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Página1 de 9 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA COMISIÓN GERENCIAL DE CONTROLINTERNO LIBRO DE ACTAS No. 1 15 ACTA REUNION EXTRAORDINARIA NO. 008-2007 Fecha: 10 de octubre del 2007 Hora: 11:00 a.m. Presentes: Miembros de la Comisión: MBA Román Solera Andara. Oficial Mayor y Director Ejecutivo de SEPSA Juan Ricardo Wong, Director Administrativo y Financiero/Desarrollo Rural Richard Fallas en Representación de Yayo Vicente Director de SENASA Nils Solórzano Director Superior de Operaciones Regionales. José Miguel Carrillo. Director de Programas Nacionales. Ing. Luis Echeverría Casasola. Director del Servicio Fitosanitario del Estado. Representantes de la Oficina de Planificación Estratéqica-UCI: Marta Chaves Pérez, Coordinadora Unidad Control Interno Jeannette Fallas Arias Asesor: Mario Molina, Auditor Interno. Otros: Margot Ortiz. Programas Nacionales. Hernán Alvarez Ortiz. Servicio Fitosanitario del Estado Agenda Propuesta: 1. Análisis y aprobación de la Estructura de Riesgos del MAG 2. Asuntos varios Asuntos tratados: Presentación de la propuesta de la Estructura de Riegos del MAG que ha sido trabajada por la Comisión Gerencial de Control Interno y la Subcomisión encargada para tal fin. Se da lectura a cada item de la cartera de riesgos y se realizan algunas modificaciones propuestas por la Comisión Gerencial de Control Interno. Acuerdos: Acuerdo No.1: Se acuerda en forma unánime aprobar la siguiente estructura de riesqos institucionales para el Ministerio de Aqricultura y Ganadería:
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LIBRO DE ACTAS No. 1
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ACTA REUNION EXTRAORDINARIA NO. 008-2007Fecha: 10 de octubre del 2007
Hora: 11:00 a.m.
Presentes:Miembros de la Comisión:
MBA Román Solera Andara. Oficial Mayor y Director Ejecutivo de SEPSAJuan Ricardo Wong, Director Administrativo y Financiero/Desarrollo RuralRichard Fallas en Representación de Yayo Vicente Director de SENASANils Solórzano Director Superior de Operaciones Regionales.José Miguel Carrillo. Director de Programas Nacionales.Ing. Luis Echeverría Casasola. Director del Servicio Fitosanitario del Estado.
Representantes de la Oficina de Planificación Estratéqica-UCI:Marta Chaves Pérez, Coordinadora Unidad Control InternoJeannette Fallas Arias
Asesor:Mario Molina, Auditor Interno.
Otros:Margot Ortiz. Programas Nacionales.Hernán Alvarez Ortiz. Servicio Fitosanitario del Estado
Agenda Propuesta:
1. Análisis y aprobación de la Estructura de Riesgos del MAG2. Asuntos varios
Asuntos tratados:
Presentación de la propuesta de la Estructura de Riegos del MAG que ha sidotrabajada por la Comisión Gerencial de Control Interno y la Subcomisiónencargada para tal fin.
Se da lectura a cada item de la cartera de riesgos y se realizan algunasmodificaciones propuestas por la Comisión Gerencial de Control Interno.
Acuerdos:
Acuerdo No.1: Se acuerda en forma unánime aprobar la siguiente estructurade riesqos institucionales para el Ministerio de Aqricultura y Ganadería:
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ACTA REUNION EXTRAORDINARIA NO. 008-2007Fecha: 10 de octubre del 2007
Hora: 11:00 a.m.
Nivel CNivel B Descripción de la fuentede riesqo
Nivel A
Eventos (Detallede la fuente deRiesao)
dePor
de Riesgo Fuente
Riesgoárea
FuenteGeneral
Conflicto decompetencias.
La posibilidad que ocurraeventos que afecten elcumplimiento de objetivosy la misión institucional delMAG, como producto deacciones llevadas a cabopor otras institucionespúblicas o privadas. lascuales invaden el ámbitode competencia legalexclusivo del Ministerio-
Riesao de Entorno Soncondiciones externas ala institución que puedanafectar en formaimportante los objetivosy servicios del MAG.
La posibilidad que segenere reformas a lanormativa nacional einternacional, que puedanafectar los objetivosinstitucionales o bien lavinencia del servicio.
Cambios de lanormativanacional einternacional.
Político Es la posibilidad decambios en la políticaafectan los programasinstitucionales.
