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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

FACULTAD CIENCIAS AGROPECUARIAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL EN INDUSTRIAS ALIMENTARIAS

“DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS”

INTEGRADO POR:

CLARET MAMANI MAMANI

MILAGROS MAYHURE CHAMBILLA

MARIELA CHOQUE ALBERTO

DORIS LANCHIPA COHAILA

FLOR MANSILLA LLANOS

HILDA CHAMBI

PROFESOR: Lic. JUBER AMILCAR GAVIDIA ANTICONA

CURSO: TALLER DE LENGUAJE

ESPECIALIDAD: INDUSTRIAS ALIMETARIAS

TEMA: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

TACNA-PERU

2012

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DEDICATORIA

A Dios por ser nuestra guía espiritual y quien nos anima a seguir hacia

adelante.

A nuestro profesor, por su colaboración a la realización de este presente

trabajo monográfico.

A nuestros padres por su apoyo y comprensión, por enseñarnos que la

perseverancia y el esfuerzo son el camino para lograr nuestros objetivos en el

futuro.

INDICE GENERAL

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DEDICATORIA......................................................................................................1

INTRODUCCION...................................................................................................5

OBJETIVOS..........................................................................................................4

CAPITULO I…………………………………………………………………………....6

1. Definición del documento…………………………………………………..7

2. Características del documento…………………………………………..8

3. Funciones del documento…………………………………………………9

CAPITULO II………………………………………………………………………….10

1. Tipos de documentos administrativos……………………………….11

2. Funciones de los documentos administrativos………………………17

CAPITULOIII………………………………………………………………………….20

1. Solicitud………………………………………………………………………21

2. Memorándum………………………………………………………………..22

3. Carta…………………………………………………………………………..25

CONCLUSIONES……………………………………………………………………

REFERENCIA

BIBLIOGRAFICA………………………………………………………………………

ANEXO………………………………………………………………………………...

1

RESUMEN

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya

que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas

privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del

esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos más

usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se

emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo

sabrá como redactar estos documentos administrativos sino también sabrá

cuando emplearlos y qué se necesita para su entrega.

En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redacción, empezando

por su concepto, tipos y los documentos administrativos más usados hoy en

día, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el informe, el

informe técnico, el contrato y el currículo vitae. Abarcaremos también los

conceptos, partes, clases y áreas de difusión de los documentos

administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema.

OBJETIVOS:

1

Conocer los conceptos generales de los documentos administrativos.

Redactar correctamente diferentes clases de documentos.

Analizar y comprender al redactar un documento.

CAPÍTULO I. DOCUMENTO

INTRODUCCIÓN

Desde el inicio en que se crea lo que conocemos como información, la

sociedad tenía la necesidad de plasmar esas ideas por escrito,  para que

perdurara en el tiempo, ayudando a las personas en la organización, se

cumplieran leyes que regulen las acciones de la sociedad  y se diera a conocer

los hechos relevantes de la historia. Así que se creó  lo que hoy conocemos

como los “ Documentos”  en cualquiera de sus funciones, esos que

permitieran el desarrollo individual, grupal y sociocultural de cada uno como ser

independiente, cubriendo parte de sus necesidades. Una vez que estos

documentos tienen la información, deben recopilarse y preservarse con mucho

cuidado si se encuentra en un Archivo de una institución o en el de un hogar,

ya que ellos son los que permiten la identificación de cada ser humano a la

hora de realizar cualquier trámite legal.

A continuación este trabajo describe detalladamente lo que serian los

documentos desde su concepto más general hasta conocer como se denomina

en la archivística, los procesos legales que los conforman a nivel nacional en

Venezuela, sus características externas e internas, la relación que tienen con la

entidad productora, las características del documento de archivo, las funciones

del documento, entre ellos (su valor testimonial científico/informativo:

fehaciente, autentico e imparcial. La garantía de la democracia y del estado de

derecho, la objetividad, la autenticidad, la originalidad etc.). También se

observara la clasificación de los documentos de archivo, ya sea por su tipo o su

tradición. Los documentos administrativos que utilizamos para el desempeño

de nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los

documento han hecho que día a día se desarrollen y ya no sean solo de

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nuestra vida diaria, por ello se puede decir, que estos primeros inicios de los

documento han hecho que día a día se desarrollen y ya no sean solo

documentos sino, que cumplan funciones diversas  como los administrativos,

su definición sea distinta, a medida que cambie las etapas, sus características,

el carácter seriado: la génesis, la exclusividad, la interrelación, los tipos

(documentos de iniciación, de instrucción y terminación), las funciones, el ciclo

vital de los documentos, el valor de los documentos, las edades de los

documentos (edad activa, semiactiva e inactiva).

