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Octubre 2013

Despacho de la Dirección de Finanzas

Introducción

El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente al

Despacho de la Dirección de Finanzas , de la Gobernación del Estado Táchira, es de

observancia general, sirve como instrumento de información y consulta.

Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación con el

personal adscrito al Despacho de la Dirección de Finanzas , de la Gobernación del Estado,

bajo la supervisión del Jefe del área.

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento

de la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y

el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de

adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de

funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus

actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las

responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.

Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los

Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que

ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos.

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Índice

Contenido Código

Introducción D

Conceptos D

Estructura del manual D

Uso del manual D

Manual de Organización D

BASE LEGAL D-BL

NORMAS

Normas Generales de Archivo D-1N

PROCEDIMIENTOS

Cotejo de información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa Proveedora. D-1P

Firma de una Orden de Pago D-2P

Recepción y Archivo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas D-3P

Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas a Personal adscrito a la misma.

D-4P

Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la Dirección de Finanzas a Dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas. D-5P

Préstamo de Expedientes/Documentación perteneciente a la División de Tesorería a Personal adscrito a la Dirección de Finanzas. D-6P

Adjudicación/Declaración de Desierto Procedimiento Consulta de Precios D-7P

Firma de de Órdenes de Compra/Servicio. D-8P

INSTRUCTIVOS

Control de Préstamo D-01F

Control de Copias del Archivo de Tesorería. D-02F

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Conceptos

PROPÓSITO DEL MANUAL: El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y

Procedimientos es mantener en forma ordenada, sistemática y al alcance de los

trabajadores, toda la información concerniente a las funciones y objetivos del Despacho de

la Dirección de Finanzas.

IMPORTANCIA: Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos

muy útiles de comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea,

facilitándole una visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias

responsabilidades, como parte integrante de las principales funciones de la organización,

estructura jerárquica y objetivos de cada unidad organizativa.

ALCANCE: Este Manual de Organización Normas y Procedimientos involucra todas las

unidades organizativas del Despacho de la Dirección de Finanzas.

PRESENTACIÓN: Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre

toda la información necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad

organizativa, Funciones, Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se

estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de ellos.

POLÍTICAS : Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar

para la realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites

dentro de los cuales se deben desarrollar.

Estas políticas establecidas por la alta Dirección de la Gobernación, están dirigidas al logro

de los objetivos principales de la misma.

NORMAS: Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se

deben efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de

lograr un mejor desarrollo de las mismas.

Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y

por ende al logro de los objetivos.

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Conceptos

PROCEDIMIENTO: Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor,

los cuales especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal

involucrado, relación entre áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los

procesos que se llevan a cabo en la organización de manera lógica, secuencial y

coordinada.

MÉTODO: Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de

recursos materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva

al logro de los objetivos.

ACTIVIDADES : Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo

determinado, dirigidas al logro de un objetivo específico; Determinan el grado de

responsabilidad y autoridad del cargo.

TAREAS : Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus

actividades, forman la base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso

de los mismos.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL: Es la organización formal en la que se establecen los niveles

jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que

deben existir entre las diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento

de los objetivos, es un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de

toma de decisiones.

DIAGRAMA DE POSICIÓN: Es la organización formal en la que se establecen los cargos que

existen en las diferentes unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los

objetivos, es un marco administrativo de referencia.

NIVEL JERÁRQUICO: Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un

grado determinado a las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad;

independientemente de la clase de función que se les encomiende.

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Conceptos

ORGANIGRAMA: Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en

forma resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las

relaciones entre las unidades que la componen.

UNIDAD ORGANIZATIVA: Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el

ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

FUNCIÓN: Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para

alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es

responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-

administrativas vigentes.

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Estructura del manual

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución;

de una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de

ellos.

Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y

con una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura

Nº 1)

Fig. Nº. 1

EJEMPLO:

DESPACHO DE LA DIRECCIÓN

DE FINANZAS

(DENOMINACIÓN

DE LA UNIDAD

ORGANIZATIVA )

Logotipo

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ESTRUCTURA INTERNA :

Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá

mantenerla bajo una misma forma de presentación.

Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por el

Sección de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las

cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el

Manual hasta que se realice alguna modificación.

La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se

muestra a continuación:

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ÁREA:

ASUNTO:

CÓDIGO

FECHA DE VIGENCIA 1

2

3

4

5

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CÓDIGO DE

CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN

1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.

