NODO GARCIA ROVIRA INFORME DEFINITIVO DE...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 90

NODO GARCIA ROVIRA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000178 06 Diciembre 2013 )

ALCALDIA DE MOLAGAVITA

EDWIN ANTONIO PRADA RAMÍREZ EX ALCALDE

CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS ALCALDESA

VIGENCIA AUDITADA 2011 – 2012

TRABAJO DE CAMPO DEL 29 JULIO DE 2013 AL 03 DE AGOSTO DE 2013

Bucaramanga, Septiembre de 2013




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS

Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

EQUIPO AUDITOR

EDILBERTO FRANCO LIZARAZO (Profesional Especializado)

ULDARI MORENO RAMIREZ (Profesional Universitario) ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA (Secretario)




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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 4

2. ANTECEDENTE 4

3. ALCANCE 4

4. DICTAMEN 5

4.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA FINANCIERA 5

4.2 EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL 26

4.3 EVALUACION Y ANALISIS CONTRATACION 45

4.4 SEGUIMIENTO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 77

4.5 SEGUIMIENTO A LA LINEA AMBIENTAL 78

4.6 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 81

4.7 RANKING DE DESEMPEÑO MUNICIPAL 82

4.8 SEGUIMIENTO QUEJAS 83

5. DICTAMEN RESULTADO DE AUDITORIA 84

6. CUADROCONSOLIDADO DE HALLAZGO 86

7. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGO 89




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1. INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por el artículo 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, Resoluciones 0294 de 30 de abril de 2009 y 00012 de 7 de enero de 2011, proferidas por la Contraloría General de Santander; en cumplimiento del Plan General de Auditorias de la vigencia 2013, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, durante los días del 29 de julio al 3 de Agosto de 2013, para evaluar la efectividad de la gestión con que se administraron los recursos asignados a la Administración del Municipio de MOLAGAVITA por el periodo comprendido entre el primero (1) de Enero y el treinta y uno (31) de Diciembre de 2.011 y el primero (1) de Enero y el treinta y uno (31) de Diciembre de 2.012. Igualmente evaluó el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema de Control Interno en la entidad, métodos y procedimientos utilizados por la oficina de control interno, determinando su funcionalidad estructural y misional con base en los procesos definidos en la implementación y avances del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Evaluó de las operaciones Contables, Financieras y Presupuestales que registran y presentan de acuerdo con las normas y disposiciones que regulan la contabilidad pública y el estatuto orgánico de presupuesto; Efectuando un análisis presupuestal de la vigencia que demuestre los niveles de ejecución de los ingresos y de egresos; al igual que las modificaciones, adiciones y reducciones que se hayan realizado. Evaluó el proceso de Contratación administrativa, verificando el cumplimiento de lo señalado en la ley 80 de 1993, el decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007 y demás normas reglamentarias. Comprobar de manera selectiva la legalidad y cumplimiento en el proceso de contratación. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la Alcaldía y con ello lograr mayor eficiencia en la Administración de los recursos públicos, en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del Patrimonio del Municipio, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. 2. ANTECEDENTES

La Contraloría General de Santander para la vigencia 2010 practicó Auditoria

Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, obteniéndose como resultado pronunciamiento de FENECIMIENTO. Se tipificaron 8 hallazgos administrativos para cual la entidad tuvo que implementar un plan de mejoramiento. 3. ALCANCE

En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría No. 632 del 26 de julio de 2013, el Equipo Auditor se desplazó al Municipio de MOLAGAVITA y orientó la auditoría al Análisis y Evaluación de la Gestión desarrollada por la Alcaldía, en la Administración y Manejo de los Bienes y Recursos y el cumplimiento de las




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actividades Misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993, Ley 610 del 2000, Resolución Orgánica de la Contraloría General de Santander No 294 de 2009 y Resoluciones internas No 00463 de mayo 28 de 2013; los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la Gestión Fiscal; sobre los documentos e información suministrada por la Alcaldía respecto de la Vigencia Fiscal 2010. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada. El informe contiene la revisión de aspectos Administrativos, Financieros y Legales; si se hallase algún tipo de irregularidad ésta deberá ser corregida por el Sujeto de Control, lo cual redunda en su mejoramiento continuo y por ende en la eficiente y eficaz prestación del servicio en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Los hallazgos negativos derivados de la Auditoría realizada se darán a conocer en este informe a la Entidad y al Responsable. 4. DICTAMEN DE AUDITORIA

HECHOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA

Dentro de la Planeación de la Auditoria, se hizo una revisión acuciosa de la información de la cuenta anual de la vigencia fiscal 2011 y 2012 que la entidad envió a través del SIA. Igualmente se solicito información aclaratoria a través de requerimientos. Se analizaron y evaluaron las operaciones Contables, Financieras y Presupuestales que regulan la contabilidad pública y el estatuto orgánico de presupuesto, Efectuando análisis a las cuentas seleccionados en la muestra reportadas en el memorando de planeación. En la transito de la vigencia 2011 a la 2012 no existió un proceso de empalme eficaz y eficiente que permitiera a la nueva administración manejar la información de manera detalla y completa, lo cual entorpeció en gran medida algunas actuaciones administrativas que se realizaron el al vigencia 2012. Se evidencio un desorden en el manejo de la información documental, ya que al revisar los soportes contractuales era difícil determinar las etapas de manera cronológica de dicho procedimiento. Se analizaron y verificaron los avances con respecto a las actividades realizadas durante la vigencia Auditada con respecto a MECI y Calidad, y con respecto al Plan de Desarrollo. De otra parte se trabajo en las quejas presentadas por la comunidad. Se analizaron y avaluaron las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento y los avances que ha tenido respecto de las metas propuestas. 4.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA FINANCIERA. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Los Balances Generales a 31 de Diciembre de 2011 y a 31 de Diciembre de 2012, presentados por la Administración en la rendición de cuenta, se encuentran clasificados y presentados de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben




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conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.” Con base en la información contable de las vigencia 2.011 y 2012, el análisis financiero de Alcaldía Municipal de Molagavita, presentan una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que sus activos aumentan en tanto que los pasivos disminuyen e incluye un análisis de la información contable de la vigencias 2011 y 2012 y se hace un comparativo con la vigencia 2.010. Al comparar los activos corrientes frente a los pasivos corrientes se observa que existen $7 pesos de activos por cada $1 de pasivo, lo anterior indica que la ALCALDIA MUNICIPAL DE MOLAGAVITA, cuenta con respaldo suficiente para financiar sus pasivos de corto plazo pues cuenta con buena liquidez.

En la Contabilidad y los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de Molagavita, manifiesta que se rigen de acuerdo a las políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de la contabilidad pública, que han permitido la generación de la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración de la entidad pública, ajustar a las normas y procedimientos de la contabilidad del Estado.

BALANCE GENERAL La Ecuación Patrimonial de la Entidad según lo evidenciado en el Balance General a Diciembre 31 de 2011 y 2012, cumple con lo establecido por las normas Contables y se determina de la siguiente forma:


BALANCE GENERAL CLASIFICADO

2012-2011-2010

(Cifras en pesos)

CODIGO CUENTA 2012 2011 2010 % VARIAC 2012-2011

1 ACTIVO

CORRIENTE 3,471,712 1,327,935 1,153,278 161

NO CORRIENTE 6,384,766 6,409,732 5,567,861 0

TOTAL ACTIVO 9,856,478 7,737,667 6,721,139 27

2 PASIVO

CORRIENTE 489,499 196,299 321,721 149

NO CORRIENTE 5,624,639 5,624,639 4,938,631 0

TOTAL PASIVO 6,114,138 5,820,938 5,260,352 5

3 PATRIMONIO 3,742,340 1,916,729 1,460,788 95

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 9,856,478 7,737,667 6,721,140 27

Fuente: Rendición Cuenta SIA Y Dpto Financiero




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2,012 2,011 2,010

ACTIVO 9,856,478 7,737,667 6,721,139

PASIVO 6,113,138 5,820,938 5,260,352

PATRIMONIO 3,742,340 1,916,729 1,460,788

El Activo se encuentra conformado por corriente y no corriente, en la vigencia fiscal 2012 presenta una variación del 27%, con respecto a la vigencia 20111, las cuentas más representativas y de mayor movimiento del Activo en la vigencia 2012 son el efectivo y los deudores que presentan un aumento del 183% El Pasivo se encuentra compuesto en corriente y no corriente, en la vigencia fiscal 2012, presentó una disminución del 5% en comparación a la vigencia anterior. Dentro de este grupo la cuenta más significativa para el año 2011 corresponde a los Pasivos Estimados que corresponde a los dineros que se encuentran en el FONPET de la provisión para futuras pensiones Patrimonio presenta un aumento del 95% con relación a la vigencia 2011 que relacionado con la vigencia 2010 su aumento era muy mínimo está representado en Hacienda Pública. CUENTAS DEL ACTIVO:

EFECTIVO Se encuentra conformado por el disponible con que cuenta la entidad en las diferentes entidades bancarias en cuentas corrientes en el Banco Agrario en el Municipio de Molagavita y Banco Popular en Málaga y de ahorro en IDESAN. Presenta un aumento del 131% con relación a la vigencia 2011 y participa con el 20% del total del Activo. HALLAZGO No. 1 Cuentas Bancarias sin sanear de Convenios firmados en vigencias anteriores De este grupo se pudo observar que el Municipio tiene 19 Cuentas Corrientes inactivas que vienen desde la vigencia 2011, por tal motivo se configura como un




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hallazgo administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que la entidad suscribirá posteriormente, con el fin de que por medio del Comité de Saneamiento Contable se legalicen los Convenios a los cuales pertenecen estas cuentas. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “En la depuración de las cuentas bancarias, se han encontrado registros que corresponden a convenios pendientes de liquidar, siguiendo las instrucciones impartidas en la Resolución 354 del 05 de Septiembre de 2007 emitida por la Contaduría General de la Nación y con el propósito de conciliar la información por operaciones reciprocas se enviara a cada una de las entidades notificaciones sobre los saldos existentes para proceder a su reintegro o en su defecto devolver los recursos al sector de inversión que corresponda, se solicitara copia del Acta de liquidación de cada convenio, de lo contrario proceder a su respectiva liquidación.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal INVERSIONES Durante el trabajo de campo se pudo verificar que el Municipio de Molagavita con una participación de Acciones en la Electrificadora de Santander por valor de $17.047.130 desde la vigencia 2010. RENTAS POR COBRAR Se encuentra representados por los impuestos que le deben al municipio correspondiente a Impuesto Predial Unificado, Industria y Comercio entre otros de vigencia actual y vigencias anteriores del cual muestra en sus estados financieros una deuda a favor del Municipio en el 2011 por valor de $386.436, y a 2012 de $300.826 presentando una disminución del -22% con respecto de la vigencia 2012. Es de anotar que durante la vigencia 2012 se observó un aumento considerable en el recaudo del Impuesto Predial comparado con la vigencia anterior que fue similar. HALLAZGO No. 2 Inexistencia de Software para manejo de las rentas del municipio Se pudo observar que el Municipio maneja las rentas de manera manual pues no existe un software que consolide la información de lo que ingresa directamente con




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los Estados Financieros del Municipio, por tal motivo se configura como un hallazgo administrativo con el fin de que sea incluido dentro de un plan de mejoramiento que posteriormente suscribirá la entidad. . TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA DE MOLAGAVITA “En la presente Vigencia se apropiarán los recursos y se realizarán las gestiones administrativas tendientes a la consecución de un software de rentas por cobrar y complementarios que permitan efectuar interfaces diarias con contabilidad y presupuestos que nos dé como resultado unos Estados Financieros más razonables. “ CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO Es un tributo de carácter municipal que grava la propiedad inmueble tanto urbana como rural. Este tributo es autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986 en concordancia con el artículo 1 de la Ley 44 de 1990, a este impuesto se le incorpora la sobretasa ambiental autorizada por el artículo 44 de la ley 99 de 1993, que corresponde a un 15% del impuesto predial. El Municipio cuenta con una Deuda Total de Impuesto Predial Unificado, así:

VIGENCIA ACTUAL ANTERIOR

2011 $46.407.494 $337.016.133

2012 $67.142.488 $233.683.972 Fuente: Secretaria de Hacienda




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El presente grafico nos muestra que la administración realizó gestión durante la vigencia 2012 de acuerdo al aumento del recaudo y disminución de la deuda de vigencias anteriores HALLAZGO No.3 SANEAMIENTO DE CARTERA DE IMPUESTO PREDIAL Se pudo observar que el municipio durante las vigencias 2011 y 2012 viene reportando cartera de este Impuesto desde la vigencia 1983 que a falta de gestión por parte de las administraciones anteriores ha venido aumentando de esta manera se debe realizar gestión para sanear esta cartera y recaudar este ingreso para el municipio, se configura como un hallazgo Administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que posteriormente suscribirá la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: Dra. CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS - Alcaldesa Municipal . RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “En la vigencia 2013 mediante la notificación utilizando los medios tecnológicos como la pagina Web del municipio y personal se comunicó a los contribuyentes su morosidad en el pago de los impuestos a través del cobro Persuasivo, se proseguirá con la ejecución coactiva.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




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IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Es un tributo establecido y autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con modificaciones posteriores de la Ley 99 de 1990, para efectos del impuesto de industria y comercio entiende se por actividades de servicio toda tarea, labor o trabajo ejecutado por personas naturales, jurídicas, sociedades de hecho, jurídicas y demás sociedades de derecho público privado sin que medie relación laboral con quien lo contrata, que genere una contraprestación en dinero o especie, dedicadas a satisfacer necesidades de la comunidad. En cuanto a este tributo se pudo observar que durante las vigencia 2011 y 2012 hubo buena gestión de recaudo e ingresos considerables para el municipio de igual manera no existe cartera por este Impuesto. DEUDORES Está representado por los recursos que recibe el Municipio correspondiente a Ingresos No Tributarios que entre ellos se encuentra lo recaudado por Estampillas, los Servicios Públicos las Transferencias por Cobrar ente ellas las del Sistema General de Participaciones, Los Avances y Anticipos Entregados, los Depósitos Entregados en Garantía y los Otros Deudores, esta cuenta con relación a la vigencia 2011 presento una variación negativa del -60% y con relación a la vigencia 2012 aumento en un 1832% esto es ocasionado por las Transferencias del Sistema General de Participaciones que le quedaron pendientes de llegar al Municipio. HALLAZGO No. 4 SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS EMBARGADAS REGISTRADAS EN DUENTA DEUDORES Al verificar dentro de este Grupo se pudo verificar que existe en el Grupo 1470 Otros Deudores en la cuenta 1425 aparece unos Embargos Judiciales de unas cuentas bancarias desde la vigencia 2010 y continua durante las vigencias 2011 y 2012 relacionadas así:

DEPÓSITOS ENTREGADOS EN GARANTÍA 47,567,630

DEPOSITOS JUDICIALES 47,567,630

Cta 150-8 Concejo Municipal 10,411,396

Cta 159-0 Personería Municipal 2,135,018

Cta 110-2 Pro Anciano 17,506,839

Cta 148-2 Funcionamiento 1,711,346

Cta 04-1 Recaudos Municipales 3,782,970

Cta 124-3 Otros Sectores 1,882,485

Cta 131-8 Pro Cultura 5,114,000

Cta 700-2158-7 Pavimentación 1,654,548

Cta 131-8 Estampilla Pro Cultura 1,455,422

Cta 72052-7 Municipio de Molagavita 1,913,605

Lo anterior se observa que a la vigencia 2012 no se ha realizado la gestión para desembargarlas por cuanto algunas no se han identificado los procesos de embargo, es de anotar que la cuenta de Pro Adulto Mayor su destinación es especifica e inembargable, por tal motivo, se configura como un hallazgo de tipo




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Administrativo para ser incluido dentro de un Plan de Mejoramiento que suscribirá posteriormente la entidad, hasta tanto se realice el proceso de saneamiento por medio del comité de sostenibilidad contable. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Dra. CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Esta cuentas fueron embargadas a través del Banco Agrario de Molagavita, se adelantara la investigación para establecer que entidad a través del juzgado ordeno el embargo de las cuentas, si al finalizar la investigación se confirma que los recursos embargados fueron girados a través del juzgado, se procederá a reunir el Comité de Sostenibilidad Contable y proponer la cancelación de los saldos de estas cuentas contra Capital Fiscal. Respecto al embargo de cuentas de la Estampilla Pro cultura, se encuentra en proceso de solicitud de levantamiento del mismo ante la Alcaldía de Bucaramanga, ya que son recursos de destinación específica. Se anexa auxiliar cuenta No. 1425 embargos.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal ACTIVO NO CORRIENTE: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO El activo más representativo es la Cuenta PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, la conforman los terrenos tanto urbanos como rurales, construcciones en curso, edificaciones, muebles y enseres y equipos de comunicación, son los grupos de mayor participación junto con los Bienes de Beneficio y Uso Público la primera presenta un aumento del (24)% en el 2011, en la vigencia 2012 presenta una disminución del (1)% es afectado por la depreciación. De este grupo se observo las siguientes inconsistencias, así:




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HALLAZGO No. 5 EXISTENCIA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SIN INGRESAR Y NO SE ENCUENTRA DEPURADA y LEGALIZADA Al realizar la revisión de este grupo se encuentran las siguientes inconsistencias: - Que la maquinaria de transporte con que cuenta el Municipio se encuentra en un deterioro total (como se observa en las fotos adjuntas), la mayoría de los vehículos, de igual manera se observó que en su mayoría fueron adquiridos mediante contratos de Comodatos los cuales nunca fueron finalizados y adquirida la propiedad al municipio lo cual se debe legalizar estos para poder dar de baja. - Se verifico que en el año 2012 que el Municipio adquirió 1 Sonido por valor de $12.000.000, ingresándolas a los estados financieros como un gasto y no en la Propiedad Planta y Equipo.

- Que existe en la cuenta 164027 aparece en los Balances Generales de 2011 y 2012 una Propiedad Planta y Equipo sin legalizar por valor de $229.641.948 y que corresponde a la casa de la cultura, Cementerio, Salones Comunales, trapiches entre otros los cuales se debe legalizar con el fin de que el valor en los estados financieros sea real. Por lo anteriormente expuesto se configura como una Observación Administrativa para ser incluido dentro de un plan de Mejoramiento que posteriormente suscribirá la Alcaldía hasta tanto se realice las gestiones para subsanar estas falencias a través del Comité de Saneamiento Contable. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA

“La maquinaria de transporte que se recibió en comodato se procederá a su devolución a las entidades que en un principio la cedieron al municipio para su utilización.




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El equipo de sonido adquirido por $12.000.000 se le dará ingresos a Propiedad, Planta y Equipo y se afectara el gasto con ejercicios de vigencias anteriores. Con respecto a la Propiedad, planta y equipo pendiente de legalizar se iniciara su reconocimiento con los poseedores del bien y a través de escritura pública se pasara el bien a favor del Municipio y posteriormente su registro en la contabilidad.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal OTROS ACTIVOS Se encuentra representada por los recursos que el municipio tiene en el FONPET de acuerdo a la certificación expedida por el Ministerio de Hacienda para futuras pensiones se observa que esta cuenta no tiene variación por cuanto el saldo que registran a 2011 es el mismo que registran en la vigencia 2012. . CUENTAS DEL PASIVO CORRIENTE Se encuentra conformada por las obligaciones que adquiere al Municipio con el fin de cumplir su cometido estatal y se encuentra clasificado en Pasivo Corriente y Pasivo no Corriente. OPERACIONES DE CREDITO PÚBLICO DEUDA PÚBLICA Se encuentra valorada en $88.000 a la vigencia 2012, y corresponde a un crédito adquirido con el Banco Agrario de Molagavita por valor de $220.000.000 para la compra de una Retroescavadora el 15 de enero de 2010, a un plazo de 60 meses finalizando el 15 de diciembre de 2014.