Definición de documento

Entre los autores que más han investigado la naturaleza del documento,

destacan Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet, ellos establecen que: Un

documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas,

públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo

de soporte, en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad

humana fijada en un soporte.

El concepto de documento varía según se le mire desde los puntos de vista de

los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo:

historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios,

documentalistas, museólogos, entre otros. En un sentido muy amplio y

genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana,

que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el

testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que

contiene información

Características de los documentos:

•         Génesis. Los documentos son el resultado de una actividad natural

dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

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•         Carácter seriado: Los actos administrativos dan lugar a un

documento, cuando estos se repiten a través del tiempo y producen

documentos similares constituyen series documentales

•         Exclusividad: La información que contiene los documentos de archivo

rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad

•         Fiabilidad Esta se mantiene cuando no se añaden criterios de

valoración

•         Integridad: Los documentos deben mantener sus  caracteres internos y

externos intactos.

•         Manejabilidad: Cada documento debe ser accesible, localizable,

recuperable, presentable e interpretable

•         Testimonial: Sirven como prueba jurídica, social, económica, política y

administrativa de la Nación

•         Fe pública: se le otorga una garantía por parte del funcionario público

con el fin de evitar falsificaciones

•         Interrelación: Un único documento no tiene ningún valor archivístico, los

documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto (serie)

Funciones del documento:

Su función principal es la de soporte y registro de datos e información, sobre

algún hecho o suceso. Así como también transmitir información y servir de

testimonio. El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria

de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer

información, como demandas a personas u organismos, asistencia a

conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en

documentos

Importancia del documento:

      Los documentos sin importar su formato (papel, digital, etc.) son de vital

importancia para la humanidad ya que ellos guardan muchas de las actividades

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que el hombre va desarrollando a través del tiempo. Forman parte de su

bastión histórico y su legado más grande. Ya que en ellos el hombre

prácticamente guarda todo lo que realiza mientras interactúa entre sí y con su

entorno. Los hay de muchos tamaños, colores y formas; así como también con

distintas funciones. Los hay históricos, administrativos, judiciales y para usted

de contar, todos con gran importancia para sus generadores y sus usuarios.

Desde que el hombre invento la escritura y comenzó a documentar su andar y

vivir el documento escrito se convirtió en el principal medio de transmisión de

su historia ya que como dicen los expertos; la historia contada de manera oral y

en la transmisión de persona a persona seguro se tergiversaría y deformaría a

través del paso del tiempo.

Clasificación de los documentos :

Por el tipo documental

El tipo documental es el atributo de un documento de archivo, que se origina en

la actividad administrativa a la que sirve este documento

Arcángel Sánchez Gómez 2008, clasifica a los documentos según el tipo

documental en:

•         Dispositivos o imperativos: una persona asienta su autoridad con la

intención de que esta sea obedecida. (Ley, decreto, resolución sentencia,

bulas, etc.

•         Testimoniales o probatorios: Una autoridad asienta o acepta una

información, haciendo que tenga valor legal (registros de matrimonio, de

propiedad, una patente, actas de reuniones, certificados emitidos, los balances

y libros contables, etc.  

•         Informativos o noticiosos: Una persona cualquiera o institución asienta

una información o noticia relacionada con una tramitación (Oficios, cartas,

memorándums, circulares, notas, telegramas, informes técnicos y científicos,

documentos contables, administrativos, presupuestarios y otros incluidos en

soporte magnético. 

      Por la tradición documental

1

La Tradición documental se refiere al carácter o atributo de un documento de

archivo que se origina en lo objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares

y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador y minuta.

Por tradición documental podemos encontrar:

•         Original: es el ejemplar de un documento autentico, cuyo texto presenta

todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que

está o estaba destinado.

•         Copia: es el ejemplar de un documento que contiene el texto original

pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó el

documento, por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia “ES

COPIA”

•         Borrador: es un documento provisional, preparatorio previo al ejemplar

original. No cumple más requisitos que contener el texto. Se encuentra en

situación marginal con respecto a la archivalìa, ya que no suele ser

considerado parte de ella.