2 Asunto Título de la información presentada.

3 Código Código del Área

4 Fecha de Vigencia Codificación asignada, por el Departamento de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.

5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.

CÓDIGO:

Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por el

Sección de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de

Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control.

Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera

necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada

área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:

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Z X X X X - Z

Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual

Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia



Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)

Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos

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Despacho de la Dirección de Finanzas.

Uso del Manual de Normas y Procedimientos.

Búsqueda de Información

El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales

de Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la

Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información

relacionada con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la

productividad en las mismas.

Todos los Manuales de Organización, Normas y procedimientos tienen la misma estructura

y una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,

ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información

referente a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código -

parámetro fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad

organizativa especifica.

El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos

denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos

con la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones

especificando:

a.- Para Políticas y Normas:

I. Objetivo

II. Contenido

b.- Para Procedimientos:

I. Objetivo

II. Extensión

III. Formularios utilizados

IV. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.

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La primera denominación “RESPONSABLE” , en el cual se indica la unidad

organizacional o cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del

procedimiento, segunda denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de

pasos a seguir por cada responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los

documentos que hace mención el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos

o formularios se encierran entre comillas, los originales tanto para los documentos como

para los instructivos se representan con el Cero (0), las copias con el número uno en la

adelante (1).

Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)

c.- Para instructivos de formularios:

I. Título

II. Objetivos

III. Origen

IV. Frecuencia de preparación

V. Elaboración

VI. Distribución

VII. Período de archivo

VIII. Características

IX. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que contienen,

bajo la referencia numérica.

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2. Diagramas de Flujo o Flujo gramas:

Nombre Símbolo Función

Terminal

Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.

Operación

Representa la ejecución de una operación o tarea. Ejemplo: Firma formulario “Solicitud de Permiso”

Decisión

Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir

Conector de Proceso 1

Indica la continuación en otra parte del mismo; puede ser en la misma página o en otra. En el espacio interno de la figura, lleva escrito un número que sirve como referencia para ubicar la etapa en la cual continua el proceso. Ejemplo: Va de 1 a 1

Indicador de dirección o línea de flujo

Señala la secuencia continua de cada etapa del proceso.

Documento Forma

Formulario

Representa un documento, formulario, tarjeta, carnet o cualquier otro material impreso.

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Nombre Símbolo Función

Documentos

2

1

0

Representa original y copias de documentos, formularios, tarjetas, carnet o cualquier material impreso.

Documentos

Representa dos (2) o más documentos del mismo tipo.

Archivo Temporal T

Cuando los documentos permanecen en archivo durante un corto período de tiempo y regresan al proceso.

Archivo Permanente P

Cuando los documentos permanecen en archivo un largo período de tiempo (mayor de un (1) año), considerándose archivo muerto.

Conector de Página A

Indica la continuación del proceso en otra página. En el espacio interno de la figura, lleva escrito una letra que sirve como referencia para ubicar la página en la cual sigue el proceso.

Procesamiento electrónico de Datos

Operaciones mecanizadas o realizadas en equipos de computación.

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La interpretación de esta simbología en los flujogramas es sencilla. Una vez que se ha

ubicado la página en la que se encuentra el procedimiento, se localiza el flujograma

correspondiente seguidamente de éste.

Comenzando en la parte superior de la primera página, se sigue en forma secuencial los

pasos de procedimiento, guiándose por las flechas.

Los conectores indicarán en que página o parte del diagrama deberá continuar la

secuencia del procedimiento.

Todas esta información, procesada e impresa por la sección de Organización y Métodos,

será distribuida a cada uno de los usuarios, quienes recibirán, la información de la cual

sean responsables directos, así como la de otras áreas en la cual se encuentren

involucradas.

Las secciones en cada Manual se conformarán a medida que cada una de las Unidades

Organizativas reciba la información correspondiente; nueva o modificada.

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Despacho de la Dirección de Finanzas. Codificación

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes

son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se

utiliza para codificar cada unidad organizativa.

Código Dependencia Código Dependencia

D Dirección de Finanzas

CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles.

CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles.

ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas.

UTACRS

Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento,

Control de Ejecución y Cumplimiento de los

Compromisos de Responsabilidad Social

1 División de Tesorería.

2 División de Contabilidad Fiscal.

3 División de Contabilidad Presupuestaria

4 División de Adquisición de Bienes y Servicios

5 División de Administración de Bienes

6 División de Recaudación Tributaria

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Organización.