VIGENCIAS 2012 2011 2010

Deuda Pública 88,000 132,000 206,556




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Fuente: Secretaria de Hacienda

El presente gráfico nos muestra porcentualmente la disminución que ha venido presentando la deuda pública desde la vigencia 2010, aun cuando se realiza el crédito que actualmente tiene el Municipio y a la vigencia 2012 solo representa el 21% del total de la deuda. CUENTAS POR PAGAR Se encuentra valorada en $361.066.000 para el 2012 presentando un aumento del (597)% ocasionado por los dineros que no le ingresaron del Sistema General de Participaciones, y en la Vigencia 2011 aumento en un (70)% con relación a la vigencia anterior (2010), compromiso por la adquisición de Bienes y Servicios para cumplir la misión de la administración Municipal. HALLAZGO No. 6 Cancelación de Acción Popular En la Cuenta 2425 de ACREEDORES, registran la Subcuenta 242524 Embargos Judiciales que corresponde a la cancelación de una Acción Popular al señor Jhon Alexander Carvajal Vásquez y fue cancelada con Comprobante de Egreso 12-00232 el 16 de abril de 2012, según fallo del Juzgado Octavo Administrativo de Bucaramanga, se configura como una observación administrativa para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente, hasta tanto se inicie la acción de repetición contra el funcionario de la época responsable de este hecho, de igual manera se reclasifique contablemente este hecho teniendo en cuenta que no es un embargo judicial sino una Acción Popular. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS- Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Al cierre de la vigencia esta Acción popular fue cancelada, no se requiere su reclasificación contablemente, ya que dicha cuenta para el Catalogo de Cuentas quedo en Cero, con respecto a la Acción de Repetición se evaluara si su incidencia afecta un daño fiscal o detrimento patrimonial y si existe culpa grave de los funcionarios presuntamente responsables.”




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CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal NO CORRIENTE PASIVOS ESTIMADOS FONPET La ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales y estableció que a partir del año 2001 los departamentos y municipio deben transferir a este fondo (FONPET), el 20% del Impuesto de registro (artículo 2, numeral 8 Ley 549/99) y el 5% de los ingresos corrientes de libre destinación. Con relación a los recursos que el Municipio maneja en el FONPET con el fin de poder responder a futuras pensiones, se observa que no tuvo variación durante las vigencias 2011 y 2012. Durante el trabajo de campo se pudo evidenciar que mediante oficio que mediante oficio 2-2013-025172 del 17 de julio de 2013 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público informa al Municipio de Molagavita “que conforme a lo dispuesto en el inciso quinto del artículo sexto de la Ley 549 de 1999 y el artículo 12 del Decreto 4105 de 2004, como de acuerdo a lo ordenado en la Resolución 3942 del 28 de diciembre de 2011, este Ministerio como administrador del FONPET procede a comunicarle que al Municipio de MOLAGAVITA la suspensión de los Aportes al Fondo. Que en cumplimiento del Parágrafo 5 del artículo 6 de la Ley 549 de 1999, el Municipio de MOLAGAVITA, no debe efectuar aportes al FONPET por la vigencia 2013 y siguientes teniendo en cuenta la certificación de esta Dirección dirigida al Departamento Nacional de Planeación mediante la cual se suspende los aportes del municipio al FONPET por concepto de Sistema General de Participaciones y considerando que la entidad tiene un cubrimiento del pasivo pensional superior al 125% de acuerdo con el Decreto 055 de 2009 El total de reservas de su entidad con corte a mayo de 2013, así como el valor del pasivo pensional a diciembre de 2012, de acuerdo con los registros del sistema de información del FONPET, permiten evidenciar el cubrimiento de su entidad del pasivo pensional en los términos establecidos en el artículo 3° del Decreto 055 de 2009, tal como lo presenta a continuación:

Aportes valorizados Pasivo Pensional % Cubrimiento

$6.693.284.900,32 4.510.182.636.00 148% Fuente: Sistema de Información del FONPET




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HALLAZGO No. 7 Incertidumbre en registro de Recursos girados al FONPET Verificada la información reportada por el FONPET de acuerdo al cuadro anterior y de acuerdo a la suspensión del giro por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y teniendo en cuenta que la Alcaldía de Molagavita, certifica que a junio 30 de 2013 registra en la cuenta 19010201 Fonpet, la suma de $3.454.224.914, valor girado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y verificado el Balance General a 31 de diciembre de 2012 registra como saldo anterior y saldo siguiente un valor de $3.615.022.656, por tal motivo se configura como un hallazgo administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que suscribirá posteriormente hasta tanto se realice el respectivo saneamiento por medio del Comité de Sostenibilidad Contable hasta tanto refleje un valor real en los Estados Financieros, de igual manera se realice las gestiones necesaria para recuperar el excedente del 23% de los recursos girados al Fonpet. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Al cierre de cada vigencia se procede al reconocimiento de los aportes girados al Fonpet junto con su amortización, de acuerdo a la comunicación recibida por parte del Ministerio de hacienda y Crédito Público, el municipio ha sobrepasado el aporte obligatorio que por Ley debe llegar al 125%, es así que el municipio recibió por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante el Conpes 163 de Agosto 02 de 2013 el mayor valor girado al Fonpet por valor de $19.286.169 cuyo destino es Sistema General de Participaciones para Libre Inversión, recursos que serán presentados al Concejo Municipal para su Adición al Presupuesto General de Rentas y Gastos del Municipio vigencia 2014.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se acepta la respuesta por parte de la entidad, pero se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para que se le dé cumplimento al proceso de adición de los recursos al presupuesto general de rentas y gastos para la vigencia 2014. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal PATRIMONIO El patrimonio de la entidad tuvo un aumento del 31% en la vigencia 2011 con relación a la vigencia anterior, y presenta un aumento del 95% en la vigencia 2012, ocasionados por aumento del capital, el Resultado del Ejercicio y por las Provisiones y Agotamiento y Depreciaciones de las Propiedades del Municipio.




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SITUACION FISCAL (Cifras en miles de pesos)

MUNICIPIO DE MOLAGAVITA

ESTADO DE SITUACION FISCAL

COMPARATIVO

2012 2011 2010

ACTIVO CORRIENTE 3,471,712 1,327,935 1,153,278

PASIVO CORRIENTE 489,499 196,299 321,721

SUPERAVIT FISCAL 2,982,213 1,131,636 831,557

Fuente: SIA y Secretaria de Hacienda

Fuente: SIA Secretaria de Hacienda

A diciembre 31 de 2012 la situación fiscal del Municipio de Molagavita, arroja un superávit fiscal de $2.982.213,000, es decir que la entidad cuenta con liquidez en el corto plazo para cumplir con sus compromisos inmediatos, debido a que sus activos corrientes son superiores a sus pasivos corrientes, aunque se observa que durante la vigencia 2011 el superávit disminuyo, considerablemente como consecuencia del aumento en los pasivos por el endeudamiento, pero al 2012 demuestra buena liquidez financiera.

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA, SOCIALY AMBIENTAL


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

A 31 DE DICIEMBRE DE 2012- 2011-2010

(Cifras en miles de Pesos)

Código Cuentas 2012 2011 2,010

% VARIAC

2012-2011

INGRESOS OPERACIONALES 6,031,684 5,413,706 5,600,521 11%




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41 Ingresos Fiscales 684,690 781,473 316,178 -12%

44 Transferencias 5,346,994 4,632,233 5,284,343 15%

GASTOS OPERACIONALES 4,285,145 4,566,506 5,073,822 -62%

51 De administración 845,358 648,215 628,242 30%

52 De Operación 9,913 0 -100%

55 Gasto Social 3,438,296 3,908,278 4,445,579 -12%

EXCEDENTE (DEFICIT) OPERACIONAL 1,748,538 847,200 526,700 106%

48 Otros Ingresos 194,997 18,106 13,129 977%

OTROS GASTOS 13,203 11,873 72,506 11%

58 Otros Gastos 13,203 11,873 72,506 11%

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO 1,928,333 853,433 467,323 126%


COMPORTAMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS


Según el grafico anterior nos muestra el comportamiento de los Ingresos y los Gastos del Municipio de Molagavita durante las vigencias 2010, 2011 y 2012 y el aumento de los ingresos en la vigencia 2012 debido al buena gestión fiscal de las dos primeras vigencias en cuanto a la ejecución de los recursos. CUENTAS DE INGRESO Esta cuenta representa los flujos de entrada de recursos generados por la entidad, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el período, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinarios.

Código Vigencias 2012 2011 2,010

INGRESOS OPERACIONALES 6,226,681 5,431,812 5,613,650

GASTOS OPERACIONALES 4,298,348 4,578,379 5,146,328

EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO 1,928,333 853,433 467,323




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Ingresos Fiscales: Se incluyen las cuentas que representan los recursos que recibe el municipio a través de la aplicación de las leyes que sustentan el cobro de impuestos, tasas, rentas parafiscales, derivados del poder impositivo del Estado obtenidos en desarrollo de sus actividades o sus funciones. A diciembre 31 de 2011, los ingresos fiscales, incluyendo tributarios y no tributarios ascendieron a $781.473.000 y en el 2012 disminuyeron a $684.690.000, porcentualmente del (-12)% debido a que en el 2011 se recibieron ingresos altos por recaudo de Estampillas Departamentales descontadas a los distintos Contratos ejecutados con Recursos del Departamento y en cuanto a la vigencia 2012 la disminución es ocasionada pues la contratación fue mínima por el cambio de Administración teniendo en cuenta que aproximadamente el primer semestre es de planeación. En la vigencia 2011 se recibieron transferencias por el Sistema General de Participaciones por valor de $4.632.233.000, y en el 2012 recibieron $5.346.994.000, recursos que deben ser destinados de acuerdo a los sectores preestablecidos en la Ley 715 de 2002. CUENTAS DE EGRESO O GASTO Representan los flujos de salida de los recursos del municipio susceptibles de reducir el patrimonio, durante el periodo, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos expresados en forma cuantitativa y son necesarios para el desarrollo de la actividad ordinaria, entre los que tenemos gastos de administración, gasto social y gasto de operación. Gasto de Administración: Representa los gastos asociados a la actividad de dirección, la planeación, apoyo logístico. Durante el 2011 se efectuaron gastos por valor de $648.315.000 y en el 2012 incrementa a $845.358.000, se pudo observar que respecto al 2011 los gastos aumentaron en un 30%. Gasto Social: Representan los recursos destinados por el municipio a la solución de necesidades básicas y satisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población. Durante la vigencia 2011 se invirtieron $3.908.278.000 y en el 2012 se invirtieron $3.438.296.000, presentando una disminución del (-12)%. Estos recursos deben ajustarse y deben invertirse de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, la Ley 715 de 2002, su incremento se debe a la ejecución de la gran cantidad de obras durante la última vigencia. De lo anterior se observo que se invirtieron recursos principalmente en los Sectores de Salud y Desarrollo Comunitario durante la vigencia 2012. HALLAZGO No 8. CANCELACION DE SANCION A LA CAS Durante el trabajo de campo se pudo evidenciar que con comprobante de egreso No. 12-00473 del 06 de junio de 2012, el Municipio de Molagavita cancela una sanción a la CAS por valor de $2.575.000, con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No. 0000086 del 18 de mayo de 2012 correspondiente a una Sanción interpuesta mediante Resolución No.0000060 del 04 de febrero de 2010 por incumplimiento a los Artículos cuarto y quinto de la Resolución 00248 del 22 de




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enero de 2001 por medio del cual la CAS le ordenaba al Municipio de Molagavita realizar las obras de arte necesarias como zanjas, bateas, puentes, alcantarillas en la vía carreteable de la vereda Chicacuta del Municipio de Molagavita, haciendo hasta el momento caso omiso argumentando falta de recursos económicos, por tal motivo se configura como un hallazgo administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que posteriormente presentará la entidad, hasta tanto se inicie la acción de repetición con el fin de recuperar los dineros que la entidad canceló con el fin de evitar que generara intereses y demás. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Se iniciara la Gestión de Cobro contra el Funcionario responsable de omitir el pago de la sanción interpuesta por la CAS con el fin de hacer efectivo su recaudo, a través de citación a conciliación administrativa ante la Procuraduría General de la Nación y de ser el caso, iniciar la acción de repetición.”

CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal. RESULTADO DEL EJERCICIO La entidad durante la vigencia 2011, presentó una utilidad por valor de $853.433.000, comparada con la vigencia anterior (2010), que obtuvo una utilidad de $467.322.983, para la vigencia 2012 se incrementa en $1.928.333.000 porcentualmente del 126%, este resultado proviene del aumento de los Gastos especialmente el Gasto Social por la ejecución de obras y la disminución de las transferencias y como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo, en desarrollo de las funciones de su cometido estatal, debido a que las Transferencias presentan un aumento del 15% con relación a lo recibido en el 2011, y los gastos operacionales disminuyeron en un -62% con relación a la vigencia 2011. El resultado que presenta la entidad durante las dos vigencias se puede observar que en ambas la administración realizo gestión en cuanto a la ejecución de obras y proyectos para el bienestar de la comunidad. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO El patrimonio de la Entidad para la vigencia 2012 se encuentra representados en hacienda pública, capital fiscal del municipio, superávit por valorización, superávit por donación y resultados del ejercicio, presenta el siguiente comportamiento:




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ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

A DICIEMBRE 31 DE 2011 Y 2012

(Cifras en miles de pesos)

2012 2011

Saldo del Patrimonio 1,916,729 1,460,788

Variaciones Patrimoniales 1,825,611 -455.940.

Saldo del Patrimonio 3,742,340 1.916.729

DETALLE DE LAS VARIACIONES

Incrementos 1,678,889 -455.940

Disminuciones (146,722)

Partidas sin movimiento -

Se puede observar el comportamiento del patrimonio durante la vigencia 2012 presenta aumento ocasionado por el resultado del ejercicio ocasionado por la gestión dada a los recursos del municipio, durante la vigencia 2011 el aumento es muy mínimo toda vez que la inversión de los recursos especialmente los de inversión o gasto social es alta. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevo a cabo el proceso de revisión a los Estados financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011 y 2012, de la ALCALDIA MUNICIPAL DE MOLAGATIVA, los cuales según los documentos y anexos presentados de manera incompleta en la rendición de las cuentas de la Vigencia 2011 y en la auditoría realizada a esa Entidad, los cuales no fueron refrendados ni firmados por parte del Contador del Municipio en consecuencia la Contraloría General de Santander, según concepto rendido por la Contadora Pública ULDARI MORENO RAMIREZ, con Tarjeta Profesional No. 144462-T, quien se ABSTIENE de dar opinión a la vigencia 2011, para la vigencia 2012 los cuales fueron refrendados por el Contador Público LUIS FERNANDO SALAZAR MASSEY, con tarjeta profesional No. TP-64502-T expresa una opinión de RAZONABILIDAD CON SALVEDADES, teniendo en cuenta que las falencias detectadas de acuerdo a la Resolución 00042 del 26 de enero de 2010 no alcanzan el 30% del total de los Activos y la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en las mismas fechas, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS

1. Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a que se hizo sobre una muestra representativa y no sobre todo el universo.

2. Limitación en cuanto a la no existencia del Control Interno Contable dentro de la entidad y por la Carencia de un Sistema contable dentro que le permita generar información totalmente confiable.




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3. Se observa que no se ha realizado una depuración contable total con el fin de que la entidad pueda presentar unos estados financieros acordes con la situación del Municipio.

4. Los Estados Financieros no presentan confiabilidad toda vez que la administración 2011 no realizó una entrega formal a la administración 2012.

5. Registran elementos devolutivos en la cuenta de Ingresos como es el caso de un sonido que adquiere la alcaldía.

6. En el grupo de Propiedad Planta y Equipo se encuentran registrados elementos que al ser verificados están deteriorados pero deben ser legalizado pues se observa que la mayoría de la maquinaria adquirida por el Municipio fue a través de comodatos.

Por las consideraciones expuestas en el presente informe, teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados que no consultan plenamente los principios de la función administrativa, la cuenta rendida por la ALCALDIA del Municipio de MOLAGAVITA para la vigencia 2011, NO SE FENECE, pero la Vigencia 2012, según la gestión que se encuentra realizando la Actual Administración y los resultados observados, SE FENECE.

CONTROL INTERNO CONTABLE Teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 determina que la oficina de control interno o quién haga sus veces debe verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido, La Oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Entidad.. El objetivo principal es evaluar el sistema de control interno contable a fin de dar cumplimiento a lo Dispuesto por la Resolución No. 048 de Febrero 10 de 2004, Circular Externa No.042 de agosto de 2001, Numeral 5°, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes, con el fin de determinar la aplicación de la normatividad existente y validar el grado de efectividad de las recomendaciones realizadas para el mejoramiento de las deficiencias identificadas en el proceso contable. De la vigencia 2011 no se encontró acto administrativo de su creación y durante el vigencia 2012, se crea mediante Resolución 021 de enero 20 de 2012, existiendo dos (2) actas de reuniones por parte del Comité, Analizado el Informe de Control Interno Contable del Municipio del Molagavita se pudo establecer que aunque ha mejorado con relación a la vigencia 2011 ya que ha continuado con la implementación de los Proceso y Procedimientos con el fin de ejercer un control al manejo contable aún continua con debilidades especialmente que no cuenta con manuales de procedimientos y flujogramas para cada uno de las dependencias que se encuentran involucradas en el proceso. De acuerdo al Formato F-99 diligenciado en el SIA, el Sistema de Control Interno Contable se encuentra en un nivel ADECUADO Y SATISFACTORIO, aunque presenta fallas en cuanto a que todavía no se encuentran documentado los procesos Contables en su totalidad, este análisis es cuanto a la vigencia 2011 y en cuanto a la vigencia 2012 aunque se encuentra en un en un nivel de SATISFACTORIO, presenta unas debilidades que llaman la atención que de igual manera como es el caso de no existir manuales de procedimientos y flujogramas en las distintas dependencias.




