NODO GARCIA ROVIRA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 35

NODO GARCIA ROVIRA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000057 18 Abril 2013 )

ESE HOSPITAL SANTA ANA GUACA-SANTANDER

CLAUDIA NAYIBE CACERES BAEZ Ex Gerente

IVAN GELVEZ LIZARAZO Gerente

RESPONSABLES

Trabajo de Campo del 26 al 30 de Noviembre de 2012

VIGENCIA AUDITADA 2011

Bucaramanga, 2013




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar

LEIDY VIVIANA MOJICA PEÑA Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditora Fiscal

JENNY MOSCOSO BRAVO Coordinadora del Equipo Auditor

EQUIPO AUDITOR

SERGIO JIMENEZ LIZCANO (Contador Público) JENNY MOSCOSO BRAVO (Gestora Empresarial) JOSE RAMON MORENO CABALLERO (Sociólogo)




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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

4

1. ANTECEDENTES

5

2 ALCANCE

5

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA

5

3.1 LINEA DE AUDITORIA PRESUPUESTAL

5

3.2 LINEA DE AUDITORIA FINANCIERA

10

3.3 LINEA DE AUDITORIA DE CONTRATACION

20

3.4 LINEA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE GESTION 29

3.5 LINEA DE EVALUACION A LA GESTION AMBIENTAL 30

3.6 LINEA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 2008-2011

31

3.7 LINEA DE QUEJAS Y DENUNCIAS 31

3.8 LINEA DE EVALUACION AL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO Y MECI- CALIDAD

32

4 PRONUNCIAMIENTO

33

5 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 33

6 CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS 35




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INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1.993, dando cumplimiento a su Plan General de Auditorias de la vigencia 2012, procedió a practicar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad Regular, durante el período comprendido del 26 al 30 de Noviembre de 2012, a la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA-SANTANDER, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados, por el periodo comprendido entre el 1º. De Enero y el 31 de Diciembre de 2011. Para el efecto la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por la señora Gerente Claudia Nayibe Cáceres Baez, evaluó el área financiera y presupuestal, el área de contratación, el área de control interno y el funcionamiento de la herramienta MECI, hizo seguimiento al Plan de Gestión y el Plan de Mejoramiento de las vigencias 2008-2011 suscrito con la Contraloría General de Santander , evaluó la gestión en materia ambiental y realizó seguimiento a las Quejas y Denuncias. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz. En el desarrollo de la auditoria se hizo énfasis especial en el cumplimiento del Plan de Gestión y la función que le corresponde a la ESE y a los Resultados que de él se derivan en procura de un mejor bienestar de los usuarios de los servicios de salud del municipio. En busca de éste objetivo, se realizó un trabajo que contó con un equipo interdisciplinario de profesionales, la colaboración de los funcionarios de la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA-SANTANDER y de la información por ellos suministrada. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la ESE, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población de Guaca.




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1. ANTECEDENTES

Sobre la vigencia 2010 se realizó Revisión de Cuentas del cual quedaron en firme (3 ) hallazgos de tipo administrativo, dando como dictamen el Fenecimiento de la cuenta suscribiendo un Plan de Mejoramiento por parte de la entidad, que es objeto de evaluación en el presente informe.

2. ALCANCE En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría No. 000860 del 7 de Noviembre de 2012, el grupo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993( Control Fiscal), Ley 610 de 2000 y la Resolución No. 617 de 2010 de la Contraloría General de Santander y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto a la vigencia del 2011; es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada. El Proceso Auditor cubrió las líneas de contratación, financiera y presupuestal, control interno, quejas y denuncias, seguimiento al Plan de Mejoramiento de las Vigencias 2008-2011 y seguimiento al Plan de Gestión 2008-2011. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Para el pronunciamiento de cada una de las líneas de la vigencia auditada, se tomaron como insumos fundamentales los análisis y resultados comunicados en el informe rendido a través del SIA a la Contraloría General de Santander, las evidencias encontradas durante el tiempo que duro el trabajo de campo en la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA-SANTANDER.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 LINEA DE AUDITORIA PRESUPUESTAL LEGALIDAD DE LA APROBACION DEL PRESUPUESTO Mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 004 de diciembre de 2010 se fija el presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa Social del Estado Hospital Santa Ana de Guaca, para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2011, dando cumplimiento a las facultades conferidas por el artículo 67 del decreto 111 de 1996 y el acuerdo N°13 de diciembre 23 de 2009 en la suma de $1.089.113 (miles).




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Dentro el proceso auditor se revisó los acuerdos de la junta directiva en cuanto a las adiciones, no encontrándose irregularidades en la incorporación en el presupuesto. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS EVALUACION EJECUCION PRESUPUESTAL (En miles) Inicialmente el presupuesto fue aprobado en la suma de $1.089.113 (miles) y se adicionaron recursos por valor de $634.362 (miles), reducciones por valor de $1.589.855 (miles), para un presupuesto definitivo de la ESE Hospital por valor de $1.721.886 En los recursos adicionados se observan la disponibilidad inicial con el valor de $ 498,671 (miles)producto de los recursos que quedaron de la vigencia anterior sin ejecutar y la totalidad de la cartera por recuperar por valor $335.141 (miles) entre otros, sobreestimando el presupuesto de ingresos si se tiene en cuenta que sólo recaudaron de esta suma el valor de $ 259,464 (miles) , colocando a la entidad a mediano plazo en una situación de déficit si no se cuenta con una cartera sana, configurándose un Hallazgo Administrativo que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad en ejercicio de esta Auditoría. HALLAZGO No. 1 DEFICIENCIAS EN LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA DEL 2011 El Presupuesto de la vigencia de 2011 de la entidad se encuentra inflado al adicionarse la suma de $498.671 (miles), cuando su recaudo efectivo fue de $259,464 (miles), inobservado los procedimientos que para tal efecto están establecidos en relación con la incorporación de las cuentas por cobrar las cuales se harán una vez el recaudo se haya producido efectivamente, determinándose un hallazgo administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento para el nuevo director. Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVES - Gerente RESPUESTA DE LA ENTIDAD El presupuesto para la vigencia fiscal 2011 se elaboro, probablemente finalizando la vigencia 2010, en mi condición de gerente actual considero que las apreciaciones efectuadas por el equipo auditor corresponden a las dificultades reales en el tema, sin embargo en la propuesta presentada al confis municipal para la vigencia 2013, fue extraída del comportamiento financiero de las vigencias 2010, 2011 y 2012. pese a lo anterior, existen dificultades en su elaboración y uso, se propone como plan de mejoramiento elaborar antes de la presentación de presupuesto de la vigencia 2014 el respectivo manual de presupuesto de la entidad donde se mencione y explique la dinámica de las cuentas y formulación de los montos que determine la evolución del mismo

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se confirma el hallazgo Administrativo, en aras de que la entidad ajuste su proceso presupuestal. PRESUPUESTO DE INGRESOS 2011




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El mercado objetivo del Hospital Santa Ana de Guaca debido a su condición de Empresa Social del Estado, es la población afiliada al régimen subsidiado y la población pobre vulnerable (subsidio a la oferta), atendiendo en su mayoría a la población del Municipio de Guaca y su área de influencia Adicionalmente, se atienden afiliados del régimen especial, ARP, SOAT y otras empresas, usuarios que ingresan por los servicios de urgencias, ambulatorios y programados debidamente autorizados por sus EPS. El presupuesto de ingresos está conformado por: Ingresos por venta de servicios de salud, ingresos por otros ingresos de capital y recursos del balance.

EJECUCION En la vigencia 2011 la ESE Hospital Santa Ana recaudó el 82% de lo presupuestado y su recaudo ascendió a $1.409.794 (miles). Este recaudo se debe a que por la venta prestación de servicios sólo recaudó el 82% y por otros recursos de capital- recuperación de cartera el 18% Los ingresos por concepto de ventas de servicios de salud representan el 82% del total de ingresos recaudados de la vigencia, otros ingresos de capital el 17%, que corresponden a los recursos transferidos por la Gobernación de Santander para la remodelación del hospital y los recursos de capital 1%.

Fuente: ESE Hospital Santa Ana Por venta de servicios la entidad facturó la suma de $1.137.127 (miles) y le reconocieron $1.116.796 (miles) que corresponde al 98%, de los cuales recaudó el 96%, es decir $1.072.535 quedando por recaudar $ 44.260 (miles), equivalente al 4%, lo que evidencia buena gestión en el recaudo. La venta de servicios participa en un 65% del total de los ingresos de la entidad, y recaudó el 75% de lo presupuestado, sobresaliendo la venta por Régimen Subsidiado por valor de $900.000 (miles), sobresaliendo los contratos con

RECURSOS DEL BALANCE

1% OTROS

INGRESOS DE CAPITAL

28%

VENTA SERVICIOS EN

SALUD 71%

PRESUPUESTO DE INGRESOS

Nombre Rubro Inicial Adiciones Reducciones Definitivo Recaudos

INGRESOS 1,089,113,300 634,362,776 1,589,855 1,721,886,221 1,409,794,187

INGRESOS DE CAPITAL 500,000 498,671,411 - 499,171,411 259,464,565

RECURSOS DEL BALANCE - 19,255,561 - 19,255,561 19,255,561

Cuentas por cobrar vigencia anterior - 19,255,561 - 19,255,561 19,255,561

OTROS INGRESOS DE CAPITAL 500,000 479,415,850 - 479,915,850 240,209,004

Remodelaciòn àrea urgencias -Sala de Partos del Municipio de Guaca Santander- 479,248,313 - 479,248,313 239,624,157