OBJETIVO:

Unidad organizativa de carácter operativo que tiene por objeto planificar, coordinar, dirigir,

ejecutar y controlar las políticas financieras del Estado Táchira, con el fin de optimizar los

recursos a través de su correcta adecuación y racionalización mediante la utilización de

mecanismos que conduzcan a una gerencia participativa, basándose en los lineamientos

estratégicos nacionales y regionales, fundamentados en el marco legal vigente.

MISIÓN:

Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar y controlar las políticas financieras del Ejecutivo del

Estado Táchira, con el fin de optimizar los recursos a través de su correcta inversión y

racionalización, mediante la utilización de mecanismos que conduzcan a una gerencia eficaz

y participativa, basándose en los lineamientos estratégicos emanados por el Ejecutivo

Regional fundamentados en los preceptos constitucionales y en los demás principios

contenidos en el marco legal vigente.

VISIÓN:

Ser el ente rector de las políticas financieras y tributarias con el fin de administrar

eficientemente los fondos públicos del Tesoro Estadal, bajo los principios de equidad,

honestidad y racionalidad, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, a fin de

lograr la distribución justa y equitativa de los mismos, en pro del beneficio de la colectividad

habitantes en el Estado Táchira y del desarrollo social y económico de la Región.

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Organización.

CONSTITUCIÓN:

(Según relación de cargos fijos 2.013)

Reportan a esta Dirección: un (01) Director(a).

Un (01) Analista Financiero Jefe, un (01) Ingeniero Civil Jefe I, un (01) Auditor II, un (01)

Auditor I, un (01) Contabilista III, un (01) Revisor de Contraloría I, un (01) Secretario

Ejecutivo III.

CONSTITUCIÓN:

(Según funcionamiento actual)

Reportan a esta Dirección: un (01) Director(a).

Personal Fijo: Una (01) Secretaria Ejecutiva III, un (01) Bedel.

Comisión de Servicio: Un (01) Abogado II adscrito a la Oficina de Consultoría Legal, una

Secretaria Ejecutiva II (Adscrita a la Dirección de la Secretaria del Despacho del

Gobernador) y un Asistente Administrativo I (adscrito a la División de Administración de

Bienes)

Personal Contratado: nueve (09) Auxiliar por necesidad de Servicio.

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Organización.

Organigrama Estructural

(Según Decreto Nro. 667 de fecha 31/08/07)

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Organización.

La Dirección de Finanzas presenta la siguiente estr uctura organizativa según

funcionamiento actual.

DIVISIÓN DE TESORERÍA

DIVISIÓN DE ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

FISCAL

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

PRESUPUESTARIA

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE

BIENES

DIVISIÓN DE RECAUDACIÓN TRIBUTARIA

DESPACHO DEL DIRECTOR (A)

SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO

COMISIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES

COMISIÓN DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES

RECEPCIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS

SEGUIMIENTO, CONTROL DE EJECUCIÓN Y

CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS DE

RESPONSABILIDAD SOCIAL

Para la conformación del presente manual, se tomo como referencia el organigrama

estructural según funcionamiento actual.

Es de hacer notar que la Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas, la Un idad

Técnica Administrativa de Seguimiento, Control de E jecución y Cumplimiento de los

Compromisos de Responsabilidad Social, Comisiones y Divisiones que integran la

Dirección de Finanzas , poseen su propio Manual de Organización, Normas y

Procedimientos.

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Organización.

FUNCIONES:

1. Gerenciar las funciones económicas y financieras del Ejecutivo del Estado.

2. Administrar los recursos del Situado constitucional y demás fuentes de financiamiento.

3. Velar por la correcta aplicación y utilización de las asignaciones presupuestarias del

Estado.

4. Controlar la utilización, mantenimiento y conservación del Patrimonio Estadal.

5. Suministrar los bienes y servicios requeridos por el Estado.

6. Registrar y controlar los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ejecutivo del Estado,

así como la desincorporación y enajenación de los mismos.

7. Coordinar y centralizar el sistema contable de conformidad con lo pautado por la

Contraloría General de la República.

8. Promover políticas financieras y administrativas que coadyuven a una inversión social en

el Estado.