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HALLAZGO No. 9 INCUMPLIMIENTO FUNCIONAMIENTO TOTAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Se pudo evidenciar que mediante oficio registrado en la Plataforma SIA de la Actual Administración informa que no les fue entregado el Informe de Control Interno Contable, por tal razón no se tuvo conocimiento de los Proceso que la Administración saliente adelanto. En cuanto al Comité de Saneamiento Contable se pudo establecer que en el año 2011 funcionó, por cuanto existen algunas depuraciones específicamente relacionadas con la propiedad Planta y Equipo en el año 2012, se pudo verificar que el Comité se siguió manejando. De la anterior información se configura un Hallazgo Administrativo para ser incluido dentro de un Plan de Mejoramiento que la Administración procederá a presentar posteriormente, hasta tanto los responsables del proceso contable de cada una de las dependencias definan los parámetros a cumplir. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJA Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Con respecto al Comité de Sostenibilidad Contable fue citado en dos ocasiones en Febrero 27 del 2012 mediante el Acta N°001 donde el comité aprobó ajustes Contables, igualmente para la fecha de cierre fue presentado al Comité de Sostenibilidad Contable mediante el Acta N°002 ajuste contables de la vigencia 2011 correspondiente a mayor valor en Avisos y tableros y aportes pensiones de jubilación siendo aprobados por unanimidad por parte del Comité. Las Actas fueron entregadas al equipo Auditor junto con los respectivos comprobantes contables de ajustes para su verificación, razón por la cual no es dable afirmar que existe incumplimiento de funcionamiento total de dicho comité, ya que las evidencias presentadas demuestran lo contrario.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Si bien es cierto, la entidad anexó en el proceso auditor dos actas, esto no es suficiente para la labor que debe realizar el comité de saneamiento contable en una entidad, además, los hallazgos anteriores son el resultado de la pobre gestión que realizó dicho comité, por lo tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para que la entidad dentro de un plan de mejoramiento plasme las acciones correspondientes, tendientes a evitar que la observación plasmada no se repita. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJA Alcaldesa Municipal




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4.2 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL Para la vigencia 2011 el Concejo Municipal de Molagavita, aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo No. 025 de Noviembre 29 de 2010 y fue liquidado por Decreto No. 0121 de Diciembre 26 de 2010 por valor de $3.823.310.979. HALLAZGO N° 10

El Municipio de Molagavita no cuenta con un manual de presupuesto por medio del cual adopte los conceptos y movimientos presupuestales que manifiesta el decreto orgánico de presupuesto, así como las responsabilidades de las personas que intervienen en el manejo presupuestal de la entidad, por lo tanto se tipifica un hallazgo ADMINISTRATIVO, en el cual la entidad deberá incluir dentro de un plan de mejoramiento los mecanismos necesarios para implementar la adopción del mismo.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTORESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “El Municipio no ha adoptado un Manual de Presupuesto, sin embargo los concepto y movimientos presupuestales se han realizado como lo manifiesta el Decreto 111 de 1996 o Estatuto Orgánico de Presupuesto, las personas responsables del manejo presupuestal acatan lo establecido por el Concejo Municipal en la aprobación del presupuesto desde su aprobación inicial como las modificaciones que se llegaren a dar para el normal funcionamiento del municipio de Molagavita en materia presupuestal. La Administración Municipal adelantará las gestiones administrativas requeridas para la elaboración y adopción del Estatuto Orgánico de Presupuesto del Municipio de Molagavita.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011 (Cifras en pesos)

RECAUDADO

PRO INICIAL ADICIONES RECCUIONES DEFINTIIVO VALOR % (Recaudo/Definitivo)

3,823,310,979.00

4,575,955,598.00

144,673,687.00

8,254,592,890.00

7,395,445,495.55 90%

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal




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Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011

Según la tabla anterior se observa la buena gestión presupuestal, teniendo en cuenta que se recaudó el 90% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar solo el 10% del mismo. El presupuesto de ingresos está compuesto de la siguiente manera: Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2011 (Cifras en pesos)

DETA_PTO INICIAL DEFINITI RECAUDADO PORC

TOTAL INGRESOS 3,823,310,979.00

8,254,592,890.00

7,395,445,495.55 89.59%

INGRESOS MUNICIPIO

TRIBUTARIOS 294,610,000.00

377,758,034.00

367,828,492.00 97.37%

Impuestos Indirectos 234,610,000.00

312,758,034.00

306,190,619.00 97.90%

Impuestos Directos 60,000,000.00

65,000,000.00

61,637,873.00 94.83%

NO TRIBUTARIOS 3,528,100,979.00

5,596,071,338.00

4,912,668,458.95 87.79%

Transferencias S.G.P 2,872,920,841.00

3,281,596,393.00

3,281,463,537.00 100.00%

Otras Transferencias 621,960,138.00

2,256,453,938.00

1,583,576,739.44 70.18%

Intereses -

-

-

Multas y Sanciones -

-

-

Tasas 33,220,000.00

58,021,007.00

47,628,182.51 82.09%

INGRESOS DE CAPITAL

Recursos del Balance 600,000.00

2,248,537,518.00

2,082,722,544.60 92.63%

Otros Ingresos de Capital -

-

-




INFORME DEFINITIVO


Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2011

Las ilustraciones anteriores reflejan la composición de los ingresos los cuales están distribuidos en ingresos tributarios de los cuales se recaudaron un total de $367.828.492 teniendo una participación dentro de los ingresos definitivos del 4.97%, por ingresos no tributarios se recaudaron $4.912.668.458 siendo estos los más representativos dentro del presupuesto aportando el 66% al mismo y donde se encuentran transferencias SGP con un monto de $3.281.463.537 alcanzando el 67% de este grupo, los recursos de balance recaudaron un total de $2.082.722.544, siendo estos el 28% del presupuesto ejecutado para la vigencia 2011. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS La Ejecución Presupuestal de Gastos presenta el siguiente comportamiento.

Tabla N° Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2011 (cifras en pesos)

INICIAL ADICIONES

REDUCCIONES CREDITOS

CONTRACREDITOS

DEFINITI TIVO

COMPROMETIDO

PORC

3,809,810,979.00

4,573,455,598.00

144,673,687.00

557,540,832.00 553,883,559.00

8,242,250,163.00

6,934,289,184.22

84.13%

Ejecución Presupuestal de Gastos 2011




INFORME DEFINITIVO


En el presupuesto de gastos se observa que se comprometió el 84% con relación al presupuesto definitivo. Distribución de la Ejecución presupuestal de Gastos Vig 2011 (cifras en pesos)

DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO PORC

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 3,809,810,979.00

8,242,250,163.00

6,934,289,184.22 84.13%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 563.112.968 676.483.384 656.480.867 98%

Alcaldía Municipal 398,112,968.00

511,483,111.00

495,014,535.03 96.78%

Concejo Municipal 100,000,000.00

100,000,273.00

96,714,978.00 96.71%

Personería Municipal 65,000,000.00

65.000.000

64.751.354 99.62%

INVERSION 3.096.698.011 7.068.866.940 5.837.796.866 83.32%

Cultura 40,368,945.00

45,249,917.00

43,338,070.00 95.77%

Cultura Ley 617/2000 25,000,000.00

-

-

Cultura Departamento -

29,000,000.00

29,000,000.00 100.00%

Cultura Recursos del Balance -

21,686,206.00

21,550,000.00 99.37%

Estampilla Pro Cultura 25,000,000.00

29,585,051.00

25,000,000.00 84.50%

Deporte 53,825,259.00

60,333,221.00

60,000,000.00 99.45%

Deporte Ley 617/2000 15,000,000.00

7,474,290.00

7,450,000.00 99.68%

Deporte Departamento -

6,613,522.00

6,613,522.00 100.00%

Agua potable y Saneamiento Básico 378,803,528.00

619,606,984.00

618,012,951.00 99.74%

Educación 83,112,246.00

157,614,917.00

157,508,419.00 99.93%

Educación Ley 617/2000 40,000,000.00

47,200,000.00

47,200,000.00 100.00%

educación Recursos del Balance -

503,293,582.00

502,179,788.00 99.78%

Alimentación Escolar 18,309,580.00

19,536,264.00

19,318,560.00 98.89%

educación Otros Recursos -

3,307.00

- 0.00%

Otros Sectores 664,909,068.00

845,050,047.00

828,256,790.50 98.01%

Servicio de la Deuda 96,000,000.00

89,977,000.00

89,976,168.00 100.00%

Otros Sectores Ley 617/2000 70,702,912.00

127,627,098.00

123,215,605.00 96.54%

Otros Sectores Recursos Propios -

12,100,000.00

5,000,000.00 41.32%

Otros Recursos 14,500,000.00

2,089,893,737.00

1,196,859,902.22 57.27%

Salud 1,556,566,473.00

2,409,514,141.00

2,112,069,256.37 87.66%

Salud Ley 617/2000 14,600,000.00

12,507,656.00

9,999,188.00 79.94%

Fondos Especiales 150.000.000 496.899.839 440.011.451 89%

Contribución sobre contr de obra publica 50,000,000.00

94,289,269.00

71,663,074.00 76.00%

Contr Sobre Contr Recur Balance -

90,092,927.00

81,547,465.00 90.51%




INFORME DEFINITIVO


Estampilla Pro Adulto Mayor 100,000,000.00

125,601,755.00

100,000,000.00 79.62%

Conv Dptales y Nles -

186,915,888.00

186,800,912.10 99.94%

La tabla anterior refleja la distribución de los gastos del municipio; el 84% del total de los compromisos lo representa la inversión con un total de $5.837.796.866 seguido por los gastos de funcionamiento con un total de $656.480.867 representando el 9.46% del total de los compromisos y los fondos especiales participa con el 6.34% con un total de $440.011.451. Es de anotar que según certificación del 15 de junio de 2012 expedida por la Contraloría General de la República, los Ingresos Corrientes de Libre destinación para la vigencia 2011, alcanzaron un total $870.416.000 aproximadamente y los gastos de funcionamiento representan el 56.87% de los ICLD, dando cumplimento a lo establecido en la Ley 617 de 2000. El concejo municipal tenia para la vigencia 2011 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $77.119.356, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad incumplió con lo establecido en la ley 617 de 2000 ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a $96.714.978. La personería municipal tenia para la vigencia 2011 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $80.340.000, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad cumplió con lo establecido en la ley 617 de 2000 ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a $65.000.000. HALLAZGO No.11 El municipio de Molagavita no rindió la información correspondiente al FUT y no se puedo realizar el respectivo análisis del cumplimiento de la ley 617 de 2000, por los diferentes órganos de control, sin embargo por certificación de la secretaria del Honorable Concejo Municipal, expresa que se realizaron 78 sesiones por un valor de $91.258 por sesión de cada concejal, sumado del 1.5% de los ICLD se presume que el Concejo municipal de Molagavita incumplió con lo estipulado en el artículo 10 de la ley 617 de 2000, excediendo sus gastos de funcionamiento en $19.595.622, por lo tanto se tipifica un presunto hallazgo DISCIPLINARIO, así como un hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido en el plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLE: JOSE VICENTE BARAJAS

Presidente del Concejo Municipal NORMA VULNERADA: LEY 617 DE 2000, articulo 10. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTORESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “La información Fut que debía ser rendida por la Administración anterior fue presentada de manera extemporánea, sin embargo cabe resaltar que sobre esta información la Procuraduría ya solicitó certificación de las personas responsables del envío recayendo la responsabilidad en el señor Alcalde y Tesorero de la vigencia 2011.”




INFORME DEFINITIVO


“Para efectos de los gastos de Funcionamiento del Concejo Municipal vigencia 2011, de acuerdo a la Ley 617 los Ingresos Corrientes de Libre destinación ascendieron a la suma de $870.416.267.51 luego nos indica que no se da su aplicabilidad del Articulo 10 ya que este solo se da cuando los Ingresos corrientes de libre destinación sobrepasan más de los Mil millones de pesos, en este caso se aplica el parágrafo del Articulo 10 donde el concejo Municipal puede utilizar para su funcionamiento 60 Salarios Mínimos Mensuales Vigentes. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La ley 617 de 2000 en su artículo 10 indica que “Durante cada vigencia fiscal, los

gastos de los concejos no podrán superar el valor correspondiente al total de los honorarios que se causen por el número de sesiones autorizado en el artículo 20 de esta ley, más el

uno punto cinco por ciento (1.5%) de los ingresos corrientes de libre destinación, sin distinguir municipios de acuerdo a el monto de sus ICLD, por lo anterior se confirma el hallazgo DISCIPLINARIO y ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento de la entidad. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLE: JOSE VICENTE BARAJAS

Presidente del Concejo Municipal NORMA VULNERADA: LEY 617 DE 2000, articulo 10 TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTORESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal

Comportamiento Presupuestal de Gastos 2011 (cifras en pesos)

SITUACION PRESUPUESTAL

Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos)

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE MOLAGAVITA

VIGENCIA 2011

CONCEPTO VALOR

INGRESOS – RECAUDO 7.395.445.495

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2000/ley_0617_2000.html#20




INFORME DEFINITIVO


GASTOS – COMPROMISOS 6.934.289.184

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL 461.156.311

Al finalizar la vigencia fiscal 2011, la Alcaldía de Molagavita presenta un Superávit presupuestal por valor de $461.156.311, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 94% con relación al presupuesto recaudado de la vigencia 2011. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Actos administrativos de modificación del Presupuesto (cifras en pesos)

MODIFICACION ACTO ADMINISTRATIVO FECHA VALOR

Adición Decreto 012 Enero 7-2011 111.859.515



Adición Decreto 031 Febrero 10-2011 112.016.878

Adición Decreto 25 Enero 31-2011 1.692.002.070

Adición Decreto 10 Junio 6 -2011 464.819.646

Adición Decreto 33 Marzo 30-2011 82.484.551

Adición Decreto 042 Abril 11-2011 68.185.995

Adición Decreto 017 Marzo 31-2011 3.550.000


Adición Decreto 050 abril 28-2011 25.699.069


Adición Decreto 51 Mayo 30-2011 62.436.057



Adición Decreto 060 Junio 25-2011 354.679.118





Adición Decreto 066 Julio 1-2011 299.847.521


Adición

Septiembre 1-2011 10.420.000

Adición Decreto 107 Octubre 2-2011 100.000




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO N°12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO

La administración municipal reporta acuerdos de modificación por valor de $4.609.326.550 los cuales presentan una diferencia de $33.370.952 con la cifra presentada en la ejecución presupuestal, de igual forma no se presentan en su totalidad en medio físico, por tal razón se configura un hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO, para ser evaluado e incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS

Alcaldesa Municipal

Adición Decreto 106 Octubre 10-2011 6.613.522

Adición Decreto 128 Octubre 30-2011 41.600.000

Adición Decreto 142 Diciembre 1-2011 52.500.000




Reducción Decreto 016 Enero 28-2011 111.950.806

Reducción Decreto 108 Febrero 10-2011 32.722.881

Créditos y contracreditos Decreto 014 Enero 7-2011 37.216.000,00

Créditos y contracreditos Resolución 001 Febrero 19-2011 9.990.000,00

Créditos y contracreditos Decreto 040 Abril 1-2011 86.000.000,00


Créditos y contracreditos Resolución 020 Junio 1-2011 7.000.000,00

Créditos y contracreditos Decreto 056 Junio 1-2011 111.952.912,00


Créditos y contracreditos Resolución 007 Agosto 2-2011 5.607.000,00

Créditos y contracreditos Decreto 080 Julio 25-2011 28.584.000,00

Créditos y contracreditos Resolución 030 Agosto 1-2011 420.000,00

Créditos y contracreditos Decreto 080 Octubre 2-2011 121.625.284,00

Créditos y contracreditos Resolución 016 Octubre 25-2011 1.585.000,00

Créditos y contracreditos Resolución 065 Diciembre 065-2011 4.049.636

Créditos y contracreditos Decreto 132 Noviembre 1-2011 28.161.000




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “El documento físico presentado al grupo Auditor corresponde al encontrando en el archivo del municipio. El mayor valor se encuentra reflejado en el documento físico contra la ejecución presupuestal, nos puede indicar que el municipio dejo de Adicionar recursos en la ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos, por lo tanto existe una menor ejecución en el presupuesto de Gastos.”

CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La administración municipal presento la información pertinente para la realización de la auditoria al terminar la vigencia, cifras que reflejaron las diferencias presentadas en esta observación confirmándose el hallazgo ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS

Alcaldesa Municipal RESERVAS PRESUPUESTALES Durante la vigencia 2011, se asumieron compromisos que dieron lugar a que se constituyeran reservas presupuestales de la siguiente manera:

CODIGO PRESUPUESTAL

FUENTE DE FINANCIACION

CONTRATISTA DETALLE VALOR

G.053201900101 RECURSOS DEL

DPTO INSA S.A.S

Construcción de urgencias de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora de la Esperanza.

$239.202.555


DPTO JULIO CESAR

PADILLA PINTO

Construcción de huellas vehiculares sobre la vía alto de la cabrera vereda chicacuta

$93.400.456


DPTO

OSCAR CAMACHO RAMIREZ

Construcción de la nueva escuela rural pantano grande sede C.

$177.299.796

G.053832030101 SGP CORPOAGRO

Reforestación de 90 has de bosque protector en microcuencas del municipio.

$5.000.000

G.053836900102 DEPARTAMENTO CORPOAGRO

Reforestación de 90 has de bosque protector en mico cuencas

$149.923.761




INFORME DEFINITIVO


del municipio

G.05359102 DEPARTAMENTO MEJIA INGENIEROS

Interventoría y mantenimiento Km 22

$899.166.473

TOTAL $1.563.993.041

Estos recursos fueron adicionados al presupuesto de la vigencia 2012 mediante decreto No. 009 del 19 de Enero de 2012.

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES SELECCIONADOS PARA REVISAR

Análisis del Rubro Por Estampilla Adulto Mayor

El acuerdo municipal No. 005 de marzo 14 de 2004 expide el código de rentas para el municipio de Molagavita – Santander en el cual en su capítulo XIII adopta la Estampilla Pro Hogar del Anciano, por este rubro se recaudaron $125.601.755 de los cuales se comprometieron $100.000.000 equivalente al 80% del recaudo.

Ejecución Presupuestal de Ingresos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDO

02026702 Estampilla pro-Anciano

100,000,000.00

25,601,755.00

125,601,755.00

125,601,755.00

Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

RUBRO CONCEPTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

G.054701030301 Atención y apoyo al adulto mayor 100,000,000.00 125,601,755.00

100,000,000.00

Contratación Celebrada bajo el rubro (Estampilla Pro Adulto Mayor)(cifras en pesos)

OBJETO CONTRACTUAL VALOR DEL CONTRATO

Remodelación y mejoramiento de la sede del adulto mayor, en la sede del grupo rejuvenecer y san miguel arcángel del municipio de Molagavita Santander $91.000.000

Interventoría para contrato resultante del proceso de selección abreviada número 011 del 2011 que se denomina remodelación y mejoramiento de la sede del adulto mayor y la sede del grupo rejuvenecer y san miguel arcángel del municipio de Molagavita Santander $9.000.000

TOTAL $100.000.000

Se realizó visita al centro de bienestar del municipio de Molagavita donde se verifico la ejecución de estos recursos como lo estipula la ley 1276 de 2009.

Análisis de Rubro de Estampilla Pro cultura

La Estampilla Pro Cultura fue adoptada mediante Acuerdo N. 005 de 14 de Marzo de 2004 en su capítulo XII y modificado por acuerdo No. 002 de febrero 6 de 2012, por éste concepto se recaudó un total de $29.585.051, comprometiendo un total de $25, 000,000, que alcanza un 85% del valor recaudado.

Tabla N° Ejecución Presupuestal de Ingresos (Estampilla Pro Cultura) (cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL ADICIONE DEFINITI RECAUDADO

02026701 Estampilla pro-Cultura 25,000,000.00 4,585,051.00 29,585,051.00 29,585,051.00

Tabla N° Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Cultura ) (cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

G.0545340303 RECURSOS DE DESTINACION ESPECIFICA-




INFORME DEFINITIVO


ESTAMPILLA PRO CULTURA 25,000,000.00 29,585,051.00 25,000,000.00

Tabla N° Contratos celebrados bajo el rubro (Estampilla Pro Cultura)(cifras en pesos)

CONCEPTO VALOR DEL CONTRATO

Actividades artísticas y culturales en el marco de las ferias y fiestas patronales de san Pedro. $16.000.000

Apoyo a las expresiones artísticas y culturales a realizar en el municipio de molagavita Santander asi como la participación e integración en los diferentes eventos programados en los diferentes municipios de la provincia García Rovira $9.000.000

TOTAL 25,000,000

Análisis del Rubro del Fondo de Seguridad Ciudadana El artículo 6 de la ley 1106 de 2006 establece que todos los contratos ejecutados por el municipio se deben aportar el 5% de su valor al fondo de seguridad ciudadana, por este rubro se recaudaron $94.289.269 y se comprometieron $71.663.074 el cual corresponde a 76% del recaudo. Ejecución Presupuestal de Ingresos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDADO

02032701 5% De contratos de construcción y mantenimiento de vías

50,000,000.00

44,289,269.00

94,289,269.00

94,289,269.00

Ejecución Presupuestal de Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


G.053007030301 Fondo de Seguridad y convivencia ciudadana

50,000,000.00

94,289,269.00

71,663,074.00

Contratos celebrados bajo el Rubro (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


Dotación de equipos para la instrucción en seguridad ciudadana acantonada en el municipio de Molagavita Santander.

$7.711.074

Para la elaboración, socialización y formalización del manual de convivencia y seguridad ciudadana.

