Sesión 01

Gestión organizacional, estructura, procesos, organización y competencia

Maestría en Ciencias con mención en Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad, Ambiente, Seguridad y Responsabilidad Social

Gestión Moderna de Organizaciones

12 de Mayo 2012

Globalización

n Apertura de mercados.

n Endurecimiento de la competencia.

n Nuevas tecnologías.

n El poder de los clientes

n Reorganizar canales de suministros.

n Desplegarse sobre nuevos territorios

cada vez más lejanos y difíciles.

n Cambios en los ritmos de producción.

n Manejo de las variables: cantidad,

calidad, costo, tiempo y lugar

ROTO EL ESPEJISMO

¿QUÉ SE REQUIERE?

“Hoy las batallas son más duras…, pero sobre todo, varían...”

Entorno

Político-Económico

Medio

Ambiente

Entorno

Familiar

Entorno

Comercial

Entorno

Social

Entorno

Micro-Económico

GLO

BA

LIZA

CIÓ

N

El nuevo consumidor

12 de Mayo 2012

Replantear el Futuro

“… el cambio, paradójicamente dejó de ser una variable para transformarse en algo constante, aunque según algunos ..., el cambio

también cambia ...” ¿Cuál camino seguir?

• Cambio.

• Reinventando reglas

de competencia.

• Cuestionando el

status quo.

• Nuevos mercados.

• Continuación del

pasado.

• Pensamiento lineal

• Piloto automático

• Reglas y normas

verticales.

PRODUCTOS

CLIENTES

Complejidad creciente

PROCESOS

METODOS 12 de Mayo 2012

CLIENTES

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

RESULTADOS

•Indicadores •Metas

LIDERAZGO

PERSONAL

Plan

Maestr

o

Capaci

dad

Aproxi

mada

Planifi

cación

Materi

ales

Capaci

dad

Detalla

da

Planifi

cación

Distrib

ución

Aprovis

iona-

miento

Gestión

Producc

ión

Ventas

PROCESOS

Organización

Generación de

resultados en una

organización

“Nuevo” ENTORNO

DUEÑOS

DIRECTORES

C L I E N T E S

EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO

GERENTE GENERAL

Filosofías ….

12 de Mayo 2012

Alianzas Estrategicas: Formar "partner" para alcanzar mejores resultados

Total Quality Managment: Mejoramiento Continuo Construir exactitud y seguridad Control estadístico de procesos

War on waste Eliminar costos innecesarios de MO, Materiales y recursos

Benchmarking Hacer tan bien como "el mejor"

Re- Ingeniería Eliminar la obsolescencia, rediseño, reinventar una actividad, innovación

Outsourcing Delegar procesos no críticos a un proveedor especializado.

Filosofías ….

12 de Mayo 2012

Proceso

1.-Conjunto de tareas lógicamente

relacionadas con el objeto de obtener un

resultado. (Davenport, T.H. 1990).

2.- Una serie de Actividades que tomadas

conjuntamente producen un resultado

valioso para el cliente. (Hammer y Champy

1993).

3.- Conjunto de actividades que reciben uno

o más imputs y crea un producto de valor

para el cliente.

Definiciones

Diseño de un nuevo producto Adquisición de servicios y/o suministros Contratación de empleados Producción

Ejm:

Proceso Inputs

Recursos

Outputs

Visión de Procesos de las

Organizaciones

Una colección de actividades ejecutadas por recursos

que toman una o más clases de entradas y crea una o

más salidas que generan valor para el cliente.

Unidad de flujo

Actividades

Inventarios

Información

12 de Mayo 2012

RECURSOS

OBJETIVOS

PLAZOS CONTROL

MANO DE OBRA (PERSONAS) MAQUINAS (ACTIVOS PRODUCTIVOS) MATERIALES (DIRECTOS E INDIRECTOS) METODOS (SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS) MEDIO AMBIENTE (CLIMA ORGANIZACIONAL) MENTALIDAD (CULTURA ORGANIZACIONAL) MONEDA (DINERO)

CANTIDAD

CALIDAD

COSTOS

TIEMPO OPERACIONES

(M7C3T)

Cortesía Profesor Benzaquen Centrum Católica

Los recursos y sus objetivos

12 de Mayo 2012

• Costo: costo total incurrido en producir y

entregar outputs

• Tiempo de Flujo de Proceso : tiempo

total necesario para transformar una

unidad de input en output.