9. Tramitar y ejecutar los pagos.

10. Elaborar informes periódicos del Balance de la Hacienda Pública del Estado.

11. Ejecutar y supervisar el servicio de percepción de todos los ramos de rentas que

constituyen el tesoro del Ejecutivo del Estado, custodia del mismo y servicios de pagos

que deban hacerse.

12. Efectuar un seguimiento sistemático sobre los intereses devengados como producto de

las inversiones en títulos y valores, y sobre el cobro de los mismos.

13. Emitir especies fiscales valoradas.

14. Ejecutar el servicio de recaudación, inspección, fiscalización y resguardo de todos los

ramos de rentas estadales.

15. Conciliar con la periodicidad que resulte conveniente, cuentas auxiliares de caja y

bancos con las cuentas de control del Mayor General de la Tesorería.

16. Realizar estudios y análisis financieros en materia de créditos Adicionales.

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Organización.

17. Suministrar toda la información que requiera la Unidad de Auditoría Interna en el

desarrollo eficaz de sus funciones, para que a su vez pueda actuar con independencia

de criterio.

18. Contribuir a la realización del gasto del Ejecutivo del Estado.

19. Proporcionar a los ciudadanos e instituciones públicas y privadas, información general

y orientación que requieran sobre procedimientos, trámites, requisitos y documentación

para los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar, o para disfrutar

de un servicio público.

20. Transferir los recursos otorgados a los Entes Descentralizados.

21. Recibir y revisar las “Ordenes de Pago”, “Solicitudes de Pago Directo”, “Órdenes de

Compra / Servicio”, Viáticos, Nóminas de Contratados, Liquidación, Adelantos de

Prestaciones Sociales, Anticipos de obras, Valuación de Obras y cualquier otro tipo de

trámite que ejecute la Administración Pública, verificando el cumplimiento de las normas

y procedimientos en las operaciones administrativas, ajustándose a las Leyes y Decretos

vigentes que rigen cada materia.

22. Velar por el seguimiento, control de ejecución y cumplimiento de los compromisos de

responsabilidad social.

23. Elaborar documentos, actas e informes de dificultad promedio, previamente solicitados

por el Director de Finanzas, relativos al área legal.

24. Recibir y cotejar con el listado de Beneficiaros emitido por la Dirección de Personal y el

listado recibido de la empresa proveedora de los tickets y tarjetas de alimentación, útiles

escolares y juguetes.

25. Custodiar y resguardar toda la documentación/expedientes que reposen en el archivo

de las diferentes áreas que conforman la Dirección de Finanzas.

26. Llevar un control sobre el préstamo de documentación/expedientes del archivo.

27. Las demás que las atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a

su competencia.

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Organización.

Nota:

- Para la actualización del Manual de Organización, N ormas y Procedimientos se

tomo en cuenta la Estructura de la Dirección de Fin anzas, según Funcionamiento

Actual.

- El Despacho de la Dirección de Finanzas , se regirá por el presente instrumento de

control interno y el Manual de Normas y Procedimientos Comunes de la

Administración Pública Centralizada del Ejecutivo R egional, aprobado según

Resolución Nro. 83 de fecha 09/08/2010 Emanada de la Secretaría General de

Gobierno.

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Organización.

Organigrama de Posición

(Según Relación de Cargos Fijos 2.013)

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Organización.

Organigrama de Posición

(Según Funcionamiento Actual)

D-BL

Octubre 2013


Base Legal

CONTENIDO:

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de fecha Diciembre de 1999.

2. Constitución del Estado Táchira, publicada en Gaceta Oficial del estado Táchira Nro.

778 de fecha 09/02/2001.

3. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control

Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 23/12/2010.

4. Ley Orgánica de Administración Financiera del sector Público, publicada en Gaceta

Oficial Nro. 39.147 de fecha 26/03/2009 y su Reglamento.

5. Ley de la Contraloría del Estado Táchira, publicada en Gaceta Oficial Nro. Extraordinario

1.760 de fecha 06/06/2006.

6. Decreto 257 de fecha 13/08/2012, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira

Número Extraordinario 3618 de fecha 04/09/2012.

7. Decreto 235 de fecha 27/07/2012, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira bajo

el Número Extraordinario 3617 de fecha 04/09/2012.

8. Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial N° 39.503 de fecha

06/09/2010.

9. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial Nro.

39.181 de fecha 19/05/2009.