$8.000.000

Suministro de dotación para la policía nacional acantonada en el municipio de Molagavita Santander.

$55.952.000

TOTAL

$71.663.074

EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL 2012 Para la vigencia 2012 el Concejo Municipal de Molagavita, aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo No. 017 de 26 de Noviembre de 2011 y se liquidó por Decreto N.002 de Enero 03 de 2012 por valor de $3.940.454.040. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento: Tabla N° Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

RECAUDADO

PRO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINTIIVO VALOR %

(Recaudo/Definitivo)

3,940,454,040.00

3,110,003,792.38

139,831,546.00

6,910,626,286.38

6,935,896,896.64 100.37%

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal




INFORME DEFINITIVO


Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011

Según la tabla anterior se observa una excelente gestión presupuestal, teniendo en cuenta que se recaudó el 100.37% del presupuesto definitivo, debido a un mayor recaudo al inicialmente estipulado en los ingresos no tributarios. El presupuesto de ingresos está compuesto de la siguiente manera: Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)

DETA_PTO INICIAL DEFINITI RECAUDOS PORC

TOTAL INGRESOS 3,940,454,040.00

6,910,626,286.38

6,935,896,896.64 100.37%

INGRESOS MUNICIPIO

TRIBUTARIOS 305,810,000.00

359,365,441.00

377,164,263.02 104.95%

Impuestos Indirectos 245,810,000.00

281,815,896.00

296,325,156.02 105.15%

Impuestos Directos 60,000,000.00

77,549,545.00

80,839,107.00 104.24%

NO TRIBUTARIOS 3,634,444,040.00

4,871,359,500.02

4,874,310,486.34 100.06%

Transferencias S.G.P 2,972,263,902.00

3,775,143,914.00

3,775,143,914.00 100.00%

Otras Transferencias 622,960,138.00

1,067,139,131.02

1,066,835,864.34 99.97%

Intereses

Multas y Sanciones

Tasas 39,220,000.00

29,076,455.00

32,330,708.00 111.19%

INGRESOS DE CAPITAL 200,000.00

1,630,901,345.36

1,635,422,147.28

Recursos del Balance 200,000.00

1,630,901,345.36

1,635,422,147.28 100.28%

Otros Ingresos de Capital -

49,000,000.00

49,000,000.00 100.00%




INFORME DEFINITIVO


Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012

Las ilustraciones anteriores reflejan la composición de los ingresos los cuales están distribuidos en ingresos tributarios de los cuales se recaudaron un total de $377.164.263 teniendo una participación dentro de los ingresos definitivos del 5.43%, por ingresos no tributarios se recaudaron $4.874.310.486 siendo estos los más representativos dentro del presupuesto aportando el 70.27% al mismo y donde se encuentran transferencias SGP con un monto de $3.775.143.914 alcanzando el 77% de este grupo, los recursos de capital recaudaron un total de $1.684.422.147, siendo estos el 24% del presupuesto ejecutado para la vigencia 2011. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS La Ejecución Presupuestal de Gastos presenta el siguiente comportamiento.

Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2012 (cifras en pesos)

DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO PORC

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS

3,940,454,040.00

6,861,626,286.38

5,190,024,633.85 75.64%

Ejecución Presupuestal de Gastos 2011

En el presupuesto de gastos se observa que se comprometió el 75.63% con relación al presupuesto definitivo.




INFORME DEFINITIVO


Distribución de la Ejecución presupuestal de Gastos Vig 2012 (cifras en pesos)

GASTOS MUNICIPIO 3.940.454.040 6.861.626.286 5.190.024.633 75.64 %

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

604,253,062.00

755,581,143.00

674,798,966.46 89.31%

Alcaldía Municipal 416,903,062.00

565,581,143.00

514,844,634.46 91.03%

Concejo Municipal 107,350,000.00

110,000,000.00

83,910,962.00 76.28%

Personería Municipal 80,000,000.00

80,000,000.00

76,043,370.00 95.05%

INVERSION 3.336.200.978 6.106.045.143 4.515.225.667 73.95%

Cultura 41,580,013.00

50,327,066.00

50,277,923.00 99.90%

Cultura Ley 617/2000 25,000,000.00

17,880,000.00

17,880,000.00 100.00%

Cultura Estampilla 27,000,000.00

39,975,181.00

26,971,000.00 67.47%

Cultura Departamento -

25,000,000.00

25,000,000.00 100.00%

Deporte 55,440,013.00

69,302,754.00

32,502,318.00 46.90%

Deporte Ley 6|17/2000 15,000,000.00

2,200,000.00

2,200,000.00 100.00%

Agua Potable y Saneamiento Básico

328,725,910.00

384,383,566.00

182,074,062.00 47.37%

Educación 151,210,256.00

231,148,809.00

169,096,578.00 73.15%

Educacion Ley 617/2000 45,297,088.00

55,647,088.00

53,181,744.00 95.57%

Educacion Departamento -

177,299,796.00

177,299,763.00 100.00%

Alimentación Escolar 17,533,247.00

5,928,329.00

-

Salud

1,563,916,110.00

1,796,885,811.38

1,773,171,257.39 98.68%

Salud Ley 617/2000 15,000,000.00

15,000,000.00

8,450,000.00 56.33%

Salud Recursos de Balance 200,000.00

239,726,973.00

161,938.00 0.07%

Otros Sectores 743,595,429.00

1,087,050,472.00

504,543,703.00 46.41%

Otros Sectores Ley 617/2000 70,702,912.00

234,447,657.00

183,256,755.00 78.17%

Otros Sectores Departamento -

8,000,000.00

8,000,000.00 100.00%

Otros Sectores Recursos del Balance

8,000,000.00

1,155,490,690.00

974,165,198.00 84.31%

Servicio de la Deuda 56,000,000.00

56,000,000.00

55,612,238.00 99.31%

Primera Infancia -

10,258,890.00

10,258,890.00 100.00%

Fondos Especiales 72,000,000.00

98,448,758.00

15,489,000.00 15.73%

Estampilla Pro anciano 100,000,000.00

100,000,000.00

- 0.00%

Cofinanciacion CAS -

204,643,303.00

204,633,300.00 100.00%

Cofinanciacion Nacional -

41,000,000.00

41,000,000.00 100.00%




INFORME DEFINITIVO


La tabla anterior refleja la distribución de los gastos del municipio; el 87% del total de los compromisos lo representa la inversión con un total de $4.515.225.667 seguido por los gastos de funcionamiento con un total de $674.798.966 representando el 13% del total de los compromisos. Es de anotar que según certificación del 04 de junio de 2013 expedida por la Contraloría General de la República, los Ingresos Corrientes de Libre destinación para la vigencia 2012, alcanzaron un total $1.100.655.000 y los gastos de funcionamiento representan el 46.77% de los ICLD, dando cumplimento a lo establecido en la Ley 617 de 2000. El consejo municipal tenía para la vigencia 2012 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $82.218.699, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad incumplió con lo estipulado en la ley 617 de 2000 ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a la suma de $83.910.962. La personería municipal tenia para la vigencia 2012 como tope máximo para sus gastos de funcionamiento $85.005.000, teniendo en cuenta lo anterior dicha entidad cumplió con lo establecido en la ley 617 de 2000 ya que sus gastos de funcionamiento ascendieron a $76.043.370. HALLAZGO No.13 La información rendida al FUT por parte del municipio y la que se presentó durante el tiempo de auditoría refleja inconsistencias, lo que dificulta hacer un análisis real de los gastos de funcionamiento como lo estipula la ley 617 de 2000 artículo 10, de igual forma los gastos de funcionamiento del concejo excedieron lo permitido en un valor de $1.692.263, incumpliendo la norma en mención tipificándose un presunto hallazgo de tipo DISCIPLINARIO y ADMINISTRATIVO para ser incluido en el plan de mejoramiento que presentara la entidad. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLES: EDILSON RODRIGUEZ GUEVARA Presidente del Concejo 2012 NORMA VULNERADA: LEY 617 DE 2000, ARTÍCULO 10 TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA Con respecto a la vigencia 2012 de acuerdo a la Certificación expedida por la Contraloría General de la República estadísticas fiscales el Concejo Municipal su gasto máximo legal en miles de pesos ascendió a la suma de $93.312 y su gasto ejecutado en miles de pesos fue por la suma de $83.911 con un porcentaje de gasto del 89.93% (Ver anexo Certificación 2012).” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

Si bien es cierto que según certificación con fecha 04 de Junio de 2013 expedida por la Contraloría General de la Republica los gastos del Concejo Municipal representaron el 89.93% de lo permitido, el equipo auditor verifico esta información como lo indica la ley 617 de 2000, observando que los gastos de la entidad en




INFORME DEFINITIVO


mención se excedieron de lo permitido, generando incertidumbre en la información rendida por la administración municipal a los diferentes entes de control, por lo anterior se confirma el hallazgo de tipo DISCIPLINARIO y ADMINISTRATIVO el cual deberá ser incluido dentro del plan de mejoramiento con el fin de tomar las acciones correctivas pertinentes para que no se siga presentando esta irregularidad dentro de la entidad. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLES: EDILSON RODRIGUEZ GUEVARA Presidente del Concejo 2012 NORMA VULNERADA: LEY 617 DE 2000, ARTÍCULO 10 TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal Comportamiento Presupuestal de Gastos 2012 (cifras en pesos)

SITUACION PRESUPUESTAL

Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos)

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE MOLAGAVITA

VIGENCIA 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS – RECAUDO 6.935.896.896

GASTOS – COMPROMISOS 5.190.024.633

DIFERENCIA -SUPERAVIT PRESUPUESTAL 1.745.872.263

Al finalizar la vigencia fiscal 2011, la Alcaldía de Molagavita presenta un Superávit presupuestal por valor de $1.745.872.263, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 75% con relación al presupuesto recaudado de la vigencia 2012.




INFORME DEFINITIVO


MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Tabla N° Actos administrativos de modificación del Presupuesto (cifras en pesos)

Se evidenció que se realizaron Ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando adecuarlo de acuerdo a la ejecución de los proyectos o los gastos efectuados y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal, realizando las respectivas modificaciones. La administración municipal reporta acuerdos de modificación por valor de $3.110.003.792 debidamente soportados. RESERVAS PRESUPUESTALES Durante la vigencia 2012, se asumieron compromisos que dieron lugar a que en la siguiente vigencia, se constituyeran reservas presupuestales los cuales fueron

Adición Decreto 09 Enero 19 -2012

1.563.993.041

Adición Acuerdo 04 Febrero 16-2012 262.872.198

Adición Acuerdo 008 Febrero 23-2012 586.494.730

Adición Decreto 046 Junio 21-2012

33.000.000


Adición

Abril 1-2012 77.450.890,02

Adición Decreto 058 Julio 30-2012 66.708.304,36

Adición Acuerdo 018 Agosto 31-2012 10.258.890

Adición Decreto 070 Septiembre 10-2013 49.000.000

Adición Acuerdo 020 Octubre 22-2012 56.562.427

Adición Acuerdo 026 Diciembre 30-2012 158.020.009

Reducción Acuerdo 008 Abril 23-2012 81.253.322

Reducción Decreto 048 Noviembre 29-2012 32.054.911

Reducción Decreto 094 Diciembre 31-2012 26.523.313

Créditos y contracreditos

1.500.000,00

Créditos y contracreditos Decreto 008 Enero 16-2012 2.000.000,00

Créditos y contracreditos Resolución Febrero 22-2012 2.200.000,00



Créditos y contracreditos Decreto 041 Mayo 6-2012 17.000.000,00


Créditos y contracreditos Resolución Junio 20-2012 3.000.000,00


Créditos y contracreditos Resolución 016 Julio 22-2012 2.601.000,00


Créditos y contracreditos Decreto 061 Septiembre 5-2013 13.680.000,00

Créditos y contracreditos Acuerdo 019 Octubre 21-2012 469.697.238,00

Créditos y contracreditos Decreto 074 Octubre 28-2013 39.017.844,60

Créditos y contracreditos Resolución 025 Noviembre 6-2012 3.749.981,00

Créditos y contracreditos Resolución 032 Noviembre 6-2012 6.310.963,80




INFORME DEFINITIVO


constituidos mediante decreto No.039 de Diciembre 31 de 2012 por valor de $773.312.678 los cuales deben ser adicionados al presupuesto de la vigencia 2013.

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES SELECCIONADOS PARA REVISAR

Análisis del Rubro Pro Estampilla Adulto Mayor

El acuerdo municipal No. 005 de marzo 14 de 2004 expide el código de rentas para el municipio de Molagavita – Santander en el cual en su capítulo XIII adopta la Estampilla Pro Hogar del Anciano, por este rubro se recaudaron $101.021.270 de los cuales se comprometieron $-0- equivalente al 0% del recaudo.

Ejecución Presupuestal de Ingresos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL ADICIONE DEFINITI RECAUDOS


105,000,000.00

-

105,000,000.00

101,021,270.00

Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Adulto Mayor) (cifras en pesos)

RUBRO DETA_PTO INICIAL DEFINITI COMPROMETIDO

G.054701030301 Dotación y Funcionamiento centro de bienestar del anciano

100,000,000.00

100,000,000.00

-

HALLAZGO No.14 No se han ejecutado los recursos provenientes de la estampilla pro – Anciano, teniendo en cuenta que estos deben ser girados al centro vida o en su defecto ser ejecutados por medio de programas y proyectos de la alcaldía dirigidos a el bienestar de la población de la tercera de edad del municipio o centros de bienestar del anciano, por lo tanto al ser recaudados estos deben ser ejecutados en la forma como lo indica la ley constituyéndose en un hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Como bien lo apunta el equipo auditor, los recursos provenienñtes de la Estampilla Pro anciano deben ser girados al Centro Vida o Centros de Bienestar del Anciano y atendiendo esta directriz la Administración Municipal se encuentra en proceso de creación del Centro Vida JOSE ANAYA ORTIZ, así como su viabilidad Jurídica ante la Gobernación de Santander –Secretaria de Salud del Departamento, lo cual posibilitará el uso de estos recursos dentro de los parámetros fijados por la normatividad vigente. Se anexa copia del Acuerdo No. 021 de creación del Centro Vida JOSE ANAYA ORTIZ de fecha Octubre 05 de 2013.” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La ley 1276 de 2009 estable los criterios para la atención integral del adulto mayor, durante la vigencia 2012 el municipio de Molagavita no contaba con un centro vida constituido, razón por la cual no habían sido ejecutado los recursos con esta




INFORME DEFINITIVO


destinación, mas sin embargo el municipio debió adoptar mecanismos o programas municipales dirigidos a la atención de la población de tercera edad, por lo anterior se confirma el hallazgo ADMINISTRATIVO para ser incluido dentro del plan de mejoramiento de la entidad y evitar que esta irregularidad se siga presentando. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal

Análisis de Rubro de Estampilla Pro cultura

La Estampilla Pro Cultura fue adoptada mediante Acuerdo N. 005 de 14 de Marzo de 2004 en su capítulo XII y modificado por acuerdo No. 002 de febrero 6 de 2012, por éste concepto se recaudó un total de $101.021.270, comprometiendo un total de $26.971.000, que alcanza un 27% del valor recaudado.

Tabla N° Ejecución Presupuestal de Ingresos (Estampilla Pro Cultura) (cifras en pesos)



105,000,000.00 0

105,000,000.00

101,021,270.00

Ejecución Presupuestal de Gastos (Estampilla Pro Cultura ) (cifras en pesos)

CODE_PTO DETA_PTO INICIAL ADICIONE DEFINITI COMPROMETIDO

G.054534030303

RECURSOS DE DESTINACION ESPECIFICA - ESTAMPILLA PRO CULTURA

27,000,000.00

12,975,181.00

39,975,181.00

26,971,000.00

Contratos celebrados bajo el rubro (Estampilla Pro Cultura)(cifras en pesos)


Apoyo mediante suministro de almuerzos a eventos culturales institucionales comunitarios y de promoción del cultivo del café a realizarse en el municipio de Molagavita Santander $1.345.890

Apoyo a programa de interés público para la organización promoción y difusión de encuentros deportivos y actividades culturales. $15.854.235

Compraventa de un sonido para la difusión de actividades y eventos culturales, artísticos y recreativos del Municipio de Molagavita Santander $9.770.875

TOTAL 26.971.000

Análisis del Rubro del Fondo de Seguridad Ciudadana La el artículo 6 de la ley 1106 de 2006 establece que todos los contratos ejecutados por el municipio se deben aportar el 5% del su valor al fondo de seguridad ciudadana, por este rubro se recaudaron $87.313.747 y se comprometieron $15.489.000 el cual corresponde a 17.73% del recaudo. Ejecución Presupuestal de Ingresos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


02032701 5% De contratos de Obra Publica

52,000,000.00

26,448,758.00

78,448,758.00

87,313,747.00

Ejecución Presupuestal de Gastos (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


G.053007030301 Fondo de Seguridad y convivencia ciudadana

52,000,000.00

78,448,758.00

15,489,000.00




INFORME DEFINITIVO


Contratos celebrados bajo el Rubro (Fondo de Seguridad Ciudadana)(cifras en pesos)


Adquisición de bienes que fortalezcan los programas de participación ciudadana como lo son campañas educativas de sensibilización en el municipio de Molagavita Santander.

$15.489.000

TOTAL

$15.489.000

SEGUIMIENTO RECURSOS DE COLOMBIA HUMANITARIA

Durante el trabajo de campo y mediante certificación expedida por la administración

municipal, se verifico que a la fecha los recursos de Colombia Humanitaria fueron

legalizados en su totalidad.

SEGUIMIENTO A DEUDAS CON EL FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Durante el trabajo de campo se pudo verificar que el Municipio de Molagavita a

través de Certificación expedida, informa que no registra deuda con el Fondo

Nacional del Ahorro a la fecha, su estado es inactivo ya que los funcionarios de la

actual administración se encuentran vinculados a fondos diferentes del Fondo

Nacional del Ahorro.

En la vigencia 2012 por requerimientos de la Contraloría Departamental de

Santander se atendió solicitud de reintegro a favor del Fondo Nacional del Ahorro

por valor de $25.063 correspondiente a intereses moratorios por el no pago

oportuno de las Cesantías, se informó a la señora Nancy Calderón, Secretaría de

Hacienda de la época, de consigno dichos recursos a través del Banco Agrario de

Colombia el 16 de mayo de 2012, se anexa copia del pago.

SEGUIMIENTO DE CONTROL FISCAL A RECURSOS PUBLICOS EN FIDUCIAS

Durante el trabajo de campo se verificó que el Municipio de Molagavita mediante

certificación del 30 de julio de 2013, que el Municipio durante las vigencias 2011 y

2012 no manejo Fiducias de ninguna naturaleza.

SEGUIMIENTO A VIGENCIAS FUTURAS

Verificada en el SIA en el Formato F-11ª y Mediante Certificación expedida por el

Municipio de Molagavita, se pudo verificar que durante las vigencias 2011 y 2012,

no se comprometieron recursos bajo la modalidad de vigencias futuras

4.3 EVALUACION Y ANALISIS LINEA DE CONTRATACIÓN

La Alcaldía del municipio de Molagavita - Santander como entidad de derecho público, del nivel territorial, está sometida en su actividad contractual a las normas contenidas en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública integrado por la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 con sus Decretos reglamentarios como garantía de transparencia en el ejercicio de su gestión y selección objetiva del contratista.