Rendimientos financieros - 167,537 - 167,537 584,847

Venta de activos dados de baja 500,000 - - 500,000 -

VENTA DE SERVICIOS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES Y ASIMILADAS1,088,613,300 135,691,365 1,589,855 1,222,714,810 1,150,329,622

SALUD 1,088,613,300 135,691,365 1,589,855 1,222,714,810 1,150,329,622




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COMPARTA y SOLSALUD EPS con un recaudo de $876.804 (miles), y venta de servicios a la población pobre en lo no cubierto a la demanda $105.536 (miles). Por Transferencias recaudó la suma de $239.624 (miles), con una participación del 13% del total de los ingresos recaudados, por recursos girados por el Departamento de Santander para acondicionar y mejorar la estructura del hospital según convenio. Por Recursos de Capital se recaudó la suma de $77.794. (miles), con una participación del 5%, del total de los ingresos, sobresaliendo las recuperaciones, otros ingresos financieros y reintegros. La disponibilidad inicial tiene un bajo porcentaje de participación en la fuente de recursos con un 1% del total de los ingresos. Durante el proceso de auditoría se hizo cruce selectivo entre el informe mensual de recaudos por regímenes, auxiliar por rubros y la incorporación en el presupuesto PRESUPUESTO DE GASTOS 2011 (Miles de Pesos) El presupuesto inicial fue aprobado en la suma de $1.089.113 (miles) y se adicionaron recursos por valor de $96374.3962 (miles), reducciones por valor de $$1.85896 (miles), para un presupuesto definitivo de la ESE Hospital por valor de $1.721.886

EJECUCIÓN En cuanto a la ejecución presupuestal de gastos se observa que la ESE Hospital Santa Ana de Guaca, ejecutó el 98.84% por valor $1.228.249.580, del presupuesto definitivo asignado para la vigencia, y pagó el 93.52% por valor de $1.148.691.372, quedando obligaciones de $1.228.249.580. Los Gastos de la ESE están conformados por los gastos de funcionamiento, y gastos de comercialización.

CONCEPTO PTO DEFINITIVO COMPROMISOS OBLIGACIONES PAGOS%

EJECUCION%PAGOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1,082,500,411 1,068,112,083 1,068,112,083 1,015,323,238 98.67 95.06

GASTOS DE PERSONAL 824,782,646 824,298,813 824,298,813 808,583,404 99.94 98.09

GASTOS GENERALES 204,289,864 190,762,883 190,762,883 153,689,447 93.38 80.57

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 53,427,901 53,247,901 53,050,387 53,050,387 99.66 99.63

GASTOS DE COMERCIALIZACION 160,137,497 160,137,497 160,137,497 133,368,134 100.00 83.28

TOTAL PRESUPUESTO 1,242,637,908 1,228,249,580 1,228,249,580 1,148,691,372 98.84 93.52

87%

13%

PRESUPUESTO DE GASTOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE COMERCIALIZACION




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En gastos de funcionamiento ejecutó el 98.67% por valor de $1.068.112.083 correspondiente al 87% del total del gasto y pagó el 95.06% por valor de $1.015.323.238. Se ejecutó por gastos de personal el 99.94% por valor de $824.298.813 correspondiente al 66.34% del total del gasto y pagó el 98.09% por valor de $808.583.404, de éstos ejecutó por nómina de personal operativo la suma $206.885.138a y por Remuneración Servicios Técnicos la suma de $196.018.789 entre otros.

Por gastos generales ejecuto el 93.38% por valor de $190.762.883, correspondiente al 15.35% del total del gasto y pagó el 80.57% por valor de $153.689.447; Por transferencias ejecuto el 99.66% por valor de $53.247.901, correspondiente al 4% del total del gasto y pagó el 100%. Por gastos de comercialización se ejecutó el 100% por valor de $160.137.497, correspondiente al 13% del total del gasto y pagó 83.28% por valor de $133.368.134. De la ejecución de gastos se confronto selectivamente algunos auxiliares, para observar sí los recursos no fueran destinados de acuerdo a lo que fueron presupuestados, no encontrándose irregularidades ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 2011

El presupuesto de ingresos y gastos presenta a diciembre 31 de 2011, un superávit presupuestal por $181.544.607, los cuales serán adicionados al presupuesto de la siguiente vigencia como disponibilidad inicial para atender obligaciones correspondientes. Dictamen del Presupuesto La E.S.E. Hospital Santa Ana de Guaca, financia su presupuesto mediante contratos celebrados con entidades por modalidad cápita, que conforman el Sistema General de Seguridad Social en Salud, entes territoriales y entidades privadas. Por venta de servicios la entidad facturó la suma de $1.137.127 (miles) y le reconocieron $1.116.796 (miles) que corresponde al 98%, de los cuales recaudó el 96%, es decir $1.072.535 quedando por recaudar $ 44.260 (miles), equivalente al 4%, lo que evidencia buena gestión en el recaudo. La venta de servicios participa en un 65% del total de los ingresos de la entidad, y recaudó el 75% de lo presupuestado, sobresaliendo la venta por Régimen Subsidiado por valor de $900.000 (miles), sobresaliendo los contratos con COMPARTA y SOLSALUD EPS con un recaudo de $876.804 (miles), y venta de servicios a la población pobre en lo no cubierto a la demanda $105.536 (miles).

CONCEPTOPRESUPUESTO

DEFINITIVO

PRESUPUESTO

EJECUTADO%EJECUCION

SALDO POR

EJECUTAR

Ingresos Recaudados 1,721,886,221 1,409,794,187 82 312,092,034

Menos: Gastos Comprometidos 1,242,637,908 1,228,249,580 99 14,388,328

Superavit Presupuestal 181,544,607




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La gestión de los ingresos se ve afectada por el no pago de los compromisos por parte de las Entidades responsables de Pago, especialmente en el Régimen Subsidiado. 3.2 LINEA DE AUDITORIA FINANCIERA El informe presenta el desempeño financiero de la Empresa Social del Estado Hospital Santa Ana del Municipio de Guaca, durante la vigencia 2011, incluye el análisis de los estados contables y la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, apoyados en la información suministrada por la gerencia, y sustentadas en el Sistema Integral de Auditoria SIA, realizando un comparativo con las vigencia 2010, permitiendo establecer el impacto de las variaciones obtenidas en los estados financieros y en la ejecución presupuestal del periodo auditado. Atendiendo el principio de materialidad e importancia relativa se auditaron las cuentas de Efectivo, Deudores, Inventarios, Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos.

ANALISIS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

BALANCE GENERAL De la evaluación practicada al Balance General con corte a diciembre 31 de 2011, se concluye que la ESE Hospital Santa de Guaca, presenta una gestión financiera favorable en razón a:

1. Aumento de sus Activos, en especial en la cuenta de Efectivo por los recursos girados en la suscripción del convenio con la Administración Central para la construcción de la salas de urgencias y reforzamiento estructural y por las transferencias por cobrar para inversión.

2. Aumento de Pasivos, especialmente en Cuentas por pagar, reflejado en el cumplimiento de las obligaciones que se generan en la adquisición de bienes y servicios, acreedores por compra de insumos, materiales y equipos necesarios para el funcionamiento normal de la entidad hospitalaria, seguido de obligaciones laborales.

3. Aumento del Patrimonio, en la cuenta patrimonio institucional por la utilidad del ejercicio que ascendió $295.929 (miles).




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ACTIVO En esta denominación se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la ESE Hospital de Santa Ana del municipio de Guaca, obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que retribuyan a la entidad en potencial de servicios o beneficios económicos futuros en cumplimiento al cometido estatal.

La ESE Hospital Santa Ana de Guaca a diciembre 31 del 2011, presenta Activos por $1.483.698 incrementados en un 30% en relación al año 2010.

ABSOLUTA ($)PORCENTUAL

(%)

ACTIVO CORRIENTE 654,723,528 268,707,868 386,015,660 144% 44%

EFECTIVO 252,369,365 17,993,234 234,376,131 1303% 39%

Caja 315,300 0 315,300

Bancos 252,054,065 17,993,234 234,060,831 1301%

DEUDORES 364,029,051 211,114,265 152,914,786 72% 56%

Servicios de salud 107,076,111 212,293,574 -105,217,463 -50%

Transferencias 239,624,156 0 239,624,156

Otros Deudores 19,032,113 524,020 18,508,093 3532%

Provision para

Deudores-1,703,329 -1,703,329 0 0%

INVENTARIOS 29,828,112 29,600,369 227,743 1% 5%

Materiales prestacion

servicio29,828,112 29,600,369 227,743 1%

OTROS ACTIVOS 8,497,000 10,000,000 -1,503,000 -15%

Intangibles 8,497,000 10,000,000 -1,503,000 -15%

ACTIVO NO

CORRIENTE828,974,922 872,568,469 -43,593,547 -5% 56%

PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO828,974,922 872,568,469 -43,593,547 -5% 100%

Terrenos 31,510,620 31,510,620 0 0% 4%

Maquinaria y Equipo

en montaje0 221,280 -221,280 -100% 0%

Bieners muebles en

bodega1,759,812 138,273,812 -136,514,000 -99%

Maquinaria y Equipo 26,657,739 12,647,040 14,010,699 111% 1515%

Clinicas y Hospitales 378,777,292 378,777,292 0 0% 1421%

Maquinaria y equipo 14,151,300 14,151,300 0 0% 4%

Equipo Medico

Cientifico215,366,403 213,966,403 1,400,000 1% 1522%

Muebles, enseres

yequipo oficina40,373,176 34,702,656 5,670,520 16% 19%

Equipo comunicación 49,420,056 49,285,056 135,000 0% 122%

Equipo de transporte 175,359,000 37,859,000 137,500,000 363% 355%

Equipos de comedor 5,338,320 5,338,320 0 0% 3%

Depreciacion

acumulada-109,738,796 -44,164,310 -65,574,486 148% -2056%

TOTAL ACTIVOS 1,483,698,450 1,141,276,337 342,422,113 30% 100%

ABSOLUTA ($)PORCENTUAL

(%)