10. Resolución de la Contraloría General del Estado Nro.178, de fecha 18 de octubre de

2001.

11. Normas Generales de Control Interno, de fecha 17 de junio de 1997. Gaceta Oficial Nº

36.229.

12. Decreto Nro. 667, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira, Nro. Extraordinario

1934 de fecha 31/08/2007.

13. Ley de Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial Nro. Ext. 589 de fecha

31/07/2008.

D-BL

Octubre 2013


Base Legal

14. Ley Orgánica de Delimitación y Transferencia de Competencias del Sector Público.

15. Ley de Administración Pública del Estado Táchira.

16. Ley del Estatuto de la Función Pública.

17. Decreto 253 de fecha 08 de julio del 2009.

18. Decreto 37 de fecha 20/02/2012

19. Memorándum 116 de fecha 28 de junio del 2010, emanado de la Dirección de la

Secretaría del despacho del Gobernador.

20. Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta 38.094 de fecha 07/12/2004, con una

reforma parcial del 25/04/2011.

21. Reglamento de la Ley de Alimentación de los Trabajadores Gaceta 38.426 de fecha

14/07/2011.

D-1P

Octubre 2013


Procedimiento para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.

OBJETIVO : Indicar los pasos para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.

BASE LEGAL:

DECRETO GACETA OFICIAL/ RESOLUCIÓN ARTÍCULOS

NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA

Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

23-12-2010 6013 9 numeral 2 y 39

Normas Generales de Control Interno 17-06-1997 36.229

Ley de Alimentación de los Trabajadores 25/04/2011

RESPONSABLE ACCIÓN

Dirección de Finanzas Secretaria Ejecutiva III/II / Asistente Administrativo I

1. Solicita a la Dirección de Personal mediante Oficio

(0,1) listado de beneficiarios de los tickets o tarjetas

de alimentación; útiles escolares (en el mes de

agosto) y juguetes (en el mes de diciembre) previa

solicitud del Director (a) de Finanzas.

2. Entrega al Director (a) para la firma.

Director (a) 3. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de

beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación;

útiles escolares (en el mes de agosto) y juguetes (en

el mes de diciembre) revisa, firma y devuelve.

Secretaria Ejecutiva III/II 4. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de



el mes de diciembre) y entrega al mensajero.

Mensajero 5. Recibe Oficio de solicitud (0,1) de listado de



el mes de diciembre) y entrega en la Dirección de

Personal.

D-1P

Octubre 2013


Procedimiento para cotejar la información consignada por la Dirección de Personal con la presentada por la Empresa proveedora de los Tickets y Tarjetas de Alimentación, Útiles Escolares y Juguetes.

RESPONSABLE ACCIÓN

Mensajero 6. Recibe acuse de recibo de Oficio de solicitud (1) y

entrega a la Secretaria II/III.

Secretaria Ejecutiva III / II / Asistente Administrativo I

7. Recibe Oficio de solicitud (1) y archiva.

8. Recibe de la Dirección de Personal listado de



el mes de diciembre).

9. Coteja el listado de beneficiarios emitido por la

Dirección de Personal con listado de la Empresa

contratada proveedora de los tickets o tarjetas de

alimentación; útiles escolares y juguetes.

Si la información cotejada está conforme :

9.1 Saca una (01) copia al listado recibido y anexa al

original.

9.2 Elabora Oficio de remisión a la División de

Tesorería (0,1), ubica firma del Director.

9.3 Remite a la División de Tesorería Oficio de

Remisión (0,1) y listado de beneficiarios (0,1) de

los tickets o tarjetas de alimentación; útiles

escolares y juguetes para que realice el trámite

correspondiente.

Sigue procedimiento específico en la División de

Tesorería.

En caso contrario :

10. Remite Oficio (0,1) a la empresa proveedora para que

corrija la inconsistencia presentada.

D-2P

Octubre 2013


Procedimiento para la firma de una Orden de Pago.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la firma de una Orden de Pago.

EXTENSIÓN: Despacho de la Dirección de Finanzas.

FORMULARIOS UTILIZADOS : “Orden de Pago”

“Orden de Compra”

BASE LEGAL:



Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

23-12-2010 6013 9 numeral

2 y 39


RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe de la División de Contabilidad Presupuestaria,

Ordenes de Pago con sus respectivos soportes y pasa al

Director para la firma.

