OPERACIONALIZACIN DEL PLAN CORPORATIVO

Si bien existen varias tcnicas para operacionalizar los planes corporativos

que pueden encontrarse fcilmente en libros, manuales y pginas de

Internet, la clave de estos procesos reside en la organizacin del

pensamiento de quienes participan en actividades de planeacin.

Para poder usar cualquier tcnica, el pensamiento en el cerebro tendra

que estar organizado de una manera especial, correspondiendo a cada

tcnica una pregunta especfica, as:

Pregunta Tcnica

Qu queremos resolver

(problemas) o lograr

(oportunidades)

Tcnicas para medir brechas empresariales

que la organizacin debe cerrar

Qu o proyecto permite resolver

la discrepancia

Tcnicas para formular los objetivos

corporativos que permiten cerrar las brechas

Qu metas corporativas deben

lograrse

Tcnicas para determinar las caractersticas

de cantidad, calidad y costo de los objetivos

corporativos

Cmo sabremos que estamos

logrando las metas corporativas

Tcnicas para efectuar el control del logro de

los objetivos corporativos

Qu deben hacer las reas para

conseguir las metas corporativas

Tcnicas para determinar los programas y

proyectos necesarias para lograr las metas

Qu necesita adquirir la

organizacin y con qu cuenta

Tcnicas para definir las condiciones

bsicas, para realizar el plan corporativo

Cules son las condiciones

mnimas para realizar el plan

corporativo

Tcnicas para definir las condiciones bsicas

para la realizacin del plan corporativo

1.- Medir brechas para detectar problemas y oportunidades

Contando con el direccionamiento estratgico, la gerencia y su equipo

directivo tienen la posibilidad de establecer la existencia de brechas en el

cumplimiento de su misin, comparando el estado actual con el estado

deseado en cuanto a la cantidad, la calidad y el costo de los productos,

bienes o servicios, que brinda a sus clientes. As detecta la organizacin

problemas cuando los resultados actuales son inferiores a los planificados

en vigencias anteriores y detecta oportunidades cuando los resultados

actuales son inferiores a lo que podra obtener por comparacin con

empresas similares de la localidad, la regin, el pas o an el mundo.

Justamente, los objetivos del plan corporativo anual se definen como

estrategias para cerrar las brechas frente a los retos del direccionamiento

estratgico y frente a los problemas y oportunidades detectadas en el

cumplimiento de su misin.

2.- Formular objetivos corporativos para cerrar las brechas

Entonces, los objetivos corporativos se

definen a partir de la identificacin de

brechas. Como tcnica, el equipo gerencial

debe expresar en modo infinitivo el

propsito que seala la decisin de

responder de modo resolutivo frente a la

brecha. Por ejemplo, si estimamos que tendremos la oportunidad de

atender en el prximo ao 5.000 cirugas de alta complejidad y que en el

presente slo estamos en capacidad de atender 4.500 y tenemos

entonces un dficit anticipado de 500 intervenciones, es decir, una brecha

del 10%, expresaremos el objetivo as: Incrementar, en el ao 2008, la

capacidad de atencin en un 10% de modo que se puedan realizar 5.000

cirugas de alta complejidad.

Este es el proceso ms crtico de la planeacin puesto que involucra

definir qu, cunto, cundo y bajo la responsabilidad de quin se plantea

lograr un propsito. Un objetivo bien formulado debe llenar los siguientes

requisitos:

Utilizar un verbo de accin que implica adquirir un compromiso

especfico.

Especificar el resultado clave que se va a conseguir.

Especificar un lmite para su cumplimiento.

Especificar los factores de costo mximo.

Ser especfico y cuantitativo y, por tanto, medible y verificable.

Ser consecuente con la misin general y con el objetivo del escaln

superior.

Especificar solamente el QU, el CUNDO y evitar definir el POR QU

y el CMO.

Ser realista y alcanzable, pero tambin representar un reto significativo.

Proporcionar la mxima utilidad sobre la inversin requerida en tiempo

y recursos, cuando se compara con otros objetivos que han sido

analizados.

Ser consecuente con los recursos disponibles o previstos.