PASIVO CORRIENTE 227,498,890 127,345,341 100,153,549 79% 100%

CUENTAS POR

PAGAR216,693,594 120,083,643 96,609,951 80% 95%

Adquisicion de Bienes y

Serv icicios29,109,383 7,519,261 21,590,122 287% 13%

Acreedores 21,515,989 4,773,415 16,742,574 351% 9%

Retencion en la fuente 2,723,347 6,487,685 -3,764,338 -58% 1%

Anticipos y avances 0 19,200,000 -19,200,000 -100%

Consignaciones ptes

identificar1,819,875 1,378,124 441,751 32%

Sentencias y

conciliaciones161,525,000 80,725,158 80,799,842 100%

OBLIGACIONES

LABORALES1,917,902 2,867,517 -949,615 -33% 1%

Salarios y prestaciones

sociales1,917,902 2,867,517 -949,615 -33% 0%

OTROS PASIVOS 8,887,394 4,394,181 4,493,213 102% 0%

Recaudo a favor terceros 0 4,394,181 -4,394,181 -100%

Ingresos recibidos

anticipados8,887,394 0 8,887,394

TOTAL PASIVOS 227,498,890 127,345,341 100,153,549 79% 100%

PATRIMONIO 1,256,199,560 1,013,930,955 242,268,605 24% 100%

Capital Fiscal 1,013,930,995 994,842,130 19,088,865 2%

Utilidad del ejercicio 295,929,707 8,421,378 287,508,329 3414%

Patrimonio I.

incorporado3,176,983 0 3,176,983

Inversiones 16,593,327 0 16,593,327

Depr.inversiones y

amorti.-67,077,486 0 -67,077,486

TOTAL PASIVO Y

PATRIMONIO1,483,698,450 1,141,276,296 342,422,154 30% 100%

ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA

A Diciembre 31 de 2011

CUENTA 2011 2010

F uente: B alance General aD iciembre 31 de 2011 según SIA

VARIACION 2011-2010%

PARTICIPACION

CUENTA 2011 2010

VARIACION 2011-2010%

PARTICIPACION

ACTIVO CORRIENTE,

654.723 ACTIVO NO CORRIENTE,

828.974




INFORME DEFINITIVO


ACTIVO CORRIENTE: Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse en un periodo no superior a un año, contado a partir de la fecha del Balance General.

El 44% de los Activos de la ESE Hospital del Municipio de Guaca, a diciembre 31 de 2011 son corrientes y su valor asciende a $654.723.529, presentando un crecimiento del 144% con respecto al año anterior, el cual corresponde principalmente al comportamiento de la cuenta de Efectivo por los recursos transferidos de la Gobernación de Santander en cumplimiento del Convenio de mejoramiento de la sala de urgencias de este centro asistencial. La cuenta Deudores presenta un valor de $364.029, presenta una variación respecto a la vigencia anterior en 72% y participa con el 56% del activo corriente. Esta cuenta la conforman: servicios de salud, otros deudores y transferencias. En lo que respecta a la Cuenta Inventarios, conformada por medicamentos, material médico quirúrgico, presenta una variación de crecimiento en un 1%. Respecto a la vigencia anterior. Cuenta Deudores: Esta cuenta representa el valor de los derechos a favor de la entidad, originándose en la prestación del servicio de salud a los usuarios en desarrollo de sus funciones.

El saldo acumulado a diciembre 31 de 2011 es de $364.029, corresponde al saldo causado por cobrar de la facturación por venta de servicios de salud. El estado de Deudores de la ESE Hospital Santa Ana del Municipio de Guaca, refleja que a Diciembre 31 de 2011 se ha radicado ante las entidades responsables del pago el equivalente a $107.076 (Miles)

0 100.000 200.000 300.000 400.000

EFECTIVO DEUDORES INVENTARIOS OTROS ACTIVOS

2011 252.369 364.029 29.828 8.497

2010 17.993 211.114 29.600 10.000

ACTIVO CORRIENTE

CONCEPTO SALDO (Miles)

Servicios de salud 107,076

Transferencias 239,624

Otros Deudores 19,032

Provision para Deudores -1,703

TOTAL 364,029

DEUDORES

Fuente: Balance Detallado a diciembre 31 de 2011




INFORME DEFINITIVO


Provisión para Deudores: La entidad hospitalaria a diciembre 31 de 2011, no presenta la provisión para contingencia de pérdidas generadas por el riesgo de incobrabilidad de las cuentas deudoras de servicios de salud la cual asciende a $1.703 (Miles) HALLAZGO N°. 2 PROVISION PARA DEUDORES. La ESE Hospital Santa Ana de Guaca, no refleja claramente el criterio para el cálculo de sus provisiones de acuerdo a lo establecido en materia contable, situación que no permite llevar un control adecuado de la posibles contingencias generadas por el riesgo de incobrabilidad. Dado lo anterior se configura un hallazgo de incidencia administrativa para la actual administración quien debe implementar la acción correctiva, la cual debe incluirse dentro del plan de mejoramiento de la entidad. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVES – Gerente RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se adoptará como plan de mejoramiento; de conformidad a los parámetros dados por el equipo auditor, realizando la respectiva provisión de la cartera según sus edades y la superior a 360 días será provisonada según lo determinado en comité de sostenibilidad contable Igualmente se crearan y manejaran por parte de la contadora de la entidad las cuentas de orden que permitan la adopción de estrategias de recaudo y disminución del déficit, sin perjuicio de los principios de contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se confirma el hallazgo Administrativo, para plan de mejoramiento ya que se hacen compromisos que deben redundar en el mejoramiento de la calidad de la información reportada en los Estados Financieros. EFECTIVO En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes y de ahorro, disponibles para el desarrollo de las funciones concordantes con su misión. Bancos Esta cuenta refleja los fondos disponibles depositados en instituciones financieras, ya sea en cuentas de ahorro o cuentas corrientes; la ESE al cierre de la vigencia 2011 presenta un saldo de $252.054.065 las cuales se encuentran depositadas en cuentas corrientes. La ESE maneja sus recursos a través de las siguientes cuentas de ahorro y corrientes:




INFORME DEFINITIVO


COMPOSICION DEL EFECTIVO

CONCEPTO SALDO %PARTIC.

CAJA 315,300 0%

DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

CUENTA CORRIENTE 1,999,962 1%

CUENTA DE AHORROS 250,054,102 99%

TOTAL 252,369,364 100%

Fuente: Balance de Comprobación acumulado a diciembre 31 de 2011

La cuenta Nº 4-6053-300010-0- inversión presenta saldo a diciembre 31 de 2011 por valor de $239.888 (miles) recursos girados y que encuentran para realizar el anticipo par la obra de mejoramiento de la infraestructura del hospital COMPROBANTES DE PAGO Dentro del proceso auditor se tomo de manera selectiva comprobantes de egreso de la vigencia 2011, con el objeto de hacer seguimiento al pago efectivo de las obligaciones contraídas, observándose que previa cancelación de las cuentas, donde se exigen documentos soportes tales como: Factura, informes del supervisor certificando el cumplimiento del objeto contractual, autorización o resolución de pago, certificación de pago de seguridad social, informe de actividades del contratista, entre otros. Además los comprobantes de egreso son firmados por el titular de la cuenta, sin presentarse observación alguna. ACTIVO NO CORRIENTE Corresponde a los bienes y derechos de relativa permanencia que adquiere la ESE con el fin de utilizarlos, y no con la intención de comercializarlos. Los activos no corrientes representan el 56% del total activos del Hospital Santa Ana de Guaca a diciembre 31 del 2011 y reflejan una disminución del 5% pasando de $872.568 (miles) en el 2010 a $828.974 en el 2011; su variación corresponde principalmente a la cuenta depreciación acumulada por el reconocimiento en la pérdida de capacidad operacional de la propiedad planta y equipo por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras. Propiedad Planta y Equipo Comprenden los bienes tangibles de propiedad de la ESE Hospital de Guaca, que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración, así como los destinados a generar ingresos y por lo tanto no están disponibles para la venta.