•         Minuta: es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán

de volcarse al documento original. Notas de lo dicho en una reunión. Esquema

que un jefe entrega a su secretaria para que redacte una carta. No forma parte

de la archiva lía.

CAPÍTULO II DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Definición de documento administrativo

Es toda expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en

cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión grafica, testimonio de

la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona física o

jurídica, con exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio

bibliográfico.

Según el autor Manuel Vásquez, es un soporte modificado por un texto al

1

adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene

como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una

información, útil para el tramite.

Características del documento administrativo

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un

documento pueda ser calificado como documento administrativo.

Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a

aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto

alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los

documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros

o en la propia organización administrativa.

Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento

administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos

que integran la organización de una Administración Pública.

Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de

requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la

actividad administrativa.

Tipos de documentos administrativos:

•         Documentos de iniciación

Acuerdo de iniciación del procedimiento

Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio,

por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los

procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia

iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de

orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El

documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.

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Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud

Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un

procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o

no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa

correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que

subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo

contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría,

terminando su tramitación.

Petición de mejora voluntaria de la solicitud

Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han

iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia

que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por

el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.

Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un

interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma

reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o

mejorar esa solicitud.

Acuerdo de adopción de medidas provisionales

Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los

que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de

la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo

competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes

durante el tiempo que dure el procedimiento.

Acuerdo de acumulación de procedimientos

La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si

estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que

por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento,

pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo

conjuntamente.

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Acuerdo de práctica simultánea de trámites

Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un

procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en

un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.

•         Documentos de instrucción

Acuerdo de apertura de un período de prueba

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un

procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un

período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por

los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos

que se valoran en el procedimiento.

Acuerdo de práctica de prueba

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un

procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y

lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el

procedimiento.

Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un

procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o

interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancia a los mismos e

indicando los motivos de ese rechazo.

Oficio de petición de informe preceptivo no determinante

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre

unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se

solicitan aquellos informes que no siendo preceptivos por establecerse así en la

normativa aplicable, a juicio del órgano competente no resultan imprescindibles

para la resolución del procedimiento. Si estos informes no son emitidos en el

1

plazo previsto legalmente no se interrumpe el plazo que se tiene para resolver

un procedimiento, sino que se continúa la tramitación del mismo.

Oficio de petición de informe preceptivo determinante

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre

unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se

solicitan aquellos informes que, siendo preceptivos por establecerse así en la

normativa aplicable, a juicio del órgano competente resultan imprescindibles

para dictar la resolución de un procedimiento. Si estos informes no son

emitidos en el plazo previsto legalmente se interrumpe el plazo para resolver el

procedimiento, y por tanto no se podrá seguir con la tramitación del mismo

hasta que no se reciba dicho informe.

Oficio de petición de informe facultativo

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre

unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se

solicitan aquellos informes que sirven para obtener datos, opiniones o

valoraciones que el órgano administrativo estima convenientes para resolver un

procedimiento, pero que la normativa aplicable no exige que se soliciten. En

ningún caso su no recepción puede suponer una interrupción de plazos en la

tramitación de dicho procedimiento.

Citación de comparecencia

La citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado

o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas

públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la

comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en

las citadas dependencias.

Concesión del trámite de audiencia

Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un

procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia. Con este trámite el

1

interesado o interesados tienen la posibilidad de examinar, en un plazo que

viene determinado legalmente, el procedimiento que se está llevando a cabo, a

la vista del cual pueden formular nuevas alegaciones o aportar nuevos

documentos que consideren importantes para la resolución que en su día se

dicte.

Acuerdo de apertura del período de información pública

Es el documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un

procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de

información pública para dar a conocer a cualquier persona física o jurídica que

esté interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un

lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones

que se estimen convenientes.

Acuerdo de ampliación de plazos

Es un documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de

un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que

se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el

mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras

personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen. Esta

ampliación de plazos la puede conceder la Administración de oficio o a petición

de los interesados.

Existen dos supuestos de ampliación:

1. Una ampliación de plazos que no exceda de la mitad de los establecidos

por la normativa aplicable. Esta ampliación puede concederse de oficio

por la Administración o a petición del interesado y siempre que no se

perjudiquen derechos de terceras personas.