INFORME DEFINITIVO


En consideración a lo anterior, sus procesos contractuales deben ceñirse a los procedimientos establecidos en dichas normas, en cumplimiento de las reglas y principios que rigen los contratos estatales tal como lo establece el artículo 1º de la Ley 80 de 1993. EVALUACIÓN Y ANÁLISIS LÍNEA DE CONTRATACIÓN

El valor total de la contratación en la vigencia 2011 según lo que reporta la entidad en el SIA es de $ 2.962.636.556 para un total de 79 contratos, el valor total de la muestra a auditar es de $1.886.295.175, equivalente al 64% aproximadamente del valor total de la contratación reportada. El criterio de selección de la muestras se basa fundamentalmente en el valor de cada contrato, seleccionando los de mayor valor representativo, y de mayor impacto a la población de Molagavita, basándonos en que a finales de la vigencia 2010 ocurrió una calamidad además se seleccionaron unos contratos de prestación de servicios profesionales basándonos en que el contratista es la misma persona. En los contratos auditados se realizó análisis a: Verificación de la planeación o Etapa Precontractual: La necesidad sentida de la comunidad, motivo por el cual la Administración toma la decisión de celebrar contrato; existencias de partidas presupuestales, diseños y documentos técnicos, pliegos de condiciones, estudios de oportunidad, estudio de conveniencia y proceso de selección. Verificación de la Ejecución o etapa Contractual: cumplimiento del objeto del contrato; que se haya agotado el proceso dando cumplimiento al cronograma establecido y acordado por las partes, verificar el seguimiento hecho por parte del Interventor y/o Supervisor al avance en el objeto del contrato. Verificación de los Resultados o etapa Pos contractual: hacer visita a la obra, verificación de la prestación del servicio o existencia del bien; valoración con respecto al estado actual de la obra o bien adquirido. Realizar entrevista –encuesta para conocer el grado de complacencia de la comunidad con respecto a la satisfacción de la necesidad, poder ver el efecto del impacto o económico y social causado por la ejecución de la obra. En la vigencia 2011, la modalidad de selección fue la siguiente:

MODALIDAD DE SELECCION

NÚMERO DE CONTRATOS VALOR

CONCURSO DE MERITOS 07 $74.103.945

CONTRATACION DIRECTA 32 $736.508.812

LICITACION PUBLICA 04 $1.329.653.133

SELECCIÓN ABREVIADA 36 $822.370.666

TOTAL $2.962.636.556




INFORME DEFINITIVO


Se realizó una selección de contratos y la muestra fue la siguiente:

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA

VALOR DEL CONTRATO


MODALIDAD CONTRATACIO

N

REALIZAR LA PRIMERA FASE

DE CONOCIMIENTO DE LAS CARACTERISTICAS

GEOLOGICAS. GEOMORFOLOGICAS Y

GEOTECNICAS QUE PERMITAN

SONIFICAR LAS AMENAZAS POR REMOCION EN MASA

PROSEGAR

$124.859.515

CONVENIOS

G.05470303900101

SGP SISTEMA GENERAL

G.054703030101

DIRECTA

CONSTRUCCION DE OBRAS PARA EL MEJORAMIENTO DE

LA CALIDAD DE VIDA PARA 12 FAMILIAS DEL AREA URBANA

ALEX EDGARD

O ABRIL BARAJAS

$57.990.600

SGP SISTEMA

GENERAL G.054301030102

SELECCIÓN

ABREVIADA MENOR

CUANTIA

OBRAS DE REHABILITACION. MANTENIMIENTO Y

MEJORAMIENTO DE LA RED VIAL TERCIARIA DEL


JULIO

CESAR PADILLA

PINTO

$139.904.388

SGP SISTEMA GENERAL

G.053503030101 G.053503030102

G.0535030330103

G.053503030102

SELECCIÓN

ABREVIADA MENOR

CUANTIA

CONSTRUCCION HUELLAS

VEHICULARES SOBRE LA VIA

ALTO DE LA CABRERA VEREDA CHICACUTA DEL MUNICIPIO

DE MOLAGAVITA

JULIO CESAR

PADILLA PINTO

$186.800.912

AD. APORTES

DEPARTAMENTO G.053501900201

LICITACION

PUBLICA

MANTENIMIENTO DE 10

ESCUELAS RURALES Y DOS AULAS DE INSTITUTO

TECNICO AGRICOLA LUIS MARIA CARVAJAL PRADA DEL


ALEX

EDGARDO ABRIL

BARAJAS

$63.999.720

SGP SISTEMA

GENERAL

G.053603030301

RECURSOS DEL BALNCE

G.053603900301

G.053603900401

SELECCIÓN

ABREVIADA MENOR

CUANTIA

CONSTRUCCION DE LA NUEVA

ESCUELA RURAL PANTANO GRANDE SEDE D DE LA

INSTITUCION EDUCATIA

LAGUNITAS DEL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA

OSCAR CAMACH

O RAMIREZ

$354.599.591

AD APORTES DEPARTAMENTO

G.053601900201

LICITACION

PUBLICA

REFORESTACION DE 90

HECTAREAS DE BOSQUE PROTECTORDE LA

MICROCUENCA DE LAS QUEBRADAS LA RATONA.

NOGALA. CENTRO. CHORRERON. LAS ANAYAS.

INHABULA. PALO LARGO. EL

MORTIÑO. LOQUETA Y GUARINES DE LAS VEREDAS

POTRERO DE RODRIGUEZ. PANTANO GRANDE. LLANO DE

MOLAGAVITA. ENTRE OTRAS

CORPOAGRO

$309.847.521

AD. APORTES


SGP SISTEMA GENERAL

G.053832030101

LICITACION

PUBLICA

CONSTRUCCION DE URGENCIAS DE LA ESE

CENTRO DE SALUD NUESTRA

SEÑORA DE LA ESPERANZA

INSA SAS

$478.405.109

AD APORTES

DEPARTAMENTO

G.053201900101

LICITACION

PUBLICA




INFORME DEFINITIVO


REMODELACION Y

MEJORAMIENTO DE LA SEDE DEL ADULTO MAYOR EN LA

SEDE DEL GRUPO

REJUVENECER Y SAN MIGUEL ARCANGEL DEL MUNICIPIO DE

MOLAGAVITA

CONSTR

UCCIONES

MASTER

Y CIA LTDA

$113.935.819

EPA ESTAMPILLA PRO ANCIANO

G.054701030301

RB RECURSOS DEL

BALANCE G.054701900201

SELECCIÓN ABREVIADA

MENOR CUANTIA

DOTACION PARA LA POLICIA

NACIONAL ACANTONADA EN EL MUNICIPIO DE

MOLAGAVITA-SANTANDER

PABLO ANTONI

O

TOLOZA LAGOS

$55.952.000

RCD RECURSOS

CON DESTINACION

ESPECIFICA G.053007030301

SELECCIÓN

ABREVIADA

MENOR CUANTIA

TOTAL $1.886.295.175

OBSERVACIONES DETECTADAS. MANUAL DE CONTRATACIÓN HALLAZGO No.15 Al hacer un estudio general sobre el texto del Manual interno de Contratación, se evidencia que el mismo fue expedido en el año 2008, sin que se encuentre el acto administrativo que lo hubiere adoptado. Ahora bien, desde que se expidió el Manual, se han librado varias normas modificatorias al estatuto contractual, que han dejado al Manual desactualizado normativamente. De igual manera es indispensable que se haga mención a los diferentes requisitos de orden legal que deben atender las etapas de la gestión contractual, como es por ejemplo, la elaboración de los Estudios Previos señalando el cumplimiento de cada uno de sus aspectos relevantes, a fin de optimizar la actividad contractual. Al igual que actualizar lo referente a las responsabilidades y funciones de los supervisores y/o Interventores en la ejecución de los contratos, a fin de evitar la ocurrencia de daños al patrimonio público. Por lo tanto se presume la existencia de un Hallazgo de tipo Administrativo, a fin de que la actual administración haga la actualización correspondiente, al Manual de Contratación. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Como es de conocimiento público, luego de la expedición de la Ley 1150 de 2007 que modificó la Ley 80 de 1993, en ejercicio de su potestad reglamentaria el Gobierno Nacional ha expedido de manera sistemática un sinnúmero de decretos reglamentarios que por pronunciamientos del Consejo de Estado han sido modificados en cortos tiempos (Decreto 066 de 2008, Decreto 2474 de 2008, Decreto 3576 de 2009, Decreto 0734 de 2012 y el reciente Decreto 1510 de 2013, lo cual ha generado continuo cambio de normativas que exigen la estructuración de un Manual de Contratación acorde con dichos reglamentos, para lo cual la Administración Municipal en la vigencia 2014 adelantará las gestiones administrativas para la elaboración y adopción del Manual de Contratación.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se acepta la respuesta por parte de la entidad en cuanto a la cantidad de normativa que se ha venido presentando en materia contractual, pero se recomienda a la entidad que el proceso de actualización del manual de contratación sea en el menor tiempo posible, antes de la siguiente vigencia ya que teniendo en cuenta que para el año 2014 se van a presentar elecciones populares, se aplicara la ley de garantías que muy posiblemente imposibilite a la entidad en los 3 primeros meses a realizar cualquier procedimiento en pro de dicha actualización, eso sumado al proceso contractual estima que cualquier modificación al manual de contratación terminaría realizándose no antes de comienzo de segundo semestre de 2014 , es por eso que es necesario tratar de realizar el procedimiento de actualización de manera urgente, por lo tanto se convalida el tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal HALLAZGO No.16 Teniendo en cuenta la muestra de contratos seleccionados, se realizó verificación de los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, cruzando información aportada por la entidad, con la rendida al Sistema Integral de Auditoría –SIA- se evidenció que la entidad no diligenció correctamente la información contractual en el formato_201112_f20_13ª, ya que existe información que reportan como no disponible y al verificar la información documental dicha información reposa dentro de los soportes, además no reportan el total de los valores dados como anticipos en la contratación y las adiciones realizadas, para la Contraloría General de Santander es importante que la entidad reporte el total de la información en dichos formatos ya que es una herramienta importantísima dentro del actuar misional de esta entidad, además la información que debía rendir de la cuenta consolidada de la vigencia 2011, no fue enviada en su totalidad por lo tanto se realizó el traslado de hallazgo sancionatorio HS-00008 del 28 de marzo de 2012, con fecha de radicado en la oficina de responsabilidad fiscal del 30 de marzo de 2012, advirtiendo que se trataba de una nueva administración y que ya fue sancionado por rendir incompleta la información, se presume la existencia de un tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO que deberá incluirse dentro de un plan de mejoramiento donde las correcciones necesarias hay que realizarlas de manera URGENTE para que esta inconsistencia no se vuelva a presentar. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal RESPUESTA ALCALDÍA MOLAGAVITA “Se tomarán los correctivos que permitan a la entidad reportar a la Contraloría General de Santander – Sistema Integral de Auditoría SIA, la información completa en los formatos adoptados para tal propósito.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER La entidad acepta el hallazgo, por lo tanto se convalida para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que realice la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal CARACTERISTICAS DE LA MUESTRA SELECCIONADA

OBJETO DEL CONTRATO CONTRA

TISTA VALOR DEL CONTRATO


MODALIDAD CONTRATACION

REALIZAR LA PRIMERA FASE DE CONOCIMIENTO DE LAS

CARACTERISTICAS GEOLOGICAS. GEOMORFOLOGICAS Y

GEOTECNICAS QUE PERMITAN

SONIFICAR LAS AMENAZAS POR REMOCION EN MASA

PROSEGAR

$124.859.515

CONVENIOS G.05470303900101

SGP SISTEMA GENERAL

G.054703030101

DIRECTA

El contrato en comento nace de la necesidad de realizar un estudio a raíz de la tragedia ocurrida en el municipio en el año 2010, ya que debido a la misma se creó un manto de incertidumbre sobre la estabilidad del suelo de este municipio, lo cual imposibilitaba la creación de algún tipo de obra por temor a que lo que se invirtiera se perdiera. (Para tener una percepción más clara Véase http://www.youtube.com/watch?v=bElnAEu213s.) Revisando la información documental entregada por la administración municipal, se evidencia un trabajo bien estructurado realizado por profesionales expertos en el tema relacionado, geólogos, ingenieros civiles y demás, donde determinan las amenazas generadas por la tragedia ocurrida en la vigencia 2010, información que es utilizadas muy a seguido tanto como el gobierno local, departamental como el nacional para la toma de decisiones con respecto a programas y proyectos que se pretende realizar en el municipio. El objeto del contrato se cumplió conforme a lo establecido en las leyes contractuales colombianas. HALLAZGO No.17


VALOR DEL CONTRATO

FUENTE DE

FINANCIACION

MODALIDAD

CONTRATACI

ON

CONSTRUCCION DE URGENCIAS

DE LA ESE CENTRO DE SALUD

NUESTRA SEÑORA DE LA ESPERANZA

INSA SAS

$478.405.109

AD APORTES


LICITACION

PUBLICA

FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: OCTUBRE 13 DE 2011 PLAZO INICIAL: DOS MESES VALOR: $478.405.109 FECHA DE INICIO: NOVIEMBRE 21 DE DE 2011




INFORME DEFINITIVO


FECHA DE TERMINIACION INICIAL: ENERO 21 DE 2012 FECHA DE SUSPENSION 1: DICIEMBRE 28 DE 2011 FECHA DE REINCIACION 1: ENERO 15 DE 2012 NUEVA FECHA DE TERMINACION: MARZO 05 DE 2012 FECHA DE SUSPENSION 2: ENERO 17 DE 2012 FECHA DE REINICIACION 2: MARZO 29 DE 2012 NUEVA FECHA DE TERMINACION: MAYO 18 DE 2012 ADICIONAL EN TIEMPO 1: DOS MESES NUEVA FECHA DE TERMINACION: AGOSTO 29 DE 2012 FECHA DE SUSPENSION 3: JUNIO 19 DE 2012 FECHA DE REINICIACION 3: AGOSTO 01 DE 2012 NUEVA FECHA DE TERMINACION: AGOSTO 29 DE 2012 FECHA DE SUSPENSION 4: AGOSTO 15 DE 2012 FECHA DE REINICIACION 4: SEPTIEMBRE 11 DE 2012 NUEVA FECHA DE TERMINACION: SEPTIEMBRE 26 DE 2012 ACTA DE RECIBO FINAL: 26 DE SEPTIEMBRE DE 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 26 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Con respecto a este contrato, se verificó que la obra se ejecutara a satisfacción, conforme a lo establecido en las cantidades de obra pactadas en el contrato, mediante oficio G-155 de la ESE de Molagavita, de fecha del 25 de julio de 2013 rendido por la directora explica un inconformismo con respecto a la obra donde expone la necesidad de realizar algunas mejoras en el diseño de la misma, anexa un acta de comité de obra realizado el día 13 de noviembre de 2012, donde se le exige al contratista la realización de algunas mejoras solicitadas por la Gerente de la ESE, la cual especifica lo que se debería corregir en cuanto a los detalles que se encontraron por el comité que formo parte de la visita de la obra el cual era conformado por CARLOS ALBERTO SALINAS CARVAJAL- Ingeniero residente de la Obra, NOHORA SUAREZ OBANDO-Gerente de la ESE, ANDREA LIZETH RODRIGUEZ - Secretaría de Desarrollo y salud del municipio y YISED GOMEZ MANTILLA- Secretaria de planeación del municipio, en este momento, revisando la información de la entidad la alcaldesa debido a las múltiples quejas por parte de la Gerente de la ESE, le solicita nuevamente al contratista realizar los arreglos necesarios a fin de que la obra siga funcionando perfectamente de lo contrario recurrirían a hacer efectivas las pólizas correspondientes, ya que todavía se encuentran vigentes. Respecto lo anterior y debido a que los inconvenientes que se han presentado no son de mayor envergadura en cuanto a que imposibiliten el servicio de la unidad de URGENCIAS de la ESE, se configura un tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO, en el cual la entidad deberá realizar un plan de mejoramiento donde deberá incluirse los mecanismos necesarios para corregir las observaciones que se han presentado posterior a la entrega de la obra, donde la prioridad de esos arreglos deberá ser el arreglo o adecuación de los tanques de almacenamiento de agua potable y el de la rampa de acceso de la ambulancia, el tiempo de ejecución de dicho plan de mejoramiento no podrá ser mayor a la culminación de esta vigencia (2013). TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




INFORME DEFINITIVO


REGISTRO FOTOGRAFICO:




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA “Se allega acta de recibo a satisfacción suscrita por la gerente de la ese nuestra señora de la esperanza y la secretaria de planeación del municipio de molagavita, en la cual se evidencia que el contratista de la obra ejecutó los arreglos correspondientes. Se anexo un (1) folio.”




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando el documento anexo, se evidencia que el contratista realizo los arreglos que la gerente de la ESE estaba solicitando para el buen funcionamiento de la entidad, por lo tanto este hallazgo se DESVIRTUA. HALLAZGO No.18


VALOR DEL

CONTRATO


MODALIDAD CONTRATACI

ON

REFORESTACION DE 90 HECTAREAS DE BOSQUE

PROTECTORDE LA MICROCUENCA

DE LAS QUEBRADAS LA RATONA. NOGALA. CENTRO. CHORRERON.

LAS ANAYAS. INHABULA. PALO LARGO. EL MORTIÑO. LOQUETA Y

GUARINES DE LAS VEREDAS

POTRERO DE RODRIGUEZ. PANTANO GRANDE. LLANO DE

MOLAGAVITA. ENTRE OTRAS

CORPOAGRO

$309.847.521

AD. APORTES


SGP SISTEMA GENERAL G.053832030101

LICITACION

PUBLICA

PLAZO INICIAL DEL CONTRATO: TRES MESES PLAZO ADICIONAL: 45 DIAS CALENDARIO PLAZO TOTAL: TRES MESES Y 45 DIAS VALOR INICIAL: $309.847.521 VALOR ADICIONAL: $79.948.100 VALOR TOTAL: $389.795.621 FECHA DE INICIO: OCTUBRE 4 DE 2011 FECHA DE TERMINACION INCIAL: FEBRERO 18 DE 2012 FECHA DE SUSPENSION: ENERO 16 DE 2012 TÉRMINO DE SUSPENSION: DOS MESES. FECHA DE REINCIACION: MARZO 16 DE 2012. NUEVA FECHA DE TERMINACION: ABRIL 18 DE 2012. ACTA DE LIQUIDACION: 14 DE MAYO DE 2012. ACTA DE RECIBO FINAL: 17 DE ABRIL DE 2012. Con respecto a este contrato se evidencia en cuanto a la documentación suministrada que se realizaron todos los procedimientos contractuales conforme a lo establecido en la ley, hay que resaltar nuevamente que en el municipio se presento una tragedia debido a la situación invernal que se venía presentando desde la vigencia 2010, a raíz de eso el terreno del municipio según estudios realizados por el municipio y demás entes departamentales y nacionales, se volvió muy inestable en algunos sectores por cuanto una medida de precaución es la de reforestar en esos sectores donde más incidencia causo la tragedia, para mitigar en buen porcentaje y evitar que se vuelva a presentar otra tragedia similar a la ocurrida en el 2010, donde prácticamente las viviendas ubicadas en una vereda fueron destruidas en su totalidad, por lo tanto este tipo de contratos se vuelva necesarios y de cierta manera indispensables, pero, hay que tener mucho cuidado con este tipo de contratación ya que se puede presentar algunas irregularidades en cuanto a la ejecución de estos recursos si no se les practica el respectivo control, por lo tanto es necesario incluir a la comunidad en este tipo de contratos para que participe en la ejecución del mismo, en cuanto al supervisor del contrato realizar el




INFORME DEFINITIVO


respectivo archivo fotográfico de la ejecución, paso por paso para que se evidencie el proceso de ejecución del contrato. Con respecto a la fecha de realización del contrato hay que resaltarles a las entidades que deben establecer fechas límites para la ejecución de los contratos, aunque este contrato se le realizó un adicional en tiempo y en dinero, se evidencia que en un principio el contrato superaba en tiempo la vigencia 2011, revisando el proceso de creación del proceso en la pagina del SECOP, se puede verificar que comienza desde el 28 de agosto de 2011 con la publicación de estudios previos, por lo tanto se tipifica un hallazgo ADMINISTRATIVO, más que hallazgo se plasma esta observación para que la entidad tenga presente en el proceso de planeación los tiempos para la ejecución de los contratos, y plasme dentro de un plan de mejoramiento las correcciones necesarias para que se pueda realizar tanto un efectivo control en este tipo de contratos como la ejecución de toda la contratación dentro de cada vigencia. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA

“La Administración actual en aplicación del principio de planeación en los procesos contractuales programa que la ejecución de los contratos se ejecute dentro de la vigencia fiscal correspondiente, salvo circunstancias excepcionales que generen la necesidad de ampliar el plazo contractual inicialmente pactado y a este hecho sobrevenga que la ejecución del contrato se desarrolle en la vigencia siguiente” CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Se acepta la respuesta por parte de la entidad, sin embrago para la Contraloría General de Santander dentro de su propósito de generar un proceso de control fiscal de carácter preventivo, convalida el tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO, ya que el proceso de planeación dentro del procedimiento contractual es indispensable para poder obtener resultados positivos, que beneficiaran a una comunidad, por lo tanto la entidad deberá incluir dentro de un plan de mejoramiento qué medidas va a tomar par que este tipo de observación no se siga repitiendo. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS HALLAZGO No.19


TISTA

VALOR DEL

CONTRATO

FUENTE DE

FINANCIACION


MANTENIMIENTO DE 10 ESCUELAS RURALES Y DOS AULAS DE

INSTITUTO TECNICO AGRICOLA LUIS MARIA CARVAJAL PRADA DEL


ALEX EDGARDO

ABRIL BARAJAS

$63.999.720

SGP SISTEMA GENERAL

G.053603030301

RECURSOS DEL BALNCE

G.053603900301 G.053603900401

SELECCIÓN

ABREVIADA MENOR

CUANTIA

VALOR ADICIONADO: $5.999.562 VALOR TOTAL: $69.999.282 FECHA DE SUSCRIPCION: SEPTIEMBRE 18 DE 2011 FECHA DE INICIO: SEPTIEMBRE 26 DE 2011




INFORME DEFINITIVO


FECHA DE PAGO PARCIAL 1: NOVIEMBRE 17 DE 2011 FECHA DE ADICIONAL: NOVIEMBRE 21 DE 2011 ACTA DE RECIBO DE OBRA: 22 DE DICIEMBRE DE 2011 ACTA DE LIQUIDACION: 28 DE DICIEMBRE DE 2011. Con respecto a este contrato existe un acta de recibido de obra pero no se evidencia dentro de la información el informe técnico de lo realizado en la ejecución del mismo, ni el informe de supervisión por arte del funcionario encargado, por lo tanto no se puede verificar que realmente se haya realizado el contrato conforme a lo establecido, por lo anterior se tipifica un posible hallazgo DISCIPLINARIO con incidencia con incidencia FISCAL por el valor total de la obra que sería $69.999.282, ya que se estaría violando lo establecido en la ley 734 de 2002 articulo 34 y ley 610 de 200 articulo 6, cuyo responsable seria el señor EDWIN ANTONIO PRADA RAMIREZ – EX ALCALDE Y HENRY DARIO CAMACHO – SECRETARIO DE PLANEACION/SUPERVISOR; en cuanto el por qué dicha información no reposa en los soportes, anteriormente ya se configuró un hallazgo ADMINISTRATIVO por el manejo documental de la información, pero se le recuerda a la entidad la importancia de mantener todos los soportes organizados en el archivo de la entidad. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO Y FISCAL NORMA PRESUNTAMENTE VIOLADA: ley 734 de 2002 artículo 34 y ley 610 de 200 articulo 6 PRESUNTO RESPONSABLE: EDWIN ANTONIO PRADA RAMIREZ – EX ALCALDE Y HENRY DARIO CAMACHO – SECRETARIO DE PLANEACION/SUPERVISOR VALOR: $69.999.282 RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA Se anexa informe de Supervisión final de obra, contenido en 11 folios. RESPUESTA POR PARTE DEL EX ALCALDE – EDWIN ANTONIO PRADA RAMIREZ Me permito hacer allegar soportes relacionados al contrato de obra 057 de 2011, con el fin de desvirtuar el posible hallazgo disciplinario con incidencia fiscal, de acuerdo al informe de la vigencia auditada, hallazgo No.19. El municipio de Molagavita para la vigencia 2011, realizó el contrato de obra pública No.57, cuyo objeto “MANTENIMIENTO DE 10 ESCUELAS RURALES Y DOS AULAS DEL INSTITUTO TECNICO AGRICOLA LUIS MARIA CARVAJAL PRADA DEL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA SANTANDER”. Para lo cual hago llegar los soportes donde se evidencia la ejecución del mismo verificando que este se realizó conforme a lo establecido y que no se violó la ley 734 y la ley 610, relacionadas en el informe. 1. informe por parte del contratista 2. informe del supervisor y el informe técnico con las cantidades de obra ejecutadas en el proyecto e individualizadas por cada establecimiento educativo. 3. Acta de recibo final. 4. CD.




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

Revisando la información enviada por la Alcaldía municipal donde anexa el informe final de obra correspondiente a 11 y la respuesta dada por el ex alcalde donde anexa 56 folios, correspondientes al informe del contratista, informe del supervisor y el informe técnico con las cantidades de obra ejecutadas en el proyecto e individualizadas por cada establecimiento educativo, el acta de recibo final y un CD donde se anexa fotos de los realizado en cada escuela como se aprecia a continuación: ESCUELA ALTO DE CABRERA

ESCUELA EL BARRIAL




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA EL CANEY




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA EL LAUREL




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA EL PINO

ESCUELA EL PUERTO




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA HIGUERONES




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA LA CAPILLA

ESCUELA LAGUNA DE OCHOAS




INFORME DEFINITIVO


ESCUELA LAGUNITAS

ESCUELA RIO CHICO




INFORME DEFINITIVO


Por lo tanto se evidencia que el contrato se ejecuto a satisfacción, ay que recalcar que durante el proceso auditor no se realizo visita a las obras por lo tanto el grupo auditor basado en la información documental entregada por el presunto responsable y por la alcaldía municipal, y basados en el registro fotográfico anexado se DESVIRTÚAN los tipos de hallazgo ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO y FISCAL, en cuanto a el por qué dicha información no reposa en los soportes de la entidad, como ya se ha configurado un hallazgo ADMINISTRATIVO en este informe por el mismo motivo, la entidad debe responsabilizarse por el manejo y custodia de la información, aunque en el proceso auditor se verificó que la entidad en la vigencia 2011 escaneo la mayoría de la información contractual, es necesario que la actual administración verifique que información documental no reposa en la entidad y reconstruya los procesos contractuales. HALLAZGO No.20


TISTA VALOR DEL CONTRATO



DOTACION PARA LA POLICIA

NACIONAL ACANTONADA EN EL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA-

SANTANDER

PABLO

ANTONIO TOLOZA

LAGOS

$55.952.000

RCD RECURSOS CON DESTINACION

ESPECIFICA

G.053007030301

SELECCIÓN ABREVIADA

MENOR

CUANTIA

PLAZO: 5 DIAS FECHA DE SUSCRIPCION: 26 DE DICIEMBRE DE 2011 ACTA DE LIQUIDACION: NO ANEXA FECHA ACTA DE RECIBO FINAL: 28 DE DICIEMBRE DE2011 Con respecto a este contrato se verificó que cumpliera con lo establecido en la normatividad colombiana, en los estudios previos y en el pliego de condiciones, también se reviso que los plazos establecidos en la minuta se cumplieran, pero al realizar la visita de obra a la inspección de policía se evidenció que en el comando no se le está dando el uso necesario a la mayoría de implementos que se les entrego, unos se encuentra arrumados




INFORME DEFINITIVO


Revisando los implementos entregados se evidencia que en el contrato se entregan por parte del contratista 25 camarotes tubo tres pulgadas y entablado, y verificando ocularmente solo se encontraron 9, 4 armados y 5 arrumados en un patio, el resto de camarotes (16), según el comandante de la estación tuvieron que llevárselos a la estación de Málaga por que se iba a realizar un evento, el comedor se encuentra arrumado en un mesón y una de las lavadoras se encuentra sin destapar por lo tanto se evidencia que no se le está dando el debido uso a la dotación que se le fue entregada por parte de la administración municipal, a lo anterior se tipifica un tipo de hallazgo ADMINSTRATIVO, para que la alcaldía municipal cuando realice el plan de mejoramiento incluya las acciones para efectuar un control a este tipo de contratos con la Policía Nacional, verificando que se le dé realmente el uso correspondiente, además se realizó un oficio dirigido al Comandante del Departamento de Policía Santander, el coronel Edgar Enrique Nieto Cárdenas pidiéndole explicaciones al respecto del desorden en el que se encuentran dichos implementos en la estación de policía del municipio de Molagavita y sobre el paradero de las camas tubulares que no se encuentran en la estación. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA La Administración Municipal adelantará visita especial para verificar la disponibilidad de la dotación entregada a la Policía Nacional, así como su adecuado uso.

CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento, además se solicita reporte de la visita especial con copia a la Contraloría General de Santander, Comando de Policía de Santander y demás entes de control si se llegase a encontrar alguna irregularidad. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




INFORME DEFINITIVO


URGENCIA MANIFIESTA En la vigencia 2011 la alcaldía municipal de Molagavita no reporto ninguna urgencia manifiesta. VIGENCIA 2012 El valor total de la contratación en la vigencia 2012 según lo que reporta la entidad en el SIA es de $1.777.606.010, para un total de 115 contratos, el valor total de la muestra a auditar es de $707.085.998 equivalente al 40% aproximadamente del valor total de la contratación reportada. El criterio de selección de la muestras se basa fundamentalmente en el valor de cada contrato, seleccionando los de mayor valor representativo, además se seleccionaron unos contratos de prestación de servicios profesionales basándonos en que el contratista es la misma persona. En la vigencia 2012, la modalidad de selección fue la siguiente:

MODALIDAD DE SELECCION

NÚMERO DE CONTRATOS VALOR

CONCURSO DE MERITOS 01 $89.970.122

CONVOCATORIA PUBLICA 01 $41.000.000

CONTRATACION DIRECTA 63 $611.065.946

LICITACION PUBLICA 01 $204.633.300

MINIMA CUANTIA 45 $449.809.658

SELECCIÓN ABREVIADA 05 $381.126.984

VALOR TOTAL $1.777.606.010

En cuanto a la contratación de prestación de servicio para la vigencia 2012, se encontró un porcentaje del 14.68% del total de la contratación, equivalente a $ 260, 976,000 de $1.777.606.010 que es el valor total de la contratación.




INFORME DEFINITIVO


La muestra seleccionada de contratos a auditar en la vigencia 2012 es la siguiente:

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATI

STA VALOR DEL CONTRATO

FUENTE DE

FINANCIACION

MODAL

IDAD CONTR

ATACION

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE CAPACITACION Y ORIENTACION

A LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

DE MOLAGAVITA PARA EL

MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EN LA GESTION

EFICIENTE DE LAS COMPETENCIAS A SU CARGO Y

EN ESPECIAL PARA EL

FORTALECIMIENTO DEL AREA DE CONTRATACION PÚBLICA

YANETH

ROCIO

PRADA SUAREZ

$11.400.000


DIRECTA

CONVENIO INTER ADMINISTRATIVO No. 001

CELEBRADO ENTRE EL

MUNICIPIO DE MOLAGAVITA Y LA EMPRESA DE SERVICIOS

PUBLICOS EAM E.S.P DEL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA

PARA LA PRESTACION DE LOS

SERVICIOS DE ASEO EN SUS DISTINTOS COMPONENTES

UNIDAD DE SERVICIOS

PUBLICOS

$40.809.960

SGP SISTEMA GENERAL

G.05410703030101

G.05410703030102 G.05410701030101

G.05410301030104

DIRECT

A

MEJORAMIENTO Y

REHABILITACIÓN DE LA RED VIAL EXISTENTE EN EL


DEPARTAMENTO DE SANTANDER

INVERSION

ES GRANDES

VIAS E

INGENIERIA SAS

$129.994.322

SGP SISTEMA GENERAL

G.053501030102

SELECCI

ÓN

ABREVIADA

MENOR CUANTI

A

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASESORIA

Y ORIENTACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA

ADMINISTRACION MUNICIPAL

DE MOLAGAVITA PARA EL MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL EN LA GESTION EFICIENTE DE LAS

COMPETENCIAS A SU CARGO Y

EN ESPECIAL PARA EL FORTALECIMIENTO DEL AREA

DE CONTRATACION PÚBLICA

YANETH

ROCIO PRADA

SUAREZ

$32.000.000

RP RECURSOS PROPIOS G.0320080301

DIRECT

A

PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA FORMULACION DEL

DIAGNOSTICO Y SUSTENTABILIDAD FISCAL Y

FINANCIERA DEL PLAN DE DESARROLLO 2012-2015


LUIS

FERNANDO SALAZAR

MASSEY

$14.000.000

SGP SISTEMA GENERAL

G.053917030103

DIRECTA

APOYO A PROGRAMA DE INTERÉS PÚBLICO PARA LA

ORGANIZACIÓN. PROMOCION Y

DIFUSION DE ENCUENTROS DEPORTIVOS Y ACTIVIDADES

CORPORACION PARA EL

DESARROLL

O COMUNITAR

$40.358.970

SGP SISTEMA GENERAL

G.054534030101

G.05453403030301 G.054633030101

DIRECT

A –

A.P.I.P




INFORME DEFINITIVO


CULTURALES Y ARTISTICAS EN

HONOR A SAN PEDRO. DURANTE LOS DIAS 29 Y 30 DE

JUNIO Y 1º Y 2º DE JULIO DE 2012. EN EL MUNICIPIO DE

MOLAGAVITA

IO SIMON

BOLIVAR-CODESCO`

LEY 617

G.05453403030201

MEJORAMIENTO DEL EQUIPAMIENTO MUNICIPAL

MEDIANTE EL EMBELLECIMIENTO DEL

PARQUE PRINCIPAL Y

REHABILITACION DE LA PLAZA DE FERIAS DEL MUNICIPIO DE

MOLAGAVITA – SANTANDER

OSCAR MAURICIO

ROJAS CAMARGO

$14.998.344

SGP SISTEMA GENERAL

G.054702030103

MINIMA CUANTI

A

ESTABLECIMIENTO –PRIMER MANTENIMIENTO Y

AISLAMIENTO DE 25 HECTAREAS CON PLANTACION

PROTECTORA –PRODUCTORA PARA PROTECCION DE SUELOS

Y ZONAS DE RECARGA HIDRICA

Y LA RESTAURACION Y AISLAMIENTO DE 15

HECTAREAS AFECTADAS POR LA OLA INVERNAL EN EL

MUNICIPIO DE MOLAGAVITA-

SANTANDER

CORPORACI

ON COLOMBIAN

A DE INVESTIGAC

IONES

AMBIENTALES Y

ESTUDIOS SOCIALES

$204.633.300

CDPT COFINANCIACION DEPARTAMENTO

G.053836030101

LICITAC

ION PUBLICA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

PARA LA MAQUINARIA DEL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA

QUE REALIZA LA REHABILITACION DE LAS VIAS

TERCIARIAS DEL MUNICIPIO

SAMUEL GUILLERMO

MORENO TORRES

$41.000.000

APN APORTES

NACIONALES

G.05350401

ATENCI

ON EMERGE

NCIAS

CON RECURS

OS DEL FONDO

NACION

AL DE CALAMI

DADES- SUB

CUENTA

UNIDAD NACION

AL PARA GESTIO

N DEL RIESGO

CONSULTORIA PARA LA

ELABORACION DE ESTUDIOS Y

DISEÑOS PARA EL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO Y

ALCANTARILLADO MUNICIPIO DE MOLAGAVITA –SANTANDER

FERNANDO

SERRANO CORDERO

$89.970.122

SGP SISTEMA GENERAL

G.05411402030101

G.05411401030101

CONCURSO

DE

MERITOS

CONSULTORIA PARA LA

FORMULACION DE CINCO (5)

PROYECTOS DE INVERSION EN EL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA

FERNANDO SERRANO

CORDERO

$15.432.640

SGP SISTEMA GENERAL

G.053501030104

G.054314030101 G.053614030101

G.05411401030101

MINIMA

CUANTIA




INFORME DEFINITIVO


COMPRAVENTA DE UN SONIDO PARA LA DIFUSION DE

ACTIVIDADES Y EVENTOS CULTURALES. ARTISTICOS Y

RECREATIVOS EN EL MUNICIPIO

DE MOLAGAVITA –SANTANDER

GUSTAVO

ADOLFO RUEDA

SANCHEZ

$12.471.000

SGP SISTEMA GENERAL

G.054534030101 G.05453403030301

MINIMA CUANTI

A

ADQUISICION DE BIENES QUE FORTALEZCAN LOS PROGRAMAS

DE PARTICIPACION CIUDADANA COMO LO SON CAMPAÑAS

EDUCATIVAS. DE

SENSIBILIZACION. CONTRA DELITOS. ACCIDENTES.

ENCUENTROS COMUNITARIOS. GESTION COMUNITARIA.