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La cuenta Propiedad, Planta y Equipo participa del 100% del activo no corriente, equivalente a $828.974.922, detallado así: clínicas y hospitales con una representatividad del 36%, clínicas y hospitales con un 21%, maquinaria y equipo 17% y bienes muebles en bodega 5%,. Se observa que la entidad ha depreciado mediante el método de línea recta los bienes muebles en el 10%, la entidad no constituye provisiones para protección de la propiedad planta y equipo. De conformidad con la inspección física realizada a la propiedad planta y equipo y tomando de manera aleatoria bienes contabilizados así: equipos de comunicación y computo, muebles y enseres y equipos de oficina, material de laboratorio, equipo de servicios ambulatorios, equipos de hospitalización y herramientas y accesorios entre otros;, no existe control de existencias a su cargo, situación que conlleva a riesgos inminentes de sustracción, deterioro, pérdida o hurto. HALLAZGO N 3 CONTROL DE INVENTARIOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y EN EL REGISTRO CONTABLE No existen mecanismos para el control y registro real de los bienes propiedad de la entidad hospitalaria, de manera tal que se dé cumplimiento a las directrices

CONCEPTO SALDO

Terrenos 31,510,620

Maquinaria y Equipo en montaje 0

Bieners muebles en bodega 1,759,812

Maquinaria y Equipo 26,657,739

Clinicas y Hospitales 378,777,292

Maquinaria y equipo 14,151,300

Equipo Medico Cientifico 215,366,403

Muebles, enseres yequipo oficina 40,373,176

Equipo comunicación 49,420,056

Equipo de transporte 175,359,000

Equipos de comedor 5,338,320

Depreciacion acumulada -109,738,796

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Fuente: Balance de comprobacion acumulado a diciembre 31 de 2011

3% 0% 0%

3%

36%

1%

21% 4%

5%

17%

0% -10%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Terrenos

Maquinaria y Equipo en montaje

Bieners muebles en bodega

Maquinaria y Equipo

Clinicas y Hospitales

Maquinaria y equipo




INFORME DEFINITIVO


emanadas por la Contaduría General de la Nación, en especial la Resolución 0357 de 2008, por lo cual la ESE deberá corregir su inventario de bienes conforme a la existencia real de los mismos. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVES - Gerente RESPUESTA DE LA ENTIDAD Actualizar los inventarios y determinar el valor real de los bienes de la institución a la fecha, con el fin de realizar la Depreciación de manera individual dando cumplimiento a la resolución 357 de 2008 emanada por la contaduría general de la nación. 1. Actualizar los inventarios en las diferentes áreas. 2. Aplicación de la depreciación en forma individual de manera mensual

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo, para plan de mejoramiento. PASIVOS: Corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la ESE Hospital Santa Ana, derivados de hechos pasados, de las cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de sus funciones. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Actualizar los inventarios y determinar el valor real de los bienes de la institución a la fecha, con el fin de realizar la Depreciación de manera individual dando cumplimiento a la resolución 357 de 2008 emanada por la contaduría general de la nación. 1. Actualizar los inventarios en las diferentes áreas. 2. Aplicación de la depreciación en forma individual de manera mensual

PASIVO CORRIENTE: El pasivo corriente representa el 100% del total del pasivo, al cierre de la vigencia 2011 presenta un saldo de $227.498 (miles) el cual se incremento en relación al 2010 en un 79%, originado por el incremento en la Cuentas por Pagar las cuales participan del 95% del pasivo corriente. Cuentas por pagar Cuentas por pagar refleja un valor de $216.693 (miles), representa el 95% del pasivo corriente y están constituidas por Adquisición de bienes y servicios la cual comprende compra de insumos, materiales y equipos necesarios para el funcionamiento de la entidad, su valor asciende a $29.109 (miles) que equivalen a un 13%; la cuenta Acreedores asciende a $21.515 (miles) representan el 9% de las cuentas por pagar, comprende gastos de viaje, honorarios, parafiscales, seguridad social, servicios y aportes a fondos pensiónales entre otros.




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HALLAZGO No.4 SUBESTIMACION CUENTAS POR PAGAR Al cierre de la vigencia 2010, quedaron por pagar $120.083.644 según Balance General, sin embargo, no se pudo evidenciar la incorporaron al presupuesto en la vigencia 2011 del acuerdo de Junta Directiva situación que no permite reflejar si las cuentas están sobre estimadas y debidamente causadas. Tipo de Hallazgo: Administrativo Norma Violada: Resolución 357 de 2007, Ley 87 de 1993 Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVEZ - Gerente (Administrativo) CLAUDIA NAYIBE CACERES BAEZ (Ex

gerente) RESPUESTA DE LA ENTIDAD Aplicación del Manual de Procedimientos de la CGN y ajustes del sistema contable Adecuado registro contable de las CUENTAS POR PAGAR de una vigencia a otra. Adecuado registro contable de las CUENTAS POR PAGAR de una vigencia a otra. Realizar los actos administrativos de la vigencia 2012 donde se incorporen los saldos de las vigencia inmediatamente anterior y se aplique a las siguientes vigencias, generando una contabilidad mas organizada y en cumplimiento de la normatividad vigente. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo en aras de la aplicación del Manual de Procedimientos de la CGN. HALLAZGO No.5 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR En la cuenta contable 24559001, existen partidas sin identificar por valor de $1.819.875, para efectos de reclasificar y presentar unos valores reales en la cuenta Deudores; por lo anterior se configura hallazgo de tipo administrativo. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVES - Gerente (Administrativo) RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se adoptará como plan de mejoramiento; de conformidad a los parámetros dados por el equipo auditor, circularizando a las aseguradoras para que se efectué el reporte de pago y de esta manera disminuir las consignaciones por identificar. Igualmente al identificar tales pagos se procederá a las respectivas bajas de las cuentas de orden.




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CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento. PATRIMONIO Comprende el valor de los recursos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir con sus funciones. El patrimonio de la ESE Hospital Santa Ana de Guaca a diciembre 31 de 2011, disminuyo en un 3.47% con respecto del año anterior al pasar de $994.842.130 en el año 2010 a $960.269.853 en el año 2011 y representa el 64% del total Pasivo más Patrimonio el capital fiscal representa el 100%, del patrimonio. ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL El análisis del estado de actividad financiera económica y social se basa en la información suministrada por la entidad y los datos que arroja el Sistema Integral de Auditorías - SIA.

INGRESOS: Representa el valor de los ingresos causados por la ESE Hospital Santa Ana de Guaca, originados en la prestación del servicio de salud: Los ingresos de la ESE Hospital Santa Ana de Guaca, para la vigencia 2011 reflejan una reducción del 1.67% en relación al año anterior y su valor total asciende a $1.168.018 (miles); el 70% corresponde a ingresos netos por venta de servicios de salud que alcanzó un valor de $1.168.018.108, por tratarse del ingreso que tiene relación directa con el objeto social de la entidad, se constituye en el mayor porcentaje de participación durante el periodo contable analizado, el 30% corresponde a Transferencias por un valor que asciende a $479.248.313. Dentro de los ingresos por venta de servicios de salud, los ingresos que reflejan una mayor participación están los correspondientes a servicios ambulatorios – consulta externa por valor de $1.015.713 (miles), servicios de promoción y prevención por $97.299.438, y Apoyo terapéutico-farmacia e insumos hospitalarios que alcanza un valor de $3.420 (miles).

VARIACION 2011-2010

CUENTAS 2011 2010 PORCENTAJE %

INGRESO 1,168,018,108 1,187,849,055 -1.67%

INGRESOS OPERACIONALES

VENTA DE SERVICIOS 1,168,018,108 1,187,849,055 -1.67%

Servicios de Salud 1,168,018,108 1,187,849,055 -1.67%

COSTO DE VENTA DE SERVICIOS712,866,115 677,350,579 5.24%

Servicios de Salud 712,866,115 677,350,579 5.24%

GASTOS OPERACIONALES

ADMINISTRACION

Sueldos y salarios 348,475,054 331,466,998 5.13%

Contribuciones imputadas 26,291,526 4,079,260 544.52%

Contribuciones efectivas 32,256,676 16,463,092 95.93%

Aportes sobre la nomina 8,991,548 7,177,892 25.27%

Generales 50,153,187 46,692,018 7.41%

DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

Provision para deudores - 15,000,000 -100.00%

Provision para contingencias 80,799,841 49,515,400 63.18%

Depreciacion - 35,404,000 -100.00%

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL

TRANSFERENCIAS

Otras transferencias 479,248,313 -

OTROS INGRESOS

Financieros 584,847 -

Extraordinarios 79,506,933 10,429,045 662.36%

Ajuste de ejercicios anteriores 31,294,661 29,282,074 6.87%

OTROS GASTOS

Comisiones 545,819 -

Financieros 177,053 1,273,112 -86.09%

Perdida en baja de activos 202,044,062 32,468,758 522.27%

Extraordinarios 122,272 1,575 7663.30%

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL 295,929,707 10,667,486 2674.13%

Fuente: Estado de la Situación Financiera, Economica y Social , vigencia 2011

HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

A Diciembre 31 de 2011




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COSTOS Y GASTOS Al observar la participación de los costos y gastos de la ESE Hospital San Antonio de Guaca se evidencia que los costos de ventas por servicios prestados representan el 51% del Total costos y gastos, los gastos de administración le corresponden el 25% y los egresos no operacionales participan con un 15%. Los costos de ventas por la prestación de servicios de salud por valor de $ 712.866 (miles) representa el mayor índice con un 52% e incluye los costos y gastos generados en las unidades funcionales y su saldo refleja los costos incurridos para obtener las ventas del periodo, dentro de los cuales los costos por servicios ambulatorios en un 73%, y apoyo terapéutico 17% entre otros. Los Gastos de Operación se incrementaron en comparación con el año 2010 en un 14.85% y su valor asciende a $466.167 (miles), dentro de los cuales los gastos de administración representan un 100% por un valor de $466.167 (miles), a su vez los gastos por sueldos y salarios representan un 74% por un valor de $348.475 (miles), los gastos generales representan el 11% por valor de $50.153 (miles), las contribuciones efectivas sobre nómina participan con un 66% y los impuestos y contribuciones y tasas representan el 1%. Los otros gastos o Egresos no operacionales, representan el 14.68% del total costos y gastos y su valor asciende a $202.889 (miles) e incluye las perdidas en retiro de activos y comisiones financieras. Se observa que la entidad no tiene control adecuado de los ingresos dado que en el proceso auditor no se pudo evidenciar efectivamente el estado real de la Tesorería ya que se presentan diferencias tanto en el módulo de presupuesto, tesorería y contabilidad así: diferencias marcadas entre el ingreso del estado de la actividad $1.168.018 (miles) y el valor total de los ingresos presupuestales $1.072.535 diferencia $ 66.919 (miles) lo que reseña la mala organización y control en la aplicación de los recursos, durante los últimos años en la entidad, lo que en ultimas redunda en el no cumplimiento de compromisos prestablecidos y cuentas por pagar . DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión al Balance General, con corte al 31 de diciembre del 2011, de La E.S.E. Hospital Santa Ana de Guaca los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2011, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad SERGIO JIMENEZ LIZCANO, portador de la tarjeta profesional número 132827 – T . OPINION CON SALVEDADES En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de la E.S.E. Hospital San Antonio de Guaca, presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2011, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.