Catástrofes Refiere a la posibilidad deque se produzcan eventoscomo huracanes,terremotos, inundaciones,incendio, robo, accidente,entre otros, queamenazan la operatividadinstitucional, debido a laeventual atención qeemergencias, que podríanincluso variar de unamanera abrupta lasprogramaciones, losobjetivos y las estrategiasde la entidad.
Es la posibilidad de quelas necesidades ydemandas del usuariosuperen la capacidad deresouesta del servicio
Cambios en lademanda.
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Hora: 11:00 a.m.brinda
-laoficial que
institución.
Es la posibilidad de queno se de la integración delas diferentes institucionesdel Sector Agropecuario yotras instancias, en laatención a la cliAntAI~
Coordinacióninterinstitucional.
Innovacióntecnológica
La posibilidad de que losavances en materiatecnológica no esténacordes con el nivelalcanzado por lainstitución en este camoo.
La probabilidad de queocurra eventos osituaciones relacionadoscon el flujo de efectivo, lapérdida total o parcial deun valor dado en garantía,no contar con efectivo enforma oportuna paracumplir con compromisosy adquirir bienes yservicios, así como laposibilidad de que noexistencia un adecuadoanálisis de costos y quese produzca unainadecuada relación delpresupuesto con losplanes y objetivosinstitucionales, eventosque atenten contra larapidez para realizartransferencias. etc.
Financieros:RiesQos Operativos Esel riesgo que surgediariamente en la medidaque se procesan lastransacciones. Se refierea ineficiencia deoperaciones, informacióninexacta, procesosinadecuados einsuficientes, usoinapropiado eineficientes de recursos.Es el riesgo de que lapuesta en marcha de lapolítica Institucional estécondicionada porprocesos yproced im ientosinadecuados.
Alineamientoestratégico
Posibilidad de que lavisión del nivel jerárquicosuperior no seacompatible con lascompetenciasinstitucionales.
Cumplimiento Posibilidad de eventosque transgredan u omitanel ordenamiento técnico ojurídico(políticas,procedimientos, leyes yregulaciones) quecomlJete al MAG
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Hora: 11 :00 a.m.Planificación La probabilidad de que los
procedimientos deplanificación que realizanlas diferentes direcciones,áreas y/o departamentosde la institución no esténdebidamente articuladoscon procesos similaresque se realizan en otrosámbitos del sector público,así como en concordanciacon las exigencias de losentes contralores comoMinisterio de Hacienda,MIDEPLAN y ContraloríaGeneral de la República,lo que puede afectar ladefinición de prioridades ycumplimiento de objetivosy metas y su relación conel presupuesto así comoel seguimiento a losplanes y proyectos.Asimismo que laplanificación no incluya loselementos de laolaneación estratéfJica.
yde
Competenciasinternaslímitesautoridad.
Es la posibilidad de queocurra eventos osituaciones comoproducto de unainadecuada definición delos límites del accionar decada dependencia y desus funcionarios (Principiode legalidad). Puedecausar conflictos internospor extralimitación uomisión de funcionesentre áreas de trabajo oentre departamentos odirecciones.
Satisfacción delcliente
Posibles situaciones quese generan relacionadascon la oportunidad yconformidad del productoo servicio que se brindacon respecto a lasnecesidades del cliente yque afectan la satisfacciónv la imaqen institucional
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Hora: 11:00 a.m.
Capacidadgestión
de La eventual incapacidaddel órgano o dependenciapara cumplir con suscompetencias, tiene quever con la capacidadinstalada para producir elbien o servicio y queamenaza el cumplimientode los objetivos.
Riesgo de CapitalHumano: Son losriesgos relacionados conel recurso humano de lainstitución tanto en suselección, desarrollo ydesempeño como en elambiente en que sedesarrolla y el impactode esas variables en elcumplimiento de losobjetivos institucionales.
Gestión delrecurso humano
La posibilidad de que segenere una inapropiadaplanificación, selección,motivación, ubicación,formación y evaluación delpersonal, para el logro delos objetivos delMinisterio.
La probabilidad de que lostitulares subordinados, asícomo los funcionarios engeneral, no sean biendirigidos por el superior enjerarQuía.
Liderazgodirección
y
Desempeño Posibilidad de que noexista adecuada laeficiencia, eficacia yaptitud del personal parael desempeño de lasfunciones ministeriales.
Condicioneslaborales
La posibilidad de queexista o se genere unclima inadecuado para eldesempeño laboral, y quehaya políticas derendimiento ycompensación para elpersonal inapropiadas odel todo no existan en laornanización.
La posibilidad de que seden acciones personalesque atentan contra losdeberes comofuncionarios y que afectanel cumplimiento deobjetivos institucionales.