RECOMPENSAS. DARE. POLICIA CIVICA JUVENIL. EN EL

MUNICIPIO DE MOLAGAVITA –

SANTANDER

PROYECTOS Y

PROYECTOS

PARA EL NORORIENT

E LTDA – PROYENORT

LTDA

$15.489.000

RCD RECURSOS CON

DESTINACION ESPECIFICA

G.053007030301

MINIMA

CUANTIA

COMPRAVENTA DE ESTIMULOS – DIA DEL CAMPESINO DEL

MUNICIPIO DE MOLAGAVITA –

SANTANDER

EMPRESA ASOCIATIVA

DE BIENES

Y SERVICIOS

DE SANTANDER

–SERBISAN

$44.528.340

ICLD LEY 617

G.054011030201

SELECCI

ÓN ABREVI

ADA –

SUBASTA

INVERSA

INFORMACION REPORTADA AL SIA. En cuanto a la rendición de la información de la vigencia 2012, se vuelve a presentar que no se rindió correctamente la información contractual al SIA de la Contraloría General de Santander, los siguientes contratos:


VALOR

DEL

CONTRATO

FUENTE DE

FINANCIACION

MODALIDAD

CONTRATACION

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE

CAPACITACION Y ORIENTACION A LOS

FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

DE MOLAGAVITA PARA EL

MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EN LA

GESTION EFICIENTE DE LAS COMPETENCIAS A SU CARGO

Y EN ESPECIAL PARA EL


YANETH

ROCIO PRADA

SUAREZ

$11.400.000

SGP SISTEMA

GENERAL G.053917030201

DIRECTA




INFORME DEFINITIVO


PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE

ASESORIA Y ORIENTACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA

ADMINISTRACION MUNICIPAL DE MOLAGAVITA PARA EL

MEJORAMIENTO


COMPETENCIAS A SU CARGO Y EN ESPECIAL PARA EL


YANETH ROCIO

PRADA

SUAREZ

$32.000.000

RP RECURSOS

PROPIOS G.0320080301

DIRECTA

Se repiten cada uno en el cuadro rendido por la entidad por lo tanto incrementa el número de contratos que se rinden a este ente de control, ya que el valor no se incrementa en la contratación, si no en número, se recomienda plantear mecanismo que ayuden a corregir esta observación, en cuanto al hallazgo ADMINISTRATIVO ya fue plasmado en el análisis realizado a la vigencia 2011, cabe recordar nuevamente a la Alcaldía la necesidad de que la información sea rendida correctamente a esta Contraloría. Con respecto al siguiente contrato:

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATIS

TA VALOR DEL CONTRATO



ON

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASESORIA

Y ORIENTACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA

ADMINISTRACION MUNICIPAL

DE MOLAGAVITA PARA EL MEJORAMIENTO


COMPETENCIAS A SU CARGO Y

EN ESPECIAL PARA EL FORTALECIMIENTO DEL AREA

DE CONTRATACION PÚBLICA

YANETH

ROCIO PRADA

SUAREZ

$32.000.000

RP RECURSOS

PROPIOS G.0320080301

DIRECTA

HALLAZGO No.21 Se evidencia por la información rendida al SECOP, que el acta de liquidación por mutuo acuerdo fue publicada, el día 07 de marzo de 2012 a la 9:14 am, dicha acta se firmo el día 27 de diciembre de 2013. Según informa la entidad esto se debe a que para la fecha por ser cambio de vigencia no se pudo realizar dicho procedimiento en el tiempo establecido, por cuestiones de disponibilidad de un funcionario que realizara dicho proceso, por lo tanto se tipifica un presunto hallazgo ADMINISTRATIVO el cual la entidad deberá incluir dentro de un plan de mejoramiento, el cual debe contener las correcciones necesarias para que esta inconsistencia no se vuelva a presentar en otras vigencias además que el plazo de ejecución debe ser de MANERA INMEDIATA. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA Se atenderá la observación y se tomarán los correctivos para que los documentos contractuales se publiquen dentro de su oportunidad. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal

OBJETO DEL CONTRATO CONTRAT

ISTA

VALOR DEL

CONTRATO


MODALIDAD

CONTRATAC

ION

SUMINISTRO DE

COMBUSTIBLE PARA LA MAQUINARIA DEL MUNICIPIO

DE MOLAGAVITA QUE REALIZA LA REHABILITACION DE LAS

VIAS TERCIARIAS DEL

MUNICIPIO

SAMUEL

GUILLERMO MORENO

TORRES

$41.000.000

APN APORTES NACIONALES

G.05350401

ATENCION

EMERGENCIA

S CON RECURSOS

DEL FONDO NACIONAL DE

CALAMIDADES- SUB

CUENTA

UNIDAD NACIONAL

PARA GESTION DEL

RIESGO

PLAZO DE EJECUCION: 120 DIAS CALENDARIO FECHA DE INCIACION: SEPTIEMBRE 09 DE 2012 FECHA DE RECIBO DE OBRA. DICIEMBRE 30 DE 2012 FECHA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO: DICIEMBRE 30 DE 2012 HALLAZGO No.22 Con respecto a este contrato se pudo evidenciar que se realiza un acta de recibo donde la entidad informa que efectivamente se cumplió a cabalidad el contrato y hace una relación de ingreso, pero al verificar la información no se evidenciaron las facturas emitidas por el contratista, por lo tanto se presume que no se cumplió a cabalidad el contrato o en su defecto no se ejecuto y se está firmando la entrega de un recurso sin haberse ejecutado, comentando con la entidad dicha información informa que realizando la organización del archivo se han debido extraviar dichos documentos pero que se le solicitara al contratista que anexe la copia de los mismo donde se verifica que efectivamente realizó el suministro del combustible, que para evidencia de ello muestra el ingreso de dicho combustible al almacén de la alcaldía, y la relación de cómo fue utilizado dicho suministro en la maquinaria propiedad del municipio, con respecto a esta observación durante el proceso auditor la entidad no allego dicho documento debido a disponibilidad del contratista para hacer llegar dicha información, por consiguiente, se tipifica un tipo de hallazgo




INFORME DEFINITIVO


ADMINISTRATIVO, por no conservar la información dentro de sus soportes, se evidencia una posible incidencia DISCIPLINARIA en el caso en que realmente la información no existiera, debido a una violación de lo establecido en la ley 734 de 2002 en su artículo 34, y una posible incidencia FISCAL, si no llegase a verificar que efectivamente se entregaron por parte del contratista el suministro del combustible se estaría presentando un posible detrimento al patrimonio de la entidad, por violación a lo establecido en la ley 610 de 2000 articulo 6, cuyo valor seria por el total del contrato $41.000.000 y los responsables serian CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS - Alcaldesa Municipal, YISED YURLEY GOMEZ MANTILLA –Secretaria de planeación y SAMUEL GUILLERMO MORENO TORRES- Contratista. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIO Y FISCAL. NORMA PRESUNTAMENTE VIOLADA: ley 610 de 2000 articulo 6, ley 734 de 2002 en su artículo 34. PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS - Alcaldesa Municipal, YISED YURLEY GOMEZ MANTILLA –Secretaria de planeación y SAMUEL GUILLERMO MORENO TORRES- Contratista. VALOR: $41.000.000 RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA Revisado el archivo y solicitada la colaboración al contratista, se recabo la información que permite desvirtuar el hallazgo planteado, para lo cual se anexa como evidencia la copia de las actas parciales y final de pago, facturas del contratista, bauches y certificación de cumplimiento del contrato CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisada la información enviada por la entidad, se anexa la información que soporta que el suministro si fue entregado por el contratista, a continuación se anexan copia escaneada de lo anexado por la entidad:




INFORME DEFINITIVO


Por lo anterior se desvirtúa le tipo de hallazgo DISCIPLINARIO Y FISCAL, y el hallazgo ADMINISTRATIVO se convalida para que la entidad dentro del plan de mejoramiento, indique que acciones correctivas implementara para que este observación no se vuelva a repetir. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS - Alcaldesa Municipal




INFORME DEFINITIVO



VALOR DEL CONTRATO

FUENTE DE

FINANCIACION

MODALIDA

D CONTRATAC

ION

COMPRAVENTA DE UN

SONIDO PARA LA DIFUSION DE ACTIVIDADES Y EVENTOS

CULTURALES. ARTISTICOS Y

RECREATIVOS EN EL MUNICIPIO DE MOLAGAVITA –

SANTANDER

GUSTAVO

ADOLFO RUEDA

SANCHEZ

$12.471.000

SGP SISTEMA GENERAL

G.054534030101 G.05453403030301

MINIMA

CUANTIA

Certificado de disponibilidad presupuestal no. 12-00456 con fecha de diciembre 13 de 2012, los recursos para la realización del contrato provienen del sistema general de participaciones – sector cultura- fomento y apoyo al arte y la cultura por valor de $2.700.125 y recursos de destinación especifica- estampilla pro cultura por valor $9.799.875.

Acta de inicio del 23 de diciembre de 2012 – fecha de terminación 27 de diciembre de 2012.

El contrato se cumplió a cabalidad, en los tiempo estipulados y cumpliendo con todo lo reglamentado en la ley contractual. Se verifico ocularmente la existencia del instrumento de sonido y se encuentra en buen estado.




INFORME DEFINITIVO


Revisando los demás contratos seleccionados en la muestra de la vigencia 2012 se pudo evidenciar que se cumplió a cabalidad con los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados de la función pública que se desglosan en el artículo 23 de la ley 80 de 1993, se reflejo la buena interpretación de las normas sobre los contratos estatales relativos a procedimientos de selección y escogencia de contratista y en las clausulas y estipulaciones de los contratos, acordes con los mandatos de la buena fe e igualdad; de igual manera se pudo verificar el desarrollo del artículo 30 de esta misma ley mencionada anteriormente; del decreto 2474 de 2008, artículos 2, 3, 5, 8, 11, 12; también cabe resaltar que se cumplió con la modalidad de selección, artículos 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 33 del presente decreto que marca el derrotero de la estructura de los procedimientos de selección, de manera similar se desarrollo eficazmente la vigilancia de la gestión fiscal fundamentada en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, articulo 8 de la ley 42 de 1993.

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATI

STA

VALOR DEL

CONTRATO



ON

APOYO A PROGRAMA DE INTERÉS PÚBLICO PARA LA

ORGANIZACIÓN. PROMOCION Y

DIFUSION DE ENCUENTROS DEPORTIVOS Y ACTIVIDADES

CULTURALES Y ARTISTICAS EN HONOR A SAN PEDRO.

DURANTE LOS DIAS 29 Y 30 DE JUNIO Y 1º Y 2º DE JULIO DE

2012. EN EL MUNICIPIO DE

MOLAGAVITA

CORPORACI

ON PARA EL

DESARROLLO

COMUNITARIO SIMON

BOLIVAR-CODESCO`

$40.358.970

SGP SISTEMA GENERAL

G.054534030101

G.05453403030301 G.054633030101

LEY 617 G.05453403030201

DIRECTA –

A.P.I.P

HALLAZGO No.23 Con respecto a este contrato, se presenta lo mismo que ocurre en la Gobernación de Santander con respecto a la vigilancia de este tipo de contrato (APIP – Apoyo a Programas de Interés Público), debido a su naturaleza el tipo de control que se viene presentando es muy mínimo ya que solo se exige que se anexen recibidos por parte de las personas a las cuales se les hará entrega de los estímulos por la participación de las mismas en los diferentes eventos que se realizan en el marco del contrato, no se anexa información telefónica ni dirección de ubicación de quienes recibieron el estimulo por lo tanto este tipo de contratos podría generar si se siguen realizando de la misma manera, un detrimento al patrimonio de la entidad ya que se podría prestar en muchos casos para que el contratista no le cancele la totalidad de lo reportado a quienes participan en los eventos, tal como se ha visto reflejado en informes de vigencias anteriores de la Gobernación de Santander, por lo tanto se tipifica un tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO en el cual la entidad deberá incluir dentro de un plan de mejoramiento las medidas preventivas y necesarias que permitan realizar un efectivo control en este tipo de contratos APIP, tales como nombre y cedula de quien recibe el incentivo, dirección real de la persona, número de teléfono fijo o celular de contacto que permitan verificar que efectivamente recibieron dichos dineros. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA ALCALDIA MOLAGAVITA Se atenderá la recomendación propuesta por el equipo auditor en esta observación en lo concerniente al pago de estímulos de actividades recreativas o culturales, ejecutados a través de contrato de Apoyo a programa de interés público AIPIP. CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, esta propone acciones para que la observación no se siga presentando por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal


VALOR DEL CONTRATO


MODALIDAD

CONTR

ATACION

MEJORAMIENTO Y

REHABILITACIÓN DE LA RED VIAL EXISTENTE EN EL


DEPARTAMENTO DE SANTANDER

INVERSION

ES GRANDES

VIAS E

INGENIERIA SAS

$129.994.322


SELECCIÓN

ABREVIADA

MENOR CUANTI

A

ACTA DE INICIO: 08 DE MAYO DE 2012 ACTA DE MODIFICACION DE CANTIDADES DE OBRA No. 01: 26 DE JUNIO DE 2012 CONTRATO ADICIONAL No.01: JUNIO 28 DE 2012 ACTA DE MODIFICACION DE CANTIDADES DE OBRA No.02: AGOSTO 27 DE 2012. ACTA DE RECIBO FINAL: SEPTIEMBRE 06 DE 2012. VALOR ADICIONAL: $28.398.942 VALOR TOTAL: $158.393.264 CDP 12-00079 DEL 29 DE FEBRERO DEL 2012 RP 12-00296 DEL 18 DE ABRIL DEL 2012 CONTRATO ADICIONAL CDP 12-00237 DE 26 DE JUNIO DEL 2012 RP 12-00478 DE 28 DE JUNIO DEL 2012 ACTA DE LIQUIDACION: 06 DE DICIEMBRE DE 2012 Con respecto a este contrato, se verifico que se cumpliera con los tiempos establecidos, se realizara la documentación de ley para este tipo de procesos, en cuanto a la ejecución del contrato para el equipo auditor era difícil verificar de manera ocular dicha información ya que por el estado del tiempo desde que fue realizado el mantenimiento hasta la fecha del proceso auditor, las condiciones ambientales habían variado significativamente por lo tanto era complicada su verificación en el proceso de trabajo de campo, en conversaciones con algunos habitantes del municipio que viven en los lugares donde se realizo el mantenimiento




INFORME DEFINITIVO


se verifico que efectivamente los trabajo fueron realizados, además dentro de los soporte documentales se anexan registros fotográficos , a continuación se anexan algunas fotos:

Revisando los demás contratos seleccionados en la muestra de la vigencia 2011 y 2012 se pudo evidenciar que se cumplió a cabalidad con los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados de




INFORME DEFINITIVO


la función pública que se desglosan en el artículo 23 de la ley 80 de 1993, se reflejo la buena interpretación de las normas sobre los contratos estatales relativos a procedimientos de selección y escogencia de contratista y en las clausulas y estipulaciones de los contratos, acordes con los mandatos de la buena fe e igualdad; de igual manera se pudo verificar el desarrollo del artículo 30 de esta misma ley mencionada anteriormente; del decreto 2474 de 2008, artículos 2, 3, 5, 8, 11, 12; también cabe resaltar que se cumplió con la modalidad de selección, artículos 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 33 del presente decreto que marca el derrotero de la estructura de los procedimientos de selección, de manera similar se desarrollo eficazmente la vigilancia de la gestión fiscal fundamentada en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, articulo 8 de la ley 42 de 1993. 4.4 SEGUMIENTO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Quien realiza las funciones de control interno en la entidad, es el secretario de asuntos administrativos del Municipio. A la fecha se presentan los siguientes avances:

El municipio cuenta con una página web, redes sociales, carteleras, medios tecnológicos y electrónicos garantizando a la ciudadanía la obtención de información.

El sistema de control interno en el municipio ha sido bien planeado y se ha hecho seguimiento, pero necesita actualizaciones periódicas y mayor implementación.

Se realizó la socialización del plan anticorrupción y atención al ciudadano del municipio de Molagavita, el cual tiene como objeto adoptar estrategias de prevención y lucha contra la corrupción y el mejoramiento de la atención al ciudadano, para el desarrollo de dicho objeto se plantea trabajar bajo cuatro componentes, PRIMER COMOPONENETE: mapa de riesgos de corrupción y medidas concretas para mitigar los riesgos. SEGUNDO COMPONENETE: estrategia anti tramites. TERCER COMPONENTE: rendición de cuentas. CUERTO COMPONENTE: atención al ciudadano. De igual forma presentan dificultades tales como:

Se requiere la actualización e implementación del manual de procedimientos, mapa de procesos y manual de contratación.

Existe un código de buen gobierno el cual no es utilizado como herramienta para la gestión.

El MECI se encuentra desactualizado.

No se han realizado auditorías internas que permita determinar las dificultades en la ejecución de los procesos y realizar el respectivo plan de mejoramiento.

No hay una identificación clara de los riesgos y no hay políticas de administración de los mismos.

Falta capacitar a los funcionarios de la administración Municipal en aras de mejorar su desempeño laboral.

No se ha realizado actualización y capacitación a los funcionarios en la aplicabilidad del mapa de riesgos.

No se ha implementado el plan anticorrupción en la entidad.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO No. 24 El control interno institucional es una herramienta que se debe utilizar para garantizar la eficacia y eficiencia en cada uno de los procesos de la entidad, el municipio de Molagavita, no tiene implementada una oficina de control interno y sus funciones están delegadas al secretario de gobierno y asuntos administrativos del municipio, lo que genera que aún se presenten falencias en la implementación y seguimiento del mismo, de igual forma no se han realizado auditorías internas que puedan dar un diagnóstico del estado de los procesos internos de la entidad y proceder a realizar planes de mejoramiento, teniendo en cuenta la importancia de la implementación del control interno en una entidad, se tipifica como un hallazgo ADMINISTRATIVO, el cual debe ser incluido dentro del plan de mejoramiento de la entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTORESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, NO SE DA RESPUESTA AL HALLAZGO, por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal 4.5 SEGUIMIENTO A LA LÍNEA AMBIENTAL

Planta de Beneficio Municipal

El municipio cuenta con una planta de beneficio animal publica, de IV categoría, de propiedad del municipio cuyo representante legal es la Doctora Claudia Patricia Barajas Barajas (Alcaldesa) la cual se encuentra ubicada a 1 kilómetro de la parte baja del perímetro urbano y con funcionamiento los días viernes, sábado y domingo con los siguientes horarios de trabajo: Viernes: de 07:00 Am a 12 M para el recibimiento de los semovientes vacunos con el fin de hacer la respectiva inspección sanitaria y posterior cuarentena, un operario medio tiempo por jornal. El día sábado de 02:00 Am a 08:00 Am para el respectivo sacrificio de los semovientes, donde se realizan las siguientes actividades para la optimización de los servicios en la planta de beneficio animal por fecha de sacrificio. TAREAS REALIZADAS POR LOS 5 OPERARIOS

Sacrificio (descabellado) de ganado mayor.

Despresado de ganado mayor

Realización de limpieza y cocción del menudo

Aseo general de la planta domingo y / o lunes medio tiempo el mismo operario que recibe el ganado.




INFORME DEFINITIVO


PLANTA DE RESIDUOS SOLIDOS El municipio de Molagavita no cuenta con un lugar específico para la disposición final de residuos sólidos ya que en el año 2008 el municipio creó una celda transitoria con vigencia de un año ubicada en la vereda toma de agua, sector alto del portachuelo con finca de propiedad del municipio, donde se disponían los residuos sólidos y dejo de funcionar ya que completo su carga de ocupación y a la cual se hizo estudio de cierre y clausura por parte del municipio. En la actualidad es la unidad de servicios públicos quien se encarga del manejo de los residuos sólidos a través de convenios realizados con la administración




INFORME DEFINITIVO


municipal la cual gira recursos con el fin de garantizar la prestación del servicio en el componente de aseo, en la que se realizan las siguientes actividades.

Barrido y limpieza de vías y áreas públicas, corte de césped y poda de árboles del parque principal e infantil y recolección de residuos en el casco urbano del municipio de Molagavita para el cual se tienen dos operarios.

Transporte para la recolección de residuos sólidos en el perímetro urbano.

Transporte para la disposición final de residuos sólidos de Molagavita en el relleno sanitario de Málaga

De igual forma se tiene convenio inter administrativo con las empresas públicas de Málaga para la disposición final de residuos sólidos en el relleno sanitario de ese Municipio. En promedio se recolectan 13 toneladas de residuos sólidos mensuales, siendo el valor por tonelada de $70.886. La recolección se hace cada 15 días o en su defecto 2 veces al mes. REFORESTACION Por reforestación el municipio de Molagavita en el año 2011 ejecuto el contrato No. 059 de 2011 por valor de $309.847.521 cuyo objeto fue la reforestación de 90 hectáreas de bosque protector de las micro cuencas de las quebradas la ratona, nogala, centro, chorreon, inhabula, palo largo, el mortiño, la loqueta y guarines de las veredas potrero de rodríguez, pantano grande, llano de molagavita, caney, toma de agua, centro Jaimes que alimentan la sub cuenca del rio negro en el municipio de Molagavita Santander. En el año 2012 se ejecutó el contrato No. 053 de 2012 por $204.633.300 cuyo objeto fue establecimiento, primer mantenimiento y aislamiento de 25 hectáreas con plantación protectora- productora para la protección de suelos y zonas de recarga hídrica y la restauración y aislamiento de 15 hectáreas afectadas por la ola invernal en el municipio de Molagavita Santander. PLANTA DE TRATAMIENTO DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO El Municipio de Molagavita maneja los recursos correspondientes a Agua Potable y Saneamiento Básico a través de la Unidad de Servicios Públicos, en el año 2011 se realizó un contrato para rehabilitación de los acueductos rurales de la vereda toma, el hobo y potrero grande sector carrizal afectados por la ola invernal y construcción del acueducto para el sector kilómetro 17 en la vereda potrero Rodríguez del municipio de Molagavita, el cual fue recibido a satisfacción por parte de la comunidad.