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1. La entidad no refleja claramente el criterio para el cálculo de sus provisiones de acuerdo a lo establecido en materia contable, situación que no permite llevar un control adecuado del porcentaje aplicado, igualmente se podría llevar al gasto valores considerables que no se ajustan a la realidad.

2. Los saldos imputables en los Estados Financieros pueden tener

modificaciones producto del proceso de Sostenibilidad Contable.

3. En la cuenta contable 245501, existen partidas sin identificar para efectos de reclasificar y presentar unos valores reales en la cuenta Deudores.

4. No existen mecanismos para el control y registro real de los bienes propiedad de la entidad hospitalaria, de manera tal que se dé cumplimiento a las directrices emanadas por la Contaduría General de la República. Resolución 0357 de 2008.

5. Diferencias tanto en el módulo de presupuesto, tesorería y contabilidad lo

que reseña la mala organización y control en la aplicación de los recursos.

6. Limitación en cuanto al tiempo disponible para realizar las revisiones y

verificaciones en el trabajo de campo realizado. ESTADO DE TESORERIA

El estado tesoral a diciembre 31 de 2011, deja entrever que la entidad hospitalaria presenta liquidez, al presentar un superávit de $24.870.475 generados por la eficiente administración del disponible, teniendo recursos para el pago de los compromisos más prioritarios de la ESE. 3.3 LINEA DE AUDITORIA EVALUACION DE LA CONTRATACION NATURALEZA JURIDICA De conformidad con lo establecido en el Artículo 194 de la Ley 100 de 1993, la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SANTA ANA, es una entidad pública descentralizada del orden municipal, que presta los servicios de salud en el municipio de GUACA, en el primer nivel de atención, a la cual se le aplica el régimen jurídico contractual establecido en el artículo 195 de la Ley 100 de 1993.

DISPONIBILIDADES

SALDO DE TESORERIA A DICIEMBRE 31 252,369,365

Caja 315,300

Bancos 252,054,065

EXIGIBILIDADES 227,498,890

Cuentas por pagar 216,693,594

Obligaciones laborales 1,917,902

otros pasivos 8,887,394

SITUACION DE TESORERIA 24,870,475

SITUACION DE TESORERIA

HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA




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REGIMEN DE CONTRATACION APLICABLE Según lo dispone el artículo 195, numeral 6º de la Ley 100 de 1993, “… en materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública…” En tal sentido, la Junta Directiva de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SANTA ANA, adoptó el Manual Interno de Contratación, mediante Acuerdo No -016 de diciembre 30 de 2009, norma interna que contiene la regulación sustancial y procesal, que debe aplicar la entidad en los procesos contractuales, en cumplimiento del principio de legalidad al que deben estar sujetas sus actuaciones. CONTRATACION AUDITADA La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular a la E.S.E. HOSPITAL SANTA ANA línea de contratación se realiza de conformidad con lo ordenado en la Resolución 860 del 7 de noviembre de 2012, sobre la muestra de contratos seleccionados, verificando los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, cruzando información con la cargada al Sistema Integral de Auditoría –SIA-, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, que debe observar cada proceso contractual. Verificada la información contractual de la vigencia fiscal del año 2011, relacionada con el número de contratos celebrados y el valor de cada uno de ellos, se estableció que E.S.E. Hospital Integrado Santa Ana celebró 156 contratos cuyo valor inicial fue de setecientos cuarenta y cuatro millones novecientos treinta y seis mil ciento treinta peso $744.936.130 y se le adicionaron cinco millones setecientos ochenta mil seiscientos pesos $5.780.600 ascendió a la suma total de setecientos cincuenta millones setecientos diez y seis mil setecientos treinta pesos $750.716.730. En el siguiente cuadro se observa el número de contratos celebrados de acuerdo con su clasificación.

RELACION DE CONTRATOS SELECCIONADOS PARA REVISION

VIGENCIA 2011

CLASE DE CONTRATO

DENOMINACION CANTIDAD VALOR TOTAL

C 1 Prestación de servicios 75 $153.380.948

C5 0bra Pública 78 $103.778.989

C15 Seguros 2 $8.527.880

C19 Otros 1 $479.248.313

TOTAL 156 744.936.130

Fuente: Formato F20 _ 13 A Nuevo formato de Contratación SIA Como se puede observar en el cuadro anterior la ESE. Hospital de San Ana en la vigencia 2011 realizó setenta y cinco (75) contratos de Prestación de Servicios por valor de $153.380.948 que corresponde al 20.4% de total contratado, setenta y ocho (78) de Obra Pública por valor de $103.778.989 que corresponde al 13.8% del total de los contratos, dos (2) de Seguros por valor $8.527.880 que corresponde al 1.13% del total contratado y uno (1) de otros por valor de $479.248.313 que corresponde al 63.8% de los contratos.




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Del total de los contratos, se seleccionó una muestra de doce (12) contratos para revisión relacionados en el siguiente cuadro, que asciende a la suma de $744.936.130 que corresponden al 76.7% del total de los contratos celebrados, siendo los más representativos en cuantías el de Prestación de Servicios por ciento cincuenta y tres millones trescientos ochenta mil nueve cuarenta y ocho pesos $153.380.948 que representan el 20.4% del total contratado.

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SANTA ANA RELACION DE CONTRATOS REVISADOS

VIGENCIA 2011

No. OBJETO VALOR CONTRATISTA FECHA

Suministro de Medicamentos $13.676.457

BERTHA MONSALVE DE GARCIA 3/01/2011

Suministro de Combustible $1.000.000

RAFAEL GEREZ JIMENES 2/01/2010

Direccionamiento Ley de Archivos y Aportes patronales $15.000.000

MAYERLY ASTRID NORIEGA JAIMES

Suministro de Medicamentos $4.273.278 BERTHA MONSALVE DE GARCIA 7/1/2011



Suministro de Medicamentos $2.200.000 BERTHA MONSALVE DE GARCIA


Suministro de Medicamentos $394.216 BERTHA MONSALVE DE GARCIA 8/12011


Prestación de Servicios para Realización de 93 prótesis $30.000.000

MIRIAM SANCHEZ CHACON 7/1/2011

Remodelación Área de Urgencias y Sala de Partos $479.248.313

Constructora NIVA LTDA 11/12011

Fuente: Formato F20 _ 13 A Nuevo formato de Contratación SIA

CONTRATACION AUDITADA En los contratos auditados el análisis estuvo dirigido a: Verificación de la planeación o Etapa Precontractual: La necesidad sentida de la comunidad, motivo por el cual la Administración toma la decisión de celebrar contrato; existencias de partidas presupuestales, diseños y documentos técnicos, pliegos de condiciones, estudios de oportunidad, estudio de conveniencia y proceso de selección.

Verificación de la Ejecución o etapa Contractual: cumplimiento del objeto del contrato; que se haya agotado el proceso dando cumplimiento al cronograma establecido y acordado por las partes, verificar el seguimiento hecho por parte del Interventor y/o Supervisor al avance en el objeto del contrato.

Verificación de los Resultados o etapa Pos contractual: hacer visita a la obra, verificación de la prestación del servicio o existencia del bien; valoración con respecto al estado actual de la obra o bien adquirido. Realizar entrevista – encuesta para conocer el grado de complacencia de la comunidad con respecto a la satisfacción de la necesidad, poder ver el efecto del impacto o económico y social causado por la ejecución de la obra.