2. Una ampliación de plazos no superior al plazo inicialmente establecido

por la normativa aplicable a la tramitación de un procedimiento. Esta

ampliación la decide de oficio la Administración en aquellos supuestos

en que el volumen de solicitudes formuladas por los interesados en un

1

procedimiento impidan el cumplimiento de los plazos previstos en el

citado procedimiento.

Acuerdo de tramitación de urgencia

Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un

procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la

reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución

un procedimiento.

Acreditación de la notificación

Es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación

al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un

determinado acto o actos. En este documento se reflejan entre otras

cuestiones, el medio utilizado para llevar a cabo la notificación: fax, servicio

postal, mensajería, etc., así como las circunstancias que han concurrido en la

práctica o no de la notificación: si se ha notificado al interesado, su

representante, si la notificación ha sido rechazada, si es desconocido el lugar

de la notificación, etc.

•         Documentos de terminación

Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al

interesado

Esta resolución la adopta el órgano administrativo competetente en aquellos

procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos

imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un

tiempo superior al establecido legalmente, llegándose en este caso al archivo

del expediente y a su notificación al interesado.

Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptibles de

producir efectos desfavorables o de gravamen

Esta resolución la adopta el órgano administrativo competente en aquellos

procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado

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resolución expresa en el plazo máximo para resolver y notificar. Esta resolución

sólo se produce en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y

que sean susceptibles de producir efectos desfavorables o de gravamen.

Resolución tipo

La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del

órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las

cuestiones planteadas en éste.

Resolución de inadmisión

Es el documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a

la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están

previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de

fundamento.

Certificación de acto producido por silencio administrativo

Es un documento que la Administración expide a petición del interesado

cuando la misma no ha dictado resolución expresa en un procedimiento en el

plazo legalmente establecido. La certificación de acto producido por silencio

administrativo tiene la misma validez que si se hubiese dictado resolución

expresa.

Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

Este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a

solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de

la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo

cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias para asegurar la

protección del interés público y la eficacia de la resolución.

1

Funciones de los documentos administrativos

Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las

actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se

garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar

su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el

derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como

medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha

comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la

organización administrativa - como externa - de la Administración con los

ciudadanos y con otras organizaciones.

Ciclo vital de los documentos

Enfoque práctico sobre el estado del arte del expediente electrónico, desde el

punto de vista de las iniciativas reguladoras, de herramientas informáticas, de

gestión administrativa y de mejora de la calidad de vida de la ciudadanía.

Ciclo de vida de un expediente electrónico, y de los documentos que lo

compongan, entrando en detalle en su creación, tramitación, resolución,

notificación y archivo (o eliminación).

Valor de los documentos

El valor de los documentos se determina por la utilidad que presten en forma

inmediata o futura. Por ello, podemos clasificar en valor primario y secundario.

Tendrán valor primario los documentos que valoras de utilidad inmediata, entre

los cuales tendrás los relacionados con aspectos administrativos que pueden

ser: ingreso a la universidad, matrículas, contratos de servicio y otros que

consideras,  conservar en tu archivo, tendrán valor primario.

También encontrarás los de aspecto contable o fiscal que tienen que ver con

movimientos de carácter monetario.

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Los de aspecto legal que en su mayoría lo tiene implícito. El aspecto legal de

un documento representa los marcos que determina la Ley para respaldar

derechos u obligaciones. Por ejemplo, si tienes préstamos a través del Icfes o

compromisos que haces con la universidad para el pago de su semestre.

Serán de valor secundario aquellos que valoras a futuro. Este valor se

subdivide a su vez en dos categorías: predecible o evidenciar o sea, cuando la

importancia de la información puedes detectarla fácilmente y deseas

conservarla en forma permanente o determinas  destruirla.

CAPITULO III

SOLICITUD:

1. Concepto:

Es un documento de uso oficial, que puede ser utilizado por una persona

natural o jurídica, para pedir a una autoridad administrativa el otorgamiento

de un derecho que nos asiste.

Por ejemplo: requerir constancias, certificados de estudios o de trabajo,

hacer trámites judiciales, solicitar reconocimientos, etc.

La Solicitud se redacta en papel simple, algunas entidades proporcionan el

documento impreso con la razón social, tan solo, para ser llenado por el

usuario con información específica sobre lo que solicita.