Integridad
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Hora: 11 :00 a.m.Riesgos deInformación:Son los riesgosrelacionados con lacalidad, cantidad, losmedios de transmisión ycustodia de lainformación que afectanlas transacciones,operaciones y toma dedecisiones. Incluyeriesgos potenciales der)Árrlirl~ n I J~n inrlAhirln
Disponibilidadd~ información
La probabilidad de que nose disponga de lainformación adecuada encantidad y calidad quesustente la toma dedecisiones en losdiferentes procesos.
Almacenajeinformación.
de La probabilidad queocurran eventos osituaciones que generanperdida de informaciónpor uso y manejoinadecuado u archivo.Incumplimiento depolíticas en cuanto amanejo de la informaciónnecesaria para la toma dedecisiones-
Comunicación La posibilidad de eventosrelacionados con el usode canales ineficientes einadecuados decomunicación que puedadistorsionar lainformación. O bien,suministro de informaciónpor parte de funcionariosen forma diferente a lasnolíticas institucionales-
Interrupción delservicio.
La ocurrencia de eventosque afecten ladisponibilidad de lainfnrm~('.iñn
Infraestructura. La probabilidad de que lainstitución no disponga derecursos tecnológicospara el cumplimiento delos objetivos; así como laexistencia de sistemas decontrol mal diseñados einformación dudosa, quefaciliten el fraude yamenace la integridad deI()~ ~i~tRm;:¡~
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Hnr~~ 11~f)f) ~_m-
Acuerdo No.2: Que los Ing. Gilberto León y Pablo Rosales sean parteintegrante de la subcomisión de levantamiento de procesos.
Acuerdo No.3: Realizar la sesión de trabajo para la revisión de los 8 objetivosestratégicos el 30 de noviembre del presente año. En dicha sesión participaránlos miembros de esta comisión y los enlaces de control interno.
Acuerdo No.4: Revisar la actualización de la metodología de riesgos con losenlaces y presentarla ante la Comisión Gerencial.
Acuerdo No.5: Aprobar la solicitud planteada por la máster Sonia Mora Riveracoordinadora de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de Información de laUNA, mediante la cual solicita autorización para que los estudiantes EméritaTorrentes y Christopher Santana de la carrera, realicen en la Unidad de ControlInterno, el proyecto de tesis denominado "Sistema de Estimación y Gestión deRiesgos enfocados a proyectos Informáticos", para optar al grado delicenciatura.
Acuerdo No.6: Emitir un oficio solicitando a la comisión creada para el análisisde transferencias externas que emitan un informe del trabajo realizado y fechaposible de finalización del trabajo encomendado.
Asuntos varios
Marta da lectura al oficio FCEN-EI-COOR-52-07, remitido por la máster SoniaMora Rivera coordinadora de la Carrera de Ingeniería en Sistemas deInformación de la UNA, mediante la cual solicita autorización para que dosestudiantes de la carrera realicen el proyecto de tesis denominado: "Sistema deEstimación y Gestión de Riesgos enfocados a proyectos Informáticos" en laUnidad de Control Interno del MAG.
Marta plantea la posibilidad de que el Ing. Industrial Gilberto León Avecilla,destacado en el departamento de Bienes y Servicios, supla al Ing. Oscarchinchilla
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Hora: 11 :00 a.m.quien ya no labora para la institución en la subcomisión de elaboración deguías de procesos.
Juan Ricardo Wong aprueba como jefe superior del funcionario,participación del Ingeniero León en dicha subcomisión.
la
Luis Echeverría propone, .asimismo que el Ing. Industrial Pablo Rosales de sudependencia, se incorpore a dicha subcomisión.
Hernán Alvarez agrega que el Ing. Rosales será la persona encargada dellevantamiento de procesos en el Servicio Fitosanitario del Estado.
Se comenta la situación detransferencias externas.
la comisión creada el análisis depara
Marta comenta que por diversos medios se les ha recordado la importancia deque cada dependencia se encuentre evaluando riesgos y que para ello ya secuenta con la metodología, disponible en la pagina web del MAG, y que laUnidad de Control Interno, se encuentra permanentemente en disposición deaclarar cualquier duda.
Mario Molina, en ese mismo sentido recuerda que el artículo 39 de la Ley deControl Interno, establece sanciones para aquellas jefaturas que con susacciones debiliten al Sistema de Control Interno, y que no evaluar los riesgosconstituye un debilitamiento del mismo.
Sin más asuntos por tratar se cierra la sesión a las 12,15 PM
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Hora: 11 :00 a.m.