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Revisión Técnica a la Etapa Precontractual 2011 De la muestra que se tomó se pudo observar que las carpetas presentadas por la Gerencia, respecto a la celebración de los contratos, de manera general, se aprecia que se implemento la manera de archivarlos adecuadamente como lo exige la ley de archivo 594 del 2000, se cumplió con la modalidades de selección y escogencia del contratista, aportando de manera oportuna la documentación requerida para su momento o exigida para darle trámite al desarrollo del objeto y cumplir con el fin por el cual se pactó. Las modalidades de contratación están acordes con la cuantía y el objeto, anexándose de manera oportuna toda la documentación requerida en el contrato, estudios de conveniencia y documentos previos, propuesta de la prestación del servicio, cotizaciones, pólizas de cumplimiento, certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, requisitos habilitantes que no son otros que la capacidad jurídica, financiera y de organización del contratista y minuta del contrato. No obstante en el chequeo técnico hecho a las carpetas de los contratos de la muestra, no se anexan soportes que acrediten: Experiencia del Proponente, Matricula Mercantil o Tarjeta Profesional de Medico, Actas parciales de Pago a favor del Contratista, Acta de Liquidación de los Contratos, Notificación del Interventor, Declaración de Renta del Contratista. Por tal motivo, las anteriores inconsistencias son causales de un Hallazgo Administrativo, debe ser corregida mediante el respectivo plan de mejoramiento, ya que la administración debe observar el mayor cuidado y diligencia en la revisión que haga de tales documentos, para incorporarlos en cada uno de los expedientes. HALLAZGO No. 6 FALTAN DOCUMENTOS EN LAS CARPETAS QUE SOPORTAN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo RESPONSABLE: Carlos Iván Gálvez (Gerente) Valoración a la Ejecución de los Contratos En el trabajo de Campo se revisaron las evidencias que justifican el cumplimiento del objeto contratado; de los cuales el contrato Suministro de Medicamentos celebrado el 3/01/2011por valor de $13.676.457, con BERTHA MONSALVE DE GARCIA, no se encontraron evidencias de la ejecución del mismo ni tampoco que se haya pagado el valor del contrato. Lo que si se encontró para el suministro de Medicamentos fue, 11 legajos los soportes de ejecución: con las facturas de Venta de Bertha Monsalve de García acompañadas de comprobantes de egresos, C.D, CP. RP, CG, corresponde a la cuentas de cobro de enero a noviembre del 2011, que fueron pagadas mes por mes para un total $100.588.047. Pagos que fueron corroborados en la ejecución presupuestal de 2011 cuenta medicamentos, código 0325 010101 Los anteriores pagos fueron hechos sin contrato ni orden de suministros por lo que se recomienda hacer un contrato con la entidad que suministra los medicamentos.




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El no reporte de los documentos por falta de control y custodia de los mismos en la ESE Hospital de Santa Ana de Guaca vigencia 2011, es una situación que afectó el proceso auditor, sobre todo en el trabajo de campo realizado por el grupo de funcionarios de la Contraloría General de Santander, entorpeciendo el ejercicio del control fiscal, perturbando la aplicación de sistema de control para la revisión y evaluación de los documentos, para verificar el cumplimiento en los procesos financiero, de legalidad y de gestión, por lo tanto esta se constituye en un hallazgo Administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “I. NATURALEZA JURIDICA - CONTRATACIÓN

FALTAN DOCUMENTOS EN LAS CARPETAS QUE SOPORTAN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL Se adoptará como plan de mejoramiento; de conformidad a los parámetros dados por el equipo auditor. Se procuro especial atención a la normatividad y lo establecido en el manual de contratación adoptado por la ESE y las cláusulas discrecionales propias de las empresas sociales del estado, precisamente por su connotación de naturaleza pública. HOJAS DE VIDA Con base en los lineamientos dados por la Contraloría; se procedió a verificar la documentación que debe hacer parte de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual. Igualmente en la actualidad, se exige previo pago de los contratos de prestación de servicios, el informe de actividades realizadas. CONTRATACIÓN- PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Se adoptará como plan de mejoramiento; de conformidad a los parámetros dados por el equipo auditor. En este punto se informa que para los contratos de la presente anualidad (2013); se tuvieron en cuenta estas recomendaciones y los contratos celebrados se hicieron de conformidad a la necesidad de la institución”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Una vez evaluada la respuesta a la contradicción del hallazgo y ante la aceptación del director de la deficiencia administrativa, el Hallazgo se confirma para ser tenido en cuenta en el respectivo plan de mejoramiento y hacerle el respectivo seguimiento para su cumplimiento.

HALLAZGO No. 7 FALTA DE DOCUMENTOS SOPORTES DE CONTRATOS CORRESPONDIENTES A LA VIGENCIA DE 2011. El contrato 075 de 2011, legalizado el 25 de junio de 2011 entre CLAUDIA

NAYIBE CACERES BAEZ Gerente de la E.S.E., y la contratista MAYERLY

ASTRID NORIEGA JAIMES y cuyo Objeto es: “Prestación de los Servicios para

la Asesoría en el Direccionamiento de la Ley de Archivo y la Realización del




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Cobro de Aportes de la ESE Hospital Santa Ana de Guaca”.

En la revisión técnica y jurídica de los documentos e información que soportan la etapa precontractual y contractual de este contrato, se observa que se incurrió en deficiencias Administrativas, como las siguientes:

No hay evidencias de la existencia de estudios previos.

Cronograma del desarrollo de actividades

Se contrató con persona no idónea, pues la persona natural contratista, que ejecuta el objeto contractual, MAYERLY ASTRID NORIEGA JAIMES, en la Hoja de Vida y las Constancias de preparación académica, solo certifica el título Profesional de Contadora Pública.

Por tal razón, las anteriores inconsistencias e irregularidades, son causal de un Hallazgo Administrativo y disciplinario, porque los procesos contractuales que adelantan las entidades públicas, están sujetos a procedimientos y cronogramas previamente establecidos, de tal manera que los documentos que se elaboren o presenten en desarrollo de los mismos, deben corresponder a cada una de las actuaciones o presentarse conforme a las fechas y la secuencia que el cronograma establezca, tal y como las normas lo establezcan. En la ejecución de lo pactado en las anteriores Clausulas, el grupo auditor verificó que al momento del trabajo de campo de esta Auditoria, se ha ejecutado sobre la ley general de archivos según actas parciales, la cancelación de $12.500.000 mediante 5 pagos por el valor $2.500.000 cada uno. De igual forma se constató que se entregó como producto de la ejecución de este contrato una carpeta A-Z con 396 fotocopias de formatos, con relación del personal encuestado de la ESE Hospital santa Ana, la mayoría sin diligenciar, solo un 3.5% de los formularios están diligenciados parcialmente con la misma letra y a lápiz. También fue entregada al grupo auditor una carpeta con el listado de series y sub-series de las tablas de retención documental que están contenidas en la Ley General de Archivo. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo, Disciplinario NORMA Numeral 1 Art. 34 Ley 734 de 2002 RESPONSABLES: Olga Lucia Sepúlveda Eriza (Ex Gerente) Claudia Nayibe Cáceres Baez (Ex Gerente) ELKIN ARMANDO JAIMES JAIMES (Supervisor) Administrativo Carlos Iván Gálvez (Gerente) RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: Respuesta de le ex Gerente Claudia Nayibe Caceres Baez al Hallazgo Disciplinario: PRONUNCIAMIENTO SOBRE EL HALLAZGO No 7 – CONTRATO 075 DE 2011 Respecto a la idoneidad de la contratista.

Para la ejecución del contrato fue seleccionada un la persona idónea, toda vez

que es una contadora pública titulada (doctora MAYERLI ASTRID NORIEGA

JAIMES), con experiencia como auditora de la Cuentas de la Contraloría

Departamental de Santander, tal y como se consignó en la hoja de vida




INFORME DEFINITIVO


presentada al a entidad. En ese orden de ideas realizo las siguientes

apreciaciones;

1. El proceso de saneamiento de aportes patronales de las EMPRESAS

SOCIALES DEL ESTADO, requiere de la realización de actividades

relacionadas con la ciencia contable en general, porque implica

organización, análisis, revisión y control de información financiera en la

contabilidad tanto de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO como de las

entidades de seguridad social con las cuales se debe realizar el saneamiento

de aportes, amén de requerir acciones se asesoría para la suscripción de las

actas de conciliación por aportes patronales que directamente inciden en los

estados financieros de la entidad. Por tanto, a la luz del artículo 2 de la ley 43

de 1990 dichas actividades se enmarcan en las que describe el articulo antes

mencionado.

Articulo 2 ley 43 de 1990

ARTICULO 2. DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA CIENCIA CONTABLE

EN GENERAL. Para los efectos de esta ley, se entienden por actividades

relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que implican

organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes

sobre estados financieros, certificaciones que se expidan con fundamento en libros

de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoría, así como

todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de

Contador Público, tales como : la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en

aspectos contables y similares.

PARAGRAFO PRIMERO. Los Contadores Públicos y las Sociedades de Contadores

Públicos quedan facultadas para contratar la prestación de servicios de las

actividades relacionadas con la ciencia contable en general y tales servicios serán

prestados por Contadores Públicos o bajo su responsabilidad.

2. En cuanto a la asesoría para el direccionamiento de la ley de archivo, es

claro que la entidad tiene debilidades en la aplicación de la ley de archivo en

la medida en que se requirió contratar un profesional para realizar el análisis

de la información documental histórica y presente relacionada con el

comportamiento de los aportes patronales que le permita determinar los

estados de acreencias o deudas con los diferentes actores del sistema de

seguridad social con los cuales ha tenido o tiene vinculaciones derivadas del

sistema general de seguridad social, que incidan en la contabilidad de la ESE

Para lo anterior, se consideró que si los contadores realizan acciones de

auditoria, que implican organizar, revisar asuntos financieros, incluida

contabilidad, tiene la idoneidad para realizar las recomendaciones o




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asesorías o direccionamiento de como se debe manejar y conservar el

archivo financiero, que es igual al manejo que se deba dar a cualquier otra la

documentación de la entidad para que sirva de testimonio e información a la

entidad, al funcionario que los produce o a los ciudadanos u otros entes de

vigilancia y control. Cabe resaltar dicha afirmación tiene sustento en el

artículo 3 de la ley 594 de 2000, que define lo siguiente:

ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes

conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades

privadas.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

3. De otra parte, la contadora contratada tiene idoneidad, en al medida en que

fue auditora de cuentas de la Contraloría General de Santander, lo cual

claramente implica que tuvo experiencia en la revisión de cuentas de

entidades públicas a las cuales los auditores de las Contralorías, les

analizan y se pronuncian, entre otros temas sobre la ley de archivos, que es

una de las líneas a auditar.