• Flexibilidad: habilidad del proceso para

producir la variedad deseada de

productos

• Calidad: habilidad para producir

productos de calidad. Depende de la

precisión, conformidad con las

especificaciones y su confiabilidad y

mantenibilidad.

Atributos de los procesos

Visión de Procesos de las Organizaciones

ADMINISTRACIÓN CRÉDITOS FINANZAS VENTAS

GERENCIA

Solucitud

Solicitid

Atendida

12 de Mayo 2012

REGULACIONES GUBERNAMENTALES

EMPRESA

MERCADO FINANCIERO P

RO

VE

ED

OR

ES

DEMANDA GENERADA

ASEGURAR EL FLUJO

OPTIMIZACION ECONOMICA

DIS

TR

IBU

IDO

RE

S

& O

PE

RA

DO

RE

S

CO

NS

UM

IDO

RE

S

MERCADO LABORAL

MARCAS

Oferta/Demanda

12 de Mayo 2012

Introducción a los Procesos de Gestión

Medición organizacional

Indicadores de Gestión

Análisis y Medición en los procesos

1

2

3

4

Contenido Temático

12 de Mayo 2012

1

INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS

•Conceptos de gestión •Estructuras organizacionales •Enfoque sistémico de gestión •El método SIGPRO •El cambio en los procesos

12 de Mayo 2012

“Podríamos definir el control de gestión como un instrumento estratégico, táctico y operativo que, apoyando en indicadores e índices producidos de forma sistemática, permite que la organización sea eficiente para captar y transformar los recursos, eficaz para canalizarlos en resultados y efectivo para lograr el impacto a largo plazo”

¿QUÉ ES GESTIÓN?

Es el arte de tomar decisiones y realizar acciones para logar los resultados esperados. Hacer gestión consiste en asegurar armonía entre el sistema de gestión concebido y las herramientas que se utilizan como soporte.

¿QUÉ ES CONTROL DE GESTIÓN?

12 de Mayo 2012

ES EL CONJUNTO DE DECISIONES Y ACCIONES QUE BUSCAN INFLUENCIAR DE FORMA POSITIVA E INTEGRAL LA VISIÓN, MISIÓN Y LAS ESTRATEGIAS ORGANIZACIONELS

¿QUÉ ES GESTIÓN ORGANIZACIONAL?

Los tres niveles de la gestión

Gestión Estratégica

Base: Alta Gerencia Visión: Largo Plazo

Negocio Macro Entorno

Gestión Táctica

Base: Gestión Estratégica

Visión: Mediano Plazo U.G./ Procesos/ U.E.N.

Planeación-Organización y

monitoreo

Gestión Operativa

Base: Gestión Táctica Visión: Corto Plazo Equipo de trabajo

Ejecución y control

12 de Mayo 2012

GESTIÓN ORGANIZACIONAL

En la gestión táctica se estructuran los macro procesos y subprocesos que apoyan el direccionamiento y plan estratégico organizacional

A este nivel se define la estructura orgánica y operacional de la empresa

La gestión es el RESULTADO de las actividades del día a día que soportan directamente o indirectamente la estrategia

GESTIÓN TÁCTICA

12 de Mayo 2012

ESTRUCTURAS

Una organización puede ser vista de 2 formas: La clásica vista vertical, que refleja intercambios entre áreas y líneas de comunicación

Vista Horizontal de Procesos: Mas que enfocarse en los intercambios de información, se centra en cual trabajo es hecho. Una vista de procesos se basa en cruces de funciones (varias áreas involucradas, un único objetivo). El proceso se repite varias veces, de tal forma que puede ser continuamente optimizado.

12 de Mayo 2012

JERARQUÍA DE LOS PROCESOS

MACROPROCESOS

PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

TAREAS

12 de Mayo 2012

•Conjunto de procesos interrelacionados de la empresa que facilita el logro de la misión de la empresa.

A. MACROPROCESO

Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado.

C. ACTIVIDAD

•Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad.