Director de Finanzas

2. Recibe Órdenes de Pago, firma y devuelve.


3. Recibe Órdenes de Pago firmadas, coloca el sello y

procede según sea el caso:

3.1 Si el pago no excede de 5000 UT:

3.1.1 Remite Órdenes de Pago debidamente selladas

y firmadas por el Director, con sus respectivos soportes

a la División de Tesorería para la elaboración del

Cheque.

3.2 Si el pago excede de 5001 UT hasta 20000 UT:

3.2.1 Relaciona y remite a la Secretaria General de

Gobierno para su firma y sello.

D-2P

Octubre 2013


Procedimiento para la firma de una Orden de Pago.

RESPONSABLE ACCIÓN


3.3 Si el pago excede de 20001 UT

3.3.1 Relaciona y remite al Gobernador para su firma y

sello.

4. Recibe Órdenes de Pago con sus respectivos soportes,

según sea el casos 3.2 y 3.3 firmadas y sellas y envía a la

División de tesorería para la elaboración del Cheque.

D-4P

Octubre 2013


Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación que reposa en el Archivo de la Dirección de Finanzas a personal adscrito a la misma.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes/documentación

que reposa en el Archivo de las diferentes áreas de la Dirección de

Finanzas, a excepción de la documentación de Tesorería; a personal

adscrito a la misma.


FORMULARIOS UTILIZADOS : “Control de Préstamo”

BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN

Funcionario Solicitante 1. Solicita formato “Control de Préstamo” al Auxiliar

por Necesidad de Servicio.

Auxiliar por Necesidad de Servicio

2. Entrega formato “Control de Préstamo” (0)

Funcionario Solicitante 3. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa,

llena los siguientes datos:

- Fecha de Solicitud

- Documentos solicitados

- Motivo de la Solicitud

- Nombre del funcionario solicitante

- Dependencia a la que pertenece

- Autorizado por:

- Funcionario que entrega

- Original / copia

- Fecha de devolución.

4. Devuelve formato lleno al Auxiliar por Necesidad de

Servicio.

D-4P

Octubre 2013


Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación que reposa en el Archivo de la Dirección de Finanzas a personal adscrito a la misma.

RESPONSABLE ACCIÓN


5. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa

que esté totalmente lleno.

6. Entrega formato “Control de Préstamo” (0) al

Director (a) para que autorice el préstamo.

Director (a) 7. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa,

firma en señal de autorización y devuelve.


8. Recibe formato “Control de Préstamo” (0), revisa

que este firmado por el Director (a).

9. Ubica expedientes/documentación, en el área

correspondiente.

10. Entrega expedientes/documentación al funcionario

solicitante.

Funcionario Solicitante 11. Recibe expedientes/documentación.


12. Archiva formato “Control de Préstamo” (0).

D-1N

Octubre 2013


Normas Generales

CONTENIDO:

1. El Despacho de la Dirección de Finanzas antes de remitir a la División de Tesorería, el

listado de beneficiarios de los tickets o tarjetas de alimentación; útiles escolares y

juguetes, deberá cotejar la información suministrada por la Dirección de Personal con la

presentada por la Empresa Proveedora, a fin de evitar inconsistencias en la misma.

2. El Director de Finanzas deberá firmar las Órdenes de Pago, cuyo monto no exceda de

cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.); aquellas que superen el monto indicado se

remitirán a la Secretaría General para su suscripción hasta un monto de veinte mil

unidades tributarias (20.000 U.T.), posterior a este monto se remiten por firma del

Gobernador.

Archivo de Documentos de la Dirección de Finanzas:

1. El Archivo de la Dirección de Finanzas estará distribuido de la siguiente manera:

• Archivo de la División de Tesorería.

• Archivo de la División de Adquisición de Bienes y Servicios.

• Archivo de la División de Recaudación Tributaria.

• Archivo de la División de Administración de Bienes.

• Archivo de la Unidad Técnica de Responsabilidad Social.

• Archivo de Rendición de Cuentas.

• Archivo pasivo de Contrataciones Públicas.

2. El archivo de la División de Tesorería, sólo suministrará para revisión dentro del área del

archivo las órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de reintegro, expedientes y

cualquier otra documentación, de la cual sólo se podrá facilitar copia simple, llenando el

libro establecido para tal fin.