A. Respecto a no existir evidencias de la existencia de estudios previos.

Para el contrato si se realizó un documento denominado estudio previo para

un contrato de prestación de servicios, del cual anexo una copia que tengo

en mis archivos, al igual que del cronograma de desarrollo de actividades,

documentos que desconozco la razón por la cual resultaron traspapelados al

momento de la auditoria.

Por lo antes expuesto solicito se reconsidere lo señalado como hallazgo

número 7 y en consecuencia se tenga como desvirtuado.




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Con relación a los hallazgos administrativos, los mismos deben ser objeto de

plan de mejoramiento, el cual debe ser realizado por la titular actual de la

entidad, toda vez que ya no tengo competencia para realzarlo.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Analizado las respuesta dadas por el gerente y la ex gerente de la E.S.E de Guaca, en cuanto las inconsistencias e irregularidades causal de los Hallazgo Administrativo y Disciplinario, sustentadas por que en la revisión técnica hecha al proceso de contratación en particular a la información y documentación del contrato 075 de 2011 (de estudios previos, Cronograma del desarrollo de actividades y Se contrató con persona no idónea, pues la persona natural contratista, que ejecuta el objeto contractual, MAYERLY ASTRID NORIEGA JAIMES, en la Hoja de Vida y las Constancias de preparación académica, solo certifica el título Profesional de Contadora Pública), no correspondían a cada una de las actuaciones ni fueron presentadas en la fecha del trabajo de campo de la auditoria. En cuanto a las causales del Hallazgo Administrativo con posible incidencia Disciplinario, por que posiblemente la entidad auditada incurrió en violación al principio de planeación de la contratación pública, al contratar para ejecutar el Objeto del contrato No. 075 de 2011: “Prestación de los Servicios para la Asesoría en el Direccionamiento de la Ley de Archivo y la Realización del Cobro de Aportes de la ESE Hospital Santa Ana de Guaca” con persona no idónea: “MAYERLY ASTRID NORIEGA JAIMES, en la Hoja de Vida y las Constancias de

preparación académica, solo certifica el título Profesional de Contadora Pública”.

La ex gerente Claudia Nayibe Caceres Baez se pronuncia en su derecho a la contradicción Justificando la contratación con la Contadora Publica haciendo la siguiente consideración:

“Respecto a la idoneidad de la contratista. Para la ejecución del contrato fue seleccionada un la persona idónea, toda vez que es una contadora pública titulada (doctora MAYERLI ASTRID NORIEGA JAIMES), con experiencia como auditora de la Cuentas de la Contraloría Departamental de Santander, tal y como se consignó en la hoja de vida presentada al a entidad”.

Y describe otras consideraciones sobre la contratación de esta profesional para

desarrollar el objeto del contrato relacionado con la recuperación de aportes patronales así: “El proceso de saneamiento de aportes patronales de las EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, requiere de la realización de actividades relacionadas con la ciencia contable en general, porque implica organización, análisis, revisión y control de información financiera en la contabilidad tanto de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO como de las entidades de seguridad social con las cuales se debe realizar el saneamiento de aportes, amén de requerir acciones se asesoría para la suscripción de las actas de conciliación por aportes patronales que directamente inciden en los estados financieros de la entidad. Por tanto, a la luz del artículo 2 de la ley 43 de 1990 dichas actividades se enmarcan en las que describe el articulo antes mencionado”.

Ahora bien, lo que el ente de control advierte como posible irregularidad con incidencia Disciplinaria en este punto, es que por el solo hecho que la persona contratista sea profesional de la Contaduría Pública y hubiese trabajado en Contraloría de Santander como revisora de cuentas, tal como lo considera la ex gerente, esto por sí solo no acredita competencia ni el suficiente conocimiento




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para ejecutar los 10 puntos relacionados sobre la ley de Archivo planteados en el objetivo del contrato: En cuanto a este punto el ente de control advierte que en trascurso del trabajo de campo se corroboro que las acciones relacionadas con Asesoria en el Direccionamiento de la Ley de Archivo se encuentre ejecutado en un 75% y el cobro de aportes patronales, no se han empezado a ejecutar y que los términos establecidos para la ejecución están totalmente vencidos, situación que se expuso en la reunión de socialización de la auditoria, para que se considere la posibilidad de liquidar el contrato por las anteriores causales.

Por consiguiente el grupo auditor concluye que: Si bien es cierto que en la respuesta a las contradicciones el ente auditado anexó los documentos soportes del contrato (estudios previos, cronograma de actividades), que este Ente de Control no encontró debidamente archivados en carpetas donde se individualizan los expedientes de los contratos que debe llevarse debidamente legajados y foliados, tal como las normas lo establecen, y que la Realización del Cobro de Aportes Patronales no se ha empezado a ejecutar, y que se puede prevenir la lesividad al patrimonio de la E.S.E Hospital de Guaca, liquidando el contrato por las causas expuestas en el párrafo anterior; se desvirtuar el hallazgo de tipo Disciplinario y el hallazgo de tipo Administrativo se confirman, llevándose al plan de mejoramiento, con el fin de hacer el respectivo seguimiento para que en futuras auditorias estas deficiencias no se no se presenten. 3.4 LINEA DE EVALUACION A LA GESTION EVALUACION DEL PLAN DE GESTION DE LA ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA PERIODO 2008-2011. El diseño del Plan de Gestión, le permitió a la ESE Hospital Santa Ana de Guaca, entre otros:

1) Establecer los principales retos y oportunidades del entorno: así como

alinear la organización con los cambios externos.

2) Identificar las fortalezas y debilidades en las áreas de gestión directiva y

estratégica, prestación de servicios de salud y actividades de gestión

administrativa y trabajar por ellas hasta convertirlas en oportunidades.

3) Definir los retos estratégicos sobre los cuales se orientaron los esfuerzos

institucionales.

La gestión por parte de la Gerente de la entidad, doctora Claudia Nayibe Cáceres, mejoró sustancialmente en la vigencia del 2011 al conseguir aportes de la Gobernación de Santander para la remodelación del Servicio de Urgencias y la Sala de Partos de la ESE por valor de $479.248.313; estos recursos mejoraron la situación financiera de la entidad al pasar de tener un excedente financiero de $10.667.486 en el 2010, a tener un excedente financiero de $295.929.707 en el 2011. No obstante los avances de la entidad en materia financiera, se evidenció una debilidad en el proceso de gestión contractual en la contratación de la Construcción de Urgencias y de la Sala de Partos de la ESE realizada por la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA, mediante el Contrato de Obra Numero 01 de 2011, por valor de $479.248.313 suscrito con la firma Construcciones NIVAS S,A, el cual se encontraba retrasado en su ejecución según los usuarios y con materiales de mala calidad a pesar de haberse cancelado anticipos del 50% del




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total del contrato; sin embargo en el proceso auditor se evidenció que la obra se estaba adelantando. EVALUACION DEL INFORME DE GESTION DE EMPALME. El Informe de gestión de empalme de la entidad fue realizado por la gerente interina, doctora Yazmin Cecilia Rodríguez Díaz, en reemplazo de la doctora Claudia Nayibe Cáceres Báez, quien se retiró para participar en el concurso de méritos para elegir al gerente de la ESE para el nuevo periodo. De conformidad con la Ley 951 de 2005 y la Resolución Orgánica No. 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República, la gerente interina doctora Yazmin Cecilia Rodríguez Díaz realizó un Acta de Entrega del cargo al nuevo gerente, doctor Carlos Ivan Gelvez , el cual contiene información referente a: 1) Recursos Materiales y Financieros: Inventario de bienes muebles e inmuebles y reporte de información financiera, presupuestal y contable de la entidad. 2) Recursos Humanos: Composición de la planta de personal en relación con la estructura organizacional de la entidad territorial, identificado el número de empleados, su tipo de vinculación y sus calidades profesionales; así como sus respectivos manuales de responsabilidades y procedimientos. 3) Recursos Administrativos: Disponibilidad de instrumentos técnicos y procedimientos para facilitar no sólo la gestión administrativa y fiscal, sino también, procurar mecanismos de control sobre los procesos jurídicos, los trámites de contratación y el seguimiento a proyectos de desarrollo de la entidad. 3.5 LINEA DE EVALUACION A LA GESTION AMBIENTAL RESIDUOS SOLIDOS HOSPITALARIOS La E.S.E. Hospital Santa Ana de Guaca no realiza ningún tratamiento a los residuos hospitalarios ya que ha contratado con una empresa de servicios públicos "DESCONT S.A. E.S.P." la cual maneja el proceso del tratamiento de residuos hospitalarios. El PGIRH fue adoptado por la E.S.E mediante resolución No.075 del 21 noviembre de 2011, cuenta con el grupo administrativo de gestión ambiental. Para la segregación de los residuos hospitalarios existe una adecuada separación de los residuos en los que divide los biológicos, peligrosos, corto punzante y reciclable, facilitando la recolección y tratamiento de los residuos hospitalarios El método aplicado para la desactivación de los residuos hospitalarios es la aplicación de hipoclorito y formol; y para la recolección y el transporte de los residuos hospitalarios se tienen establecidas rutas internas. En la Entidad se está implementando el formato RH1 para realizar los registros y reportes respectivos; a la fecha no cuenta con programas de seguridad industrial y plan de contingencia; ni presenta informes de gestión interna a las autoridades ambientales y sanitarias. La E.S.E. solicita a DESCONT S.A. E.S.P., quien presta el servicio de recolección, transporte y disposición final, el Certificado de tratamiento, disposición final de residuos sólidos hospitalarios, generados en el Hospital.