D. TAREA

•Conjunto de Actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas con valor agregado para un cliente o grupo de clientes

B. PROCESO/SUBPROCESO

Organización por procesos

12 de Mayo 2012

Conjunto de actividades interrelacionadas… que transforman entradas

(materias primas, materiales, información)…. En salidas

(bienes o servicios)… con valor agregado para un cliente o

grupo de clientes”

PROVEED INSUMO PROCESO PRODUCTO CLIENTE

PROCESO

PRODUCTO

Objetivo

12 de Mayo 2012

Proveedor Organización Cliente

Insumos

A B

C D

E F

Proceso

Producto

Personal Medidas Ambiente

Materiales Maquinarias Métodos

Entrada Transformación Salida

Estructura de los procesos

12 de Mayo 2012

Proceso de Mantenimiento y Reparación - Modelo

Proceso de Mantenimiento y Reparación - Simulación

Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5

Sistema 6

Sistema 7

Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 Sistema 4 Sistema 5

Sistema 6

Sistema 7

Case Name Distribución Succes Stats Average Duratión

Case 1 80% Succeded 12 days 20 min 52895 succes

Cas 2 20% Succeded 22 days 23 min 27455 succes

Análisis As-ls

Un proceso no es únicamente un flujo de actividades

12 de Mayo 2012

Es la visión sistémica del funcionamiento

organizacional de una empresa, que identifica los macroprocesos, procesos y actividades, su interacción y

su interdependencia

QUE ES LA ORIENTACIÓN A PROCESOS

12 de Mayo 2012

Sistema – Función X

Proceso A Proceso B

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Sistema – Función Y

Proceso C Proceso D

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Actividad 10

Actividad 11

Actividad 12

Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado 4

Objetivo

A

Objetivo

B

Objetivo

C

POLÍTICA DE LA CALIDAD MISION – VISION - PRINCIPIOS

SISTEMA - EMPRESA

ENFOQUE SISTEMATICO DE GESTION

12 de Mayo 2012

El punto de partida es la Misión y la Visión y después definir los macroprocesos y procesos de la organización cuya estructura se define así:

1. QUIENES SON MIS USUARIOS O CLIENTES

Identifique sus clientes internos y externos

Identifique las necesidades de esos clientes

2. SALIDA: QUE PRODUCTO O SERVICIO QUIEREN RECIBIR

Identifique los resultados principales de su trabajo (productos o servicios)

Identifique las especificaciones de los resultados (EXPECTATIVAS) que quieren sus clientes y/o Usuarios

Defina el objetivo del proceso basado en la necesidad y expectativa del cliente

3. QUIENES SON MIS PROVEEDORES

Identifique sus proveedores internos y externos

Identifique lo que necesita y espera de ellos

4. ENTRADA: QUE INSUMOS ME ENTREGAN

Identifique los insumos principales requeridos para realizar su trabajo (materiales, información, etc.) y sus especificaciones

5. PROCESOS:

Liste las actividades principales de su trabajo para producir un resultado

Construya un diagrama de flujo de estas actividades

Construyendo con el método SIGPRO

12 de Mayo 2012

Ejemplo

MISION: Mantener y suministrar los insumos de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, controlando los costos, buscando abastecer oportunamente los diferentes procesos en busca de fortalecer la competitividad de la empresa y la satisfacción del cliente.

RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Logística

Proveedor

ENTRA

ACTUAR 4. SI: se registral a entrada en almacén NO: Buscar nuevos proveedores 8. SI: Descargar inventarios y controlar rotación de inventarios. NO: Realizar reclamaciones a proveedores 12. SI: Validar y registrar la factura NO: Validar motivos de incumplimiento

PLANEAR 1.Planear las compras de insumos 5. Organizar inventario de insumos 9. Planear despachos a los clientes

SALIDA

CLIENTE

Producción Compras Facturación

Requisición de materia prima Orden de compra Factura

VERIFICAR 3. Verificar cumplimiento de entrega 7. Evaluar eficacia de las entregas de insumos 11. Revisar cumplimiento de la entrega

HACER 2. Efectuar las compras a proveedores 6. Entregar insumos de acuerdo a las requisiciones de los procesos 10. Entregar mercancía a los clientes

Compras oportunas de calidad Insumos entregados de acuerdo a requisiciones Mercancía entregada a satisfacción de los clientes

Gerentes de cada proceso Gerente de manufactura Clientes

MACROPROCESO DE GESTION LOGISTICA

12 de Mayo 2012

PLANEAR: Identificación de las necesidades, determinación de los recursos, de los objetivos de las mediciones.