2, Partes de la solicitud:

a) SUMILLA:

Solicito:   Certificado de estudios.

b) DESTINATARIO:

Hermana Directora del Colegio Fe y Alegría Nº10

Señor Director General de la RENIEC

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c) TEXTO O CUERPO:

Consta de tres aspectos:

Introducción.- En él se indicará los datos personales del solicitante como:

nombres, domicilio, documentos de identidad, etc.

La Explicación.- Se expondrá los motivos o causas en que basa su

petición o reclamo.

El Cierre.- Palabras con las que dan por terminada la solicitud y a la vez

reincide en lo solicitado

d). LUGAR Y FECHA:

Se debe colocar correctamente la fecha en la solicitud.

e). FIRMA:

Anexos Y Adjuntos.

f). CON COPIA (C.C)

En ocasiones se adjunta copia del DNI, etc.

3) Clases De Solicitud:

a) Solicitud individual:

Gestiona la atención de un derecho en forma individual.

Por más que una medida administrativa afecte por igual a dos o

más personas, cada cual deberá presentar su solicitud por

separado.

b) Solicitud colectiva:

Se emplea para pedir la atención de un derecho que se

considera de interés colectivo.

Recibe el nombre de memorial.

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La sumilla y el texto del memorial se redactan en primera

persona plural.

El exordio se elabora en términos generales o puede especificar

el domicilio legal de los solicitantes o identificar la comunicación

entre los petitorios y la autoridad destinataria.

El texto del memorial casi siempre contiene varios

considerandos o fundamento.

Los que firman el memorial lo hacen anotando el numero de sus

DNI a veces hasta sus direcciones domiciliarias.

MEMORANDUM:

1. Definición:

El término Memorándum ostenta un origen latino, que en términos

generales refiere a cosa que debe ser recordada, en tanto, el mismo, de

acuerdo al uso y el contexto en el cual se lo utilice tiene diferentes

significados.

Entonces en su referencia más básica, memorándum refiere a aquel

informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser

tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con

aunque también, en vez del formato de informe, el memorándum puede

ser un cuaderno o anotador destinado a tales efectos en el cual un

individuo o empresa apuntará todas aquellas cuestiones que sean

imprescindibles de recordar.

Por otra parte y en un contexto diplomático, se llamará memorándum a

aquella comunicación a través de la cual se recapitulan hechos y

razones que deberán ser tenidas en cuenta en los asuntos más

importantes que forman parte de la agenda de la delegación

diplomática en cuestión. Casi siempre los memorándums de este tipo no

son firmados por nadie.

1

También, un memorándum puede ser aquella nota que se envía por

mano a una persona que pertenece a la misma oficina, dependencia,

institución, e incluso a resguardo bancario, con el objetivo de

comunicarle determinado asunto.

Si bien el término correcto es el de memorándum tal como lo hemos estado

utilizando y mencionando nosotros, resulta muy común y frecuente que la

gente cambie a esta por la palabra memorando y la use en nombre de

memorándum. La palabra memorando es en realidad una derivación del

plural del vocablo original, memorando.

Asimismo, el término memorándum es muy utilizado como sinónimo de

oficio. En este sentido, se trata de un documento o comunicación escrita de

carácter oficial o protocolo, siendo su principal función la de relacionar a los

órganos administrativos de mayor jerarquía.

El memorándum de este tipo se utiliza para comunicar consultas,

disposiciones, órdenes e informes. También puede cumplir las funciones de

invitación, felicitación, colaboración y agradecimiento, entre otras variantes.

2) Partes Del Memorándum:

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

Lugar y fecha

Código

Destinatario

Asunto

Cuerpo

Despedida o antefirma

Firma y pos firma

"con copia"

Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

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Membrete

Nombre del año

Referencia

Sello

Anexo

Referencias finales.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum

consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse

en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente

trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trámites;

la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.

Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo

dentro de la empresa.

3) Clases De Memorándum:

1. Memorando simple:

Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos;

dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en

general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se

usan Dentro de una dependencia y entre dependencias.

Características:

Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia

que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

2. Memorando múltiple:

Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en

forma simultánea, a varios destinatarios.

Características:

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Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia

que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas

entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

CARTA :

1) Definición:

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente)

enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente

del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del

mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre

impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección

de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es

siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto

plenamente expositivo.

2) Partes de la carta:

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los

siguientes conceptos:

Encabezado: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.

Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

Exposición del asunto, con los temas pertinentes.

Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

Firma clara o también puede llevar su nombre.