3. Sólo se podrá retirar del Archivo: órdenes de pago, planillas de liquidación, planillas de

reintegro, expedientes y cualquier otra documentación en copia simple; excepcionalmente

podrá retirarse en original (0) cuando se trate de solicitudes realizadas a través de Oficio

D-1N

Octubre 2013


Normas Generales

por la Unidad de Auditoría Interna, Contraloría del Estado y Procuraduría General del

Estado.

4. En lo que respecta al archivo de las Divisiones de: Adquisición de Bienes y Servicios,

Recaudación Tributaria, Administración de Bienes, Unidad Técnica de Responsabilidad

Social, Rendición de Cuentas y Archivo muerto de Contrataciones Públicas, podrán

facilitarse en original los expedientes y la documentación que ellos requieran por un lapso

no mayor a ocho (08) días continuos, previa autorización expresa del Director (a) de

Finanzas.

5. Los Funcionarios y trabajadores al consultar un documentación/expediente, no podrán

desglosar, extraer o intercalar documentos en el orden establecido ni hacer

anotaciones sobre los documentos que lo conforman.

6. Ningún Funcionario o Trabajador del Ejecutivo del Estado está facultado para retener

documentos originales o duplicados que deben ser devueltos al Archivo de la Dirección

de Finanzas.

7. La documentación, inventarios y expedientes que se reciban en el Archivo se llevarán

en físico; y en una relación de documentos en Excel, solamente lo concerniente a la

División de Tesorería y los Inventarios de Bienes Muebles.

8. Se deberá servir de enlace entre la Dirección de Finanzas y los órganos de control

fiscal (Contraloría del Estado y la Unidad de Auditoría Interna) en el sentido de facilitar

la documentación requerida por ellos que repose en el archivo.

9. Los únicos acreditados para autorizar el retiro de expedientes, órdenes de pago,

planillas de liquidación, planillas de reintegro y cualquier documentación del Archivo de

la Dirección de Finanzas en original (01), son el Director (a) de Finanzas o el Tesorero

(a) del Estado.

10. Se nombrará un funcionario que será el encargado del archivo y el responsable de que

se cumplan todas las normativas establecidas.

D-1N

Octubre 2013


Normas Generales

Adjudicación / Declaratoria de Desierto y Firma de las Órdenes de Compra:

1. El Director de Finanzas tiene la facultad de otorgar la adjudicación o declarar desierto,

el procedimiento de consulta de precios de bienes, servicios y obras, dependiendo de

la cuantía. Dicha adjudicación será realizada a través de un acta suscrita por él.

2. Las Órdenes de Compra deberán ser firmadas por el Director de Finanzas.

D-5P

Octubre 2013


Procedimiento para tramitar préstamo de expedientes / documentación que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes / documentación

que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la

Dirección de Finanzas.


BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN

Despacho de Finanzas Secretaria Ejecutiva

III/II/Asistente Administrativo I

1. Recibe Oficio de Solicitud (0,1) de Préstamo de

documentación/expediente.

2. Revisa firma acuse recibo y devuelve.

3. Entrega Oficio de Solicitud (0) al Director(a) /

Tesorero (a).

Director (a) / Tesorero (a) 4. Recibe Oficio de Solicitud (0), revisa y solicita al

Contabilista III, canalice la solicitud.

Contabilista III 5. Recibe Oficio Solicitud (0), revisa,

Si es Préstamo de documentación/expediente de

la División de Tesorería:

5.1 Ubica documentación/expediente en área

correspondiente.

5.2 Saca copia fotostática a documento/expediente

solicitado.

5.3 Elabora Oficio de remisión a la dependencia

solicitante (0,1), ubica firma del Director (a)/

Tesorero (a).

5.4 Entrega al Mensajero Oficio de remisión (0,1) y

documento/expediente (1).

D-5P

Octubre 2013


Procedimiento para tramitar préstamo de expedientes / documentación que repose en el archivo de Finanzas, a dependencias no adscritas a la Dirección de Finanzas. RESPONSABLE ACCIÓN

Mensajero 5.5 Recibe Oficio de remisión (0,1),

documento/expediente (1) solicitado, revisa y

entrega en la Dependencia solicitante.

5.6 Recibe acuse de recibo de Oficio de remisión (1)

de la Dependencia y entrega al Contabilista III.

Contabilista III 5.7 Recibe acuse de recibo de Oficio de remisión (1),

revisa y archiva.