INFORME DEFINITIVO


4.6 SEGUIMIENTO AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO

HALLAZGO No.25

DEBILIDADES EN CUMPLIMIENTO DE METAS PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA 2010

De acuerdo a la verificación realizada a cada una de las metas del Plan de

Mejoramiento y de acuerdo a los porcentajes de cumplimiento se observa debilidad

por cuanto a pesar que presentan un 100% los hallazgos 2 y 4 a excepción del

Hallazgo No. 1 que solo cumplen el 90%, no se están cumpliendo de acuerdo a la

acción correctiva por tal motivo, se configura como un hallazgo administrativo para

ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que la entidad suscribirá

posteriormente hasta tanto se realice su verificación y cumplimiento total de cada

una de las metas.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal




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CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Revisando la información rendida por la entidad, NO SE DA RESPUESTA AL HALLAZGO, por los tanto se convalida el hallazgo ADMINISTRATIVO, para ser incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE CLAUDIA PATRICIA BARAJAS BARAJAS Alcaldesa Municipal 4.7 RANKING DE DESEMPEÑO MUNICIPAL

se evaluó el índice de desempeño municipal del Municipio de Molagavita a través de los cuatro componentes de evaluación como son eficacia, eficiencia, requisitos legales y gestión de acuerdo a la Secretaria de Planeación así: cuatro componentes integrados: Eficacia, Eficiencia, Requisitos Legales y Gestión. Teniendo en cuenta que: La Eficacia mide el grado de cumplimiento de las metas establecidas en los Planes de Desarrollo y los logros alcan14zados por el municipio en términos de productos y resultados, mientras la Eficiencia busca determinar si el municipio está optimizando la utilización de recursos humanos, financieros y físicos que tiene disponibles para producir los servicios de salud, educación y agua potable entre otros. El componente de requisitos legales examina el grado en que los municipios dan cumplimiento a los requisitos y condiciones establecidas por las normas legales para la gestión local en los sectores básicos (Educación, Salud, Agua Potable, etc.) en el marco de la descentralización y en la destinación de los recursos principalmente el correspondiente al Sistema General de Participaciones (Ley 715 de 2001 y Ley 1176 de 2007). Por último, el componente de Gestión cuantifica el impacto de las variables de Capacidad.

Para la vigencia 2011, el desempeño en la gestión integral de los municipios se caracterizó por un bajo reporte de información, toda vez que el número de municipios que presentaron información completa y Consistente para cada uno de los componentes de la evaluación de desempeño integral fue de 34.

RESULTADO COMPONENTE DE EFICACIA

Según los componentes el índice de desempeño del Municipio de Molagavita se ubicó en término medio.

Se resalta el municipio de Molagavita que presentó un incremento significativo con relación al año anterior, ubicándose en el puesto No.3 con un porcentaje de 97.33%.

RESULTADO COMPONENTE DE EFICIENCIA MUNICIPAL

Este componente evalúa la capacidad que tiene un municipio para lograr una relación óptima (Eficiencia relativa), entre los insumos y los productos obtenidos (bienes y servicios a su cargo) en los sectores básicos de Educación, Salud y Agua Potable, se realizó una comparación entre los 87 municipios existentes en el Departamento acuerdo al análisis realizado por la Secretaría de Planeación y de acuerdo al desempeño de la eficiencia de los sectores de educación, salud y agua potable Molagavita se ubicó en un rango medio.




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ANALISIS DE COMPONENTE DE GESTIÓN

Capacidad Administrativa

Este índice de Capacidad Administrativa se consolida como el calibrador más importante de las administraciones Municipales, por cuanto interpreta claramente el éxito o el fracaso de la gestión realizada en los componentes de Eficacia, Eficiencia y Cumplimiento de Requisitos legales, al igual que el desempeño en el índice de Desempeño Fiscal de acuerdo a la estabilidad del personal que administra y de la profesionalización de los mismos se ubicó en un rango medio.

COMPONENTE DE REQUISITOS LEGALES

El presente capítulo tiene como objetivo especificar los procedimientos e insumos requeridos para realizar la evaluación del nivel de cumplimiento de la ejecución de ingresos y gastos de los recursos del Sistema General de Participaciones transferidos automáticamente a los municipios de acuerdo con las competencias dadas en la Ley 715 de 2001, Ley 1176 de 2007, y sus decretos reglamentarios.

El desarrollo del análisis se basa en los siguientes aspectos:

- Adecuada ejecución presupuestal y ejecución total de los ingresos del SGP.

- Cumplimiento de las destinaciones sectoriales conforme a la Ley.

- Cumplimiento de los gastos de inversión al interior de los sectores, de acuerdo con la autorización legal.

De acuerdo el cumplimiento de los aspectos anteriormente descritos el Municipio de Molagavita presentó el Índice más bajo con un porcentaje de 0.70% en cuanto a Educación, Salud, Agua Potable, Propósito General, Alimentación Escolar, En resumen el Índice de Desempeño Municipal del Municipio de Molagavita para la vigencia 2011, obtuvo la siguiente calificación:

INDICE DE DESEMPEÑO MUNICIPAL – RANKING 2011

NOMBRE DEL MUNICIPIO Eficacia

Total Eficiencia Total Requisitos Legales Gestión Índice Integral

67 MOLAGAVITA 97.33 57.49 0.70 69.49 56.25

Para la vigencia 2012, la Secretaría de Planeación aun no presenta la información por cuanto la totalidad de los Municipios a pesar de tener una fecha límite para el suministro de la información estos no la cumplen.

4.8 SEGUIMIENTO DE QUEJAS

Revisados los archivos de la contraloría en la Etapa de Planeación, no se encontraron reporte de Quejas, sin embargo se dejó abierta esta línea de Auditoría, para recibir en el proceso auditor las Quejas por parte de la comunidad, de igual forma se indago en la Personería Municipal los procesos Disciplinarios que se adelantan en ese despacho, los cuales se encuentran en el siguiente estado: 1. EXPEDIENTE IUS 2011-219826 enviado por competencia a este despacho. R.I. ID-2011-001. DISCIPLINADO: ArellyNoribia Pinto Prada. QUEJOSO: Carlos Alirio Anaya Barajas.




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ASUNTO: Presuntas irregularidades cometidas por la Gerente de la ESE Nuestra Señora de la Esperanza de Molagavita, al no dar respuesta a Derecho de Petición interpuesto por el quejoso. ESTADO: Auto de Apertura de Investigación Disciplinaria. 2. EXPEDIENTE RI-2512 del 20-04-2012 enviado por competencia a este despacho. R.I. ID-2012-001. DISCIPLINADO: Tesorero o Secretario de Hacienda, Nancy Calderón Angarita. QUEJOSO: Benedicto Prada Anaya. ASUNTO: Presuntas irregularidades al cancelar viáticos al Alcalde sin atender lo establecido en el acuerdo 010 del 28 de Mayo de 2011. ESTADO: Archivado. 3. EXPEDIENTE ID-2013-001. DISCIPLINADO: Nathalyn Rueda Duarte. QUEJOSO: Nohora Suárez Obando. ASUNTO: Presuntas irregularidades cometidas por la Médico de la ESE Nuestra Señora de la Esperanza de Molagavita, al negarse a prestar los servicios de consulta externa. ESTADO: Auto de Indagación Preliminar. 4. EXPEDIENTE ID- 2013-002. DISCIPLINADO: Nohora Suárez Obando. QUEJOSO: Nathalyn Rueda Duarte. ASUNTO: Presuntas irregularidades de conductas de acoso laboral cometidas por la Gerente de la ESE Nuestra Señora de la Esperanza de Molagavita, hacia la quejosa. ESTADO: Auto de Indagación Preliminar. 5. EXPEDIENTE ID-2013-003. DISIPLINADO: Nohora Suárez Obando. QUEJOSO: Edwin Mauricio López Hernández. ASUNTO: Presuntas irregularidades de conductas de acoso laboral cometidas por la Gerente de la ESE Nuestra Señora de la Esperanza de Molagavita, hacia el quejoso. ESTADO: Auto de Indagación Preliminar. 6. EXPEDIENTE IUC-D-2012-82-565225 enviado por competencia a este despacho. R.I. ID-2013-004. DISCIPLINADO: Secretario de Hacienda, Jessica Alexandra Barajas Pinto. QUEJOSO: De oficio. ASUNTO: Presuntas irregularidades al no atender lo estipulado en el decreto 1080 de 2012, ni el instructivo 024 de 2012. ESTADO: Auto de Indagación Preliminar. En el desarrollo de la Auditoría no se recibió ninguna Queja de manera formal e informal por parte de la comunidad, por lo tanto el grupo Auditor no realizó trabajo de campo en esta línea. 5. DICTAMEN DE LA AUDITORIA EVALUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Analizada la gestión presupuestal de la Alcaldia Municipal de Molagavita para la vigencia 2011 y 2012, se evidenció una gestión aceptable dentro de la misma ya




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que en términos generales se cumplió con las normas presupuestales aplicables al ejercicio de auditoria y se realizó un buena gestión de recaudo y planeación de los compromisos, no obstante se evidenciaron algunas falencias, ya que no se tiene un orden en la presentacion de los Acuerdos de adición y no se realizaron los cálculos de gastos de funcionamiento del Concejo Municipal como lo estipula la ley 617 de 2000.

Analizados los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de MOLAGAVITA, con corte a 31 de diciembre de 2011, se determinó que estas NO se ajustan en su totalidad a las normas de Contabilidad y Auditoría Generalmente aceptadas, por lo tanto los Estados Financieros no merecen un concepto favorable para la vigencia 2011 y SI merecen un concepto favorable para la vigencia 2012, ya que cumplen con la normatividad exigida por la Contaduría General de la Nación. En la vigencia 2011 se evidenció falta y desorden de la información lo cual dificultó el trabajo de campo realizado por el equipo auditor. EVALUACION CONTRATACION ADMINISTRATIVA En cuanto a la gestión que realizó la entidad en el proceso contractual de las vigencia 2011 se evidencia mucho desorden en el manejo de la información, documentos que no se encuentran en las carpetas soportes, alguna información que el contratista debió a anexar en el momento de la auditoria o que está en espera de anexarse, todo eso se debe a la débil aplicación de los principios de la ley de archivo, aunque en el trabajo de campo se vio la intención y la gestión que se encuentra realizando la administración actual para ordenar todo lo correspondiente a la información documental, alegando que el proceso de empalme entre la saliente administración y la actual, no se llevo de la mejor manera ya que cierta información fue omitida, es por eso que se presento deficiencias en la rendición de la cuenta de la vigencia 2011 al SIA de la Contraloría General de Santander. En cuanto a la ejecución, basados en la muestra seleccionada se evidencia un manejo razonable de los tiempos y de la información que se requiere para realizar el proceso contractual. En cuanto a la vigencia 2012 se evidencia un avance en el manejo del proceso contractual, se maneja una lista de chequeo, la información se encuentra de manera ordenada salvo en un contrato donde se presento una observación que la entidad debe controvertir en este informe, se respetan los tiempos establecidos en la ejecución de los contratos para dar cumplimiento a lo establecido en la ley 80 de 1993 y demás normas que rigen en materia contractual. Se evidenciaron algunas observaciones que deberán ser incluidas dentro de un plan de mejoramiento que deberá realizar la entidad, dentro del cual deberá incluir las acciones correspondientes y los tiempos para aplicarlas. CABE DESTACAR QUE LA VERACIDAD DE LA INFORMACION BRINDADA A LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER, ES RESPONSABILIDAD EXCLUSIVA DE LA ENTIDAD. EVALUACION PLAN DE MEJORAMIENTO De acuerdo a la verificación realizada a cada una de las metas del Plan de Mejoramiento y de acuerdo a los porcentajes de cumplimiento se observa debilidad por cuanto a pesar que presentan un 100% en algunos hallazgos, en otros solo cumplen el 90%, no se están cumpliendo de acuerdo a la acción correctiva o no están realizando la planeación necesaria para poder dar el correcto cumplimiento.




INFORME DEFINITIVO


Analizados los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de MOLAGAVITA, con corte a 31 de diciembre de 2011, se determinó que estas no se ajustan en su totalidad a las normas de Contabilidad y Auditoría Generalmente aceptadas, por lo tanto los Estados Financieros no merecen un concepto favorable para la vigencia 2011 y merecen un concepto favorable para la vigencia 2012, ya que cumplen con la normatividad exigida por la contaduría general de la nación. EVALUACION GESTION AMBIENTAL El municipio de Molagavita mostro una buena gestión ambiental invirtiendo los recursos destinados a la reforestación, manteniendo dentro de los estándares de calidad y buen funcionamiento el matadero municipal, así como la planta de agua potable la cual se encuentra abasteciendo a Molagavita desde el año 2011, a pesar que no se cuenta con una residuos sólidos orgánicos se presta este servicio a la comunidad mediante convenios interadministrativos. EVALUACION DE CONTROL INTERNO El municipio de Molagavita, no tiene implementada una oficina de control interno y sus funciones están delegadas al secretario de gobierno y asuntos administrativos del municipio, lo que genera que aún se presenten falencias en la implementación y seguimiento del mismo, de igual forma no se han realizado auditorías internas que puedan dar un diagnóstico real del estado de los procesos internos de la entidad y proceder a realizar planes de mejoramiento, teniendo en cuenta la importancia de la implementación del control interno en una entidad es necesario que la Administración fortalezca esta oficina en ara de un correcto funcionamiento administrativo.

PRONUNCIAMIENTO Por las consideraciones expuestas en el presente informe, teniendo en cuenta una gestión fiscal y de resultados que no consultan plenamente los principios de la función administrativa, la cuenta rendida por la ALCALDIA del Municipio de MOLAGAVITA para la vigencia 2011, NO SE FENECE, ya que los documentos y anexos que presentan la situación financiera se presentaron de manera incompleta en la rendición de las cuentas de la Vigencia 2011 y en la auditoría realizada a esa Entidad, los cuales no fueron refrendados ni firmados por parte del Contador del Municipio en consecuencia a ello, la Contraloría General de Santander, según concepto rendido por la Contadora Pública ULDARI MORENO RAMIREZ, con Tarjeta Profesional No. 144462-T, se ABSTIENE de dar opinión a la vigencia 2011, para la Vigencia 2012, según la gestión que se encuentra realizando la Actual Administración y los resultados observados en el proceso auditor, SE FENECE, sin embargo se encontraron unos hallazgos que deberán ser atendidos por la entidad dando las contradicciones correspondientes y el manejo de mejoramiento que se requiera.

6. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS ad

1 X

Cuentas Bancarias sin sanear de Convenios firmados en vigencias anteriores

Administrativo

Claudia Patricia Barajas Barajas

7

2 X

Inexistência de software para manejo de las rentas del município

Administrativo Claudia Patricia Barajas Barajas

8

3 X

Administrativo Claudia Patricia

10




INFORME DEFINITIVO


Saneamiento de Cartera de Impuesto Predial Unificado

Barajas Barajas

4 X

Saldos de Cuentas Bancarias embargadas registradas en el Grupo de Otros Deudores


11

5 X

Existencia de Propiedad Planta y Equipo sin ingresar y no se encuentra depurada y legalizada


14

6 X

Cancelación de Acción Popular


16

7 X

Incertidumbre en cuenta del FONPET de los de los descuentos girados por el Ministerio de Hacienda y Protección Social


18

8 X

Cancelación de Sanción a la CAS

Administrativo


21

9 X

Incumplimiento de funcionamiento total del Comité de Sostenibilidad Contable


25

10 X

Debilidad en cumplimiento de metas del Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2010.


26

11 X X

El municipio de Molagavita no rindió la información correspondiente al FUT y no se puedo realizar el respectivo análisis del cumplimiento de la ley 617 de 2000

Disciplinario Jose Vicente Barajas Presidente Concejo 2011 Administrativo Claudia Patricia Barajas Barajas

30

12 X

La administración municipal reporta acuerdos de modificación por valor de $4.609.326.550 los cuales presentan una diferencia de $33.370.952 con la cifra presentada en la ejecución presupuestal, de igual forma no se presentan en su totalidad en medio físico

Administrativo

Claudia Patricia Barajas Barajas 33

13 X X

La información rendida al FUT por parte del municipio y la que se presentó durante el tiempo de auditoría refleja inconsistencias, lo que dificulta hacer un análisis real de los gastos de funcionamiento como lo estipula la ley 617 de 2000 artículo 10, de igual forma los gastos de funcionamiento del concejo excedieron lo permitido en un valor de $1.692.263,

Disciplinario Edilson Rodriguez Guevara Presidente Concejo 2012 Administrativo Claudia Patricia Barajas Barajas

40

14 X

No se han ejecutado los recursos provenientes de la estampilla pro – Anciano


43

15 X

Al hacer un estudio general sobre el texto del Manual interno de Contratación, se evidencia que el mismo fue expedido en el año 2008, sin que se encuentre el acto administrativo que lo hubiere adoptado. Ahora bien, desde que se expidió el Manual, se han librado varias normas modificatorias al estatuto contractual, que han dejado al Manual desactualizado normativamente.


48




INFORME DEFINITIVO


16 X

se evidenció que la entidad no diligenció correctamente la información contractual en el formato_201112_f20_13ª


49

17 X

observaciones que se han presentado posterior a la entrega de la obra, donde la prioridad de esos arreglos deberá ser el arreglo o adecuación de los tanques de almacenamiento de agua potable y el de la

rampa de acceso de la ambulancia,


50

18 X

se evidencia que en un principio el contrato superaba en tiempo la vigencia 2011, revisando el proceso de creación del proceso en la pagina del SECOP, se puede verificar que comienza desde el 28 de agosto de 2011 con la publicación de estudios previos

Administrativo Claudia Patricia Barajas Barajas 54

19 DESVIRTUADO 55

20 X

Revisando los implementos entregados se evidencia que en el contrato se entregan por parte del contratista 25 camarotes tubo tres pulgadas y entablado, y verificando ocularmente solo se encontraron 9, 4 armados y 5 arrumados en un patio, el resto de camarotes (16), según el comandante de la estación tuvieron que llevárselos a la estación de Málaga por que se iba a realizar un evento, el comedor se encuentra arrumado en un mesón y una de las lavadoras se encuentra sin destapar por lo tanto se evidencia que no se le está dando el debido uso a la dotación

Administrativo


63

21 X

Se evidencia por la información rendida al SECOP, que el acta de liquidación por mutuo acuerdo fue publicada, el día 07 de marzo de 2012 a la 9:14 am, dicha acta se firmo el día 27 de diciembre de 2013.


69

22 X

hallazgo ADMINISTRATIVO, por no

conservar la información dentro de sus soportes,


70

23 X

Con respecto a este contrato, se presenta lo mismo que ocurre en la Gobernación de Santander con respecto a la vigilancia de este tipo de contrato (APIP – Apoyo a Programas de Interés Público), debido a su naturaleza el tipo de control que se viene presentando es muy mínimo ya que solo se exige que se anexen recibidos por parte de las personas a las cuales se les hará entrega de los estímulos por la participación de las mismas en los diferentes eventos que se realizan en el marco del contrato.


74

24 X

El control interno institucional es una herramienta que se debe utilizar para garantizar la eficacia y eficiencia en cada uno de los procesos de la entidad, el municipio de Molagavita, no tiene implementada una oficina de control interno y sus funciones están delegadas al secretario de gobierno y asuntos

administrativos del municipio,


78

25 X

De acuerdo a la verificación realizada a cada una de las metas del Plan de Mejoramiento y de acuerdo a los porcentajes de cumplimiento se observa debilidad por cuanto a pesar que presentan un 100% los hallazgos 2 y 4 a excepción del Hallazgo No. 1 que solo cumplen el 90%,

Administrativo Claudia Patricia Barajas Barajas 81




INFORME DEFINITIVO


7. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

TIPO CANTIDAD CUANTIA

ADMINISTRATIVO 24

DISCIPLINARIO 2

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTALES 26

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ULDARI MORENO RAMIREZ ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA Profesional Universitario Secretario (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) EDILBERTO FRANCO LIZARAZO GRACIELA SEPULVEDA TORRES Coordinador de la Auditoria Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada

para el Control Fiscal

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