La carta también se compone de:

Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la

escribe (remitente).

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Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la

carta

Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a

quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el

destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la casa.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

Referencias finales: iníciales, mayúsculas y minúsculas

respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de

las personas a quienes se remite copia del documento. Estas

anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

Remitente: es quien envía la carta.

3) Estilos de Cartas:

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no

se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del

lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a

quien se envía la carta denominadas fórmulas de cortesía.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un

lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única

diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

Muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el

receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe

1

ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución)

Don/Doña (nombre y apellido).

4) Clases de Carta:

Amistosas o familiares.

Las que mandamos a personas con las que tenemos confianza. La

familia o los amigos.

Relaciones sociales.

Las que mandamos a la familia o amigos con motivo de un bautizo,

cumpleaños, boda.

Comerciales o profesionales.

Las que utilizan las empresas o bancos.

Circulares.

Cartas para muchas personas al mismo tiempo.

OFICIO:

1) DEFINICIÓN:

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar

disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a

cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de

colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan

en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios

profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

1

2) CLASES

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido

a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o

dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos

para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo

cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso

que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,

instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a

diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y

horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de

instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio

simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a

distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra

distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase

ejemplo).

Oficio de transcripción

La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción:

es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal

como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el

fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas

u otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento

es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel,

dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes

relevantes e importantes. también nos indica la finalidad del partido.

1

3) PARTES:

Membrete:

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy

importante para un oficio.

Nombre de año:

Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz

Mundial".

Lugar y fecha:

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el

día, el mes y el año en curso.

Numeración:

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum;

la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y

separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la

oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea

oblicua y el año en curso.

Destinatario:

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí

se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a

quien se dirige.

Asunto:

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO,

seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el

mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia:

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la

numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido

se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con

mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del

1

oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o

convenios.

Cuerpo o texto:

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el

mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy

brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto,

tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme...

Despedida:

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen,

también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y

estima personal.

Atentamente,

Firma y pos firma:

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que

firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el

sello respectivo.

Iniciales:

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben

con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que

mecanografió el documento.

Anexo:

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como

catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribución:

1

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las

personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EL INFORME

1) Definición:

Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la

culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos

considerado de interés.

La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus

hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para

esclarecer para solucionar problemas.

El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la

persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser

sancionado administrativo y penalmente.

Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo

tanto, de extensión variable, pudiendo abarca incluso varias páginas.

Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir

acompañada de cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios,

declaraciones, resúmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u

otros documentos. Para sustentar la información que se proporciona.

Él informe es utilizado por trabajadores del sector público y privado y se

redacta en papel A4.

Área de difusión:

El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una

institución u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe

de una dependencia con otro de su mismo nivel.

Facultad para firmar informe:

Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes

inmediatos.

Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y

con los de igual jerarquía.

2) Partes del informe:

1

Lugar y remitente

Nº de informe

Remitente

Destinatario

Motivo

Cuerpo

Conclusión

Despedida

Firma

3) Clases:

Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en

PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que

trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario,

extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las

emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se

presentan:

Informe ordinario:

Usos:

Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores

sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el

desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información

sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta

dichas acciones.

Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su

información debe ser fría, objetiva e imparcial.

Características:

Es regular y rígido

Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral,

trimestral, semestral, y otros.

Su remisión es obligatoria.

Por lo general es enumerado.

La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando

de remisión.

1

Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la

información que reporta.

Informe extraordinario:

Usos:

El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos,

los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no

responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para

comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

características.-

Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos

estrictos para su remisión y normas rígidas para su

redacción.

Los miembros extraordinarios se envían:

A pedido de la autoridad,

Cuando necesario comunicar sobre el avance o

culminación de una tarea encomendada, haya o no

petición de la superioridad, y Si se presentan casos

imprevistos de interés.

Pueden ser numerados o no. La numeración de los

informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente

desempeña cargo administrativos.

Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de

revisión.

No llevan titulo.

Observaciones:

Los informes que presentan los servidores que no

desempeña cargos administrativos no llevan numeración

ni siglas, los mismos que los memorando que remiten.

Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el

código la sola denominación de "Informe".

Informe técnico:

Usos:

1

El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre

acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión.

Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.

Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de

juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos

delicados que requieren conocimientos especializados.

Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.

Características:

El código lleva "informe técnico" como nombre de

documento.