En caso Contrario:

6. Solicita a Auxiliar por Necesidad de Servicio, canalice

la solicitud.


7. Recibe Oficio Solicitud (0), revisa.

Sigue ítems 5.1 al 5.7.

D-3P

Octubre 2013


Procedimiento para la recepción y archivo de expedientes / documentación perteneciente al Archivo de la Dirección de Finanzas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción y archivo de expedientes /

documentación perteneciente al Archivo de la Dirección de Finanzas.


FORMULARIOS UTILIZADOS : “Control de Préstamo”

BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN

Contabilista III/Auxiliar por necesidad de Servicio

1. Recibe de las diferentes áreas de la Dirección de

Finanzas documentación/expediente, revisa los

documentos que contiene.

2. Asienta en relación de Excel

documentación/expediente (en los casos de la

División de Tesorería y los Inventarios de Bienes

Muebles).

3. Ubica el área correspondiente para archivar.

4. Archiva documentos.

D-6P

Octubre 2013


Procedimiento para el préstamo de expedientes/documentación perteneciente a la División de Tesorería, a personal adscrito a la Dirección de Finanzas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para el préstamo de expedientes/documentación

perteneciente a la División de Tesorería, a personal adscrito a la Dirección de

Finanzas.


BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN

Funcionario Solicitante 1. Solicita expedientes/documentación perteneciente a

la División de Tesorería, al Contabilista III.

Contabilista III 2. Ubica expedientes/documentación solicitada, en el

área correspondiente.

3. Saca copia simple a expedientes/documentación

solicitada.

4. Entrega copia de expedientes/documentación al

funcionario solicitante.

Funcionario Solicitante 5. Recibe expedientes/documentación.

Contabilista III 6. Asiente datos del funcionario solicitante en el libro

respectivo y solicita al Funcionario solicitante lo firme.

Funcionario Solicitante 7. Firma el libro y devuelve al Contabilista III.

D-7P

Octubre 2013


Procedimiento para Adjudicación/ Declaratoria de Desierto del procedimiento de Consulta de Precios. OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para firmar la Adjudicación/ Declaratoria de Desierto

del procedimiento de Consulta de Precios.

BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe relación de expedientes para adjudicar/ declarar

desierto (0,1) con sus respectivos soportes de la División

de Adquisición de Bienes y Servicios.

2. Revisa la relación si esta conforme firma y sella acuse de

recibo, en caso contrario devuelve, de estar conforme,

pasa por firma del Director.

Director (a) de Finanzas 3. Recibe relación de expedientes para adjudicar/ declarar

desierto (0,1) con sus respectivos soportes, revisa, y

procede según sea el caso:

Si esta Conforme:

3.1 Firma el Acta de Adjudicación y remite a la secretaria

y/o asistente.


3.2 Recibe relación de expedientes para adjudicar (0,1)

con sus respectivos soportes, revisa que el acta de

adjudicación este firmada, sella y devuelve a la

División de Adquisición de Bienes y Servicios

3.3 En el caso de no estar firmada el acta de

adjudicación, se elabora la exposición de motivo,

pasa por firma del director y remite a la División de

Adquisición de Bienes y Servicios.

D-7P

Octubre 2013


Procedimiento para Adjudicación/ Declaratoria de Desierto del procedimiento de Consulta de Precios. RESPONSABLE ACCIÓN

Director (a) de Finanzas En Caso Contrario:

4. No suscribe el Acta de Adjudicación y solicita a las

secretarias elabore exposición de motivos para su

devolución o lo declara desierto.

D-8P

Octubre 2013


Procedimiento para la firma de Órdenes de Compra/Servicio

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para firmar Órdenes de Compra/Servicio.

BASE LEGAL:




RESPONSABLE ACCIÓN


1. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)

con sus respectivos soportes de la División de

Adquisición de Bienes y Servicios.

2. Revisa la relación si esta conforme firma y sella acuse de

recibo, en caso contrario devuelve, de estar conforme,

pasa por firma del Director.

Director de Finanzas 3. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)

con sus respectivos soportes, revisa,, firma y devuelve a

las secretarios y/o asistente


4. Recibe relación de Órdenes de Compra y/o Servicio (0,1)

con sus respectivos soportes, revisa que estén

debidamente firmadas, coloca os respectivos sellos y

devuelve a la División de Adquisición de Bienes y

Servicios.

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