3.- Especificar los requerimientos de cumplimiento

Los objetivos sealan siempre las intenciones que tenemos de actuar. Si

no fuera porque, algunas veces, no somos precisos en su definicin, no

hara falta este paso. Aunque algunos directivos expresan objeciones a la

cuantificacin, como si sta desmeritara la intencin, es evidente para la

mayora de los gerentes que cuantificar enriquece las cualidades de las

intenciones, y hace posible que se vuelvan concretas. Como tcnica, nos

preguntamos si en la definicin del objetivo hemos precisado TODAS las

caractersticas de cantidad, calidad y costo que nos interesa lograr.

Por ejemplo nos proponemos realizar las 5.000 intervenciones de alta

complejidad en una, dos o ms especialidades? Atenderemos

prioritariamente algn grupo poblacional, nios, adultos, personas de

tercera edad? Recibiremos solicitudes privadas, de medicina prepagada,

de EPS? Sern atendidos por especialistas vinculados a la planta de

personal o contratados a destajo?

4.- Definir los controles

Habiendo especificado los requerimientos

de los objetivos corporativos se hace fcil

definir los controles de logro de los

mismos. En cambio, en ausencia de ese

nivel de precisin los equipos gerenciales

se vern obligados a especular o imaginar

qu controles serviran para hacer seguimiento de lo que tienen

vagamente definido.

Como tcnica, si la gerencia sabe cunto, de qu clase, cundo y a qu

costo igualmente puede definir los instrumentos de control e indicadores

apropiados para asegurar el cumplimiento de objetivos.

5.- Operacionalizar en programas y proyectos

Con objetivos formulados con precisin la gerencia sabe para dnde va y

si llega al punto buscado ha tenido eficacia. Pero como hay caminos ms

eficientes, ms cortos, ms fciles para lograr los objetivos, el equipo

gerencial debe ocuparse de identificarlos. As, antes de entender un plan

como un conjunto de acciones sin direccin cuando, equivocadamente,

algunos lderes se enfrascan en elegir caminos sin saber para dnde van,

el paso siguiente es precisar programas y proyectos que la organizacin

debe acometer contando con la estructura de las organizacin de sus

reas y con la estructura de la planta.

Un programa operacionaliza un objetivo de la organizacin que tiene

carcter duradero porque as se resuelve un problema o se afronta una

oportunidad permanente, mientras que un proyecto operacionaliza un

objetivo de carcter coyuntural porque as se atiende un problema o una

oportunidad temporal. Por este motivo los programas tienden a

incorporarse dentro de la estructura de organizacin de las reas y

convertirse en sus objetivos, mientras que los proyectos aparecen y

desaparecen segn la evolucin de la empresa.

Por ejemplo, para incrementar el 10% de capacidad de atencin de

cirugas de alta complejidad, podemos requerir abrir un programa

(permanente) de relacin con aseguradoras de accidentes profesionales

que se incorporara en el rea de mercadeo de la estructura

organizacional; al mismo tiempo, podemos requerir un proyecto (temporal)

de ampliacin de la planta fsica para instalar nuevas salas de ciruga.

6.- Calcular los insumos y recursos que deben adquirirse

Con los programas y proyectos a la vista, el equipo directivo planificador

est en capacidad de reconocer cuntos insumos y de qu clase necesita

para que sea posible alcanzar los objetivos corporativos. Igualmente, est

en capacidad de precisar qu otros recursos debe adquirir para poner en

marcha el macroproceso.

La diferencia entre insumos y recursos consiste en que los primeros son la

materia prima que a travs del proceso se convierte en el objetivo o

producto; es decir, el insumo est en el producto. En cambio, los recursos

son las personas, los recursos energticos, las instalaciones, los equipos y

la maquinaria que participan en la transformacin; normalmente, se

denominan recursos fsicos, financieros y humanos.

Como tcnica necesitamos una nocin aproximada de lo que

acadmicamente llamamos funcin de produccin, es decir, una especie

de frmula que relaciona la cantidad de insumos que se necesitan para

producir una cantidad de producto e, igualmente, las cantidades de los

dems recursos que intervienen en la produccin.

Es necesario entonces mantener actualizados los inventarios de los

insumos y recursos disponibles no slo en trminos de cantidades sino

agregando siempre una evaluacin de la calidad de los mismos.

7.- Identificar las condiciones bsicas

El modelo mental para formular el plan corporativo se cierra con la

clarificacin de qu condiciones son indispensables para poder realizarlo.

Necesitamos alguna autorizacin legal o formal para hacer legtima la

realizacin del plan? Necesitamos incorporar anticipadamente expertos,

consultores o trabajadores? Debemos esperar el resultado de algn

estudio o consulta preliminar?