Uso obligatoriamente "referencia"

Es numerado

El que firma lo hace con su respectivo sello de

colegiatura.

Subtítulos del texto del informe técnico:

Introducción .- Que específica el motivo o las razones que impulsa

la redacción del informe.

Antecedentes .- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan

los actos.

Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base

antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y

disposiciones legales.

Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que

realiza, relación directo a hechos e ideas expuestas. En las

conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en

forma directa.

Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación

al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la

toma decisiones.

CURRÍCULUM VÍTAE:

1

1) Definición:

El plural de currículum se mantiene invariable.2 Cuando se hace

referencia al conjunto de asignaturas o materias que comprenden

una carrera o estudio se prefiere la forma currículo.

En otros idiomas, como el inglés o el francés, el

término currículum vítae se puede abreviar simplemente

como C.V. o sustituirlo por résumé, es decir, resumen o su

equivalente en cada idioma. Se suele reservar la

expresión currículum vitae o simplemente vita para los prolijos

currículos académicos. 3

Tiene su epestime del griego: correr, andar ligero, marchar.

2) Tipos de currículum vítae:

Cronológico: consiste en ordenar el currículum vítae del más

antiguo al más reciente. No es recomendable cuando se ha

cambiado de trabajo con frecuencia.

Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente.

Recomendable si ésta tiene relación con el puesto de trabajo

al que aspiramos.

Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum

vítae por bloques temáticos. Recomendable cuando la

experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios

de tiempo en los que no se ha trabajado.

3) Preparación del curriculum vítae:

Se debe tener en cuenta que la primera impresión de un

empleador hacia el postulante será el currículum para ello

deberá elegir un formato claro, preciso, corto y sin

exageraciones, falsedades o que se encuentre incompleto.

El aspecto deberá ser ordenado, prolijo, fácil de mirar y leer, y

además agradable. Puede llegar a estar acompañado de una

Carta de Presentación.

1

En cuanto a la redacción debe ser lo más directo y breve

posible, sin palabras difíciles o frases rebuscadas. Se puede

utilizar negrita o cursiva en las áreas que se intenta resaltar.

No deberá contener errores ortográficos ni de ningún tipo.

4) SECCIONES DEL CURRICULUM VÍTAE:

Encabezado:

Esta sección contiene todos los datos básicos de la persona o

algunos de ellos: nombre, domicilio, número de teléfono,

dirección de correo electrónico, edad, estado civil, número de

hijos, fecha de nacimiento. Puede también agregarse

disponibilidad horaria.

Objetivo:

El objetivo profesional deberá establecer de forma clara,

concreta y precisa cuál es el tipo de trabajo que se quiere

realizar. Es como un resumen del currículum en un par de

líneas quedando claro que es lo que quiere la persona y

cuáles son sus puntos fuertes.

Algunos autores opinan que éste es la parte más

importante del currículum ya que no refiere al pasado sino

a lo que se pretende conseguir y precisamente en la

empresa a la que se le envió el currículum. 

El objetivo puede contener cuatro elementos: tipo de

empleo que se desea conseguir, tipo de empresa en la

que le gustaría trabajar, habilidades o puntos fuertes de la

persona en relación con el puesto que se solicita,

progreso que desea conseguir con el transcurso del

tiempo. 

Historia Laboral:

Puede ser ascendente o descendente, recomiendan el

comenzar por el último trabajo. Se deberán indicar los datos

de nombre de la empresa, fechas de ingreso y egreso,

1

posición ocupada, principales logros o funciones que haya

tenido.

Educación:

Desde el último título obtenido y su lugar de realización, año

de finalización e institución educativa.

Los cursos e idiomas suelen ir bajo esta sección en ellos se

deberán agregar los mismos datos y, en el caso de tener

diferentes nivelaciones, como en el caso de los idiomas, el

mayor nivel alcanzado.

CAPITULO IV

CONCLUSIONES:

Con el trabajo se ha logrado conocer minuciosamente las partes, las

clases y estilos de los diferentes documentos administrativos.

1

Para una correcta redacción se debe realizar con buena ortografía.

Se debe seguir las partes de los documentos.

Se debe respetar las partes de los diferentes documentos, para logra

una correcta redacción.

La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del

lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros

factores.

Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un científico,

literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS – OTTO VALLADARES

RODRIGUEZ

http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html

http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/

comunicacionsocial/uniquindio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf

http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html

ANEXOS:

1

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