en el año 2005 al año 2006, en el grado

inmediatamente siguiente al que se encuentran. (excepción Sin Continuidad).



ESTRATEGIAS PARA ELREPORTE DE LA INFORMACIÓN

3. Generación de archivos:• Archivo con los alumnos promocionados. Indicando: institución, sede, jornada, grado, grupo y

modelo donde quedaron promocionados.

• Archivo con los alumnos SIN CONTINUIDAD (Alumnos a los cuales la promoción no lesencontró cupo dentro de la institución educativa). Los datos que contiene este archivo son:institución, sede, jornada, grado, grupo y modelo donde quedaron promocionados con estado SINCONTINUIDAD.

• Archivo que contiene el número de cupos, el número de alumnos asignados y el saldo decupos disponibles (cupos que no han sido utilizados o que están disponibles) por institución,sede, jornada, grado, grupo y modelo.

(entrega entre el 7 y 9 marzo en medio magnético)4. Creación de las etapas de matriculas.

5. Registro del porcentaje de repitencia. (Administración � parámetros porSecretaría).

RECUERDE, HASTA ESTE PUNTO AUN LAS SECRETARIAS NO HAN REALIZADORECUERDE, HASTA ESTE PUNTO AUN LAS SECRETARIAS NO HAN REALIZADONINGNINGÚÚN PROCESO, TODO SE HA REALIZADO AUTOMN PROCESO, TODO SE HA REALIZADO AUTOMÁÁTICAMENTETICAMENTE


POR PARTE DE LA SECRETARIAPOR PARTE DE LA SECRETARIA

1. Registro de los alumnos reprobados, esto se hace por el menú:

Matrícula � registrar reprobados.

2. Realizar Matrícula o retiro de alumnos, esto se hace por el menú

Matrícula � matricular

En esta pantalla se pueden efectuar las dos acciones, retirar o matricular a todos los alumnos deun mismo grupo.

3. Revisión de los alumnos que quedaron sin continuidad(Ajuste de saldos de cupos y nuevamente se corre la promoción automática)

PLAN DE ACCION MATRICULA (A) 2006PLAN DE ACCION MATRICULA (A) 2006



4. Para alumnos que no están en el SIMAT o que son nuevos:

- Creación de un archivo con la estructura del anexo 6A donde estén losalumnos que hacen faltan para el año 2006, cárguelos por administración �carga de datos.

- Si no se tiene el anexo 6 A, se pueden registrar los alumnos uno a uno porel menú estudiantes � registro de estudiantes.

5. Otros procedimientos importantes:• Transferencias• Reporte anexos resolución 166


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