HACER: Llevar a cabo el proceso tal cual como se planifico.

VERIFICAR: Control durante, chequeos, observaciones, mediciones.

ACTUAR: Tomar medidas correctivas en caso de no alcanzar los objetivos, para mejorar el proceso, normalizarlo y estandarizarlo, hacer nuevos planes los cuales permitan el mejoramiento permanente.

Tomar las decisiones apropiadas

Determinar objetivos y

metas

Determinar las estrategias

Entrenamiento Capacitación

Educación

Comprobar los efectos de la implementación

Ejecutar el trabajo

ETAPAS DE UN PROCESO – CARACTERIZACIÓN ISO

12 de Mayo 2012

Reingeniería Cambiar Radicalmente las operaciones del negocio •Una respuesta urgente a una crisis •Patrocinio equipo directivo •Procesos construidos para durar •Cambios en los procesos y en la infraestructura de TI y aplicaciones

Mejora Continua Afinar las operaciones de Negocio existentes •Acciones correctivas 80% •Acciones de mejora 18% •Acciones preventivas 2%

Dos Filosofías Históricas acerca de Cambio en los Proceso

12 de Mayo 2012

Ejemplo

MISION: Suministrar personal competente de acuerdo con los requisitos exigidos por cada proceso, capacitándolos y evaluando periódicamente su desempeño laboral, buscando su bienestar y desarrollo dentro y fuera de la empresa.

RESPONSABLES: Gerente, Director, Asistentes y Auxiliares de la Gestión Humana

Proveedor

ENTRA

ACTUAR 4. SI: Se elabora contratación de personal NO: Buscar nuevos candidatos 8. Registrar y certificar o Hacer reentrenamiento o relevar del cargo 12. Reconocimiento o Relevo del cargo

PLANEAR 1.Identificación de perfiles 5. Identificar necesidades de

capacitación y entrenamiento 9. Planear certificación del personal

SALIDA

CLIENTE

Todos los lideres de procesos

Requisición personal Requisición de formación Formato de evaluación

VERIFICAR 3. Revisar cumplimiento de perfiles 7. Evaluar eficacia de la capacitación 11. Revisar cumplimiento de perfil

HACER 2. Efectuar preselección y selección 6. Elaborar programas de capacitación 10. Revisar hojas de vida y consignar información en registro de competencia del personal

Personal seleccionado, contratado, capacitado, evaluado y calificado

Gerentes de cada proceso

MACROPROCESO DE GESTION HUMANA

12 de Mayo 2012

Proceso: Selección de Personal Ejemplo

Lograr que los candidatos seleccionados para las vacantes cumplan con el perfil ocupacional y las competencias

A: 80% Meta: 100%

Proveedor Insumos Proceso Producto Cliente

1. Gestión Humana

2. Área(s) solicitante

3. Mercado laboral

4. Head Hunter

1.1 Banco HV 1.2 Banco de

Pruebas 2.1 Requisición 3.1 H de vida 4.1 H de vida

A. Preselección de hojas de vida

B. Entrevistas C. Aplicación de

pruebas D. Ingreso

Nuevo colaborador que cumple con las

competencias y el perfil

Interno Directores Gerentes

12 de Mayo 2012

1. Definir los limites del proceso

• (PPPC)

2. Conocer la situación actual del proceso

• Diagnostico

3. Recolectar y analizar las actividades del proceso

• Hoja de trabajo SER

4. Identificar áreas de mejora

• Causa - Efecto

5. Determinar acciones de mejora • Causa – Efecto invertido • Hoja de trabajo DEBE SER

6. Implementar y vigilar las mejoras

• Gráfica de Gantt • Indicadores de gestión

MODELO GENERAL DE ANÁLISIS DE PROCESOS

12 de Mayo 2012