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GESTION DE CONTRATACION AMBIENTAL Las actividades de inspección, vigilancia y control de los Factores de Riesgo asociados al ambiente, al consumo y a la Zoonosis que afecta la salud humana en toda la jurisdicción del municipio de Guaca, las realiza un técnico operativo de la área de la Salud Ambiental de la Secretaria de Salud Departamental, Según las funciones establecidas por la Ley 715 de 2010 y la comunicación firmada por Claudia Nayibe Caceres Báez Ex Gerente de ESE HSAG Y Sandra Bayona Vergel Coordinadora de Salud Ambiental de Santander. 3.6 LINEA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 2008-2011 Dentro de la evaluación al Plan de Mejoramiento, se pudo establecer que se suscribió el plan de mejoramiento como resultado de la Revisión de la Cuenta para la vigencia 2010, el cual presentó una acción correctiva asi:

- Falta de documentos en los diferentes contratos de prestación de servicios. Presentar copia de los soportes de antecedentes fiscales y disciplinarios, afiliación y pago de seguridad social y actas de interventoría. Como resultado a la evaluación al punto se da cumplimiento en un 100%, luego que de la muestra seleccionada de pagos se adjuntaron los documentos soportes, los cuales reposan en los papeles de trabajo de auditoria.

3.7 LINEA DE QUEJAS Y DENUNCIAS Según certificación de la oficina de políticas institucionales no existen quejas para tramitar en el trabajo de campo; pero el responsable de la cuenta funcionario Edwin Nilson González nos presenta un legajo con la información del requerimiento ciudadano con radicado N°. Q-12-0115 : Atención a Queja No. Q – 12 – 0115 Presentada por: Yasmin Cecilia Rodríguez Lugar de los hechos: Hospital Santa Ana de Guaca Motivito de la Queja: Denuncia irregularidades dentro de la ejecución de la obra del contrato 01 de 2011para la remodelación del área de Urgencias y Sala de Partos de la ESE Santa Ana de Guaca. Descripción de los Hechos En relación al Contrato Obra Numero 01 de 2011 cuyo Objeto Contractual es: “Remodelación de la E.S.E hospital santa Ana de Guaca De acuerdos de los lineamientos fijados en los términos de referencia y estudios previos del proyecto viabilizado por la gobernación de Santander”, por Valor de $ 479.248.313, siendo contratista: Construcciones NIVA S.A.S. – YADIRA MERCEDES GOMEZ RONDON. El grupo auditor en el trabajo de campo estableció que, este contrato de obra se desprende de la Selección Abreviada hecha por la Gobernación de Santander, quien mediante resolución No. 116 de septiembre 20 de 2011da apertura a la Selección abreviada y adjudica el contrato en octubre de 2011 mediante resolución 122, siendo legalizado el 18 /10/2011, estableciéndose como Interventor del Contrato por parte de la Gobernación de Santander, al señor JOSE VIRGILIO CORZO VERA.




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Según Actas parciales, se ha pagado a favor del contratista, con el Acta de Pago No 001 el 20 de enero de 2012 la suma de $ 95.470.650, y mediante la Orden de Pago No. 002, el 20 de febrero de 2012 la suma de $127.028.250. La anterior información fue recopilada por el grupo auditor y es la única que hasta el momento posee el ente de Control Fiscal, no obstante, a la preocupación expresa de unos usuarios de la E.S.E., sobre los anticipos cancelados, que estos no corresponden a cantidades de obra, calidad y que los trabajos están paralizados; en el primer día del trabajo de campo, el grupo de auditores hizo visita a la obra y en ella se comprobó que esta se está adelantando y que existían materiales que no correspondían a la calidad y cantidad contratada. En el último día del trabajo de campo de la Auditoria, y en compañía del gerente actual de E.S.E., se realizó de nuevo visita de obra, en la cual se observa que los trabajos están adelantándose y que los materiales como baldosas que estaban en mal estado habían sido retiradas y en su lugar estaban instalando nueva, lo mismo sucede con las puertas y ventanas.

Por lo anterior y por ser esta Contraloría un Ente de Control Fiscal Posterior y Selectiva y el contrato estar en ejecución, se recomienda que se ejerza vigilancia especial y en la próxima Auditoria se retome los temas que preocupan a los usuarios y a la quejosa. 3.8 LINEA DE EVALUACION AL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO Y MECI-CALIDAD SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL MECI EL Modelo Estándar de Control Interno MECI, en la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA, ha venido desarrollándose; en el proceso auditor se tuvo evidencia de la existencia de los siguientes documentos.

1) Manual de Implementación del MECI 2) Manual de Funciones y Competencias Laborales 3) Manual del Código de Etica 4) Manual del Buen Gobierno 5) Manual de Contratación 6) Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la calidad de la atención en

salud- PAMEC. 7) Estudio de Reorganización Administrativa de la ESE Hospital Santa Ana de

Guaca. Con respecto a los avances del Modelo Estándar de Control Interno MECI – 100:2005, realizados durante la vigencia auditada, se pudo establecer que la autoevaluación y la evaluación independiente reportada al DAFP sobre la vigencia 2011arroja resultados de avance significativo,. A continuación se presenta la evaluación dada por el DAFP: Puntaje total en calidad de 0% porque no la presentó Puntaje total en MECI 70.6%, distribuido así: -56% de avance en el Subsistema de Control Estratégico, -66.09% en el Subsistema de Control de Gestión -100% en el Subsistema Control de Evaluación.




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4º.PRONUNCIAMIENTO La Entidad en la vigencia de 2011 mostró eficiencia en la planeación y gestión financiera, según el análisis y revisión efectuada al Balance General y Estado de la Actividad Económica y Social y a la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos y dio cumplimiento a los principios que regulan la Contratación Estatal y la función administrativa contempladas en la Ley y la Constitución y cumplió con las normas en materia de gestión ambiental. Por lo anterior, y en concordancia con la Resolución 000294 de 2009 artículo 16 parágrafo tercero, emanada de la Contraloría General de Santander, se emite concepto favorable de la evaluación de la gestión, y por tanto, SE FENECE la cuenta de la vigencia fiscal 2011 de la ESE HOSPITAL SANTA ANA DE GUACA cuyo responsable es la doctora CLAUDIA NAYIBE CACERES BAEZ. 5º. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO HALLAZGO

SINOPSIS PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA

Ad

min

istr

ati

vo

D

iscip

lin

ari

o

Pen

al

Fis

cal

San

cio

nato

rio

LINEA DE AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

1 X

El Presupuesto de la vigencia de 2011 de la entidad se encuentra inflado al adicionarse la suma de $498.671 (miles), cuando su recaudo efectivo fue de $259,464 (miles), inobservado los procedimientos que para tal efecto están establecidos en relación con la incorporación de las cuentas por cobrar las cuales se harán una vez el recaudo se haya producido efectivamente CONFIRMADO

- Carlos Iván Gelvez- Gerente

6

2 X

La ESE Hospital Santa Ana de Guaca, no refleja claramente el criterio para el cálculo de sus provisiones de acuerdo a lo establecido en materia contable, situación que no permite llevar un control adecuado de la posibles contingencias generadas por el riesgo de incobrabilidad CONFIRMADO


13

3 X

No existen mecanismos para el control y registro real de los bienes propiedad de la entidad


15




INFORME DEFINITIVO


hospitalaria, de manera tal que se dé cumplimiento a las directrices emanadas por la Contaduría General de la Nación, en especial la Resolución 0357 de 2008 CONFIRMADO

4 X

Al cierre de la vigencia 2010, quedaron por pagar $120.083.644 según Balance General, sin embargo, no se pudo evidenciar la incorporaron al presupuesto en la vigencia 2011 del acuerdo de Junta Directiva situación que no permite reflejar si las cuentas están sobre estimadas y debidamente causadas CONFIRMADO

- Carlos Iván Gelvez-

Gerente; Claudia Nayibe Cáceres Báez- Ex Gerente

17

5 X

En la cuenta contable 24559001, existen partidas sin identificar por valor de $1.819.875, para efectos de reclasificar y presentar unos valores reales en la cuenta Deudores CONFIRMADO


17

LINEA DE AUDITORIA CONTRATACION

6 X

Faltan documentos en las carpetas que soportan la actividad contractual de la entidad.

CONFIRMADO

Olga Lucia Sepúlveda Eriza (Ex Gerente) Claudia Nayibe Cáceres Baez (Ex Gerente) Carlos Iván Gálvez (Gerente)

23

7 X

La entidad incurrió en

anomalías en la etapa

precontractual y contractual

del contrato 075 de 2011,

suscrito el 25 de junio de

2011 con MAYERLY

ASTRID NORIEGA

JAIMES y cuyo Objeto es:

“Prestación de los Servicios

para la Asesoría en el

Direccionamiento de la Ley

de Archivo de la ESE

Hospital San Ana de

Guaca”, CONFIRMADO

ADMINISTRATIVO

DESVIRTUADO

DISCIPLINARIO

Carlos Iván Gélvez- Gerente

24

6º. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS




INFORME DEFINITIVO


TIPO CANTIDAD CUANTIA

ADMINISTRATIVO 7

DISCIPLINARIO 0

FISCAL 0

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTALES 7

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JENNY MOSCOSO BRAVO SERGIO JIMENEZ LIZCANO Coordinadora de Auditoría Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JOSE RAMON MORENO CABALLERO LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Profesional Especializado Sub Contralora Delegada para

El Control Fiscal

NODO GARCIA ROVIRA INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA...

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